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8/13/2019 Enfoque de Sistemas Administrativos
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CAPITULO III
EL ENFOQUE DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS ENLAS ORGANIZACIONES
A.Introduccin.B.El enfoque de los sistemas administrativos
en las organizaciones.C.Ambiente Administrativo.D.Conceptos bsicos.
1. Sistema.2. Procedimiento.3. Actividad.4. Operacin.5. Funcin.6. Estructura orgnica.7. Simplificacin del trabajo.8. Productividad.
E. Las reas de asesora en el sector pblico yprivado para el diseo de sistemas
administrativos.
1. Antecedentes de las unidades deorganizacin y mtodos.
2. Funciones de asesoramiento.3. Organizacin lineal y de staff.
F. Staff o Asesora.G.Razones para usar los servicios de un
departamento de staff o de asesoramiento.
H.Modelo General de un SistemaAdministrativo.
I. Unidades de organizacin y mtodos.J. Funciones genricas de una unidad de
organizacin y sistemas.K.Unidad de control de gestin.L. Funciones de una unidad de control de
gestin.
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M.Aspectos bsicos de una unidad de controlde gestin.
1. Participativo.2. Integracin.3. Dinamismo.4. Totalidad.5. Flexibilidad.6. Retroalimentacin.
Concluido el estudio de este captulo, el lector ser capaz de
Definir conceptos bsicos usados en los sistemas administrativos. Identificar las reas de asesora administrativa. Disear un Modelo de un Sistema Administrativo. Diferenciar unidades asesoras de unidades de control. Sealar las razones para usar los servicios de una unidad de Staff. Conocer las caractersticas de la Unidad de Organizacin y Mtodos
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A. Introduccin.
Los sistemas administrativos son considerados las herramientas bsicas
de cualquier organizacin. Cuando son bien concebidos, gracias a ellos, las
actividades administrativas pueden fluir normalmente.
La utilizacin de sistemas administrativos parece ser la metodologa
mas adecuada para el logro de los objetivos centrales de cualquier
organizacin. No se puede decir que el buen rendimiento, habilidad para
gerenciar, lograr nuevos negocios y crecimiento de una organizacin, etc. se
debe a la casualidad, sino que depende en gran parte de la planeacin y diseo
de los sistemas administrativos y de informacin como base fundamental en
todo proceso de decisiones.
La rapidez con que se producen los cambios, ya sean sociales,
ambientales, tecnolgicos, etc, conllevan a las organizaciones a idear sistemas
administrativos ms dinmicos, ms fluidos y flexibles que permitan rompercon la perpetuidad de las estructuras organizacionales y procedimientos
tradicionales con el fin de lograr valores programticos que permitan la
integracin de insumos complejos, tanto internos como externos.
En la actualidad, la mayora de las organizaciones modernas apuestan al
desarrollo de sistemas administrativos que le permitan hacer frente a la
complejidad y multiplicacin de las operaciones en forma bastante efectiva.
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B. El Enfoque de los sistemas administrativos en lasorganizaciones.
Los sistemas administrativos deben sustentarse bsicamente en tres
subsistemas:
1. Los subsistemas de planeacin, regulacin y control.2. El subsistema de operacin .3. El subsistema de apoyo, tanto administrativo como institucional.
Estos subsistemas, conformaran un modelo general de un sistema
administrativo, los cuales trabajando coordinadamente son los que lograrn el
engranaje adecuado para el buen funcionamiento de la organizacin.
El avance tecnolgico, el tamao de las organizaciones y la rapidez con
que se producen los cambios en el orden poltico, econmico, jurdico, fiscal
y social, estn obligando a idear procedimientos administrativos ms
dinmicos, ms fluidos y flexibles que a veces tienden a romper con las
estructuras y procedimientos del desempeo exacto y eficiente que aconseja la
administracin tradicional, a efecto de lograr valores programticos que
reclaman la unificacin e integracin de insumos complejos, tanto internos
como externos. Es decir, los requerimientos de operatividad para responder a
la dinmica del ambiente que se encuentran en la produccin, o sea en los
resultados; con un concepto de eficacia o efectividad, ms que en los
procedimientos internos, con un criterio de eficiencia.
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C. Ambiente Administrativo.
La forma como se establecen los enlaces entre la organizacin y suambiente es mediante los elementos cclicos: Insumo-Proceso Organizacional-
Producto-Retroalimentacin. Las transacciones que realiza la organizacin a
travs de estos enlaces varan en frecuencia, intensidad, duracin y direccin,
segn la disposicin que ocupa el sistema organizacional dentro del ambiente.
Se pueden distinguir por lo tanto dos clases de ambiente: el cercano,
inmediato o enfocado y el distante, mediato o difuso.
El Ambiente inmediato, cercano o enfocado, se compone de la
amalgama de personas, organizaciones y medio fsico con las cuales la
organizacin tiene transacciones o contactos directos e intensivos, adems de
ser los que condicionan las circunstancias que afectan la asignacin de
recursos y la absorcin de los productos.
Resulta obvio que las transacciones de una organizacin con su
ambiente inmediato o cercano son frecuentes, de una gran intensidad y muy
directas, aunque su duracin vara debido a la dinmica y al cambio a que
estn sujetas.
El contenido y forma del ambiente inmediato dependen de la naturaleza
de la organizacin y de sus actividades; sin embargo, en trminos generales
consta de componentes como las personas que absorben los bienes o servicios
de la organizacin, las instituciones directamente relacionadas con las
actividades de la misma, las unidades supervisoras tanto ejecutivas como
legislativas, la disponibilidad de recursos, etc.
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El ambiente distante, lejano o difuso: Se refiere a las fuerzas ms
amplias de la sociedad o las personas o entidades que influyen o tienen
impacto en forma indirecta sobre la organizacin o en forma directa sobre el
ambiente inmediato. Las transacciones de la organizacin con el ambiente
distante, a pesar de ser penetrantes, son por tanto indirectas, de baja frecuencia
e intensidad, aunque a veces de una mayor persistencia en el tiempo que las
del ambiente inmediato. Entre las fuerzas, organizaciones e individuos que
componen el ambiente distante de una organizacin se pueden mencionar las
condiciones econmicas generales, las tendencias demogrficas, el nivel
tecnolgico, la estabilidad poltica, el nivel cultural, la estructura de otros
sistemas no directamente relacionados, etc.
D. Conceptos Bsicos.
1. Sistema: Conjunto ordenado de procedimientos (operaciones ymtodos), relacionados entre s, que contribuyen a realizar una
funcin, a lograr un objetivo. Un sistema se compone:
Elementos Fsicos:
Formas Reportes Equipo Material Papel
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Elementos de Informacin:
Datos Archivo de Datos (Memoria) Instrucciones, Cmo Hacerlo ? Procedimientos, Qu hacer y cmo hacerlo ? (Mtodo) Medias evaluaciones-comparaciones.
Elementos Humanos:
Quin Acciones tomadas Conexiones-interrelaciones
2. Procedimiento: Es la sucesin cronolgica y secuencial deoperaciones concatenadas entre s, que se constituyen una unidad,
en funcin de la realizacin de una actividad o tarea especifica
dentro de un mbito predeterminado de aplicacin.
Es una serie de actividades u operaciones ligadas entre s
por un conjunto de empleados, ya sea dentro de un mismo
departamento o abarcando varias direcciones de una dependencia
para obtener el resultado que se desea. Ejemplos: Pago de
nmina, adquisicin de mobiliario, seleccin y contratacin de
personal, control de existencias, etc.
3. Actividad: Conjunto de actos o labores especficas (Operativas) arealizar por un individuo, departamento, unidad. Tambin puede
definirse como una o ms operaciones afines y sucesivas que
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forman parte de un procedimiento ejecutado por una misma
persona o una misma unidad administrativa.
4. Operacin: Es la divisin mnima del trabajo. Pueden ser Fsicaso mentales; en conjunto conforman una actividad y, si son
secuenciales, forman un procedimiento.
5. Funcin: Conjunto de actividades afines y coordinadas,necesarias para alcanzar los objetivos de un organismo social.
Con la funcin se identifican las atribuciones que se refieren a un
rgano y consiste en una trascripcin textual y completa de las
facultades conferidas a la entidad o a sus unidades administrativas
de acuerdo con las disposiciones jurdicas que dan base legal a
sus actividades.
6. Estructura Orgnica: Es la forma en que estn ordenadas lasunidades que componen una organizacin conforme a criterios de
jerarqua. Dentro de la Estructura Orgnica se consignan:
Principales puestos y unidades. Lneas de autoridad y responsabilidad. Niveles Jerrquicos.
7. Simplificacin del Trabajo: Es el uso organizado del sentidocomn para encontrar formas ms fciles y mejores de realizar
una tarea. La simplificacin del trabajo posibilita la
racionalizacin de las tareas, lo que permite el abatimiento de
costos, menor inversin de capital y el mejoramiento de la
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rentabilidad de nuestros recursos y de los interesados en la
empresa.
8. Productividad: Es una relacin entre los bienes o serviciosproducidos, y los factores o insumos empleados para ello. El
ndice as obtenido expresa el grado de aprovechamiento de los
recursos y es, por tanto, un indicador de eficiencia al producir un
bien o servicio.
La definicin de productividad puede darse en funcin de
tos los factores que intervienen en los procesos considerados,
aunque tambin puede referirse a un solo factor en particular. El
ndice que relaciona al total de produccin entre todos los
factores productivos se denomina productividad global o total. En
cuanto a ndices parciales o particulares puede hablarse de
productividad del trabajo, del capital o de las inversiones.
E. Las reas de Asesora en el Sector Pblico y Privado para elDiseo de Sistemas Administrativos.
1. Antecedentes de las unidades de organizacin y mtodos.En los aos 70 comenzaron a establecerse las bases para la
promocin y coordinacin de la Reforma Administrativas, donde
se dispuso que en las secretaras y los ministerios, as como
organismos descentralizados y empresas de participacin estatal,
se establezcan comisiones internas de administracin con el
propsito de realizar las reformas para el mejor cumplimiento de
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sus objetivos e incrementar su propia eficiencia; asimismo se
dispuso el establecimiento de unidades de organizacin y mtodo
(UOM)para el asesoramiento tcnico y la ejecucin de dichas
reformas. En este acuerdo se recomend que en cada unidad del
sector pblico se establecieran unidades de organizacin y
mtodo (UOM) encargadas de analizar y proponer medidas de
racionalizacin de administrativa; operan como rganos asesores
de funcionarios responsables de las reformas
microadministrativas.
Luego, fueron creadas las unidades de organizacin ymtodos en todo el sector pblico, como instrumentos
fundamentales para lograr la reforma administrativa de la
administracin pblica. Las unidades de organizacin y mtodos
se encargaban de asesorar tcnicamente el planteamiento y la
ejecucin de las reformas que dependieran directamente del
titular de cada dependencia del funcionamiento en el que se
delegar la autoridad en materia de coordinacin y
racionalizacin administrativa.
En la dcada de los ochenta se reorientan los esfuerzos y
se comienzan a crear las Unidades de Modernizacin en la
Administracin Pblica con objetivos orientados hacia la:
Racionalizacin administracin de recursos.
Reorganizacin y modernizacin de sus servicios. Simplificacin de sus trmites y servicios
administrativos.
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Finalmente en los aos noventa, se orientaron los esfuerzos
para salir de la crisis econmica, poltica y social. Las nuevas
relaciones abiertas con el Tratado de Libre comercio y la
globalizacin de la economa tendran profundas recuperaciones
en los distintos sectores productivos. Las estrategias de
mercados sin fronteras es consecuencia del desarrollo de la
tecnologa y la evolucin de las necesidades. La empresa se
orienta hacia el cliente para disear un producto que brinde los
servicios de alta calidad que los satisfagan plenamente.
2. Funciones de AsesoramientoEl asesoramiento en las organizaciones se da por el
crecimiento vertical de las mismas; es decir, por las relaciones
entre el superior y el subalterno, donde el primero delega
autoridad al segundo, quien a su vez delega a otro y as
sucesivamente, hasta formar una lnea de la cima al fondo de la
estructura orgnica.
As la funcin de autoridad de staff es de apoyo, destinada
al ejecutor y en la mayora de las empresas el trmino staff puede
deberse a la necesidad de ayuda en el manejo de detalles, la
necesidad de localizar datos precisos para tomar una decisin, y a
la de consejo tcnico y especializado en determinados problemas
administrativos. En muchas compaas de negocios los
funcionarios ejecutivos encuentran que las ramificaciones de los
modernos sistemas son tan numerosas que requieren ayuda en
forma de ejecutivos staff y de unidades de organizacin.
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La mayora de las relaciones entre autoridad y staff se
caracterizan por las relaciones de autoridad gerente a gerente y
existen muchos niveles administrativos en la estructura de la
organizacin. El obstentador de la autoridad staff comnmente
recibe el ttulo de ejecutivo de staff o funcionario de staff.
3. Organizacin Lineal y de Staff.Una forma muy usual de dividir el trabajo, con excepcin
de la aplicada en empresas muy pequeas, es repartirlos entre
ejecutivos de lneas y ejecutivos de staff. Los ejecutivos de lnea
son los que contribuyen directamente a obtener las utilidades, ya
sea con la fabricacin del producto o prestacin del servicio, o
bien, con su venta.
Los ejecutivos de staff facilitan el trabajo de lnea al
prestarles servicios, asesora e informacin y revisar su
desempeo en varios aspectos.
El uso de la autoridad de staff condiciona la autoridad
lineal y la convierte en una organizacin de lnea y de staff, tipo
que predomina en la mayora de los organizaciones.
F. Staff o Asesora
Este tipo de autoridad es especializada para los gerentes de lnea. Un
gerente asesor estudia los problemas, ofrece sugerencias y prepara planes para
el uso y la ayuda del gerente de lnea. Por lo general, el trabajo del asesor
puede ser aceptado, modificado o rechazado por el gerente de lnea. Los
consejos son de poca utilidad a menos que se utilicen.
Una gran porcin del trabajo de un asesor es vender, no hablar, y el
gerente de lnea debe darse cuenta que est recibiendo consejos, no rdenes.
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El verdadero fin de un funcionario staff en una organizacin, no
siempre se entiende con claridad; consiste en aconsejar, no en buscar el
consejo de su superior sobre un problema. Los miembros del staff estn para
ayudar, recomendar y aclarar dudas. Con demasiada frecuencia se aprueba
ntegramente el trabajo del staff, pero no se pone en prctica.
G. Razones para usar los servicios de un departamento de staff
o de asesoramiento.
Existen varias razones para requerir los servicios de un departamento de
staff, entre otras, podemos mencionar las siguientes:
Los jefes de lnea no tienen la preparacin tcnica especfica querequiere la eficiencia del servicio que ellos deberan realizar; por
ejemplo, las tcnicas de seleccin de personal de una organizacin.
Los jefes de lnea o funcionales, an, en el caso de que tengan lapreparacin suficiente que demanda la especializacin, por lo
general no tienen mucho tiempo para llevarla a cabo, de all que
requieran de segundas manos, los especialistas, por ejemplo, en los
casos de adiestramiento de obreros.
Por razones de uniformidad en su aplicacin, conviene encomendarlelos servicios especializados a un tcnico en la materia que
directamente coordine y supervise el trabajo.
H. Modelo general de un sistema administrativo.
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En el estudio de los sistemas organizacionales hemos visto que el
suprasistema ambiental suministra el marco de referencia dentro del cual
funcionan las organizaciones, y que el sistema administrativo es el medio que
une los otros subsistemas primarios, como lo son: el Tcnico, el Psicosocial, el
Estructural y el de Metas y Valores. Es decir, el sistema administrativo tiene
como objetivo primordial integrar las actividades, a fin de conseguir los
objetivos explcitos e implcitos.
En materia de organizacin y mtodos, la tecnologa se considera como
la nomenclatura ms adecuada para constituirse como rgano regulador, de
apoyo o de asesora; la cual est basada en el modelo terico del enfoque de
sistemas para el anlisis de la organizacin. El rea de influencia de estas
unidades parte del anlisis e interrelacin de las funciones bsicas que sean de
la competencia de las distintas reas de la empresa en estudio, conforme al
modelo general de un sistema administrativo.
Dicho modelo se utiliza como un enfoque sistmico que permite
confrontar las operaciones de las unidades de organizacin y mtodos, sus
acciones de regulacin y control, as como las de apoyo. El modelo consta de
tres subsistemas, que son:
Subsistema de planeacin, regulacin y control. Subsistema de operacin. Subsistema de apoyo.
Veamos el siguiente esquema donde se muestra un Modelo
Administrativo y sus componentes principales:
Modelo General de un Sistema Administrativo
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Elementos:
Planeacin Programacin Informacin y estadsticas Desarrollo institucional Evaluacin y control Presupuesto Organizacin Informtica
SubsistemaDe Planeacin,
Regulacin y Control
Elementos:
Orientacin institucional Construccin Produccin de bienes Prestacin de servicios Apoyo tcnico Promocin Venta de servicios
y/o productos
SubsistemaDe Operacin
SubsistemaDe Apoyo
Elementos:
APOYO ADMINISTRATIVO: Recursos humanos Recursos financieros Recursos materialesAPOYO INSTITUCIONAL Asuntos jurdicos Comunicacin social Relaciones pblicas
I. Unidades de Organizacin y Mtodos.
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Al implantarse un sistema en una organizacin se producen cambios
que afectan las operaciones de las unidades administrativas por lo tanto deben
revisarse los procedimientos para adaptarlos al nuevo sistema. Muchos
piensan que en una organizacin el principal problema es su tamao, en
realidad lo que mata a una empresa es el tamao mal administrado. La unidad
de Organizacin y Mtodos nace cuando la incertidumbre y la inestabilidad
econmica que puede vivir cualquier pas del mundo lleva a los empresarios y
gerentes a buscar soluciones rpidas para adaptarse a los grandes cambios
econmicos y en s, a las tendencias del mercado en cuanto a tecnologa de
informacin y tecnologas en general .
Una unidad de organizacin y mtodos es la encargada de conocer y
tratar los problemas en una organizacin tanto los estructurales como los de
procedimientos, problemas generados por cambios organizacionales o
adecuacin de sistemas formales, proponiendo soluciones a estos problemas
con el fin de mejorar la eficiencia en la organizacin. Para lograr tal objetivo
esta unidad debe mantener la flexibilidad en la empresa dejando a un lado las
estructuras rgidas, esta tarea es a veces muy difcil de cumplir ya que por
naturaleza las personas rechazan los cambios.
Es tambin tarea de la unidad de organizacin y mtodos buscar nuevos
sistemas que fortalezcan la competitividad y con ello incorporarse a la actual
globalizacin de mercados, esto obedece a la necesidad de encontrar y
presentar las mejores soluciones en cuanto a los mtodos de administracin y
direccin para atender los problemas de produccin, distribucin y control de
las operaciones. Otro de los fines de esta bsqueda de sistemas ptimos es la
necesidad de unificar criterios entre el anlisis y el diseo de los sistemas
administrativos enfocndolos en integracin a procesos electrnicos todo con
el fin de mantener a la empresa en una constante modernizacin
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En lo referente al segundo rubro, una vez definidas las polticas y
procedimientos que requieren las reas, se proceder a la captura y
preparacin de la informacin en los ambientes de: procesador de palabras, de
imagen y la presentacin que permita retroalimentar los sistemas que se
consideren estratgicos para la toma de decisiones, la consulta de informacin
ejecutiva, as como otros sistemas de ndole operativo. La distribucin de los
productos obtenidos en el desarrollo de los proyectos se har a travs de:
correo electrnico, fax, tlex, redes locales y reas de proceso de datos.
Para el desarrollo de los proyectos se contar con el apoyo de datos,
graficas, formatos e imgenes, todo en forma automatizada. Por ltimo, la
unidad de modernizacin administrativa contar para el control de los
proyectos con agendas electrnicas, hojas de clculo, notas importantes,
directorio telefnico y archivos de manera sistematizada.
J. Funciones Genricas de una Unidad de Organizacin y
Sistemas.
La Unidad de Organizacin y Sistemas (UOS) tiene mltiples
funciones, entre las que podemos destacar:
Elaborar programas que normen el curso de accin en la planeacin deprocesos y mtodos que puedan mejorar la operacin de la empresa.
Colaborar en el diseo y elaboracin de programas de operacin,ingresos y egresos que conforman la planeacin de la empresa,
estableciendo la coordinacin y el control adecuado tanto para su
autorizacin como para su ejecucin.
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Programar los estudios que se realizarn en la unidad, usando lastcnicas de anlisis administrativos idneas.
Determinar la viabilidad de los estudios solicitados a sta unidad paraproponer su realizacin, estableciendo las bases que lo fundamenten.
Lograr la participacin del personal de la empresa y su colaboracinpara implementar mejores sistemas de trabajo.
Proponer a la direccin general de la organizacin los estudios demejoramiento administrativo que estime procedentes.
Analizar y diagnosticar sobre mtodos de operacin administrativos enuso, que afecten los programas de trabajo de la institucin.
Servir de asesora a las reas de la empresa que lo soliciten, en todo loque respecta al ramo de los sistemas administrativos.
Dirigir las investigaciones que se requieren en la realizacin de losestudios, indicando a los responsables los objetivos de las mismas y el
programa de su ejecucin.
Dirigir y revisar las actividades de la unidad, estableciendo unaadecuada coordinacin entre las reas que la integran.
Determinar la responsabilidad y autoridad de los analistas queintervienen en los proyectos, segn su prioridad y complejidad en
coordinacin directa con el encargado de los mismos.
Acordar junto con los coordinadores de proyectos los objetivos yfunciones del personal a su cargo.
Dirigir la preparacin de manuales de organizacin, y presentarlos paraque puedan ser aprobados.
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Proponer los manuales administrativos que incluyan todos loselementos necesarios para cada sistema aprobado y vigilar tanto su
implementacin como su mantenimiento.
Comparar las distintas opciones con la finalidad de proponer la msadecuada; incluyendo el estudio de mtodos manuales y electrnicos
para demostrar cuales son ms eficientes en materia de sistemas
administrativos.
Coordinar la presentacin de los nuevos proyectos a los diferentesusuarios para obtener su aprobacin y proceder a su implantacin, as
como realizar la presentacin de estudios especiales. Organizar, y si es posible, intervenir en reuniones que tengan como fin,
el anlisis donde acte la UOM (Unidad de Organizacin y Mtodos).
Colaborar en la aplicacin de normas que regulen el adecuado curso delas actividades, en particular de sus reglamentos, instructivos y
circulares internos.
Supervisar que se lleve un catlogo de formas actualizado, as comoestablecer los perodos de revisin y modificacin de las que se utilicen
en la empresa.
Mantener contacto con asociaciones profesionales, en el caso del sectorpblico, con el rea normativa; otras unidades de organizacin y
sistemas, con el fin de intercambiar experiencias.
Investigar las innovaciones en materia de organizacin y mtodos; yadaptarlas a las necesidades de la empresa.
Proponer y desarrollar seminarios y cursos sobre organizacin yprocedimientos administrativos, a los distintos niveles jerrquicos; y
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sobre todo promover las tcnicas e instrumentos que requieran dichas
reas para su mejoramiento, con el fin de mantenerlas actualizadas.
Estructurar, implantar, mantener y actualizar programas permanentes deentrenamiento, capacitacin y desarrollo, que satisfagan las necesidades
actuales y futuras como medios correctivos de deficiencias del personal.
Autorizar y controlar los gastos de la gerencia, de acuerdo con elpresupuesto autorizado.
Proponer y desarrollar los estudios necesarios para el mejoraprovechamiento de las reas de trabajo.
K. Unidad de Control de Gestin
Todos los sistemas que conforman una organizacin especialmente el
sistema administrativo, se han modernizado a travs de los aos. Debido a
esto ha sido necesaria una mayor atencin al desarrollo de las funciones y al
cumplimiento y logro de las metas u objetivos.
Ante esta necesidad, la programacin de actividades reviste una
prioridad vital y esencial de las estrategias a seleccionar para facilitar la toma
de decisiones, contando con los instrumentos necesarios que permitan orientar
y evaluar el desarrollo de los planes y las actividades programadas.
Por esta razn, se dise el sistema de control de gestin con una
concepcin de un sistema de informacin en el que se persigue incrementar en
pocos indicadores los elementos necesarios para controlar el cumplimiento de
los objetivos y las metas establecidas en el programa de trabajo. Es decir, el
objetivo de una unidad de control de gestin es controlar el cumplimiento de
las metas establecidas as como tambin evaluar la eficiencia y eficacia de las
acciones y detectar oportunamente los problemas o errores que pudieran
presentarse para adoptar medidas correctivas pertinentes.
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El sistema de control de gestin se concibe no solo como el conjunto de
tareas orientadas a vigilar el cumplimiento de los objetivos y metas y a
controlar el avance de los programas y actividades, sino que intenta
convertirlo en un instrumento de control y evaluacin para las reas
responsables como: Unidad de control de gestin de la secretara
Subsecretara, Oficina de control de gestin de la Direccin General, etc.
L. Funciones de una Unidad de Control de Gestin.
Las funciones bsicas de una unidad de control de gestin son:
Llevar a cabo el seguimiento de los proyectos que realizan las reasque conforman una direccin, una subdireccin, gerencia, etc.
Proporcionar la informacin necesaria para la toma de decisiones. Fortalecer los mecanismos de comunicacin y coordinacin entre las
diferentes reas.
Detectar oportunamente los problemas y desviaciones, a fin de quese adopten las medidas correctivas pertinentes.
Mantener actualizados los estndares de documentacin yproporcionar el apoyo organizacional necesario.
En resumen son tres funciones principales que componen una unidad de
gestin, las cuales veremos en el siguiente esquema:
Seguimiento y Control. Auditoria de Sistema. Apoyo Organizacional.
Funciones de la Unidad de Control de Gestin
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Aspectos Bsicos de una Unidad de Control de Gestin
SEGUIMIENTO
Y CONTROL
AUDITORIA DE
SISTEMAS
APOYO
ORGANIZACIONAL
Programa de Trabajo Integracin
Seguimiento
Evaluacin
Actualizacin
Revisa y Evala los
sistemas informticos en
desarrollo y operacin. Apoya al seguimiento
y control.
ugerir medidas
eventivas y/o
correctivas.
Manuales
Administrativos.
Estndares de
Documentacin.
S
pr
M. Aspectos bsicos que contempla un sistema de control de
gestin.
1. Participativo:Implica la participacin activa de los responsablesde la ejecucin del programa de trabajo. Es decir, que cada
integrante del sistema debe realizar aportes significativos para el
logro de las actividades programadas.
2. Integracin: Adems de ser participativo debe ser integralporque se relacionan y se toman en cuenta todas las funciones
ejercidas por cada unidad de control de gestin. Es decir, que el
sistema abarca desde la formulacin del programa de trabajo
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realizado por la secretara hasta la evaluacin anual del desarrollo
del mismo ejercido por la direccin general.
3. Dinamismo: La informacin fluye dinmicamente, ya que elsistema se actualiza permanentemente y se retroalimenta en todas
las reas del mismo. Es decir, que para tomar decisiones
acertadas se debe conocer informacin reciente.
4. Totalidad:Debe cubrir todos los programas diseados por todaslas unidades de control de gestin que conforman los sistemas
administrativos. Es decir, la suma total de las acciones realizadas
por cada unidad de control de gestin da como resultado la
funcin general de un sistema de control de gestin.
5. Flexibilidad:Cada unidad por separado determina modalidades yfunciones que se diferenciarn por su naturaleza y relevancia. Es
decir, cada rea determinar su propio programa de trabajo
distinto a los otros programas dependiendo de los roles que
cumplan.
6. Retroalimentacin: Como una unidad de control verifica,controla e informa a la direccin general para que se tome una
decisin, se debe chequear constantemente si las funciones se
estn cumpliendo eficientemente para adoptar medidas
correctivas en caso necesario.