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CAPÍTULO V
PROPUESTA
MODELO GERENCIAL PARA LA FASE DE EJECUCIÓN DE PROYECTOS
TOPOGRÁFICOS EN LAS EMPRESAS CONTRATISTAS DEL ESTADO
ZULIA
1. PRESENTACIÓN
En este capítulo se presenta el modelo gerencial para la fase de
ejecución de proyectos topográficos para las empresas contratistas del
estado Zulia. La propuesta obedece a la necesidad que tienen las empresas
de garantizar la ejecución y entrega de sus proyectos a tiempo, con los
resultados programados, en el marco del presupuesto y con la calidad
requerida.
2. CONCEPTUALIZACIÓN
El presente modelo gerencial se visualiza como un conjunto de fases o
etapas de la gerencia aplicada a la ejecución de proyectos topográficos en
las empresas contratistas del estado Zulia, las cuales interrelacionadas,
logran de manera organizada la optimización de los procesos en este tipo de
proyectos.
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3. OBJETIVO DE LA PROPUESTA
Proporcionar a las empresas contratistas ejecutoras de proyectos
topográficos un modelo gerencial, que garantice la realización de los
proyectos, teniendo como meta la culminación del trabajo a tiempo, con los
costos programados y los estándares de calidad exigidos por la organización
y el cliente, garantizando la permanencia de las empresas en el tiempo.
4. ALCANCE DE LA PROPUESTA
Esta propuesta de un modelo gerencial para la ejecución de proyectos
topográficos, aplica a todas las empresas que fueron objeto de estudio u
otras empresas con características similares, relacionadas al área de la
ingeniería geodésica, realizando las adaptaciones o modificaciones
correspondientes.
5. ESTRUCTURA DEL MODELO
Después de recopilar la información levantada y analizada en el
capítulo IV, se explica el modelo propuesto para las empresas contratistas
dedicadas a la ejecución de proyectos topográficos, el cual consta de cuatro
fases, las cuales se identifican y describen como planificación, organización,
dirección y control, desarrolladas de la siguiente manera:
Fase I. Planificación. Es un proceso sistemático que permite determinar
las acciones concretas y las estrategias adecuadas que permitan de manera
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anticipada determinar o definir el rumbo o curso de acción que ha de
seguirse para alcanzar una situación deseada, haciendo un uso racional de
los recursos.
Fase II. Organización. Consiste en distribuir o dividir el trabajo que
deben realizar las diferentes unidades o equipos de trabajo y la asignación
de recursos humanos y materiales con la cantidad y calidad adecuada que
permita alcanzar los objetivos de manera eficaz mediante el esfuerzo
conjunto del trabajo humano.
Fase III. Dirección. Es una de las responsabilidades básicas que tienen
los gerentes del proyecto para dirigir y orientar el trabajo de sus
colaboradores, consiste en el uso de la autoridad concedida o adquirida para
hacer que los colaboradores realicen las actividades asignadas. Además la
dirección tiene bajo su responsabilidad la creación de un clima de trabajo
adecuado que permita un trabajo armonioso en el proyecto.
Fase IV. Control. Son procesos que permiten a la gerencia del proyecto
mantener en condiciones estables la realización de las actividades del
proyecto. Para ello es importante analizar los resultados y comprarlos con
parámetros establecidos previamente en la planificación, para determinar si
existen desviaciones y el caso que las hubiese definir medidas correctivas
que permitan que el proyecto tenga una mayor probabilidad de alcanzar los
objetivos planteados.
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5.1. FASES DE LA PROPUESTA
A continuación se procede a desarrollar cada una de las fases del
modelo gerencial propuesto, que sirva a la solución efectiva de los problemas
presentados en los proyectos topográficos en la fase de ejecución:
Antes de iniciar la fase de planificación, se reúnen el cliente y la
contratista ejecutora de los proyectos topográficos para la definición del
alcance, esta reunión está acompañada por una visita al campo donde se
evalúan condiciones para ejecutar los trabajos. En la visita de campo se
examinan las fajas o zonas de terreno de interés para determinar las
características sobresalientes del lugar, condiciones ambientales del sitio en
estudio además de obtener datos complementarios de la región, teniendo
una idea del posible tiempo de ejecución y costo de la obra así como evaluar
el sitio asegurándose que las condiciones sean óptimas para el
desenvolvimiento del trabajo.
En la visita de campo se tiene que recorrer todo el sitio de estudio para
evitar pasar por alto características u otras situaciones que comprometan el
tiempo de ejecución y costos durante la ejecución del levantamiento.
Las especificaciones técnicas para la ejecución del proyecto son
entregadas por el cliente a la contratista para satisfacer las operaciones del
proceso o el resultado final del mismo, en caso de que el cliente carezca de
este documento, la contratista propone unas especificaciones de acuerdo al
tipo de trabajo a realizarse.
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5.1.1 Fase I. Planificación
Figura 19. Modelo para la fase de planificación. Fuente: Sandrea (2012)
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Definición del alcance: La gerencia técnica de la empresa con ayuda
de las direcciones de campo y oficina, desarrollan un enunciado del alcance
del proyecto detallado el cual servirá como base para las futuras decisiones
del proyecto. El alcance incluye la lista de los principales productos que se
pretenden obtener, los objetivos que se buscan alcanzar en la ejecución del
proyecto, una descripción de los criterios a utilizar como los costos de las
distintas actividades, los tiempos previstos, los indicadores de calidad, y la
definición del conjunto de actividades que deberán realizar las personas que
componen el equipo.
Programación del proyecto: Una vez estimadas las duraciones de las
diversas actividades que conforman el proyecto, bajo la supervisión de la
gerencia técnica, los directores y coordinadores, programan las actividades
en el tiempo según las prelaciones lógicas desarrolladas. Para ello, se utiliza
la disponibilidad de recursos, los calendarios de trabajo, la secuencia lógica
con sus prelaciones, las restricciones y las herramientas de estimación para
construir el cronograma de trabajo que mostrará cuándo deben ser
ejecutadas las distintas actividades del proyecto.
Se necesitan para la programación del proyecto computadoras con
software para planificación y control de proyectos, la información generada
será almacenada en físico y digital. .
Crear EDT: Durante la definición del alcance y la programación del
proyecto el trabajo a realizar y los productos entregables serán subdivididos
en componentes más pequeños y más fáciles de manejar haciendo uso del
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computador y de programas especiales para esto. El director de oficina será
el responsable.
Definir el método de ejecución: Uno de los pasos a seguir en la
programación del proyecto, es lo relacionado con el método de ejecución. Se
tomarán en cuenta las especificaciones suministradas por el cliente, el tipo
de terreno y trabajo a ser ejecutado. Toda esta información se obtuvo en la
visita de campo con el cliente.
Definición de las actividades: Las actividades específicas que
permiten alcanzar el objetivo del proyecto son definidas igualmente por los
directores con apoyo de los coordinadores y siempre bajo la supervisión del
gerente técnico de topografía. Todos estos procesos mencionados se
realizan a través de las reuniones que sean necesarias, en las oficinas de la
contratista. Otra opción posible es que los directores hagan una
programación tentativa y luego sea presentada al resto de los involucrados
para ser discutido.
Establecimiento de la duración de las actividades: La duración de
las actividades es realizada con la participación de la(s) persona(s) que
tendrá(n) la responsabilidad de realizar la(s) actividad(es).
Estimación de recursos de las actividades: Se señalan las
cantidades y tipos de recursos necesarios para realizar cada tarea. Los
recursos a ser considerados son los siguientes:
Recursos humanos: Se seleccionan las personas necesarias y con el
perfil adecuado para ejecutar el proyecto. Se identifica y documentan los
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roles del proyecto, las responsabilidades y las relaciones de informe. En caso
de carecer de personal propio por la simultaneidad de proyectos existentes,
se contrata el recurso humano necesario. Debe existir una lista de posibles
candidatos a ser contratados. Se evaluará el perfil de cada participante.
Recursos técnicos: Se especifican las herramientas, equipos,
instrumentos, y tecnologías que se necesitan para llevar a cabo el trabajo. En
caso de tener que equilibrar la disponibilidad y utilización de los recursos se
hará una “nivelación” de los mismos.
Recursos financieros: La gerencia administrativa establece la
estrategia de financiamiento más apropiada, se coordinan las necesidades
de flujo de dinero disponible en bancos y la programación de las diferentes
actividades definidas en la agenda. Es aquí donde se analiza la
disponibilidad de recursos propios para la ejecución del proyecto, tomando
en cuenta para ello la liquidez o disponibilidad en el corto plazo, el cual
podría constituirse en capital propio para financiar la inversión inicial, así
como los rendimientos generados por la operación del proyecto, los cuales
permiten cubrir el plazo de préstamo o cualquier otro compromiso financiero
que se haya adquirido.
Estimación de costos: La gerencia administrativa realiza un análisis
de los costos de ejecución del proyecto, estableciendo las cantidades de las
operaciones para saber la capacidad y el límite de endeudamiento que
permite el proyecto a ser ejecutado.
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Preparación del presupuesto: Este proceso se hace sumando los
costos estimados de cada una de las actividades o paquetes de trabajo a ser
ejecutados con la finalidad de establecer una línea base de coste.
Identificar las posibles fuentes de financiamiento: Para el
financiamiento del proyecto, siempre se examinarán las posibles fuentes de
recursos económicos. La gerencia administrativa será la responsable .
Evaluación de las restricciones: Se evalúan las condiciones o
restricciones de costo, tiempo, calidad, cantidad y ambiente bajo las cuales
se trabajará.
Establecimiento de la secuencia de las actividades: Después de ser
estimadas las duraciones de las actividades que conforman el proyecto, se
programan en el tiempo según las prelaciones lógicas desarrolladas. Para
ello, se utiliza: la disponibilidad de recursos, los calendarios de trabajo, la
secuencia lógica con sus prelaciones, las restricciones y las herramientas de
estimación; a fin de construir un cronograma de trabajo que muestre cuándo
deben ser ejecutadas las distintas actividades que conforman el proyecto.
Planificación de calidad: Se determinan los indicadores de calidad
resaltando las especificaciones realmente importantes, y cómo se logrará
obtenerla durante la ejecución del proyecto. La unidad de control de
proyectos será la responsable.
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Planificación de los riesgos: Se define cómo se manejaran los
riesgos que pueden afectar la ejecución del proyecto , es decir, se define el
curso de acción para atacar el riesgo y adelantarse a sus consecuencias.
Planificación de las comunicaciones: Se determinan las necesidades
de información y comunicación de los involucrados en el proyecto. ¿Quién
necesita qué?, ¿cuándo y cómo se les puede proveer? Para la planificación
de las comunicaciones, el gerente técnico establece el sistema de
comunicación a ser utilizado.
Presentación de objetivos al equipo: Se presenta con claridad el
objetivo del proyecto, así como su alcance, nivel de calidad, presupuesto y
programa a todos los participantes.
Cronograma del proyecto: Se muestra el resultado de la
programación, es decir, las actividades ordenadas en secuencia, recursos a
utilizar y cuándo deben ser ejecutadas las distintas actividades que
conforman el proyecto. Esto se hará público en cartelera.
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5.1.2 Fase II. Organización
Figura 20. Organigrama general Fuente: Sandrea (2012)
Gerente general: La función básica del gerente general es guiar a la
empresa, esto lo hace con ayuda del personal, especialmente los líderes de
cada área, sus funciones son más administrativas y de supervisión, este
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vigila que todas las áreas, unidades o departamentos cumplan con sus
objetivos, en caso de no ser así, toma las medidas necesarias, y busca
soluciones. Igualmente establece las políticas, reglas, fijar metas, entre otros,
dentro de la empresa.
Asesoría seguridad, higiene y ambiente: Establece las políticas de
seguridad de la empresa y hace control de seguridad dentro y fuera de las
instalaciones de la empresa. Tramita todo lo relacionado seguridad.
Control de proyectos: Realiza control de calidad, supervisa los
resultados específicos del proyecto para determinar si cumplen con las
normas de calidad relevantes e identifica los modos de eliminar las causas
de resultados insatisfactorios. Aplica técnicas de inspección y muestro.
Tramita todo lo relacionado con la calidad.
Gerencia administración: El propósito de esta gerencia es organizar el
manejo administrativo y financiero de todas las unidades de la empresa.
Conoce con exactitud los estados financieros de la empresa, unidades y
proyectos que se están ejecutando, la cantidad de recursos que están
empleando, las limitaciones presupuestarias y humanas entre otras
informaciones.
Administración-contabilidad-secretaría: Coordina y planifica los
bienes y servicios necesarios para que las unidades y proyectos funcionen,
de manera tal que los recursos estén disponibles en el momento requerido
por la empresa.
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Está encargada del registro de las operaciones financieras y la
preparación de los estados financieros de acuerdo a los principios contables
y los procedimientos internos de la institución.
En general, realizan atención a clientes, facturación, trámites sobre
compras de equipos, elaboración de nóminas, registros contables, crédito y
cobranzas, permisos, documentos oficiales, manejo de los recursos
económicos, entre otros.
Recursos humanos: Analiza las perspectivas de desarrollo personal y
humano, las recompensas psicológicas, en general, se busca la calidad de
vida laboral de los trabajadores. Asimismo identifica las competencias que el
personal del proyecto necesita desarrollar, por otro lado implementa planes
de capacitación y motivación al personal. Existe formación programada de
acuerdo al plan de gestión de personal
Gerencia técnica geodesia-topografía: Es la persona que organiza,
planifica, programa, dirige, ejecuta y lleva el control de la empresa en la parte
técnica de la ingeniería geodésica. Es el responsable del cumplimiento de los
objetivos de producción que le sean marcados por la gerencia general.
Realiza informes técnicos y programas, tiene mayor comunicación con la
gerencia general.
Dirección de oficina y campo: Es la persona que organiza, planifica,
programa, dirige, ejecuta en oficina o campo la parte técnica. Es el
responsable del cumplimiento de los objetivos de producción que le sean
marcados por la gerencia técnica. Realiza informes técnicos y programas,
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tiene amplia comunicación con la gerencia técnica y coordinadores de
unidad.
Coordinadores: Es la persona que coordina los proyectos en
ejecución, también organiza, dirige y programa. Están bajo su dirección los
supervisores de campo, calculistas, dibujantes, topógrafos, caporales y
obreros. Supervisa las actividades en oficina o campo. La comunicación con
el personal es diaria y constante. Ubica al personal en sitio.
Cálculo y dibujo: Los calculistas y dibujantes se encargan de hacer
todos los cálculos y dibujos de uno o varios proyectos. Reciben la
información de campo a través del coordinador.
Supervisores y Topógrafos: Son las personas que ejecutan el trabajo
de campo, es decir, miden el terreno.
Caporal y obreros: Es el personal que acompaña al topógrafo para
ejecutar el trabajo en campo. El caporal es el principal del grupo después del
topógrafo.
En muchas ocasiones las organizaciones afrontan el problema de
adaptar la estructura al personal que actualmente tiene disponible para
ejecutar el proyecto, por lo cual hará un balance entre la estructura ideal y la
que es capaz de funcionar según las características y capacidades del
personal disponible.
Por otro lado, el trabajo será ejecutado organizadamente en campo y
oficina. En los proyectos de topografía, constantemente se obtienen datos,
los cuales serán organizados, archivados, procesados, actualizados y/o
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representados según el siguiente modelo para organización de la
información:
Figura 21. Modelo para organización de la información. Fuente: Sandrea (2012)
Obtener datos: La adquisición o recolección de los datos se hace por
medio de mediciones directas o indirectas, ya sea de manera automática,
semi-automática o manual. El topógrafo o ingeniero hace las mediciones de
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campo y anotará en libreta croquis, datos y otras observaciones. En caso de
usar equipos modernos como estaciones totales para la medición de ángulos
y distancias, la información es almacenada en la memoria del equipo.
Base de datos: Existe en oficina una base de datos con toda la
información organizada de datos fundamentales de cada proyecto.
Estructurado y colocados en formatos desarrollados de acuerdo a
parámetros especificados en forma tal que se pueda procesar para obtener
los productos finales y además puedan ser utilizados por quién los necesite.
Bajo la supervisión del coordinador, los calculistas y dibujantes almacenan
toda esta información.
Organizar: La clasificación y ordenamiento de los datos es hecho por el
coordinador, calculista o dibujante.
Archivar: El almacenamiento de los datos ya sea en forma gráfica,
pictórica ó digital es realizado por el coordinador, calculista o dibujante.
Sistema de almacenamiento de fácil acceso: El sistema de
almacenamiento perme inventariar los datos de cada proyecto y ofrece
comodidad para acceder al historial digital de los trabajos pasados.
Procesar datos: El procesamiento de los datos crudos de campo es
realizado por los calculistas.
Actualizar datos: La puesta al día de los datos en relación al espacio y
el tiempo igualmente es realizada por los calculistas, en el caso de
actualización de dibujos, le corresponde al dibujante. El coordinador
supervisa el trabajo.
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Representación: La representación de los datos se hace de forma
gráfica, numérica o digital, de acuerdo a las especificaciones del cliente.
Integración de la información a través de un sistema de
información geográfica (SIG): Se integra la información espacialmente
relacionada que se produce en la empresa, mediante un Sistema de
Información Geográfica (SIG), a fin de satisfacer múltiples propósitos y
necesidades.
El diseño del SIG, es decir, la construcción de los modelos conceptual y
lógico para su creación, será realizado por el director principal con la ayuda
de los líderes de la empresa.
En el modelo conceptual y lógico se determinarán los usuarios, los
procesos, aplicaciones, base de datos, las interrelaciones y los productos
generados.
Se utilizará la interfaz de tipo web para la interacción del sistema. El
nivel gerencial realizará las consultas de manera interactiva, el director
técnico o coordinador ingresará la data al sistema.
Para la plataforma de computadoras de escritorio, dicha tecnología
presentará los siguientes requerimientos mínimos: procesador Pentium IV, de
2.8 Ghz de velocidad, disco duro de 80 gb, memoria RAM de 512 y monitor
de 17”.
Con respecto al software, se utilizará ArcGIS última versión.
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5.1.3 Fase III. Dirección
Figura 22. Modelo para la fase de Dirección. Fuente: Sandrea (2012)
Capacitación de personal
Motivación del personal
Asignación de gestión del personal
Retroalimentación
Participación efectiva en reuniones
PLANIFICACIÓN
ORGANIZACIÓN
DIRECCIÓN
EJECUCIÓN
CONTROL
Distribución de la información
Plan de tecnología
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Planificación: Se utiliza la planificación como herramienta para la
realización de los trabajos. Propone la solución de problemas específicos y
determina en que tiempo, cantidad y costo se obtendrán los resultados.
Ensambla todos los aspectos del proyecto en un plan que contempla: el
riesgo, los aspectos de calidad, las comunicaciones y todos los elementos
para su correcta ejecución; de forma que cumpla con las restricciones y
supuestos del proyecto, que sea eficiente y coherente con la realidad del
proyecto.
Organización: Se diseña una estructura formal para la ejecución de los
proyectos. Asimismo los proyectos son dirigidos organizadamente.
Dirección: Se manejan los distintos aspectos del funcionamiento de la
organización, vitales para que el proyecto cumpla con las necesidades de los
actores.
Asignación de gestión personal: Se manejan efectivamente grupos
de personas interactuando en la realización del proyecto, igualmente se
analizan las perspectivas de desarrollo personal y humano, las recompensas
psicológicas de la participación en equipos, en general, se busca la calidad
de vida laboral de los trabajadores.
Capacitación de personal: Identifica las competencias que el personal
del proyecto necesita desarrollar, por otro lado implementa planes de
capacitación al personal para mejorar los resultados del proyecto. La
formación programada se realiza según lo establecido en el plan de gestión
de personal, la formación no programada se realiza como resultado de
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observaciones, conversaciones y evaluaciones del rendimiento del proyecto
realizadas durante el proceso de control de la gestión del equipo del
proyecto.
Motivación del personal: Implementa planes de motivación para
mejorar el desempeño laboral de los trabajadores a través de estrategias
adaptadas a las necesidades de cada participante.
Plan de tecnología: Se cuenta con una estrategia de plan de
tecnología en desarrollo para adquisición de equipos, por otro lado, aplica un
programa de mantenimiento y calibración de equipos.
Distribución de la información: Se hace llegar la información
requerida a los miembros del equipo en el momento adecuado, llevando el
récord histórico de los sucesos en el proyecto y verificando que todas las
personas involucradas reciban la información preparada.
Participación efectiva en reuniones: Será una de las labores
primordiales del gerente de proyectos. Efectúa reuniones donde participan
personas relacionadas con el proyecto para expresar opiniones y tomar
decisiones en conjunto, se da el intercambio de información.
Retroalimentación: El gerente solicita periódicamente
retroalimentación del equipo, hace preguntas cómo. ¿Qué tal lo estoy
haciendo?, ¿cómo puedo mejorar mi liderazgo?, para logra esto establece un
ambiente de proyecto en el que las personas se sientan en libertad de
proporcionar retroalimentación sin temor a represalias.
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Ejecución: Implica coordinar personas y recursos, así como integrar y
realizar las actividades del proyecto, de acuerdo con el plan de gestión del
proyecto.
Control: Implementa seguimiento y control en el proyecto de forma
continua.
5.1.4 Fase IV. Control
Figura 23. Modelo para la fase de Control. Fuente: Sandrea (2012)
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Control del alcance: La unidad de control de proyectos hace
seguimiento a los posibles cambios en el alcance del proyecto. En caso de
existir un cambio en el alcance, se efectuará entre los clientes y proveedores
del mismo.
Control del cronograma: El proyecto en ejecución se compara con el
el cronograma establecido durante la fase de planificación.
Control del tiempo: Se controla la duración de las actividades a fin de
poder entregar al cliente el producto final del proyecto antes de la fecha límite
de entrega.
Control de costes: Se ejerce influencia sobre los factores que crean
variaciones y se controlan los cambios en el presupuesto del proyecto.
Control de calidad: Se supervisan los resultados específicos del
proyecto, para determinar si cumplen con los estándares de calidad
relevantes e identificar modos de eliminar las causas de un rendimiento
insatisfactorio.
Procedimientos de inspección: Se supervisa y se hace seguimiento
al avance para que la ejecución del proyecto vaya de acuerdo a la
planificación planteada al principio del mismo. Se mide el avance real y se
compara con el planificado. Incluye la recogida, medición y difusión de
información sobre el rendimiento, y la evaluación de llevar a efecto las
mejoras del proceso.
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Informar el rendimiento: Se recoge y distribuye información sobre el
rendimiento. Esto incluye informes de situación, medición del avance y
previsiones.
Mejora de la motivación: Será responsabilidad fundamental del
gerente de un proyecto la constante búsqueda del ambiente motivacional
adecuado al logro de resultados eficaces y eficientes.
Seguimiento y control de riesgos: Se realiza el seguimiento de los
riesgos identificados, supervisión de los riesgos residuales, identificación de
nuevos riesgos, se ejecutan planes de respuesta a los riesgos y evaluación
de su efectividad durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Análisis de resultados: Se comparan los resultados obtenidos hasta el
periodo, contra lo establecido en el plan de ejecución.
Acciones correctivas: La acción correctiva se lleva a cabo mediante
una combinación de las siguientes gestiones: Ajustar las situaciones físicas;
revisar la dirección, el adiestramiento y selección del personal del proyecto;
modificar los planes donde sea necesario; y mejorar el ambiente
motivacional.
6 Factibilidad de la propuesta
La aplicación de este modelo gerencial estará a cargo del gerente como
figura máxima de la empresa, el mismo debe ser responsable de la
distribución y acción eficiente de las herramientas y técnicas descritas,
velando por el fiel cumplimiento de todas las etapas del modelo.
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La aplicación de este modelo gerencial destinado a la mejora de la fase
de ejecución de los proyectos topográficos, proporciona una guía para el
efectivo funcionamiento de las actividades llevadas a cabo en dicha fase, así
como genera una eficiente administración que traerá mayores márgenes de
rendimiento y desarrollo profesional para los involucrados, destinando
mayores utilidades para las empresas.
Desde una perspectiva humana es factible ya que en su mayoría se
cuenta con el equipo de trabajo necesario para poner en marcha las
herramientas y técnicas detalladas. La gerencia, quien dará las directrices
para cumplir con los objetivos, hasta los equipos y unidades de trabajo, que
serán los encargados de llevar a cabo las actividades de la organización de
la ejecución en los proyectos topográficos.
Financieramente es igualmente factible, ya que se disponen de los
recursos mínimos económicos necesarios para proporcionar la orientación
requerida al personal, como clave del proceso planteado. La aplicación de
este modelo gerencial redundará en un ahorro en recursos de todo tipo.