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Celia Dalila Caal Poou
Módulo de Actualización Sobre la Elaboración y Manejo de Inventarios
Asesor: Lic. Adolfo Antonio Valdez Pineda
Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades Departamento de Pedagogía
Guatemala, Octubre de 2009
Este informe fue presentado por la autora como trabajo de Ejercicio Profesional Supervisado –EPS- previo a optar al grado de Licenciada en Pedagogía y Administración Educativa. Guatemala, Octubre de 2009
ÍNDICE INTRODUCCIÓN i CAPÍTULO I. 1 DIAGNÓSTICO 1.1. Datos generales de la institución 1 1.1.1. Nombre de la institución. 1 1.1.2. Tipo de institución 1 1.1.3. Ubicación geográfica 1 1.1.4. Visión 1 1.1.5. Misión 1 1.1.6. Objetivos 2 1.1.7. Metas 2 1.1.8. Políticas 3 1.1.9. Estructura organizacional 4-5 1.1.10. Recursos (humanos, físicos y financieros 6 1.2. Técnicas utilizadas para efectuar el diagnostico 7 1.3. Lista de carencias 8 1.4. Cuadro de análisis y priorización de problemas 10 1.5. Datos de la institución beneficiada. 11 1.5.1. Nombre de la institución 11 1.5.2. Tipo de institución 11 1.5.3. Ubicación geográfica 11 1.5.4. Visión 11 1.5.5. Misión 11 1.5.6. Políticas 11 1.5.7. Objetivos 12 1.5.8. Metas. 12 1.5.9. Estructura organizacional 13 1.5.10. Recursos (humanos, materiales, financieros). 14 1.6. Lista de carencias. 14 1.7. Cuadro de análisis y priorización de problemas 15 1.8. Análisis de viabilidad y factibilidad. 18 1.9. El problema seleccionado 20 1.10. Solución propuesta como viable y factible 20 CAPÍTULO II PERFIL DEL PROYECTO 2.1. Aspectos generales. 21 2.1.1. Nombre del proyecto. 21 2.1.2. Problema. 21 2.1.3. Localización. 21 2.1.4. Unidad Ejecutora 21 2.1.5. Tipo de proyecto 21
2.2. Descripción del proyecto 21 2.3. Justificación 22 2.4. Objetivos del proyecto 23 2.4.1. Generales 23 2.4.2. Específicos 23 2.5. Metas. 23 2.6. Beneficiarios 24 2.7. Fuentes de financiamiento y presupuesto. 24 2.8. Cronograma de actividades de ejecución del proyecto 24 2.9. Recursos (humanos, materiales, físicos, financieros) 25 CAPÍTULO III. PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO 3.1. Actividades y resultados 28 3.2. Productos y logros 29-79 CAPITULO IV PROCESO DE EVALUACIÓN. 4.1. Evaluación del diagnóstico 80 4.2. Evaluación del perfil 81 4.3. Evaluación de la ejecución 82 4.4. Evaluación final 83 CONCLUSIONES 85 RECOMENDACIONES 86 BIBLIOGRAFIA 87 APENDICE ANEXO
INTRODUCCION
El presente informe es parte del Ejercicio Profesional Supervisado –EPS- de la
Universidad de San Carlos de Guatemala, en la carrera de Licenciatura en
Pedagogía y Administración Educativa, de la Facultad de Humanidades, en el cual se
integra la socialización y aplicación de las experiencias de aprendizaje obtenidas,
además de permitir en el estudiante la posibilidad de convertirse en agente de
cambio dentro del ámbito de la administración educativa. El Ejercicio Profesional
Supervisado -EPS- fue realizado en la Dirección Departamental de Educación de la
ciudad de Cobán, Alta Verapaz en este caso como Institución patrocinante y como
Institución Beneficiada se apoyo a la Supervisión Educativa del Distrito Escolar 16-
01-01 del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz.
La primera etapa del –EPS- consistió en un Diagnóstico institucional que se inicia
con la recopilación de información sobre la Dirección Departamental de Educación,
ciudad de Cobán, Alta Verapaz, con el objeto de identificar y priorizar las
necesidades y problemáticas con el fin definir un problema. Asimismo, el análisis de
viabilidad y factibilidad a las alternativas de solución identificadas, para el problema
priorizado, de la misma manera se realizó en la institución beneficiada siendo la
Supervisión Educativa del Distrito Escolar 16-01-01 del municipio de Cobán, donde
se constató que existe deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los
establecimientos educativos.
Por lo que para poder brindar respuesta a la necesidad se continua con la segunda
etapa que es la Formulación del perfil de proyecto en el cual se definen
claramente los elementos que caracterizan el proyecto seleccionado,
estableciéndose el nombre del proyecto, el área geográfica a desarrollarse, la
institución, los beneficiarios y responsables, asimismo las fuentes de financiamiento
para el presente caso se le dio énfasis a un documento que permitirá la actualización
en la elaboración y manejo de inventarios de acuerdo a los lineamientos que
establece el Ministerio de Educación.
i
Durante la tercera etapa de Ejecución se detallan las actividades previstas, entre las
cuales se contemplan la elaboración de un módulo de actualización sobre la
elaboración y manejo de inventarios así como talleres de socialización teniendo en
cuenta un margen de flexibilidad debido a que en el desarrollo de las mismas surjan
acontecimientos imprevistos.
La última etapa de Evaluación permite verificar los logros alcanzados durante cada
una de las etapas del –EPS- y una evaluación general, que comprende los
resultados obtenidos de forma general.
Luego de la ejecución de cada una de estas etapas, se procedió al análisis de los
resultados obtenidos en cada una, deduciendo así las conclusiones y
recomendaciones.
Al final del informe, aparecen las conclusiones, recomendaciones, bibliografía y los
apéndices y anexos que contiene todas las herramientas utilizadas en el -EPS-, para
recopilar la información que sirvió de base para la estructura del presente informe.
En síntesis los resultados del trabajo de -EPS- se reflejan en la aceptación y en el
interés que muestran El Supervisor Educativo y los Directores en actualizarse sobre
el tema de la elaboración y manejo de Inventarios del Ministerio de Educación
ii
1
CAPITULO I DIAGNOSTICO
1.1 Datos generales de la institución 1.1.1 Nombre de la institución:
Dirección Departamental de Educación, Sede Departamental de Cobán, Alta
Verapaz
1.1.2 Tipo de institución:
Semiautónoma porque tiene derechos y responsabilidades en la toma de
decisiones para equilibrar en el las contrataciones de Técnicos Auxiliar 1 y
2, bajo el reglón 011, 021, Reubicaciones de personal docente y
administrativo, postulaciones, creaciones, cierre y traslado de
establecimientos.
1.1.3. Ubicación geográfica: La Dirección Departamental de Educación, esta ubicada en la 1ra. Calle
5-19 zona 1, del municipio de Cobán, Departamento de Alta Verapaz.
1.1.4 . Visión de la institución: “Ciudadanos con carácter, capaces de aprender por sí mismos,
orgullosos de ser guatemaltecos, empeñados en conseguir su
desarrollo integral, con principios, valores y convicciones que
fundamentan su conducta.”1
1.1.5 Misión de la institución: “Somos una Institución evolutiva, organizada, eficiente y eficaz,
generadora de oportunidades de enseñanza-aprendizaje,
orientada a resultados, que aprovecha diligentemente las
1 Ministerio de Educación. Manual de Operaciones de las Direcciones Departamentales. Guatemala. Octubre de 1998
2
oportunidades que el siglo XXI le brinda y comprometida con una
Guatemala mejor.”2
1.1.6 Objetivos. “Asegurar que las herramientas, documentos e instrumentos curriculares
respondan a las características, necesidades y aspiraciones de cada uno de los pueblos que conforman nuestro país.
Incrementar la cobertura educativa en todos los niveles del sistema, con equidad, pertinencia cultural y lingüística.
Implementar programas y mecanismos con énfasis en la niñez en situación de pobreza
Fomentar la cultura y cosmovisión de los pueblos indígenas por medio del fortalecimiento de una educación pertinente, bilingüe y multicultural que se incorpore a un mundo global.
Fortalecer el sistema educativo nacional para garantizar la calidad y pertinencia del servicio en todos los niveles educativos y sectores; y que permita a los egresados del sistema incorporarse al diálogo en contextos multiculturales y globalizados.
Estimular la participación social en la transformación educativa, con procesos claros, democráticos y descentralizados, que incorporen el proceso educativo al quehacer comunitario.
Promover el aumento de la inversión del sistema escolar, que permita financiar las intervenciones educativas necesarias para alcanzar las metas comprometidas a nivel nacional e internacional.
Avanzar sobre la base del marco normativo existente hacia la realización de un proceso de descentralización del sistema educativo. Un elemento fundamental en este proceso es el fortalecimiento de los consejos municipales de educación, lo cual contribuirá a la transparencia de la política educativa.
Fortalecer el sistema educativo nacional para garantizar la calidad y pertinencia del servicio en todos los niveles, con visión de largo plazo.”3
1.1.7 Metas de la institución:
• “Capacitar a los alumnos, docentes y supervisores en diferentes áreas de la educación.
• Dotar a los alumnos y docentes de materiales y equipos educativos
• Verificación de la calidad de visitas y monitoreo a establecimientos educativos
• Emitir nombramientos del renglón 011 y contratos del renglón 021
• Implementación de carreras técnicas (Informática, turismo, diseño gráfico, etc.)
• Homologación y certificación de carreras
2 Ministerio de Educación. Manual de Operaciones de las Direcciones Departamentales. Guatemala. Octubre de 2008 3 WWW.mineduc,gob.gt
3
• Certificación del PEI
• Docentes beneficiados con el programa de Bienestar Magisterial
• Alumnos beneficiados con el programa de Becas y Subvenciones
• Docentes beneficiados con e programa de Bono por Ruralidad
• Alumnos beneficiados con el programa de Gratuidad Educativa
• Personal capacitado en Educación Bilingüe
• Población beneficiada mediante la implementación del Modelo EBI y Currículo por pueblos
• Implementar el proceso de Reestructuración en la Dirección Departamental
• Procesos sustantivos transferidos a la Dirección Departamental (Recursos Humanos, Programas de apoyo, Adquisiciones, supervisión y planificación Educativa).
• Implementación del Modelo de apoyo a la Gestión Escolar 4
1.1.8 Políticas de la Institución: 1.1.8.1 Políticas Generales
“Avanzar hacia una educación de Calidad
Ampliar la cobertura educativa incorporando especialmente a los Niños y
niñas de extrema pobreza y de segmentos vulnerables.
Justicia social a través de equidad educativa y permanencia escolar.
Fortalecer la educación bilingüe intercultural.
Implementar un modelo de gestión transparente que responda a las necesidades de la comunidad educativa.
1.1.8.2 Políticas Transversales
Aumento de la inversión educativa
Descentralización educativa
Fortalecimiento de la institucionalidad del sistema educativo Nacional ¨.5
________________ 4 Dirección Departamental de Educación. Informe de Avances de la Agenda Educativa de la Dirección Departamental.
Cobán Alta Verapaz, Guatemala. 2009
5 WWW.mineduc.gob.gt
4
1.1.9 Estructura Organizacional.
• “Director Departamental de Educación
• Asesoría Jurídica
• Secretaría
• Oficina de Servicio a la Comunidad (OSC)
• Unidad de Desarrollo Educativo (UDE)
• Unidad de Desarrollo Administrativo (UDA)
• Unidad de Planificación y Administración Financiera “6
____________________________ 6 Ministerio de Educación. Manual de Operaciones de las Direcciones Departamentales. Guatemala. Octubre de 1998
5
Fuente: Dirección Departamental de Educación, Departamento de Recursos Humano
D IR E C T O R D E P A R T A M E N T A L D E E D U C A C IÓ N
A se so ría Ju r íd ica
P la n if ica c ió n E d u ca tiva
A u d ito ría In te rn a
C o m u n ica c ió n S o c ia l
S u b -D ire cc ió n A d m in is tra tiva F in a n c ie ra
D e p a rta m e n to d e R e cu rso s H u m a n o s
D e p a rta m e n to A d m in is tra t ivo
S u b -D ire cc ió n d e F o rta le c im ie n to a la
C o m u n id a d E d u ca tiva
D e p a rta m e n to d e C o o rd in a c ió n d e
P ro g ra m a s d e A p o yo
D e p a rta m e n to d e O rg a n iza c ió n
E sco la r
S u b -D ire cc ió n T é cn ico P e d a g ó g ica
A n á lis is D o c u m e n ta l
In v e n ta r io
O p e ra c io n e s d e C a ja
R e g is tro y S e g u im ie n to
p re s u p u e s ta r io
R e c lu ta m ie n to y S e le c c ió n d e
P e rs o n a l
G e s tió n y D e s a rro llo d e P e rso n a l
J A D O
A d q u is ic io n e s
A te n c ió n a l P ú b lic o
D e p a rta m e n to F in a n c ie ro
D e te rm in a c ió n d e la D e m a n d a
In fra e s tru c tu ra E sco la r
A lm a c é n
S e rv ic io s G e n e ra le s
D e p a rta m e n to d e A s is te n c ia
P e d a g ó g ica y D ire cc ió n E sco la r
D e p a rta m e n to A se g u ra m ie n to d e la
C a lid a d
D e p a rta m e n to d e E n tre g a E d u ca tiva
In v e s tig a c ió n y E v a lu a c ió n P e d a g ó g ic a
A c re d ita c ió n y C e rtific a c ió n P ro y e c to s E d u c a tiv o s
In s titu c io n a le s
E d u c a c ió n E s c o la r
E d u c a c ió nE x tra e s c o la r
C a p a c ita c ió nD o c e n te
J C P
D e s a rro llo M a g is te r ia l
P á g in a 1
E s tru c tu ra O rg a n iz a tiv a P ro p u e s taD ire c c ió n D e p a rta m e n ta l T ip o C
ju e v e s , 0 3 d e ju lio d e 2 0 0 8
E la b o ra d o p o r : C o o rd in a c ió n d e D ire cc io n e s D e p a rta m e n ta le s
In fo rm á tica
D e sa rro llo In s titu c io n a l
5
6
1.1.10 Recursos (Humanos, Físicos, Financieros) Humanos Personal Administrativo: 107 servidores públicos administrativos distribuido en las
distintas dependencias internas de la Dirección Departamental Usuarios: Todos los docentes y administradores de los sectores públicos y privados
de los niveles preprimario, primario y medio
Personal Operativo: 10 conserjes
Físicos: La Dirección Departamental de Educación, esta ubicada en la 1ra. Calle 5-19 zona 1,
del municipio de Cobán, Departamento de Alta Verapaz y de acuerdo con la
información brindada por el encargado de la sección de inventarios se cuenta con
edificio propio, teniendo los siguientes ambientes
No. Ambientes Cantidad
1. Oficinas 15
2. Salón para reuniones 01
3. Sanitarios ( femenino, masculino) 04
4 Parqueo para vehículos 01
No.
Descripción del mobiliario y equipo
Cantidad
1. Escritorios de oficina 107
2. Sillas 150
4. Computadoras 20
5. Pizarrón 20
7. Archivadores 42
8. Teléfonos/ fax 02
9 Extensiones telefónicas 57
10 Fotocopiadoras 2
7
Financieros:
La asignación económica la Proporciona el Ministerio de Educación de acuerdo a las
necesidades del departamento, plasmadas en el Plan Operativo Anual que Presenta
la Dirección Departamental de Educación y alcanza un aproximado anual de
Q.3231000,000 distribuido entre proyectos y programas, además de aportes que
brindan las diferentes ONGs.
1.2. Técnica utilizada para el diagnóstico
Durante la etapa del diagnóstico se utilizaron varias técnicas, aplicadas al personal
de las distintas secciones para identificar los problemas existentes dentro de la
institución, paso al que se le llama detección, para lo cual se aplicaron las técnicas:
Lluvia de ideas que se utiliza en la metodología del marco lógico, teniendo como
instrumento tarjetas que se le brindan a los participantes.
Interrogatorio, se realizó preguntas a los miembros de las instituciones así como a
los usuarios
Discriminación a través de tarjetas que formaron el árbol de problemas con las
causas y efectos
Observación se aplicó con las fichas como instrumento
Con la técnica de los números se priorizó detectando los problemas que ameritan
mayor atención, a los cuales se les aplico la técnica de priorización por objetivos
En la definición se aplicó el árbol de problemas y el árbol de objetivos.
La identificación de alternativas de solución se realizó a través de la lluvia de
ideas.
El análisis de viabilidad y factibilidad se llevó a cabo empleando una ficha técnica
por cada una de las alternativas de solución planteadas, aplicando la técnica de
11 Retroproyectores 5
12 Televisores 3
13 Equipo de amplificación 1
14 Maquinas de escribir 12
15 Impresoras 20
8
Análisis de Viabilidad y Factibilidad en función de las opciones del árbol de
objetivos.
Dichas técnicas aplicadas se pueden observar en el área de apéndice.
1.3 Lista de carencias Con las técnicas mencionadas se logró identificar las siguientes carencias:
1. Falta de control sobre los bienes con que cuenta los establecimientos
2. Desactualización sobre la elaboración de inventarios
3. No existe material de apoyo específico en la elaboración de Inventarios
4. Falta de aplicación de Relaciones Humanas en la atención al público
5. Faltas de eficacia en los trámites al personal
6. Falta de agilización en los trámites administrativos
7. No existe un área específica de información y orientación al público
8. Falta información masiva a los usuarios sobre los nuevos programas que
implementa
9. No existen textos educativos para distribuir en los establecimientos
10. No se cuentan con recursos económicos para reproducir textos
11. No se distribuyen los textos a inicios del ciclo escolar
12. Falta de apoyo a la orientación vocacional de nivel medio en los
establecimientos del municipio de Cobán, Alta Verapaz.
13. Falta de divulgación de los valores morales, sociales y normas de cortesía en los
establecimientos
14. No existe sala de espera equipada de atención al público
15. No se cuenta con sanitarios al servicio de los usuarios
Del listado anterior los númerales del 1 al 3 se refieren a Deficiencia en el manejo de
bienes con que cuentan los establecimientos educativos. Del 4 al 8 a Insuficiente
cumplimiento de las funciones administrativas del personal. Del 9 al 11 a Deficiencia en la
calidad educativa de los establecimientos. Del 12 y 13 a Indiferencia de los educandos hacia
la superación profesional. Del 14 y 15 a Inadecuadas instalaciones al servicio de los
usuarios.
Definidos los problemas y factores que lo provocan que se indican las posibles soluciones
que se listan en el siguiente cuadro:
9
No. Problemas Factores que lo producen Soluciones
1 Deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los establecimientos educativos.
1. Sobrecarga de funciones a los supervisores
2. No existe material de apoyo específico para directores en la elaboración de inventarios
3. Des actualización sobre la elaboración de inventarios que maneja el Ministerio de Educación
1. Creación de una comisión de apoyo entre directores al supervisor
2. Fortalecimiento en el manejo de
inventarios dentro del sistema educativo del distrito escolar.
3. Implementación de un taller de sensibilización en la elaboración y manejo de inventarios a directores del distrito
2 Insuficiente cumplimiento de las funciones administrativas del personal
1. Desinterés en el conocimiento de las funciones del personal.
2. No hay orientación sobre una buena administración al personal.
3. Falta de concientización sobre la labor administrativa que deben realizar
1. Elaboración de un manual de funciones bien definidas
2. Elaborar un plan de inducción hacia las actividades específicas de cada área de la administración
3. Implementar un taller de sensibilización entre el personal
3 Indiferencia de los educandos hacia la superación profesional
1. Inadecuada orientación vocacional
2. Escasa motivación hacia la superación profesional
3. Falta de interés de los padres de familia en la educación de sus hijos
1. Promover un taller de sensibilización sobre relaciones humanas dirigido al personal del distrito
2. implementación de un taller de concientización en relación a la ética profesional al personal del distrito
3. Definir labores en el orden jerárquico de la institución a través de un manual de funciones al personal del distrito
4 Deficiencia en la calidad educativa de los establecimientos
1. Falta de textos
2. Carecen de materiales y recursos didáctico
3. No se cumple con la entrega insumos a inicios del ciclo escolar de por parte del Ministerio de Educación
1. Gestionar la impresión de textos ante instituciones no gubernamentales que apoyan la educación
2. Concientizar al docente en la aplicación de su creatividad para la elaboración de material didáctico
3. Elaborar solicitudes para que se cumplan los compromiso que adquirió el Gobierno ante el Ministerio de Educación
5 Inadecuadas instalaciones al servicio de los usuarios
1. No se cuentan con recursos económicos para ampliarla
2. Desinteres por parte de las autoridades
3. No existe sala de espera de atención al público equipada
1. Gestionar ante instituciones que brindan apoyo y recursos económicos
2. Concientizar a las autoridades de la necesidad de ampliar las instalaciones
3. Crear un salón de espera a los usuarios equipada
10
1.4 cuadro de análisis y priorización de problemas
A continuación se presentan los cinco problemas o necesidades priorizados del listado de carencias.
No. Problemas
1 Insuficiente cumplimiento de las funciones administrativas del personal
2 Inadecuadas instalaciones al servicio de los usuarios
3 Deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los establecimientos
4 Deficiencia en la calidad educativa en los establecimientos
5 Indiferencia de los educandos hacia la superación profesional
Después de aplicada la Técnica de Priorización por Funciones, los problemas
según el conteo, por prioridad quedaron de la siguiente manera:
PROBLEMAS PUNTEO
1. Deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los
establecimientos educativos
7
2. Insuficiente cumplimiento de las funciones administrativas del
personal
6
3. Indiferencia de los educandos hacia la superación profesional 5
4. Deficiencia en la calidad educativa en los establecimientos 4
5. Inadecuadas instalaciones al servicio de los usuarios 3
Como se puede observar el problema número uno obtuvo el mayor punteo lo cual
significa que es el problema, que amerita atención en el distrito escolar
11
1.5. Datos de la institución beneficiada.
1.5.1. Nombre de la institución Supervisión Educativa, Distrito Escolar No. 16-01-01
1.5.2. Tipo de institución Educativo a nivel superior
1.5.3. Ubicación geográfica Actualmente ubicado en el Centro Educativo Municipal “CEM” Km. 211, Colonia Sachamach, zona 12, Cobán, Alta Verapaz
1.5.4. Visión “Ser una Supervisión Administrativa que contribuya al desarrollo de una educación científica y democrática al servicio de la población educativa como factor de desarrollo social y económico de nuestra nación”.7
1.5.5. Misión.
“Una Supervisión Administrativa creada por la finalidad de mejorar la calidad Educativa y Promover actitudes de compromiso con el desarrollo de una educación científica y democrática al servicio de la Comunidad Educativa.”8
1.5.6. Políticas o Manejar de manera eficiente la administración del personal. o Orientar y capacitar al personal en programas y actividades eventuales
y poniendo en marcha procedimientos de evaluación o Aplicar la legislación educativa vigente en los casos administrativos o Justificar la creación y ampliación de plazas en su jurisdicción a fin de
ofrecer mayor cobertura en los servicios educativos o Velar por el uso y aprovechamiento de todos los recursos físicos con
que se cuenten en los establecimientos o Contribuir a la orientación para el buen funcionamiento de proyectos y
actividades que enriquezcan el presupuesto de los establecimientos”.9 _______________________ 7 Dirección Departamental de Educación. Manual de Supervisión. Ministerio de Educación. Guatemala. Octubre de 1998. Pag. 15. 8 IBID pag. 16 9 IBID pag. 20
12
1.5.7. Objetivos.
1.5.7.1 Objetivos General: “Coadyuvar a elevar la eficiencia interna y externa del sistema y del proceso educativo, con calidad y equidad.
1.5.7.2 Objetivos Específicos: Propiciar la permanente vinculación de la oferta educativa con
el mercado de trabajo en los ámbitos nacional, regional y local. Cobertura de la población dispersa y marginadas de los
servicios. Atención a los grupos indígenas monolingües. Promover la creación de modalidades alternativas no
tradicionales, destinadas a satisfacer necesidades de formación, cobertura de población y divulgación del conocimiento.
Impulsar la realización cooperativa, integrada y coordinada de las acciones de investigación, ejecución y evaluación educativa de los aspectos técnicos-pedagógicos en los ámbitos nacional, regional y local.
Autonomía para adecuar el trabajo docente y administrativo a los requerimientos específicos del medio.”10
1.5.8. Metas. a) “Contribuir a elevar la calidad de la educación, para que responda a las
necesidades y expectativas de los diversos grupos de la población y a los requerimientos del desarrollo económico y social, tanto regional como nacional.
b) Coadyuvar en la aplicación de la filosofía de la educación nacional y en
la ejecución de las políticas, planes y programas del sector de educación.
c) Hacer efectiva la democratización proporcionando la igualdad de
oportunidades regionales, locales y étnicas para una educación permanente y promoviendo la interacción y participación de individuos y grupos en el proceso educativo.
d) Facilitar la interacción y correlación interna del Sector Educativo escolar,
extraescolar en sus aspectos sociales y culturales.
e) Promover actitudes de compromiso con el desarrollo de una educación científica y democrática al servicio de todos los grupos de la población y que participe como factor del desarrollo social.”11
______________________________________
10 Dirección Departamental de Educación. Manual de Supervisión. Ministerio de Educación. Guatemala. Octubre de 1998. Pag. 23 11 IBID. PAG. 25
13
1.5.9 Estructura Organizacional:
La autoridad máxima del distrito es el Ministerio de Educación, Dirección Departamental de Educación, Supervisión Educativa, Coordinación Técnico Administrativo y directores. La Relación que tiene de cada instancia es lo que llamamos lineal.
Fuente: Supervisión Educativa. Distrito Escolar 16-01-01 1.5.9. Recursos (humanos, materiales, financieros) 1.5.10.1 Recursos Humanos Personal administrativo: Supervisor Educativo: Walter Geovany Macz 2 Secretarias: Helen Alejandrina Ba Pacay Indira Maaz Sumalé Usuarios: 44 Directores de las Escuelas del Nivel Preprimaria y Primaria 407 Docentes de las Escuelas del nivel Preprimaria y Primaria
Ministerio de Educación
Dirección Departamental de Educación.
Supervisión Educativa
Directores del nivel Preprimario y Preprimario
Secretaría
Docentes
14
1.5.10.2 Recursos Físicos De acuerdo a la información brindada por la secretaria de la Supervisión Educativa del Distrito Escolar, se cuentan con los siguientes recursos: No. Ambientes Cantidad 1. Oficinas 1 2. Salón para bodega 1 3. Sanitarios 2 1.5.10.3 Recursos Materiales No. Descripción del equipo, mobiliario y materiales Cantidad 1 Escritorios de oficina 2 2 Sillas 6 3 Computadora 1 4 Archivadores 3 5 Teléfono 1 6 Máquina de escribir 1 7 Librera 1 1.5.10.4 Recursos Financieros La Supervisión educativa no tiene un fondo económico específico para cubrir las necesidades que se tienen pues La Dirección Departamental de Educación asigna mobiliario y equipo también otorga vales para papelería o materiales de oficinas y suministros varios requeridos. 1.6 Lista de carencias.
Para obtener el listado de carencias de la Coordinación Técnica
Administrativa del distrito escolar 16-01-01 fue necesario realizar una reunión con el
personal para que a través de una lluvia de ideas se pudiera apoyar de acuerdo a lo
priorizado por la Dirección Departamental de Educación, sede Cobán, Alta Verapaz,
en relación a su objetivo, teniendo como listado de necesidades las siguientes:
15
No. Carencias 1 Falta de actualización administrativa en los establecimientos educativos 2 Escaso material informativo sobre el cumplimiento de las funciones
administrativas 3 Falta conocimiento sobre legislación educativa 4 Poca agilización de los trámites administrativos en los distritos 5 No se cuentan con recursos tecnológicos adecuados en la supervisión 6 Poco apoyo en el fortalecimiento a la labor de las supervisión
educativa 7 Inadecuado presupuesto para cubrir las necesidades en la supervisión
educativa 8 Desvió de la comunicación entre personal 9 Poca aplicación de valores morales de los usuarios al solicitar
información 10 Falta de información actualizada y constante hacia los directores 11 Descontrol en el manejo de los bienes en los establecimientos del distrito12 No se cuenta con un documento específico de orientación en la
elaboración de inventarios 13 Falta de control sobre los bienes con que cuenta los establecimientos 14 Poco apoyo a directores en el conocimiento de inventarios 15 Conflictos que generan las actividades programadas por las
autoridades 16 Inconformidad por traslape de actividades entre la comunidad educativa 17 No se respeta lo plasmado en el Plan operativo Anual
Del listado de carencias se procedió a definir los problemas que se encentran en la Supervisión Educativa, constatando que los numerales del 1 al 4 corresponde a la desorganización administrativa en los establecimientos. Del 5 al 7 a Inadecuados programas de apoyo y fortalecimiento a la labor de las supervisiones educativas. Del 8 al 10 Inadecuadas relaciones humanas entre personal del distrito. Del 11 al 14 a Deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los establecimientos educativos. Del 15 al 17 a Inconvenientes en cuanto al calendario escolar que se maneja en el distrito
1.7. Cuadro de análisis y priorización de problemas Para realizar el análisis de los problemas identificados en la institución se elaboro el siguiente cuadro, en donde se determinaron sus causas y posibles soluciones.
16
No. Problemas Factores que lo producen Soluciones
1 Desorganización administrativa en los establecimientos
1. Desactualización administrativa
2. Inexistencia de inducción al puesto de directores
3. Falta de habilidad en el uso de tecnología adecuada
1. Elaboración de un manual de funciones para directores
2. Implementación de un diplomado de inducción al puesto de directores
3. Implementación de talleres en el ámbito de actualización tecnológica a directores
2 Inadecuados programas de apoyo y fortalecimiento a la labor de las supervisiones educativas
4. Desinterés en las autoridades educativas
5. No se cuentan con recursos económicos
6. Centralización de funciones administrativas
4. Promover talleres de socialización entre supervisores educativos
5. Elaboración de una propuesta de presupuesto conforme a las necesidades del distrito
6. Implementar un taller de sensibilización a los supervisores
3 Inadecuadas relaciones humanas entre personal del distrito
4. Deficiencia de comunicación entre personal del distrito
5. Incumplimiento de práctica de valores entre personal del distrito
6. Usurpación de cargo entre personal del distrito
4. Promover un taller de sensibilización sobre relaciones humanas dirigido al personal del distrito
5. implementación de un taller de concientización en relación a la ética profesional al personal del distrito
6. Definir labores en el orden jerárquico de la institución a través de un manual de funciones al personal del distrito
4 Deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los establecimientos educativos
4. Sobrecarga de funciones a los supervisores
5. No existe material de apoyo específico para directores en la elaboración de inventarios
6. Des actualización sobre la elaboración de inventarios que maneja el Ministerio de Educación
4. Creación de una comisión de apoyo entre directores al supervisor
5. Fortalecimiento en el manejo de
inventarios dentro del sistema educativo del distrito escolar No.
6. Implementación de un taller de
sensibilización en la elaboración y manejo de inventarios a directores del distrito
5 Inconvenientes en cuanto al calendario escolar que se maneja en el distrito
4. Desviación de información de parte de las autoridades educativas
5. Imposición de actividades por parte de las autoridades
6. No se realiza en base a las necesidades específicas de cada región
1. Elaboración de una Propuesta de un programa radial en determinado horario para directores
2. Creación de una comisión para elaborar propuestas ante las autoridades educativas
3. Readecuación de actividades calendarizadas cada región educativa
17
a) Definición
La definición del problema consistió en establecer las causas y los efectos del
problema priorizado, para ello fue necesario plantearse dos preguntas, para las
causas ¿Por qué se da el Poco apoyo al director en el conocimiento de inventarios?,
y para los efectos ¿En que afecta el Poco apoyo al director en el conocimiento de
inventarios?, las respuesta para cada aspecto se dio a través de la lluvia de ideas,
luego se eliminaron las ideas que no son posibles considerarlas dentro de la
capacidad de respuesta por parte del proyectista. El árbol de problemas es
información en forma negativa y el árbol de objetivos es en forma positiva.
El proceso consiste en transformar el arbol de problemas en un arbol de objetivos.
La ficha técnica
Permitió concretizar la idea del proyecto, pues en ella se incluyen una estimación
aproximada de costos y beneficios del proyecto y se tiene la información acerca de:
beneficiarios, localización de beneficiarios, monto aproximado de la inversión, fuente
probable de financiamiento, etc.
1.8 Análisis de viabilidad y factibilidad. Para el llenado de la siguiente herramienta se sigue el siguiente proceso:
En la columna de opción, deben considerarse las alternativas identificadas.
En la primera columna aparecen los criterios que servirán para realizar el análisis.
Se formula la pregunta ¿Este criterio tiene relación con la opción.
Al final, la alternativa que tenga mas relación con los criterios es la que mejor se
ajusta para resolver el problema identificado.
No. Idea proyecto
1 Implementación de un programa de Inducción en la elaboración y manejo de inventarios a directores del Distrito Escolar 16-01-01
2 Fortalecimiento en el manejo de inventarios dentro del sistema educativo del distrito escolar No. 16-01-01
3 Creación de una pagina web sobre información general de inventarios que se deben realizar en el Distrito 16-01-01
18
Análisis de viabilidad y factibilidad en función de las opciones del árbol de objetivos. Para emplear esta herramienta es necesario identificar en el árbol de objetivos las
causas, y a estas sus causas como alternativa de solución, luego se procede a
unirlas hasta dejar dos o tres alternativas.
Se debe acordar los criterios a utilizar para evaluar la viabilidad de las diferentes
opciones, se deben colocar los conceptos de Bajo, Alto, Corto y largo.
Opción1 Implementación de un programa de Inducción en la elaboración y manejo de inventarios a directores del Distrito Escolar 16-01-01
Opción 2
Fortalecimiento en el manejo de inventarios dentro del sistema educativo del distrito escolar No. 16-01-01
Opción 3 Creación de una pagina web sobre información general de inventarios que se deben realizar en el Distrito 16-01-01
Coste Alto Bajo Bajo Posibilidades de éxito Bajo Alto Alto
Costo beneficio
Bajo Alto Alto
Horizonte de tiempo Largo Corto Corto
Riesgo social
Alto Bajo Alto
INTERPRETACION: La opción dos es la que más se ajusta para resolver el
problema identificado ya que el costo económico para ejecutarlo es bajo, tendrá
éxito ya que será de mucha utilidad y beneficio a los Directores en un tiempo mínimo
de acuerdo a las necesidades en el tema.
19
Viabilidad y Factibilidad del Proyecto
No. Idea proyecto
1 Implementación de un programa de Inducción en la elaboración y manejo de inventarios a directores del Distrito Escolar 16-01-01
2 Fortalecimiento en el manejo de inventarios dentro del sistema educativo del distrito escolar No. 16-01-01
3 Creación de una pagina web sobre información general de inventarios que se deben realizar en el Distrito 16-01-01
LISTA DE COTEJO Opción 1 Opción 2 Opción 3
No. INDICADORES SI NO SI NO SI NO
Financieros
1 Se cuenta con suficiente recursos financieros? X X X
2 Se cuenta con financiamiento externo? X X X
3 El proyecto se ejecutara con recursos propios? X X X
4 Se cuenta con fondos extras para imprevistos? X X X
Administrativo legal X
5 Se tiene la autorización legal para la realización del proyecto? X X X
6 Existen leyes que amparen la ejecución del proyecto? X X X
Técnico X
7 Se tiene bien definida la cobertura del proyecto? X X X
8 Se tienen los insumos necesarios para el proyecto? X X X
9 Se tiene la tecnología apropiada para el proyecto? X X X
10 El tiempo programado es suficiente para elaborar el proyecto? X X X
11 Se han definido claramente las metas? X X X
12 Se cuenta con personal capacitado para la ejecución del
proyecto?
X X X
Político
13 La institución será responsable del proyecto? X X X
14 El proyecto es de vital importancia dentro de la institución? X X X
Social
15 El proyecto genera conflicto entre los grupos sociales? X X X
16 El proyecto beneficia a la población educativa? X X X
17 El proyecto esta de acuerdo al nivel académico de los
beneficiados?
X X X
18 El proyecto responde a las expectativas de los beneficiarios? X X X
Después de aplicar la lista de cotejo se puede observar que es viable y factible la opción 2 por lo que
será la que se ejecutará como proyecto dentro de la institución.
20
1.9 El problema seleccionado
De acuerdo al proceso de priorización el problema seleccionado es: Deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los establecimientos educativos
1.10 Solución propuesta como viable y factible
Después de haber realizado el análisis de viabilidad y factibilidad por medio de la técnica ANALISIS DE VIABILIDAD Y FACTIBILIDAD EN FUNCION DE LAS OPCIONES DEL ARBOL DE OBJETIVOS. Se llego a la conclusión que la mejor alternativa de proyecto es: Fortalecimiento en el manejo de inventarios dentro del sistema educativo del distrito escolar No. 16-01-01
21
CAPITULO II PERFIL DEL PROYECTO
2.1. Aspectos generales.
2.1.1. Nombre del proyecto
Fortalecimiento en el manejo de Inventarios dentro del Sistema Educativo del Distrito Escolar No.16-01-01
2.1.2. Problema Deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los establecimientos educativos
2.1.3. Localización Supervisión Educativa Distrito Escolar 16-01-01, actualmente ubicado en el Centro Educativo Municipal “CEM”, Km. 211, Colonia Sachamach, zona 12, Cobán, Alta Verapaz
2.1.4. Unidad Ejecutora Supervisión Educativa Epesista: Celia Dalila Caal Poou
2.1.5. Tipo de proyecto Administrativo, consistente en un Módulo de Actualización para la elaboración y manejo de Inventarios del Ministerio de Educación, para Directores de las Escuelas Primarias
2.2. Descripción del proyecto El proyecto consiste en el desarrollo de un Módulo de Actualización para la elaboración y el manejo de Inventarios del Ministerio de Educación, dirigido a Directores de las Escuelas de Educación Primaria y al Supervisor Educativo, ejecutado por un técnico con conocimiento en el tema y la epesista, el cual dará inicio con la adquisición de la información que se debe manejar en los inventarios de la Dirección Departamental de Educación, recopilando información bibliográfica y sobre la base legal, seleccionando los contenidos necesarios para la elaboración, entre los que se encuentran los principales conceptos y fundamentos legales, tales como:
El inventario y su importancia: se refiere a las definiciones y su aplicación dentro de la administración de bienes de una institución.
Instrucciones para el manejo de inventarios: donde se exponen los motivos para elabora los inventarios, la situación general de los inventarios en la actualidad así como la base legal, la autorización de libros, rendición de copias,
22
tiempo para formarse y presentarse, de las adiciones y alzas al inventario, de las disminuciones o bajas, de la clasificación de los bienes, de los bienes inmuebles, de la toma de posesión y entrega de cargos, requisitos que deben llevar los documentos principales de un expediente de la baja en inventario.
Nomenclatura de cuentas: donde se encuentran clasificados cada uno de los bienes muebles e inmuebles debidamente valorizados y separados por las secciones o departamentos que componen el establecimiento, considerando que hay bienes a los que se le debe agregar para mejor especificación la información sobre marcas, modelos, números de registro, etc. Instrucciones adicionales sobre inventarios de las escuelas primarias de la república: sobre loas nomenclaturas más usuales en las escuelas primarias, útiles que deben incluirse y su exactitud, por lo que se adjunta un modelo de Aviso de adquisición, certificaciones de actas, certificaciones de ingresos al inventario, solicitud de bajas de inventarios, traslados de bienes muebles.
2.3. Justificación
El Fortalecimiento en el manejo de Inventarios dentro del Sistema Educativo del Distrito Escolar No.16-01-01 se realizará con la elaboración de un Módulo de Actualización para la elaboración y el manejo de Inventarios del Ministerio de Educación, dirigido a Directores de las Escuelas de Educación Primaria, ya que no se cuenta con algún tipo de documento específico en la orientación del tema, con el cual se pretende disminuir las funciones que se sobrecargan a los supervisores no siendo saturada la oficina con la revisión de inventarios, además de lograr que las autoridades tomen interés de actualizar a los directores en el tema para que puedan manejar los bienes con que cuentan así como la elaboración de inventarios con eficacia y eficiencia aprovechando las facilidades que brinda la tecnología, aunque también se va estimular la iniciativa por parte de los directores a que se organicen para requerir y demandar información a las autoridades respectivas sobre la elaboración y manejo de inventarios ya que con los avances tecnológicos han incrementado los bienes con que se cuentan en los establecimientos educativos y requieren de un control y registro que cumpla con los lineamientos que establece el Ministerio de Educación, brindándole a los directores las instrucciones a seguir con el fin mantener de forma ordenada los bienes así como sus registros y recuento físico total en forma adecuada y sectorizada para mantener mejores efectos en su control.
23
2.4. Objetivos del proyecto
2.4.1 General Al finalizar el proyecto en tres meses se habrá apoyado a los directores fortaleciendo su labor en el manejo y elaboración de inventarios dentro del sistema educativo del distrito escolar No.16-01-01 del municipio de Cobán, Departamento de Alta Verapaz.
2.4.2. Específicos.
2.4.2.1 Crear un Modulo de Actualización para la elaboración y el manejo de Inventarios
2.4.2.2 Socializar el Modulo para la elaboración y el manejo de Inventarios con los Directores del Distrito Escolar
2.4.2.3 Actualizar a los Directores en el tema manejo y elaboración de inventarios 2.4.2.4 Digitalizar la información
2.2.1. Metas. 2.5.1 Proporcionar a los 46 Directores de los Establecimientos que se encuentran en el Distrito Escolar 16-01-01 un Modulo de Actualización para la elaboración y el manejo de Inventarios
2.5.2 Reunir a los 46 Directores en un taller de socialización sobre el contenido del Módulo de Actualización sobre la elaboración y manejo de Inventarios del Ministerio de Educación adaptándolo al contexto de los establecimientos
2.5.3 Elaborar el inventario de cada establecimiento siguiendo los lineamientos que maneja el Ministerio de Educación 2.5.4 Implementar en la Supervisión Educativa material digitalizado que se entregará a nuevos directores al tomar el puesto en un establecimiento educativo
24
2.6 Beneficiarios
Directos: 26 Directores Indirectos: 450 docentes
2.7. Fuentes de financiamiento y presupuesto Gestión por parte del Estudiante
2.8. Cronograma de actividades de ejecución del proyecto
Año 2008 No
ACTIVIDADES
MES 1
MES 2
MES 3
1 Preparacion de condiciones para contar con los recursos previo a iniciar con las siguientes actividades.
P E
2 Recopilacion de informacion bibliografica
P E
3 Elaboracion de la primera version del documento
P E
4 Validacion del documentos de herramientas tecnicas
P E
5 Correccion del documento P E
6 Levantado de texto del documento
P E
7 Reproduccion del documento P E
8 Elaboracion de un plan del taller de socialización
P E
9 Convocatoria P E
10 Realizacion del taller de socialización
P E
11 Evaluacion del proyecto P E
12 Elaboracion del informe final del proyecto
P E
25
2.9. Recursos (humanos, materiales, tecnológicos)
2.9.1. Humanos
• Asesor • Epesistas • Profesionales • Estudiantes
2.9.2 Materiales
• Hojas de papel bond • Lápiz • Lapicero • Regla • Libreta
2.9.3 Tecnológicos
• Computadora • Impresora • Cds • USB
26
Administración financiera perfil
No. de Activid
ad LISTADO DE INSUMOS
CANTID
AD
DESCRIPCIÓN DEL
ARTICULO
COSTO
UNITARIO
COSTO TOTAL
150 10 10 2
20 20 50 15 50 1 1
Fotocopias Lapiceros de colo negro Lipces Correcotres de botecito Folders Fastener Hojas impresas Refacciones Documentos empastados impresos Local alquilado Cañonera alquilada
.20 2.00 1.00
15.00 5.00 .50
2.00 15.00 50.00
200.00 200.00
Q.30.00Q.20.00Q.10..0
Q.30.00Q.100.00
Q10.00Q.100.00Q.225.00
Q.5,000.00Q.200.00Q.400.00
Aporte Solicitado: Q.6, 000.00
Aporte del Proyecto: Q.3, 800.00 Imprevistos Q. 490.00
Costo Total del Proyecto: Q.10, 290.00
27
COMPONENTE MES 1 MES 2 MES 3
Administración del Proyecto
Q.200.00 Q.200.00 Q.200.00
Asistencia Técnica
Q.500.00 Q.500.00 Q.500.00
Alquiler de Local
Q.200.00
Capacitación
Q.500.00
Equipo y Mobiliario
Q.400.00
Materiales
Q.525.00 Q.5,000.00
Personal Beneficiado
Q.1,500.00
Imprevistos
Q.75.00
TOTALES
Q.1,850.00
Q.700.00 Q.7,800.00
Aporte Solicitado: Q.6, 000.00 Aporte del Proyecto: Q.3, 800.00
Imprevistos Q. 490.00 Costo Total del Proyecto: Q.10, 290.00
28
CAPÍTULO III. PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO. 3.1. Actividades y resultados.
Para determinar las actividades y sus respectivos resultados fue necesario
hacerle una revisión a cada una de las acciones realizadas dentro del desarrollo
de la etapas del Ejercicio Profesional Supervisado, inicialmente se reviso el Plan
de trabajo del Ejercicio Profesional Supervisado, luego el Plan de Diagnostico
Institucional, seguido los perfiles de proyectos formulados y el documento de
evaluación del EPS.
No Actividades Resultados 1 Preparación de
condiciones Contar con los recursos económicos para iniciar la elaboración del documento de apoyo.
2 Recopilacion de informacion bibliografica
Consulta a diferentes referencias bibliográficas
3 Elaboracion de la primera version del documento
Se elaboro Un Módulo de actualización sobre elaboración y el manejo de Inventarios del Ministerio de Educación, para Directores de las Escuelas Primarias, del Distrito Escolar 16-01-01 del municipio de Cobán, Departamento de Alta Verapaz
4 Validacion del documentos de herramientas tecnicas
Se valido Un Módulo de actualización sobre sobre la elaboración y el manejo de Inventarios del Ministerio de Educación basado en la investigación como apoyo a las labores administrativas de los Directores de las escuelas primarias del distrito escolar 16-01-01 del municipio de Cobán
5 Correccion del documento
Se corrigió Un Módulo de actualización sobre la elaboración y el manejo de Inventarios del Ministerio de Educación basado en la investigación como apoyo a las labores administrativas de los Directores de las escuelas primarias del distrito escolar 16-01-01 del municipio de Cobán
6 Levantado de texto del documento
Se realizó el levantado de texto del Módulo sobre el manejo de Inventarios del Ministerio de Educación basado en la investigación como apoyo a las labores administrativas de los Directores de las escuelas primarias del distrito escolar 16-01-01 del municipio de Cobán
7 Reproduccion del documento
Una reproducción de 44 ejemplares
8 Elaboracion de un plan de Socialización
Un plan de socialización elaborado con actividades para dar a conocer el módulo
9 Convocatoria Se convoco al supervisor y a Directores de las escuelas primarias del distrito escolar 16-01-01 del municipio de Cobán
10 Realizacion del taller de Socialización
42 Directores participantes. 1 supervisor Técnico Administrativo
11 Evaluacion del proyecto
Se les aplico una encuesta de opinión sobre el documento de apoyo.
12 Elaboracion del informe final del proyecto
Un informe final de proyecto presentado.
29
3.2. Productos y logros
No. Productos Logros 1
Elaboración de Un Módulo de actualización en la elaboración y manejo de Inventarios del Ministerio de Educación como documento de apoyo técnico administrativo
• Que el supervisor técnico administrativo tanto
como directores que se encuentran bajo su distrito educativo cuenten con Un Módulo de actualización sobre la elaboración el manejo de Inventarios del Ministerio de Educación como documento de apoyo técnico administrativo, el cual están dispuestos a utilizar
• Actualizar la información que se maneja en la elaboración de inventarios de bienes del ministerio de Educación.
• Ampliar los conocimientos técnicos, administrativos de los Directores de los establecimientos de escuelas primarias
• Que el presente documento sea una herramienta para orientar a nuevos directores que asumen cargo administrativo en las escuelas primarias
• El Supervisor Educativo y Directores del Distrito utilizan y aplican el Módulo de Actualización de información para el manejo de inventario del Distrito Escolar 16-01-01, que será herramienta de utilidad
2 Elaboración de un plan
de taller de socialización
• Dirigir el taller de socialización • Organizar las actividades para lograr los
objetivos esperados del taller de socialización • Definir los responsables de las actividades
2 Socialización del
documento de apoyo a través de un taller
• Se le entrego a cada Director y al supervisor un ejemplar del documento para que emitieran sus puntos de vista
• Se intercambiaron opiniones de Directores sobre la información contenida en el módulo.
• Se elabora un modelo de inventarios en base a las conclusiones propuestas y siguiendo los lineamientos que maneja el Ministerio de Educación
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
ELABORADO POR: CELIA DALILA CAAL POOU
SUPERVISOR EDUCTIVO: WALTER GEOVANY MACZ DISTRITO ESCOLAR 16‐01‐01
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE HUMANIDADES, SECCIÓN COBAN, ALTA VERAPAZ
2008 Libro de Inventario
Supervisión Educativa Libro de Inventario
Supervisión Educativa Distrito Escolar
16-01-01
MINEDUC
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACIÓN Y MANEJO DE INVENTARIOS
30
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE HUMANIDADES SECCIÓN COBAN A.V. LICENCIATURA EN PEDAGOGIA Y ADMINISTRACION EDUCATIVA
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACIÓN Y MANEJO DE
INVENTARIOS
Celia Dalila Caal Poou Carné 200450611
Cobán Alta Verapaz
31
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
i
PRESENTACION
De acuerdo con la situación indeterminada e insegura en que actualmente se
mantiene los bienes del MINEDUC, así como sus registros es necesario llevar a
cabo un recuento físico total de los mismos que deberá practicarse en forma
ordenada y sectorizada para los mejores efectos en su control. Juntamente a la
verificación física se deben ir marcando los bienes de manera que se pueden
establecer con seguridad con que bienes pueden contarse todavía y cuales es
necesario rebajar según la situación que presenten, depurando además los
inventarios auxiliares y por consiguiente el inventario general. Debido a la
situación confusa antes citada se han generado notables pérdidas que constituyen
obviamente faltantes de bienes inventariados de los cuales debe determinarse el
paradero o en su defecto al confirmarse la perdida proceder contra los
responsables de conformidad con la ley de la materia.
Se ha podido comprobar que en las mayor parte de las dependencias no existe un
adecuado control de los bienes de tal forma que los registros no coinciden con las
existencias por evidentes diferencias, lo cual hace necesaria una eliminación de
los mismos para determinar las existencias reales e iniciar un adecuado manejo
del inventario. Considerando que los bienes del estado están enmarcados bajo
ciertas nomenclaturas de las cuales se aplican en el Ministerio de Educación y por
ende en los Establecimientos Educativos por lo cual se necesita tener bases para
la elaboración y manejo de Inventarios a fin de eficientar esta labor.
32
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
ii
JUSTIFICACIÓN
El Presente Módulo de Actualización para la elaboración y el manejo de
Inventarios del Ministerio de Educación, está dirigido a Directores de las
Escuelas de Educación Primaria, con el objeto de fortalecer el manejo de
Inventarios dentro del Sistema Educativo del Distrito Escolar No.16-01-01,
ya que no se cuenta con algún tipo de documento específico en la
orientación del tema, con el cual se pretende reducir errores en la
elaboración de los inventarios, además de actualizar a los directores en el
tema para que puedan manejar los bienes con que cuentan así como la
elaboración de inventarios con eficacia y eficiencia aprovechando las
facilidades que brinda la tecnología, aunque también se estimula la
iniciativa de los directores a que se organicen en la demanda de
información a las autoridades respectivas sobre la elaboración y manejo de
inventarios ya que con los avances tecnológicos han incrementado los
bienes con que se cuentan en los establecimientos educativos y requieren
de un control y registro que cumpla con los lineamientos que establece el
Ministerio de Educación, brindándole a los directores las instrucciones a
seguir con el fin mantener de forma ordenada los bienes así como sus
registros y recuento físico total en forma adecuada y sectorizada para
mantener mejores efectos en su control.
33
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
iii
OBJETIVOS
General
Apoyar a los directores de Escuelas Primarias, en el fortalecimiento y
manejo de inventarios dentro del sistema educativo del distrito escolar
No.16-01-01 del municipio de Cobán, Departamento de Alta Verapaz,
satisfaciendo una de las necesidades administrativas, para lograr
agilización en la elaboración de inventarios, de esta manera en la eficacia
del trabajo administrativo de directores.
Específicos
Minimizar labores administrativas al supervisor
Manejar correctamente los bienes del Ministerio de Educación, en los
establecimientos de Educación Primaria.
Elaborar inventarios siguiendo los lineamientos que maneja el
Ministerio de Educación
34
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
INDICE
Presentación i
Justificación ii
Objetivos iii
1. Que es un inventario 1
2. Para que se elaboran los inventarios 1
3. Importancia de los inventarios 1
4. Tipos de inventario 2
4.1 Inventario perpetuo 2
4.2 Inventario Intermitente 2
4.3 Inventario Final 2
4.4 Inventario Inicial 3
4.5 Inventario Físico 3
5. Objetivos que persiguen la contabilización 3
6. Ventajas para el control de inventarios 3
7. Objetivos para el rubro de inventarios 4
8. Autorización de libros de inventarios 4
9. Manejo de un inventario 5
10. Rendición de copias de inventario 5
11. Tiempo para formar el inventario 6
12. Forma de practicarse el inventario 6
13. Que no debe incluirse en el inventario 8
14. Alzas de inventarios 9
14.1 Adquisiciones por compra 9
14.2 Adquisición por donación 9
14.3 Adquisiciones por traslado entre dependencias 9
15. Valuaciones de bienes en el inventario 10
16. Porque se dan las bajas de bienes en el inventario 10
16.2 Por pérdida 11
16.3 Por hurto o robo 11
16.4 Por traslado 12 35
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
16.5 Por desuso, venta o permuta 12
16.6 Por traslado de bienes metálicos o ferrosos 13
16.7 Destrucción por fenómenos naturales y siniestros 13
16.8 Provocados por hechos o actos delictivos 14
16.9 Por destrucción de bienes en accidentes 14
16.9.1 Caso fortuito 14
16.10 Provocado por imprudencia o negligencia 15
16.11 Provocado por personas particulares 16
17. Clasificación de los bienes 16
17.1 Fungibles 16
17.2 No fungibles 16
17.3 Baja de bienes fungibles 17
18. Bienes inmuebles 17
19. Toma de posesión y entrega de cargo 17
20. Documentos a adjuntar a un expediente de baja de un inventario 18
21. Tarjetas de responsabilidad 18
22. Certificación de Ingreso al Inventario 18
23. Nomenclaturas de cuentas 19
24. Modelos de los documentos que se utilizan en los inventarios 24
24.1 Aviso de adquisición 24
24.2 Adquisición por donación 24
24.3 Certificación de actas 25
24.4 Certificación de ingreso al inventario 27
24.5 Solicitud de baja de inventarios 28
25. Base legal que respaldan el manejo y elaboración de inventarios 29
26. Actividades sugeridas 31
27. Evaluación 32
Conclusión 33
Bibliografía 34
36
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
“Control de los bienes y demás cosas pertenecientes a una institución que se
encuentra registrado en un documento, por lo general, el activo mayor en sus
balances contables y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías,
son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados” 1
Los sistemas de contabilidad para los inventarios forman parte muy importante, en
establecimientos o instituciones. Este manejo contable permitirá a los
establecimientos educativos en este caso mantener el control oportunamente, así
como también conocer al final del Ciclo Escolar un estado confiable de la
situación de bienes muebles e inmuebles con que se cuenta.
Los inventarios permiten mantener de manera organizada y lógica los bienes con
que se cuentan en los establecimientos educativos para evitar irregularidades que
pasen desapercibidos, así como para verificar la cantidad de bienes con que se
cuenta para no almacenar sin darles uso a bienes, que puedan ser faltantes en
otros establecimientos.
“El rubro de inventario es de mayor significación dentro del
activo porque de acuerdo al manejo puede conocerse los
bienes que tiene a cargo cada institución” 2
Siendo complicado el control de los activos o bienes con que
se cuentan por la gran diversidad de artículos que se
manejan, grandes volúmenes en
_____________________________ 1 JOHNSON Robert W. Administración financiera. Madrid. Capitulo I. Administración de inventarios. Inicio, 1996. 75 p .p. 2 HOLMES, W. Arthur. Presupuestos planificación y control de las utilidades . Inicio. 110 p.p
37
Libro introductorio sobre la Estadística y sus métodos
1
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
LIBROS DE INVENTARIOS
existencia, numerosas operaciones efectuadas como entradas y salidas, rapidez
en su cambio, diferentes costos unitarios verificación periódica de la existencia,
determinación de faltantes físicos, corrección de errores, aunque también se dan
problemas en el mantenimiento adquisición y destino final, tales como:
oportunidad en la compra,
p Surtido o entrega,
p Cantidades y calidades a un costo eficiente,
p Facilidades financieras,
p Disposición de recursos financieros a ser requeridos,
p Prevención de daños por causas físicas o económicas,
p Como el que queden obsoletos o caduquen,
p Por inadecuación en su uso.
4.1 Inventario perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo
con las existencias en el establecimiento, por medio de un
registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar,
donde se llevan los importes en unidades monetarias y las
cantidades físicas.
4.2 Inventario Intermitente: Es un inventario que se efectúa
varias veces al año. Se recurre a el, por razones diversas, no se
puede introducir en la contabilidad del inventario contable
permanente, al que se trata de suplir en parte.
4.3 Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio
económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una
nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las
operaciones mercantiles de dicho periodo.
38
Manual de Contabilidad
2
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
4.4 Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.
4.5 Inventario Físico: “Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las
diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha
del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas”3
Es el inventario real. Se realiza como una lista detallada y valorada de las
existencias.
Control de la cantidad y valor de bienes existentes
Prevención de pérdidas, así como desperdicios o malos usos de los bienes
Evitar robos así como fijar responsabilidad
Prevenir excesos insuficiencia o defectos en las existencias
Establecer normas para el consumo y compras de bienes
Registro correcto del costo de los bienes conforme documentos
Mantener el mínimo de capital invertido
Reducir altos costos financieros generados por existencias excesivas
Reducir riesgos por fraudes y robos, daños físicos o deterioro y obsolencia
Reducir costo en tiempo y esfuerzos para la toma de inventarios físicos.
__________________________________ 3 CORDERA Martin José, Gestión de Contabilidad. Ediciones Pirámides, Madrid, 1994. 83 p.p.
39
3
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
Mantener la existencia física y asegurarse que el procedimiento seguido al
practicar el inventario físico seguido garantice una correcta determinación
de los bienes en existencia así como el estado de estos.
Identificar plenamente aquellos bienes en mal estado u obsoleto que haya
que descargar.
Que a la fecha del inventario físico y al finalizar el año todos los
movimientos originados por adquisiciones o bajas estén plenamente
contabilizados en el periodo que les corresponda.
Que se cuente con la documentación que ampare la
propiedad de las existencias.
“Los de todas las oficinas publicas del departamento y entidades sujetas a
fiscalización por parte de contraloría de cuentas. Y por la gobernación
departamental: Los de las demás oficinas publicas de su departamento” 4
El libro debe ser empastado a dos o tres columnas para facilitar su manejo,
registrando en la primera los parciales y en la segunda los totales de las cuentas;
el valor unitario debe anotarse en la columna del detalle de los bienes, debiendo
efectuarse de conformidad con la legislación respectiva. Los libros deben ser
autorizados por la Contraloría de Cuentas.
_______________________________ 3 CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA, DECRETO 89-96 Ley de Probidad y de Responsabilidades,
Describe las responsabilidades de los empleados de la Administración Pública. Editorial Ayala Jiménez Sucesores, Guatemala, 70 p.p.
40
Libro Encomia Internacional Teórica y Política
4
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
• Si no existe un libro ya abierto, debe verificarse en contabilidad del
estado si no existe cuenta alguna abierta a nombre del
establecimiento y si existe cual es su saldo y el ultimo informe
rendido de la misma, sino existe la cuenta debe autorizarse uno y
con el chequeo físico de los bienes que existe debe abrirse el libro
suscribiéndose un acta donde conste y enviar certificación de estas
a contabilidad del estado y dirección de bienes del estado o
Ministerio de Finanzas Publicas para que efectúe el registro del
establecimiento e informar de los movimientos que se den como lo
considere conveniente el encargado del inventario ya sea mensual,
bimestral, trimestral, semestral o anual.
• En el caso de decidir utilizar tarjetas móviles debe adoptarse un
modelo e imprimirse, posteriormente se debe solicitar la autorización
a contraloría de cuentas, las mismas
deberán ir numeradas de forma
correlativas
El encargado debe disponer la verificación física de
los bienes: Preparar las copias de los inventarios en
el mes de diciembre y presentarlas en el mes de
enero del siguiente año. Adjuntando formulario con los saldos por cuenta, el
detalle de los bienes que conforman el inventario considerando que todos los
Establecimientos Educativos deben de dejar copias de sus inventarios a sus
Coordinadores Técnicos Administrativos en Cuadruplicado para que estos a su
vez emitan una copia a la Dirección Departamental de Educación y estas a las
oficinas correspondientes como las Unidades de Auditorias Interna del Ministerio
de Educación.
41
Libro Principios y Procedimientos Contables
5
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
Con la debida anticipación y de acuerdo con el volumen de los bienes, cada jefe
de ofician bajo su responsabilidad deberá disponer la verificación fiscal del
inventario, respectivo a efecto que este terminado el día 31 d diciembre de cada
año, debiéndose tomar en cuenta las adquisiciones y bajas registradas durante el
ejercicio, para su correcta actualización.
En la dirección de contabilidad del estado existe control separado para los bienes
muebles e inmuebles de la nación. El inventario de bienes muebles incluirá por
cuentas el detalle del mobiliario, equipos, maquinarias, herramientas, vehículos,
semovientes, debidamente valorizados y separados por las secciones que
compone cada establecimiento.
Los rubros de las cuentas se antepondrán al detalle de cada grupo de bienes,
consignando todos los datos de los artículos u objetos respectivos debiendo
especificarse marcas, modelos y números de registro, para su fácil identificación.
El inventario de bienes inmuebles incluirá la descripción de la o las propiedades,
no debiendo incluir en este las que correspondan a las municipalidades,
especificando extensión, ubicación, colindancias, números de registros de la
propiedad inmueble con su respectivo valor.
42
6
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
“Al finalizar un inventario de bienes muebles e inmuebles deberán verificarse los
cálculos y sumas correspondientes a fin de evitar errores.
Al pie del mismo deberá anotarse un resumen que contenga las cuentas
correspondientes a sus valores” 5
A continuación se puede observar un modelo en el ejemplo siguiente:
1221.1 Muebles y útiles de oficina-------------------------------------------------Q. 500.00
1222.2 Maquinaria de talleres-------------------------------------------------------Q. 500.00
1223.7 Herramientas diversas-------------------------------------------------------Q. 100.00
123.2 Ganado caballar-------------------------------------------------------------Q. 600.00
TOTAL-------------------------------------------------------------Q. 1,700.00
TOTAL: Mil setecientos quetzales exactos.
Lugar y Fecha:______________________________ F.__________________
Vo.Bo.__________________
_________________________________ 4 RIVERA, J. Contabilidad financiera. Madrid: Trivium, 1992. Manual imprescindible escrito por uno de los mejores
especialistas españoles. 65 p.p.
43
7
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
Almohadillas
Archivadores de
Cartón
Accesorios de
tuberías y
eléctricos
Palas
Piochas
Azadones
Cables
Cepillos
Cucharas para
jardín
Bases para
calendario de
escritorio
Brochas
Bombas de filtro
Botes de lata
Candados
Cubetas
Esponjas
Folletos de
leyes
Guantes
Frascos para
goma
Plomeros
Lazos
Limas
Libros de
contabilidad y
actas
Lapiceros
Libros de textos
Mangueras
Mapas
Revista
Regaderas
Perforadores
Pinceles
Reglas
Ropas de cama
Rótulos de oficina
Sellos de hule
Sellos fechadores
Engrapadoras
Toneles de
basura
Trapeadores
Trastos
Plástico
44
Dinámica Capitalista, Crisis Actual
8
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
De todo mueble u objeto que se agrega al inventario debe darse aviso a contabilidad
al estado indicando su valor total conque queda después de operar la adquisición.
14.1 Adquisiciones por compra
Son las adquisiciones que ocurran en el transcurso del año y que constituya aumento
al activo y se haya efectuado por pago efectivo o por el procedimiento de cotización y
cargo al presupuesto.
14.2 Adquisición por donación
Son adquisiciones por regalo o donación de alguna institución ajena al gobierno o
por parte de programas o proyectos de este o de ayudas internacionales o entidades
particulares.
14.3 Adquisiciones por traslado entre dependencias
Todas las adquisiciones que ocurran en la que dos dependencias de gobierno central
de mutuo acuerdo se traspasa bienes que ya no son útiles para uno pero que si es
de beneficio y utilidad para otros.
45
9
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
“Cuando hay bienes que no existe formas alguna de conocer su precio real, siempre
que se haya agotado la vía respectiva para averiguarlo, en tal caso se efectúa una
valuación, se recurre a una persona experta en la materia cotizando en el mercado
los precios que tengan y con la suscripción de un acta se procederá a darles valor e
incluirlos en el inventario.” 6
16.1 Por destrucción o incineración de bienes:
Cuando se encuentre bienes de madera tela papel, vidrio, cuero, plástico o caucho,
que por el uso han sido sometidos al deterioro se debe solicitar autorización para
destruirlos y rebajarlos del inventario.
Debiendo suscribir un acta, con comparecencia de autoridad local en el que se deje
constancia de los bienes y su mal estado, procediendo a detallarlos, haciendo la
suma para indicar el monto al que asciende los bienes cuya baja se pretende con
copia de certificación de acta.
Se debe adjuntar una certificación de inventario por los bienes cuya baja se
pretende verificar que el total de la misma sea congruente con el indicado en
el acta suscrita.
Se debe dirigir un oficio al Coordinador Técnico Administrativo para que lleve
la documentación a la entidad superior para que se autorice el trámite y se
traslade al Ministerio de Finanzas Publicas.
________________________________ 6 HANGREN, Harrison. Contabilidad. Curso de Contabilidad. (Tomo IV) Unión Tipográfica, Editorial Hispano- América, México, 1991. 92 p.p.
46
Libro Economía Mundial
10
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
16.2 Por pérdida:
El director del establecimiento al tener conocimiento del caso, debe suscribir
inmediatamente acta haciendo constar las circunstancias en que ocurrieron los
hechos y cuales son específicamente los objetos perdidos extraviados o faltantes con
sus características y valores, estableciendo que empleado es responsable por medio
de tarjeta de responsabilidad que deben llevarse en las distintas dependencias
refiriendo en el momento el pago del valor registrado en el inventario, sin perjuicio de
las sanciones que por negligencia o descuido de la custodia de los bienes a su cargo
imponga la Contraloría General de Cuentas de acuerdo con su ley orgánica
16.3 Por hurto o robo:
Cuando una oficina o establecimiento sea objeto de robo se debe suscribir el acta
respectiva y dar aviso a la Policía Nacional Civil, Juez de Paz o de Instrucción,
Alcalde Municipal u otra autoridad.
Se debe hacer constar en e el acta la fecha y hora en que se cometió el robo, detalle
de los objetos, consignando sus características y Valores con que se encuentran
registrados en el inventario.
Además se debe adjuntar la certificación de inventario del bien o bienes que hayan
sido sustraídos, y se debe solicitar a las autoridades
del ministerio publico según se hayan presentado la
denuncia una certificación de la fase en que se
encuentra el proceso y se agrega el expediente de
rigor para efecto de tramite.
Queda obligado el director del plantel activar las
diligencias pertinentes para lo cual podrá solicitar
asesoría legal o del Ministerio al que depende en la
procuración del juicio respectivo.
Libro iniciación a la
Estadística 47
11
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
16.4 Por traslado
Todo traslado de de bienes podrá efectuarse únicamente por
orden escrita de la jefatura competente con la autorización del
Organismo o Ministerio del que depende, suscribiendo acta en
la que incluirá el listado detallado por columna de los bienes
que serán entregados. “Tanto quienes entregan como quienes
reciben podrán efectuará sus operaciones de de disminución o adiciones (alzas)
hasta que reciban la respectiva resolución por parte de bienes del Estado en la que
se autoriza el traslado.” 7
Se procede a suscribir un acta por motivo de traslado de los bienes indicando
características y valores de los mismos, luego la oficina que entrega realiza una
certificación de inventario donde conste las características de los bienes,
adjuntándole una solicitud dirigida al Director de Bienes del Estado del ministerio de
Finanzas públicas para que autorice a baja en el inventario respectivo.
16.5 Por desuso, venta o permuta
Los establecimientos que tienen bienes en desuso deberán suscribir un acta
haciendo ver cuales son los bienes que tienen en desuso o desean vender o
permutar, quienes deben hacer del conocimiento del Ministerio de Educación para
que a su vez lo haga del conocimiento la Dirección de Bienes del Estado del
Ministerio de Finanzas Públicas para la autorización de la operación.
_________________________________ 7 CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA, ACUERDO Gubernativo 217‐94, Contiene el Reglamento para inventarios de los bienes muebles de la administración pública e instrucciones para la baja de los bienes. Editorial Ayala Jiménez Sucesores, Guatemala, 70 p.p.
48
12
Libro La acumulación a la escala global
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
El expediente debe conformarse con certificación de acta suscrita donde consten los
bienes en desuso o que se desean vender o permutar, teniendo la autorización del
ministerio de Educación con la autorización de la Dirección de Bienes del Estado del
Ministerio de Finanzas Públicas, adjuntándole la certificación del acta con motivo de
la transacción y la certificación del inventario donde conste las características y
valores de los bienes cuyas bajas se solicita.
16.6 Por traslado de bienes metálicos o ferrosos
“Se puede proceder a la permuta de piezas metálicas, minerales, desechos de
bronce, acero aluminio, propiedad del estado”. 8
por lo que se procede suscribiendo un acta de los bienes cuya baja se pretende
detallando sus características y valores tal y como aparecen en el inventario y si no
se encuentran inventariados deberá indicarse en acta por separado, adjuntando una
certificación de asiento del inventario del los bienes cuya baja se pretenden de forma
conveniente con el detalle del acta en solicitud, enviando una solicitud al jefe
inmediato superior en el Ministerio de Educación para el trámite respectivo, debiendo
considerar que se procede a la baja de inventario siempre que ya se cuente la
resolución.
16.7 Destrucción por fenómenos naturales y siniestros
Al ocurrir cualquiera de los siniestros el director del establecimiento con la
intervención de una autoridad competente procederá a levantar acta circunstanciada
independiente de la que se suscriba con motiva de la instrucción de las primeras
diligencias, tendientes a averiguar las causas de suceso haciendo contar las
circunstancias en que se dio y los objetos destruidos o dañados
_________________________________ 8 CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA, Decreto Legislativo 114-97 Ley del Organismo Ejecutivo. Contiene la delimitación de funciones de cada Ministerio, velando por el registro de los bienes de las dependencias a su cargo Editorial Ayala Jiménez Sucesores, Guatemala, 68 p.p.
49
13
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
16.8 Provocados por hechos o actos delictivos
Al ser victima de estos hechos un establecimiento el director procederá a levantar
acta circunstanciada con intervención de autoridad competente haciendo constar
los hechos así como la descripción detallada y valores de los bienes, destruidos,
dañados o robados, debiendo informar a las autoridades judiciales para que inicien el
proceso correspondiente a fin de establecer el paradero de los responsables y
proceder legalmente en su contra.
En el caso de lo anterior se procede a certificar un acta suscrita con la intervención
de las autoridades competentes en los que consten los hechos ocurridos, la
autorización del Ministerio de Educación para proseguir con el trámite
correspondiente, certificación de asiento a inventario de los bienes extraviados o
perdidos, una certificación extendida por el Juzgado o Tribunal que haya tenido
conocimiento del caso , en las que consignen la fecha en que se presento la
denuncia y si hay detenidos por el hecho por último enviar una solicitud a la máxima
autoridad del Ministerio de Educación de quien se depende quien a su vez lo remitirá
al Contralor General de la Nación para que autorice la baja en el inventario.
16.9 Por destrucción de bienes en accidentes
16.9.1 Caso fortuito
Al ocurrir un accidente por causas inevitables, fallas mecánicas, o cualquier otra
causa que no implique responsabilidad por parte del empleado o funcionario que
tenga a u cargo el o los bienes que se destruyen o queden inservibles.
“Por lo que la autoridad o Director del Establecimiento suscribirá acta con
intervención de autoridad competente quien (instruirá las primeras diligencias para
determinar las causas que provocaron el accidente) haciendo constar las
circunstancias en que ocurrió el suceso y de ser posible en la misma el resultado del
peritraje de un experto con el fin de establecer los extremos correspondientes”9
_______________________________________________
9 CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA, DECRETO Legislativo 114-97 Ley del Organismo Ejecutivo. Contiene la delimitación de funciones de cada Ministerio, velando por el registro de los bienes de las dependencias a su cargo Editorial Ayala Jiménez Sucesores, Guatemala, 70 p.p.
50
14
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
Es conveniente que se proporcionen todos los elementos de juicio a efecto de
aclarar los puntos oscuros.
La autorización para poder operar la baja en el inventario se solicitará a través del
Ministerio ante la Contraloría General de Cuenta.
El expediente debe quedar conformado con certificación del acta suscrita ante
autoridad competente, en la que consten los pormenores del accidente y dictamen de
experto, de acuerdo a la naturaleza del bien. Además la certificación de asiento a
inventario, certificación extendida por el Juzgado que haya tenido conocimiento del
suceso, solicitud dirigida al Contralor General de la Nación para que se autorice la
baja en el Inventario respectivo.
16.10 Provocado por imprudencia o negligencia
Cuando en un accidente se sospeche o se compruebe que el mismo ha sido
ocasionado por culpa de la persona que tuviere a su responsabilidad la custodia y el
manejo de los bienes destruidos o dañados, deberá el Director del Establecimiento o
la autoridad que corresponda en el ámbito interno, por los medios legales
correspondientes, requerir al responsable de inmediato al reposición del bien, el pago
de los daños o el reintegro del valor total de los mismos en caja fiscal.
El expediente debe quedar conformado con certificación del acta suscrita ante
autoridad competente, en la que consten los pormenores del accidente, dictamen de
experto, certificación de ingreso al inventario con las características y valores de los
bienes, certificación de la fase en que se encuentra el proceso con motivo del
accidente, extendida por el Juzgado que conoció el hecho , autorización expresa del
Ministerio de Educación, solicitud dirigida al Contralor General de la Nación para que
se autorice la baja.
51
15
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
16.11 Provocado por personas particulares
En estos casos se suscribirá acta al respecto y dársele intervención a las autoridades
judiciales correspondientes para que se instruya la averiguación y el proceso
tendiente a establecer y deducir las responsabilidades civiles a tales personas, con el
fin de que los intereses del Estado no sufran pérdida como los demás casos ya
contemplados, el Director del Establecimiento queda en al obligación de activar las
diligencias y solicitar el auxilio del Ministerio Publico, en los casos en que la
dependencia afectada carezca de Asesoría Jurídica.
17. Clasificación de los bienes 17.1 Fungibles: “Son todos aquellos bienes que pueden ser sustituidos fácilmente por
otros de la misma especie, calidad, cantidad y valor cuya vida útil se estima menor a
dos años o que se deterior fácilmente” 10
17.2 No fungibles: Son todos aquellos cuya vida se estima en más de cinco años, o
que son menos susceptibles al rápido deterioro y pueden tener cierta durabilidad en
cuento a su existencia.
17.3 Baja de bienes fungibles:
Cuando se trata de este tipo de bienes la baja se puede operar sin autorización
previa, únicamente suscribiendo acta para dejar constancia y enviando copia a la
autoridad inmediata superior para su conocimiento.
__________________________________ 10 GUAJARDO C. Gerardo. Contabilidad Financiera. México, 2da. Ed. Editorial McGraw-Hill, 1995. 102 p.p.
52
16
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
18. Bienes inmuebles “Son edificios, terrenos y otros, que son propiedad del estado que han sido
concedidos por particulares, municipalidades u otros de los que se posee
documentación respectiva” 11
Los requisitos que deben tener los inmuebles para ser registrados son: poseer
un documento que ampare loa legítima posesión de este, en el que se delimiten sus
colindancias y expresen sus medidas, en caso de no existir este debe procurarse
conseguir la información sobre los mismos ya sea en el registro de la propiedad
inmueble o en las municipalidades, si existe alguna acta de concesión del predio
para iniciar los trámites para su registro, si ya se tuvieran debe proporcionarse el
numero de finca, folio y libro en el que aparezca registrado el inmueble .
19. Toma de posesión y entrega de cargo Al momento de entregarse o recibir un cargo debe revisarse los bienes que consten
en el inventario, indicando si los mismos se encuentran completos y de conformidad
e indicando si en su caso existen faltantes, detallar los mismos y porque razones no
aparecen exigiéndole al responsable el aparecimiento o reintegro de estos.
“Los documentos que se utilizan para dejar constancia son: actas si hasta el
momento de la revisión los resultados son satisfactorios o puntualizarse cualquier
faltante para que se hagan los requerimientos necesarios” 12
Tomando en cuenta que deben hacerse del conocimiento de la autoridad inmediata
superior del acta suscrita y los resultados de la revisión para que se tomen las
medidas pertinentes o de ser de conformidad solo se tome
nota de recepción y / o entrega.
___________________________ 11 Redondo. Curso Práctico de Contabilidad General y Superior. Tomo I. 76 p.p. 12 HOLMES, W. Arthur. Presupuestos planificación y control de las utilidades. Welsch. Inicio. 110p.p. Iniciación a la Estadística
53
17
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
Certificación de actas, con identificación del empleado o funcionario que la extiende,
identificación del libro de actas, número y fecha de autorización y oficina que autorizó
el libro, folio o folios en que se encuentra asentada el acta, numero de acta y fecha,
transcripción, transcripción completa del pie de firmas, lugar o dependencia a donde
se remite la certificación, número de hojas y clase de papel en que se extiende, lugar
y fecha. Firmada por el funcionario que certifica y sellos correspondiente y el visto
bueno de la autoridad correspondiente y sello.
21. Tarjeta de responsabilidad Con el objeto de determinar en cualquier momento los útiles a cargo de cada
empleado , se abrirán tarjetas individuales de responsabilidad, en las cuales debe
registrarse detalladamente y con los mismos datos que figuran en el inventario , los
bienes por los cuales responda cada funcionario, agregando al final y por separad0o
el detalle de los artículos que por su Naturaleza fungible no hayan sido incluidos en
el inventario, se numeran correlativamente, consignando tales números en el
inventario y tarjetas, el modelo de dicha tarjeta se tiene que realizar de acuerdo a las
necesidades de cada establecimiento
22. Certificación de i ingreso al inventario
Se debe identificar al empleado o funcionario que certifica.
Identificación del libro de inventarios, número, fecha, y oficina que autorizó.
Folios en que se encuentran asentadas las características y valores del bien que se
certifica
54
18
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
Número de inventario y fecha en que fue practicado
Descripción en columna de los bienes objeto de la baja con sus valores, con el fin de
facilitar la verificación de las operaciones;
Monto a que asciende la suma de los valores de los bienes (en números y letras)
Lugar o dependencia a donde se remite la certificación
Número de hojas y clase de papel en que se certifica
Lugar y fecha
Firma del empleado o funcionario que certifica y sellos respectivos
Visto bueno de la autoridad correspondiente y sellos
“121 Bienes Muebles
121.1 Propiedades Urbanas
121.2 Propiedades Rústicas
121.3 Líneas Telegráficas
121.4 Líneas Telefónicas
121.5 Plantas De Teléfonos Automáticos
121.6 Derechos Telefónicos
121.7 Títulos De Pajas De Agua
Mobiliario y equipo
55
19
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
122.1 MUEBLES Y UTILES
1221.1 Muebles y Útiles de Oficina
1221.2 Muebles y Útiles de centros de Enseñanza
1221.3 Muebles y Útiles de establecimiento de Asistencia Social
1221.4 Muebles y Útiles de dependencias diversas
1221.5 Monturas y aperos
1221.6 Material Didáctico
1221.7 Instrumentos Musicales
1221.8 Aparatos de comunicaciones Eléctricas
1221.9 Otros Muebles y Útiles
1221.9.1 Muebles y útiles de representaciones diplomáticas
1221.9.2 Ropa y Útiles varios
1222 MAQUINARIA
1222.1 Maquinaria de Caminos
1222.2 Maquinaria de Obras Públicas
1222.3 Maquinaria Agrícola
1222.4 Maquinaria Productora de Energía Eléctrica
1222.5 Maquinaria de Talleres
1222.6 Bombas y Tuberías
1222.7 Maquinaria telegráfica multicanal
1222.8 Maquinarias Diversas
56
20
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
123 BIENES SEMOVIENTE
123.1 Ganado Vacuno
123.2 Ganado caballar
123.3 Ganado Mular
123.4 Ganado asnal
123.5 Ganado Lanar
123.6 Ganado Cabrío
123.7 Ganado Porcino
123.8 Aves
123.9 Animales varios
124. ALMACENES
124.1 Almacenes de Caminos
124.2 Almacenes de la Tipografía Nacional
124.3 Almacenes de Institutos y Escuelas
124.4 Almacenes de Establecimientos de Asistencia Social
124.5 Almacenes de la ciudad Olímpica
124.6 Almacenes de Instituto Agropecuario Nacional
124.7
124.8
124.9 Almacenes varios
57
21
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
1228 APARATOS E INSTRUMENTOS DE RADIODIFUSIÓN
1228.1 Aparatos e instrumentos de Radiodifusoras
1228.2 Aparatos e instrumentos de Radiocomunicaciones
1228.3 Aparatos e instrumentos de Televisión
1229 EQUIPOS DIVERASOS
1224 VEHICULOS
1224.1 Automóviles y jeeps
1224.2 Camiones, camiones y pick ups
1224.3 Motocicletas y moto bicicletas
1224.4 Bicicletas
1224.5 Carruajes y Carretas
1224.6 Aeroplanos
1224.7 Embarcaciones
1223 HERRAMIENTA
1223.1 Herramienta de Camiones
1223.2 Herramienta de Obras Públicas
1223.3 Herramienta de carpintería
1223.4 Herramienta de zapatería
1223.5 Herramienta de herrería y hojalatería
58
22
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
1223.6 Aperos de Labranza
1223.3 Herramientas diversas
1225 APARATOS E INSTRUMENTOS CIENTIFICOS
1225.1 Aparatos e instrumentos de laboratorio
1225.2 Aparatos e instrumentos de cirugía
1225.3 Aparatos e instrumentos de veterinaria
1225.4 Aparatos e instrumentos de óptica
1225.5 Aparatos e instrumentos de dibujo e ingeniería
1225.6 Aparatos de electroterapia, electro diagnóstico, fotografía y cinematografía
1225.7 Aparatos e instrumentos de observatorio
1225.8 Aparatos e instrumentos de varios
1226 OBRAS Y COLECCIONES CIENTIFICAS, ARTISTICAS Y LITERARIAS
1226.1 Museos
1226.2 Bibliotecas
1226.3 Obras y Colecciones de Dibujo, pintura, escultura y grabado
1226.4 Obras y colecciones musicales”13
___________________________ 13 MINEDUC, Dirección de Contabilidad del Estado, Formación, rendición y control de inventarios de oficinas públicas, Guatemala, 65 p.p.
59
23
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
24.1 Aviso de adquisición14
Señor:
Jefe de Departamento de Contabilidad
Guatemala
Para la práctica de las operaciones contables que ese departamento efectúa con
motivo de las alteraciones registradas en los bienes de la Nación, pongo en su
conocimiento que la Dirección Superior del MINEDUC, ha adquirido lo siguiente:
24.2 Adquisición por donación
1232-03 MUEBLES Y ÚTILES DE OFICINA
Dos impresoras Xerox SJ4C, serie #9J9 y 9J9-45343, color crema, con un valor de
Q. 1,340.00 c/u, total Q. 2,680.00, en vista de la adquisición anterior, el inventario de
esta oficina a la fecha, queda con un saldo de Q. 3,040,856.25, así:
Saldo del inventario
anterior……………………………………………………………………Q. 3,038,176.25
Valor de la adquisición
mencionada……………………………………………………………..Q. 2,680.00
Total…………………………..…………………………………………. Q. 3,040,856.25
Atentamente,
Vo.Bo.
__________________________________ 14 MINEDUC, Dirección de Contabilidad del Estado, Formación, rendición y control de inventarios de oficinas públicas,
Guatemala, 66 p.p.
60
24
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
24.3 Certificación de actas15
EL INFRASCRITO JEFE DE LA UNIDAD DE INVENTARIOS DEL MINISTERIO DE
EDUCACIÓN, CERTIFICA: HABER TENIDO A LA VISTA EL LIBRO DE ACTAS
AUTORIZADO POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS DE LA NACION,
CON EL REGISTRO NO. 1498, EN EL QUE A FOLIOS Nos. 80 Y 81, SE
ENCUETRA EL ACTA QUE COPIADA LITERALMENTE DICE: - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - -
ACTA # 09-98 En la ciudad de Guatemala, siendo las once horas con veinte minutos
del día martes veintiocho de Julio de mil novecientos noventa y ocho, reunidos en el
local que ocupa la Unidad de Inventarios de La Planta Central del Ministerio de
Educación, Ubicado en la Avenida Simeón Cañas tres guión treinta y siete de la
zona dos, oficina número veinticuatro, los señores; Profesora Reyna Barrios de
García, directora de la Escuela Oficial Urbana Mixta “12 de Octubre” Cantón la
Florida, Mazatenango, Suchitepéquez, quien se identifica con cédula de vecindad
numero de orden J-10 y de registro 28,919; Licenciado René Hernández, Jefe Oficina
Registro y Trámite Presupuestal; Luis Roberto Matías, Jefe de la Unidad Inventarios
y Carlos Salazar, quien suscribe como asistente de dicha Unidad para dejar
constancia de los siguiente: PRIMERO: Se suscribe la presente par dejar constancia
que en la presente fecha se hace entrega de los bienes que a patir de ahora
quedaran bajo la responsabilidad de la profesora Reyna Barrios de García, directora
de la Escuela Oficial Urbana Mixta “12 de Octubre” Cantón la Florida, Mazatenango,
Suchitepéquez, en cuyo inventario deben cargarse siendo estos :
1221.1 Muebles y útiles de oficina------------------------------------------------------Q. 500.00
1222.2 Maquinaria de talleres-----------------------------------------------------------Q. 500.00
1223.7 Herramientas diversas-----------------------------------------------------------Q. 100.00
123.2 Ganado caballar----------------------------------------------------------------Q. 600.00
TOTAL-------------------------------------------------------------Q. 1,700.00
TOTAL: Mil setecientos quetzales exactos.
Lugar y Fecha:____________________________________________
F._________________________ Vo.Bo._____________________ 61
25
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
SEGUNDO: Los bienes citados con antelación deberán ingresarse formalmente al
inventario de la Escuela Oficial Urbana Mixta “12 de Octubre” suscribiéndose acta
respectiva de recepción y extenderse la certificación conjuntamente con la de
inventario para el respectivo trámite.------------TERCERO: Se da por concluida la
presente, luego de leída y aceptada, la ratificación, firman y sellan los
comparecientes en la misma, en el mismo lugar y fecha de su inicio siendo las once
horas con cincuenta minutos. Damos Fé. Aparecen las firmas y sellos respectivos.
(Fs) Reyna Barrios de García. Ilegible. Lic. Rene Hernández. Ilegible. Luis Matías.
Ilegible. Carlos Salazar. Ilegible.- - - - - - - - - - - - - - -
Y PARA REMITIR A DONDE CORESPONDE EXTIENDO, FIRMO Y SELLO LA
PRESENTE CERTIFICACIÓN EN UNA HOJA DE PAPEL MEMBRETADO, TAMAÑO
CARTA, EN LA CIUDAD DE GUATEMALA A LOS TRES DIAS DEL MES DE
SEPTIEMBRE DE MI NOVECIENTOS NOVENTA Y OCHO.- - - - - - - - - - - - - - - - - - -
-
__________________________________ 15 MINEDUC, Dirección de Contabilidad del Estado, Formación, rendición y control de inventarios de oficinas públicas,
Guatemala, 68 p.p.
62
26
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
24.4 Certificación de ingreso al inventario16
EL INFRASCRITO JEFE DE UNIDAD DE INVENTARIOS DE LA DIRECCION
SUPERIOR, DEL MINISTERIO DE EDUCACION CERTIFICA: QUE PARA EL
EFECTO TUVO A LA VISTA EL LIBRO DE INVENTARIOS AUTORIZADO POR LA
CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS, CON FECHA DIECIOCHO DE
FEBRERO DE MIL NOVECIENTOS NOVENTA Y UNO, BAJO EL NUMERO DE
REGISTRO TRES MIL CUATROCIENTO SETENTA Y NUEVE (3479) EN EL QUE
AL FOLIO DOSCIENTOS CINCUENTA Y DOS (252) APARECE EL ASIENTO
SIGUIENTE: - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
1224.2 CAMIONES, CAMIONETAS Y PICK UPS
1. Pick ups Toyota Hilux, doble cabina, modelo 2001, serie Ln 166L-PRMDS Chasis
#LN 166-0047906, motor No. 3L-4983437, color gris/gris, doble transmisión y
Retranca, Motor Diesel, 3L de cuatro cilindros, 2779cc. 88h.p caja mecánica de
cinco velocidadaes y retroceso, herramienta incluida, 1.25 toneladas, radio AM y FM
con tocacintas, placa #0-10488 con valor de Q. 137,207.50
y para remitir a la Dirección de Bienes del Estado del Ministerio de Finanza Públicas,
extendió la presente en una hoja de papel bond tamaño carta con su respectivo
membrete, en la ciudad de Guatemala, a los diez días del mes de Junio de mil
novecientos noventa y nueve.
Certificó: Vo.Bo.
__________________________________ 16MINEDUC, Dirección de Contabilidad del Estado, Formación, rendición y control de inventarios de oficinas públicas,
Guatemala, 69 p.p3
63
27
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
24.5 Solicitud de baja de inventarios17
LUGAR Y FECHA:
Señor Jefe de la Contraloría de Cuentas
Guatemala
Con el Objeto de depurar el inventario de bienes muebles de ésta escuela, ruego a
usted se sirva autorizar las bajas que se detallan a continuación, en vista de haberse
llenado los requisitos legales que establece el Acuerdo Gubernativo No. 217-94
Reglamento de inventarios de los Bienes inmuebles de la Administración Pública, de
conformidad con el acta No………….. de fecha………………suscrita para el efecto,
de la que adjunto tres copias certificadas:
1221.2 MUEBLES Y ÚTILES DE ENSEÑANZA
CANTIDAD DESCRIPCION VALOR UNITARIO SUB TOTAL TOTAL
5 Bancas de madera Q. 1.00 Q. 5.00
3 Pupitres Q. 9.00 Q.27.00
2 Mesas de madera Q. 1.50 Q. 3.00 Q. 35.00
1223.6 APEROS DE LABRANZA
2 Azadones con cabo Q. 4.00 Q. 8.00
3 Palas con cabo Q. 3.00 Q.9.00 Q.17.00
total Q. 52.00
ATENTAMENTE,
Jefe de Oficina
________________________________ 17 MINEDUC, Dirección de Contabilidad del Estado, Formación, rendición y control de inventarios de oficinas públicas, Guatemala, 70 p.p.
64
28
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
Acuerdo Gubernativo 217-94
Contiene el Reglamento para inventarios de los bienes muebles de la
administración pública e instrucciones para la baja de los bienes.
Código Civil
Código Penal
Decreto Legislativo 647
Contiene instrucciones sobre la formación de los inventarios así como la
obligatoriedad de recibir o entregar el cargo de cualquier empleado público
mediante la revisión y chequeo del inventario físico, de lo cual se rendirá copia
a la autoridad inmediata por la vía correspondiente.
Decreto 103-97 Derogatoria del 77-95
El decreto 77-95 dio origen a la creación de la Comisión Recolectora de
Chatarra (CORECHA) la cual se encargaba de recibir todo el desecho ferroso
o métálicos de las instituciones del estado, con la firma de los Acuerdos de
Paz, esta institución desaparece mediante el Decreto 103-97 que crea una
Comisión especial conformada por el Ejecutivo que se encargará de la
recepción y subasta de los bienes ferrosos al recibir se de las diferentes
dependencias del Gobierno.
Decreto 779-98 Reglamento del Decreto 103-97
Este contiene el Reglamento del Decreto 103-97 proporcionando los
lineamientos generales sobre el procedimiento paras la solicitud de baja de
materiales de bienes ferrosos, para lo cual se conformaran los expedientes
respectivos.
65
29
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
65
Decreto Legislativo 114-97 Ley del Organismo Ejecutivo
Contiene la delimitación de funciones de cada Ministerio, velando por el
registro de los bienes de las dependencias a su cargo y remitiendo al órgano
correspondiente, certificación actualizada de los mismos, dentro de los
primeros noventa días del próximo ejercicio fiscal. Cumplir y hacer cumplir
todo lo relativo al registro, control y consolidación de los bienes que
constituyen el Patrimonio del Estado.
Decreto 89-96 Ley de Probidad y de Responsabilidades
Describe las responsabilidades de los empleados de la Administración Pública
así como la guarda y custodia de los bienes que tienen a su cargo.
Ley de Compras y contrataciones
Manual de Clasificación de Bienes
Contraloría General de Cuentas
66
30
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
26. Actividades sugeridas
Anote la nomenclatura correspondiente y complete el inventario de acuerdo a
cantidades que maneje en su establecimiento (Consulte listado)
Nomenclaturas Mobiliarios y útiles Cantidad Precio Unitario
Sub Total Precio Total
Escritorio personal Q. 450.00 Pizarra de formica Q. 350.00 Cátedras Q. 2,000.00 Bombos Q. 750.00 Televisión Q. 3,000.00 TOTAL EN LETRAS: _____________________________________________________
Q. __________
Lugar y Fecha:____________________________________________
F._____________________ Vo.Bo.__________________
Elabore el inventario de su establecimiento de acuerdo a los lineamientos
brindados
67
31
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
27. Evaluación En la siguiente escala estimativa, anote a la par de cada cuestionamiento la
cantidad que considere de 0 a 5 de acuerdo al material brindado
Manejo y Elaboración de Inventario Aspectos Rango
0‐5 Observaciones
El tema fue de acuerdo al contenido
Tiene claro el concepto de lo que es un inventario
Puede diferenciar lo que son bienes muebles e inmuebles
Puede enumerar los tipos de inventarios
Conoce la legislación que ampara la elaboración de inventario
Puede elaborar una solicitud de baja de inventario
Puede identificar la diferencia entre bienes fungibles y no fungibles
Puede describir la importancia de elaborar inventarios
Sabe donde se pueden autorizar los libros de inventarios
Pude Enumerar los materiales que no se incluyen en un inventario
Pude enumerar los documentos que se utilizan al manejar el inventario
Porque se dan las disminuciones de bienes y bajas en un inventario
Tiene la capacidad de Elaborar un inventario con eficacia
PUNTEO TOTAL
68
322
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
CONCLUSIONES
1. El supervisor podrá minimizar sus funciones en la revisión de inventarios, pues el módulo será de apoyo brindando las indicaciones necesarias sobre la elaboración y manejo de inventarios del Ministerio de Educación.
2. Elaborar inventarios siguiendo los lineamientos que maneja el Ministerio de Educación, pues se tienen nomenclaturas específicas que permiten identificar el mobiliario y equipo que el Ministerio de Educación brinda a los establecimientos educativos.
3. Las autoridades deben mantener actualizados a los directores en el tema de inventarios para mantener mejor control sobre los bienes con que cuentan las instituciones educativas del nivel primario, pues cada vez más se incrementan los bienes tecnológicos y costos de los mismos lo cual requiere se puedan administrar correctamente como parte de sus responsabilidades.
69
33
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
BIBLIOGRAFIA
1. CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA, ACUERDO Gubernativo
217-94, Contiene el Reglamento para inventarios de los bienes muebles de la administración pública e instrucciones para la baja de los bienes. Editorial Ayala Jiménez Sucesores, Guatemala, 70 p.p.
2. CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA, DECRETO Legislativo 647,
Instrucciones sobre la formación de los inventarios así como la obligatoriedad de recibir o entregar el cargo de cualquier empleado público. Editorial Ayala Jiménez Sucesores, Guatemala, 60 p.p.
3. CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA, DECRETO 103-97 que
crea una Comisión especial conformada por el Ejecutivo que se encargará de la recepción y subasta de los bienes ferrosos al recibir se de las diferentes dependencias del Gobierno. Editorial Ayala Jiménez Sucesores, Guatemala, 50 p.p.
4. CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA, DECRETO 779-98
Reglamento del Decreto 103-97. Proporcionando los lineamientos generales sobre el procedimiento paras la solicitud de baja de materiales de bienes ferrosos. Editorial Ayala Jiménez Sucesores, Guatemala, 75p.p.
5. CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA, DECRETO Legislativo 114-
97 Ley del Organismo Ejecutivo. Contiene la delimitación de funciones de cada Ministerio, velando por el registro de los bienes de las dependencias a su cargo Editorial Ayala Jiménez Sucesores, Guatemala, 70 p.p.
6. CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA, DECRETO 89-96 Ley de
Probidad y de Responsabilidades, Describe las responsabilidades de los empleados de la Administración Pública. Editorial Ayala Jiménez Sucesores, Guatemala, 70 p.p.
7. CORDERA, Martin José, Gestión de Contabilidad. Ediciones Pirámides, Madrid,
1994. 83 p.p.
8. GUAJARDO C. Gerardo. Contabilidad Financiera. México, 2da. Ed. Editorial McGraw-Hill, 1995. 102 p.p.
9. HANGREN, Harrison. Contabilidad. Curso de Contabilidad. (Tomo IV) Unión
Tipográfica, Editorial Hispano-América, México, 1991. 92 p.p.
70
34
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
10. HOLMES, W. Arthur. Presupuestos planificación y control de las utilidades. Welsch. Inicio. 110p.p.
11. JOHNSON Robert w. Administración financiera. Capitulo I. Administración de
inventarios. Inicio, Madrid 1996. 75 p .p. 12. MINEDUC, Dirección de Contabilidad del Estado, formación, rendición y control
de inventarios de oficinas públicas, Guatemala, 65 p.p.
13. Redondo. Curso Práctico de Contabilidad General y Superior. Tomo I. 76 p.p.
14. RIVERA, J. Contabilidad financiera. Madrid: Trivium, 1992. Manual imprescindible
escrito por uno de los mejores especialistas españoles. 65 p.p.
71
35
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
ELABORADO POR: CELIA DALILA CAAL POOU
SUPERVISOR EDUCTIVO: WALTER GEOVANY MACZ DISTRITO ESCOLAR 16‐01‐01
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE HUMANIDADES, SECCIÓN COBAN, ALTA VERAPAZ
Libro de Inventario Supervisión Educativa Distrito Escolar 16-01-01
MINEDUC
PLAN DE SOCIALIZACION DE MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACIÓN
Y MANEJO DE INVENTARIOS
72
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE HUMANIDADES SECCIÓN COBAN A.V. LICENCIATURA EN PEDAGOGIA Y ADMINISTRACION EDUCATIVA
PLAN DE SOCIALIZACION DE MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA
ELABORACIÓN Y MANEJO DE INVENTARIOS
Celia Dalila Caal Poou Carné 200450611
Cobán Alta Verapaz, Octubre de 2009
73
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
I. IDENTIFICACION
1. Lugar: Auditórium de la Escuela Oficial para Varones Salvador de Oliva, Cobán Alta Verapaz.
2. Tipo de Evento: Socialización del Modulo de Actualización sobre el Manejo y Elaboración de inventarios
3. Participantes: 44 Directores (as) del Distrito Escolar 16-01-01 1 Supervisor Educativo
4. Responsables: 1 estudiante de EPS de la Facultad de
Humanidades de la USAC 5. Duración del taller: 5 horas 6. Fecha: 26 de Octubre de 2008
II. OBJETIVOS 2.1 General:
Socializar el Modulo sobre La Elaboración y manejo de inventarios dentro del
sistema educativo del distrito escolar No.16-01-01 del municipio de Cobán,
Departamento de Alta Verapaz, satisfaciendo una de las necesidades
administrativas, para lograr agilización en la elaboración de inventarios, de
esta manera en la eficacia del trabajo administrativo de directores.
2.2 Específicos Dar a conocer el Modulo de Actualización sobre el Manejo y
Elaboración de inventarios
Intercambiar opiniones sobre el Contenido del Módulo en la ubicación
correcta de los bienes del Ministerio de Educación, dentro del inventario
en los establecimientos de Educación Primaria.
Elaborar inventarios en base a las conclusiones propuestas y siguiendo
los lineamientos que maneja el Ministerio de Educación
74
1
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
III. JUSTIFICACIÓN
El Taller de Socialización sobre el Módulo de Actualización para la elaboración
y el manejo de Inventarios del Ministerio de Educación, está dirigido a
Directores de las Escuelas de Educación Primaria del Distrito Escolar No.16-
01-01 con el cual se pretende intercambiar opiniones acerca del conocimiento
que ya poseen en la elaboración de los inventarios, además de actualizar
información en el tema para que puedan manejar los bienes con que cuentan
así como la elaboración de inventarios con eficacia y eficiencia aprovechando
las facilidades que brinda la tecnología, con el fin de mantener de forma
ordenada los bienes así como sus registros y recuento físico total en forma
adecuada y sectorizada para mantener mejores efectos en su control.
75
2
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
IV. Plan de Actividades del taller de Socialización
HORA ACTIVIDAD RESPONSABLE RECURSOS
7:30 a12:30 Taller de Socialización Se especifica a continuación
Fotocopias Lapiceros de colo negro Lipices Correcotores Folders Fastener Hojas impresas Refacciones Documentos empastados impresos Local alquilado Cañonera alquilada
7:30 a 8:00 Inscripción de participantes Estudiante EPS Celia Dalila Caal Poou
8:00 a 8:10 Bienvenida de los participantes
Estudiante EPS Celia Dalila Caal Poou
8:10 a 8:20 Inauguración del evento Supervisor Educativo T.U. Walter Geovany Macz
8:20 a 8:50 Presentación de los participantes
Estudiante de EPS y todos los presentes
8:50 a 9:00 Presentación de los objetivos de la actividad
Estudiante EPS Celia Dalila Caal Poou
9:00 a 9:15 Nivelación de expectativas Directores Participantes
9:15 a 9:25 Dinámica rompehielos Estudiante EPS Celia Dalila Caal Poou
9:25 a 9:40 Presentación del módulo Estudiante EPS Celia Dalila Caal Poou
9:40 a 10:30 Socialización del tema Directores participantes
10:30 a 10:40 RECESO Y REFRIGERIO Estudiante EPS Celia Dalila Caal Poou
10:40 a 11:20 Análisis del tema socializado Supervisor Educativo y Directores
11:20 a 12:00 Grupos de trabajo Directores 12:00 a 12:30 Puesta en común de
conclusiones generales y finalización del taller
Estudiante EPS Celia Dalila Caal Poou
76
3
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
V. Producto esperado
• Se le entrego a cada Director y al supervisor un ejemplar del documento para que emitieran sus puntos de vista
• Aceptación del Módulo por el supervisor educativo y directores ya que satisface en 90% las expectativas de las necesidades en la elaboración y manejo de inventarios.
• Interés de los Directores dando a conocer sus dudas y necesidades en cuanto al contenido del módulo para socializarlas con sus propios compañeros llegando a conclusiones favorables en la elaboración y manejo de inventarios
• Se intercambiaron opiniones sobre la información contenida en el módulo. • Se elabora un modelo de inventarios en base a las conclusiones propuestas y
siguiendo los lineamientos que maneja el Ministerio de Educación
VI. Contenidos
1. Que es un inventario 2. Para que se elaboran los inventarios 3. Importancia de los inventarios 4. Tipos de inventario 4.1 Inventario perpetuo 4.2 Inventario Intermitente 4.3 Inventario Final 4.4 Inventario Inicial 4.5 Inventario Físico 5. Objetivos que persiguen la contabilización 6. Ventajas para el control de inventarios 7. Objetivos para el rubro de inventarios 8. Autorización de libros de inventarios 9. Manejo de un inventario 10. Rendición de copias de inventario 11. Tiempo para formar el inventario 12. Forma de practicarse el inventario 13. Que no debe incluirse en el inventario 14. Alzas de inventarios 14.1 Adquisiciones por compra 14.2 Adquisición por donación
77
4
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
14.3 Adquisiciones por traslado entre dependencias 15. Valuaciones de bienes en el inventario 16. Porque se dan las bajas de bienes en el inventario 16.2 Por pérdida 16.3 Por hurto o robo 16.4 Por traslado 16.5 Por desuso, venta o permuta 16.6 Por traslado de bienes metálicos o ferrosos 16.7 Destrucción por fenómenos naturales y siniestros 16.8 Provocados por hechos o actos delictivos 16.9 Por destrucción de bienes en accidentes 16.9.1 Caso fortuito 16.10 Provocado por imprudencia o negligencia 16.11 Provocado por personas particulares 17. Clasificación de los bienes 17.1 Fungibles 17.2 No fungibles 17.3 Baja de bienes fungibles 18. Bienes inmuebles 19. Toma de posesión y entrega de cargo 20. Documentos a adjuntar a un expediente de baja de un inventario 21. Tarjetas de responsabilidad 22. Certificación de Ingreso al Inventario 23. Nomenclaturas de cuentas 24. Modelos de los documentos que se utilizan en los inventarios 24.1 Aviso de adquisición
24.2 Adquisición por donación
24.3 Certificación de actas
24.4 Certificación de ingreso al inventario
24.5 Solicitud de baja de inventarios
25. Base legal que respaldan el manejo y elaboración de inventarios
78
5
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
VII. Evaluación En la siguiente escala estimativa, anote a la par de cada cuestionamiento la
cantidad que considere de 0 a 5 de acuerdo al material brindado
Manejo y Elaboración de Inventario Aspectos Rango
0‐5 Observaciones
El tema fue de acuerdo al contenido
Tiene claro el concepto de lo que es un inventario
Puede diferenciar lo que son bienes muebles e inmuebles
Puede enumerar los tipos de inventarios
Conoce la legislación que ampara la elaboración de inventario
Puede elaborar una solicitud de baja de inventario
Puede identificar la diferencia entre bienes fungibles y no fungibles
Puede describir la importancia de elaborar inventarios
Sabe donde se pueden autorizar los libros de inventarios
Pude Enumerar los materiales que no se incluyen en un inventario
Pude enumerar los documentos que se utilizan al manejar el inventario
Porque se dan las disminuciones de bienes y bajas en un inventario
Tiene la capacidad de Elaborar un inventario con eficacia
PUNTEO TOTAL
79
6
CAPITULO IV
PROCESO DE EVALUACIÓN. 4.2. Evaluación del diagnóstico.
La evaluación de la etapa del diagnóstico se realizó a través del cronograma del plan
de actividades, en el cual podemos observar que las actividades se cumplieron de
acuerdo al tiempo estipulado, ya que se contó con el apoyo del personal de las
instituciones involucradas participando de manera activa en las entrevistas realizadas
aunque la dirección Departamental de Educación mantiene muy reservada la
información y se retardan en brindarla. Con el apoyo brindado se lograron identificar
las carencias de las cuales se plantearon los problemas y se aplicaron varios
instrumentos para la Priorización y el análisis de viabilidad y factibilidad que
permitieron llegar a definir el problema que en realidad se debía atender.
80
4.2. Evaluación del perfil. Lista de Cotejo PRODUCTO: Un módulo de actualización sobre la elaboración y el manejo de Inventarios del Ministerio de Educación INSTITUCIÓN: Supervisión Educativa Distrito Escolar 16-01-01 Lugar: Centro Educativo Municipal “CEM”, Km. 211, Colonia Sachamach, zona 12, Cobán, Alta Verapaz Fecha: 00/00/2008 Responsable: Celia Dalila Caal Poou
No. CRITERIOS
SI
NO
NecesitaMejorarse
1. El nombre del proyecto expresa la idea clara de lo que se pretende realizar con el Proyecto
X
2. El nombre del proyecto indica claramente hacia quien va dirigido el proyecto.
X
3. El nombre del proyecto indica claramente donde se va a ejecutar el proyecto.
X
4. Se explica las razones por las cuales es necesario solucionar o modificar la condición existente
X
5. Contiene la identificación y análisis técnico de la problemática a resolver.
X
6. El perfil caracteriza el área de influencia dentro del cual se focaliza el problema y la alternativa de solución que se plantea.
X
7. Describe de manera general en qué consiste el proyecto. X
8. Los objetivos expresan claramente lo que se desea alcanzar con la ejecución del proyecto
X
9. Proporciona información en relación al comporta- miento de las variables de demanda y oferta (E. M.).
X
10. Propone las opciones tecnológicas para producir el bien o servicio y verifica la factibilidad de cada una de ellas (Estudio Técnico)
X
11. Considera las actividades necesarias para ejecutar el proyecto y su identificación en el tiempo.
X
12. El perfil considera el costo de inversión del proyecto y las fuentes de financiamiento (Presupuesto).
X
13. Explica la forma en que se deberá administrar el proyecto. X
14. La metodología empleada para la recopilación de la información necesaria en el perfil fue participativa.
X
15. Se elaboraron los instrumentos técnicos necesarios para la recopilación de la información.
X
81
4.3. Evaluación de la ejecución
COMPARACIÓN DE METAS
Objetivo:
Al finalizar el proyecto en tres se habrá apoyado en el fortalecimiento en el manejo de inventarios dentro del sistema educativo del distrito escolar No.16-001-01desarrollado un Modulo de Actualización para la elaboración y el manejo de Inventarios del Ministerio de Educación, para Directores de las Escuelas Primaria, del Distrito Escolar 16-01-01 del municipio de Cobán, Departamento de Alta Verapaz, satisfaciendo una de las necesidades administrativas de los Directores logrando así la agilización en la elaboración de inventarios, incrementándoles la información que les será útil, contribuyendo de esta manera en la eficacia del trabajo administrativo de directores.
Nombre del proyecto: Fortalecimiento en el manejo de Inventarios dentro del Sistema Educativo del Distrito Escolar No.16-01-01
Lugar: Centro Educativo Municipal “CEM”, Km. 211, Colonia Sachamach, zona 12, Cobán, Alta Verapaz Fecha Responsable: Celia Dalila Caal Poou
EJECUTADO
METAS Un Módulo de Actualización sobre la elaboración y manejo de Inventarios del Ministerio de Educación, para Directores de las Escuelas Primarias, del Distrito Escolar 16-01-01 del municipio de Cobán, Departamento de Alta Verapaz
METAS Un taller de socialización elaborado para dar a conocer el módulo con Directores de las Escuelas Primarias, del Distrito Escolar 16-01-01 del municipio de Cobán, Departamento de Alta Verapaz
Los directores mostraron interés y dieron a conocer sus dudas y necesidades que pudieron socializar con sus propios compañeros llegando a conclusiones favorables en la elaboración y manejo de inventarios
En módulo obtuvo buena aceptación por el supervisor educativo y directores ya que satisface en 90% las expectativas de las necesidades en la elaboración y manejo de inventarios.
EJECUTADO
82
4.4. Evaluación final
Técnica de criterios
La evaluación final consistió en una revisión de lo practicado en cada una de las
etapas del Ejercicio Profesional Supervisado, Tomando en consideración que se
tuvieron como insumos específicos en cada una de las mismas. A continuación se
presenta la técnica de Evaluación final, la cual contiene un listado de criterios por
cada etapa del EPS. Considerando por consiguiente que se cumplió con lo previsto.
Evaluación Final
N Etapa Criterios de calificación SI
NO
Observaciones
1 Diagnostico
Recopilación de suficiente información
X Se consulto bibliografía actualizada electrónica
Se detectó técnicamente X De acuerdo a la Asesoría
Se priorizó técnicamente X Se definió técnicamente el problema priorizado
X Con el árbol de problemas del marco lógico
Se identificaron las alternativas de solución técnicamente.
X
Cada alternativa de solución represento una idea proyecto
X
83
Se realizó el análisis de viabilidad y factibilidad técnicamente.
X
2 Perfil de proyecto
Utilizo un formato adecuado X Existe congruencia entre los objetivos, metas, actividades y presupuesto.
X Se siguió lo programado en la realización de un módulo de Actualización sobre la elaboración y manejo de Inventarios del Ministerio de Educación, para Directores de las Escuelas Primarias, del Distrito Escolar 16-01-01 para la concreción de productos en el desarrollo del EPS. Como producto elegido.
Presentó las herramientas de evaluación
X
3 Ejecución del proyecto
Se cumplió con el cronograma de actividades
X
Se alcanzaron los resultados que pretendía el proyecto
X
Fueron alcanzados los productos planteados al inicio del perfil
X Tal como fueron planteados.
Cada producto presenta sus respectivos logros.
X De acuerdo a las expectativas.
Presenta los productos X
84
4 Evaluación
En cada etapa se evaluó técnicamente
X Se aplico un instrumento adecuado.,
Cada etapa presento un insumo X Plan de EPS X Plan de Diagnostico. X Informe de diagnostico X Formato de perfil de proyecto. X Documento sobre el producto. X Informe de evaluación. X Informe del EPS X
Nombre del estudiante Celia Dalila Caal Poou (f) ___________________
Nombre del Asesor Lic. Adolfo Valdez (f) ____________________
85
CONCLUSIONES
4. El módulo Contiene información sobre la elaboración y manejo de inventarios
del Ministerio de Educación el cual será de apoyo al Supervisor Educativo del Distrito 16-01-01 y a los Directores bajo su dirección.
5. Los directores de los distintos establecimientos que corresponden al distrito escolar manejaran los mismos criterios que para elaborar el inventario pues han intercambiado opiniones y sugerencias durante el taller de socialización.
6. Los Directores elaboraran inventarios siguiendo los lineamientos que maneja
el Ministerio de Educación, pues se tienen nomenclaturas específicas que permiten identificar el mobiliario y equipo que el Ministerio de Educación brinda a los establecimientos educativos.
7. En la Oficina de la Supervisión Educativa se conservará digitalizada la información sobre la elaboración y manejo de inventarios, así como el modelo sugerido, para brindarla a los que asuman el puesto de Directores.
86
RECOMENDACIONES
1. Que las autoridades encargadas En la Dirección Departamental de Educación
gestionen talleres donde se realicen inducción a los nuevos Directores en la elaboración de Inventarios del ministerio de Educación.
2. Que los Supervisores gestionen ante ONGs o instituciones que velan por el mejoramiento de la Administración Educativa de nuestro medio para que personal especializado en el tema les brinden capacitaciones periódicas de actualización sobre el manejo y elaboración de inventarios
3. Que el Ministerio de Educación pueda crear un Programa donde vengan los modelos de Inventarios en los cuales se incluyan los bienes con que cuentan los establecimientos Educativos en el cual vengan precios incluidos e incluso la nomenclatura donde se marque los bienes con que cuenta.
4. Que los Directores Soliciten el puesto de un contador en cada supervisión educativa, para revisar inventarios de los establecimientos.
5. Que se les brinde a los directores toda la información sobre la legislación que respalda la elaboración y manejo de inventarios en los establecimientos educativos con el fin de no incurrir en faltas.
87
BIBLIOGRAFIA
15. CORDERA Martin José, Gestión de Contabilidad. Ediciones Pirámides, Madrid,
1994. 83 p.p.
16. GUAJARDO C. Gerardo. Contabilidad Financiera. México, 2da. Ed. Editorial McGraw-Hill, 1995. 102 p.p.
17. HANGREN, Harrison. Contabilidad. Curso de Contabilidad. (Tomo IV) Unión
Tipográfica, Editorial Hispano-América, México, 1991. 92 p.p.
18. HOLMES, W. Arthur. Presupuestos planificación y control de las utilidades. Welsch. Inicio. 110p.p.
19. JOHNSON Robert w. Administración financiera. Capitulo I. Administración de
inventarios. Inicio, Madrid 1996. 75 p .p. 20. MINEDUC, Dirección de Contabilidad del Estado, formación, rendición y control
de inventarios de oficinas públicas, Guatemala, 65 p.p.
21. Redondo. Curso Práctico de Contabilidad General y Superior. Tomo I. 76 p.p.
22. RIVERA, J. Contabilidad financiera. Madrid: Trivium, 1992. Manual imprescindible
escrito por uno de los mejores especialistas españoles. 65 p.p.
23. VALDEZ PINEDA, Adolfo Antonio. Proyectos Educativos 2008. Guatemala, 98
p.p.
24. VALDEZ PINEDA, Adolfo Antonio. Conceptos útiles en la elaboración de
Proyectos Educativos, 2002
88
PLAN GENERAL DE TRABAJO
EJERCICIO PROFESIONAL SUPERVISADO
-E.P.S.-
DATOS GENERALES
• Estudiante: Celia Dalila Caal Poou
• Carné No. 200450611 Teléfono: 79513544- 58308105
• Carrera: Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa
• Actividad: Estudio Profesional Supervisado –EPS-
• Lugar de realización de E.P.S.
• Institución patrocinante: Dirección Departamental de Educación
Bilingüe Intercultural
Dirección: La Dirección Departamental de Educación, esta ubicada
en la 1ra. Calle 5-19 zona 1, del municipio de Cobán, Departamento
de Alta Verapaz.
• Teléfono: 79524023
• Encargado de la institución: Lic. Alfredo Álvarez Cabnal
• Cargo: Director Departamental de Educación
• Horario de trabajo: De 8:00 a 16:00 horas.
• Municipio: Cobán
• Departamento: Alta Verapaz.
Lugar de realización de E.P.S.
• Institución Beneficiada: Supervisión Educativa
Distrito Escolar 16-01-01
• Dirección: Centro Educativo Municipal “CEM”, Km. 211, Colonia Sachamach, zona 12, Cobán, Alta Verapaz
• Teléfono:79529766
• Encargado de la institución: Lic. Walter Geovany Macz
• Cargo: Supervisor
• Horario de trabajo: De 8:00 a 17:00 horas.
• Municipio: Cobán
• Departamento: Alta Verapaz.
OBJETIVOS
Objetivo General:
Aplicar los conocimientos técnicos adquiridos en el transcurso de la carrera de
Licenciatura en Pedagogía e Administración Educativa, para la eficiente
realización del Ejercicio Profesional Supervisado en una institución
patrocinante y otra beneficiada que permita dar solución parcial o total a un
problema social e institucional.
Objetivos Específicos:
• Ambientar al estudiante de Licenciatura en Pedagogía y
Administración Educativa en la labor investigativa.
• Detectar, priorizar y definir los problemas que estén afectando las
funciones de una institución.
• Determinar la viabilidad y factibilidad de un proyecto.
• Formular un proyecto que permita dar solución parcial o total al
problema priorizado.
• Evaluar la ejecución de las diferentes fases del Ejercicio Profesional
Supervisado.
• Estructurar el Informe Final del Ejercicio Profesional Supervisado con
base a los lineamientos establecidos en el Reglamento de EPS.
DESCRIPCIÓN DE LA PRÁCTICA
El Ejercicio Profesional Supervisado se desarrollará en siete fases, las cuales se
describen a continuación: a) Diagnóstico Institucional: comprenderá 4 semanas y
tendrá por objeto la detección, Priorizaciòn y definición de un problema, con sus
respectivas alternativas de solución. b) Análisis de Viabilidad y Factibilidad del proyecto: Es la parte final del Diagnóstico Institucional. Se realizará en una semana,
y su propósito es la aplicación de herramientas técnicamente diseñadas que
permitan determinar con propiedad si se cuentan con los recursos necesarios y la
apertura política y administrativa para la realización del proyecto. c) Formulación del Proyecto: Comprenderá 1 semana, consiste en definir claramente los elementos
que tipifican el proyecto. d) Marco Teórico: Se realizará en 3 semana y consiste
en la Fundamentación teórica de un Estudio de Mercado, que es el producto que se
entregará al final del EPS. e) Ejecución: Esta se realizará en 3 semanas y
consistirá en la Ejecución de un Estudio de Mercado a nivel de Prefactibilidad, por las
propias características de la carrera de Licenciatura en Administración Educativa.
La realización del Estudio de Mercado dará mayor certeza a los encargados de la
institución en el momento de ejecutar el proyecto. f) Fase de Evaluación: Se
realizará en 4 semana y se dividirá en dos subfases: En la primera se consolidará los
resultados de las evaluaciones realizadas a las diferentes fases del EPS (diagnóstico
institucional, perfil de proyecto y estudio de mercado) y la segunda fase la constituye
la evaluación general del EPS. Es preciso enfatizar en el hecho que al final de cada
fase se evaluaran los resultados obtenidos, de acuerdo a los objetivos considerados
en un plan específico, pues como en cualquier actividad la evaluación es un proceso
constante, que corrige y orienta las actividades realizadas en las distintas fases.
Empero en que el tiempo que se indica en el cronograma será únicamente para
consolidar esta información. . Por último se elaborará el Informe Final que contendrá en forma sucinta toda la
información obtenida en las diferentes fases del Ejercicio Profesional Supervisado –
EPS-, adjuntando al final del mismo toda la fuente de información (apéndices).
CRONOGRAMA GENERAL DE ACTIVIDADES DEL -EPS-
ACTIVIDADES
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Ambientación y preparación de condiciones
P E
2 Diagnóstico: 2.1 Recopilación de
P E
2.2 Identificación, Priorizaciòn y definición del problema
P E
2.3 Análisis de viabilidad y factibilidad del proyecto
P E
2.4 Elaboración del Informe de Diagnóstico
P E
3 Formulación del Proyecto a nivel de Perfil
P E
4 Ejecución del proyecto de E.P.S
P E
6 Elaboración del Marco Teórico
P E
7 Evaluación del E.P.S. y sus fase
P E
8 Elaboración del Informe Final
P E
P = Planificado E = Ejecutado El Ejercicio Profesional Supervisado está programado para realizarse en 20 semanas: del mes de julio a noviembre de 2,008.
Herramientas aplicadas para el Diagnóstico
CRONOGRAMA DE LA ETAPA DE DIAGNÓSTICO
P=Programado E=Ejecutado Estudiante: Celia Dalila Caal Poou F.___________________
Cuadro de análisis y priorización de problemas Seguidamente se procedió a seleccionar un problema dentro del listado anteriormente mencionado, para lo cual se empleó la técnica de priorización por funciones de la institución, se logro a través de una reunión de trabajo en donde participaron docentes y estudiantes de EPS siendo el Miércoles 05 de Agosto de 2008. Priorización La priorización se realizó en dos momentos, el primero consistió en hacer un ordenamiento de acuerdo a la proyección de la Universidad, para lo cual se empleó la técnica de los números y así poder contar con los primeros cinco para proceder a efectuar la priorización de acuerdo a las funciones de la Universidad. Se siguió el siguiente procedimiento: Cada participante paso a otorgarle 3 puntos al mas urgente de resolver, 2 puntos al menos urgente y 1 punto al que no esta urgente de resolver
No.
ACTIVIDAD
JULIO AGOSTO
Semana 1
Del 26 al 29
Semana 2
Del 1 al 5
Semana 3
Del 8 al 12
Semana 4
Del 15 al 19
Semana 5
Del 22 al 26
L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V
1 Preparación de condiciones
P
E
2 Investigación bibliográfica
P
E
3 Selección de instrumentos
P
E
4 Aplicación de instrumentos
P
E
5 Análisis de la información
P
E
6 Priorización y definición del problema.
P
E
7 Análisis de viabilidad y factibilidad
P
E
8 Estructuración del informe final de diagnóstico
P
E
Hacer un conteo de los puntos por cada problema para verificar cuantos puntos obtuvo finalmente. Seleccionar los primeros cinco problemas que obtuvieron los más altos punteos.
PROBLEMAS Y NECESIDADES PUNTEO SUMA 1. Indiferencia de los educandos hacia
la superación profesional
2,2,3,1,2,1,3,2,1,2,3,2,1,2,3,2,2
34 2. Insuficiente cumplimiento de las
funciones administrativas del personal
1,2,1,2,3,2,1,2,3,2,1,3,2,3,3,2,2
35
3. Deficiencia en la calidad educativa en los establecimientos
1,2,3,2,1,2,1,2,1,2,3,2,1,2,3,2,1
31
4. Inadecuadas instalaciones al servicio de los usuarios
1,2,1,2,1,2,1,3,2,2,2,1,1,2,1,2,3
29
5. Deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los establecimientos educativos
3,3,3,3,1,1,3,3,3,313,3,3,1,3,2
42
A continuación se presentan los cinco problemas o necesidades que obtuvieron los punteos más altos.
No. Problemas
1 Insuficiente cumplimiento de las funciones administrativas del personal
2 Inadecuadas instalaciones al servicio de los usuarios
3 Deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los establecimientos
4 Deficiencia en la calidad educativa en los establecimientos
5 Indiferencia de los educandos hacia la superación profesional
Para la Priorización del problema se aplicó la Técnica de Priorización por Funciones de la Institución la que consiste en buscar mediante análisis, la relación que existe entre
cada problema detectado con cada una de las funciones que aparecen en la segunda
columna de la técnica.
FUNCIONES DE LA DIRECCION DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN
PROBLEMAS
Inad
ecua
das
inst
alac
ione
s al
ser
vici
o de
los
usua
rios
Def
icie
ncia
en
el m
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pe
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Def
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la
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duca
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los
esta
blec
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ntos
Indi
fere
ncia
de
los
educ
ando
s ha
cia
la
supe
raci
ón p
rofe
sion
al
• Coordinar la ejecución de las políticas y estrategias educativas nacionales en el ámbito departamental correspondiente, adaptándolas a las características y necesidades de su jurisdicción.
X X X X X
• Programar y ejecutar acciones de capacitación del personal docente y de otros bajo su jurisdicción.
- X X - -
• Apoyar el diseño, programación y realización de investigaciones educativas departamentales y apoyar el desarrollo de investigaciones y estudios a nivel regional o nacional.
X X X X X
• Efectuar o supervisar la ejecución de acciones de evaluación institucional para fortalecer la gestión técnica y administrativa del sistema educativo en el ámbito departamental.
X X X -
• Mantener actualizado el archivo de registros escolares y extraescolares de su Departamento y elaborar los informes correspondientes.
- X - X X
• Coordinar la ejecución y supervisar programas de educación extraescolar en su jurisdicción, promoviendo la participación en los mismos de organizaciones gubernamentales y no gubernamentales
- X X - X
• Llevar a cabo el proceso de recolección, procesamiento y análisis de información educativa a nivel departamental y generar los indicadores educativos correspondientes para orientar la toma de decisiones.
X X X X X
TOTALES 3 7 6 4 5
Después de aplicada la Técnica de Priorización por Funciones, los problemas según el
conteo, por prioridad quedaron de la siguiente manera:
PROBLEMAS PUNTEO
1. Deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los
establecimientos educativos
7
2. Insuficiente cumplimiento de las funciones administrativas del
personal
6
3. Indiferencia de los educandos hacia la superación profesional 5
4. Deficiencia en la calidad educativa en los establecimientos 4
5. Inadecuadas instalaciones al servicio de los usuarios 3
Como se puede observar el problema número uno obtuvo siete X lo cual significa que es el
problema que más relación tiene con las funciones de la Dirección Departamental
Con la ayuda de esta técnica se puede demostrar que el problema priorizado
conjuntamente con el personal de la institución es:
• Insuficiente apoyo al director en el conocimiento de inventario
• Insuficiente inducción al puesto de director de escuela primaria.
• Insuficiente apoyo a la actualización sobre legislación educativa en los distritos
escolares del Ministerio de Educación
• Poca agilización de los trámites administrativos en los distritos escolares del
Ministerio de Educación en el municipio de Cobán.
MATRIZ DE PRIORIZACION
Después de la detección de problemas se realiza la priorización conforme la técnica matriz
de priorización, siendo el siguiente procedimiento:
• Reunión con Profesionales de la Supervisión Educativa del Distrito Escolar 16-01-01
el 15 de Julio de 2008
• Priorizar a través de preguntas directas a los Profesionales de la Institución, y
conforme el ordenamiento por pares de los problemas detectados, se anotó la parte
de arriba y en la columna izquierda de la matriz, cada uno de los problemas, cada
cuadro representa un par de comparaciones de los puntos listados.
• Conforme las respuestas de importancia de cada problema, se anotó el problema
elegido en el cuadro de intersección, en una lista aparte se escriben las razones dadas.
• Al completar el cuadro se sumó el número de veces en que cada problema se repite, el
problema que obtuvo el mayor número de repeticiones quedo como el numero uno y
así sucesivamente, conforme orden de prioridad.
1= 8 Prioridad 1 Deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los
establecimientos educativos de los Distritos Escolares
3=5 Prioridad 3 Desactualización administrativa en los establecimientos de educación
primaria
5=4 Prioridad 5 Inadecuadas relaciones humanas entre personal del distrito
2= 2 Prioridad 2 Conflictos en cuanto al calendario escolar que se maneja en el distrito
4=1 prioridad 4 Inexistencia de programas de apoyo a las supervisiones educativas
LUGAR: Cobán Alta Verapaz
NECESIDADES
1 Deficiencia
en el manejo
de bienes con
que cuentan los
establecimient
os educativos
de los Distritos
Escolares
2 Conflictos
en cuanto
al
calendario
escolar que
se maneja
en el distrito
3 Des
actualización
administrativa
en los
establecimient
os de
educación
primaria
4 Inexistencia de
programas de
apoyo a las
supervisiones
educativas
5 Inadecuadas
relaciones humanas
entre personal del
distrito
1 Deficiencia en el manejo de
bienes con que cuentan los
establecimientos educativos de los
Distritos Escolares
1 1 1 1
2 Conflictos en cuanto al calendario
escolar que se maneja en el distrito
1 3 2 5
3 Des actualización administrativa en los
establecimientos de educación primaria
1 3 3 3
4 inexistencia de programas de apoyo a
las supervisiones educativas
1 2 3 4
5 Inadecuadas relaciones humanas entre
personal del distrito 1 5 5 5
FECHA: Julio 20 de 2008
La definición del problema priorizado se realizó utilizando el árbol de problemas y el
árbol de objetivos, lo cual se presenta a continuación b) Definición.
La definición tiene por objeto determinar los factores o causas del problema ya priorizado
así como sus efectos, empleando del árbol de problemas y el árbol de objetivos.
La definición del problema consiste en establecer las causas y los efectos del problema
priorizado como uno, para ello es necesario plantearse dos preguntas, para las causas
¿Por qué se da el Poco apoyo al director en el conocimiento de inventarios?, y para los
efectos ¿En que afecta el Poco apoyo al director en el conocimiento de inventarios?, las
respuesta para cada aspecto se da a través de la lluvia de ideas, el siguiente paso es
eliminar las ideas que no son posibles considerarlas dentro de la capacidad de respuesta
por parte del proyectista. El árbol de problemas es información en forma negativa y el
árbol de objetivos es en forma positiva.
El proceso consiste en transformar el arbol de problemas en un arbol de objetivos. Un
proyecto tendra mayor éxito cuanto mas seriamente modifique las causas que originan un
problema. Remover esas causas es el gran objetivo de todo proyecto
Árbol de problemas
El árbol de objetivos Un instrumento sencillo y útil para la visualización de alternativas de solución a un problema es el
Arbol de Objetivos, o Arbol de Medios - Fines. Como el Arbol del Problema era una secuencia
encadenada de abajo-arriba de causas-efectos, el árbol de objetivos será el flujo interdependiente
de medios-fines.
Para su construcción, basta "invertir" cada una de las causas y efectos detallados en el árbol del
problema. Así, si el problema era carencia, la solución será suficiencia. Es como si dijéramos que
el Arbol del Problema es el "negativo" de la película y su manifestación en contrario el "positivo" o
revelado, es decir, el "Arbol de Objetivos".
Una vez verificada la lógica y la pertinencia del árbol de objetivos, se dispone de referencias
adecuadas para la búsqueda y planteamiento de alternativas para resolver el problema. Los
Desconocimiento y des actualización en la elaboración y manejo de inventarios
Descontrol en la administración de inventarios
Deficiencia en la elaboración de inventarios
Negligencia de las autoridades respectivas en actualizar a los directores en el tema de inventarios
Sobrecarga de funciones a los supervisores
Conformismo de directores sobre información de inventarios que se les brinda
Deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los establecimientos educativos de el Distrito Escolar 16-01-01
"medios fundamentales" son los del nivel inferior: constituyen las "raíces" del árbol y en torno ellos
se deberán procurar las alternativas.
Para cada base del árbol de objetivos (medios fundamentales) se debe buscar
creativamente una acción que lo concrete efectivamente en la práctica. Se busca contestar
la pregunta: ¿Cuáles son las estrategias o acciones que posibilitan los medios inferiores
del árbol de objetivos?.
Árbol de Objetivos
Enseguida, cada acción propuesta debe examinarse en los siguientes aspectos:
i) Estimar su nivel de incidencia en la solución del problema.
Conocimiento y actualización en la elaboración y manejo de inventarios
Control en la administración de inventarios
Eficiencia en la elaboración de inventarios
Atención de las autoridades respectivas en actualizar a los directores en el tema de inventarios
Disminuir funciones a los supervisores
Requerir información sobre inventarios por parte de directores
Fortalecimiento en el manejo de bienes con que cuentan los establecimientos educativos del Distrito Escolar 16-01-01
ii) Dar prioridad a las de mayor porcentaje de incidencia presumible.
iii) Verificar en forma preliminar la factibilidad (física, técnica, presupuestaria,
institucional, cultural) de las acciones propuestas.
iv) Verificar el grado de interdependencia entre las acciones propuestas y agrupar las
que sean complementarias. Cada agrupación de acciones complementarias podrá
configurar una alternativa.
Si en la verificación de incidencia encontramos que dos estrategias propuestas como
alternativas no son excluyentes, entonces es bien probable que ambas se refuercen para
el cumplimiento del resultado esperado. Por lo tanto, deberían considerarse como
componentes complementarios de la alternativa planteada.
La técnica causa y efecto permite visualizar de mejor manera aquellas causas que se
pueden atender y constituirse en objetivos del posible proyecto, contribuyendo así a resolver
una parte de la problemática identificada en la Institución
La identificación de alternativas de solución se alcanzó con el cuadró de análisis mediante la
técnica lluvia de ideas a continuación se presentan pro cada alternativa una ficha técnica en
cada una se presenta la alternativa como un proyecto a nivel de idea
La ficha técnica
Consiste en la concretización de la idea del proyecto, se incluye una estimación
aproximada de los costos y beneficios del proyecto. Se debe tener la información acerca
de: beneficiarios, localización de beneficiarios, monto aproximado de la inversión, fuente
probable de financiamiento, etc.
La ficha técnica del proyecto, es aquella que nos permite una información general de los
datos mas importantes del proyecto, en tal sentido, nos da una ubicación global sobre la
relevancia del mismo. La ficha se amplia en información en la medida en que el proyecto
avanza en niveles de profundidad, es decir, en l identificación, sus datos son mas pobres
que en su nivel de perfil.
Con la presenta técnica se establece la pre factibilidad para considerar un estudio de
inversión para realizar un perfil, requiere de estudios más metódicos disminuyendo así el
riesgo de la decisión. Se analizan y seleccionan las opciones más convenientes par el
manejo de materiales, tamaño, insumos sustituibles, sistemas de transportes, capacidad
financiera de los inversionistas y aspectos administrativos legales del proyecto.
FICHA TECNICA
Número
Información General
1. Nombre de proyecto: Fortalecimiento en el manejo de inventarios dentro del sistema educativo del distrito escolar No.16-01-01
2. Aspecto: Administrativo _X Técnico ___ Docente ___
3. Estado: Idea _X__ Perfil ___ Factibilidad ___
4.Localización: Cobán Alta Verapaz 5. Entidad: Proponente: Estudiante de EPS, Celia Dalila Caal Poou
Ejecutora__ Celia Dalila Caal Poou
6. Beneficiarios: Directos : 44 Directores de las Escuelas del Nivel Preprimaria y Primaria Indirectos: 407 Docentes de las Escuelas del nivel Preprimaria y Primaria
II Descripción del Proyecto
7.Problema que se pretende resolver: Poco apoyo al director en el conocimiento de inventarios 8. Resultados a obtener: Conocimiento en la elaboración y manejo de inventarios…..Efectos del árbol de Objetivos Descripción de los recursos requeridos:
a. Institucionales: Información sobre el tema
b. Humanos: Supervisor Educativo y Directores
c. Técnicos: Metodología Inductiva
III Costos
10. Preinversión___Q. 3,800.00_________ ___Q. 6,000.00_______ ___Q. 9,800.00_______
Recursos propios Financiamiento Solicitado Total
11. Inversión ___Q. 3,800.00_________ ___Q. 6,000.00_______ ___Q. 10,780.00_______
Lugar: Cobán, Alta Verapaz
Fecha: Agosto 12 de 200
1
FICHA TECNICA
Número Información General
Nombre de proyecto: Creación de una pagina web sobre información general de inventarios que se deben realizar en el Distrito 16-01-01 2. Aspecto: Administrativo _X Técnico ___ Docente ___
3. Estado: Idea _X__ Perfil ___ Factibilidad ___
4.Localización: Cobán Alta Verapaz 5. Entidad: Proponente: Estudiante de EPS, Celia Dalila Caal Poou
Ejecutora__ Celia Dalila Caal Poou
6. Beneficiarios: Directos : 44 Directores de las Escuelas del Nivel Preprimaria y Primaria Indirectos: 407 Docentes de las Escuelas del nivel Preprimaria y Primaria
II Descripción del Proyecto
7.Problema que se pretende resolver: Poco apoyo al director en el conocimiento de inventarios 8. Resultados a obtener: Facilitar información e indicaciones en la elaboración y manejo de inventarios Descripción de los recursos requeridos:
d. Institucionales: Información sobre el tema
e. Humanos: Supervisor Educativo y Directores
f. Técnicos: Metodología Tecnológica
III Costos
10. Preinversión ___Q. 3,500.00_________ ___Q. 7,000.00_______ ___Q. 10,500.00_______
Recursos propios Financiamiento Solicitado Total
11. Inversión ___Q. 3,500.00_________ ___Q. 7,000.00_______ ___Q. 11,550.00______
Lugar: Cobán, Alta Verapaz
Fecha: Agosto 12 de 2008
2
FICHA TÉCNICA Número
Información General
1. Nombre de proyecto: Implementación de un programa de Inducción en la elaboración y manejo de inventarios a directores del Distrito Escolar 16-01-01
2. Aspecto: Administrativo _X Técnico ___ Docente ___
3. Estado: Idea _X__ Perfil ___ Factibilidad ___
4.Localización: Cobán Alta Verapaz 5. Entidad: Proponente: Estudiante de EPS, Celia Dalila Caal Poou
Ejecutora__ Celia Dalila Caal Poou
6. Beneficiarios: Directos : 44 Directores de las Escuelas del Nivel Preprimaria y Primaria Indirectos: 407 Docentes de las Escuelas del nivel Preprimaria y Primaria
II Descripción del Proyecto
7.Problema que se pretende resolver: Poco apoyo al director en el conocimiento de inventarios 8. Resultados a obtener: Eficiencia en la elaboración y manejo de inventarios Descripción de los recursos requeridos:
g. Institucionales: Información sobre el tema
h. Humanos: Supervisor Educativo y Directores
i. Técnicos: Metodología Participativa
III Costos
10. Preinversión ___Q. 3,600.00_________ ___Q. 8,000.00_______ ___Q. 11,600.00___
Recursos propios Financiamiento Solicitado Total
11. Inversión ___Q. 3,600.00_________ ___Q. 8,000.00_______ ___Q. 12,660.00___
Lugar: Cobán, Alta Verapaz
Fecha: Agosto 12 de 2008
3
Análisis de viabilidad y factibilidad.
Para realizar el análisis de viabilidad y factibilidad es necesario que en la ficha técnica esté
escrita cada idea proyecto. Por viabilidad entendemos como la identificación de las
principales restricciones que impiden que el proyecto pueda alcanzar sus objetivos. Estas
restricciones son de diferente naturaleza y se pueden encontrar tanto en el ambiente
interno, como en el externo del proyecto. Una vez que se haya identificado se proponen
estrategias para superar las mismas.
En el análisis de factibilidad se optimiza la asignación de recursos hasta la operación del
proyecto, incluye la obra física, el programa de desembolso y la organización requerida.
El equipo que ejecutara el proyecto debe identificar las principales restricciones que
impidan que el proyecto pueda alcanzar sus objetivos. Estas restricciones son de
diferente naturaleza y se pueden encontrar tanto en el ambiente interno, como en el
externo del proyecto; una vez se hayan identificado, se proponen estrategias para superar
las mismas.
La factibilidad consiste en perfeccionar la alternativa que presente mayor rentabilidad
económica y social, reduciendo su rango de incertidumbre a límites aceptables mediante
la realización de todos los estudios que sean necesarios
Este análisis permite ver dentro de las diferentes alternativas cual es la que presenta
mejor posibilidad no solo económica sino también política, para lo cual hay técnicas que
permiten el respectivo análisis.
Analizar cada una de las opciones identificadas, considerando las políticas
gubernamentales y la realidad del país en relación al sector educativo, además de los
criterios técnicos, financieros, económicos, institucionales, sociales y otros que considere
puedan ayudarle a priorizar las opciones.
La realización del Análisis de Viabilidad y Factibilidad permite verificar que una de
las alternativas de solución sea rentable y sostenible, que no exista ningún obstáculo para
su ejecución ya que la Alternativa de Solución debe cumplir con todos los criterios que se
formulen para que se de solución al problema detectado.
Para establecer la Viabilidad y Factibilidad de la Alternativa de solución se siguió el
siguiente Proceso:
Habiendo establecido las alternativas de solución para el problema seleccionado se
procede a llenar una Ficha Técnica por cada alternativa, lo que permite concretizar la idea
del Proyecto, en la que se incluye información general como beneficiarios, la localización
para la ejecución del proyecto, la inversión aproximada que se hará para resolver el
problema y los resultados a obtener.
El Ministerio de Educación, a través del documento Marco Lógico de proyectos,
propone que el análisis de viabilidad se realice de acuerdo a la siguiente herramienta.