FUNDAMENTOS DE ORGANIZACIÓN y MÉTODOS

EN LA GERENCIA DE PROCESOS

¿Por qué OyM?

…un poco de historia: La Revolución Industrial

Procesos de fabricación

Procesos deadministración

Procesos de organización

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Ø CAMBIOØ PROCESOS Ø NORMAS Ø PROCEDIMIENTOSØ RECURSOS HUMANOS Ø TOMA DE DECISIONES

Sistemas de Información

ELEMENTOS CLAVES EN UNA ORGANIZACIÓN

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INFORMACIÓN

PROCEDIMIENTOSSISTEMAS

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ProcedimientosSISTEMAS

Una situación común:

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Ø LA EMPRESA ESTÁ CONFORMADA POR SISTEMAS.

Ø LOS SISTEMAS MANUALES Y AUTOMATIZADOS, INTERACTÚAN.

Ø CUANDO UNO SE ALTERA, EL OTRO TAMBIEN ES AFECTADO.

Ø SE DEBE ESTUDIAR EL CONJUNTO COMO UN SOLO SISTEMA.

Enfoque de sistemas© Hernán Rodrigo Alvarado

estratégico

táctico

técnico

-Planifica-Control de Objetivos-Inspecciona Inversión

-Operar el sistema-Sistema rutinario-Control Operacional

-Control Gerencial-No opera el sistema

De la JERARQUÍA GERENCIAL TÍPICA a la INFORMACIONAL

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estratégico

administración

conocimiento

operativo

Director o administradoresde nivel superior

Gerentes o administradores mediosTrabajadores del conocimientoy la información

Gerentes operativos

De acuerdo al tipo de operación y decisión:

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AD

MIN

IST

RA

CIÓ

NP

RO

DU

CC

IÓN

VE

NT

AS

R.R

.H.H

.

procesos

¿Qué son los “silos funcionales” ?

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Es la división del trabajo de acuerdo

a las diferentes funciones de las

unidades administrativas

planificación

control

operaciones

operaciones

dirección

Orientación por áreas funcionales Orientación por procesos

Tradicional

Informacional

ord

enes

dat

os

info

rmac

ión

se comparte información

(Alfons Cornella, 1999)

Veamos estos modelos organizacionales:

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operaciones

dirección

Orientación por procesos

Informacional

info

rmac

ión

se comparte información

ORGANIZACIÓNY

MÉTODOS

Entonces…

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Tres situaciones que no ayudan a la gestión de OyM:

EN LA IMPLANTACIÓN DE SISTEMAS EN LAS EMPRESAS, NO SE CONSIDERAN LOS CAMBIOS OPERACIONALES QUE SE GENERARÁN.

LAS FUNCIONES DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS, LAS ORIENTAN SÓLO A LA PARTE MANUAL.

EXISTE UNA CONFUSIÓN GENERALIZADA (DIRECTORES, GERENTES Y PERSONAL) SOBRE EL ALCANCE DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS.

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EXCESIVA TRAMITACIÓN

ROLES NO DEFINIDOS

INSUFICIENTE DELEGACIÓN DE FUNCIONES

DEFICIENCIAS ESTRUCTURALES

CARGAS DESIGUALMENTE DISTRIBUÍDAS

MUCHAS UNIDADES HACIENDO LO MISMO

¿Cuándo se justifica OyM?

Puede ser un signo de INOPERANCIA© Hernán Rodrigo Alvarado

• PÉRDIDA DE MATERIAL, TIEMPO, ENERGÍA

• DAÑO FRECUENTE DE LA MAQUINARIA• OPERACIONES “CUELLO DE BOTELLA”• TRANSPORTES LARGOS Y RIESGOSOS• CONDICIONES DE TRABAJO PELIGROSAS• ALTOS COSTOS DE OPERACIÓN• EXCESO DE HORAS EXTRAS

Algunos indicadores de inoperancia

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¿Cuál debería ser la función de OyM?

Ø ESTUDIO DE LA ESTRUCTURAØ ANÁLISIS DE FUNCIONESØ ANÁLISIS DE LOS PROCESOSØ ESTUDIO DE LOS PROCEDIMIENTOSØ DISEÑO DE FORMULARIOSØ REDACCIÓN DE MANUALESØ ORDENAMIENTO DE OFICINAS

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CONOCER LOS PROBLEMAS ORGANIZATIVOS,

ESTRUCTURALES O DE PROCEDIMIENTOS, QUE

SE GENERAN POR CAMBIOS O ADECUACIÓN DE

SISTEMAS FORMALES, PROPONIENDO

SOLUCIONES PARA MEJORAR LA EFICIENCIA DE

LA ORGANIZACIÓN.

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OyM:

EL “SÍNDROME” 80/20

¿LAS FUNCIONES ANTERIORES

O

MANEJO DE HERRAMIENTAS?

20% 80%

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HACER LAS COSAS ORDENADAMENTE

DEFINICIÓN DE RESPONSABLES Y ROLES

SIMPLIFICAR LOS PROCESOS

HACER LAS COSAS CORRECTAMENTE

HACER LO IMPORTANTE NO LO URGENTE

MINIMIZAR EL ESFUERZO

SISTEMATIZACIÓN© Hernán Rodrigo Alvarado

APLICACIÓN DE DIFERENTES TÉCNICAS QUE PERMITAN UNA MEJOR DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO, ESTABLECIMIENTO DE RESPONSABILIDADES Y DEFINICIÓN DE LA PARTICIPACIÓN DE LOS DIFERENTES ENTES ADMINISTRATIVOS DE LA ORGANIZACIÓN.

Una definición:

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SISTEMA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

AUTOMATIZACIÓN

VERSUS

SISTEMATIZACIÓN

AUTOMATIZACIÓNACCIONES TENDENTES A PROCESAR

INFORMACIÓN EN FORMA COMPUTARIZADAUTILIZANDO UN SISTEMA INTEGRADO

SISTEMATIZACIÓNACCIONES TENDENTES A

PREPARAR A LA ORGANIZACIÓNDEL PUNTO DE VISTA ORGANIZACIONAL

ADMINISTRATIVO Y CONTABLEPARA ADECUAR LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

A LA AUTOMATIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

- NORMAS: Reglas que definen el funcionamiento de la organización.- POLÍTICAS: Patrones de conducta que persiguen los diferentes objetivos de una organización.- FUNCIONES: Principales actividades de una organización. (Ventas, Inventario, etc.)- PROCESOS: Principales actividades por área.

Términos asociados:

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- ACTIVIDADES: Acciones que se realizan en cada proceso (sub-procesos).- TAREAS: Acciones físicas y mentales que se ejecutan para desarrollar una actividad. Es la mínima división en el trabajo administrativo.- PROCEDIMIENTOS: Conjunto de normas aplicadas y método utilizado para llevar a cabo una actividad.

Términos asociados:

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MANUALES

FORMULARIOSFLUJOGRAMAS

SISTEMATIZACIÓN

NORMAS

POLITICAS

PROCEDIMIENTOS

ACTIVIDADPROCESOTAREA

FUNCIONES

Elementos:

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ESENCIA DE O Y M:HACER LAS COSAS

CORRECTAMENTE CON EL MÍNIMO ESFUERZO

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