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5/25/2018 03 Planeacion Integracion Alcance
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Conce tualizacin estructuracin de ro ectos ba o
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Intelligent Training
Bogot, Diciembre de 2009
Instructor: Gonzalo Vela Medina, MSc IT, PMP
Mdulo 3
estndares internacionales (PMI)
Planeacin del Trabajo del Proyecto
Identificar los elementos de un Plan de Direccin de Proyecto Documentar los requerimientos de los interesados / afectados Crear el enunciado del alcance Desarrollar una Estructura de Desagregacin (o Desglose) del
Trabajo - EDT
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El Marco de Referencia (Framework) de Gestin
de Proyectos
reas deConocimiento
Grupos de Procesos de Gestin de Proyectos
Grupo deProcesos de
Iniciacin
Grupo de procesos dePlanificacin
Grupo deProcesos de
Ejecucin
Grupo de Procesosde Seguimiento y
Control
Grupo deProcesosde Cierre
Gestin de
Integracin delProyecto
Desarrollar elActa de
Constitucindel Proyecto
Desarrollar el PlanDesarrollar el Plan
para la Direccin delpara la Direccin delProyectoProyecto
Dirigir yGestionar la
Ejecucin delproyecto
Monitorear yControlar el Trabajo
del ProyectoRealizar el Control deCambio Integrado
Cerrar el
Proyecto oFase
Gestin delAlcance del
RecopilarRecopilarRequerimientosRequerimientos
Verificar el Alcance
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Proyecto Definir AlcanceDefinir Alcance
Crear la EDTCrear la EDT
Controlar el Alcance
Gestin deTiempo delProyecto
Definir ActividadesSecuenciar ActividadesEstimar Recursos deActividadesEstimar Duraciones deActividadesDesarrollar Cronograma
Controlar elCronograma
Gestin deCostos delProyecto
Estimar CostosDeterminar Presupuesto
Controlar Costos
Gestin deCalidad delProyecto
Planear la CalidadRealizarAseguramientode Calidad
Realizar Control deCalidad
El Marco de Referencia (Framework) de
Gestin de Proyectos (Cont.)
reas deConocimiento
Grupos de Procesos de Gestin de Proyectos
Grupo deProcesos
deIniciacin
Grupo de procesos dePlanificacin
Grupo de Procesosde Ejecucin
Grupo deProcesos de
Seguimiento yControl
Grupo deProcesos de
Cierre
Gestin deRecursosHumanos delProyecto
Desarrollar el Plan de RecursosHumanos
Adquirir el Equipodel ProyectoDesarrollar elEquipo del ProyectoGestionar el Equipodel Proyecto
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Gestin deComunicacionesdel proyecto
IdentificarInteresados Planear las Comunicaciones
InformacinManejar lasExpectativas de losInteresados
ReportarDesempeo
Gestin deRiesgos delProyecto
Planear la Gestin de RiesgosIdentificar RiesgosRealizar Anlisis Cualitativo deRiesgosRealizar Anlisis Cuantitativo deRiesgosPlanear Respuestas a Riesgos
Monitorear yControlarRiesgos
Gestin deAdquisiciones delProyecto
Planear AdquisicionesRealizar lasAdquisiciones
AdministrarAdquisiciones
CerrarAdquisiciones
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El Plan para Direccin del Proyecto
Incluye: Procesos, herramientas, tcnicas, tareas Planes de gestin de cambio y configuracin Lneas base para medicin del desempeo (alcance, tiempo, costo) Comunicacin con los interesados Ciclo de vida del proyecto Plan para solucin de problemas
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Ejemplo: Cadena de supermercados Procesos y herramientas para reducir el tiempo en las colas de pago Reclutamiento, expansin de puntos de pago, comit de control de
cambios Reuniones de gerente, plan para problemas abiertos
Plan de gestin de costos, plan de gestin de aseguramiento decalidad.
El Plan para Direccin del Proyecto (Cont.)
Plan subsidiario Descripcin
Plan de gestin del alcance Provee gua para validar y controlar el alcance del proyecto
Plan de gestin de requerimientos Especifica la planeacin para los requerimientos del proyecto
Plan de gestin de cronograma Describe el plan para controlar el cronograma del proyecto
Plan de gestin de costos Describe el plan para controlar los costos del proyecto
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Plan de gestin de calidad
Describe la implementacin de la poltica de calidad de la
organizacin ejecutora a lo largo del proyectoPlan de mejoramiento de procesos Analiza procesos para identificar actividades que mejoran su valor
Plan de recursos humanos Provee gua para la gestin efectiva de recursos humanos
Plan de gestin de comunicacionesDocumenta la estrategia para comunicarse eficiente yefectivamente con los interesados / afectados
Plan de gestin de riesgosDescribe cmo ser estructurada y ejecutada la gestin de riesgosen el proyecto
Plan de gestin de adquisiciones Describe cmo ser manejado el proceso de adquisiciones
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El Proceso de Desarrollar el Plan de
Direccin del Proyecto
Involucra documentar las acciones apropiadas para definir, crear,integrar y coordinar los planes subsidiarios de gestin como unnico plan
1. Acta de constitucin delro ecto
Entradas
1. Juicio de expertos
Herramientas & Tcnicas
1. Plan para la direccin delproyecto
Salidas
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2. Salidas de los procesos deplaneacin
3. Factores ambientales de laorganizacin
4. Activos de procesosorganizacionales
Figura 4-4 Desarrollar el Plan para Direccin del Proyecto:
Entradas, herramientas y Tcnicas, SalidasA Guide to the Project Management Body of Knowledge Fourth Edition (PMBOK Guide)2008 Project Management Institute, Inc. All Rights Reserved
El Proceso de Recopilar Requerimientos
El gerente de proyecto define y documenta las necesidades yexpectativas de los interesados para cumplir los objetivos delproyecto
1. Acta de constitucin delproyecto
2. Registro de interesados
Entradas
1. Entrevistas2. Paneles de concepto
(focus groups)
Herramientas & Tcnicas
1. Documentacin derequerimientos
2. Plan de gestin dere uerimientos
Salidas
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.4. Tcnicas de creatividad en
grupo5. Tcnicas de toma de
decisiones en grupo6. Cuestionarios y encuestas7. Observaciones8. Prototipos
3. Matriz de trazabilidad de
requerimientos
Figura 5-2 Recopilar Requerimientos:Entradas, herramientas y Tcnicas, SalidasA Guide to the Project Management Body of Knowledge Fourth Edition (PMBOK Guide)
2008 Project Management Institute, Inc. All Rights Reserved
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Talleres Facilitados
Son sesiones de grupo que: Renen interesados claves multidisciplinarios o de reas funcionales
transversales. Define los requerimientos del proyecto o producto para el proyecto
Ejemplo: Conducir talleres para un proyecto de Software de Gestin deBodegas.
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Interesados incluyen: Personal del departamento de Desarrollo e Implementacin de
Procesos Gerentes de proyecto claves Personal de Administracin Personal clave de la PMO
Jefe del equipo de Transformacin del Negocio Las discusiones destacan las diferencias entre interesados Habilita la conciliacin de las diferencias entre interesados
Tcnicas de Creatividad en Grupo
Actividades de grupo planeadas dentro de las organizaciones paraidentificar requerimientos del proyecto o del producto para unproyecto.
Tcnica de creatividad en grupo Descripcin
Lluvia de ideasUsada para generar y crear mltiples ideas relacionadascon los requerimientos del proyecto y del producto
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Tcnica del grupo nominal
n es a cnca se u za un proceso e vo ac n para
categorizar las ideas ms tiles obtenidas mediante lluviade ideas
La tcnica DelphiUna tcnica de grupo que extrae y consolida entradas degrupo annimas para escoger entre varias alternativas
Mapas de ideas o mapasmentales
Ideas creadas mediante lluvia de ideas son consolidadasen un mapa que refleja lo comn, diferencias enentendimiento y generacin de nuevas ideas
Diagramas de afinidadHabilita el ordenamiento de un gran nmero de ideasrecopiladas durante una lluvia de ideas en distintascategoras para revisin y anlisis.
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Tcnicas de Toma de Decisiones en Grupo
Estas tcnicas: Son procesos de valoracin que evalan mltiples alternativas para
llegar a un resultado esperado Son utilizadas para generar, clasificar, y priorizar requerimientos de
proyecto o producto Determinan el resultado, por ejemplo la determinacin de accin futura
para el proyecto
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Mtodo Descripcin
Unanimidad Todos en el grupo estn de acuerdo en un solo curso de accin
MayoraRequiere soporte de ms del 50% de los miembros del grupo paraindicar la decisin seleccionada.
PluralidadEl sub-grupo ms grande en el grupo decide, an si no se logra lamayora
Dictatorial Un individuo toma la decisin por todo un grupo
Documentacin de Requerimientos
Describe la forma en que los requerimientos individuales cumplenlos requerimientos de negocio del proyecto
Los requerimientos documentados deben ser: No ambiguos Rastreables / verificables Completos Consistentes
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Aceptables para los interesados
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Documentacin de Requerimientos (Cont.)
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Un ejemplo de documentacin de requerimientos
Planes de Gestin de Requerimientos
Un plan que describe la forma en que los requerimientos delproyecto a lo largo de ciclo de vida sern: Analizados Documentados
Gestionados
Las relaciones fase-a-fase entre varias fases, influyen fuertementeen la forma en que sern gestionados los requerimientos
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Los componentes del plan incluyen: Mtodos para planear, hacer seguimiento y reportar actividades de
requerimientos Actividades relacionadas con gestin de configuracin Proceso para priorizacin de requerimientos Mtricas relacionadas con el proyecto o el producto Matriz de trazabilidad para requerimientos
Ejemplo: Plan de Gestin de requerimientos para el proyecto deSoftware de Gestin de Bodegas.
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La Matriz de Trazabilidad de
Requerimientos
Un documento tabular que relaciona los requerimientos delproyecto o producto con su origen y los rastrea a lo largo del ciclode vida del proyecto
Relaciona cada requerimiento con: Objetivos de negocio y del proyecto EDT Diseo y desarrollo del producto
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Escenarios de pruebas
La Matriz de Trazabilidad de
Requerimientos (Cont.)
ReqNo
Especificacin deRequerimientos
Mdulo deSoftware
Especificacinde Pruebas
Caso deprueba
Verificacin Trazabilidadsiguiente
R5 Adherencia a W3Cestndares
N/A N/A N/A Verificado U8
Matriz de Trazabilidad de RequerimientosProyecto: Software de Gestin de Bodegas
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relacionados
R6 Acceso y controldistribuido
Variosmdulos deservicio
Pruebas deintegracin desistema
5.7.8 Parcialmenteverificado
U17
R7 Adecuacin deusuario e interfaces
Mdulos deadecuacin
Pruebas deintegracin desistema
5.10.3 Por verificar U84
Un ejemplo de matriz de trazabilidad de requerimientos
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Cmo Documentar los Requerimientos de
los Interesados
Guas
Estudiar el acta de constitucin del proyecto para identificar losrequerimientos de alto nivel del proyecto y descripciones delproducto
Examinar el registro de interesados para identificar interesados quepuedan proveer informacin
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Usar varios mtodos para recopilar requerimientos Si es posible, proveer un modelo funcional o prototipo del producto
esperado Crear la documentacin de requerimientos para el proyecto Revisar y validar el plan de gestin de requerimientos junto con los
interesados claves
Ejemplo: Identificar los requerimientos del proyecto Software deGestin de Bodegas.
El Enunciado de Alcance del Proyecto
Define el proyecto, lo que se necesita y lo que no se necesita lograr Es creado en una etapa temprana del proyecto Refleja el entendimiento comn de los interesados de las principales
actividades a ser ejecutadas Tpicamente incluye:
Objetivos del proyecto, entregables y requerimientos Restricciones su uestos del ro ecto
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Criterios de aceptacin del producto
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El Enunciado de Alcance del Proyecto
(Cont.)
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Un ejemplo de enunciado de alcance de proyecto
Componentes del Enunciado de Alcance
Contenido Descripcin
Objetivos del proyecto Los criterios medibles de xito del proyecto
Descripcin delproducto
Las caractersticas del producto, servicio, o resultado del proyectoemprendido
Requerimientos delproyecto
Las condiciones o capacidades que los entregables del proyectodeben cumplir
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Entregables delProyecto
Cualquier resultado tangible, medible requerido para completar unproyecto o porcin de un proyecto
Fronteras del proyectoLos parmetros de lo que est y lo que no est incluido dentro deun proyecto
Criterios de aceptacindel producto
El proceso y criterios para aceptar los productos o serviciosterminados resultantes de un proyecto
Restricciones delproyecto
Factores que limitan la forma en que el proyecto puede serenfocado.
Supuestos delproyecto
Enunciados que deben ser tomados como verdaderos para que laplaneacin pueda empezar
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El Proceso de Definir el Alcance
El gerente de proyecto y su equipo definen el alcance del proyectoy finaliza el correspondiente enunciado
Las definiciones de alcance toman forma por los entregables,supuestos y restricciones que son documentadas durante la
iniciacin del proyecto
Entradas
Herramientas & Tcnicas
Salidas
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.proyecto
2. Documentacin derequerimientos
3. Activos de procesos de laorganizacin
.2. Anlisis de producto3. Identificacin de
alternativas4. Talleres facilitados
.proyecto
2. Actualizacin dedocumentos del proyecto
Figura 5-4 Definir Alcance:Entradas, herramientas y Tcnicas, Salidas
A Guide to the Project Management Body of Knowledge Fourth Edition (PMBOK Guide)2008 Project Management Institute, Inc. All Rights Reserved
Tcnicas de Anlisis de Producto
Cada tcnica es una evaluacin del producto final del proyecto y eltrabajo que tomar crear este producto
Tcnica Descripcin
Anlisis funcional
Analizar todas las cosas que un producto hace, incluyendofunciones primarias y relacionadas para identificar funciones
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productoIngeniera de valor yanlisis de valor
Identificar y desarrollar la relacin costo versus beneficios paracada funcin o para un producto
Distribucin de lafuncin de calidad
Identificar las necesidades del cliente, y traducir esasnecesidades en requerimientos tcnicos
Ingeniera de sistemasAnalizar productos holsticamente, integrando factores talescomo usuarios, ambiente de utilizacin y hardware o softwarerelacionado con el cual el producto debe funcionar
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Tcnicas para Identificacin de
Alternativas
Mtodos para generar tantas soluciones alternativas y planes comosea posible durante la planeacin del proyecto
Tcnica Descripcin
PensamientoUna aproximacin creativa a la solucin de problemas en los cuales
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lateral
generar una solucin fresca
Lluvia de ideasUna tcnica de creatividad para generar alternativas posibles. Lameta es generar tantas ideas como sea posible de tantos miembrosdel equipo como sea posible.
Tcnica DelphiUna tcnica de grupo que extrae y consolida entradas annimas degrupo para escoger entre varias alternativas
Objetivos del Proyecto
Criterios usados para medir el xito Especficos en trminos de alcance Cuantificables (tiempo, costo, calidad). Realista, alcanzable. Consistente con planes, polticas y procedimientos organizacionales
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Para enero 31, 2010Menos de $10 millones
Mnimo impacto muebles y enseres
Colocacin de pisos de maderaPintura en toda el rea
Cambio de cocina
Ejemplo de objetivos de proyecto
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Cmo Crear un Enunciado de Alcance
Guas
Refinar los objetivos, entregables y descripcin del alcance delproducto del proyecto a partir del enunciado preliminar de alcance
Re-examinar los requerimientos
Revisar las fronteras del proyecto Actualizar restricciones, riesgos, supuestos Crear hitos de cronograma
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nc u r est ma o e costo rev sa o Documentar riesgos conocidos Diagramar la organizacin interna Documentar las especificaciones del producto y requerimientos de
aprobacin Finalizar el procedimiento de aceptacin
Ejemplo: Enunciado de alcance del proyecto Remodelacin de unapartamento.
Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
Proyecto
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Entregable
Entregable 2.1 Entregable 2.2
Paquete detrabajo 4.1
Gerencia deProyecto
toenpartesms
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Correspondecon el
enunciadode alcance
del proyecto
n rega e . . n rega e . .
Paquete detrabajo 2.2.2.1
Paquete detrabajo 2.2.2.2
Subproyecto 2.2.1.1
Subproyecto 2.2.1.2
Paquete detrabajo 2.2.1.2.1
Paquete detrabajo 2.2.1.2.2
Paquete detrabajo 4.2
Paquete detrabajo 4.3
Paquete detrabajo 4.4
Ayuda a identificar entregables
Subdivideeltrabajodelpro
ye
pequea
s
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El Proceso de Crear la EDT
El mtodo de dividir los entregables del proyecto en componentesms pequeos y ms manejables
Ayuda a crear una descomposicin jerrquica orientada aentregables del trabajo a ser ejecutado por el equipo de proyecto
1. Enunciado de alcance del
Entradas
1. Descomposicin
Herramientas & Tcnicas
1. EDT2. Diccionario de la EDT
Salidas
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2. Documentacin derequerimientos
3. Activos de procesos de laorganizacin
3. Lnea base de alcance4. Actualizaciones de
documentos de proyecto
Figura 5-6 Crear la EDT:Entradas, herramientas y Tcnicas, SalidasA Guide to the Project Management Body of Knowledge Fourth Edition (PMBOK Guide)
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Cdigo de Cuentas
Cualquier sistema para numerar los elementos de la EDT til en desempeo, reportes, costo
Ejemplo: Cdigo de cuentas uniforme de entidades educativas delGobierno.
Registro, pista, documento
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Consistente en cualquier entidad educativa del Gobierno
32 / 101 / 417Funcin / Categora / Programa
(honorarios deconsultores)
(Gastos profesionales)
(Educacinespecial)
Ejemplo de cdigos de cuentas Ejemplo: PUC
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Cmo Desarrollar una Estructura de
Desagregacin del Trabajo
Para desarrollar una EDT:1. Obtenga materiales de referencia y otras entradas2. Determine cmo organizar el trabajo del proyecto
3. Identifique los principales entregables4. Analice cada elemento para determinar si est suficientementedescompuesto
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. trabajo
6. Valide su EDT, utilizando una aproximacin de abajo hacia arriba7. Utilice su cdigo de cuentas para asignar un cdigo de costo a
cada elemento
Preguntas de Reflexin
1. Qu factores del proceso de definir el alcance son los msimportantes para su organizacin?
2. En su experiencia, cules son las entradas ms crticas paradesarrollar una EDT?
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