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Enrique Benjamín Franklin
“A veces no sabemoshasta donde hemos llegado aaprender, ni cuandoempezamos a olvidar.”
HermenegildoTorres
Enrique Benjamín Franklin
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA
Enrique Benjamín Franklin
La metodología de auditoría administrativa tiene el propósito el de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, unifiquen criterios, y delimiten la profundidad con que se revisarán y aplicarán las técnicas de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados
Enfoque
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Etapas
Seguimiento
Planeación Instrumentación
Examen
Informe
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PLANEACIÓN
Objetivos
Factores y elementos
(53)
Fuentes de información
Investigación preliminar
Preparación del proyecto de auditoria:
Propuesta técnica y programa de trabajo
Diagnóstico preliminar
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Planeación
La planeación refiere los lineamientos de carácter general que norman la aplicación de la auditoria administrativa, para garantizar la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de estudio, investigación preliminar, proyecto
de auditoría y diagnóstico preliminar, sean suficientes, pertinentes y relevantes
Enrique Benjamín Franklin
Objetivo
Establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoría en forma secuencial y
ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer
para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos
Enrique Benjamín Franklin
Factores a revisar
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• Visión• Misión• Objetivos• Metas• Estrategias/tácticas• Procesos• Políticas• Procedimientos• Programas• Enfoques• Niveles• Horizonte
Etapa:
PLANEACIÓN
Propósito estratégico:
Definir el marco de actuación de la organización
PROCESO ADMINISTRATIVO
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• Estructura organizacioal• División y distribución de
funciones• Cultura organizacional• Recursos humanos• Cambio organizacional• Estudios administrativos• Instrumentos técnicos de apoyo
Etapa:
ORGANIZACIÓN
Propósito estratégico:
Diseñar e instrumentar la
infraestructura para el funcionamiento de
la organización
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• Liderazgo• Comunicación• Motivación• Grupos y equipos
de trabajo• Manejo del estrés
y conflicto• Información y
tecnología• Toma de decisiones• Creatividad e
innovación
Etapa:
DIRECCIÓN
Propósito estratégico:
Tomar las decisiones pertinentes para
normar la gestión de la organización
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• Naturaleza
• Sistemas
• Niveles
• Proceso
• Áreas de aplicación
• Herramientas
• Calidad
Etapa:
CONTROL
Propósito estratégico:
Medición delprogreso de las
acciones en función del desempeño
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Adquisiciones Abastecimiento de recursos
Almacenes e inventarios
Resguardo y canalización de recursos
Asesoría externa Soporte especializado con visión de negocio
Asesoría externa Asistencia para elevar el desempeño
Coordinación Determina la unidad de acción
Distribución del espacio
Disposición de instalaciones
Exportaciones Alternativa de expansión
Globalización Apertura a un mercado mundial
Importaciones Insumos de origen extranjero
Informática Manejo alterno de información
ELEMENTO ESPECÍFICO ATRIBUTO FUNDAMENTAL
FACTORES QUE COMPLEMENTAN EL PROCESO
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Investigación y desarrollo
Despliegue de creatividad e innovación
Marketing Desplazamiento y ubicación de productos
Operaciones Generación de productos y servicios
Proveedores Suministro de insumos
Proyectos Promueven la unidad de propósito
Recursos financieros y contabilidad
Manejo, registro y control de recursos
Servicio a clientes Capacidad de rebasar expectativas
Servicios generales Desarrollo de condiciones de operación
Sistemas Definen la distribución interrelacionada de componentes
ELEMENTO ESPECÍFICO ATRIBUTO FUNDAMENTAL
FACTORES QUE COMPLEMENTAN EL PROCESO
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Internas:
Órgano de gobierno, órganos de control interno, niveles de la organización, socios,
comisiones, comités y grupos de trabajo
Externas:
Normativas, organizaciones análogas, organizaciones líderes, Organismos nacionales e
internacionales que dictan lineamientos o normas regulatorias, proveedores, redes de información,
clientesy usuarios
Fuentes de estudio
Enrique Benjamín Franklin
Definida la dirección y los factores a auditar, la secuencia lógica para su desarrollo requiere de un “reconocimiento” o investigación preliminar para determinar la situación administrativa de la organización
Criterios:
• Determinación de las necesidades especificas • Identificación de los factores que requieren de atención• Definición de estrategias de acción• Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue• Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión de los factores• Especificación del perfil del auditor• Estimación del tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido
Investigación preliminar
Enrique Benjamín Franklin
Propuesta técnica
Antecedentes: recuento de todos los estudios en la materiapreparados con anterioridadNaturaleza: tipo de auditoría que se pretende realizarJustificación: demostración de la necesidad de instrumentarlaObjetivo: logros que se pretenden alcanzarAcciones: iniciativas o actividades necesarias para su ejecuciónResultados: beneficios que se espera obtenerAlcance: áreas de aplicaciónRecursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicosCosto: estimación global y específica de recursos financierosEstrategia: ruta fundamental para orientar las acciones y asignar recursosInformación complementaria: material e investigaciones que pueden servir de apoyo
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Programa de trabajo
Identificación: nombre de la auditoríaResponsable(s): auditor o grupo auditor a cargo de su implementaciónÁrea(s): universo bajo estudioClave: número progresivo de las actividades estimadasActividades: pasos específicos para captar la informaciónFases: definición del orden secuencial para realizar las actividadesCalendario: fechas asignadas para el inicio y terminación de cada faseRepresentación gráfica: descripción del programa en cuadros e imágenesFormato: presentación y resguardo del programa de trabajoReportes de avance: seguimiento de las accionesPeriodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances
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Génesis de la organizaciónCreación de la organizaciónCambios en la composición jurídicaTraducción del objetivo en estrategiasManejo de la delegación de facultades
InfraestructuraEsquema de operación (procesos/funciones)Estilo de administraciónModificaciones en la estructura organizacionalNivel de desarrollo tecnológico
Forma de operaciónDesempeño registradoLogros alcanzadosExpectativas no cumplidasProceso de toma de decisiones
Posición competitivaNaturaleza, dimensión, sector y giro industrial de la organizaciónCompetencias centralesClientes, proveedores y competidores
Diagnóstico preliminar
Enrique Benjamín Franklin
INSTRUMENTACIÓN
Recopilación de la
información
Técnicas de recolección
Medición
Papeles de trabajo
Evidencia
Supervisión del trabajo
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Técnicas de recolección
Investigación documental Observación directaAcceso a redes de informaciónEntrevistaCuestionarios Cédulas
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Medición
Para consolidar la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionándolos con una medida, la cual parte
de los indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los elementos
específicos, así como del propósito estratégico y atributos fundamentales asociados con uno y
otro
Enrique Benjamín Franklin
Papeles de trabajo
Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor tiene que hacerlo en lo
que se denomina papeles de trabajo, que son los registros en los que consigna las técnicas
y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las
conclusiones alcanzadas
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EvidenciaFísica Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, gráficas, cuadros, mapas o muestras materiales
Documental Se obtiene por medio del análisis de documentos y esta contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicación producto del trabajo
Testimonial Se consigue de toda persona que realiza declaraciones durante de aplicación de la auditoría
Analítica Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la información por áreas, apartados y/o componentes
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Utilidad y validez de la evidencia
Suficiente Si es la necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor
Competente Si cumple con ser consistente, convincente, confiable y ha sido validada
Relevante Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho en forma lógica y patente
Pertinente Cuando exista congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditoría
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Supervisión del trabajo
• Revisión del programa de trabajo
• Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores
• Aclaración oportuna de dudas
• Control del tiempo invertido en función del estimado
• Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo
• Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que están completos y cumplen con su propósito
Enrique Benjamín Franklin
EXAMEN
Propósito
Procedimiento
Enfoques de análisis
administrativo
219 organizacionales
14 cuantitativos
Formulación del diagnóstico administrativo
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Propósito
Aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines
propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a examen y las circunstancias
específicas del trabajo a fin de reunir los elementos de decisión óptimos
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ProcedimientoConocer el hecho o que se analizaDescribir ese hechoDescomponerlo para percibir todos sus aspectos y detalles.Revisarlo críticamente para comprender mejor cada elementoOrdenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificación seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogías o discrepanciasDefinir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado individualmente y en conjuntoIdentificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atención
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ENFOQUES DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVO
ORGANIZACIONALES (Ejemplos)
Revisión y/o ajuste de una organización con el propósito de hacerla más funcional y productiva.REORGANIZACIÓN
Proceso a través del cual las organizaciones rediseñan sus sistemas de información, de organización, formas de trabajar en equipo y los medios por los que dialogan entre sí y con los clientes o usuarios, para lograr mejoras sustanciales en su desempeño.
REINGENIERÍA ORGANIZACIONAL
Proceso planeado para aplicar modificaciones culturales y estructurales en una organización en forma sistemática para mejorar su funcionamiento en todos los niveles.
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Proceso sistemático y continuo de evaluación de los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como líderes en su campo, con el fin de realizar mejoras organizacionales.
BENCHMARKING
APLICACIÓNNOMBRE DE LA TÉCNICA
ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS
Proceso a través del cual los niveles de decisión de una organización, identifican objetivos comunes, definen áreas de responsabilidad en términos de resultados esperados y usan esos objetivos como guías para su operación.
k
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ENFOQUES DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVOCUANTITATIVOS (Ejemplos) CUANTITATIVOS (Ejemplos)
Sirve para inferir información acerca de un universo de estudio, a partir del estudio de una parte representativa del mismo.MUESTREO
Reducir el costo con respecto a la fuerza de trabajo, la producción y los inventarios.
MODELOSINTEGRADOS DE
PRODUCCIÓN
Especificación de cuándo y qué cantidad de inventarios deben tenerse.MODELOS DE INVENTARIO
Determinación del grado de influencia o repercusión mutua entre dos o más variables.CORRELACIÓN
Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos, producción, rotación de personal, etc., en períodos iguales y subdivididos en unidades de tiempo homogéneas.
ANÁLISIS DE SERIES DE TIEMPO
APLICACIÓNNOMBRE DE LA TÉCNICA
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ContextoFisonomía de la organización de acuerdo con su situación actual y su trayectoria históricaMecánica para generar bienes, servicios, capital y conocimientoEsfera de acciónPosición en el mercadoCiclo de vida de la organización
Información operativaGestión de funciones, procesos y proyectos Coordinación de las accionesAdministración de la tecnología de la información Análisis de la interacción planeación, organización, dirección y control
DesempeñoManejo de indicadores de gestión Comportamiento organizacionalResultados alcanzadosMargen de efectividad
Estrategia competitivaPropósito estratégicoEnfoque estratégicoProcesos estratégicosHabilidades distintivas
Liderazgo Cultura organizacional ValoresTrabajo en equipoCalidad de vida de la organización
PerspectivasEstructuraOportunidades de negocioAdministración del cambioPotencial de innovaciónControl estratégico
Diagnóstico administrativo
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Primer nivelPercepción de la realidad y contexto de actuación, recolección de información : diagnóstico preliminar
Segundo nivel Derivación de conclusiones producto del examen de los resultados obtenidos orientados por los indicadores de gestión alineados con valores
Tercer nivelDetección del juego de variables asociadas con los supuestos detrás de las líneas de acción y de reglas de juego no escritas
Cuarto nivelDeterminación del contexto de interdependencia e interacción que vincula causas y efectos
Quinto nivelReflexión de las tendencias del desempeño y el redireccionamientopropuesto
Nuevos niveles o entre niveles de análisisCada vez que se realice una nueva revisión resultados a la luz del cambio como común denominador
Análisis multinivel
Enrique Benjamín Franklin
INFORME
Aspectos operativosLineamientos generales para su preparación
Tipos de informe
Propuesta de
implementaciónPresentación del informe
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AtributosObjetividad Visión imparcial de los hechos
Oportunidad Disponibilidad en tiempo y lugar de la información
Claridad Fácil comprensión del contenido
Utilidad Provecho que puede obtenerse de la información
Calidad Apego a las normas de administración de la calidad y elementos del sistema de calidad en materia de servicios
Lógica Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas
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Lineamientos generales para su preparación
No perder de vista el objetivo de la auditoria
Ponderar las soluciones que se propongan para hacerlas prácticas y viables
Explorar diferentes alternativas para transmitir las causas y efectos
Homogeneizar la integración y presentación de los resultados
Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar los resultados
Entregar a los niveles de decisión los elementos idóneos
Sentar las bases de un mecanismo de información permanente
Crear conciencia en los niveles de decisión
Establecer la forma y contenido de los reportes y seguimiento de las
acciones
Tomar en cuenta los resultados de auditorias realizadas con anterioridad
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Tipos de informe
Informe General
Informe Ejecutivo
Informe de aspectos relevantes
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Informe general
Responsable Área o unidad administrativa encargada de preparar el informeIntroducción Breve descripción de la necesidad de aplicar la auditoria, mecanismos de coordinación y participación empleados, duración y propósito y explicación general de su contenidoAntecedentes Exposición de la génesis de la organización, cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontadoTécnicas empleadas Instrumentos y métodos utilizados para la obtención de resultados en función del objetivo Diagnóstico Definición de las causas y consecuencias que justifican los cambios o modificaciones posiblesPropuesta Presentación de alternativas de acción, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones y resultados esperados Estrategia de implantación Explicación de los pasos o etapas previstas para instrumentar los resultadosSeguimiento Determinación de los mecanismos de información, control y evaluación, para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestosConclusiones y recomendaciones Concentrado de los logros obtenidos, problemas detectados y soluciones instrumentadasApéndices o anexos Gráficos, cuadros e instrumentos de análisis administrativo
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Informe ejecutivo
Responsable Área o unidad administrativa encargada de preparar el informePeríodo de revisión Tiempo que comprendió el examenObjetivos Propósitos que se pretende obtener con la auditoriaAlcance Profundidad con la que se examinó la organizaciónMetodología Explicación de las técnicas y procedimientos utilizados para captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoriaSíntesis Relación de los resultados alcanzados y logros obtenidos con los recursos asignados
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Propuesta de implementación
Fases:
• Preparación del programa• Integración de recursos • Ejecución del programa
Condiciones:
• Tipo de auditoría• Alcance• Recursos• Nivel de desarrollo tecnológico• Nivel técnico del personal
Enrique Benjamín Franklin
Presentación del informe
• Titular de la organización
• Órgano de gobierno
• Niveles directivos
• Mandos medios y nivel operativo
• Grupo(s) de filiación, corporativo(s) o sectorial(es)
• Dependencia Globalizadora (en el caso de
Instituciones Públicas)
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SEGUIMIENTO
Objetivo general
Lineamientos generales
Acciones específicas
Criterios para la ejecución
de auditorías de seguimiento
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Objetivo general
Establecer lineamientos generales para dar el
adecuado
seguimiento de las observaciones formuladas
por el auditor y asegurar su atención e
implementación
Enrique Benjamín Franklin
Lineamientos generales- Definir las áreas en las que se comprobará la implantación de las
recomendaciones propuestas por el auditor
- Considerar la participación de especialistas cuando la evaluación de la implementación de recomendaciones
- Realizar con la amplitud necesaria, las pruebas adecuadas para obtener evidencia que fundamente la
adopción de las recomendaciones sugeridas por el auditor
- Establecer los mecanismos necesarios para mantener un adecuado control del cumplimiento de las
recomendaciones en los términos y fechas establecidos
- Brindar el apoyo necesario a las áreas involucradas durante el proceso de seguimiento e instrumentación de
recomendaciones
- Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de la implantación de las recomendaciones
- Replantear las recomendaciones que se consideren indispensables, en especial cuando existan cambios
plenamente justificados
- Reprogramar las fechas compromiso para implantar las recomendaciones en los casos en que éstas no se
hayan adoptado o bien se atendieron parcialmente
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Acciones específicasPara examinar el grado de avance en la adopción de las
recomendaciones y establecer las bases para implementar una auditoria de seguimiento. El auditor debe verificar como se
comportan, lo cual puede generar dos resultados
Recomendaciones programadas
• Asignación de responsabilidad
• Factores considerados
• Áreas de aplicación
• Período de realización
• % de realización
• Costo
• Apoyo y soporte utilizados
• Resultados obtenidos
• Impacto logrado
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Acciones específicas
Recomendaciones fuera de programa
• Desviaciones
• Causas
• Efectos
• Alternativas de solución planteadas
• Alternativas de solución implementadas
• Acciones correctivas realizadas
• Calendario de aplicación
• Efectos conseguidos
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Criterios para la ejecución de la auditoría de seguimiento
- Considerar las sugerencias o comentarios del titular de la organización
referentes a las observaciones y recomendaciones contenidas en los informes
- Entrevistarse previo a la ejecución de esta auditoría con los responsables de
las áreas involucradas
- Especificar el número de semanas-hombre que comprenderá la revisión, el
responsable de la supervisión y los auditores que participarán en la ejecución
- Dar prioridad en la auditoría de seguimiento a la comprobación del
cumplimiento en los términos establecidos y fechas programadas en las
disposiciones de apoyo preparadas para evitar la recurrencia de las
observaciones detectadas por el auditor
- Cuando en la auditoría de seguimiento se detecten nuevas irregularidades se
deberá ampliar el alcance de los procedimientos de auditoría