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Control fiscal realizado por la Contraloría de Bogotá a finales
del siglo XX
Jairo Alberto Páez Domínguez
Bogotá, Agosto de 2008
Control fiscal realizado por la Contraloría de Bogotá a finales del siglo XX
• Marco legal
• Aspectos generales del control fiscal desarrollado
• Esquema general del proceso de evaluación
Marco legal
• Constitución política
• Ley 42 de 1993
• Decreto 1421 de 1993
• Acuerdo 16 de 1993
• Resolución reglamentaria 035 de octubre de 1999
Decreto 1421 de 1993
• Realizar cualquier examen de auditoría, incluido el de los equipos de cómputo o procesamiento electrónico de datos, respecto de los cuales podrá determinar la confiabilidad y suficiencia de los controles establecidos, examinar las condiciones del procesamiento y el adecuado diseño del soporte lógico.
• Realizar las visitas, inspecciones e investigaciones que exija el cumplimiento de sus funciones.
• Evaluar la ejecución de las obras públicas.
Art. 112
“Si finalizadas sus labores de auditoría el contralor encuentra que los sistemas contables, presupuestases o de control interno no cumplen con las exigencias legales y, por lo tanto, no garantizan la debida protección y adecuado manejo de los bienes y fondos públicos, formulará sus reparos y solicitará los correctivos que considere pertinentes en un pliego de observaciones.
En el ejercicio siguiente deberán realizarse los ajustes necesarios con el fin de dar aplicación a los correctivos sugeridos, a menos que la Contraloría acepte las explicaciones suministradas al respecto”
Artículo 113
“Las glosas que resultaren del ejercicio del control fiscal se formularán solidariamente a los responsables que con sus actuaciones u omisiones las originen. La responsabilidad de cada uno de ellos se determinará conforme al procedimiento administrativo fiscal que para el efecto se adelante”.
Gestión fiscal
Conjunto de actividades, operaciones y procesos que realizan los sujetos de control con los bienes que integran el fisco o erario, dirigidos a su manejo o administración, en sus diferentes y sucesivas etapas de recaudo o percepción, conservación, adquisición, enajenación, gasto, inversión, explotación y disposición.
Objetivo del control fiscal
Establecer si en el desarrollo de la gestión fiscal se cumplió con:
• Las normas prescritas por las autoridades competentes
• Los principios de contabilidad universalmente aceptados o señalados por el Contador General
• Los principios de la gestión fiscal• Los objetivos , planes, programas y proyectos
que constituyen, en un periodo determinado, las metas y propósitos de la administración
Integralidad del control fiscal
• Los procesos de rendición de cuentas, planeación de la auditoría, aplicación de los diferentes sistemas de control, tipos de evaluación de la gestión fiscal y los procesos de responsabilidad fiscal, sancionatorios y de jurisdicción coactiva han de ser coordinados y articulados
• Análisis de los resultados globales de la gestión administrativa a partir de los diferentes sistemas de control cuantificando los principios de la gestión fiscal
Elementos involucrados en el ejercicio del control fiscal
• La información
• Sujetos de control
• Principios de la gestión fiscal
• Sistemas de control fiscal
• Formas
• Modalidades de control
• instrumentos
Resultados y consecuencias del ejercicio de control fiscal
• Informes de evaluación de la gestión anual– Observaciones y conclusiones o pronunciamientos
sobre el cumplimiento de los principios de la gestión fiscal.
• Iniciación de las siguientes actuaciones:– Procesos de responsabilidad fiscal por detrimento– Procesos sancionatorios fiscales– Traslado a otros organismos
Participación social ciudadana
• Como mecanismo de control y de gestión– Intervenir en las decisiones sobre el uso de los recursos, la
contratación pública y el comportamiento de los servidores públicos
– Participar en la vigilancia de los planes, programas y proyectos que tengan que ver con el patrimonio cuya destinación se dirija al mejoramiento de la calidad de vida.
– Pqr
• En los planes y programas de auditoría– Establecer el grado de satisfacción respecto de obras o
servicios consultando directamente a la ciudadanía, mediante encuestas, entrevistas y audiencias públicas
Cuenta
• Anual– Informe de control interno – Ejecución presupuestal, reservas y cuentas por pagar– Estados contables y/o financieros– Informe del plan de desarrollo y de los planes
institucionales– Balance social– Informe de gestión y resultados
• Ocasional
Fenecimiento de la cuenta
• El objetivo es establecer si los recursos puestos a disposición de la entidad sujeto de control, fueron administrados de acuerdo a los principios de eficiencia, eficacia, equidad, economía y valoración de costos ambientales en un período determinado, en desarrollo de su objeto social y de las políticas de la Administración distrital
Fundamentos para fenecer
Sistema
Principio
Control
financiero
Control de legalidad
Control de gestión
Control
de resultados
Revisión de cuentas
Evaluaci control interno
Evaluac gestión ambient
Eficiencia
x xEficacia
x x x x x xEconomía
x xEquidad
x xValoración costos ambiental
x
Estructura orgánica
• Unidades sectoriales de control– División de control de gestión y resultados– División de control legal– División de control financiero– División de examen de cuentas
Comité de jefes de Unidad
Comité de Auditoría Integral
Grupos de Auditoría- permanentes x vigencia
ESQUEMA GENERAL DEL PROCESO DE EVALUACIÓN PARA EMITIR EL FENECIMIENTO
Diagnóstico de la entidad y elaboración del PAA
Sistemas CF
•Legal
•Financiero
•Gestión
•Resultados
•Revisión de cuentas
•Control int.
•Ev. G. amb
Programas auditoría realizados en la vigencia
Procedimientos básicos
(cuenta anual)•Ev. Sist C.I
•Ev. Presup.•Ev. Financi•Ev. P.D•Blnce social•Aud. Sist.•Ev. G. amb
Observaciones
Afectan los principios de la gestión fiscal
Observaciones
En términos de los principios
Informe anual de
evaluación a la
gestión
E”s
Fenec
Imi
en
t
o
PlaneaciónPlaneaciónEjecuciónEjecución ResultadosResultados
ESQUEMA GENERAL DEL PROCESO DE EVALUACIÓN PARA EMITIR EL FENECIMIENTO
• Etapa de Planeación- PLAN ANUAL DE AUDITORIA-
1.Fase de Coordinación-INFORMACIÓN REQUERIDA, LINEAMIENTOS GRALES PARA SELECCIÓN DE MUESRA, FORMAS DE PRESENTACIÓN DE INFORMES Y APOYO DE OTRAS UNIDADES.
Etapa de planeación
2. Fase de Diagnósticos institucionales- SÍNTESIS DE LA PROBLEMÁTICA, IDENTIFICACIÓN DE ÁREAS
CRÍTICAS QUE AMERITEN EVALUACÍÓN • Normatividad, planes, estructura orgánica, procesos
administrativos, operativos, financieros y presupuestales, planta de personal y en general información que revele, naturaleza, características del negocio, especificidad del sujeto de control y su entorno (Ficha técnica)
• Información de periodos anteriores: ejecución activa y pasiva del presupuesto, informes del plan de desarrollo o institucionales, control interno, estados contables balance social y de gestión.
• PQRs• Estudios, evaluaciones y observaciones anteriores elaborados
por la Contraloría u otros organismos de control• Acciones judiciales, administrativas, policivas y de cualquier otra
índole que se hayan ejercido en contra del sujeto de control
Etapa de planeación3. Fase de elaboración del Plan Anual de Auditoría- PAA
contenido• Definición de objetivos, metas, indicadores de avance del PAA y
programas de auditoría• Alcance y cobertura concreción y descripción de las áreas y
enunciación de programas de auditoría• Lineamientos generales para selección de la muestra• Organización y distribución de recursos• Asignación de responsabilidades• Definición de mecanismos de participación otras Unidades• Cronograma de elaboración, ejecución y presentación de informes
de cada uno de los programas de auditoría• Mecanismos de verificación, modificación y seguimiento.
ESQUEMA GENERAL DEL PROCESO DE EVALUACIÓN PARA EMITIR EL FENECIMIENTO
• Etapa de ejecución- proporciona elementos básicos para la evaluación final de la cuenta anual
1. Elaboración de programas de auditoría2. Comunicación de Visitas de auditoría3. Manejo de la información4. Muestra5. Utilización de indicadores6. Aplicación de pruebas de auditoría7. Soporte documental de la ejecución de la
auditoría
Elaboración de los programas de auditoría
El objetivo de cada programa es medir uno o varios principios de la gestión fiscal con el fin de tener una visión integral de los sujetos de control y emitir un juicio acerca de su gestión, para ser plasmado en el informe anual de la gestión de la entidad, sin perjuicio de que el informe de cada programa se comunique al sujeto de control.
A los resultados de los programas de auditoría se debe ejecutar seguimiento permanente, mediante matrices o tableros de control que proporcionen elementos de juicio para calificar la gestión anual de la entidad.
Contenido básico de los programas de auditoría
• Identificación del sujeto de control, objeto de evaluación y nombre del programa, indicando área, proceso, actividad proyecto a dependencia auditada.
• Identificación de coordinador y responsabilidades del grupo auditor• Objetivos y alcance del programa• Cronograma de actividades• Determinación de muestras indicando método de selección y representatividad• Procedimientos de auditoría• Definición del apoyo de las Divisiones de la U. sectorial• Definición de la intervención y participación de otras unidades• Relación de los documentos en que se consignarán los resultados de aplicación
de pruebas• Definición de procedimientos e indicadores que permitan la evaluación de los
principios de la gestión. Entendiendo que las evaluaciones de C.I, legal y presupuestal están inmersas en cualquier auditoría que se ejecute.
• Criterios para la evaluación de los indicadores adoptados por el sujeto de control.• Enunciación de las actividades de seguimiento a observaciones efectuadas en
programas anteriores
Procedimientos básicos para la Evaluación a la cuenta anual
Principio
Procedimiento
Eficiencia Eficacia Economía Equidad Valoración costos amb
Evaluación SCI x x xE.presupuestal x x xE.financiera x x x E. Plan desarr x x x x xBlce social xAud. sistemas x xE. gest. amb x
ESQUEMA GENERAL DEL PROCESO DE EVALUACIÓN PARA EMITIR EL FENECIMIENTO
• Etapa de Resultados- INFORMES– Informes derivados de los programas de
auditoría– Informe anual de la evaluación a la gestión– Informe sectorial y global de la gestión en el
Distrito Capital– Actuaciones frente a hechos eventuales
Informes
Como resultado de la ejecución de programas se pueden generar observaciones que deriven oportunamente en correctivos o procesos sancionatorios o contribuir a la evaluación de la cuenta anual, mediante un conjunto de indicadores señalado anteriormente.
Contenido del informe anual de evaluación a la gestión
1.Formulación de pliego de observaciones por áreas y programas detallando condición, criterio, causa y efecto.
2.Pronunciamiento sobre la gestión fiscal y conclusiones por procedimiento básico y
3. Conclusiones de la evaluación y fenecimiento de la cuenta
Un anexo con el tablero de indicadores que aportaron a la conclusión.