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COMITÉ TECNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÒN DE DOCUMENTOS
Medellín No. 202, 1º. Piso, Colonia Roma Sur, Delegación Cuauhtémoc, C.P. 06700 Tel. 5265-0780 Ext. 1530
Catálogo de Series Documentales
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CATALOGO DE CLASIFICACION DE SERIES DOCUMENTALES DE LA PROCURADURÍA
AMBIENTAL Y DEL ORDENAMIENTO TERRITORIAL DEL DISTRITO FEDERAL.
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Contenido I. Presentación 3 II. Objetivos del Sistema 3 III. Componentes del Sistema de Clasificación de Expedientes 4 IV. Políticas e instrucciones para la Clasificación de expedientes 5
en la Procuraduría ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal
IV.1.- Políticas IV.2.- Instrucciones para la clasificación de expedientes V. Ejemplos de Clasificación 10 VI. Ordenación de expedientes 12 Anexos: 1.- Tabla de Determinantes de Oficina 2. - Cuadro General de Clasificación de Asuntos por Series Documentales 3. - Formato para la carátula de expedientes
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I. Presentación. La Clasificación de Asuntos para los expedientes que se producen dentro de la
Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal, constituye uno de
los aspectos de carácter técnico de mayor relevancia que se requiere como parte de su
sistema de administración de documentos y para modernizar los servicios archivísticos de la
institución.
En el presente documento se describen los componentes que integran la
Clasificación de Asuntos por Series Documentales, y las instrucciones para su aplicación a
nivel de todas las Unidades Administrativas de la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento
Territorial del Distrito Federal
II. Objetivos del Sistema • Sistematizar la integración, codificación, ordenación, localización, acceso y control de los
expedientes de la PAOT, de acuerdo con su origen estructural dentro de la entidad y las
funciones de las que deriva su creación.
• Unificar los criterios de clasificación en la PAOT estableciendo un código de clasificación
estructural-funcional por series documentales.
• Incorporar para cada una de las series documentales, un código clasificador que permita
un tratamiento sistemático y homogéneo del conjunto de los acervos que se generen en
la PAOT, dentro de cada una de sus Unidades Administrativas, así como de los
expedientes individuales que integran a cada una de las series.
• Facilitar el acceso a los expedientes tanto por parte de sus usuarios directos, esto es, los
responsables de las áreas documentales, así como de los funcionarios o usuarios en
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general que deseen consultar los acervos de conformidad con la legislación vigente en la
materia.
• Facilitar la ubicación topográfica de los acervos producidos por todas las Unidades
Administrativas dentro de sus Archivos de Trámite, así como su transferencia al Archivo
de Concentración e Histórico de la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento
Territorial del Distrito Federal, cuando se trate de documentación administrativa, bajo la
responsabilidad de la Coordinación Administrativa y de los Archivos Sustantivos,
cuando se trate de denuncias o actuaciones de oficio concluidas y su utilidad inmediata
haya prescrito de conformidad con el catálogo de disposición documental de la
institución, bajo la responsabilidad de la Subprocuraduría de Asuntos Jurídicos.
III. Componentes del Sistema de Clasificación La Clasificación de Asuntos por Series Documentales de la PAOT, se integrará con los
siguientes componentes:
Cuadro General de Clasificación de asuntos El cuadro general de clasificación de asuntos de la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento
Territorial del Distrito Federal es un instrumento sistemático de la información documental
asociada a las diversas Unidades Administrativas de la institución, de conformidad con las
funciones o atribuciones que le corresponden a cada una de ellas y está compuesto por los
elementos siguientes:
Una Tabla de Determinantes de Oficina
Un Cuadro General de Clasificación de Series Documentales
Seguidamente se describe cada uno de los componentes arriba citados.
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Tabla de Determinantes de Oficina La Tabla de determinantes de Oficina es sólo un listado de la estructura administrativa de la
institución, a las que les corresponde una clave de identificación, que forma parte del código
clasificador general.
Catálogo de Series Documentales El Catálogo de Series Documentales solo es, en rigor, un listado de series que corresponden a
las funciones o atribuciones de las Unidades Administrativas de la institución, a las que se les
asigna una clave o código de identificación. Con este instrumento y el código de determinante
de oficina que corresponda a cada área se forma el Cuadro General de Asuntos, mismo que
auxiliará al personal encargado de la apertura, integración y ordenación de expedientes, en la
Clasificación de los diversos asuntos bajo su responsabilidad, en cada Unidad Administrativa
de la PAOT.
IV. Políticas e instrucciones para la Clasificación de expedientes en la Procuraduría
Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal
Con el objeto de que en todas las Unidades Administrativas de la PAOT se instrumente el
Sistema de Clasificación de Asuntos por Series Documentales, se describen las políticas e
instrucciones para la apertura de expedientes, la asignación de sus códigos clasificadores de
acuerdo con la Serie Documental a la que pertenezcan, la generación de carátulas de
identificación de los expedientes y la ordenación de los mismos en los archivos de trámite de la
institución.
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IV.1. Políticas
1. Todos los expedientes que se abran en la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento
Territorial del Distrito Federal, como parte de sus gestiones regulares, deberán tener
asignado un numero clasificador, en todos los casos los expedientes deberán estar
integrados por un tema, materia o un asunto en particular, bajo la responsabilidad del
área o unidad administrativa productora o usuaria de los mismos.
2. El código clasificador que se le asigne a los expedientes, deberá coincidir plenamente
con la serie documental a la que pertenezcan los distintos asuntos objeto de
clasificación. Para identificar plenamente la serie a la que pertenece el asunto bajo
clasificación, el personal encargado de abrir y clasificar expedientes deberá consultar el
catálogo de series documentales del sistema.
3. El Sistema de clasificación de asuntos por series documentales tiene un código
específico para cada área, mismo que deberá registrarse como parte del código
clasificador de cada expediente y con el objeto de conocer cuál fue la unidad
administrativa productora del expediente en cuestión.
4. Para que el personal responsable de la apertura de expedientes efectué con eficiencia el
proceso de clasificación, contará con el apoyo del Catálogo de Series Documentales, en
el que se señalan los nombres, descripción y claves de las series documentales que
produce o maneja cada área , así como una determinante de oficina, que constituye una
clave que dentro del sistema de clasificación identifica e individualiza a todas y cada una
de las Unidades Administrativas de la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento
Territorial del Distrito Federal
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5. Todas las áreas de la PAOT deberán usar el mismo tipo de fólder y carpetas para
homogeneizar la clasificación de los expedientes, por lo que éstos deberán tener el
mismo color, tamaño y tipo de rotulación que se hará con una carátula estandarizada
para toda la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal,
con el objeto de unificar la ordenación de los expedientes en los diversos archivos de
trámite de la institución.
6. Así, se recomienda que los expedientes técnicos o sustantivos de la gestión institucional
de las Subprocuradurías de Ordenamiento Territorial, Subprocuraduría de Protección
Ambiental y Subprocuraduría de Asuntos Jurídicos y sus áreas de adscripción se
manejen en fólder, a los que se les adherirá una carátula estandarizada en la que se
registrarán los datos y clave clasificatoria de los expedientes, éstos deberán registrar los
datos clasificatorios del expediente tanto en la pestaña del fólder, como en la carátula de
los mismos. Los expedientes que contengan la información adjetiva o de apoyo a la
gestión, asociados a las funciones de carácter administrativo de la PAOT, tales como
recursos humanos, materiales, financieros, capacitación, asesoría, sistemas o
participación ciudadana y difusión, podrán resguardarse en carpetas de las llamadas
Letfort, mismas que deberán también tener su carátula identificadora, los cuales al hacer
la transferencia primaria, se hará el cambio a folder debidamente identificada.
7. Los expedientes, en cualquier guarda, no deberán tener un grosor mayor a los 10 cm,
con el objeto de conservarlos adecuadamente. Si un asunto rebasa los diez cm. de
grosor, deberá abrirse un segundo volumen del mismo expediente, y así sucesivamente
identificándolo como: Tomo, Anexo y/o legajo.
8. También se evitará, colocar elementos que lastimen al papel. (grapas, clips, etc)
9. La Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal, cuando
proceda a la organización de Archivos que emitan las instancias normativas
competentes, deberá actualizar anualmente el registro de las series documentales,
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incorporando o eliminando las que procedan de acuerdo con los cambios de estructura y
funcionamiento que sufra en el tiempo la Institución.
10. Tanto los expedientes del acervo técnico, como los del acervo administrativo, deberán
integrarse en una forma lógica, esto es, por asunto, tema o materia y en forma
cronológica, esto es, por fechas, ordenando internamente la documentación del
expediente con el criterio de organización siguiente: el documento de fecha más antigua
en la parte final de la carpeta o fólder que lo contenga y el documento más reciente en la
parte inicial. para el control de los documentos, el expediente deberá foliarse en todas
sus fojas, como un elemento de seguridad e integridad de la información que contenga,
iniciando la numeración del documento más antiguo ubicado en la última foja al
documento más reciente ubicado en la primera foja del fólder, incluyendo la bitácora o
índice, si existiera algún error en la numeración de los folios, deberá testarse y
rubricarse por el responsable del expediente, corrigiendo el error.
11. Todas las fojas de los expedientes de denuncias e investigaciones de oficio deben ir
foliadas, entreselladas con el sello de la PAOTDF y contar con el sello de “sin texto” en
la parte posterior de las fojas que no tengan información.
12. Dentro de cada expediente el personal encargado de la clasificación de los mismos,
podrá incorporar los separadores que se consideren necesarios a efecto de identificar,
agrupar y sistematizar más adecuadamente la información contenida dentro de los
expedientes. opcionalmente podrá colocarse un índice o bitácora del contenido del
expediente al inicio del mismo
13. Los documentos de los expedientes de denuncia e investigación de oficio que contengan
información confidencial, como por ejemplo, los datos personales del denunciante,
deberán separarse en un apartado que contenga la leyenda “información confidencial”,
en la parte posterior del expediente.
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Si las unidades administrativas de la PAOT no cuentan con un servicio de archivo de trámite
formalmente establecido, será el propio personal adscrito a cada una de las áreas internas de
la Unidad Administrativa (empleados o personal secretarial), el encargado tanto de la
integración de expedientes, como de su clasificación, rotulación y resguardo en su propia área
de adscripción.
IV.2. Instrucciones para la clasificación de expedientes De acuerdo con lo anterior, para clasificar los expedientes de los distintos asuntos, deberán
seguirse los siguientes pasos, en cada Unidad Administrativa de la PAOT:
• Tener el Cuadro General de Series Documentales a fin de conocerlo con precisión y
consultarlo cuando sea necesario para apoyar la apertura y clasificación de los expedientes
individuales que se produzcan o manejen en la diversas Unidades Administrativas de la
Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal. Recordar que a
cada serie le corresponde una clave específica que se menciona en este mismo catálogo.
• Conocer la Tabla de Determinante de Oficina que individualiza al área sobre la que se está
ejerciendo el proceso clasificatorio, ya que esta clave deberá siempre registrarse en los
expedientes que abra para la Unidad Administrativa en cuestión.
• Una vez que cuente con los instrumentos de trabajo arriba descritos, que los conozca y
maneje bien, estará en condiciones de integrar expedientes nuevos debidamente identificados
con el área que los produce y la serie documental o función a la que pertenecen.
• Para efectuar el registro clasificatorio de sus expedientes, además de lo anterior, deberá
registrar los datos siguientes en la carátula de los fólder o carpetas que contengan la
documentación del expediente respectivo: El número de expediente yo nombre del asunto
específico que se clasificará, un número progresivo de la apertura de expedientes (dado en
series anuales) y el año al que corresponde su apertura.
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• De esta forma los datos totales que deberán registrarse en cada nuevo expediente que se
abra en cualquier Unidad Administrativa de la PAOT serán los siguientes:
1. La clave de Determinante de la Oficina que corresponda a cada Unidad Administrativa
de la PAOT.
2. La clave de la Serie Documental a la que pertenece el asunto sujeto a clasificación.
(mismo que encontrará en su Catálogo de Series Documentales de la PAOT).
3. El nombre del asunto específico de que trata el expediente que se abre. (Que se
asignará de conformidad con el asunto, tema o materia de que trate el expediente)
4.- El numero progresivo que corresponde al expediente.
5. El año de apertura del expediente que se clasifica
Adicionalmente en el cuerpo de la carpeta deberá anotarse, de ser el caso, si el expediente es
público o confidencial, el plazo de reserva del expediente, así como la fecha en que se
desclasificará para su consulta pública. En caso de que el expediente se considere como
confidencial deberá anotarse tal característica en el propio cuerpo de la carátula del
expediente. También se anotará, de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental
de la PAOT, el tiempo que el expediente se resguardará en el Archivo de Trámite de la Unidad
Administrativa productora, así como el tiempo que se resguardará en el Archivo de
Concentración e Histórico, cuando se trate de documentación administrativa, o bien cuando se
trate de documentación sustantiva o técnica, entendiéndose por esta los expedientes de
denuncia y de actuaciones de oficio concluidas. En ambos casos se señalará también la
disposición final que corresponda a los expedientes, esto es, el destino final de los mismos una
vez que prescriben sus valores administrativos, legales y fiscales de conformidad con el propio
Catálogo de Disposición Documental de la PAOT.
V. Ejemplos de Clasificación Para facilitar la compresión de este proceso de clasificación, a continuación se describen un
par de ejemplos. En el primer caso se describe un caso hipotético asociado a las funciones
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técnicas o sustantivas de la PAOT y en el segundo caso un ejemplo para la documentación
administrativa de la institución:
Ejemplo 1: Clasificación de expediente La Subprocuraduría de Protección Ambiental (SPA) abrirá un expediente nuevo, relativo a la
recepción de correspondencia, para abrir este expediente se realizarán las actividades
siguientes:
1. Revisará en la Tabla de Determinantes de Oficina que clave corresponde a esta Unidad
Administrativa.
2. Seguidamente, registrará en la CARÁTULA DEL MISMO, dicha determinante de oficina
que para nuestro ejemplo es la clave MX09-GDF01-PAOT-05-300/200 misma que
designa a la Subprocuraduría de Protección Ambiental.
3. Después revisará su Catálogo de Series Documentales a fin de identificar la Serie a la
que pertenece el Asunto del expediente que abrirá.
4. Una vez identificada la Serie Documental, procederá a registrar la clave de la serie
identificada en el catálogo, esto es, para nuestro ejemplo, la clave No. 1 que
corresponde a “Correspondencia General” al escribir está clave, seguidamente de la
determinante de oficina, deberá separar ambas claves con una guión.
5. Asimismo registrará, seguidamente del asunto de que trata el expediente, separado con
un guión, el número progresivo que le corresponde al expediente que abre la
Subprocuraduría de Protección Ambiental y el año de apertura, separando estos dígitos
con un guión. Para nuestro ejemplo, será el 1- 2011.
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De acuerdo con lo anterior, la clasificación asignada al expediente recién abierto será:
MX09-GDF01-PAOT-05-300/200-1-Correspondencia General- 2011 donde :
MX09-GDF01-PAOT-05-300: Corresponde a los códigos asignados por la Oficialía Mayor
del D.F., acorde a su estructura orgánica, esto es MX (México), 09 (identifica al D.F.),
GDF01 (Gobierno del Distrito Federal), PAOT (siglas de la institución), 05, significa que es
una institución ambiental y 300, identifica que es una Órgano descentralizada del Gobierno
del Distrito Federal.
/200: Corresponde a la Determinante de Oficina de la Subprocuraduría de Protección
Ambiental.
El Número 1 : Corresponde a la Serie “Correspondencia General”, de acuerdo con
el Catálogo de Series Documentales
2011: Corresponde a la identificación, mediante número progresivo y año de apertura, del
expediente individual dentro de la serie.
Quedando la clave como se menciona al inicio del ejemplo
MX09-GDF01-PAOT-05-300/200-1-Correspondencia General- 2011 Ejemplo 2: Clasificación de Expedientes Administrativos La Coordinación Administrativa realiza una licitación pública nacional para la compra de equipo
de cómputo. La clasificación del expediente respectivo sería como sigue:
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MX09-GDF01-PAOT-05-300/400-23- Equipos de cómputo LPN-10-2011 Tal código clasificatorio estaría indicándonos lo siguiente:
MX09-GDF01-PAOT-05-300: Corresponde a los códigos asignados por la Oficialía Mayor
del D.F., acorde a su estructura orgánica, esto es MX (México), 09 (identifica al D.F.),
GDF01 (Gobierno del Distrito Federal), PAOT (siglas de la institución), 05, significa que es
una institución ambiental y 300, identifica que es una Órgano descentralizada del Gobierno
del Distrito Federal.
/400: Corresponde a la determinante de Oficina de la Coordinación Administrativa
23 : indicaría el código de la serie documental “ Licitaciones Públicas Nacionales e
Internacionales”
“Equipos de cómputo LPN ”: Indicaría el nombre del asunto 10-2011: indicaría que se
trata del expediente o carpeta No. 10, abierto en el año de 2011, para la serie documental
Licitaciones Públicas.
VI. Ordenación de expedientes La ordenación de expedientes es un elemento complementario a la clasificación de asuntos,
por lo tanto, una vez clasificados los expedientes, esto es, identificados, agrupados y
sistematizados, con la señalización de sus claves y datos básicos, podrán ordenarse para su
control y acceso en el mobiliario físico que se destine para su resguardo en cada Unidad
Administrativa de la PAOT, utilizando el criterio de ordenación que mejor convenga a los
intereses de sus usuarios.
Los expedientes se deberán ordenar en los muebles de archivo de conformidad con el criterio
de ordenación que mejor convenga a su organización interna, respetando siempre el código de
clasificación que se les asigne en cada caso.
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Por ejemplo
o Si un área decide ordenar sus expedientes siguiendo el criterio de ordenación alfabético,
entonces tendrá que hacerlo tomando como referencia el nombre o la denominación del
asunto que se asigne a los expedientes en cuestión.
o Si, por el contrario, desea ordenarlos siguiendo un criterio numérico progresivo,
entonces los expedientes tomarán como referencia los dígitos del código que se
registraron en el código del expediente antes del año.
o Si el expediente se ordena siguiendo el criterio cronológico, entonces se toman como
referencia los dígitos del número progresivo y año en que se abrió el expediente en
cuestión.
Los métodos de ordenación habituales son los siguientes: Alfabético
Numérico
Alfa – numérico
Onomástico
Cronológico
Geográfico
Cromático
Estructural (por el código del área)
Funcional (por el código de la serie)
Finalmente, conviene, como auxiliar del método de ordenación, identificar los muebles en los
que se depositan físicamente los expedientes, marcándolos con una señalización clara.
Normalmente, sea que los expedientes se almacenen en archiveros convencionales o en
estantería abierta, el criterio de colocación de los expedientes es de arriba abajo y de izquierda
a derecha.
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Además de lo anterior, cada archivo de trámite deberá generar sus inventarios de expedientes,
en los que deberá quedar claramente identificado qué expedientes se encuentran en los
distintos niveles de los archiveros o estantes que se usen, a efecto de facilitar un acceso
controlado al Archivo físico que se ha clasificado.
TABLA DE DETERMINANTES
UNIDADES ADMINISTRATIVAS
AREAS CÓDIGO POR ÁREA ESPECÍFICA
C. OFICINA DEL PROCURADOR
MX09-GDF01-PAOT-05-300/100
DIRECCIÓN DE RELACIONES
INTERINSTITUCIONALES
MX09-GDF01-PAOT-05-300/110
CONSEJO DE GOBIERNO
MX09-GDF01-PAOT-05-300/151
COMITÉ TÉCNICO ASESOR
MX09-GDF01-PAOT-05-300/152
COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
MX09-GDF01-PAOT-05-300/153
COMITE DE TRANSPARENCIA
MX09-GDF01-PAOT-05-300/154
SUBCOMITE DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTO Y PRESTACIÓN
DE SERVICIOS
MX09-GDF01-PAOT-05-300/155
SUBPROCURADURÍA
DE PROTECCIÓN AMBIENTAL
MX09-GDF01-PAOT-05-300/200
DIRECCIÓN DE ATENCIÓN
E INVESTIGACION DE
MX09-GDF01-PAOT-05-300/210
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DENUNCIAS AMBIENTALES
DIRECCIÓN DE PROMOCION Y
SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO
NORMATIVO EN MATERIA AMBIENTAL
MX09-GDF01-PAOT-05-300/220
DIRECCIÓN DE ESTUDIOS,
DICTÁMENES Y PERITAJES DE
PROTECCIÓN AMBIENTAL
MX09-GDF01-PAOT-05-300/230
SUBPROCURADURÍA DE ORDENAMIENTO
TERRITORIAL
MX09-GDF01-PAOT-05-300/300
DIRECCIÓN DE ATENCIÓN
E INVESTIGACIÓN DE DENUNCIAS DE
ORDENAMIENTO TERRITORIAL
MX09-GDF01-PAOT-05-300/310
DIRECCIÓN DE PROMOCION Y
SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO
NORMATIVO EN MATERIA DE ORDENAMIENTO
TERRITORIAL
MX09-GDF01-PAOT-05-300/320
DIRECCIÓN DE ESTUDIOS, DICTAMENES Y PERITAJES DE
ORDENAMIENTO
MX09-GDF01-PAOT-05-300/330
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TERRITORIAL
SUBPROCURADURÍA
DE ASUNTOS JURIDICOS
MX09-GDF01-PAOT-05-300/500
DIRECCIÓN DE SERVICIOS
JURIDICOS
MX09-GDF01-PAOT-05-300/510
DIRECCIÓN DE DENUNCIAS Y ATENCION CIUDADANA
MX09-GDF01-PAOT-05-300/520
DIRECCIÓN CONSULTIVA Y PROCEDIMIENTO
ARBITRAL
MX09-GDF01-PAOT-05-300/530
UNIDAD DE ARCHIVO DE
CONCENTRACION E HISTORICO
MX09-GDF01-PAOT-05-300/540
COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
MX09-GDF01-PAOT-05-300/400
SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS FINANCIEROS Y HUMANOS
MX09-GDF01-PAOT-05-300/410
SUBDIRECCIÓN DE MX09-GDF01-PAOT-05-300/420
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RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
COORDINACIÓN TÉCNICA Y DE
SISTEMAS
MX09-GDF01-PAOT-05-300/600
SUBDIRECCIÓN DE
INFORMACIÒN, SISTEMAS Y SOPORTE TECNICO
MX09-GDF01-PAOT-05-300/610
SUBDIRECCIÓN DE FORMACIÓN DE CAPACIDADES
MX09-GDF01-PAOT-05-300/620
COORDINACIÓN DE
PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y
DIFUSIÓN
MX09-GDF01-PAOT-05-300/700
SUBDIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN Y
DIFUSIÒN
MX09-GDF01-PAOT-05-300/710
SUBDIRECCIÓN DE
ATENCION CIUDADANA Y
MX09-GDF01-PAOT-05-300/720
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PARTICIPACION SOCIAL
OFICINA DE
INFORMACIÓN PÚBLICA
MX09-GDF01-PAOT-05-300/900
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN DE ASUNTOS POR SERIES DOCUMENTALES
CLAVE SERIE DOCUMENTAL DESCRIPCIÓN
01
Correspondencia General
Oficios y Documentos que ingresan de diferentes
Autoridades externas e internas
02
Minutarios
Oficios y Atentas Notas, externas e internas
generadas por las Unidades Administrativas de la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento
Territorial del Distrito Federal
03
Consejo de Gobierno
Carpeta con Minutas, calendarios de sesiones y
seguimiento de acuerdos
04
Comité de Control y Auditoria
Carpeta con Minutas, calendarios de sesiones y
seguimiento de acuerdos
05
Comité Técnico Asesor
Carpeta con Minutas, calendarios de sesiones y
seguimiento de acuerdos
06
Comité de Transparencia
Carpeta con Minutas, calendarios de sesiones y
seguimiento de acuerdos
07
Comitê Técnico Interno de
Administración de Documentos
Carpeta con Minutas, calendario de sesiones y
seguimiento de acuerdos
08
Sistema de Gestión de Calidad
Carpeta con Minutas, documentación controlada,
acuerdos y seguimiento
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Medellín No. 202, 1º. Piso, Colonia Roma Sur, Delegación Cuauhtémoc, C.P. 06700 Tel. 5265-0780 Ext. 1530
Catálogo de Series Documentales
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09
Investigación de Denuncia
Ambiental y Territorial
Expedientillo de Denuncia que integran los
siguientes documentos: Denuncia ciudadana y anexos, acuse, oficio de turno de denuncia, acta
circunstanciada, reconocimiento de hechos, solicitudes de información, respuesta de solicitud y
resolución
10
Investigación de Oficio, Ambiental y Territorial
Expediente integrado por los siguientes
documentos: Acuerdo de inicio de investigación de oficio, acuerdo de radicación, acta circunstanciada, solicitud de información, respuesta de la solicitud,
resolución y notificación
11
Dictámenes Ambientales y
Territoriales
Expediente de dictámenes ambientales y
territoriales solicitados por Ciudadanos, Unidades Administrativas y Diversas Autoridades del Distrito
Federal
12
Asesorías
Cedulas de Asesoría a los ciudadano y diversas
autoridades
13
Convenio con Autoridades
Proyecto del Convenio, propuesta de modificación
y convenio final
14
Juicio de Amparo
Demanda, informes, audiencias, actuaciones,
sentencia y recursos
15
Denuncia Administrativa
Solicitud de área, denuncia, actuaciones y
resolución
16
Denuncia Penal
Solicitud de área, denuncia, actuaciones, consignación ó acuerdo de no ejercicio
17
Recurso de Inconformidad
Escrito inicial, acuerdo, solicitud de informe y
resolución
18
Juicios de Nulidad
Demanda, contestación, notificación, actuaciones,
audiencias, sentencias y recursos
19
Procedimientos
Demanda, audiencia, actuaciones y laudo
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Laborales
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Solicitudes de Información
Pública
Solicitud del (la) Ciudadano (a), solicitud de
informe a diversas áreas, respuesta e informe
21
Derechos Humanos
Solicitud de la Comisión de Derechos Humanos,
respuesta e informe
22 Convenio Proyecto de convenio, propuesta de modificaciones y convenio final
23
Licitaciones Públicas e
Internacionales
Expediente de procedimiento de licitación llevado a
cabo
24
Capacitación
Expediente con programa de capacitación para
servidores público
25
Licitaciones consolidadas
(Oficialía Mayor)
Proceso de Adquisición que lleva a cabo la
Oficialía Mayor a través de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales
26
Informes Programáticos
Presupuestales
Información Financiera programática y
presupuestal, correspondiente a la Contraloría General del D.F., COCOE y a la Subsecretaria de
Egresos (Informe de avances y resultados)
27
Subcomité de Adquisiciones,
Arrendamiento y Prestación de Servicios
Carpeta de Minutas de sesiones ordinarias y
extraordinarias
28
Nómina
Movimientos IMSS, pago de cuotas obrero patronales (SUA), 2% sobre nómina, ISR y
Nóminas
29
Presupuesto
Pólizas de cheque, informes programáticos,
rechazos de CLC, flujo de efectivo y CLC
30
Control de asistencia,
prestaciones y credencialización
Contraloría Interna, DAP 22, DAP 23, vacaciones,
tabulador, seguro institucional, credencial, dictámenes autorizados de plazas, formatos
Infonavit, tarjeta de débito, cálculo salario diario integrado
31
Contabilidad
Documentación soporte de aportaciones, ingresos
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por licitaciones, pago de proveedores, prestación de servicios y al personal, estados de cuenta
bancaria e informes financieros
32
Contratos
Seguimiento y revisión de bases, proceso de
licitación y revisión de contratos
33
Cuenta Pública
Información financiera programática y
presupuestal, correspondiente al cierre del ejercicio
34
Expediente de Personal
Personal de estructura, Técnicos operativos, Baja,
Servicio Social y Asistencia
35
Invitaciones Restringidas a
cuando menos tres proveedores
Expediente del proceso de invitación restringida a
cuando menos 3 proveedores llevada a cabo
36
Adjudicaciones Directas
Expediente de procedimiento de adjudicación directa llevados a cabo
37
Programa de Inventarios de
Bienes Instrumentales
Carpeta de inventarios de bienes patrimoniales
38
Contratación de Honorarios Asimilados a Salarios DAP’s
Expediente con las diferentes autorizaciones que se requieren para la contratación de horarios por
cada ejercicio fiscal
39
Elaboración de Manuales
Administrativos en Materia e Recursos Materiales y Servicios
Generales
Expediente de los diversos manuales que aplican
en la materia.
40 Programa Anual de Adquisiciones
Expediente de las partidas que constituyen el Programa Anual de Adquisiciones de cada ejercicio
fiscal
41
Informe sobre contrataciones
realizadas al amparo de los Art. 54 y 55 de la Ley de
Adquisiciones del D.F.
Expediente que contiene en forma detallada la
relación de proveedores que se contratan bajo el amparo de estos artículos
42
Recursos Humanos
Fotocopia de nómina, transferencias, impuesto, tabuladores, cálculo de finiquitos, tarifas, diario
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oficial, Manuales de operación
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Recursos Financieros
Carpeta
44
Memoria de Eventos
Carpeta con eventos relevantes
45
Síntesis Informativa
Carpeta con lo más relevante de la PAOT
46
Programas y Planes de Trabajo
Carpeta con Proyectos de Programas y Planes de
Trabajo y su autorización
47
Propiedad Industrial e Intelectual
Carpeta con los números autorizados asignados a la PAOT
48
Actas de Entrega Recepción
Carpeta con cada una de las Actas de Entrega
Recepción de los servidores públicos de mandos medios y superiores
49
Archivo de Concentración e
Histórico
Carpeta con Cedulas de Trasferencia Primaria y Secundaria, inventarios, correspondencia, oficios
50
Transferencias Primarias
Carpeta con Cedulas de Trasferencia Primaria
51
Transferencias Secundarias
Carpeta con Cedulas de Trasferencia Secundaria
52 Seguimiento a Resoluciones Carpeta con Resoluciones
53 Acciones Precautorias Carpeta
54 Solicitudes de Opiniones
Jurídicas
Carpeta con solicitudes
55 Juicios de Lesividad Expediente del juicio
56 Medios de Comunicación Carpeta (Directorios de Servidores Público GDF y
Gobierno Federal, Prensa Escrita, Televisión,
Radio)
57 Programa de Promoción y de
Difusión
Carpeta
58 Padrón de OGN’S Carpeta
59 Solicitudes de Servicio en
INTRANET y SASD
Carpeta de Control
60 Recursos de Revisión a Carpeta con los Recursos de Revisión
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Solicitudes de Información
Pública
61 Servicio Social
Carpeta con prestadores de Servicio Social y
Prácticas Profesionales
62 Cedulas de Evaluación a Denunciante
Carpeta con cedulas
EXPEDIENTE: PAOT/520-01-2011
FONDO: Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal
SUBFONDO: Subprocuraduría de Asuntos Jurídicos
SECCIÓN: Dirección de Denuncias y Atención Ciudadana
SERIE: MX09-GDF01-PAOT-05-300/520-01-Correspondencia General-2011
FOJAS: APERTURA: CIERRE:
VALOR DOCUMENTAL ACCESO ADMINISTRATIVO
PUBLICO
FISCAL/CONTABLE
RESERVADO
LEGAL
CONFIDENCIAL
01/01/2011
31/12/2011
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PLAZO DE CONSERVACIÓN ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
ARCHIVO HISTORICO
Art. 259, fracción III del Código Penal para el Distrito Federal. Comete el delito de ejercicio ilegal del servicio público, el que por sí o por interpósita
persona, sustraiga, destruya, oculte, altere, utilice o inutilice, indebidamente información o documentación que se encuentre bajo su custodia o a la cual tenga acceso, o de la que tenga conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisión.
Art. 8º de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal. La información de carácter personal es irrenunciable, intransferible e indelegable, por lo que ninguna autoridad podrá proporcionarla o hacerla pública, salvo que medie consentimiento expreso del titular.
Art. 47 fracción IV de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos.- Todo servidor público tendrá como obligación custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando el uso, la sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidas de aquéllas.
Art´s 64, fracciones de la I a la VIII y 65, de la Ley de Archivos del Distrito Federal. Todo Servidor Público que enajene, sustraiga, extravié, deteriore, posea sin autorización, documentos de los Entes Públicos, será sancionado con una Amonestación, multa o destitución.
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