Post on 18-Jun-2020
Desplegament dels conceptes
i normativa d'eAdministració,
Gestió Documental i Interoperabilitat
10 de Febrer de 2015
MODERNITZACIÓ
ADMINISTRACIÓ ELECTRÒNICA
GOVERN
OBERT
• Reenginyeria de processos• Automatització expedients• OAC
• Web• Informació tràmits
• Expedient electrònic integral• Gestió Documental• Adequació seguretat• Normes tècniques d’interoperabilitat
SEU ELECTRÒNICA Carpetes Oficina virtual Pagament on line Factura electrònica eTauler
• TRANSPARÈNCIA• COL·LABORACIÓ• PARTICIPACIÓ
FRONT OFFICE
BACK OFFICE• Publicitat activa automatitzada• Open Data• Accés i reutilització• Eines de participació i col·laboració
Full de ruta
Arquitectura Jurídica
Llei de Transparència, Accés a la
Informació Pública i Bon Govern
Llei 37/2007 sobre
Reutilització de la
Informació del
Sector Públic
Ordenança d’administració electrònica
Reglament de
Participació
Llei 29/2010 de l’ús
dels mitjans
electrònics al sector
públic de Catalunya
Llei 11/2007 accés
electrònic dels ciutadans
als serveis públics
ROM
Expedient
Digitalització
segura
Model de procediment/serveis d’administració
electrònica a Catalunya
Model de Sant Feliu
de Llobregat
Atmosfera electrònica
GD-MatrixGestió documental
Expedients electrònics
Serveis electrònics comuns
Eines que ens faciliten la implantació AE
ORDENANÇA
D’ADMINISTRACIÓ
ELECTRÒNICA,
TRANSPARÈNCIA, ACCÉS I
REUTILITZACIÓ DE LA
INFORMACIÓ
SIMPLIFICACIÓ
PROCESSOS I REDUCCIÓ
CÀRREGUES
ADMINISTRATIVES
GESTIÓ D’EXPEDIENTS
I SISTEMA DE
GESTIÓ DOCUMENTALGESTIÓ DE LA SEGURETAT
INFORMACIÓ I
DOCUMENTACIÓ
TECNOLOGIA
ORGANITZACIÓNORMATIVA
INTEROPERABILITAT
Gestió expedient electrònic
Gestió d’expedients
ORDENANÇA D’ADMINISTRACIÓ ELECTRÒNICA, TRANSPARÈNCIA, ACCÉS I REUTILITZACIÓ DE LA INFORMACIÓ
Principis generals de l’accés electrònic de la ciutadania
LLEI D’ACCÉS ELECTRÒNIC DELS CIUTADANS ALS SP (LAECSP)
DRET: A triar el mitjà de relació amb l’administració
No aportar dades i documents que es troben en poder de les administracions
D’acord amb la LOPD garantir que les dades facilitades a l’Administració s’usen amb la finalitat concreta per a la qual s’han facilitat
A utilitzar els diferents sistemes de signatura (DNI, certificats electrònics reconeguts LFE)
SOL·LICITUD
REGISTRED’ENTRADA
INFORMESTÈCNICS
RESOLUCIÓ ARXIU
INFORMESEXTERNS
DIARIS OFICIALSI TAULERS
TRÀMITD’AUDIÈNCIA
REGISTRE SORTIDANOTIFICACIÓ
Seu electrònica
Registre electrònic
Projectes relacionats:
Comunicacions
canvis de domiciliCompulsa electrònicaDigitalització massiva
LLEI DE RÈGIM JURÍDIC I DE PROCEDIMENT DE LES AP DE CATALUNYA
DRET: A la no-discriminació i a una atenció adequada (tria del canal de comunicació)
A l’ús dels mitjans electrònics (habilitar serveis electrònics, dret a obtenir i utilitzat qualsevol sistema signatura electrònica)
A la presentació de sol·licituds, comunicacions i altres documents(declaracions responsables i comunicacions prèvies, no aportar dadesi documents que es troben en poder de les administracions)
Nivell d’identitat digital de cada tràmit FUE
ORDENANÇA D’ADMINISTRACIÓ ELECTRÒNICA, TRANSPARÈNCIA, ACCÉS I REUTILITZACIÓ DE LA INFORMACIÓ
PRINCIPI: Foment de l’accessibilitat.
Trencar barreres d’espai i temps en l’accés a l’administració
Impuls dels mitjans electrònics
LLEI D’ACCÉS ELECTRÒNIC DELS CIUTADANS ALS SP (LAECSP)
DRET: Fer tràmits i gestions per mitjans electrònics 24 h /365 dies
Obtenir còpies electròniques dels documents electrònics
A ser informats de la data efectiva del còmput de terminis (en cas inici inhàbil)
A rebre un rebut acreditatiu del lliurament de la documentació garantint la integritat i no repudi en la seva recepció
Gestió d’expedients
Projectes relacionats:
Interconnexió registres:MUX
Registre electrònic
Validació de certificats
Passarel·la de pagaments
E-factura
REGISTRED’ENTRADA
INFORMESTÈCNICS
RESOLUCIÓ ARXIU
INFORMESEXTERNS
DIARIS OFICIALSI TAULERS
TRÀMITD’AUDIÈNCIA
REGISTRE SORTIDANOTIFICACIÓ
SOL·LICITUD
LLEI DE RÈGIM JURÍDIC I DE PROCEDIMENT DE LES AP DE CATALUNYA
DRET: Registre electrònic administratiu
Interconnexió i col·laboració entre registres
ORDENANÇA D’ADMINISTRACIÓ ELECTRÒNICA, TRANSPARÈNCIA, ACCÉS I REUTILITZACIÓ DE LA INFORMACIÓ
PRINCIPI: Col·laboració i cooperació entre administracions públiques
Interoperabilitat
Impuls dels mitjans electrònics
LLEI D’ACCÉS ELECTRÒNIC DELS CIUTADANS ALS SP (LAECSP)
DRET: A obtenir còpia electrònica dels documents que formin part deprocediments que tinguin consideració d’interessat
En els procediments relatius a l’establiment d’activitats deserveis: a obtenir electrònicament les dades de les autoritats,associacions i organitzacions professionals competents
Gestió d’expedients
Projectes relacionats:
Signatura electrònica
Informes tècnicsVia oberta: accés dades
altres AP
REGISTRED’ENTRADA
RESOLUCIÓ ARXIU
INFORMESEXTERNS
DIARIS OFICIALSI TAULERS
TRÀMITD’AUDIÈNCIA
REGISTRE SORTIDANOTIFICACIÓ
INFORMESTÈCNICS
SOL·LICITUD
LLEI DE RÈGIM JURÍDIC I DE PROCEDIMENT DE LES AP DE CATALUNYA
DRET: A una bona administració (conèixer l’estat de tramitació)
A l’ús dels mitjans electrònics(tramitació electrònica)
Accés als expedients administratius
Tramitació electrònica del procediment
ORDENANÇA D’ADMINISTRACIÓ ELECTRÒNICA, TRANSPARÈNCIA, ACCÉS I REUTILITZACIÓ DE LA INFORMACIÓ
PRINCIPI: Promoció i garantia dels drets de participació ciutadana
Publicitat i transparència administrativa
Impuls dels mitjans electrònics
LLEI D’ACCÉS ELECTRÒNIC DELS CIUTADANS ALS SP (LAECSP)
DRET: A accedir a l’expedient electrònic en qualsevol moment de la tramitació
A presentar al·legacions per via electrònica
A obtenir informació a través de mitjans electrònics.
DIARIS OFICIALSI TAULERS
REGISTRE SORTIDANOTIFICACIÓ
Gestió d’expedients
Carpeta ciutadana
Carpeta de les entitats
Tauler d’anuncis electrònic
Inserció d’anuncis als
butlletins oficialsPerfil de contractant
Projectes relacionats:
ARXIUREGISTRE
D’ENTRADAINFORMESTÈCNICS
RESOLUCIÓ
INFORMESEXTERNS
TRÀMITD’AUDIÈNCIA
SOL·LICITUD
Carpeta del proveïdor
LLEI DE RÈGIM JURÍDIC I DE PROCEDIMENT DE LES AP DE CATALUNYA
DRET: A una bona administració (participar en la presa de decisions, conèixer l’estat de tramitació)
A l’ús dels mitjans electrònics(tramitació electrònica)
Accés als expedients administratius
ORDENANÇA D’ADMINISTRACIÓ ELECTRÒNICA, TRANSPARÈNCIA, ACCÉS I REUTILITZACIÓ DE LA INFORMACIÓ
PRINCIPI: Simplificació administrativa
Impuls dels mitjans electrònics
LLEI D’ACCÉS ELECTRÒNIC DELS CIUTADANS ALS SP (LAECSP)
DRET: A obtenir còpies electròniques
A comunicar-se amb l’ajuntament a través d’una seu electrònica amb totes lesgaranties
A triar lliurement l’opció de ser notificat electrònicament
A que es garanteixi l’accessibilitat universal del canal de notificació
Gestió d’expedients
REGISTRED’ENTRADA
INFORMESTÈCNICS
RESOLUCIÓ ARXIU
INFORMESEXTERNS
DIARIS OFICIALSI TAULERS
TRÀMITD’AUDIÈNCIA
REGISTRE SORTIDA INOTIFICACIÓ
Comunicacions internes
electròniques
Descentralització i interconnexió
registre de sortida
Notificacions
electròniques
Projectes relacionats:
SOL·LICITUD
LLEI DE RÈGIM JURÍDIC I DE PROCEDIMENT DE LES AP DE CATALUNYA
DRET:
A una bona administració (decisions motivades, resolució expressa i notifiqui en el termini establert, conèixer l’estat de tramitació)
A l’ús dels mitjans electrònics(tramitació electrònica)
Accés als expedients administratius
ORDENANÇA D’ADMINISTRACIÓ ELECTRÒNICA, TRANSPARÈNCIA, ACCÉS I REUTILITZACIÓ DE LA INFORMACIÓ
PRINCIPI: Vetllar per la protecció jurídica garantint la integritat, la protecció i conservació dels documents electrònics
Lliure reutilització
Publicitat de la informació pública
Accés a la informació pública
Accés immediat i per mitjans electrònics
Qualitat de la informació i documentació
LLEI D’ACCÉS ELECTRÒNIC DELS CIUTADANS ALS SP (LAECSP)
DRET: Conservació en format electrònic per l’ajuntament dels documents electrònics que formin part de l’expedient
A que se’ls garanteixi la privacitat de les dades de caràcter personal
Gestió d’expedients
REGISTRED’ENTRADA
INFORMESTÈCNICS
RESOLUCIÓ ARXIU
INFORMESEXTERNS
DIARIS OFICIALSI TAULERS
TRÀMITD’AUDIÈNCIA
REGISTRE SORTIDANOTIFICACIÓ
Gestor de Documents
Projectes relacionats:
iArxiu
Foliat electrònic Llibres d’Actes i Decrets electrònics
SOL·LICITUD
LLEI DE RÈGIM JURÍDIC I DE PROCEDIMENT DE LES AP DE CATALUNYA
DRET: L’ús dels mitjans electrònics (SGD i conservació dels documents)
A l’ús dels mitjans electrònics(tramitació electrònica)
Accés als expedients administratius
Accés a Arxius i registres
A una informació veraç i de qualitat
Sistema de Gestió
Documental
Que ens permet un SGD
• Assolir un control eficient i sistemàtic de la documentació, des de la seva creació orecepció, fins a la seva eliminació o transferència a l’Arxiu, tot assegurant i garantint laintegritat, l’autenticitat, la fiabilitat, l’accés, la disponibilitat i la conservació dels documents.
• Identificar els documents essencials sobre els quals establirem polítiques específiques deconservació.
• Homogeneïtzar els criteris de classificació, ordenació i descripció dels documents, per tald’aconseguir la recuperació ràpida i eficaç de la informació des de qualsevol punt del’organització.
• Assegurar el control, la integritat, l’accessibilitat, la conservació i la confidencialitat de totala documentació, evitant-ne la pèrdua i l’accés a persones no autoritzades.
• Capturar, gestionar i oferir accés als documents al llarg del seu cicle de vida.
• Descriure i indexar per a recuperar la documentació.
• La formació als usuaris en el seu lloc de treball incorporant en la gestió diària els criterisarxivístics i de gestió documental
Sistema de gestió documental
Documentació de
suport
Manuals i protocols
Entorn Paper
Els arxius de les
oficines
Entorn electrònic
Web semàntica
Carpetes de la Xarxa (X, L, M,..)
Aplicacions corporatives (SdE, Matrix, ..)
Sistema de Gestió
Documental de la
plataforma
GD-Matrix
Polítiques del Gestor
Disposició
Conservació i retenció
Migració
Accés i seguretat
Eines de gestió
QdC
Tipologies documentals
Calendaris de retenció i
eliminació
Catàleg de procediments
Catàleg de documents i
dades interoperables
Responsabilitats
Manteniment del QdC
Gestor de documents
Rols
Formació
+ de 80.000 expedients / + de 650.000 documents / 4.000 documents a la setmana
Política de gestió de documents electrònics
Objecte:
Determinarà les condicions tècniques i organitzatives en que s’assenta el Sistema de Gestió Documental (SGD) de l’Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat, així com les responsabilitats dels diferents òrgans en la gestió dels documents.
El SGD permetrà controlar de manera eficient i estructurada la concepció, la creació, la recepció, el manteniment, la utilització i la disposició dels documents i la informació, independentment de la fase del cicle de vida en què es trobin, del tipus, del format i del suport, assegurant la seva l’autenticitat, fiabilitat, integritat i disponibilitat al llarg del temps.
Ámbit de aplicació:
S’aplicarà a tota la documentació i/o informació pública de l’Ajuntament de Sant Feliu deLlobregat, independentment dels seus suports i/o formats, de les diferents plataformes,aplicacions i repositoris existents.
Adequació als esquemes
(ENS/ENI/LOPD)
E N
I
SEGURETAT
ENS Alineat mesures RLOPD
PLA D’ADEQUACIÓ
INTEROPERABILITAT A:
Comunicacions de les AAPP
Reutilització i transferència de
tecnologia
Signatura electrònica i de certificats
Recuperació i conservació del
document electrònic
…
POLÍTICA DE SIGNATURA I CERTIFICATS
POLÍTICA GESTIÓ DE DOCUMENTS
POLÍTICA DE SEGURETAT
PLAD’ADEQUACIÓ
ENS - ENI
SANT FELIU
Adequació ENS – ENI Sant Feliu
Adequació ENS – ENI Sant Feliu
INFRAESTRUCTURA FÍSICA
LOPD
SISTEMA DE TRAMITACIÓ
LOPD / ENS i ENIPROCÉS INTEGRAL
SEGURETAT DAVANT ACCIDENTS O ACCIONS ILÍCITES
Sistemes d’identificació
BIBLIOTECA DE POLÍTIQUES
ACTIUS D’INFORMACIÓ
INTEROPERABILITAT
GESTIO DOCUMENTAL
Gestió de la Seguretat
Sant Feliu de Llobregat: Organització de la seguretat
Reestructuració de l'organització de la seguretat en òrgans col·legiats
(Comissió i Subcomissió de seguretat)
Documents que habiliten aquesta organització (Decret creació, Document
de Seguretat LOPD, Política de Seguretat ENS)
Composició i règim de funcionament dels òrgans de seguretat
Funcions (LOPD/ENS) Comissió de Seguretat
Funcions (LOPD/ENS) Subcomissió de Seguretat
El full de ruta de la Subcomissió (auditories LOPD/ENS i Pla d’adequació)
Formació i difusió als usuaris (espai Intranet, notícies, EVA…)
El registre d’incidències
Millores en Infraestructura de servidors i BBDD
Gestió de logs (Pissarra BI)
Metodologia d’anàlisi,
simplificació i reducció de
càrregues administratives
Comparativa de la Metodologia de l’Ajuntament
de Sant Feliu vs Manual de la AGE
Sant Feliu de Llobregat Administració General de l'Estat
Títol Metodologia d’anàlisi i simplificació dels
procediments
Manual de Simplificació Administrativa i
reducció de els cargues per a l’Administració
Mode
l’aprovació
Aprovada per Junta de Govern i
d’aplicació obligada
Resolució del 7 de octubre de 2014, de la
Secretaria d’Estat d’Administracions Públiques,
per la que es publica l’Acord del Consell de
Ministres, de 19 de setembre de 2014, per el
que es pren coneixement del Manual de
simplificació administrativa i reducció de
càrregues per l’Administració General de
l’Estat
Objecte Pautes metodològiques a seguir per part
de l’Ajuntament a l’hora de realitzar
l’anàlisi i la millora dels seus
procediments per a la producció dels seus
serveis, amb els objectius de disminuir al
màxim les càrregues administratives a la
ciutadania i empreses i les càrregues de
gestió per al mateix Ajuntament
Pautes metodològiques generals que els
diferents ens poden aplicar a l’hora de revisar
les seves actuacions des de l’òptica de la
simplificació administrativa i reducció de
càrreges per a l’administració.
Revisar la necessitat i finalitat de la intervenció administrativa
Anàlisi i revisió del procediment
1.111.2 Adequar la intervenció administrativa
Diagramar i descriure el procediment incorporant els primers aspectes de millora i simplificació
Full de procés (incorpora primeres millores i simplificacions identificades)1.4
1.3 Recollir les dades del procedimentInventari de Plantilles dels documents i formularis del procediment (existents)
Actes de reunions (només en el cas de procediment molt complex)
Revisar les plantilles de documents i formularis i els fluxos o passos del procediment i aplicar criteris de millora i simplificació
Proposta de millora i simplificació del procediment
2.1
2
2.2
Inventari de Plantilles dels documents i formularis del procediment (simplificats)
Full de procés (incorpora millores i simplificacions addicionals)
Elaborar la proposta de descripció del procediment, de les plantilles dels documents i dels formularis
Disseny del nou procediment
3.2
3
4.1
Fer el diagrama de flux definitiu, indicant les responsabilitats, tant del procediment com de les seves fases
Inventari de Plantilles dels documents i formularis del procediment (definitius)
Full de procés (versió definitiva)
Redactar l’esborrany de proposta de normativa i/o circulars i/o instruccions de treball internes, si s’escau
Esborrany de proposta de normativa
3.1
Circulars i/o instruccions de treball internes
Identificar requeriments i planificar l’execució de l’automatització del procediment Automatització del
procediment5.2 i 3
5
Implantació, demostracions i ajustos fins a l’automatització del procediment
Procediment automatitzat
sobre els sistemes d’informació
Tramitar l’aprovació del nou procediment per l’òrgan competentAprovació del nou
procediment
5.1
4Document de “descripció del procediment” (versió definitiva; inclou la versió definitiva del Full de procés)
FASES SUBFASES LLIURABLES
Acord d’aprovació del nou procediment
Document de “descripció del procediment” (versió preliminar)
Grups de treball multidisciplinaris
Constituir un grup de treball en funció del procediment a analitzar i simplificar, el qual està format per:
• Responsable del procés.
• Persones clau que participa en l’execució del procediment.
• El Servei Jurídic de l’Ajuntament, per a l’aplicació de la normativa que afecta al procediment i la identificació de canvis necessaris en la normativa pròpia de l’Ajuntament per a la seva posterior redacció, si s’escau. La normativa s’aprovarà seguint el procediment formal establert en cada cas.
Full de próces
La Unitat de Gestió del Coneixement i Qualitat, en base a l’anàlisi de documentaciórelacionada amb el procediment (normativa, exemples d’expedients, accés al sistemad’informació que el gestiona, etc.) i també en base a reunions d’anàlisi delprocediment que es realitzen amb els diferents agents que s’han exposat en elspunts anteriors, procedeix a realitzar una primera aproximació del procedimentsimplificat. Per fer-ho utilitza el “Full de procés” que inclou el següent:
• Abast i contingut del procediment.• Responsable del procediment.• Òrgan d’aprovació del procediment.• Data de revisió del procediment (si s’escau).• Fluxograma general del procediment indicant les tasques que es realitzen i el
seu executor.• Descripció breu de les activitats i accions del procediment.
El “Full de procés” serveix per realitzar reunions d’anàlisi del procediment i permetobtenir el consens entre les parts implicades de com operarà el procedimentsimplificat abans de començar amb la redacció de la “descripció del procediment”,generant-se tantes versions com sigui necessari.
Descripció del procediment
Addicionalment, la Unitat de Gestió del Coneixement i Qualitat recull l’inventari de plantilles dels documents i formularis associats al procediment que, si s’escau, es redefiniran conjuntament amb els responsables i participants del procediment.
Durant el procés d’anàlisi i simplificació és possible que sorgeixin necessitats de modificar la normativa de l’Ajuntament. En aquests casos, en paral·lel a l’automatització del procediment, el Servei Jurídic procedirà a la redacció de la nova normativa la qual serà aprovada per l’òrgan competent.
La redacció de la “descripció del procediment” la realitza la Unitat de Gestió del Coneixement i Qualitat a partir del “Full de procés” definitiu, que conté els següents apartats:
• Objecte
• Abast
• Organisme responsable del procediment
• Normativa aplicable
• Procediments relacionats
• Definicions i abreviatures
• Responsabilitats
• Desenvolupament del procediment
• Full de procés (basat en el “Full de procés” que inclou una breu descripció del procediment)
• Sentit del silenci administratiu
• Indicadors
• Documents resultants
• Annexos
• Models de documentació (a partir de l’inventari de plantilles de documents i formularis)
• Observacions
Aprovació i automatització
La “descripció del procediment” és revisada i aprovada per l’òrgan competent en
cada cas i així en queda constància en el propi document. Addicionalment, el
document recull un històric de versions del mateix que facilita les tasques de revisió.
El “Full de procés” definitiu i la “descripció del procediment” aprovat s’incorporaran al
catàleg de procediments de l’Ajuntament.
Finalment, a partir dels documents anteriors, es passa a la fase d’automatització del
procediment.
La transparència, l’accés i la
reutilització de la Informació
Actuacions Govern Obert
Autoavaluació ITA’10
Formació de la DireccióAvaluació 2012
Formació de responsablesoperatius
Acord de Ple ‘12TransparènciaSimplificacióDades Obertes
Ordenança d'Administració Electrònica i Transparència(Ple '14)
Avaluació ITA’12
Acord de Ple ‘13Govern Obert
Revisió i aprovacióROM (Ple '14)
Revisió reglament de participació
Avaluació ITA’14
Automatització Publicació Indicadors