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ECM, Como crear una solución (cero papel) en SharePoint 2013

Fabián Imaz, MVP SharePoint Server fabiani@siderysbsn.com @fabianimaz

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Agenda

Porque necesitamos una solución cero papel?

SharePoint, la solución

Las consecuencias de una digitalización

desenfrenada

Los servicios que nos brinda SharePoint

El Proceso es Continuo

Las características que nos brinda SharePoint

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Porque….?

Encontrar los documentos

que necesitamos

Costos elevados,

papel, traslados,

almacenamiento

Documentos duplicados

Acumulaciónde papeles en

oficinas y depósitos

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Las consecuencias…..

Costos elevados en el

sector IT

Muchas versionesdel mismoDocumento

Crecimiento del

almacenamiento digital

Digitalización masiva

desordenada

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Que Debemos Contemplar en ECM

Implementación

del portal ECM

Incorporación de procesos

Definición de una

arquitectura de información corporativa

Entender que necesita el negocio y

cuales son las políticas

corporativas

Procesos

Administración de

Contenido

Arquitectura

Información

Análisis de Información

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El Proceso es Continuo

Desarrollo e Implementació

n SharePoint

Puesta en Producción

Diseño de los tipos de

contenidos (documentos) y metadatos

Definición de la arquitectura

de la información

Diseño

Desarrollo

ImplementaciónOperación

Definición

Iteración 1 Iteración 2 Iteración n

Solución de ECM

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SharePoint

MetadatosTipos de Contenido

sWCM

Flujos de Trabajo

Ruteo de Document

os

Arquitectura

Escalable

BDDistribuida

s

SeguridadIntegrada

API

Servicios centralizados ,Búsqueda, Taxonomía, BCS, Social

Plataforma

ECM

Manejo de Registros

Conjunto de

Documentos

EtiquetasValoración

Social

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Taxonomía

Compartir el Servicio Entre

Granjas

Manejo de Idiomas

Administración Descentralizada

MetadatosCorporativos

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Búsqueda

Búsqueda Avanzada y Paneles de

Refinamiento basado en Metadatos

Búsqueda de Personas

Páginas de ResultadosSegún el Tipo de

Contenido

Acceso al Contenido

de los Documentos

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Servicios de Conectividad Empresarial (BCS)

Vinculación Con Documentos

Metadatosen Documentos

y Registros de

Listas

Orígenesde datosExternos

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Administración Contenido Web - WCM

Manejo de

Versiones

Sincronizaciónde contenidoentre Granjas

Flujos de trabajo Manejo y

Administraciónde plantillas

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Metadatos

Palabras Claves

NavegaciónBúsquedas

Vinculación con Documentos y

Registros

Almacenes globales o por departamentos

Conjuntos de Términos

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Tipos de Contenidos

Manejo Centralizado

Procesos de negocio yPolíticas

Asociación de metadatos

Plantillas de documentos

WordExcel

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Ruteo de Documentos

Políticas

Única Ubicación para subir

Documentos

SharePointAlmacena y

Procesa

Basado en Reglas

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Manejo de Registros

Administraciónde Registros

en Bibliotecas de Documentos

Declaración Manual

y/oAutomática

CentroDe

Registros

Retención y Expiración

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Conjunto de Documentos

PolíticasVersionesProcesos

DocumentosPredeterminados

HerenciaDe

Metadatos

Administración Colecciones

de Documentos

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Etiquetas, Palabras Claves y más…

I Like ITComentarios

de los Usuarios

Palabras Claves

Nubes de Etiquetas

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Demo!!!

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Muchas Gracias!!!Fabián Imaz, MVP SharePoint Server fabiani@siderys.com @fabianimaz