Post on 30-Jun-2015
description
Sergio F. Sosa Sánchez
Administración del Tiempo
Para empezar...
¿Qué conocimientos espero “pescar” en esta experiencia de aprendizaje?
¿Qué puede impedir nuestro aprendizaje?
¿Cómo voy a contribuir con el desarrollo de esta experiencia de
aprendizaje?
Objetivos
Identificar tu estilo organizacional
Ayudarte a establecer metas
Identificar desperdiciadores de tiempo
Organizar el día de trabajo de una forma más eficiente
Mantener tu agenda
Estilos Organizacionales
El Saltón
El Ultraperfeccionista
El Alérgico a los detalles
El Indeciso
El Desidioso
El Todo a la Vista
El Nada a la Vista
El Perfecto Ordenador
El Guardoso
El Descuidado
¡Escribe esto!
El secreto para organizarme en cualquier circunstancia y en
cualquier situación es dominar mi estilo organizacional en lugar de
dejarme dominar por él.
Usted será más eficaz si se fija metas
Fijarse metas potentes y estimulantes le incitarán a trabajar con disciplina y a concentrarse en
lo que hace, sin caer en la rutina ni en la divagación.
Usted será más eficaz si se fija metas
Las metas le ayudan a concentrarse y a imprimirle una
dirección cierta a sus actividades, y lo estimulan a esforzarse más allá de su nivel de comodidad.
Usted será más eficaz si se fija metas
Fijarse metas es el mecanismo que lo impulsa a dar lo mejor de sí y a
concentrar sus esfuerzos.
Usted será más eficaz si se fija metas
Fijarse metas es la manera de empezar a ejercer control sobre su
trabajo.
Sobre las agendas...
Uno no puede ser proactivo y trabajar una agenda si primero no
tiene una agenda.
Una agenda es un plan para alcanzar cierto fin.
Una agenda empieza con un potente conjunto de metas.
¡Escribe tus metas!
Empleo
Carrera
Desarrollo Personal
Relaciones
Salud
Recreación
Comunidad
Material
Finanzas
Espiritual
¿Tus metas son específicas?
¿Dice cada meta, en detalle, exactamente lo que usted quiere
lograr?
¿Puede especificarlas más?
¿Tus metas pueden medirse?
¿Puede alguna otra persona comprobar si usted logró su meta?
¿Las ha escrito en términos que se pueden medir?
¿Son realistas tus metas?
Sus metas deben requerir que usted dé lo mejor de sí, pero no deben ser tan optimistas que no
haya posibilidad de lograrlas.
¿Fijaste un plazo para cada una de tus metas?
Toda meta debe tener un plazo.
Una meta sin plazo no estimula.
Para cada meta, especifique la fecha en que debe ser alcanzada.
¿Valen la pena tus metas?
¿Es una meta meritoria que aplaudirán otros si la logras?
¿Es algo de lo que estarás orgulloso?
Divide cada meta en:
Actividades
Obstáculos
Formas de vencer los obstáculos
Matriz de la Administración del TiempoStephen R. Covey
URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTE CrisisProblemas
apremiantesProyectos cuyas
fechas vencen
PrevenciónConstruir relacionesPlanificaciónRecreaciónReconocer
oportunidades
NO IMPORTANTE InterrupcionesAlgunas llamadasCorreoAlgunos informesAlgunas reunionesActividades
populares
TrivialidadesAjetreo inútilAlgunas cartasAlgunas llamadasPérdidas de tiempoActividades
agradables
•Dibuje una matriz de la
administración del tiempo y haga
una estimación del porcentaje de su
tiempo que usted destina a cada
cuadrante. ¿Está satisfecho con el
modo en que utiliza el tiempo? ¿Qué
necesita para cambiar?
•¿Qué puede hacer usted, que no esté
haciendo ahora y que si lo hiciera
regularmente, representaría una tremenda
diferencia en su vida personal?
•¿Qué produciría resultados similares en
su vida profesional o en su empresa?
•¿En qué cuadrante encajan sus
respuestas?
•Identifique una actividad del
cuadrante 2 que usted sabe que ha
descuidado en su vida, una actividad
que bien realizada tendrá un efecto
significativo en su vida, personal o
profesionalmente. Póngala por
escrito y comprométase a realizarla.
Siempre le estamos diciendo “no” a algo.
Si no lo decimos a lo aparente y urgente,
probablemente se lo estemos diciendo a
cosas más fundamentales y altamente
importantes.
APRENDER A DECIR “NO”
•Delegación en mandaderos.
•Delegación en encargados.
TIPOS DE DELEGACIÓN
•Resultados deseados
•Directrices
•Recursos
•Rendición de cuentas
•Consecuencias
La delegación en encargados supone la comprensión clara y el compromiso mutuo, desde el principio, acerca de las
expectativas en las siguientes áreas:
•Haga una lista de las actividades
que podría delegar y de las personas
que podrían hacerse cargo de ellas,
o que podrían adiestrarse para
asumirlas. Determine lo necesario
para iniciar el proceso de delegación
o adiestramiento.
•Reconocer dificultades.
•Desarrollar mejores posibilidades para
realizar los objetivos.
•Ser consecuente al establecer las
nuevas costumbres.
•Comunicar los proyectos a las personas
cercanas.
•Aprovechar cada oportunidad para
practicar y afianzar las nuevas
costumbres.
Cómo hacer que una buena organización del tiempo se convierta en una costumbre
Principales desperdiciadores de tiempo
Reactividad versus Proactividad
Cortoplacismo
Preparación inadecuada
Atención excesiva a los detalles
Fallas en la delegación
Principales desperdiciadores de tiempo (cont.)
Comunicación defectuosa
Falta de claridad en los objetivos
Sobrecompromisos
Indecisión
Mala organización
10 mandamientos:
Planifique con precisión el uso de su tiempo
Haga planes para aprovechar el tiempo que le hacen perder
Establezca prioridades diariamente
Evalúe constantemente su efectividad
10 mandamientos:
Agrupe las actividades similares
Cree un sistema para manejar los asuntos de rutina
Utilice la estrategia apropiada al tamaño y potencial de cada
proyecto
10 mandamientos:
Tome en cuenta las cosas que le hacen perder tiempo y haga un
esfuerzo por eliminarlas
No caiga en la trampa de la reacción inmediata
Planificadores y Organizadores
Mantenga una agenda “maestra” en su oficina
Transfiera esa información a una agenda de bolsillo
Siempre lleve consigo su agenda
Tome notas
Actualice su agenda constantemente
Establecer prioridades
Coloque sus tareas en función de su importancia y urgencia
Reserve tiempo para los imprevistos
Deje espacio para el pensamiento y la planificación
Mantenga la flexibilidad
Asuma que no puede hacerlo todo y que no puede estar en todas partes
Interrupciones
Establece límites
Ir al grano
No dejes conversaciones pendientes
Usa el correo de voz
Encuentra un lugar tranquilo fuera de la oficina
Papeleo
Bota
Toma acciones
Hazlo a un lado
Archiva
Gestionando a las personas que controlan tu tiempo
Jefe
Colaboradores
Colegas
Clientes
Manejando las Emergencias...
No hagas todo a un lado para atender la emergencia
Sólo usa el tiempo necesario
Regresa a tu agenda lo más pronto posible
Haga un uso constructivo de sus tiempos de espera
Pensar
Planificar
Para terminar, una Reflexión...
La lucha se desencadena cuando percibimos una brecha entre el reloj y la brújula, cuando lo que
hacemos no contribuye a lo que es más importante en nuestras vidas.
Stephen R. Covey
“Sólo podremos ocuparnos de lo
fundamental si descartamos el resto y
dedicamos nuestro tiempo y nuestros
esfuerzos a lo que verdaderamente
importa”
Stephen Covey
Primero, lo primero.