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Portal del Patrón
Contenido
I. Introducción ................................................................................................................................ 2
II. Entrada al Sistema ....................................................................................................................... 3
III. Configurar Servidor ................................................................................................................. 4
IV. Selección de Empresa .............................................................................................................. 5
V. Menú Principal ............................................................................................................................ 6
1. Informe Ejecutivo Nomina ...................................................................................................... 7
2. Informe Ejecutivo Otros .......................................................................................................... 8
3. Pasivo Laboral ......................................................................................................................... 9
4. Reportes Varios ..................................................................................................................... 10
5. Índices y Estadísticas ............................................................................................................. 11
6. Horas Laboradas .................................................................................................................... 12
7. Organigrama .......................................................................................................................... 13
8. Histórico de Movimientos ..................................................................................................... 13
9. Histórico de Incidencias ........................................................................................................ 14
10. Auditoria de Sueldos ......................................................................................................... 15
11. Recibos de Nomina ............................................................................................................ 16
1) Configurar Envío de Correo Electrónico ............................................................................ 17
2) Registro Manual de Componente DLL para envío de correo electrónico. ........................ 19
3) Enviar Recibo por Correo Electrónico ............................................................................... 22
12. Kardex ................................................................................................................................ 23
13. Excedentes IMSS ............................................................................................................... 24
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I. Introducción
Dentro de los módulos de APSI, se puede encontrar el Portal del Patrón, cuya finalidad es brindar información por empresa o bien consolidada por uno o más Registros Patronales o bien, uno o más RFC. El Portal del Patrón solamente muestra información para consulta, no puede hacerse ninguna modificación a los datos de la nomina desde este modulo. Se puede restringir su acceso mediante los usuarios como en los demás módulos de APSI.
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II. Entrada al Sistema
El acceso al sistema está controlado por un usuario y un password, de no contar con alguna cuenta de acceso solicítela a su administrador de sistema.
La pantalla de registro de usuarios presentará el nombre de la empresa en la que se estará trabajando, para cambiar la empresa ver el capitulo Configurar la Empresa.
Para entrar al sistema el usuario deberá seguir estos pasos: 1. Escribir el nombre del usuario 2. Escribir el password 3. Presionar el botón Entrar
Si el usuario y la clave son correctas el sistema permitirá el acceso y presentara la pantalla de usuarios en caso contrario presentará el mensaje de aviso, el usuario podrá rectificar los datos e intentar entrar de nuevo al sistema. Presionar el botón Salir cerrar la pantalla de registro
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III. Configurar Servidor La pantalla de registro de usuarios en la parte superior presentará el nombre de la base de datos y el servidor en la que se estará trabajando.
Para cambiar el servidor al que se conecta el usuario deberá presionar el botón Configurar, el
sistema presentara la pantalla de configuración del servidor.
Capturar los datos:
Nombre del Servidor
Base de Datos
Usuario (de acceso a la base de datos)
Password (de acceso a la base de datos)
Presionar aceptar para guardar los nuevos valores y volver a la ventana de registro de usuario, la cual, deberá presentar en la parte superior el nuevo valor capturado.
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IV. Selección de Empresa Al entrar al sistema se presenta la lista de las empresas con las que se pueden trabajar, para
seleccionar la empresa, dar doble clic en la columna Seleccionar para cambiar la [X] por un ángulo
[√], de esta manera se quedara seleccionada la empresa.
Se pueden seleccionar todas las empresas que se requieran.
Presionar el botón aceptar para entrar al menú principal del sistema.
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V. Menú Principal
El menú principal del Portal del Patrón presentara en el encabezado el nombre de la empresa,
registro patronal y RFC de la empresa en que se esté trabajando. En caso de haber seleccionado
más de una empresa en lugar de un nombre, la palabra “Multiple”.
Del lado Izquierdo del Menú, se presentan las opciones que presenta el portal del patrón, que son:
Informe Ejecutivo Nómina
Informe Ejecutivo Otros Pasivo Laboral Reportes Varios Índices y Estadísticas Horas Laboradas Organigrama Histórico de
Movimientos Histórico de Incidencias
Auditoria de Sueldos
Recibos de Nomina
Kardex
Excedentes IMSS
En la parte inferior de la pantalla muestra la fecha de última actualización del sistema, con la
finalidad de informar al usuario en que versión se está trabajando.
Si se requiere cambiar la empresa a consultar presionar el botón “Cambiar Empresa”, este
presentara la ventana de selección de empresas, ver “Capítulo IV. Selección de Empresa”.
Presionar el botón “Salir” para cerrar el sistema.
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1. Informe Ejecutivo Nomina
Seleccionar el botón Informe Ejecutivo Otros del Menú Principal del Portal del Patrón.
En la parte superior muestra el Año y el Ultimo mes cerrado de la nomina.
El informe ejecutivo muestra información que se guarda al hacer el cierre de la nomina, en ese
momento se hace un corte de los movimientos que hubo en el mes como:
Movimientos de personal Indica la cantidad de asegurados, altas, bajas, trabajadores vigentes, modificaciones de salario y avisos de variables bimestrales.
Informe de Integración de Salarios Muestra si existieron errores en la integración de salarios y si los hubo muestra en que empresa y en que clase.
Pagos y descuentos Muestra los valores para Percepciones, Deducciones y Provisiones del mes actual y los dos inmediatos anteriores.
Trabajadores Muestra la cantidad de trabajadores que no pagan nomina, que no pagan IMSS y los que tienen crédito Infonavit.
Incidencias del Mes Informa la cantidad de trabajadores con incapacidad por Riesgo de Trabajo, Maternidad, Enfermedad General y las faltas.
Tiempo Extra
Muestra la cantidad de horas trabajadas en Labores en dia de descanso, Tiempo Extra,
Tiempo Extra Doble, Tiempo Extra Triple.
Se puede consultar para cada apartado el reporte anual asi como un reporte del mes que se esta
presentando en la pantalla.
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2. Informe Ejecutivo Otros
Seleccionar el botón Informe Ejecutivo Otros del Menú Principal del Portal del Patrón. En la parte
superior muestra el Año y el Ultimo mes cerrado de la nomina.
Se presenta la información mensual que se genero hasta el cierre de la nomina de los sistemas
auxiliares de APSI como son Control de Usuarios, Recursos Humanos y Habilidad y Adiestramiento.
Usuarios Muestra un listado del numero de accesos en cada sistema APSI.
Recursos Humanos Muestra la cantidad de Solicitudes, Entrevistas, Exámenes Médicos realizados, así como la cantidad de Material que se tiene en resguardo tanto en unidades como en dinero.
Habilidad y Adiestramiento Indica la cantidad de capturas en el mes de Instituciones, Instructores, Cursos Registrados y programaciones ya realizadas. Indica la cantidad de empleados inscritos a cursos, horas -hombre invertidas y dinero invertido en cursos.
Top 10 Muestra las 10 funciones más utilizadas de los sistemas de Nomina, Control de Usuarios, Habilidad y Adiestramiento y Recursos Humanos. Se puede imprimir el reporte anual de cada apartado, así como el resumen mensual .
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3. Pasivo Laboral
Seleccionar el botón Pasivo Laboral del Menú Principal del Portal del Patrón. Esta opción genera el
reporte que indica la deuda implícita acumulada por cada trabajador en determinada fecha, se
pueden configurar parámetros como que tipo de empleados se quieren consultar, que sueldo se
considera, si considera prima de antigüedad, pagar indemnización, 20 días por año y de cuantos
días se considera el mes.
El pasivo laboral se puede generar general, agrupado por centro de costos y directo en archivo
Excel.
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4. Reportes Varios
Seleccionar el botón Reportes del Menú Principal del Portal del Patrón. Aquí se pueden encontrar
reportes relacionados con la nomina y con opción de filtrarlo según el reporte seleccionado. Los
reportes son:
Ausentismos e incapacidades anuales
Póliza
Impuestos sobre nomina
Reporte de empleados
Resumen Gravable, exento e Impuestos
Resumen de Provisiones, Deducciones y Percepciones
Tiempo Extra por Empleado
Tiempo extra anual
Comparativo de nominas
Ultima modificación de sueldo Nota: Algunos de estos reportes solo pueden verse con la versión 2005 de SQL Server o superior.
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5. Índices y Estadísticas
Seleccionar el botón Índices y Estadísticas del Menú Principal del Portal del Patrón. Se muestra la
tabla de Índices y estadísticas por año y mes, se puede imprimir y graficar todo el resumen o bien
solo por alguna columna (seleccionar la columna que se quiere graficar y presionar el botón
“Graficar Columna”). Generar reporte por centro de costos, motivos de baja, por edades, nivel
salarial, ocupación. El tipo de grafica que se presenta lo puede definir el usuario.
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6. Horas Laboradas
Seleccionar el botón Horas Laboradas del Menú Principal del Portal del Patrón. Este reporte
presenta las horas laboradas y el costo invertido. Se pueden aplicar varios filtros para generarlo
como: imprimir total general o el detalle por trabajador, reporte agrupado por horario, centro de
costos o por puesto, filtrar por año, tipo de nomina y periodo. También se puede configurar el
orden de impresión; por código, nombre o puesto.
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7. Organigrama
Esta opción se encuentra en desarrollo.
8. Histórico de Movimientos
Seleccionar el botón Histórico de Movimientos del Menú Principal del Portal del Patrón. Esta
ventana permite consultar en un rango de fechas los movimientos realizados al trabajador, se
puede filtrar algún movimiento:
Altas
Bajas
Modificaciones de salario
Reingresos
Las columnas pueden ordenarse por orden alfabético (dar clic sobre el nombre de la columna) o
filtrar escribiendo el texto a buscar bajo el nombre de la columna (Escriba texto aquí).
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9. Histórico de Incidencias
Seleccionar el botón Historio de Incidencias del Menú Principal del Portal del Patrón. Este reporte
muestra las incidencias de los trabajadores, puede filtrarse por año y por concepto.
Las columnas pueden ordenarse por orden alfabético (dar clic sobre el nombre de la columna) o
filtrar escribiendo el texto a buscar bajo el nombre de la columna (Escriba texto aquí).
Los conceptos que pueden consultarse en este reporte son:
Concepto Nombre
107 AJUSTE POR AUSENTISMO
108 FALTAS INJUSTIFICADAS
109 INCAPACIDAD POR ENF. GRAL.
110 INCAPACIDAD POR MATERNIDAD
111 INCAPACIDAD POR RIESGO DE TRAB
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10. Auditoria de Sueldos
Seleccionar el botón Auditoria de Sueldos del Menú Principal del Portal del Patrón. Esta pantalla
presenta los cambios en sueldo que se han registrado en los empleados. Se puede consultar tanto
el sueldo como el SDI y hacer filtros como año, tipo de nomina, rangos de fechas, estatus del
trabajador (activo, bajas o todos) así como el tipo de trabajador (sindicalizado, confianza o todos).
Las columnas pueden ordenarse por orden alfabético (dar clic sobre el nombre de la columna) o
filtrar escribiendo el texto a buscar bajo el nombre de la columna (Escriba texto aquí).
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11. Recibos de Nomina
Seleccionar el botón Recibos de Nomina del Menú Principal del Portal del Patrón. Se permite la
consulta, impresión y envío por correo electrónico de los recibos de nomina, solo se mostrar los
periodos que ya estén cerrados.
Se pueden generar recibos de:
Nomina Aguinaldo Fondo de ahorro Otro
Indicar los filtros a consultar y presionar el botón Cargar Recibos para ver la lista. Marcar la opción Imprimir Recibo Compactado, para compactar los conceptos del IMSS. Las columnas pueden ordenarse por orden alfabético (dar clic sobre el nombre de la columna) o
filtrar escribiendo el texto a buscar bajo el nombre de la columna (Escriba texto aquí).
Los recibos de honorarios se envían por medio de correo electrónico a los trabajadores, los cuales
deben tener previamente cargado su correo electrónico personal (desde el sistema de Recursos
Humanos APSI), el recibo se envía en formato PDF y el texto del correo es configurable para cada
empresa.
Los recibos pueden enviarse en grupo completo o de uno por uno, si se requiere solamente se
puede imprimir en pantalla para consulta o bien imprimir el listado completo de la búsqueda.
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1) Configurar Envío de Correo Electrónico
Se debe configurar el correo electrónica antes de intentar enviar recibos. La configuración nos
indica de que servidor de correo (ej. apsi.com.mx) y de que cuenta de correo
(cuenta@apsi.com.mx) se enviaran los recibos.
En la pantalla de Envío de Recibos, presionar el botón Configura Mail de Envío, este paso se
realizara solo la primera vez que entra al sistema o cuando se requiera cambiar alguno de sus
valores.
Los valores que se piden son:
Valor Descripción Ejemplo
Servidor de
Correo
Es el nombre del servidor del que se
mandaran los correos, debe ser un
servidor institucional, no se permite
poner servidores públicos como
Hotmail.com, yahoo.com, etc.
apsi.com.mx
Dir. Correo Cuenta de correo de la que se
enviaran los correos, se puede crear
una cuenta especial para este caso o
bien utilizar la cuenta del encargado
de Recursos Humanos.
solicitudDelPortal@apsi.com.mx
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Nombre Firma
(opcional)
Nombre de la persona que estará
firmando el envio de correo.
Margarita Valdez
Departamento RH
Puesto
(opcional)
Puesto de la persona que envía los
recibos.
Nominas
RH
Puerto Puerto de salida del correo
electrónico.
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CC Con Copia- Indica si se requiere que
se envíe el mail con copia para quien
lo envio, para tener un respaldo del
envio.
No
Ó
Si
Requiera
Autenticacion
Indica si se requiere autenticación
para el envío de correo, esta opción
cambia según las reglas de cada
empresa.
No
ó
Si
Tipo de
Autenticacion
En caso de que la autenticación sea
Si, se debe indicar el tipo de
autenticación.
Tipos de Autenticación:
Automatically
AUTH LOGIN
AUTH NTLM(Secure Password Authentication)
AUTH CRAM-MD5
AUTH PLAIN
MSN
usuario En caso de que la autenticación sea
Si, se debe indicar el password de
usuario.
pasword En caso de que la autenticación sea
Si, se debe indicar el usuario
Puede ser que se requiera ayuda de alguna persona del departamento de sistemas para completar
esta información, o bien, la pueden consultar en la configuración de su correo electrónico, por
ejemplo de Outlook se puede sacar de la ventana de configuración de la cuenta (ver imagen):
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En la parte de Mensaje, se escribe el texto que llevara el correo electrónico, se puede incluir todo
el texto que se requiera. Se presentan campos variables los cuales cambiaran según el recibo que
se esté enviando.
Campo Descripción
Nombre de la empresa Nombre de la empresa que se registro en la nomina
Periodo Inicial Periodo de inicio del recibo
Periodo Final Periodo final del recibo
Tipo de Nomina Tipo de Nomina (Semanal, quincenal, etc)
Autor del Mail Nombre de quien manda el mail
Puesto Autor Puesto de quien manda el mail
2) Registro Manual de Componente DLL para envío de correo
electrónico.
Algunas veces por permisos de la maquina, el sistema no puede registrar automáticamente el
archivo .dll del componente que envía los correos electrónicos, si es el caso, se registra
manualmente de la siguiente manera:
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1. En el menú de inicio seleccionar Todos los programas/Accesorios/Símbolo del sistema con
el botón derecho del mouse, abrirlo seleccionando la opción “Ejecutar como
administrador”.
1. 2.- En la ventana de comandos cambiamos a la ruta en donde se encuentra el sistema de
la nomina, en el caso del ejemplo es “c:\apsisistemas”. Escribimos:
cd c:\apsisistemas
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3.- En la ruta que le indicamos escribimos
Regsvr32 aosmtp.dll
El sistema presentara el siguiente mensaje si el archivo dll pudo registrarse con éxito
Si se registro correctamente, presentará el siguiente mensaje.
Nota: Si este mensaje no se presenta, debemos asegurarnos de tener los permisos de
administrador sobre la maquina y de que el archivo aosmtp.dll este en la ruta que le estamos
indicando.
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3) Enviar Recibo por Correo Electrónico
En la pantalla Recibos de Nomina indicar los datos del filtro para consultar los recibos y presionar
el botón Cargar Recibos.
Enviar todos los recibos Al hacer el filtro y presionar el botón Enviar Mail a Todos, el sistema empezara a enviar automáticamente cada uno de los recibos que se encuentren en la lista.
Enviar solamente un recibo Seleccionar el recibo que se quiera enviar (se marcara de color azul) y presionar el botón “Envía Mail a Seleccionado”
El recibo de nomina se presentara en el siguiente formato.
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12. Kardex
Seleccionar el botón Kardex del Menú Principal del Portal del Patrón. Este reporte presenta
consolidada gran parte de la información del empleado, sus datos personales, datos de la nomina,
movimientos del IMSS, Pagos y Descuentos, Ausentismos, Vacaciones, Infonavit, Idiomas,
Escolaridad y Cursos. Esta consulta puede hacerse en un rango de fechas determinado.