Combinar correspondencia

Combinar documentos (cartas, invitaciones, diplomas, etc.)

• Es la combinación de una base de datos (registros) con un documento (formato / carta modelo) para que ese documento se imprima ene veces con cada uno de datos que contiene cada registro.

Consideraciones

• Hay tres consideraciones para combinar correspondencia: 1. Ficha: correspondencia.2. Grupo: Iniciar combinación de correspondencia y3. Panel: Combinar correspondencia.

Ir al panel: Combinar correspondencia• Abre la carta modelo

(formato)• Haz clic en la ficha

Correspondencia.• Haz clic en la opción

(comando) Iniciar combinación de correspondencia del grupo Iniciar combinación de correspondencia.

• Haz clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Observa el resultado en la siguiente diapositiva

Paso a paso (1 de 6)

• En la sección Selecciona el tipo de documento, haz un clic en la opción Carta.

• Luego haz clic en Siguiente: inicie el documento

Paso a paso (2 de 6)

• En la sección Selecciona el documento inicial, haz un clic en la opción Utilizar el documento actual pues ya tienes el documento modelo abierto, de no ser así tendrías que marcar cualquiera de las otras dos opciones.

• Luego haz clic en Siguiente: Seleccione los destinatarios

Paso a paso (3 de 6)• En la sección Seleccione los

destinatarios, haz clic en la opción Utilice una lista existente pues ya tienes una base de datos, de no ser así tendrías que marcar con un clic cualquiera de las otras dos opciones.

• Luego haz clic sobre EXAMINAR que esta en el cuadrado azul. Para buscar y luego abrir el archivo Word. En este caso será el libro Datos

Abrir el archivo datos• Haz clic en el botón Abrir,

Base de datos• la caja de diálogo

de Destinatarios de combinar correspondencia podrás determinar si sólo quieres enviar tu carta a algunas personas, etc.• Observa que el panel Combinar

correspondencia del paso 3 a 6 ha cambiado, después haz clic Siguiente: Escriba la carta

Paso a paso (4 de 6)

• Ubícate en el lugar donde insertarás el primer campo (después de Señor) y en la sección Escriba la carta, haz clic en Más elementos para insertar el campo Gen1. Observa la imagen que aparece en la siguiente diapositiva.

• Haz clic en el botón Insertar y luego clic en el botón Cerrar.

Campos insertados

Observa que entre los campos Nombre y apellido se ha dejado un espacio para evitar que en la combinación los datos variables salgan pegados.

• Después de insertar todos los campos:

• Haz clic en Siguiente: Vista previas de las cartas.

• Observa el resultado en la siguiente diapositiva.

Ver combinación

Para ver cada combinación

Paso a paso (5 de 6)• En el panel Combinar

correspondencia (lado derecho de la pantalla), en la sección Vista previa de las cartas donde podrás ver cada carta combinada, Buscar un destinatario y en la sección Realice cambios podrás Editar lista de destinatarios… .

• Ahora haz clic en Siguiente: Completa la combinación, observa el resultado en la siguiente diapositiva.

Paso a paso (6 de 6)• En la sección Combinar podrás

hacer uso de la opción Imprimir que te permitirá imprimir lo que decidas de la combinación realizada mediante la caja de diálogo Combinar al imprimir.

• También podrás hacer uso de la opción Editar cartas individuales… mediante la caja de diálogo.

Imprimir o editar cartas combinadas

• En las cajas de diálogo Combinar al imprimir o Combinar en un documento nuevo (editar) podrás hacer uso de las diferentes opciones antes de imprimir el documento combinado.