A C C E S S

Prof. Carmen Maldonado

2000

IMPORTANCIA LEGAL DEL MANEJO DE DOCUMENTOS

• Los documentos electrónicos son legítimos ante la ley. Se interpreta que después que esté en un medio es legal.

Access es

Un sistema de administración de

base de datos

de Microsoft Office.

Programas de Base de Datos

• Los programas más usados son:– Access– Dbase– Oracle

Base de Datos

• Es un conjunto de hechos organizados sobre un tema particular.

• Ejemplos: • catálogos de biblioteca• archivos de oficina• informes de crédito• registros escolares• recetas de cocina

Ejemplos de bases de datos manual

Directorio

Telefónico

• Nombre• Dirección• Ciudad, Calle• Código Postal• Teléfono• Correo Electrónico

Tarjeta

de catálogo de Biblioteca• Número de catálogo• Autor• Título• Tema

Base de datos Access

• Es el equivalente a una base de datos manual

• Ventajas:

– Permite organizar hechos

– Ofrece una manera electrónica de mantener los archivos.

Access y sus usos

• Access es un sistema de base de datos electrónicos que permite:

Almacenar

Buscar

Filtrar

Consultar

Elaborar

informes

Objetos de Base de Datos Access

Los objetos de Bases de Datos

son las heramientas necesarias

para almacenar, actualizar,

buscar, analizar y hacer

informes sobre la información

en la Base de Datos.

Objetos de Base de Datos Access• TABLAS--

los datos son

distribuidos en una

tabla o formato de

hoja de cálculo y

proporcionan informa-

ción relacionada con

aspectos específicos.

• FORMULARIOS--

Formato que muestra

un sólo registro a la

vez. Se usan para

añadir datos o

actualizarlos.

Objetos de Base de Datos Access

• INFORME-- Una

manera con formato

de mostrar informa-

ción recopilada de

la base de datos.

Este objeto integra

y analiza datos

específicos.

• CONSULTA--

Forma estructurada

de pedir a Access que

muestre información

que se ajuste a

ciertos criterios de

una o más tablas de

bases de datos.

Access

Usando Access

• Al usar Access organizará los datos en tablas.

• Cada tabla contiene datos acerca de un tema en particular.

Tablas• Se componen de filas y columnas

• Cada fila contiene un REGISTRO

• Cada columa con-tieneun CAMPO

• Cada fila de las columnas incluye datos específicos llamados CONTENIDO DE CAMPO

ORGANIZACION DE LOS CAMPOS

• TEXTO• NUMERICO• DECIMAL• FECHAS• LOGICO• MEMO

• TEXTO-- Se usa para caracteres, símbolos, espacios en blanco y números con los que no se harán cálculos.

• NUMERICO-- Se usa para números enteros con los que hay que hacer cálculos.

• DECIMAL-- Se usa para números con los cuales hay que hacer cálculos.

• FECHAS-- Se usa para escritura de fechas. Usualmente se usa el orden en ingles (mes-día-año). Cada uno usa dos dígitos

• LOGICO-- Se usa para contestar sí o no. Usualmente se contesta con una sola letra (T ó F). En otros programas de base datos se contesta 1 para cierto y 0 para falso.

ORGANIZACION DE LOS CAMPOS

ACCESS

EJEMPLO DE

ACCESS

Bibliografía

Microsoft Office 97, McGraw-Hill, 1997

Blanc I., Vento C., Aprendiendo Microsoft Office 97,

1998, First DDC

Publishing Inc.

Correa, C., Díaz, A., Administración de documentos y

Base de Datos, 1996, McGraw-Hill.

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