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Código: GDO-FR-01
Versión: 01-2013
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CODIGO
120-122 AG AC CT E M S
07
07-01COMUNICACIONES OFICIALES
ACCIONES DE TUTELA
- Solicitud
- Respuesta
2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestion, y en el central,
seleccionar una muestra representativa del
5% y transferirla al Archivo Histórico para
su conservación permanente.
07-04 DERECHOS DE PETICION
- Solicitud
- Respuesta
2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestion, y en el central,
seleccionar una muestra representativa del
5% y transferirla al Archivo Histórico para
su conservación permanente.
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE GOBIERNO/COMISARIA DE FAMILIA
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
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CODIGO
120-122 AG AC CT E M S
08
08-01
CONCEPTOS - CONCEPTOS JURIDICOS
2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestión y en el central, se toma
una muestra representativa del 5% de los
más relevantes para la Administración y
se transfiere al archivo histórico.
16-03 INFORMES DE GESTION
INFORME DE GESTION DE LA COMISARIA
2 3 X Se selecciona el anual y transcurrido el
tiempo de custodia en el archivo de gestión
y en el central se elimina queda constancia
en el informe que rinde la Secretaria de
Gobierno
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Fecha: Venecia (Ant) julio 2013
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE GOBIERNO/COMISARIA DE FAMILIA
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MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
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17 INSTRUMENTOS DE CONTROL
17-04
17-05
Radicador (libro)
- De demandas -
REGISTROS
DE ENTREGA DE CERTIFICADOS Y
CONSTANCIAS
2
2
10 X
X
Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestión y central transfieren al
archivo histórico para su conservación
permanente.
Nota: Los radicados que se manejan en
medio magnético se conservarán
permanentes.
Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestión se eliminan, su valor es
solamente informativo.
22
22-14PLANESPLANES DE MEJORAMIENTO
- INDIVIDUAL
2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestión y central se transfieren
al archivo histórico para su conservación
permanente.
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Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
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CODIGO
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23 PROCESOS
23-04 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE
FAMILIA :
DISOLUCION Y LIQUIDACION DE LA
SOCIEDAD PATRIMONIAL DE HECHO
- Soliitud verbal o escrita ante el Comisario
de familia con las identificaciones de las
partes y los datos de localización de los
mismos. Esto para efectos de citación.
- Citación a la Audiencia
- Notificación a las partes
- Acta de audiencia de conciliación
extrajudicial en derecho
- Auto de conciliación entre las partes
- Constancias de inasistencia por una de
las partes
- Citación
- Acta de cumplimiento de requisitos de la
procedibilidad de conciliación extrajudicial
en materia de familia
2 20 X A partir del cierre del proceso y cumplidos
los tiempos de retención en los archivos de
gestión y central se toma una muestra
representativa del 10% de los procesos, y
se transfiere al archivo histórico, los demás
se eliminan mediante acta del Comité
Interno de Archivo.
NOTA: Para cada proceso se maneja una
carpeta.
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ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
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23-04 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE
FAMILIA.
REGULACION DE VISITAS A HIJOS
MENOS
- Solicitud verbal o escrita ante el
Comisario de familia con la identificación
de las partes y los datos de localización de
los mismos. Esto para efectos de citación
- Citación a la audiencia
- Notificación a las partes
- Acta de Audiencia de conciliación
extrajudicial en Derecho
- Auto por conciliación entre las partes
- Constancia de inasistencia por una de las
partes.
- Citación
- Actas de cumplimienos de requisitos de
la procedibidad de conciliación extrajudicial
en materia de familia
2 20 X Regulado por la Ley 1098 de 2006 y
reglamentado por el Decreto Nacional 860
del 2010
A partir del cierre del proceso y cumplidos
los tiempos de retención en los archivos de
gestión y central se toma una muestra
representativa del 10% de los procesos, y
se transfiere al archivo histórico, los demás
se eliminan mediante acta del Comité
Interno de Archivo
NOTA: Para cada proceso se maneja una
carpeta.
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SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
Jefe de Archivo
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ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
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AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
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E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
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23-04
23-04
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE
RESPONSABILIDAD PENAL MENORES
DE 14 AÑOS
- Informe de Policía y Medicina Legal
- Formato de Historia
- Notificacióna las partes
- Resolución que declara vulneración de
derechos.
- Formato de remisión ICBF para brindar
una medida de protección
PROCESO ADMINISTRATIVO DE
RESTABLECIMIENTO DEL DERECHO
- Auto de apertura de investigación
- Acta de visita domiciliaria, verificación de
la garantía de derecho
- Citación
- Notificación
- Pruebas
- Evaluación de pruebas
- Informe de seguimiento
(Social,Psicológico, nutricional,Legal entre
otros
- Fallo
2 20 X Regulado por la Ley 1098 de 2006 y
reglamentado por el Decreto Nacional 860 del
2010.
A partir del cierre del proceso y cumplidos los
tiempos de retención en los archivos de gestión
y central se toma una muestra representativa
del 10% de los procesos, y se transfiere al
archivo histórico, los demás se eliminan
mediante acta del Comité Interno de Archivo
NOTA: Para cada proceso se maneja una
carpeta.
Regulado por la Ley 1098 de 2006 y
reglamentado por el Decreto Nacional 860 del
2010.
A partir del cierre del proceso y cumplidos los
tiempos de retención en los archivos de gestión
y central se toma una muestra representativa
del 10% de los procesos, y se transfiere al
archivo histórico, los demás se eliminan
mediante acta del Comité Interno de Archivo
NOTA: Para cada proceso se maneja una
carpeta.
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013
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MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
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SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
Jefe de ArchivoAG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
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E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
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23-04 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE
SEPARACION DE BIENES
- Solicitud verbal o escrita ante el
Comisario de familia
- Identificación de las partes y los datos de
localización de los mismos, estos para
efectos de citación.
- Citación a la Audiencia
- Notificación a las partes
- Acta de la Audiencia de concilación
extrajudicial en derecho
- Auto por conciliación entres las partes
- Constancia de inasistencia por una de las
partes
- Citación
- Acta de cumplimiento de requisitos de la
procedibilidad de conciliación de
conciliación extrajudicial en materia de
familia
2 20 X
A partir del cierre del proceso y cumplidos
los tiempos de retención en los archivos de
gestión y central se toma una muestra
representativa del 10% de los procesos, y
se transfiere al archivo histórico, los demás
se eliminan mediante acta del Comité
Interno de Archivo
NOTA: Para cada proceso se maneja una
carpeta.
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Fecha: Venecia (Ant) julio 2013
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
Jefe de Archivo
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AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
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E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
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23-04 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE
VIOLENCIA Y ABUSO SEXUAL EN
MENORES
- Denuncia de los hechos ocurridos con
indicación clara de uso mismo y la
identificación de la victima y el presunto
abusador o maltratador
- Examen de reconocimiento de Médico
Legista
- Denuncia a la Fiscalia correspondiente si
se constituye delito Penal de acuerdo al
Resultado del Médico Legista
- Oficio Remisorio
- Informes de acompañamiento
Psicológico
2 20 X Regulado por la Ley 1098 de 2006 y
Reglamentado por el Decreto Nacional 860 del
2010
A partir del cierre del proceso y cumplidos los
tiempos de retención en los archivos de gestión
y central se toma una muestra representativa
del 10% de los procesos, y se transfiere al
archivo histórico, los demás se eliminan
mediante acta del Comité Interno de Archivo
NOTA: Para cada proceso se maneja una
carpeta.
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SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
Jefe de Archivo
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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
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AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
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E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
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23-04 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE
FILIACION EXTRAMATRIMONIAL
- Fotocopia del registro civil de
nacimiento del niño o el adolescente y
tarjeta de identidad si la tiene
- Fotocopia del carnet de vacunación
si es menor de 6 años.
- Fotocopia del carnet de crecimiento y
desarrollo del niño o la niña si es
menor de 10 años.
- Certificado de estudio del niño o el
adolescente
- Fotocopia de la cédula del solicitante
- Prueba de ADN
- Demanda
2 20 X Regulado por la Ley 1098 de 2006 y
reglamentado por el Decreto Nacional 860
del 2010.
A partir del cierre del proceso y cumplidos
los tiempos de retención en los archivos de
gestión y central se toma una muestra
representativa del 10% de los procesos, y
se transfiere al archivo histórico, los demás
se eliminan mediante acta del Comité
Interno de Archivo
NOTA: Para cada proceso se maneja una
carpeta.
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SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
Jefe de Archivo
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
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AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
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23-04 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE
REGULACION DE CUOTA
ALIMENTARIA
-Solicitud verbal o escrita ante el
Comisario de Familia, con la
identificacion de las partes y los datos
de localización de los mismos, esto
para efectos de citación.
- Citación a la Audiencia
- Notificación a las partes
- Acta de audiencia de Conciliación
extrajudicial en derecho.
- Auto por conciliación entre las partes
- Constancia de inasistencia por una
de las partes
- Citación
- Acta de cumplimiento de requisitos
de la procedibilidad de conciliación
extrajudicial en materia de familia
- Certificados laborales
15 15 X Regulado por la Ley 1098 de 2006 art.24 y
reglamentado por el Decreto Nacional 860
del 2010.
A partir del cierre del proceso y cumplidos
los tiempos de retención en los archivos de
gestión y central se toma una muestra
representativa del 10% de los procesos, y
se transfiere al archivo histórico, los demás
se eliminan mediante acta del Comité
Interno de Archivo
NOTA: Para cada proceso se maneja una
carpeta.
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
Jefe de Archivo
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTOR SECRETARIA DE GOBIERNO/COMISARIA DE FAMILIA
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
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24-
24-11
PROGRAMAS
-PROGRAMA SOCIALES
- De atención Psicosocial
- Programa de atención sicológica
- Programa de atención Nutricional
- Programa de atención trabajo social
- Informes
- Actas de visitas
2 10 X
Transcurridos los tiempos de retención en
los archivos de Gestión y central se
transfieren al archivo Histórico para su
conservación permanente.
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
Jefe de Archivo
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MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTOR SECRETARIA DE GOBIERNO/COMISARIA DE FAMILIA
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
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