RECEPCIÓNDE FACTURA ELECTRÓNICA

CIRCULARES

Circular 016

Circular 020

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SUPERVISORProceso del supervisor en la plataforma OLIMPIA: Link video tutorial e ingreso a la plataforma

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CONTRATISTA

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TIPSCONTRATISTA

Proceso del contratista en la

plataforma OLIMPIA

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TIPSCONTRATISTA

▪ Debe tener en cuenta la CIRCULAR 016

Proceso de Recepción de Facturas

Electrónicas de Venta, notas débito (ND)

y notas crédito (NC) - emitida por SIIF

Nación; del item A numeral 1 al 7.

▪ Tener en cuenta la información mas

relevante en notas finales y/u

observaciones de la factura, como es:

PCI a la cual corresponda el

compromiso presupuestal “es igual al

código de identificación de la territorial

donde pertenece el contrato”;

información del contrato; y correo del

supervisor.

Ejemplo: #$04-03-00 000;contrato23331;pepito.acosta@igac.gov.co#$ (sede

central) y de esa manera a la unidad PCI que corresponda. Ver anexo final

▪ Cuando la factura llega al correo electrónico

siifnación.facturaelectrónica@minhacienda.gov.co, se

valida que contenga las características descritas en

la circulares 16 y 20, el CUFE (Código único de

factura electrónica) y/o el CUDE (Código único de

documento electrónico) y si corresponden se envía

un correo de notificación al proveedor o contratista y

al supervisor o aprobador para que este último

ingrese al aplicativo Olimpia IT y acepte o rechace el

documento (Factura Electrónica, Notas Debito o

Notas Crédito).

▪ De no darse el envío automático por

parte del proveedor o contratista desde el

operador tecnológico autorizado, solución

gratuita de la DIAN o software propio,

enviar al buzón electrónico

siifnacion.facturaelectronica@minhaciend

a.gov.co dispuesto por el Ministerio de

Hacienda y Crédito Público, el

contenedor electrónico -Documento zip

(PDF, XML).

▪ En el evento que no pase las validaciones

le enviará un correo al proveedor o

contratista indicándole las razones de la

devolución, las cuales deben ser

corregidas para volver a enviarla.

▪ Tener en cuenta que los

proveedores que presentan en su

ejecución objetos de gasto de

funcionamiento y de inversión,

deberán generar factura electrónica

por cada objeto de gasto.

▪ Una vez creado el usuario del supervisor,

le llegará un correo con la contraseña

para ingreso a la plataforma OLIMIPIAIT.

▪ De no recibir el correo con contraseña

enviar solicitud al correo

aaron.romero@igac.gov.co.

TIPSSUPERVISOR

▪ Recuerde que cuenta con tres días

hábiles para aprobar o rechazar la

factura, de lo contrario quedará aprobada

en el sistema sin la previa verificación del

caso, asumiendo toda la responsabilidad.

▪ La responsabilidad es exclusiva del

contratista y supervisor frente al proceso

de recepción

Supervisores

1. Verificar que el Nit del

IGAC sea correcto

899999004-9

2. Verificar en el contrato de

prestación de servicios

personales que los valores

de la factura correspondan a

los honorarios mensuales

establecidos en el contrato.

3. En el caso que el

proveedor sea una empresa

verificar la forma de pago

establecida en el contrato

4. Verificar que la factura

Corresponda al mes al

que se va a realizar el

pago.

5. Verificar los saldos en

los compromisos para

saber cuántas facturas

se deben expedir. (Esto

aplica cuando hay

cargos de reserva

presupuestal y tenga

adición con vigencia

actual)

A N E X O P C I

C Ó D I G O S

I G A C

C Ó D I G O D E I D E N T I F I C A C I Ó N

D E L A E N T I D A D ( P C I )

T E R R I T O R I A L

04-03-00-000 IGAC- GESTIÓN GENERAL (SEDE CENTRAL BOGOTÁ)

04-03-00-001 IGAC-TERRITORIAL ANTIOQUIA

04-03-00-002 IGAC-TERRITORIAL ATLÁNTICO

04-03-00-003 IGAC-TERRITORIAL BOLÍVAR

04-03-00-004 IGAC-TERRITORIAL BOYACÁ

04-03-00-005 IGAC-TERRITORIAL CALDAS

04-03-00-006 IGAC-TERRITORIAL CAQUETA

04-03-00-007 IGAC-TERRITORIAL CAUCA

04-03-00-008 IGAC-TERRITORIAL CESAR

04-03-00-009 IGAC-TERRITORIAL CORDOBA

04-03-00-010 IGAC-TERRITORIAL CUNDINAMARCA

04-03-00-011 IGAC-TERRITORIAL GUAJIRA

C Ó D I G O D E I D E N T I F I C A C I Ó N

D E L A E N T I D A D ( P C I )

T E R R I T O R I A L

04-03-00-012 IGAC-TERRITORIAL HUILA

04-03-00-013 IGAC-TERRITORIAL MAGDALENA

04-03-00-014 IGAC-TERRITORIAL META

04-03-00-015 IGAC-TERRITORIAL NARIÑO

04-03-00-016 IGAC-TERRITORIAL NORTE DE SANTANDER

04-03-00-017 IGAC-TERRITORIAL QUINDÍO

04-03-00-018 IGAC-TERRITORIAL RISARALDA

04-03-00-019 IGAC-TERRITORIAL SANTANDER

04-03-00-020 IGAC-TERRITORIAL SUCRE

04-03-00-021 IGAC-TERRITORIAL TOLIMA

04-03-00-022 IGAC-TERRITORIAL VALLE

04-03-00-024 IGAC-TERRITORIAL CASANARE

04-03-00-025 IGAC-TERRITORIAL CATASTRO MULTIPROPÓSITO

C Ó D I G O D E I D E N T I F I C A C I Ó N

D E L A E N T I D A D ( P C I )

T E R R I T O R I A L

G r a c i a s