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PLANIFICACIÓN DE COMPRASFormación contInua
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ÍNDICE
I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN
II. ¿QUÉ ES PLANIFICAR LAS COMPRAS?
1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIÓN DECOMPRAS
2. EJEMPLO:POR QUÉ PLANIFICAR LAS COMPRAS
III. PROCESO DE ABASTECIMIENTO
IV. ¿QUÉ ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS?
1. ¿QUÉ CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS?
2. ¿QUÉ VENTAJAS ENTREGA EL PLAN DE COMPRAS? ¿PARAQUÉ LO CREAMOS?
V. ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS
VI. RESUMEN
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“Comprender la importancia de la planificación en las
compras públicas y entender las ventajas que existen alguiarse por un Plan de Compras”
I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN
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II . ¿QUÉ ES PLANIFICAR LAS COMPRAS?
Significa definir:
A) Qué necesita la organización
B) Cuánto necesita
C) Para cuándo lo necesita
D) Con qué recursos. Dentro de un período de tiempo determinado.
“Hacer un Plan o proyecto de una acción”.
(Fuente: Diccionario de la Lengua Española).
Plan deCompras
Planificación de Compras
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ACTIVIDADES:
1. Revisar stocks.
2. Ver datoshistóricos (locomprado yconsumido el añopasado).3. Reunión detrabajo conquienes necesitaninsumosestratégicos
(usuarios internos).4. Revisar cumplimiento Plananterior.
Definición derequerimiento
ACTIVIDADES
1. Determinar
tipo decompra ytiempos quedemorará elproceso. Secrea lista ydetalle conlas comprasa realizar.
Selección delmecanismo de
compra
Reunión equipoe trabajo
ACTIVIDADES
1. Reunión de
encargado decompras con susJefes paravalidar susprevisiones yrevisar si existennuevosproyectos. Seactualiza lista decompras.
ACTIVIDADES
1. Se valida la
aprobaciónpresupuestariapara la lista decompras.
ValidaciónPresupuestaria
ACTIVIDADES
1. Se elabora un
plan de comprascon susactividades deseguimiento eidentificación deresponsables.(Programa deejecución deactividades).
Elaboración PlanSubida
del plan ala Web
ACTIVIDADES
1. Subida del
Plan deCompras alSistemaChileCompra.
SeguimientoDel Plan
ACTIVIDADES
1. Seguimiento
en el año delPlan Anual deCompras enbase aprograma.
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1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIÓNDE COMPRAS
Plan de Compras
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2. EJEMPLO: POR QUÉ PLANIFICAR LAS COMPRAS
Si desde hace varios años el consumo promedio de papel para impresora
tamaño carta ha alcanzado las 500 resmas anuales, es bastante razonable
suponer que dicho consumo rondará la misma cifra el año siguiente.
Sin embargo, siempre es importante estar informado respecto de los
cambios que se espera implementar en el mediano plazo, ya que algunos
de estos pueden generar modificaciones sustantivas en los consumos de la
institución. Por ejemplo, un proyecto de modernización del sistema
informático puede acarrear la eliminación de ciertos formularios, por lo
que en este caso, es muy probable que disminuya el consumo de papel,debiendo entonces comprar menor cantidad de resmas.
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La planificación no podrá realizarse exitosamente si Abastecimiento
funciona como oficina de emergencias dedicada a “apagar incendios”, lo que
necesariamente implicará insatisfacción de los usuarios, estrés y tensiones
entre unidades y funcionarios.
La planificación de compras sólo es posible si existe un compromiso
organizacional de todas las partes.
Considerar los stocks de productos que tenemos cuando planificamos.
En resumen, una buena planificación nos permite además controlar el
proceso de abastecimiento, analizar las desviaciones y así poder tomar
mejores decisiones a futuro.
IMPORTANTE
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Definición derequerimiento
1Selección delmecanismo decompra
2Llamado y recepciónde ofertas
3Evaluación deofertas
4
Adjudicación oferta
5
Recibo deproducto oservicio
6Seguimiento ymonitoreo dela compra
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INICIO
FIN
III. “PROCESO DE
ABASTECIMIENTO”
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SE RECOMIENDA ADEMÁS DETALLAR EN ESTE PLAN:
Usuarios principales
Si es una compra simple o estratégica
Cronograma del proceso para las compras complejas
Fuentes de financiamiento
IMPORTANTE
El Plan Anual de Compras debe publicarse en el sistemaChileCompra, información que además, será un insumo clave parala confección de los Convenios Marco a elaborar por la DirecciónChileCompra.
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Precios competitivos para los compradores.
Menores costos administrativos. Se realizan menos actividades de
compra y, por tanto, menos papeleo, órdenes de compra,
coordinaciones (ya sea vía telefónica, correo electrónico u otra), menosrevisiones de la entrega del producto o servicio, etc.
Compras oportunas. Tener lo que necesitamos para cuando lo
necesitamos. Esto implica ser capaz de responder a los requerimientos
de nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo queevidentemente aumenta su satisfacción.
2. ¿QUÉ VENTAJAS ENTREGA EL PLANIFICAR LAS COMPRAS?
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Adecuada distribución de la carga de trabajo de los recursos humanos
en el tiempo. Al contar con un buen Plan, es posible programar y
distribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de evitar
la ocurrencia de períodos con grandes sobrecargas de trabajo.
Enfrentar mejor las situaciones de crisis. Tener ordenados y
planificados los recursos de manera de saber de cuales disponemos
para otras actividades.
Disminución del número de licitaciones desiertas y de comprasurgentes. El ordenar y programar las compras permite no tener que
realizar importantes compras urgentemente.
Menores costos de inventario, ya que con un adecuado Plan será
posible definir pedidos con un tamaño y con una frecuencia que permita
disminuir los stocks y sus costos asociados.
Permite ayudar a conseguir los objetivos estratégicos de la institución.
Tener un registro histórico.
Controlar y trasparentar los gastos.
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Seguimiento del
Plan
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Nos permite guiar, controlar y trasparentar las compras, tomandomedidas correctivas oportunamente.
Es recomendable que al menos trimestralmente analicemos
avances, modificaciones y actualizaciones del Plan, revisando:
Compras planificadas v/s realizadas
Compras realizadas pero con modificaciones (Ej. Cambio en el
costo, tiempos, etc.)
Otras compras realizadas no previstas en el Plan y las
causas que originan las desviaciones.
V. ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNAPLANIFICACIÓN DE COMPRAS
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Evaluar
Ajustar
Ejecutar
Identificardesviaciones
Analizar causasProblemas de
planificación
Problemas deejecución
Proponer mejorasy/o medidascorrectivas
Modificar el plan decompras
Programación de lasactividades
Programación de laslicitaciones
1. 2.
3.
RESUMEN
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PLANIFICACIÓN DE COMPRASFormación contInua