Post on 08-Oct-2020
Projecte ATENEA-ECOFIN
Manual d’usuari
Comptabilitat Pressupostària - Financera : MonedaEstrangera
Barcelona, 19 de Maig de 2011
Versió 3.0
DISSENY, DESENVOLUPAMENT I IMPLANTACIÓ D’UN NOU SISTEMA D’INFORMACIÓ
DE LA GESTIÓ ECONÒMIC FINANCERA DE LA UNIVERSITAT DE BARCELONA.
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 2 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Llista de Distribució
Area Persona E-mail Obs.
Control de Canvis
Versió Autor Data Comentari/Motiu del Canvi Apartat Pàgines
1 Lidia Gracia 19/5/11 170
2 Núria Font 26/6/11 Revisió de la totalitat del manual ireorganització dels apartats
Tot Tot
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 3 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Índex
1 INTRODUCCIÓ .................................................................................................... 4
1.1 Introducció General ........................................................................................... 4
1.2 Menú d’Accés.................................................................................................... 4
2 REGISTRE DE FACTURES .................................................................................... 5
2.1 Registre d’una factura amb moneda estrangera ................................................ 5
2.1.1 Creació d’una factura amb moneda estrangera ......................................... 5
2.1.2 Modificació d’una factura amb moneda estrangera...................................15
2.1.3 Visualització d’una factura amb moneda estrangera.................................18
2.2 Registre d’una factura de comissions de moneda estrangera...........................20
2.2.1 Creació d’una factura de comissions de moneda estrangera....................20
2.2.2 Modificació d’una factura de comissions de moneda estrangera ..............23
2.2.3 Visualització d’una factura de comissions de moneda estrangera ............25
3 ADO DE MONEDA ESTRANGERA ........................................................................ 26
4 BARRAT D’UN ADO DE MONEDA ESTRANGERA.................................................... 32
4.1 Creació d’un barrat d’un ADO de moneda estrangera ......................................32
5 TRAMITACIÓ DE L’EXPEDIENT COMPTABLE .......................................................... 36
6 PAGAMENT DE LA FACTURA (PROCÉS CENTRALITZAT).......................................... 39
6.1 Introducció de paràmetres ................................................................................40
6.2 Planificació de l’elaboració de la proposta ........................................................46
6.3 Extracció d’informe de la proposta....................................................................48
6.4 Execució del pagament i extracció de mitjans de pagament.............................48
7 TAULES TIPUS DE CANVI I RISC DE CANVI (PROCÉS CENTRALITZAT) ....................... 53
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 4 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
1 Introducció
1.1 Introducció General
Aquest document conté el Manual d’Usuari dels mòduls de Comptabilitat Pressupostària iFinancera referent a Moneda Estrangera.
Recull el registre de la comptabilització de factures com el de les comissions dintre delregistre de factures i el reconeixement de l’obligació associat.
L’objectiu d’aquest manual és mostrar als usuaris com es realitzarà les comptabilitzacionsde les factures de moneda estrangera. Es busca capacitar al conjunt de futurs usuaris del’eina sobre els conceptes bàsics i el funcionament general de la solució específica de laUniversitat de Barcelona.
En el manual s’indiquen els menús d’accés a les pantalles que aniran apareixentsuccessivament al realitzar cadascuna de les tasques, acompanyades de la descripcióseqüencial dels camps que contenen, i la forma que aquests camps han de seremplenats.
1.2 Menú d’Accés
En ATENEA–ECOFIN tant l'accés als menús com a les transaccions estaran controladespels perfils d'usuari, pel que no tots els usuaris podran portar a terme determinadesaccions sobre ells.
En aquest manual es descriu l’ús del menú de forma global. S’han identificatespecíficament aquelles transaccions que només poden realitzar els usuaris centralitzats(Àrea de Finances).
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 5 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
2 Registre de Factures
Tot pagament amb moneda estrangera es composa de dues parts:
el pagament de la factura corresponent al proveïdor que ha emès la factura i en lamoneda corresponent.
el pagament d’una comissió bancària al banc que fa el pagament (despesainherent a tot pagament amb moneda estrangera
Per a poder realitzar aquests dos pagament, que es realitzen simultàniament amb un únicdocument pressupostària ADO, cal enregistrar dues factures, una per a cada pagament iproveïdor. La primera, és la factura real que el proveïdor ens ha enviar, i la segona escrea en el sistema per tal de poder abonar el pagament de la corresponent comissió queporten aquests tipus de transaccions bancàries.
El registre d’aquestes dues factures (la real i la de les comissions) es farà, per normageneral de forma manual. Primer cal registrar la factura real i a continuació la de lacomissió. Només en el cas en què la factura amb moneda estrangera sigui registrada enel registre de factures a través del sistema OCR (escaneig intel·ligent i centralitzat), lafactura de comissions es crearà automàticament.
El primer pas del procés de pagament d’una despesa amb moneda estrangera seràenregistrar la factura corresponent en el registre de factures. Tal i com hem indicat, hemde registrar dues factures: una per l’import de la factura, contra el proveïdor, i una altraper l’import de la comissió, contra el banc.
Les característiques d’aquestes factures són:
Ambdues factures tindran el mateix número de factura (camp referència al registrede factures).
La numeració d’aquestes factures serà específica i començaran sempre pelcaràcter ‘$’.
Es consideren factures amb moneda estrangera aquelles on
Moneda Divisa (qualsevol moneda diferent de l’EUR)
Moneda EUR però d’un país que no sigui de l’àrea SEPA.
Moneda EUR d’un país de l’àrea SEPA per`d’un import major a 50.000 EUR.
2.1 Registre d’una factura amb moneda estrangera
2.1.1 Creació d’una factura amb moneda estrangera
Per enregistrar una factura heu d’accedir a la transacció:
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 6 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Menú: Comptabilitat Pressupostària / Registre de Factures / Registre
Capçalera Factures / Enregistrar factura/abonament pressupostari
Transacció: /IECI/RF01
Per a enregistrar una factura heu de seleccionar la transacció corresponent del menú, i
fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i pressionar o latecla “intro”.
A continuació apareixerà la següent pantalla:
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 7 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
On caldrà indicar:
Nom del camp Descripció Oblig.Acció de l’usuari ivalors
Comentaris
Societat Societat financera UB
Exercici Exercici pressupostari Format aaaa
Creditor Codi del creditorestranger contra quiva la factura
Referència Referència de lafactura que es volcrear
Sempre hauràde començaramb el valor ‘$’
:
A continuació us apareixerà la pantalla de creació de factura, on haureu d’introduirl’import en divisa i la seva moneda.
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 8 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
On caldrà emplenar els següents camps:
Nom del camp Descripció Oblig.Acció de l’usuari ivalors
Comentaris
Dades Generals
Data factura Data de la factura Formatdd.mm.aaaa
Núm. Factura Numero de factura Numero de facturaa emplenar noméssi aquest no hi capen el campreferència
Moneda divisa
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 9 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Nom del camp Descripció Oblig.Acció de l’usuari ivalors
Comentaris
Moneda Moneda de lacomptabilització del’ordre d’obligació
EUR S’emplenaautomàticament
Data conversió El sistema agafarà ladata entrada de lafactura com a dataper calcular laconversió a EUR
Formatdd.mm.aaaa
S’emplenaautomàticamentsegons la datad’entrada en elregistre
T/C Conversió En aquest camp esmostrarà com està elcanvi de la monedaa EUR en la data deconversió
Es complimentaautomàticamentsegons la data deconversió i la taulade diferències decanvi.
Dades econòmiques
Import Import de la facturaen EUR
Automàtic En cas de què lafactura sigui ambmoneda diferent aEUR, el sistema hocalculaautomàticament.
En cas de què lafactura sigui ambEUR, aquest camps’haurà d’informaramb l’import de lafactura.
Import.Impost Import de l´IVA encas que es posi unindicador
Automàtic quanmarquem el flag“Càlcul impostos”
Automàtic quanmarquem el flag“Càlcul impostos”
Import Divisa Import de la factura Omplir amb l’importde la facturasempre queaquesta vingui enuna monedadiferent d’EUR. Tédos camps: elprimer per l’import iel segon pel tipusde monedaestrangera
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 10 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Nom del camp Descripció Oblig.Acció de l’usuari ivalors
Comentaris
Ind.Impostos Indicador d´IVA Indicar el tipusd’indicador d´IVA
Dades Gestió
Descripció Text capçaleradocument
Camp de text lliure
Centre Gestor Centre Gestor
Pos.Presupost. PosicióPressupostaria
Fons Fons
Element PEP Element PEP
Tipusdocument
Tipus document dela factura
F
Activitat factura Activitat factura F per a facturesde càrrec;
A per a facturesd’abonament
Data entradaregistre
Data entrada de lafactura
Formatdd.mm.aaaa
Es complimentaautomàticament
Dataconformació
Data conformació Formatdd.mm.aaaa
Data derecepció
Data de recepció Formatdd.mm.aaaa
Es complimentaautomàticament
Doc pressup Documentpressupostari
Document de faseanterior (R,A,D) alque es vol ferreferència al crearel manament (sis’escau)
Posició Posició deldocument depressupost
Posició deldocumentpressupostari defase anterior al quees vol fer referència(si s’escau)
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 11 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Nom del camp Descripció Oblig.Acció de l’usuari ivalors
Comentaris
NºAbonament Númerod´abonament
Número de facturaque estem abonant
L’import en EUR es calcularà automàticament a partir de l’import divisa i la monedaintroduïda a partir de les taules de tipus de canvi que hi ha introduïdes en el sistema.
En aquesta pantalla també es poden realitzar altres accions, que apareixen indicades a apart superior de la mateixa:
Textos ampliats, . Confirmar l'opció de creació de la factura per podercrear el text ampliat.
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 12 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Imatge annexada, . En cas que ja s’hagi annexat una imatge (NOTA:a SAP una imatge equival a un document annexat) es podrà visualitzar.
Annexar imatge document, . Cal escollir el format deldocument que es vol annexar. Cal fer doble click sobre una de les quatre opcions.
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 13 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
NOTA: Per tal que aquest document pugui ésser visualitzat posteriorment pelresponsable de crèdit quan aquest accedeixi a la seva bústia d’aprovació a través de laintranet, és necessari que el document annexat estigui amb format PDF.
Es podrà escollir la ruta del fitxer a annexar. I prémer el botó Obrir
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 14 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Un cop annexat el fitxer cal sortir de la següent pantalla clicant , de la part superior.
Per a desar, premeu .
Confirmar l’opció de guardar pressionant el botó SI per donar d’alta la factura
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 15 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
2.1.2 Modificació d’una factura amb moneda estrangera
Per modificar una factura que ha està prèviament registrada en el registre de factures,però que encara no ha estat comptabilitzada mitjançant el corresponent ADO, heud’accedir a la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el
seu codi en la barra de recerca, i prémer o la tecla Intro.
:
Menú: Menú SAP / Comptabilitat Pressupostària / Registre de Factures /
Registre Capçalera Factures / Modificar factura/abonament
pressupostari
Transacció: /IECI/RF02
A continuació us apareixerà la següent pantalla:
On heu d’emplenar els següents camps::
Nom del camp Descripció Oblig.Acció de l’usuari ivalors
Comentaris
Societat Societat financera UB S’emplenaautomàticament
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 16 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Nom del camp Descripció Oblig.Acció de l’usuari ivalors
Comentaris
Exercici Exercici pressupostari Format aaaa S’emplenaautomàticament
Creditor Codi del creditorestranger contra quiva la factura
Referència Referència de lafactura que es volmodificar
Sempre hauràde començaramb el valor ‘$’
El sistema validarà que la capçalera de factura que es vol modificar existeixi i acontinuació us apareixerà la pantalla de modificació de factura.
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 17 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Es podran modificar tots els camps introduïts al crear la factura, excepte els de capçalera(Dades Generals) ja que són els que la identifiquen.
Per a desar les modificacions, premeu . A continuació, confirmeu l’opció de guardarprement el botó SI per tal de modificar la capçalera de la factura, tal i com es mostra en laimatge següent.
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 18 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
2.1.3 Visualització d’una factura amb moneda estrangera
Per visualitzar una factura amb moneda estrangera que prèviament hagi estat registradaen el sistema heu d’accedir a la transacció:
Menú: Registre de Factures/ Registre Capçalera Factures/ Visualitzar
factura/abonament pressupostari
Transacció: /IECI/RF03
Per a visualitzar una capçalera de factura heu de seleccionar la transacció corresponentdel menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i prémer
o la tecla Intro
A continuació us apareixerà la següent pantalla:
On els camps a emplenar són els segtüents:
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 19 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Nom del camp Descripció Oblig.Acció de l’usuari ivalors
Comentaris
Societat Societat financera UB
Exercici Exercici pressupostari Format aaaa
Creditor Codi del creditorestranger contra quiva la factura
Referència Referència de lafactura que es volvisualitzar
Sempre hauràde començaramb el valor ‘$’
El sistema validarà que la capçalera de factura que es vol modificar existeixi i acontinuació us apareixerà la pantalla de visualització de factura, en la qual no es podràmodificar cap dada.
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 20 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
2.2 Registre d’una factura de comissions de monedaestrangera
2.2.1 Creació d’una factura de comissions de moneda estrangera
Un cop registrada la factura amb moneda estrangera hem d’enregistrar la factura decomissions de moneda estrangera. Per això heu d’accedir a la transacció:
Menú: Menu SAP / Comptabilitat Pressupostaria / Registre de Factures /
Registre Comissió Factures Moneda Estrangera / Enregistrar
factura comissions moneda estrangera
Transacció: Z59_EAPS_RF05
Per a enregistrar una factura de comissió de moneda estrangera heu de seleccionar latransacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la
barra de recerca, i prémer o la tecla Intro.
A continuació us apareixerà la següent pantalla:
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 21 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Nom del camp Descripció Oblig.Acció de l’usuari ivalors
Comentaris
Societat Societat financera UB
Exercici Exercici pressupostari Format aaaa
Creditor 2000000 Valor fix decreditor fixat perla UB
Referència Referència de lafactura amb monedaestrangera a la quees vol crear la sevacomissió
Sempre és iguala la referènciade la factura.
El sistema obliga a que el creditor sigui l’entitat bancària codi 2000000 i que la facturaassociada a aquesta comissió existeixi en el sistema, per tenir la mateixa codificació en elcamp referència i la mateixa data de factura que la factura original. En cas contrari, elsistema mostrarà un missatge d’error informant que a l’usuari de l’acció a realitzar.
A continuació us apareix la pantalla següent:
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 22 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
En aquesta pantalla el sistema valida que la data de la factura de la comissió sigui lamateixa que la de la factura. Si és diferent el sistema donarà un error, ja que no troba capfactura associada a aquesta comissió. També és verifica que no existeixin més d’unafactura amb les mateixa característiques.
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 23 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Nom del camp Descripció Oblig.Acció de l’usuari ivalors
Comentaris
Data Factura Data recepció de lafactura original
La mateixa dataque la de la facturaoriginal
Si no es posa lamateixa data elsistema donaràun error i nodeixaràcontinuar
Import Import de la comissióde la factura en eur
El sistema hocalculaautomàticamenta partir de lataula de risc decanvi..
Centre Gestor Centre Gestor
Descripció Text capçaleradocument
Una vegada heu omplert les dades heu de guardar aquesta factura de la comissió.
El càlcul de l’import de comissió es fa mitjançant la taula de risc de canvi (veure apartat 7d’aquest manual). Actualment, aquesta serà un 0,02% (segons la taula actualitzada) del’import de la factura amb un import mínim de 3,5 €.
2.2.2 Modificació d’una factura de comissions de moneda estrangera
Per modificar una factura d’una factura de comissions de moneda estrangera heud’accedir a la transacció:
Menú: Menú SAP / Comptabilitat Pressupostària / Registre de Factures /
Registre Comissió Factures Moneda Estrangera / Modificar factura
comissió moneda estrangera
Transacció: Z59_EAPS_RF06
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 24 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Per a modificar una capçalera de factura de comissió de moneda estrangera heu deseleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el
seu codi en la barra de recerca, i prémer o la tecla Intro.
A continuació us apareixerà la següent pantalla:
On els camps a emplenar són els següents:
:
Nom del camp Descripció Oblig.Acció de l’usuari ivalors
Comentaris
Societat Societat financera UB
Exercici Exercici pressupostari Format aaaa
Creditor Codi del creditorestranger contra quiva la factura
No modificable.Estarà informatper defecte
Referència Referència de lafactura que es volcrear
Sempre hauràde començaramb el valor ‘$’
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 25 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
El sistema validarà que la capçalera de factura de comissions de ME existeixi i acontinuació us apareixerà la pantalla de modificació.
Es podran modificar tots els camps introduïts al crear la factura, excepte els de capçalera(Dades Generals) ja que són els que la identifiquen.
Per a desar les modificacions, premeu .i confirmeu l’opció de guardar pressionant elbotó SI per modificar la capçalera de la factura.
Cal que quan modifiqueu les dades de la capçalera de factura de comissions de monedaestrangera la data de la factura sigui la mateixa que la introduïda a la capçalera de lafactura. Si aquesta no és la mateixa donarà error.
2.2.3 Visualització d’una factura de comissions de moneda estrangera
Per visualitzar una factura de comissions heu d’accedir a la mateixa transacció empradaper visualitzar qualsevol factura:
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 26 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Menú: Menú SAP / Comptabilitat Pressupostària / Registre de Factures /
Registre Capçalera Factures / Visualitzar factura/abonament
pressupostari
Transacció: /IECI/RF03
Per a visualitzar una capçalera de factura heu de seleccionar la transacció corresponentdel menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i prémer
o la tecla Intro.
Us apareixerà la pantalla de visualització d’una factura, on no podreu modificar cap camp.
.
3 ADO de moneda estrangera
Un cop registrades la factura amb moneda estrangera i la seva corresponent factura de lacomissió en el Registre de Factures del sistema, podeu procedir a la comptabilització delcorresponent document pressupostari: ADO
IMPORTANT: Els ADO de moneda estrangera són sempre unifactura. Si intenteu afegir-hi més d’una factura amb referències diferents el sistema donarà un error.
Per a crear el document d’obligació a partir d’una factura registrada en el Registre deFactures, s’utilitzarà la següent transacció:
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 27 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Menú: Menú SAP / Comptabilitat Pressupostària / Registre de Factures /
Comptabilització Factures / Creació Documents d’Obligació
Transacció: /IECI/RF_TR_DOCS_002
Heu de seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o
escriure el seu codi en la barra de recerca, i prémer o la tecla Intro..
A continuació us apareixerà la següent pantalla de recerca de factures, on, per exemple,podreu buscar la factura pels següents criteris:
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 28 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Si introduïm el número de factura de la qual volem gravar l’ADO en el camp referènciaens apareixeran dues línees: la de factura i la de factura de comissions de monedaestrangera associada a la factura
Prement us apareixeran totes les factures que verifiquin els criteris de recercaindicats, i que estiguin en estat “factura sense assignar” o “amb import pendent”:
Per a crear un Reconeixement d’Obligació sense referència de moneda estrangera, heude seleccionar les dues línies de factura (la factura amb moneda i la factura de la
comissió associada) clicant en el botó .
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 29 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Heu de seleccionar la classe de document OE (ADO Moneda Estrangera). Aquestaclasse de document és la específica per crear els documents sobre els quals es volrealitzar el pagament amb moneda estrangera.
Aquest ADO té les següents particularitats:
És un ADO multi tercer, ja que s’ha de generar incloent les 2 factures delregistre de factures (factura del proveïdor i la factura de la comissió).
És un ADO amb una única referència de factura. La referència de lafactura i la de la factura de la comissió és la mateixa, ja que sinó el sistemadonarà un error.
El sistema comprova que aquesta classe de document sempre inclogui lapart de la comissió.
Es genera un únic expedient de tramitació.
La fiscalització d’aquests documents per l’OCI és opcional.
A continuació us apareix la pantalla següent on heu d’emplenar els camps obligatoris deles dues línies d’aquest document de manament de pagament (una línea per cadacapçalera de factura – la del proveïdor i la de la comissió).
La línea de la factura és la següent:
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 30 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
I la línia de la comissió de moneda estrangera és:
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 31 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Aquests documents tenen dades de pagament diferents:
Document FI comptabilitzat contra el proveïdor: Aquest document tindrà una viade pagament específica, ‘D’ Divisa. Aquesta via de pagament està configurada demanera que en el moment del pagament el sistema generi un fitxer amb un formatespecífic per enviar-lo a l’entitat financera que ha de fer el pagament.
Document FI per l’import de la comissió comptabilitzat contra el banc: Aquestdocument tindrà una via de pagament específica, ‘B’ Càrrec en compte. Aquestavia de pagament no ha de generar cap mitjà de pagament.
Per guardar, premeu , i us apareixerà una pantalla amb l’expedient que s’ha generat.
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 32 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Aquest expedient caldrà tramitar-lo, com la resta d’expedients comptables de qualsevoldocument pressupostari
4 Barrat d’un ADO de moneda estrangera
4.1 Creació d’un barrat d’un ADO de monedaestrangera
Sempre i quan aquest no hagi estat abonat per la Tresoreria de la UB es podrà anul·larun ADO de moneda estrangera. Per anul·lar-lo cal fer un barrat d’un ADO
Per a crear el document de barrat d’un ADO de moneda estrangera s’utilitzarà lasegüent transacció:
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 33 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Menú: Menú SAP / Comptabilitat Pressupostària / Documents comptables
/ Manaments / Anul·lació Reconeixements d´Obligació
Transacció: Z59_EAPS_GEX001_OE_C
Heu de seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o
escriure el seu codi en la barra de recerca, i prémer o la tecla Intro.
A continuació, us apareixerà la següent pantalla de creació d´expedient:
On heu d´informar l´òrgan gestor i li prémer el botó Obertura Expedient. A continuació usapareixerà la següent pantalla:
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 34 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
En aquesta pantalla hem d´informar l´expedient origen que volem anul·lar i un títol de
l´expedient. Quan ho hagueu fet premeu la pestanya i veiureu lespartides i l´import del document original, però no podreu modificar res:
Si des d’aquesta pantalla premeu el sistema us porta a la pantallasegüent:
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 35 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Veieu que el sistema només us deixa oberts per modificar els camps Import, Impost iCàlcul.impostos
Per moure-us entre les línies del document premeu o també podeu veure totes
les línies juntes amb .
Quan estigueu d´acord premu el botó de desar i el sistema us dona un númerod´expedient que haureu de tramitar igual que l´ADO original.
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 36 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
5 Tramitació de l’expedient comptable
El circuit de tramitació de les ordres d’obligació i els seus barrats en Moneda Estrangeraés el següent:
ADO APROVACIÓ
ANUL·LACIÓ
SI
COMPTABILITZAR
NO
Responsabledel Crèdit /
Usuari Total
VIST-I-PLAU
SI
NO
Control InternOpcional
Gestor delCrèdit / Usuari
Total
FI
ANNEXAR
Gestor delCrèdit / Usuari
Total
Tractament Massiu
L’expedient comptable de l’ADO (o del seu barrat) ha estat generat pel gestoradministratiu corresponent, però falta tramitar-lo seguint el mateix procediment establertper a la tramitació de qualsevol document pressupostari
Tot document pressupostari elaborat per un gestor administratiu comporta l’elaboraciód’un expedient de tramitació comptable. Aquest expedient requereix que sigui tramitat capel responsable del crèdit pressupostari per tal que li pugui donar la seva aprovaciócorresponent.
El procés de tramitació pot fer-se de forma individual (document a document) o massiva(varis expedients a la vegada)
Els passos en el procés de tramitació de l’expedient, i els actors que hi intervenen són elssegüents:
TRAMITACIÓ D’UN EXPEDIENT COMPTABLE D’UN ADO DE MONEDAESTRANGERA (O DEL SEU BARRAT)
Acció Qui ho fa Obligatori / Opcional
Tramitació de l’expedient(Enviament)
Gestor administratiu Obligatori
Aprovació de l’expedient Responsable de crèdit Obligatori
Validació de l’expedient OCI Opcional
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 37 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Per a enviar l’expedient comptable d’un ADO de moneda estrangera (o del seu barrat) al’aprovació del seu responsable heu d’accedir a la transacció següent::
S’accedeix a la bústia de tramitació on l’expedient creat anteriorment esta pendent de serenviat a la bústia d’aprovació del responsable de crèdit .
Preneu sobre el botó .i us apareixerà la següent pantalla, en la qual podeu fer lessegüents accions::
Annexar qualsevol document amb format PDF que hagi d’acompanyar aldocument pressupostari
Enviar l’expedient a la bústia d’aprovació del responsable del crèdit, per tal queaquest segueixi el seu procés de tramitació.
Anul·lar l’expedient, en cas que s’hagi detectar alguna anomalia que així horequereixi i per tant no es vulgui tramitar.
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 38 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
L’opció d’annexar documentació s’ha de fer sempre prèviament a l’opció d’autoritzar o nola tramitació de l’expedient.
Un cop annexada tota la documentació que cregueu convenient, podeu procedir a latramitació de l’expedient al responsable de crèdit per tal que aquest l’aprovi.
Finalment confirmar la opció escollida pressionant el botó Enviar expedient.
Una vegada hem enviat l’expedient al responsable del crèdit, aquest l’ha d’autoritzar.Aquest ho pot fer per dues vies:
- A través de l’aplicatiu d’autorització de despesa de la intranet de la UB
- A través de la transacció SAP de tramitació d’expedient (individual omassiva). Aquesta opció només la podrà fer si el responsable de crèdit ésusuari SAP o bé ho fa el gestor administratiu perquè ha rebut la delegaciócorresponent.
La validació per part de l´OCI és un tràmit opcional. Per tant alguns expedients aniran a laOCI i uns altres no.
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 39 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
6 Pagament de la factura (procéscentralitzat)
El pagament de les factures en divisa es realitzarà mitjançant el programa de pagamentsautomàtic.
La comptabilització de l’ADO de divisa implicarà la comptabilització de 2 o mésdocuments financers: 1 (o n) documents FI per la factura enregistrada contra proveïdor, i1 document FI per l’import de la comissió.
Per generar el pagament heu d’accedir a la transacció:
Menú: Tresoreria / Gestió de Pagaments / Pagaments Automàtics /
Execució / Programa de Pagaments Automàtics
Transacció: F110
Heu de seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o
escriure el seu codi en la barra de recerca, i prémer o la tecla Intro.
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 40 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
El procés de Pagaments Automàtics tindrà tres fases més destacades, que són:
Introducció de Paràmetres
Execució de la Proposta de Pagaments
Execució del Pagament
6.1 Introducció de paràmetres
Mitjançant aquesta pantalla inicial del programa de pagaments el sistema sol·licita els dosparàmetres que el sistema utilitzarà posteriorment per a la identificació de cadascuna deles execucions de pagament, aquests són la data d’execució i una identificació. Laidentificació és un camp de text lliure.
La data no ha de ser la data real d’execució del pagament, encara que és aconsellable decara a facilitar la seva ubicació en un futur.
A continuació procedireu a la introducció dels paràmetres de selecció per al pagament.
Per a això, heu de prémer la pestanya . A partir d’aquest moment, passeu adeterminar els criteris per a la selecció de documents per al pagament.
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 41 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Els paràmetres que heu d’introduir són:
Data de comptabilització del pagament: Data amb la qual es comptabilitzaran en laComptabilitat Financera els documents de pagament.
Documents creats fins: Limitació de la selecció de documents per als documentscreats fins a la data assenyalada.
Societats: ‘UB’.
Via de pagament: ‘DB’. El sistema validarà que les vies de pagament ‘D’ (divisa) i‘B’ (càrrec en compte) sempre es seleccionin conjuntament, és a dir, no es potexecutar un pagament per qualsevol d’aquestes vies de pagament per separat.
Pròxima data de pagament: Data que utilitza el sistema per a la limitació de laselecció de documents en funció de la data de venciment del document.
Creditors: En aquests camps s’indiquen els creditors per als quals realitzeu elpagament. En el cas que desitgeu establir limitacions indiqueu un ’*’ en el camp decreditors quedant així quan premen intro:
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 42 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Al passar a la pestanya haureu d’omplir els camps següents:
A la pantalla de Selecció lliure només es podran fer servir els següents criteris de seleccióper a les execucions de pagament de divisa:
Número de factura.
Classe de document: La classe de document de les factures de divisa serà sempre‘OE’, per tant només es permetrà seleccionar per aquesta classe de document a lesexecucions de pagament de divisa.
Número de ADO.
Per omplir “Classe de document” i “Número manament”, polsem:
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 43 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
I, primer, seleccioneu el camp Classe de document. Després, repetiu amb el campNúmero de manament.
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 44 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
La pestanya permet poder definir que informació addicional voleuincloure en el log. És convenient tenir marcades les llistes de log addicional, ja que usdonen un detall més ampli en els casos en els quals es generen excepcions en elpagament:
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 45 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Passeu a la següent pestanya:
Heu d’introduir obligatòriament la variant TRANS. DIVISA al programaZ59_TR_RFFOES_T2. A les llistes heu d’introduir el programa Z59_TR_RFZALI00 ambla signatura SIGNATURA D.
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 46 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Un cop omplertes tots les dades, graveu els paràmetres i us dona el missatge:
6.2 Planificació de l’elaboració de la proposta
NOTA: És important ressaltar que si un creditor està inclòs en alguna proposta depagaments, es bloquejarà per a qualsevol altra proposta d’aquesta mateixa societat FIfins que no es comptabilitzi la primera.
Un cop heu especificat tots els paràmetres de selecció de les partides obertes, podeu
passar a planificar l’elaboració de la proposta prement la icona . Us mostrauna finestra que ofereix diferents alternatives:
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 47 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Premeu al botó per planificar. la pantalla estatus s’actualitza i apareixeran elssegüents missatges:
I espereu que finalitzi el procés. Podreu refrescar el status de la proposta prement la
icona quan ha de finalitzar mostrarà el següent missatge :
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 48 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
6.3 Extracció d’informe de la proposta
Seleccioneu la pestanya , visualitzareu un log amb la informació delspagaments que es van a realitzar i de totes aquelles partides el pagament de les quals noha estat possible realitzar, indicant el motiu o informació sobre possibles errors deconfiguració.
El nivell de detall depèn de les seleccions realitzades en el log addicional a l’introduir elsparàmetres en la fase anterior.
6.4 Execució del pagament i extracció de mitjans depagament
Un cop revisada l’execució de la proposta, el següent pas és realitzar l’execució delpagament i l’emissió del mitjans de pagament associats a la proposta de pagaments(llistat de signatures i fitxer amb format divisa per a l’entitat bancària).
Per executar el pagament, només cal polsar el botó de Execució del pagament
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 49 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
:
Al polsar el botó apareix una pantalla com la que es mostra a continuació:
En aquesta pantalla s’han de marcar els següents botons:
Inici immediat: Per tal de realitzar l’execució de forma immediata.
Crear mitjans de pagament: Per tal de generar el diskette de divisa per a l’entitatbancària.
Crear llistes: Per tal de generar el llistat de signatures.
I donar Intro.
Per tal de consultar el diskette pel banc, accedir per la ruta: Entorn- Mitjans depagament Gestió ISD:
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 50 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Per consultar el llistat de signatures, si aquest no ha sortit per la impressorapredeterminada, accedir mitjançant la ruta del menú Sitema Ordres Spool pròpies:
Accedim a la següent pantalla:
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 51 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Per visualitzar el llistat de signatures, ens situem a l’ordre spool correcte i polsem sobre laicona de la columna ‘Type’ o bé al botó de les ulleres i visualitzem el llistat:
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 52 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Per imprimir el llistat, només cal polsar el botó d’Imprimir
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 53 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
7 Taules tipus de canvi i risc de canvi(procés centralitzat)
Per veure com està el canvi per una moneda en concret per conèixer la comissió s’hauràde visualitzar les següents taules.
Menú: Tresoreria / Dades Mestres/ Bancs / Divisa / Actualitzar Tipus de
Canvi
Transacció: S_BCE_68000174
El contingut de la taula és:
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 54 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
Per a visualitzar el risc de canvi que s’està aplicant a les operacions de monedaestrangera heu d’accedir a la transacció següent:
Menú: Tresoreria/ Dades Mestres/ Bancs / Divisa / Manteniment de Risc
de Canvi
Transacció: Z59_TR_RISC_C
El contingut de la taula és:
FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 55 de 55 13/07/2011
Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera
En aquesta taula s’indica el % de comissió a aplicar als pagaments en divisa, i l’importmínim d’aquesta comissió. Aquesta taula es gestiona per data, de manera que es guardal’històric de les modificacions d’aquests imports