ORGANIZACIÓN

Conceptos:

Organización Formal: Estructura intencional de funciones en una empresa organizada

formalmente.

Organización Informal: Red de relaciones interpersonales que surge espontáneamente

cuando se asocia gente

PROPÓSITOS DE LA ORGANIZACIÓN

Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más

eficientemente y con un mínimo esfuerzo.

Eliminar duplicidad de trabajo.

Establecer canales de comunicación.

Representar la estructura oficial de la empresa

PROCESO DE ORGANIZACIÓN

Pasos básicos para organizar

ð Dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en forma

lógica y cómoda, por personas o grupos. Esto se conoce como la división del trabajo.

ð Combinar las tareas en forma lógica y eficiente, la agrupación de empleados y tareas

se suele conocer como la departa mentalización.

ð Especificar quien depende de quien en la organización, esta vinculación de los

departamentos produce una jerarquía de la organización.

ð Establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un todo

congruente y para vigilar la eficacia de dicha integración. Este proceso se conoce con

el nombre de coordinación.

División del trabajo

Se refiere a descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que las

personas sean responsable de una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en

general.

La división del trabajo crea tareas simplificadas que se pueden aprender a realizar con

relativa velocidad, pues cada persona se convierte en experta en cierto trabajo.

Coordinación

La coordinación es un proceso integrador o sincronizador de los esfuerzos y acciones del

personal, en calidad, tiempo y en dirección, de suerte que funcione armónicamente y sin

fricciones y duplicaciones, a fin de satisfacer y alcanzar los objetivos y metas establecidas

por la empresa.

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IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

La organización promueve la colaboración y negociación entre los individuos en un grupo

y mejora así la efectividad y la eficiencia de las comunicaciones en la empresa.

La función organizadora crea áreas definidas de autoridad y responsabilidad en una

empresa, mejorando así el desarrollo de todas las actividades que se necesitan para

alcanzar los objetivos y metas propuestas.

¤ Es un medio que establece la mejor manera de alcanzar los objetivos.

¤ Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente,

con el mínimo de esfuerzos.

¤ Evita lentitud e ineficiencia.

¤ Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades

DEPARTAMENTALIZACIÓN

CONCEPTO: Se refiere agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo que

son similares o tiene una relación lógica, para ello se elabora un organigrama donde

mediante cuadros se representan los diferentes departamentos que integran la

organización. Por ejemplo los colaboradores se pueden agrupar en departamentos de

compras, departamento de producción, etc.

Combinar las tareas en forma lógica y eficiente, la agrupación de empleados y tareas se

suele conocer como la departamentalización

Un aspecto de la actividad de organizar es el establecimiento de departamentos. Según

Koontz y Weihrich (1990 p. 186), la palabra "departamento" designa un área bien

delimitada, una división o sucursal de una organización sobre la cual un gerente tiene

autoridad para el desempeño de actividades especificadas. Es así como un departamento,

como el término se usa en general, puede ser la división de producción, el departamento

de ventas, la sucursal de la costa oeste, la sección de investigación de mercados o la

unidad de cuentas por cobrar

En algunas empresas, la terminología departamental se usa en una forma muy vaga; en

otras, especialmente las grandes, una terminología más estricta indica relaciones

jerárquicas. Por lo tanto, un vicepresidente puede encabezar una división; un director, un

departamento; un gerente, una sucursal; y un jefe, una sección.

Sobre la base de las consideraciones anteriores, las limitaciones del número de

subordinados que se pueden manejar directamente restringiría el tamaño de las empresas

si no fuera por la técnica de la departamentalización. El agrupamiento de actividades y

personas en departamentos hace posible ampliar las organizaciones (al menos en teoría)

en un grado indeterminado. Sin embargo, los departamentos difieren en lo tocante a los

patrones básicos usados para agrupar las actividades

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Para empezar, debe subrayarse que no hay una forma más eficaz de

departamentalización que sea aplicable a todas las organizaciones y a todas las

situaciones. El patrón que se use dependerá de las situaciones y de lo que los gerentes

crean que producirá los mejores resultados para ellos en su caso.

TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN

POR TERRITORIO:

También se denomina departamentalización territorial, regional o localización geográfica.

Requiere de la diferenciación y agrupamiento de las actividades de acuerdo con la

localización en donde se ejecutará el trabajo o del área de mercado que servirá la

empresa.

La departamentalización territorial generalmente es utilizada en empresas que cubren

grandes áreas geográficas y cuyos mercados son extensos, establecen unidades de

organización que permiten actuar eficiente y coordinadamente, en un radio de acción.

Empresas de Gran Envergadura Geográficamente dispersas

Se aplica, generalmente a las funciones de Producción y Ventas más no así a Finanzas

porque usualmente está concentrada en las oficinas centrales

Pueden obtenerse ganancias sobre la eficiencia inmediata captando la buena voluntad de

las personas de la localidad, el costo de las operaciones territoriales pueden ser menor, lo

que puede comprender cualquier aumento en el costo de la coordinación y en el control

en oficinas centrales, la creación de muchas posiciones ejecutivas en los niveles en los

que la empresa puede darse el lujo de permitir que los empleados ganen experiencia.

Tiende a hacer difícil el mantenimiento de los servicios centrales económicos y puede

requerir servicios tales como el de personal o compras a nivel regional, por último agrava

los problemas de control de la alta dirección.

Ventajas:

Se delega autoridad a niveles inferiores.

Se hace énfasis en mercado y problemas locales

Se mejora la coordinación en una región.

Se aprovechan las economías de las operaciones locales.

Mejor comunicación directa con los intereses locales.

Proporciona un campo de capacitación medible para los gerentes generales

Desventajas:

Se requiere de más personas con capacitación de gerentes generales.

Se dificulta el mantenimiento de servicios centrales económicos y puede requerirse de

servicios como personal y compras a nivel regional.

Se complica el problema de control por parte de alta dirección

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POR CLIENTES

Consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o

clientes de forma específica. Por lo general se aplica en empresas comerciales,

principalmente en los almacenes.

El supuesto adyacente en la Departamentalización por clientes es que los clientes en

cada conjunto tienen problemas y necesidades comunes que pueden ser resueltas

teniendo especialistas departamentales para cada uno.

El cliente es más importante que los productos/servicios, los cuales deben ser adaptados

y ajustados a él y a sus necesidades, principalmente cuando el cliente puede ser un

individuo, una empresa o el gobierno

Ventajas

Estimula la concentración sobre las necesidades del cliente.

Le da a los clientes la impresión de tener un proveedor comprensivo.

Desarrolla certeza en el área de la clientela. ·  

Estimula la especialización

El cliente tiene la impresión de ser el único.

Facilita el conocimiento de cada tipo de cliente.

Pude atender las necesidades especiales y muy variadas de los clientes de servicios

claramente definidos.

El fabricante que vende con frecuencia tanto a mayoristas como a compradores

industriales pude atender sus necesidades especiales estableciendo departamentos por

separado.

Desventajas

Difícil coordinación de operaciones entre demandas opuestas del consumidor.

Requiere gerentes y staff expertos en los problemas de los clientes.

Quizás, no siempre estén bien definidos los grupos de clientes.

Difícil coordinación de demandas opuestas de un mismo cliente.

Es difícil orientar la agrupación por clientes dentro de una empresa.

La dificultad de coordinación entre este tipo de departamentos y aquellos organizados

sobre otras bases, existiendo una presión constante de los gerentes de los departamentos

de clientes para recibir un tratamiento especial.

La posibilidad de subempleo de las instalaciones y de los trabajadores especializados en

los grupos de clientes.

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POR FUNCIONES DE LA EMPRESA

Es el agrupamiento de empleados y actividades de acuerdo con sus áreas de

experiencias y las funciones de la empresa. Engloba lo que las empresas normalmente

hacen.

La mayoría de las empresas se dedican a la producción de algo útil, que para las demás

personas son de su necesidad y las funciones básicas son: Producción-Ventas-finanzas

Ventajas

Es un método lógico y probado a través del tiempo.

Es la mejor forma de asegurar que los altos gerentes defenderán el poder y el prestigio de

las actividades básicas de la empresa.

Sigue el principio de la especialización ocupacional y de esta forma facilita la eficiencia en

las labores del personal

Desventajas

Puede tender a disminuir el interés en los objetivos globales de la empresa.

El tamaño del área geográfica en la que opera una empresa pude necesitar del

agrupamiento territorial de las actividades; la producción o la compra de numerosas líneas

de productos.

Desarrollan actitudes y otros patrones de conducta que muestran lealtad a un

departamento funcional y no a la empresa en general.

Estos muros entre los departamentos funcionales son comunes y se requieren de mucho

esfuerzo para derribarlos

¿Cuándo conviene usarla?

Es más indicada para circunstancias estables y de poco cambio, la cual requieran del

desempeño constante de tareas rutinarias. Es aconsejable para empresas que tengan

pocas líneas de producto o de servicio.

Refleja uno de los más altos niveles de auto orientación e introversión administrativa, de

esta forma se demuestra la preocupación de la empresa por su propia estructura interna

POR PRODUCTO

Se basa en la agrupación de las actividades de acuerdo con los productos y resultados

ofrecidos por la empresa, su característica primordial es que requiere de una estructura

organizacional flexible y cambiante, además ésta estrategia es utilizada en empresas de

gran tamaño y envergadura

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Desventajas

Pueden surgir problemas bajo este tipo de división si los departamentos resultan

demasiado competitivos en detrimento de la organización.

Requiere más personas con habilidades generales de gerente.

Tiende a hacer más difícil el mantenimiento de servicios centrales económicos.

Presenta cada vez más problemas de control de la alta gerencia

Ventajas

Sitúa la atención y el esfuerzo en la línea de producto.

Facilita el uso de capital e instalaciones.

Desarrolla habilidades y conocimientos especializados.

Permite el crecimiento y la diversidad de productos y servicios.

Mejora la coordinación de las actividades funcionales.

Coloca la responsabilidad de las utilidades en el nivel de división

Proporciona un terreno de capacitación mensurable para los futuros gerentes generales.

Permite hacer cambios rápidos en una línea de productos.

Ofrece mayor visibilidad de la línea de productos.

Define con claridad las responsabilidades de cada línea de productos.

Focaliza la acción sobre el producto.

Facilita la especialización por producto

POR MATRIZ O MATRICIAL:

Esta intenta combinar la departamentalización funcional y por grupos especiales (de

proyecto) para mejorar la sincronización de componentes múltiples para una sola

actividad, para mejorar la economía de escala y para servir mejor al cliente y a la

compañía.

La Supervisión es dual, abarcando a los gerentes técnicos y administrativos, e incorpora

varios sistemas de reportes y entrelaza líneas de comunicación para transmitir decisiones

Ventajas

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Muchos argumentan que esta forma de departamentalización logra una forma mas

equilibrada de estructura organizacional y facilita retos relacionados con decisiones

complejas y especializadas que deben tomarse.

El arreglo por matriz requiere extensa comunicación, y debe satisfacer las necesidades

internas de la compañías y no solo ser injertada a la organización existente con la

esperanza de demostrar un pensamiento administrativo progresista, y podemos

mencionar

a) Flexibilidad: Los equipos de trabajo pueden crearse, redefinirse y disolverse en forma

continua, permitiendo a la organización reaccionar rápidamente frente a la

incertidumbre, inestabilidad y cambio

b) Motivación y compromiso: Los equipos de trabajo en una organización matricial están

integrados por especialistas de diferentes áreas funcionales, cada uno de ellos asume

un papel en el proceso de la toma de decisiones, se motiva y se compromete con la

organización.

c) Desarrollo de recursos humanos: El diseño matricial maximiza la utilización del recurso

humano, ya que un experto puede asignarse a varios equipos de trabajo, evitándose la

duplicación del personal.

d) Cooperación: Un empleado sirve de puente entre el área funcional y el equipo de

trabajo, aumentando de ésta manera la forma cooperativa de trabajo dentro de la

organización.

e) Planificación de Dirección: El diseño matricial proporciona a los altos directivos un

medio para descentralizar una vez que delega el trabajo rutinario, el alto directivo

puede dedicarse a la planificación a largo plazo

Desventaja

La departamentalización matricial puede hacer mas lenta la toma de decisiones, y todos

los gerentes deben entender las reglas del juego.

Por lo general, esto requiere un esfuerzo educativo para que ninguno sienta que sus

decisiones están amenazadas, y los miembros no administrativos aprendan la forma de

trabajar con dos gerentes

Confusión de poder y autoridad: Los empleados pueden tener vacilaciones respecto de la

persona a la que deben dirigirse, especialmente cuando han sido asignados a varios

proyectos a la vez. Estos problemas se minimizan definiendo en forma explícita todas las

relaciones de autoridad.

Problemas grupales: A los grupos de trabajo les toma más tiempo adoptar decisiones,

pueden ser dominados por los individuos más dominantes y puede producirse el

pensamiento de grupo.

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Costos: El diseño matricial es caro porque se pueden necesitar más directivos y staff o

mucho más tiempo en la coordinación de las actividades relacionadas.

Problemas que afectan a la organización por matriz (según Davis y Lawrence)

Tendencias hacia la anarquía

Luchas por el poder

Grupitis severa

Colapso durante depresiones económicas

Excesivos gastos indirectos

Hundimientos a niveles inferiores

Estrangulación de la decisión

AUTORIDAD Y PODER

¿Qué es el Poder?

“El poder es la capacidad para ejercer influencia en los demás.”

El poder dentro de una organización influye de alguna u otra forma en los gerentes y los

empleados; por ejemplo el poder de compra del consumidor o la influencia que pueden

tener unos socios en otros, estos por citar algunas formas de poder porque existen

innumerables formas más tomando en cuenta que una organización es un sistema abierto

y que hay factores externos que también influyen.

TIPOS DE PODER

Poder para Recompensar: Según este tipo de poder, como base existen dos personas,

una llamada el influyente y otra llamada el influido y se fundamenta en la capacidad que

tiene el influyente para recompensar al influido por cumplir ordenes o alcanzar una meta

propuesta.

Poder Coercitivo: Este tipo de poder es el opuesto al expuesto anteriormente, es decir,

se basa en la capacidad del influyente para sancionar al influido por no cumplir órdenes o

metas. El castigo por esto puede ir desde una reprimenda al influido hasta suspenderlo de

su puesto.

Poder Legitimo: También llamado autoridad formal, este existe cuando un subordinado o

influido reconoce que el influyente tiene el derecho de ejercer influencia, dentro de ciertos

limites. Y recíprocamente también implica que el influido tiene la obligación de aceptar

este poder.

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Poder Experto: Se basa en la idea de que el influyente tiene una experiencia o

conocimiento especial que el influido no tiene. Los ejemplos de este tipo de poder podría

ser cuando un economista dicta las estrategias que debe seguir una empresa para

obtener más ganancias y los socios las acatan, reconociendo el poder de un experto.

El Poder Referente: Este se basa en el deseo del influido de ser como el influyente o

identificarse con él, un ejemplo de este tipo de poder ocurre con los gerentes populares,

es decir, que se convierten en una imagen a seguir por parte de sus subordinados y con

esto ellos imitan sus costumbres laborales.

¿Qué es la Autoridad?

La autoridad en una organización es el derecho propio de un puesto (y por lo tanto de la

persona que lo ocupa) a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afecta a

otras personas.

Hoy día se ha tornado muy difícil el ejercicio de la autoridad; la desorientación reinante es

tal que se confunde el ejercicio de la autoridad con la manipulación

TIPOS DE AUTORIDAD

La autoridad de línea: es la relación en la que un superior ejerce supervisión directa

sobre un subordinado.

La autoridad funcional: es el derecho que se delega a un individuo o departamento para

controlar procesos, practicas o políticas específicos u otros asuntos relativos a las

actividades que emprenden miembros de otros departamentos.

RELACION ENTRE PODER Y AUTORIDAD

La autoridad en una organización es el poder para ejercer discrecionalidad en la toma de

decisiones, casi invariablemente se deriva del poder del puesto. Cuando se habla de

autoridad en un contexto administrativo, por lo general se hace referencia al poder que

otorga un puesto. Al mismo tiempo, en el liderazgo se hallan implicados otros factores,

como la personalidad y el estilo de trato con los demás.

El empowerment: Significa que los empleados, administradores o equipos de todos los

niveles de la organización tienen el poder para tomar decisiones sin tener que requerir a la

autorización de sus superiores

El empowerment implica que empleados y equipos acepten la responsabilidad de sus

acciones y tareas, y se ilustra de la siguiente manera:

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El poder debe ser igual a la responsabilidad (P=R).

Si el poder es mayor que la responsabilidad (P>R), el resultado podría ser una conducta

autocrática por parte del superior.

Si la responsabilidad es mayor que el poder (R>P), el resultado podría ser la frustración

de los subordinados.

El empowerment de los subordinados significa que los superiores tienen que compartir su

autoridad y poder con sus subordinados.

Para una administración eficaz se requiere de la aceptación sincera del empowerment

basada en la confianza mutua.

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