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“Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú”
“Año de la Diversificación Productiva y del Fortalecimiento de la Educación”
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AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
TA.GPY‐PE‐FR‐04 Términos de Referencia 1032015
“Servicio para la elaboración del Plan Estratégico de Tecnologías de la
Información PETI 2016 ‐ 2021.”
Oficina General de Administración y Finanzas Sub Jefatura de Tecnologías de la Información
Mayo 2015
“Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú”
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INDICE
1. ANTECEDENTES ................................................................................................... 3
2. ASPECTOS GENERALES. .................................................................................... 3
2.1. FINALIDAD PÚBLICA...................................................................................................... 3
2.2. DENOMINACIÓN CONTRACTUAL ................................................................................. 3
3. ALCANCE ............................................................................................................... 3
4. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO ............................................................................. 5
4.1. METODOLOGÍA DEL PROYECTO. .................................................................................. 5
4.2. CONSIDERACIÓN ADICIONAL. ...................................................................................... 5
5. OBJETIVOS ............................................................................................................ 6
5.1. GENERAL ....................................................................................................................... 6
5.2. ESPECÍFICOS .................................................................................................................. 6
6. ACTIVIDADES GENERALES ................................................................................. 7
7. CARACTERISTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN ................................................. 8
8. ENTREGABLES DE LA SOLUCIÓN .................................................................... 15
8.1. ARTEFACTOS ............................................................................................................... 16
8.2. CAPACITACIÓN ............................................................................................................ 17
9. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO ..................................................................... 18
10. REQUISITOS MÍNIMOS DE LA EMPRESA PROVEEDORA .............................. 19
10.1. DE LA EMPRESA ...................................................................................................... 19
10.2. REQUISITOS DEL PERSONAL DEL EQUIPO .............................................................. 20
11. DURACIÓN DEL SERVICIO ................................................................................. 21
12. PROPIEDAD INTELECTUAL ............................................................................... 21
13. CONFORMIDAD ................................................................................................... 21
14. GARANTÍA ............................................................................................................ 22
15. FORMA DE PAGO ................................................................................................ 22
16. RESTRICCIONES ................................................................................................. 22
17. ASUNCIONES Y EXCLUSIONES ........................................................................ 22
18. PACTO DE CONFIDENCIALIDAD ....................................................................... 23
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TÉRMINOS DE REFERENCIA
1. ANTECEDENTES
Mediante Decreto Legislativo N° 1023 se crea la Autoridad Nacional del Servicio Civil –
SERVIR como organismo técnico especializado y rector del Sistema Administrativo de
Gestión de Recursos Humanos del Estado encargado de establecer, desarrollar y ejecutar la
política del Estado respecto del Servicio Civil.
La Oficina General de Administración y Finanzas (en adelante OGAF) es el órgano de apoyo
encargado de la ejecución presupuestaria, administra los recursos económicos y financieros
asignados a la institución. Tiene bajo su ámbito institucional la administración de los
recursos humanos, recursos materiales, contabilidad, finanzas, adquisiciones,
administración documentaria, archivo central de la institución y centro de documentación.
Asimismo, coadyuva al fortalecimiento de la organización mediante la adecuada gestión de
tecnologías de información y de los recursos informáticos.
La Sub Jefatura de Tecnologías de Información que depende de OGAF, es la encargada de
conducir los sistemas de información, implementar soluciones informáticas y adoptar
rápidamente planes con un horizonte claro y de modernización que se requieran para estar
acorde con el avance de las Tecnologías de Información, Comunicaciones (TIC) y satisfacer
la demanda de los usuarios por el uso de éstas como soporte a los objetivos estratégicos en
la gestión Institucional.
2. ASPECTOS GENERALES.
2.1. FINALIDAD PÚBLICA
SERVIR, mediante OGAF y a través de la Sub Jefatura de Tecnologías de la Información (en
adelante SJTI), encargada de gestionar la operatividad de los servicios tecnológicos,
aplicativos informáticos, así como la gestión de proyectos alineados a los objetivos
estratégicos de la institución de SERVIR, requiere la contratación de una Empresa o persona
jurídica (en adelante el Proveedor) que se encargue de la elaboración del Plan Estratégico
de Tecnologías de Información para SERVIR para un horizonte de 5 años; alineado al Plan
Estratégico Institucional y conforme con la normatividad informática vigente.
2.2. DENOMINACIÓN CONTRACTUAL
La denominación oficial para este proceso será:
“Servicio para la elaboración del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información PETI 2016 ‐ 2021”.
3. ALCANCE
El Plan Estratégico de TI para SERVIR será desarrollado bajo el siguiente alcance:
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Elaborar el Plan Estratégico de TI para un horizonte de 5 años, y alineado al Plan
Estratégico Institucional (PEI) de SERVIR, con propuestas e iniciativas innovadoras
acorde a la tecnología de vanguardia.
Aplicar una Metodología para la gestión del PETI, que haya sido implementada con éxito
en otras instituciones del Estado.
Realizar entrevistas al personal involucrado y/o que corresponda; tanto de la SJTI como
de las áreas usuarias.
Evaluar la situación actual de las TIC en la institución en relación a su evolución en los
años, de manera que se entienda su esquema de gobierno, la gestión de los procesos
de TI y su estructura organizacional.
Elaborar una propuesta de estructura organizacional de la SJTI que incluya el perfil y
funciones de cada puesto que la integra, de acuerdo a la estratégica planteada y
considerando dos escenarios:
o MOF redefinido y CAP modificado, sin considerar incremento de personal.
o MOF redefinido y CAP modificado, considerando incremento de personal.
Levantar y analizar los procesos y subprocesos de SERVIR, así como los sistemas de
información, Base de Datos, Infraestructura tecnológica, los recursos que los sustentan
y las comunicaciones en todo el ámbito interno y externo (interoperabilidad) de la
institución.
Analizar del grado de interrelación entre SERVIR y entidades externas en términos de
entrada y salida de información.
Evaluar y diagnosticar la situación actual de los sistemas de información de SERVIR, los
sistemas en producción y los sistemas como parte de la cartera de proyectos, con
respecto a su impacto, importancia y criticidad como soporte de apoyo institucional.
Evaluar y diagnosticar la situación actual de la plataforma tecnológica y de
comunicaciones existentes en SERVIR, respecto a las necesidades actuales y futuras de
institución.
Elaborar un Plan de Acción en el cual se defina el “roadmap” u “Hoja de Ruta” de los
proyectos a implantar en función a prioridades de la institución; que contenga la
relación de proyectos y actividades informáticas a implementar para el horizonte de
tiempo definido.
Definir y diseñar la Arquitectura de Sistemas y de datos, de acuerdo a los Sistemas de
Información que debe disponer SERVIR alineado a sus objetivos estratégicos.
Definir la Arquitectura Tecnológica; proponer estándares y alternativas de acuerdo a los
Aplicativos Empresariales, Aplicativos Sociales y Aplicativos Móviles, analizando las
tendencias tecnológicas futuras.
Elaboración de una propuesta que contenga la relación de proyectos y actividades
informáticas a implementar para el horizonte de tiempo definido.
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Considerar que toda Información y activos resultados del servicio deberán estar
alineados de acuerdo a la normatividad vigente de las entidades reguladoras y de
SERVIR.
Considerar que cualquier cambio procedimental producto del servicio que genere o
afecte las normativas vigentes dentro de la SJTI o a nivel de SERVIR deberán ser
establecidos y/o propuestos por el proveedor.
Considerar un Programa de Capacitación Integral al personal de SERVIR en lo referente
a lo indicado en el numeral 8.2. del presente documento.
4. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO
Todo el servicio deberá realizarse sin afectar en ningún momento el normal desenvolvimiento de las actividades y operaciones de los servicios involucrados.
Los trabajos se realizarán en los horarios adecuados y necesarios para el cumplimiento de los plazos establecidos. Toda reunión con usuarios de SERVIR, deberá ser en coordinación con la SJTI y especificado en el plan de trabajo.
La estrategia que se utilizará para el desarrollo del servicio debe estar claramente detallada y especificada en el plan de trabajo, siendo ésta la que enmarque los HITOS para la presentación de los entregables. Para la entrega final, y como requisito indispensable para la firma de la conformidad y su correspondiente pago, es necesario que el proveedor entregue TODA la documentación solicitada en los plazos establecidos, así como las conformidades por parte de las capacitaciones y aprobación del servicio.
4.1. METODOLOGÍA DEL PROYECTO.
La metodología con la que trabaja SERVIR está basada en las mejores prácticas establecidas por el Project Management Institute – PMI (guía del PMBOK versión 5), ajustada a sus necesidades, y que contempla las etapas del ciclo de vida del proyecto (inicio, planeamiento, ejecución, control y cierre).
El proveedor se compromete a prestar todas las facilidades para el seguimiento de dichas fases o etapas como marco del proyecto, teniendo libertad en la especificación de las sub actividades y tareas necesarias para el desarrollo exitoso del servicio.
Así mismo se compromete a presentar avances del proyecto de acuerdo al PLAN DE TRABAJO, antes de la presentación formal de cada entregable a solicitud de la SJTI o personal de SERVIR involucrado como parte interesada del proyecto.
4.2. CONSIDERACIÓN ADICIONAL.
El servicio incluirá el uso de sus propios recursos humanos, equipamiento, local, software para documentar, útiles y materiales de trabajo, u otros; por lo que el servicio deberá ser presupuestado a todo costo.
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El lugar donde se desarrollará la ejecución del servicio deberá ser en el área geográfica de Lima – Perú, por lo que el proveedor deberá brindar toda información de la ubicación exacta de sus oficinas para las inspecciones correspondientes.
SERVIR se reserva el derecho de realizar las inspecciones necesarias en las oficinas del proveedor para la verificación del trabajo y del personal del equipo de acuerdo a los requisitos exigidos en el punto 10.2.
La presentación de los avances y entregable final deberán ajustarse al horario y al lugar que disponga o establezca SERVIR en coordinación con la SJTI.
En caso de incumplimiento y/o falsedad de la información la SJTI informará a las autoridades competentes para las sanciones respectivas.
El Proveedor deberá garantizar la confidencialidad de la información proporcionada, y se abstendrá de comentar o dar opinión a terceras personas ajenas al proyecto sobre el contenido de dicha información.
5. OBJETIVOS
5.1. GENERAL
Elaborar el Plan Estratégico de Tecnologías de Información (PETI) para SERVIR con un
horizonte de 5 años, alineado al Plan Estratégico de institucional, conforme a la
normatividad informática vigente para las instituciones públicas en el Gobierno Peruano.
5.2. ESPECÍFICOS
Mejorar la gestión de los servicios informáticos de la institución.
Orientar las actividades informáticas en el marco del plan estratégico institucional y sus actualizaciones.
Maximizar y potenciar los recursos informáticos de la institución, con un plan de crecimiento escalable, adecuado y ordenado.
Identificar y evaluar la situación actual del hardware, software y sistemas de comunicación que soportan a SERVIR, así como las necesidades actuales y futuras de la Institución de acuerdo a las tendencias en tecnologías de información utilizadas por entidades o empresas que brindan servicios públicos.
Elaborar el modelo funcional de SERVIR identificando sus principales procesos y sistemas de información que la soportan.
Elaborar la arquitectura de sistemas de SERVIR identificando los posibles sistemas de información a implementar o mejoras que soporten a los principales procesos y sus relaciones.
Elaborar la arquitectura de datos de SERVIR definiendo un modelo de datos que muestre los atributos básicos de las entidades principales y sus relaciones.
Revisar la arquitectura tecnológica que soporta los sistemas de información y modelo de datos del SERVIR y establecer las recomendaciones respectivas.
Analizar el grado de interrelación de los sistemas y procesos que SERVIR mantiene con diferentes entidades externas en términos de flujo de información.
Dimensionar y proponer, en base al análisis realizado, una relación de sistemas y/o aplicativos informáticos a desarrollar o mejorar, así como del hardware, software y sistemas de comunicación a adquirir o mejorar.
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Presentar una metodología para la gestión del PETI adaptada a las características y marco normativo de SERVIR.
Contar con una estructura organizacional que permita a la SJTI cumplir adecuadamente con sus funciones maximizando la productividad y rendimiento por parte de los recursos humanos.
Brindar un horizonte claro para obtener una posición competitiva tecnológica similar al resto de las entidades del estado.
Garantizar la provisión eficaz de servicios tecnológicos que permitan a la institución optimizar el uso de las tecnologías de información para la administración eficiente de sus recursos internos y proyectos de mejora continua del servicio civil.
Ser un área reconocida por la calidad de las soluciones tecnológicas, que sea innovadora, que actúe promoviendo la cultura informática del conocimiento en su entorno y que sea de apoyo estratégico a los objetivos institucionales de SERVIR.
Mejorar el grado de interrelación de los sistemas y procesos que SERVIR mantiene con diferentes entidades externas en términos de flujo de información.
6. ACTIVIDADES GENERALES
TODOS los formatos para la metodología de Gestión de Proyectos serán provistos por
SERVIR, en coordinación con la SJTI los cuales serán entregados en la reunión de Kick Off a
los 3 días de iniciado el proyecto. El proveedor deberá entregarlos para su respectivo control
de acuerdo al avance del proyecto para lo cual se considerará las siguientes actividades:
Fase Actividades
Inicio Reunión de Inicio de Proyecto Kick Off
Elaboración del Project Charter e Identificación de los interesados.
Planificación Elaboración y presentación del Plan de dirección del Proyecto, la cual deberá
contar con:
o Plan de Gestión del Alcance
o Plan de Gestión del Tiempo.
o Plan de Gestión de Calidad.
o Plan de Gestión de RRHH.
o Plan de Gestión de las Comunicaciones.
o Plan de Gestión de Riesgos.
o Plan de Gestión de los Interesados.
Ejecución Análisis de la situación actual, In Situ para conocer el negocio, revisión de los
procesos, planes y documentación necesaria a nivel de la SJTI y de la Institución.
Entrevistas con los involucrados identificados dentro del proceso.
Elaboración y entrega de la documentación como parte de los entregables.
Talleres de Capacitación.
Seguimiento Reuniones programadas de acuerdo al plan de trabajo para el seguimiento y
Control de los avances del proyecto.
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Fase Actividades
Cierre Reunión de cierre del proyecto y formalización de lecciones aprendidas.
7. CARACTERISTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN
El proveedor como parte de su propuesta deberá presentar un índice considerando las
siguientes características, las cuales podrán ser ajustadas por el proveedor en conformidad
con la SJTI:
Diagnóstico de la Situación Actual y recomendaciones.
Contenido del Análisis de la Situación Actual de las TI: Antecedentes Consideraciones y Precisiones Generales del Estudio Plan Estratégico de Tecnologías de Información – PETI
Objetivos del PETI
Lineamientos Estratégicos del PETI
Interrelación ‐ Objetivos PETI vs Lineamientos Estratégicos PETI Análisis de la Perspectiva Institucional
Plan Estratégico Institucional - Breve Reseña Histórica de SERVIR - Misión y Visión - Rol Estratégico de SERVIR - Lineamientos de Política - Objetivos Institucionales y Estrategias - Metas - Análisis FODA - Perspectiva Estratégica en relación a las TI - Factores Críticos de Éxito ‐ FCE
Alineación de los Elementos Estratégicos Institucionales Análisis del Entorno de SERVIR Interconexión con Entidades Externas Estructura Orgánica Matriz de Consolidación de Información Estratégica
Objetivos vs Áreas organizacionales Análisis de la Situación Actual de las Tecnologías de la Información de SERVIR
Análisis de Organización y Gestión de la SJTI - Visión de la SJTI - Misión de la SJTI - Valores de la SJTI - Objetivos - Estructura Orgánica - Funciones de la SJTI
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- Aspectos Relevantes de Gestión Tecnológica Actual- Análisis FODA de la SJTI - Consolidado de Proyectos a Ejecutarse
Arquitectura Tecnológica Actual de SERVIR - Arquitectura de Comunicaciones - Seguridad de la Información - Inventario de Hardware y Software - Diagnóstico del Centro de Cómputo
Soporte Técnico - Consolidado de Atenciones de Hardware - Consolidado de Atenciones de Software
Arquitectura de Sistemas Actual - Inventario de Sistemas - Mapa de Sistemas - Fichas Técnicas de los Aplicativos
Base de datos en Producción - Backup y Recovery - Infraestructura de la Base de Datos
Principales Limitaciones Encontradas Anexos
Arquitecturas Propuestas
Contenido de Arquitectura de Procesos Propuesta: Introducción Aspectos Generales
Objetivo y Alcance del Segundo Entregable - Objetivo - Alcance - Consideraciones Generales del Estudio y del Presente Informe
Modelo Funcional o Arquitectura de Procesos de SERVIR
Modelo Funcional Global - Concepción de los Macro‐procesos del Modelo Funcional Propuesto - Cadena de Valor de SERVIR - Modelo de Operación de SERVIR - Descripción de los Macro‐Procesos "Core” (o Funciones de Línea) - Descripción de los Macro‐Procesos de Soporte
Matrices de Consolidación de la Información - Macro‐procesos vs. Áreas Organizacionales - Macro‐procesos vs. Sistemas de Información Actuales - Macro‐procesos vs. Objetivos Institucionales
Conclusiones y Recomendaciones Contenido de la Arquitectura de Datos Propuesta: Introducción Arquitectura de Datos
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Bases de Datos Sujeto - Relación de Bases de Datos Sujeto - Modelo Gráfico de Bases de Datos Sujeto - Ficha Descriptiva de Base de Datos Sujeto
Descripción de las Matrices de la Arquitectura de Datos Utilizadas - Procesos vs. Entidades - Áreas Organizacionales VS Entidades - Entidades vs. Objetivos Institucionales
Anexos Contenido de la Arquitectura de Sistemas Propuesta: Introducción Principales Tendencias Tecnológicas Arquitectura de Sistemas
Esquema General de los Sistemas de información propuestos
Relación De Sistemas De Información Propuestos
Estructura De Los Sistemas De Información Propuestos - Sistema De Gestión De La Calidad - Sistema De Gestión De Proyectos Institucionales - Sistema De Gestión De Procesos Y Diseño Organizacional - Sistema De Gestión De T.I - Sistema De Asesoría Legal - Sistema De Control Interno - Sistema De Imagen Institucional - Sistema De Administración Documentaria y Archivo - Sistema de Apoyo Administrativo - Sistema De Línea - Sistema De Planeamiento Institucional - Datawarehouse Institucional - Minería De Datos Institucional - Tablero De Control Institucional
Situación Actual De La Página Web De SERVIR Anexos Contenido de la Arquitectura Tecnológica Propuesta: Arquitectura Tecnológica
Introducción
Visión Estratégica del Informe - En la Búsqueda de Beneficios dentro de una Entidad de Servicios a través de TI - Invertir o No Invertir en Tecnología.
Modelo de Evaluación de Infraestructura De los Servicios de la Gestión de TI
Definición del Servicio
Tendencias Tecnológicas Aplicables - ITIL – Information Technology Infrastructure Library - Metodologías de Dirección de Proyectos PMI y Six Sigma
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- Modelo Integrado de Maduración de Capacidades (CMMI) - Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (ISO 27001:2013) - Objetivos de Control para Información y Tecnologías Relacionadas (COBIT) - Gestión de Procesos de Negocio (BPM) - Esquema de Arquitectura de Open Group (TOGAF) - Estandarización de los Entregables y Documentos
De la Arquitectura y Estándares TI
Definición del Servicio
Tendencias Tecnológicas Aplicables - Utilización de Buenas Prácticas y Metodologías - Una Filosofía de Servicio. - Modelo de Maduración de Infraestructura Tecnológica - Utilización de Software Libre - Revisión de los Estándares de Programación
Arquitectura del Data Center De la Investigación y Desarrollo TI
Definición del Servicio - Revisión Continua de las Tendencia Tecnológicas
De la Capacitación TI
Definición del Servicio - Plan de Capacitación a la SJTI
Componentes para la Construcción de Software
Definición del Servicio
Servicio de Aplicaciones - Arquitectura de Aplicaciones basada en SOA - Web Services - Implementación de Soluciones BPM. - Aplicación de Soporte a la Documentación - Políticas Control de acceso, de Internet y Uso del Correo electrónico institucional.
Servicio de Gestión de Datos - Definición del Servicio - Optimización de los Sistemas de Almacenamiento de Datos - Gestión de Contenidos y Conocimiento - Depuración de Información y Consolidación de Datos - Implementación del Datawarehouse Corporativo - Evaluación de la Performance del Acceso a los Datos
Servicio de Comunicaciones y Redes - Requisitos de una arquitectura convergente - El modelo de capas tradicional versus el modelo convergente - Impacto y contención financiera de la convergencia - Infraestructura Red física, Lan y Wan: Arquitecturas con visión de futuro - Infraestructura física inteligente - Aumento de la inteligencia en la red LAN y redes asociadas a la LAN convergente - Consideraciones WAN y de acceso remoto - Consideraciones para el caso especial de extranet con otras entidades - Consideraciones de alta disponibilidad en general (Concepto base)
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- Comunicaciones Unificadas- Servicio de Seguridad y Riesgos - Continuidad de Servicios TI - Seguridad en Profundidad - Centro de Operaciones de Seguridad – SOC y Centro de Gestión de Comunicaciones - Cumplimiento de Las Normas NTP‐ISO/IEC 27001:2014 e ISO/IEC 27002:2013 Sustrato
tecnológico a tener en cuenta - Seguridad por zonas - Control de acceso a la red - Acciones automáticas basadas en eventos - Integración de Firewall, IDS y VPN en un solo dispositivo, Integración escalar y modular
virtual. - Consideraciones convergentes para las redes actuales - Ruteadores y switches de servicios múltiples
Plataforma propuesta de la Red LAN / MAN / WAN
Servicio de Gestión de Canales - Implementación de e‐Government en la Institución - Implementación Soluciones de Autoservicio
De las Instalaciones TI
Definición del Servicio
Tendencias Tecnológicas Aplicables - Infraestructura física crítica de red (NCPI) - Cómputo centralizado - Cómputo distribuido - Periféricos - Probabilidad de desfase tecnológica
Inventario de Proyectos
Listado de Proyectos de TI Sugeridos
Matriz de Proyectos de TI Anexos
Cartera de Proyectos Informáticos a desarrollar.
Contenido de la Cartera de Proyectos de TI: Planeamiento Estratégico de Tecnologías de Información Diagnóstico de la Situación Actual
Entorno de SERVIR
Diagnóstico de la Situación Actual de SERVIR Objetivos y Lineamientos Estratégicos del PETI
Objetivos del PETI
Lineamiento Estratégicos del PETI
Interrelación de los Objetivos PETI vs Lineamientos Estratégicos PETI Alineación de los Elementos Estratégicos Institucionales
Objetivos Institucionales de SERVIR
Objetivos de la SJTI
Actividades Estratégicas de TI
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Matriz de Alineación de los Objetivos Institucionales con los Objetivos de la SJTI Alineación de los Elementos Estratégicos del PETI y de la Institución Conformación del Portafolio de Proyectos a futuro
Justificación del Portafolio de Proyectos
Incorporación de Sistemas de Información – “Aplicaciones” - Priorización de la Incorporación de Sistemas de Información - Factores para la Priorización de la Incorporación de Sistemas de Información ‐
Aplicaciones - Priorización de la Incorporación de Sistemas de Información ‐ Aplicaciones - Estrategias de Incorporación de los Sistemas de Información Propuestos (Adquisición /
Desarrollo)
Implementación de Bases de Datos Sujeto ‐ BDS - Relación de BDS asociadas a la Nueva Estructura de Sistemas Propuesta
Implementación de Componentes de la Arquitectura Tecnológica – Redes y Comunicaciones Priorización del Portafolio de Proyectos
Priorización de Primer Nivel
Priorización de Segundo Nivel (Precedencias Técnicas y Funcionales) Plan de Acción de TI Descripción de Proyectos Propuestos Anexos
Metodología de gestión del Plan Estratégico de TI
Contenido de la Metodología de gestión: Aspectos Generales
Introducción
Antecedentes
Objetivos de la Metodología de Gestión del PETI - Objetivos de la Metodología - Beneficios esperados en la aplicación de la Metodología
Fases de la Metodología propuesta para la Gestión del PETI
Fase I: Formulación del Plan Estratégico de Tecnologías de Información - Factores Críticos de Éxito para la Fase de Formulación - Etapas para la Fase de Formulación
o Etapa 1 ‐ Preparación del Proyecto o Etapa 2 ‐ Análisis de la Situación Actual o Etapa 3 ‐ Definición de Arquitecturas o Etapa 4 ‐ Definición del Esquema de Transición Gradual (Plan de Migración) o Etapa 5 ‐ Elaboración del Plan de Acción de TI.
Fase II : Ejecución del Plan Estratégico de Tecnologías de Información - Etapas para la Fase de Ejecución
o Etapa 1 – Preparación de la Fase de Ejecución o Etapa 2 ‐ Elaboración del Plan Coyuntural para la Oficina General de sistemas de
Información o Etapa 3 – Análisis de Alternativas o Estudio de Mercado o Etapa 4 ‐ Selección / contratación de alternativas
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o Etapa 5 ‐ Desarrollo / Implementación de Proyectos de TI
Fase III: Evaluación del Plan Estratégico de Tecnologías de Información - Factores Críticos de la Fase de Evaluación - Etapas de la Fase de Evaluación
o Etapa 1 ‐ Identificación y Definición de las Herramientas de Seguimiento y Control
o Etapa 3‐ Medición de tiempos o Etapa 3 ‐ Elaboración de Informes de Avances
Fase IV: Actualización del Plan Estratégico de Tecnologías de Información - Etapas de la Fase de Actualización
o Etapa 1 ‐ Identificación de cambios internos y externos o Etapa 2 ‐ Revisión del Plan y medición del impacto de los cambios o Etapa 3 ‐ Inclusión de cambios o Etapa 4 ‐ Difusión de cambios
Fase V: Procedimientos para el ajuste del Plan Estratégico de Tecnologías de Información en el tiempo.
Recomendaciones generales para la aplicación de la Metodología de Gestión del Plan Estratégico de TI
Anexos
Propuestas de Estructura Organizacional de la SJTI de Servir
Contenido de las propuestas de Mejora e Innovación: Aspectos Generales
Objetivo y Alcance del Noveno Entregable - Objetivo - Alcance - Consideraciones Generales del Estudio y del Presente Informe
Organización de la SJTI Estudio de Carga Laboral
Conteo de Tareas
Segmentación de Tareas según cartera de proyectos
Tabla de Asignación y Distribución de Frecuencias y Tiempos Cuadro de Asignación de Puestos
Redistribución de Puestos
Inventario de Puestos Anexos
Resumen Ejecutivo del PETI
Modelo de Plan Estratégico de Tecnologías de Información (PETI) Propuesto. Consolidación de la Información de acuerdo a la guía y normatividad informática vigente para el Gobierno Peruano para la elaboración del Plan Estratégico de Tecnologías de Información. Introducción
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FASE 1: Preparación
Organización del Proyecto
Gestión del Proyecto
Entregables del Proyecto FASE 2: Identificación de la Situación Informática Actual FASE 3: Arquitecturas Propuestas
Modelo Funcional
Arquitectura de Datos
Arquitectura de Sistemas
Arquitectura Tecnológica FASE 4: Propuesta de Cartera y Metodología de Formulación de Proyectos de Tecnologías de
Información
Propuesta de Cartera de Proyectos Informáticos
Plan de Acción TI
Metodología para la Gestión de Proyectos de TI FASE 6: Propuesta de Estructura Organizacional de la SJTI
Oficina General de la SJTI
Área de administración de la SJTI
Comité de TI
Unidad de desarrollo y mantenimiento
Unidad de Administración de Recursos Tecnológicos
Cuadro de Asignación de Puestos
Estudio de Carga Laboral Recomendaciones Generales para la Implementación del Estudio
Respecto a la actualización del Plan Estratégico de Tecnologías de Información
Respecto al Compromiso de la Alta Dirección y los Equipos de Trabajo
Respecto a la Capacitación del Recurso Humano y la Carga de Trabajo Actual
Respecto a las Metodologías de Planeamiento y Desarrollo de Sistemas de Información
Respecto a la difusión integral del Plan Estratégico de T.I.
Respecto al Liderazgo Tecnológico de la SJTI
Respecto a los Procesos Internos de SERVIR
8. ENTREGABLES DE LA SOLUCIÓN
Todo entregable documentado deberá estar claramente tipificado en el idioma español – Perú.
Por cada entregable, descrito en el punto 8.1, el proveedor elaborará una Presentación para ser expuesta a la alta dirección conteniendo el resumen del Documento para cada participante.
El entregable debe incluir TODOS los artefactos requeridos como parte del trabajo, una versión en formato digital (CD/DVD) y otro impreso en físico; con dos ejemplares cada uno, junto al acta de conformidad del servicio.
El entregable del Informe Final del PETI, deberá estar impresa en (03) tres copias a color en alta resolución, plastificado, con empastado y un diseño acorde al servicio y la institución SERVIR previa conformidad por parte de la SJTI.
Se debe entregar la totalidad de la documentación sin excepción, incluyendo gráficos,
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flujos de trabajo, diagramas y utilidades generadas a consecuencia del servicio.
Los documentos digitalizados deberán estar bajo el formato .docx utilizado por el procesador de textos Microsoft Word y desarrollados bajo los formatos establecidos por la SJTI.
Los diagramas, flujos, representaciones o escenarios gráficos representativos en .vsdx utilizado por Microsoft Visio.
Los cronogramas de proyecto estarán en Microsoft Project (.mpp).
Diagrama de procesos en formato .bpm utilizado por Bizagi.
De existir algún documento adicional que requiera un formato diferente, deberá ser coordinado con la SJTI para las consideraciones correspondientes.
8.1. ARTEFACTOS
Durante la implementación del proyecto, los artefactos que el postor deberá entregar son
los siguientes:
La documentación a entregar como parte del servicio es la siguiente:
Entregable Documentación Valoración y Plazo
máximo de entrega
1ero Diagnóstico de la Situación Actual y recomendaciones. 30 días de firmado el
contrato
2do Arquitectura de Procesos Propuesto.
Arquitectura de Datos Propuesto.
70 días de firmado el
contrato
3er Arquitectura de Sistemas Propuesta.
Arquitectura Tecnológica Propuesta.
100 días de firmado el
contrato
4to Metodología de gestión del Plan Estratégico de TI.
Cartera de Proyectos Informáticos a desarrollar.
120 días de firmado el
contrato
5to Propuestas de Estructura Organizacional de la SJTI de
Servir.
140 días de firmado el
contrato
6to
Resumen Ejecutivo del Plan Estratégico de
Tecnologías de Información.
Documentos de gestión de proyectos
150 días de firmado el
contrato
La documentación a entregar como parte de la Metodología de Gestión de Proyectos es
la siguiente:
Etapa Gestión de proyectos
Inicio
Documentos
● PR‐42‐2014‐SJTI‐FO‐01‐Acta de Constitución del Proyecto.
● PR‐42‐2014‐SJTI‐FO‐02‐Listado de Interesados.
● PR‐43‐2015‐SJTI‐FO‐07‐Presentación de Kick Off.
Planificación Documentos
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● Plan de Gestión del Alcance.
- PR‐44‐2014‐SJTI‐Plan de Gestión de Alcance.
- PR‐44‐2014‐SJTI‐Recopilar Requisitos.
- PR‐44‐2014‐SJTI‐Definición del Alcance.
● Plan de Gestión de Tiempo
- PR‐44‐2014‐SJTI‐EDT.
- PR‐44‐2014‐SJTI‐Plan de Gestión de Tiempo.
- PR‐44‐2014‐SJTI‐ Desarrollar el Cronograma.
● Plan de Gestión de Calidad
- PR‐44‐2014‐SJTI‐FO‐13‐ Plan de Gestión de Calidad.
- PR‐44‐2014‐SJTI‐FO‐14‐ Matriz de Procesos de Calidad.
- PR‐44‐2014‐SJTI‐FO‐15‐ Listas de Control de Calidad.
● Plan de Gestión de RRHH
- PR‐44‐2014‐SJTI‐FO‐16‐ Plan de Gestión de RRHH.
- PR‐44‐2014‐SJTI‐FO‐17‐ Matriz RACI.
- PR‐44‐2014‐SJTI‐FO‐18‐ Perfiles Involucrados.
● Plan de Gestión de las Comunicaciones
- PR‐44‐2014‐SJTI‐Plan de Gestión de Comunicaciones.
- PR‐44‐2014‐SJTI‐ Matriz de Comunicaciones.
● Plan de Gestión de Riesgos
- PR‐44‐2014‐SJTI‐Plan de Gestión de Riesgos.
- PR‐44‐2014‐SJTI‐Registro de Riesgos.
● Plan de Gestión de los Interesados.
- PR‐44‐2014‐SJTI‐Plan de Gestión de Interesados.
- PR‐44‐2014‐SJTI‐Análisis de Interesados.
Seguimiento
y Control
● PR‐45‐2014‐SJTI‐FO‐01 ‐ Informe de Progreso del Trabajo.
● PR‐43‐2014‐SJTI‐FO‐05 ‐ Acta de Comité.
● PR‐46‐2014‐SJTI‐FO‐04 ‐ Solicitud de cambio.
● PR‐46‐2014‐SJTI‐FO‐01 ‐ Inspección de Calidad.
● PR‐46‐2014‐SJTI‐FO‐05 ‐ Informe de monitoreo de riesgos.
Cierre
● PR‐48‐2014‐SJTI‐FO‐01 ‐ Acta de cierre del proyecto.
● PR‐49‐2015‐SJTI‐FO‐02 ‐ Acta de Capacitación.
● PR‐50‐2014‐SJTI‐FO‐01 ‐ Relación de documentos del proyecto.
● PR‐50‐2014‐SJTI‐FO‐02 ‐ Lecciones Aprendidas.
De considerarse algún documento adicional, se coordinará con la SJTI para la entrega de la
plantilla respectiva.
8.2. CAPACITACIÓN
El Postor deberá incluir como parte de la propuesta la capacitación oficial necesaria para la
total autonomía de la ENTIDAD, el mismo que deberá ser dictado para un mínimo de (05)
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personas; asimismo deberá ajustarse al horario y el lugar que disponga o establezca SERVIR,
para esto deberá presentar un plan/programa de capacitaciones que será aprobado
previamente por la SJTI y las áreas involucradas de acuerdo a lo siguiente:
N° Capacitación Horas
1 Capacitación en la metodología para la gestión del Plan Estratégico de Tecnologías
de Información. 16
2 Capacitación en Arquitectura empresarial / TOGAF v9 Nivel 1 y 2 (Foundations of
Enterprise Architecture y Applying Enterprise Architecture). 48
3 Capacitación en COBIT ® 5 como marco de gestión y de negocio global para el
gobierno y la gestión de las TI de la empresa. 24
Para las capacitaciones del N° 2 y 3 deberá ser dictado por profesionales certificados
en el tema y se otorgarán Certificados Oficiales a cada uno de los participantes
involucrados.
9. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO
Las instancias de dirección y supervisión del servicio por parte del SERVIR son las siguientes:
El Comité Operativo donde participan Especialistas de Tecnologías de la Información de la
SJTI de SERVIR y otros que designe el proveedor. Es la instancia encargada de coordinar y
hacer seguimiento directo del proyecto, velando por la correcta ejecución del servicio.
Asimismo realiza la evaluación y validación de los informes y presentaciones a ser expuestas
a la alta dirección.
La SJTI designará una persona como Jefe o Gestor de Proyecto para realizar labores de
coordinación entre el Proveedor y SERVIR, esta persona será el único nexo entre el proveedor
y SERVIR, el cual estará compuesto por:
SJTIGestor de Proyectos
Director de Proyecto
Equipo de Desarrollo
SERVIR PROVEEDOR
Stakeholders
El proveedor presentará en su propuesta la organización que establecerá para la correcta
ejecución del servicio, para lo cual asignará a un profesional de primer nivel como Director de
Proyecto, el mismo que estará involucrado a tiempo completo al inicio y final del servicio y en
los períodos de entrega de documentos e informes de avance. No obstante se encontrará
siempre disponible cuando SERVIR lo requiera.
SERVIR se reserva el derecho de evaluar al candidato propuesto por el Proveedor a fin de
determinar su idoneidad para el puesto. Asimismo, en cualquier momento, podrá pedir su
cambio si a juicio de SERVIR, el Gerente no está cumpliendo con las labores a su cargo.
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Como parte de las actividades que deberá desarrollar el Director de Proyecto se encuentran:
Presentar al Comité Operativo el plan de trabajo de todas las actividades del proyecto y
el cronograma respectivo.
Dirigir la presentación de los avances del proyecto a la alta dirección definidos en el
punto 8.
Dirigir la ejecución del Proyecto, supervisar el cumplimiento del Plan de Trabajo y los
estándares de calidad.
Participar en todas las reuniones de Comité Operativo (al menos una reunión por
semana) y/o cuando sea requerido.
Informar periódicamente al Comité Operativo sobre el avance del proyecto.
Otras tareas de gestión que estime el Proveedor o que SERVIR establezca.
10. REQUISITOS MÍNIMOS DE LA EMPRESA PROVEEDORA
10.1. DE LA EMPRESA
El rubro del proveedor deberá ser de servicios en tecnologías de información y/o desarrollo
de sistemas informáticos.
El proveedor debe contar con experiencia brindando servicios de consultoría y elaboración
de temas relacionados a tecnologías de Información en el sector privado o público.
El proveedor deberá haber realizado por lo menos seis (06) consultorías en Planes de
gobierno electrónico y/o Planes Estratégicos de Tecnologías de Información y/o Seguridad
de la Información de los cuales por lo menos cuatro (04) deberán haber sido en Entidades
Públicas Nacionales en los últimos cuatro (04) años. Esta experiencia deberá ser acreditada
con las Constancias de Servicio y/o contratos con sus respectivas conformidades.
El proveedor deberá contar con metodologías y herramientas probadas para:
Planificaciones Estratégica de Tecnologías de Información, alineadas a estándares
internacionales tales como COBIT e ITIL.
Gestión de proyectos alineada a las mejores prácticas del PMBOK
El Proveedor presentará en su propuesta el siguiente personal clave que será materia de
evaluación:
01 Director de Proyecto.
01 Especialista en Planeamiento Estratégico.
01 Especialista en Sistemas de Información.
01 Especialista en Soluciones Tecnológicas.
El proveedor deberá presentar el currículum vitae documentado del personal asignado al
servicio quienes deberán cumplir con el perfil exigido. La formación y experiencia deben ser
documentadas con los títulos y certificados correspondientes.
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10.2. REQUISITOS DEL PERSONAL DEL EQUIPO
El proveedor tendrá todas las facultades de contratar profesionales para este servicio, cuyo
desempeño será de completa responsabilidad de la empresa tanto en el ámbito logístico,
administrativo y de control, no eximiéndole del cumplimiento bajo las condiciones del
personal clave de la presente sección.
De existir algún cambio y/o rotación del personal involucrado en el equipo de proyecto del
proveedor, este deberá comunicar y entregar la documentación respectiva del nuevo
integrante a SERVIR para la verificación respectiva.
Se considera como requisitos mínimos para el personal de la empresa proveedora lo
siguiente:
10.2.1. Gerente o Director de Proyecto
Grado Académico Profesional titulado en Ingeniería Industrial, de Sistemas, Informática, computación o Software con colegiatura vigente.
Experiencia
No menor de (10) diez años de experiencia laboral en el área o actividades de tecnologías de información. Haber desempeñado el cargo de gestor y/o gerente de Proyecto y/o jefe de proyecto y/o Consultor o similar, en no menos de (07) siete Proyectos sobre Tecnología de la Información. Haber liderado como mínimo (03) tres proyectos referidos a la elaboración de Planes Estratégicos de Tecnologías de Información en instituciones públicas.
Acreditaciones y/o
Especializaciones
Con cursos de especialización en Gestión de Proyectos (PMBOK) y de preferencia con Certificación PMP vigente.
Cantidad 01
10.2.2. Especialista en Planeamiento Estratégico.
Grado Académico Profesional titulado Ingeniería Industrial, Ingeniería de Sistemas, Informática computación, software o carreras afines.
Experiencia
Experiencia mínima (07) siete años en áreas o actividades de planeamiento estratégico o de tecnologías de información. Haber desempeñado el cargo de Especialista en Planeamiento Estratégico o cargos similares, en no menos de (06) seis Proyectos sobre Planeamiento en Tecnología de Información. Haber participado como mínimo (03) tres proyectos referidos a la elaboración de Planes Estratégicos de Tecnologías de Información en instituciones públicas.
Acreditaciones y/o
Especializaciones
Con cursos o especializaciones relacionados al tema de Planeamiento Estratégico, ITIL, COBIT, Arquitectura Empresarial, entre otros.
Cantidad 01
10.2.3. Especialista en Sistemas de Información
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Grado Académico Profesional titulado Ingeniería de Sistemas, Informática, computación, software o carreras afines.
Experiencia
Experiencia mínima (07) años en áreas o actividades relacionadas a tecnologías de información. Haber desempeñado el cargo de Especialista en Sistemas de Información o cargos similares, en no menos de (07) siete proyectos relacionados a Sistemas de Información y/o Rediseño de Procesos y/o Análisis de Procesos y/o Gestión de Procesos, y/o seguridad de la Información, y/o Planes Estratégicos de Tecnología de Información o similares.
Acreditaciones y/o
Especializaciones
Con cursos de especialización en sistemas de información en metodologías o herramientas como: RUP, Ingeniería de Requerimientos, Rediseño de Procesos, Reingeniería de Procesos, BPM, Six Sigma, SOA, CGEIT (Certified in the Governance of Enterprise IT), entre otros.
Cantidad 01
10.2.4. Especialista en Soluciones Tecnológicas
Grado Académico Titulado en Ingeniería Informática, Electrónica, Ingeniería de Sistemas, Computación, software o Redes y Comunicaciones.
Experiencia
Experiencia mínima (07) años en áreas o actividades relacionadas a tecnologías de información. Haber desempeñado el cargo de Especialista en Soluciones Tecnológicas o cargos similares, como mínimo (05) años en áreas o actividades relacionadas con Administración de Recursos de Hardware y/o Comunicaciones, y/o soluciones tecnologías y/o Seguridad de la Información.
Acreditaciones y/o
Especializaciones
Con cursos de especialización relacionados al objeto de la consultoría (Comunicaciones, Hardware, Base de Datos, Software Base, Herramientas de Productividad, entre otros).
Cantidad 01
11. DURACIÓN DEL SERVICIO
La duración del servicio deberá ser de 150 días calendarios, iniciados un día después de
recepcionada el Orden de Servicio por parte del proveedor.
12. PROPIEDAD INTELECTUAL
El proveedor acepta expresamente que los derechos patrimoniales y conexos de propiedad
intelectual sobre TODOS los productos y documentación generada y sin excepción que se
generen y se entreguen al amparo de la presente consultoría corresponden únicamente a
la Autoridad Nacional del Servicio Civil con exclusividad y a todos los efectos.
13. CONFORMIDAD
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La conformidad será otorgada por la Sub‐Jefatura de Tecnologías de Información de la
Oficina General de Administración y Finanzas en coordinación con el Comité Gerencial,
luego de realizada la verificación de los entregables.
14. GARANTÍA
El Postor deberá otorgar la garantía del servicio por un tiempo de (06) meses como mínimo,
contados desde la emisión de la aceptación final de la solución. El Proveedor deberá
responder en un máximo de dos (2) horas ante cualquier o problema presentado.
Dicha garantía deberá ser acreditada y entregada por documentación y/o carta del Postor
a nombre de SERVIR
15. FORMA DE PAGO
El pago se hará efectivo luego de la conformidad del servicio por parte de SERVIR de
acuerdo al punto 8. ENTREGABLES DE LA SOLUCIÓN y el punto 13. CONFORMIDAD, siendo
esta de la siguiente manera:
ENTREGABLE DIA PORCENTAJE DE PAGO
Primer 30 10% del monto total
Segundo 70 15% del monto total
Tercer 100 20% del monto total
Cuarto 120 15% del monto total
Quinto 140 10% del monto total
Sexto 150 30% del monto total
Para la conformidad de ENTREGABLES de pago deberá existir ACTAS DE CONFORMIDAD
por cada entregable realizado dentro de las fechas establecidas (Artefactos de Gestión,
Documentación del Servicio) y supervisadas por la SJTI el cual deberá ser adjuntado como
parte de los entregables.
16. RESTRICCIONES
Todo levantamiento de información necesario se realizará de modo presencial en las
instalaciones de SERVIR en el horario que servir indique, siendo el proveedor el
responsable de adecuarse a las especificaciones señalas y ámbito de trabajo.
De requerirse la presencia del proveedor, el lugar de trabajo será en las instalaciones de
SERVIR.
17. ASUNCIONES Y EXCLUSIONES
ES RESPONSABILIDAD DE SERVIR ES RESPONSABILIDAD DEL POSTOR
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Mantener a disposición la
información necesaria por el
proveedor para que ejecute
eficientemente el servicio requerido.
Esta información deberá ser
solicitada con anticipación y de
acuerdo al plan establecido para la
ejecución del proyecto.
Absolver las consultas y dudas que
tuviera el Postor durante la
implementación del proyecto.
SERVIR proporcionará una sala de
trabajo con mesas y sillas para las
reuniones de trabajo, así como todas
las facilidades necesarias para las
entrevistas y coordinaciones con los
usuarios, funcionarios y autoridades
de SERVIR que se considere
necesario y este programado de
acuerdo al Plan de Trabajo.
Durante el período de prestación del
servicio, se evaluarán la calidad del
servicio, a fin de que SERVIR
determine las correcciones
necesarias si fuera el caso.
Realizar el trabajo sin afectar en
ningún momento el normal
desenvolvimiento de las actividades y
operaciones de los servicios
involucrados.
Cumplir con los requerimientos
solicitados oportunamente según
cronograma establecido en el plan de
trabajo
Cumplir y respetar los estándares
documentales establecidos por
SERVIR.
Ejecutar eficientemente el servicio
contratado.
El horario normal del equipo de
trabajo del contratista será igual que
el horario de SERVIR, de 9:00 a.m. a
6:00 p.m. salvo exista una
coordinación diferente con SERVIR.
18. PACTO DE CONFIDENCIALIDAD
A la firma del contrato de servicio o adjudicación de la orden de servicio el proveedor queda
expresamente obligado a mantener absoluta confidencialidad y reserva sobre la
información, fruto del servicio o cualquier otro aspecto relacionado con SERVIR, no
pudiendo difundir, aplicar ni comunicar a terceros información a la que haya tenido acceso
durante la ejecución del mismo, no pudiendo copiar o utilizar esta información con distinto
a su objeto, ni tampoco cede a otros ni siquiera a efectos de conservación. Esta obligación
se mantendrá incluso después del término del contrato. Para lo cual el proveedor del
servicio firmará un Acuerdo de Confidencialidad, que le hará llegar la Sub Jefatura de
Tecnologías de Información una vez iniciado el servicio.