DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS (DFD)

ENTIDADES EXTERNAS

1. Comisión de Matrícula

Comisión encargada de definir los parámetros para el control de la Gestión Académica y para la Apertura de un periodo académico.

2. Ingresantes

Alumnos nuevos que han ingresado en el proceso de admisión.

3. Alumnos

Alumnos regulares de la Universidad.

4. Alumnos Externos

Alumnos de otras Universidades.

5. Docentes

Docentes de la Universidad.

6. Comisión de Planes de Estudio

Comisión encargada de hacer la Gestión de las asignaturas y los Planes de Estudio para cada una de las carreras de una Facultad.

ALMACENES DE DATOS

1. Ingresantes

Registro con los datos de los nuevos alumnos que ingresaron por el proceso de admisión.

2. Alumnos

Registro con los datos de los alumnos.

3. Asignaturas

Registro con los datos de las Asignaturas.

4. Planes de estudio

Registro con los datos de los Planes de Estudio de cada carrera de una facultad.

5. Convalidaciones de estudio

Registro con los datos de las convalidaciones de estudio realizadas por traslado interno y externo.

6. Aulas y Horarios

Datos de las aulas y horarios asignados para cada Asignatura-Sección de un periodo académico.

7. Docentes

Registro con los datos de los docentes.

8. Aulas

Registro con los datos de las Aulas.

9. Parámetros Periodo Académico

Datos de control para un periodo académico.

10. Registro Matrícula

Registro de las matrículas realizadas por Asignatura-Sección en un periodo académico.

11. Notas

Registro de las notas por Asignatura-Sección en un periodo académico.

12. Pagos y Pensiones

Registro de las deudas pendientes de los alumnos.

DIAGRAMA DE CONTEXTO

PROCESOS - SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICA

1. Apertura de periodo académico

Se registra el inicio de un nuevo periodo académico, así como los parámetros para el control de la gestión académica en cada periodo.

También se registra los datos de los nuevos ingresantes, se genera sus códigos y se emite las constancias de ingreso.

2. Gestión de Planes de estudio

Se registra las asignaturas de la universidad.

Se registra los planes de estudio para cada una de las carreras de una facultad en base a las asignaturas que se seleccionen, y las asignaturas equivalentes para las nuevas asignaturas.

3. Convalidación de estudios

Se registran las convalidaciones de estudios por traslado externo y traslado interno.

También permite el cambio de planes de estudio de aquellos alumnos que habiendo ingresado con una versión del plan de estudios de una carrera se les tiene que asociar con un nuevo plan de estudios debido a algún retraso en el avance de sus estudios.

4. Programación Académica

La programación incluye la proyección de la matricula de alumnos por cada asignatura del plan de estudios, la determinación y creación de secciones para cada asignatura, la programación de sesiones de clase por cada sección - asignatura, la designación de un aula para cada sesión de una sección - asignatura, y la asignación de un docente por cada sesión – sección – asignatura.

Igualmente facilita la asignación y modificación de vacantes por cada asignatura – sección.

5. Matricula

Permite la generación de la ficha de matrícula de un alumno para un periodo académico. Proceso por el cual los alumnos activos se inscriben en asignaturas – sección en base a su ficha de matricula pre generada seleccionando las secciones abiertas.

También incluye el proceso de retiro de una o varias asignaturas.

6. Registro de notas

Permite el registro de las notas por cada asignatura – sección a través del docente.

También permite el registro de los reclamos de calificación cuando estos proceden o no, así como las modificaciones de nota por informe docente.

7. Cierre de un periodo académico

Permite cerrar un periodo académico. Se procesan los promedios por cada asignatura sección en base a su sistema de evaluación.

Se actualizan y “limpian” los históricos de las matriculas, programación académica y notas, para estar preparado para la apertura del nuevo periodo académico.

Permite la determinación de los alumnos que pasan a la condición de egresados por haber aprobado todas las asignaturas de su plan de estudios.

8. Reportes e impresiones

Este módulo facilita la consulta e impresión de actas de notas, constancias de egresado, certificados de estudio, reporte de orden de mérito por carrera y facultad.

9. Mantenimiento de tablas generales

Proceso para el mantenimiento de las tablas generales que incluya a las facultades, carreras profesionales, tipos de asignaturas, universidades, periodos de tiempo para las sesiones de una asignatura sección, los sistemas de evaluación, las áreas académicas, y las aulas.

GESTIÓN DE PLANES DE ESTUDIOS

PROCESOS - GESTIÓN DE PLANES DE ESTUDIO

1. Registro Asignatura

Registra las asignaturas de la universidad en base a un código único, denominación, área de pertenencia y una breve definición.

2. Registro Plan de Estudios

Permite el registro de los planes de estudio para cada una de las carreras de una facultad en base a las asignaturas que se seleccionen.

Se registra las asignaturas equivalentes para las nuevas asignaturas.

PROCESOS – REGISTRO PLAN DE ESTUDIOS

2.1. Registrar Plan de Estudios

Registro los planes de estudio, cada plan de estudios debe estar asociado a una carrera, contar con un código de identificación, el número total de créditos obligatorios y electivos, las asignaturas organizadas por ciclo; para cada asignatura del plan el registro del tipo de asignatura, su número de créditos, el total de horas semanales, el total de horas de teoría, el total de horas de práctica o laboratorio, el sistema de evaluación y los pre requisitos.

2.2. Registrar Asignaturas Equivalentes

Para cada nuevo plan de estudios se registra las asignaturas equivalentes para las nuevas asignaturas.

MATRÍCULA

PROCESOS - MATRÍCULA

1. Verificar Documentos

Verifica los documentos del alumno para su identificación.

2. Verificar Deudas

Verifica si el alumno posee deudas de pagos o pensiones.

3. Registro Cursos Sección

Proceso por el cual los alumnos se inscriben en asignaturas – sección.

4. Emitir Ficha de Matrícula

Permite la generación de la Ficha de Matrícula de un alumno para un periodo académico.

PROCESOS – REGISTRO CURSO SECCIÓN

3.1. Pre Generar Ficha de Matrícula

Pre genera una Ficha de Matrícula en base a su histórico de notas y en base a los parámetros pre definidos en el proceso de apertura de un periodo académico.

3.2. Registrar Curso Sección

Proceso por el cual los alumnos se inscriben en asignaturas - sección, seleccionando las secciones abiertas según el número de vacantes y el número de alumnos que ya están inscritos.

3.3. Verificar Cruces

Se verifica de acuerdo a las Aulas y Horarios si existe cruce entre las asignaturas-sección seleccionadas por el alumno.