Post on 07-Oct-2018
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
1.ESTRUCTURA MACROPROCESO “H. Gestión del Talento Humano” 2
2.DATOS DE CONTACTO FUNCIONARIOS 3
3. INCAPACIDADES MÉDICA 5
1. 3.1. Procedimientos especiales para docentes 6
3.2. Procedimiento especial para administrativos 6
4. NOVEDADES DE PLANTA DE PERSONAL 8
4.1. Ausentismo laboral 8
4.2. Licencias por luto para docentes y administrativos 11
4.3. Licencia no remunerada 12
4.4. Vacaciones 13
4.5. Selección de personal 13
4.6. Traslados 14
4.7. Comisión de estudio 14
5. EVALUACION DE DESEMPEÑO LABORAL 16
5.1. Para el personal administrativo 16
5.2. Para el personal docente 16
6. ESCALAFON DOCENTE 18
7. MANEJO FONDO PRESTACIONAL DEL MAGISTERIO 21
8. GENERACIÓN DE CERTIFICADOS 23
9. NÓMINA 24
9.1. Horas extras 25
10. CONTROL DE PLANTA DE PERSONAL 27
11. HOJAS DE VIDA 28
12. MACROPROCESO “E. Sistema de atención al ciudadano (SAC)” 30
12.1. Estructura del macroproceso 30
12.2. Que es la ventanilla única, sus ventajas y desventajas 30
12.3. Como se utiliza 31
13. FORMATOS 35
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL META
Gerencia de Gestión Administrativa y Financiera
2 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
1. ESTRUCTURA MACROPROCESO H. Gestión del Talento Humano
PROCESO SUBPROCESO
H01. Administrar la planta de personal
H01.01. Definir o modificar la planta de Personal
H01.02. Controlar la planta de personal
H01.03. Administrar las novedades de planta de personal
H02. Selección e inducción de personal
H02.01. Concursos docentes
H02.02. Concursos administrativos
H02.03. Selección de personal
H02.04. Nombramiento de personal
H02.05. Inducción de personal
H03. Desarrollo de personal
H03.01. Evaluación del desempeño
H03.02. Capacitación y bienestar
H04. Administración de carrera
H04.01. Inscripción, actualización y ascenso en escalafón docente
H04.02. Inscripción, actualización y ascenso en carrera administrativa
H05. Manejo del fondo prestacional
H05.01. Trámite de las prestaciones sociales y económicas
H05.02. Administración de reclamaciones por salud
H06. Administración de la nómina
H06.01. Administración de novedades
H06.02. Liquidación de prenómina y nómina
H06.03. Generación de reportes
H07. Administración de las hojas de vida
H07.01. Actualización del sistema de información
H07.02. Generación de certificados
3 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
2. DATOS DE CONTACTO FUNCIONARIOS
Para comunicarse con alguna de las personas relacionadas en el cuadro favor marcar el número telefónico
681 85 00, seguido de la extensión:
FUNCIONARIO EXT CORREO ELECTRÓNICO PROCESO Y/O SUBPROCESO
Lic. Martha Yolanda Muñoz Romero
2003 marthayolandamr@gmail.com Gerente Oficina administrativa y
financiera
Francisney Díaz Rodríguez
2017 fdiazr@meta.gov.co Profesional Especializado recursos
humanos
Jario Enrique Turriago
2022 jturriagoc@meta.gov.co Financiera
Andrea Franco Quecan
2019 afrancoq@meta.gov.co Apoyo a FSE
Francisco Cárdenas Amado
2006 fjcardenas@sedmeta.gov.co Apoyo a FSE , Novedades nomina
Pablo Enciso Pardo 2006 pencisop@meta.gov.co Nómina
Milena Botia Valencia
2017 mbotiav@meta.gov.co Eval. De Desempeño, Asignaciones
adicionales
Adelaida Díaz Caicedo
2023 ausentismosedmeta@gmail.com,
adiazc@meta.gov.co Ausentismo Laboral
Liliana Osorio Ulloa 2005 lilioso966@hotmail.com Novedades de planta docente y
bienestar Social
Karol Barrios Ramírez
2005 kabarrios@sedmeta.gov.co Novedades de planta docente
Custido Sánchez Torres
2007 csanchezt@meta.gov.co Cesantías
Marcela Quigua Mayorga
2007 mquiguam@meta.gov.co Pensiones
Jelibeth Bejarano Romero
2007 jbejaranor@meta.gov.co Apoyo prestaciones económicas
(cesantías y pensiones)
Blacina García Ariza 2007 bgarciaa@meta.gov.co Apoyo prestaciones económicas
(cesantías y pensiones)
Esperanza Rodríguez Umaña
1504 hojasdevida@sedmeta.gov.co
hojasdevidasedmeta@meta.gov.co, erodriguezu@meta.gov.co
Hojas de vida
Maria del Pilar Molano
1504 mmolanov@meta.gov.co Gestión y archivo documental
Ana Judith Palomino 2019 jpalomino@meta.gov.co Novedades de planta
administrativa y docentes, Escalafón
4 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
Amparo Buitrago Castillo
2023 abuitragoc@meta.gov.co, Horas extras
Eduar Salcedo Calderon
2009 esalcedoc@meta.gov.co Certificaciones
Martha Cecilia Ochoa
2005 mochoal@meta.gov.co Planta de personal
Astrid Ampudia Vásquez
2001 afrancoq@meta.gov.co Validación de planta y estructura
organizacional
Sullman Edith Rozo 2009 srozom@meta.gov.co Incapacidades
Luis Enrique Agudelo 2025 lagudelor@meta.gov.co Desarrollo y bienestar
Fredy Ariel Velásquez
2026 fvelasquezp@meta.gov.co Servicios informáticos
Gloria Liliana Pulido 2026 gdelgadop@meta.gov.co Servicios informáticos
Elsa Maria Martinez 2033 emartineza@meta.gov.co Contratación
Fernando Andrade Rodriguez
2033 fandrader@meta.gov.co Contratación
Carmen Emilia Rojas 2008 crojasb@meta.gov.co Contratación
Nancy Lllyam Martinez
2008 nmartinezr@meta.gov.co Página web secretaria
Lina Maria Melgarejo Garcia
2030 lmelgarejog@meta.gov.co Administración contratos y
convenios
Maria Del Pilar Jara Sanchez
2030 mjaras@meta.gov.co Administración contratos y
convenios
Luz Nancy Medina Mendez
2030 lmedinam@meta.gov.co Administración contratos y
convenios
5 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
3. INCAPACIDADES MÉDICAS
CL
AS
ES
INCAPACIDAD GENERAL Ó COMUN AMBULATORIA
CONCEPTO: Enfermedad congénita o adquirida que sobrevenga por cualquier causa.
RECONOCIMIENTO EN DIAS: Según criterio médico.
PAGO: El día 1 y 2 el 100% del salario, del día 3 y hasta el día 90 el 66,66%; del día 91 y hastael día 180 el 50%. (Siempre y cuando sea continua), de ahí en adelante el docente debe servalorado por la entidad prestadora del servicio a fin de definir si amerita ser pensionada deinvalidez o debe ser reintegrado al servicio.
LICENCIA DE MATERNIDAD
CONCEPTO: Licencia remunerada con ocasión del parto de la docente o administrativa.
RECONOCIMIENTO EN DIAS: 126 días calendario (Ley 1822 de 20016- 18 semanas).
PAGO: El 100% del salario devengado, al momento de iniciarse la maternidad.
INCAPACIDAD POR ENFERMEDAD PROFESIONAL
CONCEPTO: Lo tiene todo docente que padezca una enfermedad que le sobrevenga comoconsecuencia de la labor o del medio en que se desempeña.
RECONOCIMIENTO EN DIAS: Según criterio médico.
PAGO: El 100% del salario devengado, al momento de iniciarse la incapacidad.
INCAPACIDAD POR ACCIDENTE DE TRABAJO
CONCEPTO: Lo tiene todo docente que por un suceso imprevisto, repentino, no intencional niprovocado, que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo y le produzca una lesióntemporal o permanente.
RECONOCIMIENTO EN DIAS: Según criterio médico.
PAGO: El 100% del salario devengado, al momento de iniciarse la incapacidad.
REQUISITO ESPECIAL PARA DOCENTES: El docente debe aportar un acta del accidentefirmada por el superior inmediato, donde consten las circunstancias de modo, tiempo y lugar delaccidente.
REQUISITO ESPECIAL PARA ADMINISTRATIVOS: Ver procedimiento en el numeral 3.2
LICENCIA DE PATERNIDAD ó LEY MARIA
CONCEPTO: Licencia remunerada con ocasión del nacimiento de su hijo.
RECONOCIMIENTO EN DIAS: 8 días hábiles.
PAGO: El 100% del salario devengado, al momento de iniciarse la licencia.
6 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
3.1. PROCEDIMIENTOS ESPECIALES PARA DOCENTES VACACIONES: Si dentro de un término de una incapacidad sobre viene el periodo de vacaciones
de los Directivos Docentes y Docentes del Departamento del Meta es necesario suspender el disfrute de las vacaciones para dar cumplimiento a la incapacidad de la enfermedad certificada por la entidad prestadora del servicio (Servimédicos). Para dar cumplimiento a lo anterior la Secretaria de Educación autorizara el disfrute de las vacaciones terminada incapacidad médica, el Directivo Docente y Docente debe acercarse a la Secretaria de Educación Departamental a notificarse del Acto Administrativo.
AUSENTISMO: El directivo docente y/o docente debe presentar copia del certificado de
incapacidad médica (licencia de maternidad y paternidad, enfermedad general y profesional, ley maría), a su jefe inmediato del establecimiento educativo donde labora, con el objetivo de ser registrada en el formato de ausentismo laboral.
Además la incapacidad debe ser validada o transcrita por SERVIMEDICOS en un tiempo no mayor a 3 días, por parte de la persona incapacitada o su representante, para que esta novedad pueda ser registrada el sistema de nómina y emitir acto administrativo, para garantizar el nombramiento del remplazo. Servimédicos semanalmente envía el reporte de incapacidades a la Secretaria de Educación.
TRANSCRIPCION INCAPACIDAD: Página web www.servimedicos.com, conmutador 6701140, fax 6704802, 2° piso de Servimedícos dirección calle 32 N°40A-40 en Villavicencio (Meta).
3.2. PROCEDIMIENTO ESPECIAL PARA ADMINISTRATIVOS
Para el caso del personal administrativo cuando se presente la novedad por
concepto de INCAPACIDAD MEDICA, se debe
allegar a la Gerencia Administrativa, el original de la incapacidad y la
respectiva epicrisis o historia laboral
7 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
¿QUE HACER EN CASO DE UN ACCIDENTE LABORAL?
Identificar la administradora de riesgos laborales a la cual se encuentra afiliado el trabajador, para nuestro caso es COLMENA SEGUROS
El funcionario accidentado debe comunicarse e informar a la administradora la ocurrencia de Accidente de Trabajo (AT), quien le emitirá número de radicación y remitirá al accidentado con dicho número a la entidad de salud -IPS- que lo atenderá pertinentemente y gestionará los traslados necesarios de ser el caso, los teléfonos de contactos son:
Línea Efectiva: Bogotá, teléfono fijo (091) 4010447; desde celular (031) 401 0447 Línea Gratuita: 018000-919 667 ext. 2024 o 2025
El funcionario debe informar a la Gobernación del Meta, el número de radicación de dicho AT, para que
éste lo reporte a través del Portal Web:
Los únicos funcionarios designados por la Gobernación del Meta - Secretaría de Educación autorizados para legalizar el AT a través de nuestro Portal Web son:
Karol Dayana Barrios – Secretaria de Educación, kabarrios@sedmeta.gov.co
Maria del Pilar Giraldo, Gobernación del Meta- Coordinadora de Seguridad y Salud en el Trabajo, mgiraldon@meta.gov.co
8 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
4. NOVEDADES DE PLANTA DE PERSONAL Procedimiento aplicado por los funcionarios de la Secretaria de Educación:
4.1 . AUSENTISMO LABORAL Formato 1. Formato solicitud permiso laboral -H01.03.F06 V1.0 Formato 2. Ausentismo laboral de docentes, directivos docentes y administrativos - H01.03.F03 V 3.0
PERMISOS: El Directivo Docente puede conceder o negar permisos remunerados por causa justificada hasta por tres días hábiles consecutivos a los docentes y administrativos del establecimiento educativo, dichos permisos DEBEN SOLICITARSE Y CONCEDERSE SIEMPRE POR ESCRITO A SU JEFE INMEDIATO. (Resolución N° 4150 de 2016 emitida por Sedmeta)
El Rector o Director del establecimiento educativo debe establecer los criterios para conceder los permisos al servidor público, teniendo en
1•Recibir y verificar documentación según normatividad
2•Tramitar novedades según su naturaleza
3
•Elaborar oficio de rechazo o aceptación del trámite
4•Clasificar según el tipo de novedad
5•Generar reporte de novedades tramitadas
6•Verificar el cumplimiento del acto administrativo frente a los requisitos del cliente
7•Enviar acto administrativo para revisión (Firma Secretario de Educación y Gerente de Gestion Administrativa)
8•Verificar el cubrimiento de vacante
9•Enviar acto administrativo con soportes a nómina y digitación en el Sistema Humano
10•Generar reporte de novedades tramitadas
9 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
cuenta que estas ausencias no afecten el normal desarrollo de las clases de los estudiantes y garanticen la prestación del servicio educativo.
CLASE DE AUSENTISMO LABORAL
A continuación, se presenta una tabla que contiene una clasificación de las situaciones que pueden determinar el por qué una persona se puede ausentar de su sitio de trabajo, y que genera el registro de la novedad en el formato de “ausentismo Laboral” establecido para tal fin:
TIPO SUBTIPO CARACTERISTICA SOPORTE
Compensatorio
1. Al presentar el certificado electoral por una única vez, se obtiene el derecho a medio día compensatorio de descanso remunerado (Ley 403 de 1997, art. 3°)
2. Los jurados de votación tendrán derecho a un (1) día compensatorio de descanso remunerado (Decreto 2241 de 1986, art. 105°).
3. Por compensación de tiempo laborado convenido entre las partes, según la normatividad vigente.
Certificado electoral y/o constancia de jurado de votación
Huelgas • Autorizada • No autorizada
Se presenta cuando una persona participa activamente en manifestaciones públicas como protestas, huelgas o paros (Constitución Política de Colombia, art. 56)
Circular o citación enviada por la organización sindical
Incapacidades
• Enf. General • Enf. Profesional • Maternidad • Paternidad
Solo se reconoce como incapacidad médica el documento emitido por la empresa prestadora del servicio de salud, a la cual se encuentre afiliado el funcionario.
Certificado de incapacidad transcrita
Otras • Desaparición • No justificado • Secuestro
1. Para registrar la condición de desaparición forzosa o secuestro a un funcionario, los familiares deben presentar ante la Secretaria de Educación el documento que emite las entidades asignadas por ley para estos casos.
2. Para el caso de ausencia no justificada, el directivo docente debe cumplir previamente a la definición de la misma, con lo estipulado en el literal d del artículo 4 de la presente resolución.
Comunicaciones escritas por el Directivo Docente, solicitando al docente justificación de la inasistencia a su sitio de labores
Permisos
• Adopción • Calamidad
Domestica • Capacitación
1. Esta clase permiso es otorgado por escrito por el jefe inmediato.
2. Una calamidad domestica puede generarse por muerte de un familiar
• Documento expedido por la entidad, donde le persona realizó la
10 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
• Cita médica personal o familiar
• Comisión de estudios
• Comisión de servicios
• Diligencias Administrativas
• Enfermedad hijos o familiar
• Evento deportivo • Lactancia • Matrimonio • Otros • Permisos
sindicales • Licencia por luto
que no está amparado por la ley de luto y que no con lleva el otorgamiento de los tres días establecidos por la norma.
3. Una grave calamidad doméstica, hace alusión a aquellos eventos familiares o personales de fuerza mayor, que implique para el trabajador el ausentarse de sus labores para atender tales eventualidades.
4. A los servidores públicos en caso de fallecimiento de su cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el grado segundo de consanguinidad, primero de afinidad y segundo civil, la secretaria de educación otorgará una licencia remunerada por luto de cinco (05) días hábiles.
acción por la cual solicitó el permiso.
• Certificado de defunción de familiar no amparado por la ley de luto.
• Circular, donde se convoca a reunión
• Formato solicitud permiso diligenciado y aprobado por jefe inmediato
ORDEN JERARQUICO PARA OTORGAR UN PERMISO (Res. 4150 de 2016, art. 11)
ASPECTOS RELEVANTES: Los directivos docentes en los primeros 10 días de cada mes, deben radicar el formato de ausentismo
laboral en el SAC de la Secretaria de Educación Departamental, ya sea de manera virtual o personal, con las firmas del directivo docente y/o Director de Núcleo.
SEDMETA
DIRECTOR DE NUCLEO
RECTOR O DIRECTOR RURAL
Aprueba permisos a: Coordinador, docente de aula, docente de apoyo, docente orientador y personal
administrativo
Aprueba permisos a: Rector y Director Rural.
Aprueba permisos a: Supervisor y
Director de Núcleo
11 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
Si en un mes no se le presentó novedad de ausentismo, mediante un oficio debe dar a conocer esta situación para no clasificarlo como incumplimiento.
Se debe diligenciar un formato para el personal administrativo y otro para el personal docente y directivo docente, ya que son dos funcionarios diferentes para cada uno.
En el formato se debe diligenciar todas aquellas situaciones que generaron que el docente se encontrará ausente de su lugar de trabajo, ya sea con permiso o sin permiso. (incapacidades médicas, licencias, etc)
4.2. LICENCIAS POR LUTO PARA DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS (LEY 1635 DE 2013)
Explicación de los grados de parentesco familiar por el cual se puede otorgar la licencia.
PRIMER GRADO DE CONSANGUINIDAD Padres y Hijos
SEGUNDO GRADO DE CONSANGUINIDAD Abuelos, Hermanos y Nietos
PRIMER GRADO DE AFINIDAD Conyugue, Padres del cónyuge y Hijos del cónyuge
Artículo 1°. Conceder a los Servidores Públicos en Caso de fallecimiento de
su cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el
grado segundo de consanguinidad, primero de afinidad y segundo civil, una :
licencia remunerada por luto de cinco (05) días hábiles.
La justificación de la ausencia del empleado deberá presentarse ante la jefatura de
personal correspondiente dentro de los 30 días siguientes a la Ocurrencia del hecho, para
lo cual se adjuntarán:
1. Copia del certificado de defunción expedido por la autoridad competente.
2. En caso de parentesco por consanguinidad, además, copia del Certificado de Registro
Civil en donde se constate la relación vinculante entre el empleado y el difunto.
3. En caso de relación cónyuge, además, copia del certificado de matrimonio civil o
religioso.
4. En caso de compañera o compañero permanente, además, declaración que haga el
servidor público ante la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del
juramento, donde se manifieste la convivencia que tenían, según la normatividad
vigente.
5. En caso de parentesco por afinidad, además, copia del certificado de matrimonio civil
o religioso, si se trata de cónyuges, o por declaración que haga el servidor público ante
la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento, si se trata de
compañeros permanentes, y copia del registro civil en la que conste la relación del
cónyuge, compañero o compañera permanente con el difunto.
6. En caso de parentesco civil, además, copia del registro civil donde conste el parentesco
con el adoptado.
12 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
PROCESO DE SOLICITUD Y LEGALIZACION DEL LA LICENCIA POR LUTO: El funcionario debe verificar el cumplimiento de los grados de parentesco familiar para solicitar la licencia por luto, si es así debe realizar los siguientes pasos: Informar a su jefe inmediato, ya sea por medio escrito o telefónico que faltará a su sitio de trabajo, por
la licencia por luto. Radicar en la Secretaria de Educación en un término no mayor a treinta (30), todos los soportes
requeridos por ley, para expedir el respectivo acto administrativo de legalización de la licencia por luto. Entregar al jefe inmediato copia del acto administrativo, con el cual se legalizó la licencia por luto.
4.3. LICENCIA NO REMUNERADA ¿Qué es? La licencia se da cuando un trabajador se separa transitoriamente del ejercicio de su cargo, por solicitud propia, por un tiempo no superior a 90 días en el año; lo anterior significa que el docente puede fraccionar este tiempo. Además este derecho es renunciable. ¿Cómo solicitar una licencia ordinaria? Mediante la radicación de requerimiento en el Sistema de Atención al Ciudadano, dentro de los 10 primeros días de cada mes, indicado los días a tomar y junto con los anexos documentales que la justifiquen, siempre y cuando haya lugar a ello. ¿Quién es el encargado de conceder la licencia ordinaria? El Gerente de la oficina gestión administrativa y financiera de la Secretaria de Educación. Para lo cual el solicitante debe esperar la respuesta o notificación del acto administrativo por el cual se otorga la licencia, porque de no ser aprobada y se retira de la institución, podría incurrir en un posible abandono del cargo. Datos relevantes de la licencia ordinaria:
En licencia no se pueden desempeñar otros cargos públicos, acarrea sanción disciplinaria.
El tiempo de la licencia no se computa para ningún efecto como tiempo de servicio.
Tiene afectación directa sobre la liquidación de las prestaciones económicas como prima de navidad, prima de vacaciones, prima de servicios entre otros.
Normatividad:
TIPO CARGO NORMATIVIDAD ARTICULO
Docentes y directivos docentes régimen 2277 Decreto 2277 de 1979 63
Docentes y directivos docentes régimen 1278 Decreto 1278 de 2002 59
Administrativos Decreto 1950 de 1973 Del 60 al 69
13 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
4.4. VACACIONES Formato 3. Solicitud de vacaciones personal administrativo SGP PERSONAL ADMINISTRATIVO: Son de carácter colectivas para todo el personal que presta sus servicios en establecimientos educativos, excepto para aquellos que no cumplen con el año de servicio, ó que desempeñan funciones de celador o portería, ó que laboran en la Secretaria de Educación.
Para las vacaciones colectivas, Sedmeta emite una resolución anual donde especifica el periodo a disfrutar de vacaciones y relaciona el personal que tiene derecho.
Los funcionarios que están cubiertos por la excepción deben diligenciar el FORMATO SOLICITUD DE VACACIONES PERSONAL ADMINISTRATIVO SGP el cual debe contar con el visto bueno del jefe inmediato (Rector y/o Director Rural), y radicarlo en la Secretaria de Educación con una antelación de dos meses, al periodo de solicitud de disfrute de vacaciones, con el fin de emitir el acto administrativo de autorización de disfrute de vacaciones.
PERSONAL DIRECTIVO DOCENTE Y DOCENTE: Son de carácter colectiva y los periodos de disfrute de vacaciones, los establece la Secretaria de Educación a través de la resolución de calendario escolar para cada año.
4.5. SELECCIÓN DE PERSONAL – BANCO DE LA EXCELENCIA EL Ministerio de Educación Nacional (MEN), creó esta aplicación vía web, para garantizar la calidad educativa a través de la selección automática (la realiza en sistema a través de unos parámetros establecidos por el MEN) de la mejor formación académica, experiencia entre otras características de los aspirante que se registran, con el objetivo de acceder al cargo de DOCENTE con tipo de nombramiento vacante definitivo, dando de este cumplimiento a lo ordenado en el artículo 2.4.6.3.10 del Decreto 490 de 2016. COMO ACCEDER A ESTE SERVICIO:
Ingrese a la página web www.mineducacion.gov.co, allí encontrarán un link con el nombre 'Banco de la Excelencia', que lo direccionará al sitio donde podrá registrar sus datos personales y demas información requerida para quedar inscritos, ó.
Ingrese a web de la Secretaria de Educación del Meta www.sedmeta.gov.co, donde encontrara en
la parte inferior de la pantalla el link “Banco de la Excelencia”
14 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
4.6. TRASLADOS
IMPORTANTE: Los docentes que se notifiquen del acto administrativo de traslado, previamente deben haber realizado la entrega formal de libros reglamentarios, notas, inventarios que se encontraban bajo su cargo y presentarse a la Secretaria de Educación con el respectivo paz y salvo, el cual debe ser revisado por la funcionaria encargada y entregado al directivo docente del nuevo establecimiento al cual fue trasladado.
4.7. COMISION DE ESTUDIO
DOCENTES (DECRETO 2277 DE 1979) “Artículo 43.- Comisiones de estudio. Los educadores en ejercicio vinculados al sector oficial, tendrán derecho preferencial a disfrutar de comisiones de estudio en facultades de educación, en universidades nacionales o extranjeras, como también a participar en seminarios, cursos, conferencias de carácter educativo, dentro o fuera del país.”
DOCENTES (DECRETO 1278 DE 2002) “Artículo 54. Comisión de servicios. La autoridad competente puede conferir comisión de servicios a un docente o directivo docente para ejercer temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede
DECRETO 520 DE 2010/ D.1075 de 2015
ORDINARIOS
* La entidad territorial certificada harápublica la información sobre loscargos docentes y directivos docentesdisponibles en los EstablecimientosEducativos de su jurisdicción.
* El MEN, profiere una resolución porla cual fija el cronograma para larealización del proceso ordinario detraslados para el año lectivo.
* La SEDMETA, pública en la paginawww.sedmeta.gov.co, la resoluciónpor medio de la cual se establece elcronograma de traslados para losdocentes y directivos docentes delMeta. (esta resolución establece losrequisitos y puntajes a tener encuenta para la viabilizacion de losmismos).
NO ORDINARIOS
Articulo 5: La autoridad nominadora efectuará el traslado de docenteso directivos docentes mediante acto administrativo debidamentemotivado, en cualquier época del año lectivo, sin sujeción al procesoordinario de traslados de que trata este Decreto, cuando se originen en:
1. Necesidades del servicio de carácter académico o administrativo,que deban ser resueltas discrecionalmente para garantizar lacontinuidad de la prestación del servicio educativo. En tal caso, elnominador de la entidad territorial debe adoptar la decisióncorrespondiente considerando, en su orden, las solicitudes quehabiendo aplicado al último proceso ordinario de traslado no lo hayanalcanzado.
2. Razones de seguridad fundadas en la valoración de riesgo adoptadacon base en la reglamentación que establezca el Ministerio deEducación Nacional.
3. Razones de salud del docente o directivo docente, previo dictamenmédico del comité de medicina laboral del prestador del servicio desalud.
4. Necesidad de resolver un conflicto que afecte seriamente laconvivencia dentro de un establecimiento educativo, porrecomendación sustentada del consejo directivo.
15 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
habitual de su trabajo o para atender transitoriamente actividades oficiales inherentes al empleo de que es titular, como reuniones, conferencias, seminarios, investigaciones. Puede dar lugar al pago de viáticos y gastos de transporte conforme a las disposiciones legales sobre la materia. El salario y las prestaciones sociales del educador comisionado serán las asignadas al respectivo cargo. En el acto administrativo que confiera la comisión deberá expresarse su duración que podrá ser hasta por treinta (30) días, prorrogables por razones del servicio y por una sola vez hasta por treinta (30) días más, a menos que, a juicio de la autoridad nominadora la naturaleza de la comisión exija necesariamente una duración mayor. No puede haber comisiones de servicio de carácter permanente y no es una forma de provisión de cargos vacantes. Artículo 55. Comisión de estudios. Las entidades territoriales podrán regular las comisiones de estudio para los docentes y directivos docentes estatales, como un estímulo o incentivo, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 48 y 49 de este decreto, pudiendo también conceder comisiones no remuneradas, hasta por un término máximo de dos (2) años, y teniendo en cuenta que en este tipo de comisiones no podrán pagarse viáticos. Las comisiones de estudio remuneradas sólo podrán concederse previa expedición del correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal y no se tiene derecho a reclamar posteriormente vacaciones por dicho tiempo y debe laborar en la correspondiente entidad territorial por lo menos el doble del tiempo de la duración de la comisión. REQUISITOS PARA OTORGAR LAS COMISIONES
Certificación expedida por la universidad Plan de estudios de la carrera Solicitud por escrito de la autorización de la comisión dirigida a la secretaria de educación
16 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
5. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL
La evaluación del desempeño es un instrumento que se utiliza para comprobar el grado de cumplimiento de los objetivos propuestos a nivel individual. Este sistema permite una medición sistemática, objetiva e integral de la conducta profesional y el rendimiento o el logro de resultados (lo que las personas son, hacen y logran). Es útil para determinar la existencia de problemas en cuanto se refiere a la integración de un empleado/a en la organización. Identifica los tipos de insuficiencias y problemas del personal evaluado, sus fortalezas, posibilidades, capacidades y los caracteriza. Los formatos de evaluación vigente fueron creados por la Comisión Nacional del Servicio Civil, para aquellos funcionarios que se encuentren con tipo de nombramiento en periodo de prueba y propiedad.
5.1. PARA EL PERSONAL ADMINISTRATIVO
PERIODO: Todos los funcionarios nombrados en carrera administrativa deben ser evaluados semestral (1 de febrero al 31 de julio) y anualmente (1 de febrero al 31 de julio). PLAZO: El directivo docente del establecimiento debe remitir a la Secretaria de Educación la evaluación anual en original, a más tardar el 15 de febrero del año lectivo de conformidad con el Art. 8, literal b) del acuerdo N° 137 del 14 de enero de 2010 (CNSC). Previo a la entrega estas deben ser digitadas en el Sistema Humano. OBLIGATORIEDAD: Se les recuerda a los evaluadores que la no calificación, dará lugar a investigación disciplinaria de conformidad con el Art. 11, Acuerdo N° 137 de 2010.
5.2. PARA EL PERSONAL DOCENTE En concepción de calidad de la educación, la evaluación ocupa un lugar fundamental, ya que funciona como un diagnostico que permite detectar los aciertos y las oportunidades de mejoramiento para orientar la toma de decisiones y el diseño de acciones en diferentes niveles (institucional, local, regional y nacional). Igualmente la evaluación de estudiantes, instituciones y docentes apoya el mejoramiento continuo de la calidad de la educación, ya que constituye una herramienta de seguimiento de los procesos y los resultados, en relación con las metas y los objetivos de calidad que formula las instituciones educativas PERIODO: Todos los docentes y directivos nombrados en carrera administrativa deben ser evaluados anualmente de acuerdo al calendario escolar.
17 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
PLAZO: El directivo docente del establecimiento debe remitir a la Secretaria de Educación la evaluación anual en original, a más tardar el 15 de diciembre del año lectivo. Previo a la entrega estas deben ser digitadas en el Sistema Humano. OBLIGATORIEDAD: Se les recuerda a los evaluadores que la no calificación, dará lugar a investigación disciplinaria de conformidad con el Art. 11, Acuerdo N° 137 de 2010. ETAPAS DEL PROCESO DE EVALUACIÓN:
ETAPA ACTIVIDADES RESULTADOS
Socialización y entrevista
Socialización de proceso de evaluación, brindar asesoría y asistencia técnica a los evaluados en el manejo de instrumentos formulación de contribuciones individuales. Acuerdo para el seguimiento acompañamiento y valoración final.
Acta de inicio, diligenciamiento de los anexos 2 y 5 de la quía 31 del MEN.
Registro de información del instrumento anterior en el sistema HUMANO
Seguimiento y acompañamiento
Encuentro presenciales, virtuales y telefónicos de acuerdo a las demandas y necesidades de los evaluados
• Asesoría y acompañamiento al desarrollo del plan de mejoramiento personal y profesional • Carpeta de evidencia • Testimonio • Registro en el sistema HUMANO del seguimiento realizado al evaluado.
Valoración final
Valoración de evidencias del desempeño laboral de acuerdo a las competencias
• Valoración y diligenciamiento de protocolo en HUMANO • Sedmeta genera reporte de protocolos solicitados por el directivo para notificar al evaluado
Entrega de protocolos a Sedmeta
Protocolos debidamente diligenciados y firmados por las partes
• Protocolo original, emitido por Sedmeta
18 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
6. ESCALAFON DOCENTE
¿QUE ES LA CARRERA DOCENTE? Es el régimen legal que ampara el ejercicio de la profesión docente en el sector oficial (nombrados en propiedad), garantiza la estabilidad de dichos educadores en el empleo, les otorga el derecho a la profesionalización, actualización y capacitación permanente, establece el número de grados del escalafón docente y regula las condiciones de inscripción, ascenso y permanencia dentro del mismo así como la promoción a los cargos directivos de carácter docente, y buscando con ello una educación con calidad y un desarrollo y crecimiento profesional de los docentes. ¿DÓNDE PUEDE ENCONTRAR EL FORMULARIO PARA SOLICITAR ASCENSO? A. Ingrese a la página web de la Secretaria de Educación del Meta www.sedmeta.gov.co B. De click en la pestaña Atención al ciudadano, luego de click en la opción trámites y servicios/ escalafón. En la parte derecha de la pantalla usted encontrara los requisitos de ascenso, formato de ascenso y formato de inscripción. C. De click en la pestaña Atención al ciudadano, luego de click en la opción trámites y servicios/ escalafón/ ascensos y bonificación. En la parte derecha de la pantalla usted encontrara las publicaciones de los listados del personal que su solicitud fue aprobada; si usted está relacionado en el listado debe presentarse en la Secretaria de Educación, y dirigirse con el funcionario encargado de escalafón para notificarse del acto administrativo ¿CUÁNDO SE DEBE RADICAR LOS DOCUMENTOS? Mediante la radicación de requerimiento en el Sistema de Atención al Ciudadano, dentro de los 10 primeros días de cada mes. ¿QUÉ REQUISITOS SE DEBEN CUMPLIR PARA ASCENDER?
DOCENTES Y DIRECTIVOS DOCENTES 2277
TITULO GRADOS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Bachiller pedagógico Ingreso 2 * 3 * 3 * 3 * 3 * 4 * 3 *
Curso y créditos 5 6 7
Técnico en educación Ingreso 3 * 3 * 4 * 3 * 3 * 4 *
19 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
Curso y créditos 5 6 7
Tecnólogo en educación
Ingreso 3 * 3 * 4 * 3 * 3 * 5 *
Curso y créditos 5 6 7
Profesional no. Ed. Ingreso 3 * 3 * 3 * 3 * 4 * 4 * 3 * 2 *
Curso y créditos 5 6 7 post grad
Licenciado Ingreso 3 * 3 * 3 * 4 * 4 * 3 * 2 *
Curso y créditos 5 6 7 post grad
Perito en educación Ingreso 3 * 3 * 4 * 3 * 3 * 4 *
Curso y créditos 5 6 7
*años
DOCENTES Y DIRECTIVOS DOCENTES 1278
Nivel Educativo Normalista Licenciado o profesional Maestría y Doctorado
Grado 1 2 3
Nivel salarial A,B,C,D A,B,C,D A,B,C,D
Bonificación salarial
E = Presentar título de especialista M = Presentar título de maestría D = Presentar título de doctorado
Requisito
Después de tres (3) años contados a partir del periodo de prueba, para la primera reubicación o ascenso. Evaluación de desempeño superadas (periodo de prueba y dos ordinarias) Superación Eval. de competencias Presentación del acta de grado para el nivel educativo correspondiente (para cambiar de grado)
Los mismos requisitos del normalista
Los mismos requisitos del
normalista
ASCENSO: Cuando de cambia solo de grado que va de 1 hasta 3. REUBICACIÓN: Cuando de cambia solo de nivel salarial que va de A hasta la D. PASOS A SEGUIR 1. Se aporta el tiempo de servicio, créditos (5, 6, 7), copia de la resolución del grado anterior, autorización
notificación electrónica. 2. Con una especialización equivale al mejoramiento académico que es igual a 3 años de tiempo de servicio,
se aporta el acta original. 3. Para tramite del grado 14 se solicita el certificado de idoneidad de la especialización al (MEN) en LINK-
tramites/educación superior/certificado de idoneidad, se consignación en el BANCO BBVA Cuenta Corriente N° 31000016-1 a nombre del MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL – FONDOS ESPECIALES EDUCACION SUPERIOR – CODIGO 04.
20 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
4. Recibir y radicar en el sistema de información los documentos para inscripción, actualización o ascenso en el escalafón, atender, direccionar y hacer seguimiento a solicitudes. El funcionario de Atención al ciudadano recibe, folia y radican los documentos de los docentes o directivos docentes que hacen la solicitud e indaga sobre el motivo de dicha solicitud (inscripción, actualización o ascenso)
5. Con base en la información recibida determina las actividades a seguir. 6. El comité de escalafón es el que aprueba el acto administrativo de inscripción, actualización o ascenso 7. Sustanciar el ascenso y elaborar acto administrativo: revisa las solicitudes hechas, en estricto orden de
radicación, y con base en esto verifica que se tengan los documentos soporte y que estos cumplan los requisitos establecidos en los Decretos 2277 de septiembre 24 de 1979 y Decreto 1278 de junio 19 de 2002.
8. Se digita la información en el Sistema de Humano en el módulo de Escalafón docente, y se da las respuestas (SAC), se publican los listados en la página web de la Secretaria de Educación.
21 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
7. MANEJO FONDO PRESTACIONAL DEL MAGISTERIO
¿SEÑOR DOCENTE SABE COMO
SOLICITAR SUS PRESTACIONES
SOCIALES?
¡TE ENSEÑAMOS COMO HACERLO!
Ingrese a la pagina
www.Sedmeta.Gov.Co
1
Haga click en la
pestaña "Atencion al ciudadano"
2
De la opciones de
click en "Tramites y servicios"
3
De la opciones de
click en "Prestaciones económicas"
4
Inmediatamente se desplega un
listado de formatos-
Seleccione según su
prestación
5Diligencie el respectivo
formato6
Reúna todos los requisitos señalados, y presentelos antes del 10 de cada mes
7
22 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
PROCESO INTERNO EN LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN:
Revisión y recepción de la solicitud Radicación en el aplicativo de la fiduprevisora S.A. Sustanciación de la prestación (Se analiza la norma que se va a utilizar según
sea la prestación, se define el tipo de vinculación, régimen, verificación de fechas y salarios)
Liquidación de la prestación (Se realiza el ajuste de valores a pagar según la norma y el tipo de prestación) Elaboración del proyecto de acto administrativo Digitalización del expediente en el aplicativo invesdoc “corte ingles” Revisión de la digitalización (Se verifica que estén legibles todos los documentos y dentro de su carpeta
correspondiente) Validación de la prestación (Se selecciona el expediente digitalizado en el aplicativo invesdoc) Remisión del expediente para estudio y aprobación (Se remite la carpeta a la fiduprevisora S.A. para
estudio y aprobación) Recepción de la aprobación o negación del expediente (Si es aprobado se procede a expedir la resolución
para el pago; si es negado se reprocesa toda la información) Expedición del acto administrativo de reconocimiento y pago se ajusta la resolución (Se solicita revisión
y firma de los responsables) Aviso de notificación por correo electrónico (Se le informa al docente que debe presentarse a firmar el
acto administrativo) Notificación personal al docente (El docente conoce la resolución y firma) Remisión de los documentos soportes para el pago (Después de la notificación personal del docente se
contabilizan diez (10) días hábiles para dar ejecutoria y se envían los documentos para el pago)
23 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
8. GENERACIÓN DE CERTIFICADOS Solicitud del certificado: El usuario puede hacer la solicitud diligenciando el formato
establecido que se encuentra en el siguiente enlace: http://www.sedmeta.casahua.com/sites/default/files/FORMATO%20DE%20CERTIFICADOS%20ABRIL%202013.xls y anexando las estampillas correspondientes por cada certificado solicitado.
Recibir solicitud de certificado: El funcionario de Atención al Ciudadano, recibe, direcciona y hace seguimiento a la solicitud dependiendo el tipo de certificado lo clasifica y radica por el tiempo de entrega así:
• Constancia laboral (entidad bancaria, tramite personal, ascenso en el escalafón, visa, universidad y otras) cinco días (5) hábiles.
• Tiempos de servicio y factores salariales (Cesantías definitivas, cesantías parciales, pensión de jubilación y de más prestaciones sociales) quince días (15) hábiles.
• Emisión de certificados para bono pensional en los formatos establecidos por el Ministerio de Hacienda y de la Protección Social quince días (15) hábiles.
De acuerdo a esto verifica que la información entregada esté completa según el requerimiento. Elaborar certificado: El funcionario de la Gerencia de Gestión Administrativa y Financiera, revisa la
solicitud identificando el certificado requerido, y con base en los datos del solicitante consulta el Sistema de Información aplicativo Humano Versión Web y genera el certificado a través del módulo de reportes.
Verificar certificado frente a los requisitos del cliente: El funcionario de la Gerencia de Gestión
Administrativa y Financiera , verifica que el certificado emitido cumpla con lo solicitado por el cliente, especificando todos los datos solicitados, en caso de no cumplir ejecutar el proceso Control de producto no conforme, en caso contrario continúa con la actividad.
Aprobar certificado mediante firma: La Gerente de Gestión Administrativa y Financiera, competente según sus funciones y proceso a cargo revisa el certificado elaborado y lo aprueba mediante firma.
Entregar certificados: El funcionario de la Gerencia de Gestión Administrativa y Financiera, remite los certificados de historia laboral o salarial para ser entregados al solicitante utilizando los medios disponibles en la Secretaria.
24 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
9. NÓMINA La oficina de Nómina de la Secretaría de Educación tiene a su cargo el ingreso de novedades los 10 primeros días, las cuales son:
Además, es la responsable de:
Realizar la liquidación de nómina
Efectuar la dispersión de fondos para el pago nómina mensual
Pago de aportes de seguridad social
Giro de dineros a terceros (bancos, cooperativas, asociaciones, embargos judiciales y de alimentos,
entre otros)
9.1. HORAS EXTRAS
25 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
Es una estrategia que se utiliza para garantizar el cumplimiento de las intensidades horarias mínimas, semanales y anuales establecidas por ley (Decreto 1075 de 2015, Artículo 2.4.3.1.2), cuando la atención de labores académicas en el aula, no puede ser asumida por el docente por una novedad administrativa:
Nivel educativo Horas semanales Horas anuales
Preescolar 20 800
Básica primaria 25 1.000
Básica secundaria y media académica 30 1.200
Media técnica 37 1.480
Jornada Única 40 1.600
¿PORQUE SE GENERA UNA HORA EXTRA? 1. Por falta de un docente (Se pueden generar por traslado, licencia de enfermedad, licencia de maternidad,
licencia de paternidad, licencia remunerada y/o no remunerada, por aumento de cobertura, entre otras). 2. Por diferencia en asignación académica. 3. Por la prestación de la metodología educación para adultos en la jornada nocturna o sabatina. (Excepto
los programas que son subsidiados por el MEN, como CAFAM, A CRECER, etc)
CLASIFICACIÓN DE LAS HORAS EXTRAS
PROCEDIMIENTO PARA ASIGNAR UNA HORA EXTRA El rector debe realizar la distribución académica para notificar a los docentes que tiene asignado su
establecimiento educativo, en esta actividad se identifica si falta un docente o si son por diferencia académica.
Si falta un docente, se debe determinar si las horas son temporales u ordinarias. La diferencia consiste en que las temporales en termino inferior a 30 días el titular del cargo puede volver a dictar sus horas académicas, un ejemplo es cuando un docente se incapacita por 15 días, para este caso Sedmeta no nombra un docente, pero si autoriza al establecimiento a distribuir la carga académica del docente
CLASIFICACIÓN EXPLICACION
REGULARES Por diferencia en la asignación académica, son las que no superan el mínimo de horas para otorgar carga académica a un docente. Para preescolar son 20 horas, primaria 25; y secundaria y media técnica 22.
SITUACION ADMINISTRATIVA
Por cubrimiento de vacancias temporales o por falta de docentes.
JORNADA UNICA Por la ejecución de este programa, según resolución de adopción emitido por Sedmeta.
NOCTURNA / SABATINA
Por atención de jóvenes en extra edad y adultos, bajo el decreto 3011.
26 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
incapacitado entre su planta de personal o a docentes externos. Las ordinarias son las van a estar fijas por un periodo superior a 30 días, como lo son las de diferencia en asignación académica, la falta de docentes, etc.
Emitir acto administrativo para asignar las horas extras, para ello debe tener identificado si son horas
extras ordinarias o temporales, según el siguiente cuadro:
TIPO DE ACTO ADMINISTRATIVO
QUE HORAS EXTRAS LEGALIZA
Acuerdo del consejo directivo
Con este documento se asignan horas extras ordinarias, que se generan por diferencia en la asignación académica o por cobertura.
Resolución rectoral Se utiliza para asignar horas extras temporalmente (un periodo corto), mientras que se solucionan situaciones administrativas como licencias de enfermedad inferior a 30 días, nombramientos, traslados, fallecimientos o terminaciones.
Nota: Esta clasificación de actos administrativos para asignar horas extras, fue establecido por la Secretaria de educación en el sistema de control interno, ya que se debe garantizar el buen manejo de los recursos girados por este concepto.
Remitir acto administrativo a la Secretaria de Educación, para que sean validadas y autorizadas
mediante acto administrativo. Recuerde que todas las modificaciones en la asignación de horas extras, deben sustentarse con acto administrativo.
Remitir mensualmente la planilla de cobro de horas extras. Formato 4. Formato HE Docente V.3
ACLARACIONES: Verificar que las horas extras tengan cumplimiento efectivo de sesenta (60) minutos. Realizar el control diario de cumplimiento de horas extras por parte del personal que las tiene a cargo. Recuerde que la tabla salarial para el pago de horas extras, la establece anualmente el MEN a través de
los decretos de salarios según el régimen al cual pertenezca el docente (2277, 1278 o etnoeducación) En la jornada diurna se puede asignar máximo 10 horas extras, a un docente por encima de las 30 horas
semanales que deberá permanecer en la institución. Para el cargo de los coordinadores se podrán asignar un máximo 10 horas extras semanales, por encima de las ocho (8) horas diarias que deberá permanecer en la institución y solamente para la atención de funciones propias de su cargo. Para el coordinador, el servicio por hora extra no procederá para atender asignación académica.
En la jornada nocturna se puede asignar máximo 20 horas extras por docente, en la jornada sabatina se puede asignar máximo 10 horas extras por docente.
27 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
10. CONTROL DE PLANTA DE PERSONAL El proceso de VALIDACIÓN DE PLANTA permite, identificar las necesidades de personal docente, administrativo y directivos docentes que requiere un establecimiento para la prestación del servicio educativo. Las herramientas e información que se utiliza es:
Matricula registrada en SIMAT Resolución de asignación académica a docentes y jornada escolar para los estudiantes. Resolución de asignación de horarios y funciones al personal administrativo, de conformidad con el
Decreto 336 de 2008. Resolución de asignación de horarios para el personal docente, docentes con funciones de
orientador y de apoyo, coordinadores. Acuerdo de Consejo Directivo por medio del cual se asignan horas extras. Cuadro de asignación académica diligenciado en Excel. Programación de los encuentros de docentes y estudiantes, para la metodología de educación para
adultos. Para agilizar este proceso y con el objetivo de obtener resultado de manera inmediata el Ministerio de Educación Nacional creo la plataforma GABO, la cual contiene una matriz que calcula la necesidad de personal docente requerido en el establecimiento educativo. Los datos que deben digitados en la plataforma son:
El número de aulas y los metros cuadrados en total. Verificar que los datos de matrícula, coinciden con los datos reales del establecimiento educativo. Verificar e informar a la secretaria de educación, cualquier novedad que se pueda detectar en el
momento de revisar el listado del personal relacionado. Registrar los horarios de inicio y final de cada jornada que se presta el establecimiento educativo.
Este tener incluido la duración de los periodos de clase por cada nivel educativo, más el tiempo de descanso escolar.
Registrar la carga de asignación académica, por nivel educativo. En este punto el directivo docente selecciona el área, la asignatura, la intensidad horaria semanal y la cantidad de docentes con mayor dedicación en la asignatura. Al terminar el proceso el Directivo debe verificar en el nivel de secundaria y media, que la sumatoria de la intensidad horaria semanal debe dar: 30, 37 o 40, para el caso de los establecimientos educativos vinculados al programa Jornada Única.
La Secretaria de Educación al inicio de cada año escolar emite una circular donde informa el inicio del proceso de pre- validación con el objetivo de:
Verificar relación alumno docente por cada establecimiento educativo, de acuerdo a lo establecido en el decreto 1075 de 2015.
Identificar los faltantes y/o sobrantes de plazas docentes. Verificar cumplimiento de intensidad horaria y asignaciones académicas Recolectar información necesaria para diligenciar la plantaforma GABO.
28 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
11. HOJAS DE VIDA
1. RECEPCION DE DOCUMENTOS Recibimos información de todos los docentes y de los funcionarios de la secretaria como:
Novedades administrativas Novedades de incapacidades Novedades de escalafón Novedades de factores salariales Archivo de gestión
2. DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS EN LOS PROGRAMAS DE DOCUNET Y HUMANO
Se revisa, organiza y digitaliza la hoja de vida de los docentes y administrativos nuevos en la secretaria de educación. Se revisa, se organiza y se actualiza la información de los docentes y administrativos antiguos.
3. ESCANEO DE DOCUMENTOS Se escanean en docunet los documentos de los docentes y
administrativos, para obtener un archivo en la hoja de vida de cada uno. Los documentos escaneados son: hojas de vida, novedades
administrativas, novedades de incapacidades, novedades de escalafón, reporte de cesantías, tiempo de servicio
29 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
4. ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Se archivan los documentos que nos llegan para las hojas de vida de los docentes y administrativos según el programa de DOCUNET y la ley de la archivística por: ambiente, archivo, entrepaño y ubicación.
También se tiene una relación en Excel la cual nos ubica por número de cajas según el caso.
5. SISTEMA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO (SAC) El SAC nos reporta todas las solicitudes de los docentes, administrativos y entidades jurídicas Donde nos solicitan copia autentica de los expedientes y de los actos administrativos, reporte de cesantías, resoluciones, copias de hojas de vida entre otros.
IMPORTANTE. A partir del 1 de agosto de 2014 se creó los siguientes correos electrónicos hojasdevida@sedmeta.gov.co y/o hojasdevidasedmeta@meta.gov.co, en los cuales podrán solicitar documentos que reposan en la carpeta de su historia laboral
30 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
12. MACROPROCESO E-SISTEMA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO (SAC)
12.1. ESTRUCTURA DEL MACROPROCESO
12.2. QUE ES LA VENTANILLA ÚNICA, SUS VENTAJAS Y DESVENTAJAS ¿Qué es la Ventanilla Única? La Ventanilla Única es una herramienta que le permite realizar los trámites y servicios dispuestos en línea por la Secretaria de Educación Departamental.
Ventajas de la Ventanilla Única Se evita que el funcionario se ausente de su puesto de trabajo para realizar la radicación de documentos. Le ahorra tiempo y dinero a los ciudadanos. Economiza papel. Aumenta la seguridad en el manejo de documentos, información y dinero recaudado. Los procesos son más eficientes y confiables. Los archivos digitales emitidos tienen los mismos atributos
legales, jurídicos y probatorios que tiene en papel, al ser aprobados digitalmente con las firmas y certificados de Certicamara.
Se evita el fraude en la información suministrada por los ciudadanos y entregada por la Secretaria de Educación Departamental.
En un solo formulario se recopilan todos los datos y documentos necesarios para adelantar un trámite.
La información de los ciudadanos es actualizada en las bases de datos de Sedmeta.
Se verifican los datos del solicitante de manera automática y tecnológica, sin la intervención humana y con la precisión de los sistemas.
RESPONSABLE PROCESOS / SUBPROCESOS A
CARGO TELEFONO CONTACTO
Eduardo Roldan Castro
Líder del Sistema de Atención al Ciudadano (Seguimiento a los
requerimientos e informes mensuales).
1503
Johana Lopez y Álvaro Morales Ortega
Atención al público, recibo, radicación y direccionamiento de documentos.
1502 y 1503
31 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
No debe desplazarse hasta la oficina del banco, puede hacer el pago en línea durante el proceso. Esto además aumenta la seguridad para el ciudadano.
La Secretaría de Educación puede controlar y medir la efectividad de sus servicios y las tareas realizadas.
Desventajas de la Ventanilla Única Existen ciertos trámites que sólo se pueden hacer de manera personal como lo son: notificaciones de
actos administrativos, radicación carpeta de prestaciones económicas, compra de estampillas y solicitud de certificaciones.
No se puede utilizar el servicio si no existe conexión a internet.
12.3. COMO SE UTILIZA Siga las siguientes instrucciones A. Ingrese a la página web de la Secretaria de Educación del Meta www.sedmeta.gov.co B. De click en la opción Sistema de Atención al ciudadano, inmediatamente se le desplegará la siguiente ventana
Sí usted ya tiene un usuario y clave
asignada, soló debe digitarla y dar
click en Aceptar
Sí usted no tiene usuario, de click
aquí, para iniciar el proceso de
registro
32 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
Una vez usted ingrese al sistema, observará el siguiente pantallazo:
33 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
Aquí se hará una breve explicación de la función que cumple cada pestaña: Actualizar datos: Sirve para modificar datos personales que se digitaron en el proceso de registro, ejemplo cambio de N° de teléfono, correo electrónicos, ect. Requerimiento: Aquí muestra la relación de todas las solicitudes registradas en el sistema, ya sea que las haya registrado vía web o personalmente; además puede identificar el estado de su trámite (asignado y finalizado), para el caso de los requerimiento que ya se encuentran en estado finalizado, se puede consultar la respuesta emitida por la Secretaria de Educación. Agregar requerimiento: En esta ventana es donde se crea el requerimiento, recuerde que cuando este redactando su solicitud se lo mas claro y conciso sobre su necesidad, para logar que se emita una respuesta adecuada que logre aclarar sus dudas. Además se puede anexar archivos digitales de documentos escaneados, fotografías u otros documentos.
34 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
13. FORMATOS
Formato 1. Formato solicitud permiso laboral -H01.03.F06 V1.0
MUNICIPIO:
CARGO:
N° CÉDULA:
N° CELULAR:
N° HORAS N° DIAS N° HORAS N° DIAS
HASTA: TOTAL DIAS:
A partir de las
y hasta las
HORA DE
CLASEGRADO
HORA DE
CLASEGRADO MATERIA
Nombre completo: Nombre completo:
Fecha de recibido: Fecha aprobación:
DATOS DEL PERMISO
TIPO Y/O SUBTIPO
Compensatorio
Para estudio
Adopción
APELLIDOS Y NOMBRES:
Cita médica de un familiar Otros
Licencia por luto
_____ : _____ (a.m) (p.m)
SOPORTE ANEXO:
HORA:
FECHA DEL
PERMISO
(dd/mm/aa)
_____ : _____ (a.m) (p.m)
Cita médica personal
Permisos sindicales / Huelgas
TIPO Y/O SUBTIPO
CORREO ELECTRÓNICO:
SEDE DONDE LABORA:
Firma de
Aprobación:
/ / / /DESDE:
Firma de Recibido:Firma solicitante:
Fecha diligenciamiento:
Esta seccion debe ser entregado al solicitante del Permiso en caso de ser aprobado el permiso
Yo _______________________________________, como jefe inmediato de funcionario _________________________, lo
autorizó para ausentarse del establemiento el o los dias ________ del mes de _________ de 201__, por un termino de
____ horas; tiempo en el cual solicitó permiso para ______________________
______________________________________________________________________________.
En constancia de lo anterior se firma esta autorizacion a los ____ del mes de _________ de 201__.
Cargo:
Nombre completo:
Diligencias Administrativas
Evento deportivo
Lactancia
Matrimonio
TEMAS POR VER
DATOS DEL SOLICITANTE
SECRETARIA DE EDUCACION DEL METAFORMATO SOLICITUD PERMISO LABORAL
Formato H01.03.F06 V1.0
NOMBRE EE:
Calamidad Domestica
Capacitación
DATOS GRADOS SIN DOCENTE
TEMAS POR VER
Firma de Aprobación:
MATERIA
TOTAL
HORAS:
DESCRIPCIÓN DEL
PERMISO:
35 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
Formato 2. Ausentismo laboral de docentes, directivos docentes y administrativos - H01.03.F03 V 3.0
AÑ
O:
MES
:
CP
SP
INC
TD
PT
RF
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
110
120
00
00
00
00
CP
: CO
N P
ERM
ISO
SP
: S
IN P
ERM
ISO
I
NC
: IN
CA
PAC
IDA
D
TD
: TO
TAL
DIA
S
P
: Pen
sion
ado
T
: Tra
slad
ado
F
:Fal
leci
mie
nto
R
: Ren
unci
a o
term
inac
ion
cont
rato
En
cons
tanc
ia d
e lo
ant
erio
r firm
a,
____
____
____
____
____
____
____
____
____
___
____
____
____
____
____
____
____
____
___
Rec
tor o
Dire
ctor
Rur
alV
oBo
Dire
ctor
de
Nuc
leo
TOTA
LES
Se
dilig
enci
a es
te fo
rmat
o el
dia
___
del
mes
de
____
____
____
___
de 2
01_,
en
la c
iuda
d de
___
____
____
____
(Met
a), y
cer
tific
ó qu
e to
da la
info
rmac
ión
cont
enid
a
enel
pres
ente
form
ato
esre
aly
veríd
ica,
yen
elca
sode
requ
irir
evid
enci
aspo
rpa
rtede
laS
ecre
taria
deE
duca
cion
del
Met
a,es
tas
repo
san
elar
chivo
del
Est
able
cim
ient
o E
duca
tivo.
Not
a:A
ntes
dere
porta
rel
ause
ntis
mo
sin
perm
iso,
elR
ecto
ro
Dire
ctor
rura
l,de
berá
requ
erir
aldo
cent
equ
ere
aliz
óes
taac
tuac
ión
por
escr
ito,
para
que
enel
term
ino
de u
n di
a in
form
e po
rque
razo
n no
se
pres
ento
a la
bora
r.
CURS
O SI
N
CLAS
E
MO
TIV
O D
EL P
ERM
ISO
/
OB
SER
VA
CIO
NN
°A
PEL
LID
OS
Y N
OM
BR
ES
N°
CED
ULA
CA
RG
OA
REA
DIA
Cla
se
de
Pe
rmis
o
(Se
de
be
dig
ita
r O
tra
No
ve
da
d
DIR
ECC
ION
:TE
LEFO
NO
:
NO
MB
RE
DEL
REC
TOR
: C
OR
REO
ELE
CTR
ON
ICO
:
SE
CR
ETA
RIA
DE
ED
UC
AC
ION
DE
L M
ETA
Fo
rma
to H
01.
03
.F0
3
V 3
.0A
US
EN
TIS
MO
LA
BO
RA
L D
E D
OC
EN
TES
, DIR
EC
TIV
OS
DO
CE
NTE
S Y
AD
MIN
ISTR
ATI
VO
S
INS
TITU
CIO
N E
DU
CA
TIV
A:
MU
NIC
IPIO
:
36 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
Formato 3. Solicitud de vacaciones personal administrativo SGP
37 SECRETARIA DE EDUCACION
Carrera 33 N° 38-45 Centro. Piso 2 Tel. 6818500 Ext.1501 Villavicencio – Meta
Línea Gratuita: 018000129202 educacion@meta.gov.co - www.sedmeta.gov.co
www.meta.gov.co
Formato 4. Formato HE Docente V.3