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El Programa de Procuración de Fondos:Dividiendo la tarea, multiplicando el éxito.
Mtra. Deborah San Roman, CFRE. Fundación ABC/ Centro Médico ABC
Temas2.
El Departamento de Desarrollo y la Cultura
Filantrópica
3. Los actores y sus
papeles en la procuración de fondos
4. Un caso de éxito, la
campaña para empleados
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1. El Plan
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Segmento 1:El Plan
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Planear el trabajo y trabajar del Plan
• METAS: La razón de ser del trabajo.
• OBJETIVOS: Lo que queremos lograr, para cuando y como se va a medir el éxito
• ACCIONES: Las actividades principales
a realizar y la persona responsable
• ASIGNACIÓN DE RECURSOS:• Recursos materiales• Recursos humanos / autoridad• Recursos financieros• El tiempo
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Segmento 2:El Departamento de
Desarrollo y la Cultura Filantrópica
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Segmento 2A:El Departamento de Desarrollo: creando estructura práctica y
funcional
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Creando Estructura
1. Define la estrategia de administración quefuncionará mejor para tu organización en suactual etapa.
2. Basado en los objetivos, enumera las actividadesque hay que realizar, organízalas, y crea un cargo para realizarlas.
3. Determina cuales funciones corresponden a voluntarios, cuales al staff y cuales a consultores externos.
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Creando Estructura
4. Escribe una descripción de puesto para cada cargo.
5. Crea un organigrama de cargos que ilustre quien reporta a quien.
6. Establece políticas para medir el desempeño.
7. Crea manuales con información acerca de la organización, políticas, procedimientos, etc.
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2010‐2014
2002
Gerente de Desarrollo Filantrópico
Coordinadora de Campañas
Directora Fundación ABC
Jefe de Campañas
Permanentes
Becario(s)
Coordinadora Administrativa
Asistente Ejecutiva
EJERCICIO:
Llena el formato del plan para lograr el departamento de
desarrollo ideal para tu organización
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Segmento 2B:La Cultura Filantrópica:
nuestro objetivo principal
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En una organización con cultura filantrópica:
• La misión y los beneficiarios son el enfoque principal de la organización.
• La procuración de fondos permea a todos los niveles.
• Todos conocen “El Caso” y lo pueden articular para identificar a nuevos socios, alianzas y donantes.
• Se opera con un enfoque “donante‐céntrico”. • El liderazgo participa activamente en la procuración
de fondos.• Los miembros del Consejo/Patronato aportan sus
donativos.
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EJERCICIO:
Califica a tu organización en cuanto a su nivel de Cultura
Filantrópica
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Se inicia desde adentro
• Una cultura filantrópica empieza desde adentro con los más involucrados con la organización.
• Hay que educar a todos acerca del proceso de desarrollo.
• Es conveniente crear un ejercito de promotores.
• La perspectiva del donante es primero
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Para crear una cultura filantropìca:
• Tu, el staff, los volunarios, el Patronato y los ejecutivos deben ser los primeros donantes en montos importantes de acuerdo a su capacidad para hacerlo.
• Hay que compartir historias de éxito y de compromiso.
• Enfoque hacia fortalecer relaciones a largo plazo.
• Hay que agradecer e incentivar la lealtad.
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Para crear una cultura filantropìca:
Recuerda las reglas básicas de la procuración de fondos:
• Si no pidas, no te darán• Las personas le dan a ortras personas• Es más fácil renovar un donativo que
conseguir uno nuevo
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EJERCICIO:
Desarrolle los puntos clave para la creación de un plan
para crear/fortalecer la Cultura Filantrópica
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Segmento 3:Los Actores y sus
papeles
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“ A mi no me corresponde…”
¿Quién hace la procuración de fondos?
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CEO
Staff Staff Staff
Director de Desarrollo
STAFF
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El CEO (ideal)
•Actor clave para el éxito del programa de desarrollo
•Posiciona a la filantropía como prioridad para la organización
•Pone el ejemplo para todos los empleados y para el Patronato/Consejo también
•Apoya al desarrollo con recursos institucionales y tiempo personal
•Forma parte del equipo de liderazgo para la procuración de fondos
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El Director de Desarrollo
•Tiene la responsabilidad final para lograr los objetivos de procuración de fondos
• Impulsa la creación de una Cultura Filantrópica
•Pone el ejemplo con su donativo personal, su entusiasmo y su compromiso
•Capacita, motiva, y facilita el trabajo de los voluntarios
•Administra eficientemente los recursos•Es el defensor de la práctica ética de la procuración de fondos
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¿Quién hace la procuración de fondos?
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VOLUNTARIOS
Presidentes de campañas
Comité de Desarrollo
Patronato / Consejo
¿Quién hace la procuración de fondos?
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VOLUNTARIOSPresidente de la Campaña
Comité de Desarrollo
Patronato / Consejo
CEO
Staff Staff Staff
Director de Desarrollo
STAFF
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VOLUNTARIOS CLAVE PARA LA PROCURACIÓN DE FONDOS
Patronato / Consejo
Comité de Desarrollo
Equipo de Campaña
Voluntariado
Responsabilidades del Patronato / Consejo
• Dar y conseguir •Aprobar las metas y planes de la PdeF•Estabelcer políticas para guiar la PdeF•Reclutar un CEO dispuesto a apoyar a la PdeF•Reclutar algunos Patronos/Consejeros dispuestos a solicitar recursos.
•Asistir a eventos para la PdeF•Evaluar los esfuerzos de PdeF
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El Comité de Desarrollo
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•Se comprometen a dar y ayudar a conseguir donativos
•Validan el Plan de Desarrollo a largo plazo• Implementan y evalúan actividades•Se encargan de la búsqueda constante de prospectos
•Canalizan información al Departamento de Desarrollo
•Ayuden a calificar a prospectos a donativo
•Conoce y está comprometido con la organización y el proyecto.
•Es prospero e influyente y dispuesto a usar su posición para lograr el éxito de la campaña.
•Acepta las responsabilidades de la descripción de puestos
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El Líder del Comité / Campaña
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Presidente del Comité/Campaña: Descripción del Puesto
•Ser un promotor entusiasta de la institución y la campaña•Convocar juntas del comité •Reclutar a voluntarios para participar en la campaña•Representar al Comité ante el Patronato y reportar avances•Solicitar algunos donativos personalmente•Aportar un donativo significativo para la campaña
Reflecionemos:
“La selección del mejor liderazgo voluntario es, probablemente, el factor mas importante para asegurar el éxito de cualquier campaña financiera.”
Alex Carroll
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El Voluntariado
•Realiza colectas•Organización de eventos especiales/venta de boletos•Solicitud de donativos menores y en especie•Promoción y relaciones públicas•Actividades emprendedoras
Palabras sábias:
“La motivación del voluntariado es difícil de definir, pero lo que SI sabemos es que el factor más
motivante es el éxito.”
Mike C. Kriffer
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Apoyo del Departamento de Desarrollo
•Preparación y actualización de documentos
•Capacitación de voluntarios•Organización y logística de juntas•Preparación y envío de cartas, materiales y
recibos•Control y documentación•Actualización de bases de datos•Estándares, ética y profesionalismo
Capacitación
INFORMACIÓN•Principios básicos•Explicación del Plan de Procuración de Fondos/ Campaña•El Caso Institucional•Investigación de prospectos
PRÁCTICA•Expresión personal del Caso•Técnicas de solicitud
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“Por favor… no me hagas pedir dinero.”
Consejero anónimo de una ONG
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EMBAJADOR
Hacer Amigos
SOLICITADOR
Conseguir Donativos
PROMOTOR
Difundir
el Caso
Kay Sprinkel Grace, 2005
AMBASSADOR
ASKERADVOCATE
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EjercicioEn un post‐it escriba una actividad o acción que,
como EMBAJADOR, PROMOTOR o SOLICITADOR, un Consejero puede realizar para contribuir al
proceso de desarrollo.
Pégala en la hoja correspondiente al rol que está desempeñando con esa acción.
Actividades de un
EMBAJADOR = Hacer Amigos
•Identificar y ayudar a reclutar a nuevo voluntarios.
•Agradecer a los donantes personalmente.
•Compartir los nombres de personas quienes puedan
interesarse en la misión de la institucion.
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Actividades de un
PROMOTOR = Difundir el Caso
•Participar en una capacitación acerca de como comunicar la misión y proyectos de la organización.
•Aprovechar eventos sociales para platiar acerca de los logros de la institución.
•Acompañar al personal al hacer presentaciones a prospetos.
Actividades de un
SOLICITADOR = Conseguir Donativos
•Conversar con posibles donantes con el fin de evaluar su interés en hacer un donativo.
•Acompañar a staff y/o a otros voluntarios en visitas para solicitar o renovar un donativo.
•Contactar a sus amistades en empresas o fundaciones para conseguir patrocinios.
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Como usar la herramienta
•Crea la lista de actividades.•Haz una presentación al Consejo.•Pídale a cada Consejero marcar las actividades que está dispuesto a llevar a cabo.•Agradéceles su compromiso.•Prepare un matriz con los nombres y las actividades de cada consejero.•Dale seguimiento, involucrándoles en las actividades de desarrollo.
“Claro que no… pero hazme el
favor de llenar este checklist…”
Director de Desarrollo de una ONG
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El Director de Desarrollo
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El procurador de fondos deben de liderear con su
ejemplo y servir como el promotor de la
procuracicón de fondos ante todo el personal y los
integrantes del Patronato/Consejo.
Administrando hacía arriba
•¿Cuáles son los retos más grandes para administrar al CEO y al Patronato/Consejo?
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Para poder administrar hacía arriba hay que:
•Predicar con el ejemplo•Consolidarse como profesional
•Demostrar competencia•Capacitarse continuamente•Defender a toda costa la transparencia y prácitca ética
•Inspirar confianza•Justificar tu existencia
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Para poder administrar hacía arriba hay que:
•Ser tanto líder como administrador•Aprender a trabajar con voluntarios
•Ofrecerles experiencias positivas•Aprovechar la fortalezas de cada persona
•Capacitarles y aconsejarles•Pedir no exigir
•Agradecer y alagar/ evitar aceptar el crédito por el éxito
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EJERCICIO:
Desarrolle el plan para involucrar a todos los
actores en la procuración de fondos
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Segmento 4:La Campaña de
Empleados
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Propósito: Financiar la construcción y equipamiento del Centro de Cáncer ABC y crear un fondo patrimonial para apoyar a proyectos del centro.
Meta: $16,000,000 USD
Tema:
Fase preparativa: septiembre 2005 – mayo 2007
Inicio: junio 2007
Duración: 3 ½ años
Campaña de Capital
Divisiones Externas
•Donativos “Pacesetter”
•Donativos Mayores
•Donativos Significativos
Divisiones Internas
•Liderazgo (Patronato, Consejo Fundación ABC)
•Médicos
•Empleados
• 2271 prospectos a donativo
•18 voluntarios
•Planeación: enero, 2008
•Campaña: abril-agosto, 2008
Campaña Imagina...
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Elaboración del plan de campaña
1. Sensibilizar a los empleados sobre la importancia del proyecto y su participación y asistencia a las sesiones informativas para que conozcan el proyecto.
2. Conseguir que los empleados sean los principales promotores de la campaña.
3. Lograr la colaboración de las empleados para la construcción del puente peatonal.
4. Estrechar los vínculos entre el personal y el CMABC.
5. Propiciar una actitud positiva, participativa y comprometida del personal hacia la procuración de fondos.
6. Validar el proyecto desde adentro hacia la comunidad.
7. Fomentar la cultura filantrópica y reforzar el sentido de pertenencia de los empleados involucrándolos como promotores y donantes.
Objetivos
Elaboración del plan de campaña
•Asistencia del 100% de los empleados a las sesiones informativas.
• 681 Empleados donantes (30% del mercado)
•Participación del 100% de Directores y jefes.
Metas FinancierasBuena: $ 1,500,000 pesosMejor: $ 1,750,000 pesosÓptima: $ 2,000,000 pesos
Metas de participación
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Tabla de Rangos
META BUENA
Rango de donativo mensual
# de donativos necesarios
Anual Por 3 años
$1,000 2 $24,000.00 $72,000.00
$800 2 $19,200.00 $57,600.00
$500 3 $18,000.00 $54,000.00
$400 4 $19,200.00 $57,600.00
$200 10 $24,000.00 $72,000.00
$100 82 $98,400.00 $295,200.00
$80 128 $122,880.00 $368,640.00
$50 130 $78,000.00 $234,000.00
$40 132 $63,360.00 $190,080.00
$20 138 $33,120.00 $99,360.00
Total 631 $500,160.00 $1,500,480.00
Espacio de Nombramiento: El Puente
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Plan de Comunicación: Diseño y elaboración de materiales
Lema y Logo
Folleto
Plan de Comunicación: Diseño y elaboración de materiales
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Teasers
Plan de Comunicación: Diseño y elaboración de materiales
Poster
Plan de Comunicación: Diseño y elaboración de materiales
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• Aprobación de la Dirección General
• Reunión con Recursos Humanos y Sindicato para visto bueno y solicitud de apoyo.
• Invitación personalizada a empleados de diversas áreas a participar en el Comité de Empleados (descripción de puesto).
• Formación del Comité de Empleados (2 Copresidentes, 18 miembros).
Recursos Humanos y Liderazgo
• Botón de campaña
• Pin de donante
• Yoyo “Yo ya dejé huella”
• Pantuflas para la rifa
• Cojín
Recursos Materiales: Promocionales de Campaña
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Preparación del paquete - invitación para todos los empleados:
• Carta – invitación personalizada firmada por el Director Gral.• Boleto de acceso a la sesión – participación en rifa• Folleto de la Campaña Imagina• Folleto de la Campaña “Dejemos Huella”• Hoja de promesa con opción de descuento por nómina.
Planeación de las sesiones informativas
Junta de Jefes
Lanzamiento de la Campaña
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Logística de las sesiones
• Invitación a servirse un snack (bolsitas y vasos etiquetados con el logo de la campaña).
• Avances de películas alusivas a filantropía y a cáncer.• Presentación del proyecto, presidida por un miembro del Comité de
Empleados y Staff de la Fundación.• Rifa pantuflas.• Entrega de botones de asistencia.
Recepción de donativos
• Pago en una sola exhibición en efectivo, cheque, con tarjeta de crédito y/o débito.
• Descuento por nómina por el plazo que el empleado determine (pudiendo ser hasta de 3 años).
• Cargo automático mensual a tarjeta de crédito y/o débito por el plazo que el empleado determine (pudiendo ser hasta de 3 años).
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Seguimiento de la sesión
• Captura de donativos y programación de cobranza
• Control de asistencia
• Difusión de las sesiones mediante avisos y horarios en la cafetería y tableros de empleados.
Juntas del Comité de Empleados
• Juntas semanales• Acuerdos y tareas• Elaboración de reportes y gráficas de avances
(asistencia a sesiones, # de sesiones, # empleados donantes, % meta)• Ideas• Asignación de sesiones
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Agradecimientos y Reconocimientos
Por Asistir a la Sesión Informativa:
• Entrega de un botón con el logo de la campaña.
• Rifa de unas pantuflas al concluir cada sesión.
Agradecimientos y Reconocimientos
Por Ser Donante de la Campaña:
• Carta de agradecimiento
• Porta gafete (yoyo) metálico, “YO YA DEJE HUELLA”.
• Pin de Imagina…
• Nombre incluido en la placa de donantes del puente del Centro deCáncer ABC.
• Reconocimiento a las áreas que logren el 100% de participacióncomo donantes.
• Fiesta de cierre de campaña
- rifa de premios
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Recorridos por las instalaciones de ambos campus para repartir dulces a quienes portaran su botón de asistencia a las sesiones.
Agradecimientos y Reconocimientos
FOTOS LUCY
Agradecimientos y Reconocimientos
Reconocimiento a las áreas con cumplimiento del 100% de su personal como donantes.
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Agradecimientos y Reconocimientos
Boletines y revistas internas
Agradecimientos y Reconocimientos
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Posters de avances
Agradecimientos y Reconocimientos
Reconocimiento al comité
Agradecimientos y Reconocimientos
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Fiesta de cierre
Vid
eo
Invitación
Fiesta de cierre
Recorridos Diversión
Rifas
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Poster final con logros y agradecimiento
Video
Inauguración del Puente
Corte de listón
Develación de placa
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Recepción
Inauguración Puente
Placa de reconocimiento
Inauguración Puente
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EJERCICIO:
Apunta los elementos clave de una campaña de empleados
para tu organización
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Temas2.
El Departamento de Desarrollo y la Cultura
Filantrópica
3. Los actores y sus
papeles en la procuración de fondos
4. Un caso de éxito de una
campaña para empleados
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1. El Plan
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¡Ajá’s!
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D. R. ©Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de MonterreyAv. Eugenio Garza Sada 2501Col. Tecnológico, C.P. 64849Monterrey, N.L.México, 2013
“Se prohíbe la reproducción total o parcial de este documento por cualquier medio sin el previo y expreso consentimiento por escrito del ITESM”
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