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INSTITUTO ESTATAL ELECTORAL DE HIDALGO
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO No. Revisión
REJILLA DE CONTROL DE CAMBIOS
"INICIAL" SE EMITE PARA IMPLANTACIÓN 2017 01
ÑA JIMÉNEZ TIVO DEL
RAL DE HIDALGO
LIC. OSÉ HONORIO • C•ORDINADOR NO
INSTITUTO ESTATAL ELEC ql
Organo Rector HIDALGO crece contigo
FOSEAOR-01 (01) .. .
111 Sistema Estatal de Archivos
Estado III" y Soberano de Hidalgo
EVISÓ:
1.?5Y LIC. EN ARC « CAROLINA QUINTANAR
RÍGUEZ ENCARGA EL D TAMENTO DE SEGUIMIENTO -- ,
_Agliner
VALIDO:
RO . LIC. MELITQAUSTRIA JIMÉNEZ SECRETARIO EJECUTIVO45EL ÓRGANO RECTOR DEL
SISTEMA ESTÁTAL DE ARCHIVOS
O: • - ELAB
APROBÓ:
‘I7 LIC. GUIL ERMINA V QUÉZ BENÍTEZ
CONSEJERA PRESIDENTA DEL INSTITUTO ESTATAL ELECTORAL DE HIDALGO
Código: i CC-IEEHO4 -4-
Registro Enlace:
IEE-CNO4/2017
Registro Comité:
IEE-CT04/02-2017
Fecha de emisión:
15/DICIEMBRE/2017
Fecha de actualización:
15/DICIEMBRE/2017
No. de Revisión:
01
Hoja:
1 de 30
"ab.ill S .
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DEL INSTITUTO ESTATAL
ELECTORAL DE HIDALGO 2017
INSUMO ESTATAL ELECTORAL
O HIDALGO
crece contigo Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DEL
INSTITUTO ESTATAL ELECTORAL DE HIDALGO 2017
Sistema Estatal de Archivos Crgano Rector
Instituto Estatal Electoral de Hidalgo 1
o o
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ISSIITUTO ESTAIV, ELECTO...1_
Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
HIDALGO crece contigo
ÍNDICE
CONTENIDO PÁGINA
1. PRESENTACIÓN 3
2. ANTECEDENTES 5
3. OBJETIVOS 7
4. PRELIMINARES 8
5. POLÍTICAS INSTITUCIONALES 11
6. FUNCIONES COMUNES Y SUSTANTIVAS 12
7. MARCO JURÍDICO 13
8. ORGANIGRAMA 14
9. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA 16
10. GLOSARIO 21
11. DIRECTORIO 27
Sistema Estatal de r ()nano '<Km
Instituto Estatal Electoral de Hidalgo
2
HIDALGO crece contigo
Eine
INSTITUTO 6TATAL ELECTORAL
Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
1. PRESENTACIÓN
La Gestión Documental es el conjunto de métodos y prácticas usadas para administrar
el flujo de documentos de la Institución con base en la Ley de Archivos del Estado de
Hidalgo.
El gran volumen de documentos producidos en el ejercicio de las atribuciones y
funciones del Instituto Estatal Electoral de Hidalgo, requiere ser controlado y
sistematizado con técnicas específicas y eficaces.
El Cuadro General de Clasificación Archivística es el instrumento técnico que refleja la
estructura documental de conformidad con las atribuciones y funciones de cada Unidad
Administrativa con la finalidad de facilitar el control, el acceso y la consulta de la
documentación desde su generación en la propia Unidad Administrativa, hasta su
recepción y resguardo en los propios archivos de trámite y concentración.
Este Instrumento Archivístico tiene por objeto ser un referente básico en la
administración documental, permitiendo asignar a los expedientes un código y un título
precisos. El código asignado de esta manera, refleja la estructura lógica del fondo
documental que lo produjo, la Unidad Administrativa, la Sección y la Serie documental
a la que pertenece.
Los elementos para elaborar el cuadro de clasificación que ahora se presenta, se
conciben como un mecanismo completo, homogéneo y único, destinado a facilitar el
control y el acceso a los expedientes de archivo. La clasificación permite un nivel de
comprensión y utilidad de los archivos como suma de los procesos de ordenación
preestablecida, la operación de identificación y la creación integrada de criterios
clasificatorios. sss
Sistema Estatal de Arduos
Instituto Estatal Electoral de Hidalgo
Otgano Rector 3
o
HIDALGO crece contigo
1,511TISTO6TATAI. EL.TORAI.
Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
La documentación al estar organizada conforme al Cuadro General de Clasificación
Archivística coadyuva a la atención de las solicitudes de información que, en el marco
de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental para el estado, recibe
el Instituto.
Este Instrumento Archivístico es producto de la colaboración de los titulares de cada una
de las Unidades Administrativas del Instituto, de manera conjunta con cada uno de sus
Enlaces Operativos. El presente trabajo incluyó el análisis de las atribuciones y funciones
contenidas en el Código Electoral del Estado de Hidalgo, Reglamento Interno, Manual
de Organización y Manual de Procedimientos. La identificación de los tipos de
documentos que se generan con base en este análisis, permitirá la integración de los
grupos o series documentales para un eficiente manejo de archivo, su identificación,
transferencia y la recuperación precisa y rápida de la información.
El Comité Técnico de Archivos está conformado por los titulares de las Unidades
Administrativas y un Coordinador Normativo, y tiene como finalidad administrar la
documentación del Instituto instrumentando las técnicas y mecanismos para la
adecuada recepción, organización, administración, preservación, conservación, uso y
difusión del acervo documental (artículo 45 de la Ley de Archivos del Estado de Hidalgo),
asimismo, el Comité Técnico es el responsable de emitir el presente Cuadro General de
Clasificación Archivística.
Sistema Estatal de Ax Organo Rector
• VOS
Instituto Estatal Electoral de Hidalgo 4
HIDALGO
crece contigo Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
2. ANTECEDENTES
El 17 de noviembre de 1995 la LV Legislatura del Estado aprobó el decreto número 240
para crear el Instituto Estatal Electoral de Hidalgo.
El Instituto Estatal Electoral es un organismo público ciudadanizado, de carácter
permanente e independiente en sus decisiones, autónomo en su funcionamiento,
profesional en su desempeño, con personalidad jurídica y patrimonio propios, en cuya
integración participan los partidos políticos con registro nacional o estatal y los
ciudadanos en términos del Código Electoral.
Con fecha primero de enero de dos mil quince, entró en vigor el Código Electoral del
Estado de Hidalgo, contenido en el decreto número 314 de fecha diez de diciembre del
año próximo pasado y publicado en el periódico Oficial del Estado el veintidós de
diciembre de dos mil catorce.
El articulado transitorio del mencionado Código Electoral del Estado de Hidalgo dispone
en su artículo cuarto, la obligación al Instituto Estatal Electoral de armonizar la
normatividad interna del organismo en un plazo no mayor a ciento veinte días a partir
de la vigencia de la nueva legislación electoral estatal.
En razón de lo anterior y dé conformidad con lo dispuesto por el artículo 68, fracción
XVI, del Código Electoral del Estado de Hidalgo, se otorga al Secretario Ejecutivo, la
facultad de llevar el Archivo del Instituto Estatal Electoral, el mencionado funcionario
electoral convocó a la Junta Estatal Ejecutiva a reunión de trabajo, con el objeto de
conocer y analizar el proyecto de Normatividad del Archivo General del Instituto Estatal
Electoral.
La Junta Estatal Ejecutiva atendió las prescripciones legales en materia de transparencia
y acceso a la información pública gubernamental, así como la atinente a los archivos del
Estado de Hidalgo y acordó la emisión del ante proyecto de Normatividad del Archivo
General del Instituto Estatal Electoral.
El Secretario Ejecutivo citó a reunión de trabajo a los Consejeros Electorales,
representantes de Partidos Políticos y Directores Ejecutivos, con el objeto de analizar el
Instituto Estatal Electoral de Hidalgo
Sistema Estatal de Archivos 5
Organo Rector
HIDALGO crece contigo
Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
articulado de la propuesta de Normatividad del Archivo General del Instituto Estatal
Electoral, misma que fue aceptada en los términos que se presentó.
En razón de lo anterior y a efecto de dar cumplimiento a las disposiciones transitorias
del Código Electoral de Hidalgo, se emitió el acuerdo CG/16/2015 en el que se aprueba
la Normatividad del Archivo General del Instituto Estatal Electoral.
Sistema Estatal de Archivos ; -- Organo Rector
Instituto Estatal Electoral de Hidalgo
HIDALGO crece contigo
1,1111RO ESTATAL U.F.TORAL
Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
3. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Proporcionar a las Unidades Administrativas un Instrumento Técnico que refleje la
estructura del archivo documental con base en sus atribuciones y funciones.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Facilitar el acceso a la consulta de la documentación, desde su creación en las
Unidades administrativas hasta su recepción y resguardo en el archivo de
concentración.
• Identificar los expedientes de las series documentales con un código y un título
precisos, que indiquen la atribución o función que lo generó.
• Operar el Sistema de Archivos del Instituto homogenizando los criterios para la
clasificación, conservación, transferencia y disposición documental.
Sistema Estatal de Archivos • Crgano Rector
Instituto Estatal Electoral de Hidalgo
7
HIDALGO crece contigo
I,STITUTO ESTATAL ELECTORAL
Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
4. PRELIMINARES
Con la iniciativa de la Consejera Presidenta en relación a los documentos derivados del
ejercicio de las atribuciones y funciones que conforman la memoria Institucional, se
comenzó a desarrollar el proyecto de Gestión Documental que permite la precisa
localización de los documentos y su contenido para la toma de decisiones de manera
oportuna; asimismo, las acciones para homogenizar los criterios para la clasificación,
manejo, conservación transferencia y disposición final de los documentos, facilitarán la
atención oportuna de las solicitudes de información que reciba el Instituto en el marco
de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental para el Estado de
Hidalgo.
En este menester se han desarrollado las siguientes acciones:
• La designación y registro de un Coordinador Normativo de Archivos,
• La conformación y registro del Comité Técnico de Archivos del Instituto,
• La celebración del Taller "Introducción al Sistema Estatal de Archivos" dirigido a
los Enlaces Operativos e impartido por personal del Archivo del Estado,
• Reuniones de trabajo del Coordinador Normativo con los Enlaces Operativos
para identificar la documentación que generan las diferentes Unidades
Administrativas en el ejercicio de sus atribuciones y funciones,
• Asesorías personalizadas a los Enlaces Operativos por parte de personal del
Órgano Rector y del Coordinador Normativo; y
• La construcción del presente Cuadro de Clasificación Archivística del Instituto
Estatal Electoral de Hidalgo.
Como resultado de los trabajos realizados de manera conjunta con personal del Archivo
General del Gobierno del Estado, la codificación de la documentación con base en el
Cuadro General de Clasificación Archivística, se realiza de la siguiente manera:
FONDO-ÁREA* SECCION.SERIE/EXPEDIENTE 111, -
Sistema Estatal. de Archivos r:
411,
Grgan© Rect©r Instituto Estatal Electoral de Hidalgo
8
HIDALGO crece contigo
rxrn-nrro ESTATAL ELECTORA:.
Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
Tabla de Codificación
Fondo Instituto Estatal Electoral de Hidalgo
Guión Separador
No. de Área Número de Área Generadora
Generadora* correspondiente
Numero de sección correspondiente Sección Común
11C. indicado con la letra C
Serie Número de serie correspondiente 1
Diagonal Separación
Número de Ordenación que se le da a los expedientes 01
Expediente según sea el caso
Le Indicarlo con numero romano
ga o j (en caso de ser necesario)
Guión Separación
Año de Apertura Indicarlo con los cuatro dígitos 2017
Ejemplo de sección común:
IEEH-9.1*4C.5/01-2017
Ejemplo de sección sustantiva:
IEEH-8*2S.3/02-2017
Sistema Estatal de Archivos Grgano Rector
IEEH
03*
Instituto Estatal Electoral de Hidalgo
9
HIDALGO crece contigo
INSTINTO ESTATAL ELECTOPAL
Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
CONSIDERANDOS
1. El presente Cuadro General de Clasificación Archivística fue elaborado por el
Archivo General del Instituto con la colaboración de las Unidades Administrativas
2. La estructura del Cuadro General de Clasificación Archivística se establece
conforme al artículo 20 de la Normatividad del Archivo General del Instituto y los
archivos de las Unidades Administrativas atendiéndose los siguientes niveles:
a. FONDO. Conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte,
producidos orgánicamente, reunidos y utilizados por el Instituto en el
ejercicio de sus funciones y atribuciones.
b. SUBFONDO. Las Unidades Administrativas Generadoras de documentos
de archivo en el ejercicio de sus atribuciones
c. SECCIÓN. Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones
del Instituto de conformidad con las disposiciones legales aplicables
d. SERIE. División de una sección que corresponde al conjunto de
documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución
general y que versan sobre una materia o asunto específico
e. EXPEDIENTE. 1. Unidad documental constituida por uno o varios
documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto,
actividad o trámite de los sujetos obligados; 2. Unidad organizada de
documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o bien
durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al
mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad
básica de la serie (ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción
Archivística).
3. El sistema de clasificación documental se realizará con base en las atribuciones
y funciones indicadas en el Código Estatal Electoral y el Reglamento interior del
Instituto, debido a su permanencia -a-pesar de los canabias-de-la ructura
orgánica. Sistema Est' í de Archivos Instituto Estatal Electoral de Hidalgo Orgwlo Rector 1c1
HIDALGO crece contigo
$NNUTUTO ESTATAL ELECTORAL
Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
4. La clasificación, ordenación, manejo, conservación, transferencia y disposición
final de la documentación debe ser clara y eficiente.
5. Por lo expuesto y con fundamento en los artículos 9, 10 y 20 del Reglamento
Interior del Instituto, artículo 69 fracción 45 de la Ley de Transparencia y Acceso
a la Información Gubernamental para el Estado de Hidalgo, artículos 2,3 y 4
fracción I, de la Ley de Archivos del Estado de Hidalgo, articulo 5 del Reglamento
de la Ley de Archivos del Estado de Hidalgo; se establecen las siguientes:
5. POLÍTICAS INSTITUCIONALES
Todos los documentos generados, recibidos y resguardados en los archivos de
trámite y concentración del Instituto, deberán estar clasificados y deberán tener
un código de acuerdo con el Cuadro General de Clasificación Archivística.
Los cambios realizados al presente instrumento serán aprobados por el Comité
Técnico de Archivos de la institución.
El Coordinador Normativo del Comité Técnico de Archivos establecerá y
realizará acciones en materia archivística de manera conjunta con los Enlaces
Operativos.
El presente documento deberá ser revisado, y en su caso adecuarse a las
necesidades archivísticas del Instituto. Su actualización debe ser de manera
anual y ante el Órgano Rector del Sistema Estatal de Archivos en el Estado.
tema Estatal de Archivos Organo Rector
LLL_. Instituto Estatal Electoral de Hidalgo 11
CeSTITOTO ErrATAL ELECTOINI.
CLAVE SECCIONES SUSTANTIVAS
15 Órganos y Comisiones del Instituto
25
Prerrogativas y Partidos Políticos
3S I Organización Electoral
HIDALGO crece contigo Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
6. FUNCIONES COMUNES Y SUSTANTIVAS
SECCIONES COMUNES
CLAVE SECCIONES COMUNES
1C Legislación
2C Asuntos Jurídicos
3C Programación, Organización y Presupuestación
4C Recursos Humanos
5C Recursos Financieros
6C Recursos Materiales y Obra Pública
7C Servicios Generales
8C Tecnologías y Servicios de la Información
9C Comunicación Social
10C Control de Auditoria de Actividades Públicas
11C Planeación, Información, Evaluación y Políticas
12C Transparencia y Acceso a la Información
SECCIONES SUSTANTIVAS
Sistema Estatal de Archivos Organo Rector
Instituto Estatal Electoral de Hidalgo
12
HIDALGO crece contigo
11,TRINTO ESTATAL 0LECTORAL
Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
7. MARCO JURÍDICO
1. Constitución Política dé los Estados Unidos Mexicanos.
2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Hidalgo.
3. Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
4. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental del Estado de Hidalgo.
5. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado de Hidalgo.
6. Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del Sector Público del Estado de Hidalgo.
7. Ley de Hacienda del Estado de Hidalgo.
8. Ley de Presupuesto y Contabilidad Gubernamental del Estado de Hidalgo.
9. Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.
10. Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales.
11. Ley General de Partidos Políticos.
12. Ley de Participación Ciudadana para el Estado de Hidalgo.
13. Ley de Archivos del Estado de Hidalgo.
14. Código Electoral del Estado de Hidalgo.
15. Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información.
16. Reglamento de la Ley de Archivos del Estado.
17. Reglamento Interior del Instituto Estatal Electoral de Hidalgo.
18. Reglamento de Comisiones del Consejo General del Instituto Estatal Electoral de Hidalgo.
19. Reglamento de Sesiones del Consejo General, Junta Estatal Ejecutiva y órganos Desconcentrados del
Instituto Estatal Electoral de Hidalgo.
20. Reglamento para el Registro de las Agrupaciones Políticas Locales.
21. Reglamento de la Oficialía Electoral.
22. Reglamento para el Procedimiento de Liquidación de las Obligaciones de los Partidos Políticos Locales que
Pierdan su Registro
23. Reglas del Instituto Estatal Electoral para la Promoción del Voto por parte de las Organizaciones Ciudadanas
24. Reglamento de Precampañas
25. Reglamento de Quejas y Denuncias del Instituto Estatal Electoral.
26. Reglamento para la Difusión, Fijación y Retiro de la Propaganda Política y Electoral del Instituto Estatal
Electoral.
27. Reglamento para el Recuento de Votos del Instituto Estatal Electoral
28. Reglas de Operación para el Registro de Candidaturas Independientes del Instituto Estatal Electoral.
29. Lineamientos para el Ejercicio del Financiamiento Público de los Partidos Políticos para la Capacitación,
Promoción y Desarrollo Político de las Mujeres.
Instituto Estad Electoral de Hidalgo
Sistema Estatal de Archivos Organo Rector 13
HIDALGO USTIMO ESTATAL LLICTOPAL
crece contigo Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
30. Lineamientos del Instituto Estatal Electoral para la Ubicación y Contratación de Inmuebles, así como para el
Manejo de la Documentación y Material Electoral Antes, Durante y Después de la Jornada para la Elección
Ordinaria de Gobernador, Diputados y Ayuntamientos.
31. Lineamientos Específicos para el Traslado de los Sobres y Paquetes a los Centros de Acopio, el día de la
Elección de Gobernador, Diputados y Ayuntamientos.
32. Lineamientos para el Diseño y Promoción de Campañas de Educación Cívica en Coordinación con la
Subprocuraduría de Asuntos Electorales.
33. Lineamientos para la Distribución y Regulación del Financiamiento Público que Reciben los Partidos Políticos
para las Actividades de Educación y Capacitación Política, Investigación Socioeconómica y Política, así como
Tareas Editoriales.
34. Lineamientos para la Organización de Debates entre las y los Candidatos a Cargos de Elección Popular en el
Estado de Hidalgo.
35. Lineamientos Generales para el Registro de Bienes Muebles.
36. Manual de Organización del Instituto Estatal Electoral de Hidalgo.
37. Normatividad del Archivo General del Instituto Estatal Electoral de Hidalgo.
Sistema Estatal de Archivos 5
Grgarto Rector
Instituto Estatal Electoral de Hidalgo
14
• •
oficialía Electoral
•
Archiv0Genaal del 1E01
Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
iNSITIM1110 EITATAL ELECTORAL
Instituto Electoral del Estado de Hidalgo ORGANIGRAMA
Estructura Documental
HIDALGO crece contigo
8. ORGANIGRAMA
Junta Estatal
Ejecutiva Consejo General
Contra aria Geneml
SubEreeriMde Penosos Materiales
Dirección de Prerrogóthas y Partidos Politices
Unidad de Informática
Dirección Ejecutiva 'edifica
Subdiremien Mía
Dirección Ejecutiva de Administración
Dirección EjeClitiva de Equidad de Genero y
Participación Ciudadana
surnreinnión ae contaeiaaev
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ad de reeaü
Pr
Unidad de COPIOniCatión
Social
OrsinaisseieMmodri de los Mochar Mateo
Pomo/es& Inc PuebloarCommdedes
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adore-oxido de Morsas liamanOt
Dirección Ejecutiva de Capacitación
Electoral y filmación Mica
Dirección Ejecutiva de Organización
Electoral
Oficiada de Parle,
Sistema Estatal de Archivos Organo Rector
Instituto Estatal Electoral de Hidalgo
15
HIDALGO crece contigo
Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
Números de área asignados a los Órganos y Unidades Administrativas del Instituto.
NÚMERO UNIDAD ADMINISTRATIVA
1 Presidencia
1.1
Unidad de Radio, Televisión y Prensa
1.5
Unidad de Comunicación Social
Contraloría General
Unidad de Transparencia
Oficina para la Atención de los Derechos Político Electorales de los Pueblos y Comunidades Indígenas
2
Consejo General
3
Secretaría Ejecutiva
3.1 Oficialía Electoral
3.2 Oficialía de Partes
3.3 Unidad de Informática
3.4 ! Archivo General del IEEH
4 Dirección Ejecutiva de Organización Electoral
5 1 Dirección Ejecutiva de Capacitación Electoral y Educación Cívica
6 Dirección Ejecutiva de Equidad de Género y Participación Ciudadana
7 1 Dirección Ejecutiva de Prerrogativas y Partidos Políticos
8 1 Dirección Ejecutiva Jurídica : i
8.1 1 Subdirección Jurídica 1— -1--
9 i Dirección Ejecutiva de Administración
9.1 1 Subdirección de Recursos Humanos
9.2 1 Subdirección de Contabilidad y Presupuesto
9.3 1 Subdirección de Recursos Materiales
10 1 Junta Estatal Ejecutiva
11 1 Comisión Permanente de Organización Electoral
12 f Comisión Permanente de Capacitación Electoral y Educación Cívica
13 I Comisión Permanente de Equidad de Género y Partición Ciudadana
14 1 Comisión Permanente de Prerrogativas y Partidos Políticos
15 Comisión Permanente Jurídica
16 1 Comisión Permanente de Administración
18 1 Comisiones Temporales
19 Comisiones Especiales
20 1 Consejos Distritales
21 I Consejos Municipales
Instituto Estatal Electoral de Hidalgo 16
INSTMITO 6TATAL ELECTORAL HIDALGO crece contigo Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
9. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA
SECCIONES COMUNES
4C.1 Disposiciones en materia de recursos humanos
4C.2 Programas y proyectos en materia de recursos humanos
4C.16 Control de prestaciones en materia económica (SAR, seguros, etc.)
4C.23 Servicio social de áreas administrativas
4C.26 Expedición de con
Instituto Estatal Electoral de Hidalgo
las Y credenciales a Sistema s -tal e -112~
Criv-to -Re',©L
1C 1 LEGISLACIÓN
1C.4 Códigos Códigos
1C.5 Convenios y Tratados Internacionales
1C.7 Reglamentos
1C.9 Circulares
1C.13 I Periódico Oficial del Estado (publicaciones en el)
1C.15 1 Comités y Subcomités de Normalización
2C I ASUNTOS JURÍDICOS
2C.5 Actuaciones y representaciones en materia legal
2C.8 Juicios contra la dependencia
2C.11 Interposición de recursos administrativos
2C.12 Opiniones técnico jurídicas
2C.15 Notificaciones
2C.16 Inconformidades y peticiones
3C PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN
3C.4 Programa anual de inversiones
3C.7 Programas operativos anuales
3C.11 Integración y dictamen de manuales de organización
3C.12 Normas y lineamientos de procesos / procedimientos
3C.18 Programas y proyectos en materia de presupuesto
3C.19 Análisis financiero y presupuestal
3C.20 Evaluación y control del ejercicio presupuestal
4C 1 RECURSOS HUMANOS
4C.3 Expediente único de personal
.
4C.4
4C.5
4C.10 Descuentos
Registro y control de presupuestos y plazas
Nómina de pago de personal
4C.15 Filiaciones al ISSSTE
17
O HIDALGO
crece contigo Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
11,411,1110 ÉrlIATAL 0.13CTOSIAL.
6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA
6C.2 Programas y proyectos en materia de recursos materiales, obra pública,
conservación y mantenimiento
6C.3
6C.4
6C.5
6C.6
Licitaciones
Adquisiciones
Sanciones, inconformidades y conciliaciones derivados de contratos
Contratos
6C.7 Seguros y fianzas
6C.13 Conservación y mantenimiento de la infraestructura física
6C.14 Registro de proveedores y contratistas
6C.15 Arrendamientos
6C.18
6C.23
6C.24
Inventario físico y control de insumos
Comités y Subcomités de adquisiciones, arrendamientos y servicios
Comité de enajenación de s e inmuebles
66ano Rector 18 Instituto Estatal Electoral de Hidalgo
5C RECURSOS FINANCIEROS
5C.1 Disposiciones en materia de recursos financieros
5C.3 Gastos o egresos por partida presupuestal
5C.4 Ingresos
5C.10 Financiamiento externo
SC.15 Transferencias de presupuesto
5C.16 Ampliaciones de presupuesto
5C.17 Registro y control de pólizas de ingresos
5C.18 Registro y control de pólizas de egresas
5C.19 Pólizas de diario
5C.22 Control de cheques
5C.23 Conciliaciones
5C.24 Estados financieros
5C.25 Auxiliares de cuentas
5C.26 Estado del ejercicio de presupuesto
5C.28 Pago de derechos
6C.16 Disposiciones de activo fijo
6C.17 Inventario físico y control de bienes muebles
Sistema Estatal de A_ u
O HIDALGO
crece contigo Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
AZSITTUTO 6TATAL ELECTORAL
7C SERVICIOS GENERALES
7C.3 Servicios básicos (energía eléctrica, agua, predial, etc.)
7C.4 Servicios de embalaje fletes y maniobras
7C.5 Servicios de seguridad y vigilancia
7C.6 Servicios de lavandería, higiene y fumigación
7C.8 Servicios de telefonía, telefonía celular y radiolocalización
7C.9 Servicio postal
7C.11 Mantenimiento, conservación e instalación de mobiliario
7C.12 Mantenimiento, conservación e instalación de equipo de computo
7C.13 Control de parque vehicular
7C.14 Vales de combustible
7C.15 Control y servicios en auditorios y salas
COMUNICACIÓN SOCIAL
Disposiciones en materia de comunicación social y relaciones públicas
Programas y proyectos de comunicación social
Publicaciones e impresos institucionales
Materia multimedia
Agencias periodísticas, de noticias, reporteros, articulistas, cadenas televisivas y
otros medios de comunicación social
draar~11.6.0.aconax-
Sistema FAat.de VOs
Or Rector Instituto Estatal Electoral de Hidalgo 19
9C.11 1 Prensa institucional
9C.14 Actos y eventos oficiales
Registro de audiencias públicas 9C.15
9C
9C.1
9C.2
9C.3
9C.4
8C
8C.5
TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN
Desarrollo e infraestructura del portal de Internet de la Dependencia
8C.6 Desarrollo de redes comunicativas de voz y datos
8C.10 Seguridad informática
8C.13 Control y desarrollo del parque informático
8C.17 Administración y servicios de correspondencia
8C.21 I Instrumentos de consulta y control de archivos
Boletines informativos para medios
Inserciones y anuncios en periódicos y revistas
9C.7
9C.8
9C.9
HIDALGO crece contigo
1TTUTDESTATALfl1CTOk*L
Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
1 10C CONTROL Y AUDITORIA DE ACTIVIDAES PÚBLICAS
10C.3 Auditoria
10C.6
Seguimiento a la aplicación en medidas o recomendaciones
loc.11 Responsabilidades
10C.14
Declaraciones patrimoniales
10C.15
Actas de entrega a recepción
11C 1 PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS
11C.7 Programas a mediano plazo
11C.14 I Informes mensuales y anuales de labores
11C.21 1 Disposiciones en materia de equidad de género --I--
11C.22 1 Programas y proyectos en materia de equidad de género
12C 1 TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
12C.5 I Comité de información .
12C.6 Solicitudes de acceso a la información
12C.7 I Portal de transparencia
12C.8 I Clasificación de la información reservada
12C.9 i Clasificación de la Información Confidencial
12C.11
Instituto estatal de acceso a la información
Sistema Ebtatal de AreLvos °nano Rector
Instituto Estatal Electoral de Hidalgo
20
o
a I1EE
ITS11111.0 61,1.1. ELECTORAL.
Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
HIDALGO crece contigo
/—•
SECCIONES SUSTANTIVAS
1S ÓRGANOS Y COMISIONES DEL INSTITUTO
1S.1 Disposiciones en materia de Órganos y Comisiones del Instituto
15.2
Programas y proyectos en materia de Órganos y Comisiones del Instituto 1
15.3
Consejo General
15.4
Junta Estatal Ejecutiva
1.S.5
Consejos Distritales
1S.6
Consejos Municipales
15.7
Comisiones Permanentes, Especiales o Temporales
25 PRERROGATIVAS Y PARTIDOS POLÍTICOS
25.1 I Disposiciones en materia de Prerrogativas y Partidos Políticos
2S.2 Programas y proyectos en materia de Prerrogativas y Partidos Políticos
25.3 Seguimiento a Partidos Políticos
2S.4 Seguimiento a Coaliciones
25.5 Seguimiento a Agrupaciones
25.6 Seguimiento a Candidatos Independientes
35 ORGANIZACIÓN ELECTORAL
3S.1 Disposiciones en materia electoral
35.2 Programas y proyectos en materia electoral
35.3 Seguimiento al Proceso Electoral
Sistema Estatal de Archivos Orzan° Rector
Instituto Estatal Electoral de Hidalgo
21
HIDALGO crece contigo
10. GLOSARIO
INSTITUTO 61,TAL ELECTORA,
Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
1. Administración de documentos: Conjunto de métodos y prácticas destinados a
planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación,
uso, selección y destino final de los documentos de archivo.
2. Área generadora: Son las Direcciones Generales, de área o sus equivalentes, de
acuerdo a la estructura orgánica de cada sujeto obligado, que en el ejercicio y
cumplimiento de sus funciones y atribuciones reciben o producen documentos de
archivo y por lo tanto conforman expedientes.
3. Archivo: El conjunto de documentos producidos o recibidos por cualquier individuo,
familia, los poderes, las dependencias, entidades y organismos, tanto públicos
como privados, en el desarrollo de sus actividades, que se conservan de forma
organizada, para servir inicialmente como prueba y después como fuente de
información general; así como las instituciones archivísticas y los locales en donde
se guardan los documentos.
4. Archivo de concentración: Es la unidad responsable de recibir transferencias
primarias, archivar, prestar y depurar la documentación que ha concluido su vida
útil administrativa, legal y fiscal; los que se conservarán, según lo dispuesto en el
catálogo de disposición documental, después de su transferencia inventariada de
los archivos de trámite.
5. Archivo de trámite: Es la unidad responsable de recibir, clasificar, abrir expedientes,
glosar, catalogar, expurgar, valorar y realizar transferencias primarias de los
documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una
unidad administrativa, los que se conservarán según lo dispuesto en el catálogo de
disposición documental.
6. Archivo histórico: Es la unidad responsable de recibir transferencias secundarias,
organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental, y sus
documentos serán conservados permanentemente en resguardo, conforme a lo
establecido en lo catálogo de disposición documental.
7. Asunto: Contenido específico de los documentos de archiny éxpectierylps 01 un
serie que permite la individualizació dentro del conjunto ide cprager,ísticas
homogéneas al que están integrados. SigensAY414:11,4ww, Organo Rector 22 Instituto Estatal Electoral de Hidalgo
6Eé55a-d-rninistrativo o
• Organo Rector 23
O HIDALGO
crece contigo
Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
materia, cuestión, negocio o persona de que trata un expediente o documento de
archivo y que se genera como consecuencia de una acción administrativa.
8. Baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus
valores administrativos, legales, fiscales, y que no contenga valores históricos.
9. Calendario de caducidades: Programa de actividades elaborado por el responsable
del Archivo de Concentración en el que se registran las fechas de conclusión de la
guarda precautoria de todos los expedientes transferidos por los Archivos de
Trámite de su sujeto obligado, a efecto de detectar oportunamente la
documentación susceptible de baja o transferencia secundaria.
10. Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que establece
los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la
clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final.
11. Clasificación de la información: El acto por el cual se determina que la información
que posee una dependencia o entidad es pública, reservada o confidencial, de
acuerdo con lo establecido por los ordenamientos legales en la materia.
12. Comité Técnico de archivos: Instancia que tiene como finalidad administrar la
documentación de los sujetos obligados, instrumentando las técnicas y mecanismos
para la adecuada recepción, organización, administración, preservación,
conservación, uso y difusión del acervo documental.
13. Cuadro General de Clasificación Archivística: Instrumento técnico que refleja la
estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada
dependencia o entidad.
14. Depuración: Se entiende como el proceso de selección final de los documentos que
serán conservados de manera permanente, de aquellos que por su irrelevancia
deben de eliminarse.
15. Disposición: Producto final de la valoración y vigencia de los documentos:
transferencia primaria o secundaria, conservación precautoria o permanente o baja
documental para su reciclaje.
16. Documentación activa: Aquélla necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las
Unidades Administrativas, de uso frecu
de gestión, y que se conserva en el arch
Instituto Estatal Electoral de Hidalgo
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INSUMO ESTATAL CLECTORAL
Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
17. Documentación histórica: Aquella que sea determinada por el órgano Rector con
valores relevantes para la memoria documental del Estado.
18. Documentación semiactiva: Aquélla de uso esporádico que debe conservarse por
razones administrativas, legales, y fiscales en el archivo de concentración.
19. Documento.- Toda la información registrada en cualquier soporte, desde el papel
hasta el disco óptico, y que el procedimiento empleado para transmitir la
información pueda ser: textual, iconográfico, sonoro, audiovisual y electrónico o
informático.
20. Documento de archivo: Cualquier registro que documente un hecho, acto
administrativo, jurídico y fiscal creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de
las facultades y actividades de las Unidades Administrativas de cada sujeto obligado
sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en
cualquier tipo documental y medio o soporte, sea escrito, impreso, sonoro, visual,
electrónico, informático u holográfico.
21. Documento electrónico: Contenido integrado en un archivo electrónico mediante
un programa de computador, el cual es generado, transferido, comunicado o
archivado en medios electrónicos, ópticos y permite una representación material
para producir las decisiones, voluntades, exigencias, requerimientos y políticas de
alguna institución, organización o persona.
22. Expediente: 1. Unidad documental constituida por uno o varios documentos de
archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los
sujetos obligados; 2. Unidad organizada de documentos reunidos por el productor
para su uso corriente, o bien durante el proceso de organización archivística, porque
se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la
unidad básica de la serie (ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción
Archivística).
23. Expurgo: Consiste en el retiro de los documentos de archivo repetidos o inútiles
contenidos en un expediente determinado, durante la formación previa a su
transferencia al Archivo de Concentración.
24. Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por cada uno de los
sujetos obligados, con cuyo nombre se i
25. Guía de archivo documental aquema geperal de ol
Ar
escrápciáin. de la series
S
Sistema Estatal de chivos Instituto Estatal Electoral de Hidalgo 24
Ora2n0 Rector
HIDALGO crece contigo
ESTATAL [LECTOR-Y
Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus
características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación
archivística y sus datos generales.
26. Información confidencial. Como información confidencial se considera la estipulada
en los artículos 36, 37 y 38 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública Gubernamental del Estado de Hidalgo.
27. Información reservada: Aquella información clasificada con carácter temporal
como restringida al acceso público, considerada dentro de las hipótesis que señala
el artículo 27 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental del Estado de Hidalgo.
28. Inventarios documentales: Instrumentos de consulta que describen las series y
expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general),
transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja
documental).
29. Papeles de trabajo: Información impresa que se genera, recibe, maneja o usa y se
conserva en oficina y que se constituye por ejemplares de origen y características
diversas cuya utilidad reside en los datos que contiene para apoyar las tareas
administrativas.
30. Plazos de conservación: Período de guarda de la documentación en los archivos de
trámite, concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia
documental, el término precautorio, el periodo de reserva, en su caso, y los periodos
adicionales establecidos.
31. Sección: Cada una de las divisiones del Fondo, basada en las atribuciones de cada
Unidad Administrativa, de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
32. Serie: 1. División de una sección que corresponde al conjunto de documentos
producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una
materia o asunto específico. 2. Conjunto de expedientes de estructura y contenido
homogéneo emanado de una misma Unidad Administrativa, son el resultado del
ejercicio de sus atribuciones o funciones específicas.
33. Sistema Integral de Archivos: Es el conjunto de unidades archivísticas,
administrativas e históricas de un sujeto obligado, que tienen por objeto controlar
la producción, circulación organización, conservación, uso y destin final de los
Instituto Estatal Electoral de Hidalgo Sistema Estatal de Archivos Organo Rector
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O o
E LEE rNSIMITO ESTATAL ELECTORAL
Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
documentos de archivo de una institución.
34. Soporte: Materia física, en la que se contiene o soporta la información registrada
(ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística).
35. Sujeto Obligado: Instituciones, dependencias y entidades y ordenes de gobierno
estipulados en el artículo II@ de la Ley de Archivos del Estado de Hidalgo.
36. Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta
esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia
primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del
archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria).
37. Unidad Administrativa: Son las Direcciones Generales, de área o sus equivalentes,
de acuerdo a la estructura orgánica.
38. Valor administrativo: Es aquel que posee un documento, serie o sección
documental para el área productora, relacionada con un trámite, asunto o tema. El
valor administrativo se encuentra en todos los documentos producidos y recibidos
por una institución u organismo, responden a procesos y actividades
administrativas.
39. Valor fiscal: Valor de los documentos que sirven de explicación, justificación y
comprobación de las operaciones contables y financieras, o sirven de testimonio de
obligaciones tributarias.
40. Valor documental: Condición de los documentos que les confiere características
administrativas, legales, fiscales, en los archivos de trámite o concentración (valores
primarios); o bien, evidénciales, testimoniales e informativas en los archivos
históricos (valores secundarios).
41. Valor histórico: Es el que posee un documento como fuente primaria para la historia
institucional o del ente que lo produjo.
42. Valor legal: Aquel que pueden tener todos los documentos que sirvan de testimonio
ante la ley o que se refieren a derechos u obligaciones legales o jurídicas. También
es el plazo durante el cual los documentos de archivo se conservarán en la
institución para su posible uso y así certificar derechos u obligaciones de la
administración pública.
43. Valor primario: Aquel que tiene el documento a partir de su creación o recepción,
puede ser legal, jurídico, ad IFIsira"Vi'vo' YCOfiRáble.
Instituto Estatal Electoral de Hidalgo statai 26 Sistema E Pituavos
• Organo Rector
r.311113TO ESTATAL ELECTORAL.
O HIDALGO
crece contigo Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
44. Valor secundario: Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus
valores primarios y tiene una utilidad histórica y social.
45. Valoración: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores
documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.
46. Valoración secundaria: Es la identificación y aplicación de los usos que los
documentos tendrán para la investigación científica y social en todos sus campos,
así como su utilidad como fuentes de información de carácter único o permanente.
47. Vigencia documental: Período durante el cual un documento de archivo mantiene
sus valores administrativos, legales y fiscales, de conformidad con las disposiciones
jurídicas vigentes y aplicables.
Sistema Estat4 eArchivos
Organo Rector
Instituto Estatal Electoral de Hidalgo 27
O HIDALGO
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1,51111TiO6TATAL EIPCTOPAL.
Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
11. DIRECTORIO
Lic. Guillermina Vázquez Benítez
Consejera Presidenta
Lic. Blanca Estela Tolentino Soto
Consejera Electoral
Mtro. Augusto Hernández Abogado
Consejero Electoral
Mtro. Salvador Domingo Franco Assad
Consejero Electoral
Mtro. Fabián Hernández García
Consejero Electoral
Lic. Martha Alicia Hernández Hernández
Consejera Electoral
Lic. Uriel Lugo Huerta
Consejero Electoral
Lic. Jerónimo Castillo Rodríguez
Secretario Ejecutivo
Lic. José Alfredo Belmont Martínez
Dirección Ejecutiva de Organización Electoral
Mtro. José Guillermo Corrales Galván
Dirección Ejecutiva de Capacitación
Electoral y Educación Cívica
Mtra. María Luisa López Gutiérrez
Dirección Ejecutiva de Equidad de Género y
Participación Ciudadana
Lic. Blanca Arminda Villa Hoyos
Dirección Ejecutiva de Prerrogativas y
Partidos Políticos
Lic. Francisco Martínez Ballesteros
Dirección Ejecutiva Jurídica
Lic. Fausto Olvera Trejo
Dirección Ejecutiva de Administración
Lic. Teresita de Jesús Talamantes Castro
Instituto Estatal Electoral de Hidalgo
Sistema E -trfal LIVOS 28
Organo Rector
Mtro. José Guillermo Corrales Galván
Director Ejecutivo de Capacitación
Electoral y Educación Cívica :r.
I einacifl-igs;anlioAllite2ctA,orre
Mtra. María Luisa López Gutié ez
Directora Ejecutiva de Equidad de
Participación Ciudadana
29
Lic. Blanca Arminda Villa Ho
Directora Ejecutiva de Prerroga
Partidos Políticos
O HIDALGO
crece contigo
INSITUUTO ESTATAL ILECTORAL
Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
Lic. Margarita Lleonart Vera
Unidad de Transparencia
Lic. José Antonio Camacho
Oficina para la Atención de los
Derechos Electorales de los Pueblos y Comunidades Indígenas
Lic. Katy Marlen Aguilar Guerrero
Unidad Técnica de Radio, Televisión y Prensa
Lic. Alejandra Alonso Oviedo
Unidad Técnica de Comunicación Social
Ing. Said Rodríguez García
Unidad Técnica de Informática
COMITÉ TÉCNICO DE ARCHIVOS RESPONSABLES DE LA UNIDAD DE ARCHIVO DE TRÁMITE
Lic. Guillermina Vázquez Benítez
Consejera Presidenta
Lic. Jerónimo Castillo Rodríguez
Secretario Ejecutivo
Lic. José Alfredo Belmont Martínez
Director Ejecutivo de Organización Electoral
Instituto Estatal Electoral de Hidalgo
E IIEE INSTINTO ESTATAL ELECTORAL
Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017
Lic. Francisco Martínez Ballesteros
Director Ejecutivo Jurídica
Lic. Fausto Olvera Trejo
Director Ejecutivo de Administración
Ing. Said Rodríguez García
Titular de la Unidad Técnica de Informática
Lic. Katy Marlen Aguilar Guerrero
Titular de la Unidad Técnica de Radio,
Televisión y Prensa
Lic. Alejandra Alonso Oviedo
Encargada de la Unidad Técnica de
Comunicación Social
Lic. Teresita de Jesús Talamantes Castro
Contralora General
Lic. Margarita Lleonart Vera
Titular de la Unidad de Transparencia
Lic. José Antonio Camacho
Titular de la Oficina para la Atención de los
Derechos Electorales de los Pueblos y Comunidades Indígenas
Lic. Fabián Mejía Bautista
Responsable de la Unidad Central de Correspondencia
Lic. José Honorio Omaña Jiménez
Responsable de las Unidades de Archivo de
Concentración e Histórico y
Coordinador Normativo del Instituto Estatal
Electoral de Hidalgo
Sistema Estatal de Archivos C.¿Flo Redor
O HIDALGO
crece contigo
Instituto Estatal Electoral de Hidalgo
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