Maestría en Gestión de la Tecnología de la

Información

Gestión de los costos del

proyecto

Bogotá D.C., agosto de 2016

Gestión de los costos

“La gestión de los costos del proyecto

incluye los procesos relacionados con

planificar, estimar, presupuestar, financiar,

obtener financiamiento, gestionar y

controlar los costos de modo que se

complete el proyecto dentro del

presupuesto aprobado” (PMBoK,

2013:193)

Gestión de los costos

Planificar la gestión de los costos

Establecer políticas, procedimiento y documentación necesaria paraplanificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos delproyecto.

Estimar los costos

Desarrollar una aproximación de los recursos financieros necesariospara completar las actividades del proyecto.

Determinar el presupuesto

Sumar los costos de cada actividad de trabajo a fin de establecer unalínea base de costos.

Controlar el presupuesto

Monitorear la situación del proyecto para actualizar el presupuestodel mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.

Gestión de los costos

La estimación de costos y la preparación delpresupuesto de costos están tanestrechamente ligadas que se consideranun solo proceso, espacialmente en losproyectos pequeños.

La predicción y el análisis del rendimientofinanciero potencial del producto delproyecto se realizan fuera del proyecto.

1. Planificar la gestión de los costos

“Es el proceso que estable las políticas,los procedimientos y la documentaciónnecesarios para planificar, gestionar,ejecutar el gasto y controlar los costosdel proyecto” (PMBoK, 2013: 193)

1. Planificar la gestión de los costos

Entradas

• 1. Plan para la dirección del proyecto

• 2. Acta de constitución del proyecto

• 3. Factores ambientales de la empresa

• 4. Activos de los procesos de la organización

Herramientas y Técnicas

• 1. Juicio de expertos

• 2. Técnicas analíticas

• 3. Reuniones

Salidas

• 1. Plan de gestión de los costos

1. Planificar la gestión de los costos

Se debe tener en cuenta los requisitos delos interesados para la obtención de loscostos.

Los diversos interesados medirán los costosdel proyecto de diferentes maneras y entiempos diferentes.

1. Planificar la gestión de los costos

Se puede recurrir a procesos adicionales ya numerosas técnicas de gestión como elretorno de la inversión, el flujo de cajadescontado y el análisis de la recuperaciónde la inversión.

1. Planificar la gestión de los costosNivel de exactitud

Las estimaciones de costos de lasactividades se ajustarán a un redondeo dedatos según una precisión establecidadependiendo del alcance de las actividadesy de la magnitud del proyecto. Puedenincluir una cantidad para contingencias.

1. Planificar la gestión de los costosUnidades de medida

Todas las unidades que se utilizan en lasmediciones tales como:

Las horas laborables.

Los días laborables.

La semana laboral.

Se definen para cada uno de los recursosutilizados en el proyecto.

1. Planificar la gestión de los costos

Enlaces con los procedimiento de la organización

El componente de la EDT usado para lacontabilidad del costo del proyecto sedenomina cuenta de control (CA, por sussiglas en inglés)

A cada cuenta de control se le asigna uncódigo o número de cuenta, asociado a lacontabilidad de la organización.

1. Planificar la gestión de los costosUmbrales de control

Se pueden definir umbrales de variación para loscostos u otros indicadores (días por persona,volumen de producto) en puntos de tiempodesignados durante el proyecto para indicar lacantidad acordada de variación permitida.

Se expresan habitualmente como porcentaje de ladesviación con respecto a la línea base del plan.

1. Planificar la gestión de los costosReglas para la medición del desempeño

Definir la EDT y los puntos donde serealizará la medición de las cuentas decontrol.

Establecer las técnicas que se emplearánpara medir el valor ganado.

Especificar las fórmulas de cómputo degestión del valor ganado (EVM) paradeterminar la estimación a la conclusión(EAC) proyectada.

1. Planificar la gestión de los costosFormatos de los informes

Se definen los formatos para los diferentesinformes de costos.

1. Planificar la gestión de los costosDescripciones de los procesos

Se documentan las descripciones de cadauno de los cuatro procesos de la gestión decostos.

2. Estimar los costos

“Es el proceso que consiste endesarrollar una aproximación de losrecursos financieros necesarios paracompletar las actividades del proyecto”(PMBoK, 2013: 193)

2. Estimar los costos

Entradas

• 1. Plan de gestión de los costos

• 2. Plan de gestión de los recursos humanos

• 3. Línea base del alcance

• 4. Cronograma del proyecto

• 5. Registro de riesgos

• 6. Factores ambientales de la empresa

• 7. Activos de los procesos de la organización

Herramientas y Técnicas

• 1. Juicio de expertos

• 2. Estimación análoga

• 3. Estimación paramétrica

• 4. Estimación ascendente

• 5. Estimación por tres valores

• 6. Análisis de reservas

• 7. Costo de la calidad

• 8. Software de gestión de proyectos

• 9. Análisis de ofertas de proveedores

• 10. Técnicas grupales de toma de decisiones

Salidas

• 1. Estimación de costos de las actividades

• 2. Base de las estimaciones

• 3. Actualizaciones a los documentos del proyecto

2. Estimar los costo – Herramientas y técnicas

1. Juicio de Expertos.

Aporta una perspectiva valiosa sobre elambiente y la información procedentes deproyectos anteriores similares.

Puede utilizarse para determinar si esconveniente combinar métodos de estimacióny cómo conciliar las diferencias entre ellos.

2. Estimar los costo – Herramientas y técnicas

2. Estimación Análoga.

Costos reales de proyectos anteriores.

Información detallada del proyecto es limitada.

Juicio de expertos.

Menos costosa que otras técnicas.

Menos exacta que otras técnicas.

Fiable cuando los proyectos anteriores son similares dehecho y no sólo en apariencia.

Las personas que preparan las estimaciones tienen laexperiencia necesaria.

2. Estimar los costo – Herramientas y técnicas

3. Estimación paramétrica.

Utiliza una relación estadística entre datos históricosy otras variables.

Calcula una estimación de parámetros de unaactividad tales como costo, presupuesto y duración.

Puede lograrse niveles superiores de exactitud.

Puede aplicarse a una parte del proyecto o a sutotalidad.

Si no se conocen las tarifas de costos reales entonceslas propias tarifas tendrán que estimarse.

2. Estimar los costo – Herramientas y técnicas

4. Estimación ascendente.

Estima el costo de paquetes de trabajo individuales oactividades del cronograma individuales con mayornivel de detalle.

El costo detallado luego se resume o acumula enniveles superiores.

Esta determinada por la complejidad de la actividad delcronograma.

Las actividades con un esfuerzo asociado menoraumentan la exactitud de las estimaciones de costos delas actividades del cronograma.

2. Estimar los costo – Herramientas y técnicas

4. Estimación ascendente.

El proceso consiste en desarrollar una aproximación de losrecursos monetarios necesarios para completar las actividadesdel proyecto.

Es una predicción basada en la información disponible en unmomento dado.

Incluye la identificación y consideración de diversas alternativasde cómputo de costos para iniciar y completar el proyecto.

La exactitud de la estimación del costo de un proyecto aumentaconforme el proyecto avanza a lo largo de su ciclo de vida.

Los costos se estiman para todos los recursos que se asignaránal proyecto, trabajo, materiales, el equipo, los servicios y lasinstalaciones, así como inflación o costo por contingencia.

2. Estimar los costo – Herramientas y técnicas

5. Estimación por tres valores.

La exactitud de las estimaciones de costos de unaactividad única puede mejorarse tomando enconsideración la incertidumbre y el riesgo.

PERT

Más probable

Optimista

PesimistaCe = (Co + 4Cm + Cp) / 6

2. Estimar los costo – Herramientas y técnicas

6. Análisis de reserva.

Se incluyen reservas para contingencias.

Se considera la incertidumbre del costo.

La reserva para contingencias puede ser un porcentajedel costo estimado, una cantidad fija, o puedecalcularse utilizando métodos de análisis cuantitativos.

A medida que se dispone de más información delproyecto la reserva de contingencias puede utilizarse,reducirse o eliminarse.

Esta contingencia debe estar claramente en ladocumentación del cronograma.

2. Estimar los costo – Herramientas y técnicas

7. Costo de la calidad.

Puede utilizarse para preparar la estimación de loscostos de la calidad.

8. Software de estimación de costos para la dirección deproyectos.

Aplicaciones de software para la estimación de costos.

Hojas de calculo computarizadas.

Herramientas de simulación y estadísticas.

9. Análisis de propuestas para licitaciones.

Propuestas vendedores calificados.

Examinar precios de los entregables y costo final delproyecto.

2. Estimar los costoEjemplo estimar los costos

Actividad Co Cm Cp Costo

A 100 120 140 120

B 190 210 230 210

C 100 120 140 120

D 170 190 210 190

E 210 250 290 250

F 100 120 140 120

G 160 180 200 180

H 210 230 250 230

I 180 220 260 220

J 200 220 240 220

Costo = Costo Optimista (To) + 4 (Costo más probable) + Costo pesimista (Tp)6

Nombre Trabajo real Costo real Tasa estándar

Recurso 1 0 horas 0,00 $ 8,00 $/día

Recurso 2 0 horas 0,00 $ 10,00 $/día

Recurso 3 0 horas 0,00 $ 10,00 $/día

Recurso 4 0 horas 0,00 $ 10,00 $/día

Recurso 5 0 horas 0,00 $ 10,00 $/día

Recurso 6 0 horas 0,00 $ 10,00 $/día

Recurso 7 0 horas 0,00 $ 10,00 $/día

Recurso 8 0 horas 0,00 $ 10,00 $/día

Recurso 9 0 horas 0,00 $ 10,00 $/día

Reccurso 10 0 horas 0,00 $ 10,00 $/día

2. Estimar los costoEjemplo estimar los costos

2. Estimar los costoEjemplo estimar los costos

2. Estimar los costoEjemplo estimar los costos

3. Determinar el presupuesto

“Es el proceso que consiste en sumarlos costos estimados de las actividadesindividuales o de los paquetes detrabajo para establecer una línea basede costo autorizada” (PMBoK, 2013:193)

3. Determinar el presupuesto

Implica sumar los costos estimados de lasactividades o paquetes de trabajo individualespara establecer una línea base de costo total.

Medir el rendimiento del proyecto.

El enunciado del alcance del proyectoproporciona el presupuesto resumen.

Las estimaciones de los costos de las actividadesdel cronograma, se preparan con anterioridad alas solicitudes de presupuesto detallado yautorización de trabajo.

3. Determinar el presupuesto

Entradas

• 1. Plan de gestión de los costos

• 2. Línea base del alcance

• 3. Estimación de costos de las actividades

• 4. Base de estimaciones

• 5. Cronograma del proyecto

• 6. Calendarios de recursos

• 7. Registro de riesgos

• 8. Acuerdos

• 9. Activos procesos de la organización

Herramientas y Técnicas

• 1. Agregación de costos

• 2.Análisis de reservas

• 3. Juicio de expertos

• 4. Relaciones históricas

• 5. Conciliación del límite de financiamiento

Salidas

• 1. Línea base de costos

• 2. Registro de financiamiento del proyecto

• 3. Actualizaciones a los documentos del proyecto

3. Determinar el presupuestoEjemplo de presupuesto

3. Determinar el presupuestoEjemplo flujo de caja

3. Determinar el presupuesto –Herramientas y técnicas

Suma de costos.

Análisis de reserva.

Juicio de expertos. Otras unidades dentro de la organización ejecutante.

Consultores.

Interesados, incluyendo clientes.

Asociaciones profesionales y técnicas.

Grupos industriales.

Relaciones históricas.

Conciliación del límite de financiamiento.

4. Controlar los costos

“Es el proceso de monitorear el estadodel proyecto para actualizar los costosdel mismo y gestionar posibles cambiosa la línea base de costos” (PMBoK,2013: 193)

4. Controlar los costos

Es el proceso por el que se monitorea la situación delproyecto para actualizar el presupuesto del mismo ygestionar cambios a la línea base de costo.

Gran parte del esfuerzo del control de costos implicaanalizar la relación entre el uso de los fondos del proyectoy el trabajo real efectuado a cambio de tales gastos.

4. Controlar los costos

Entradas

• 1. Plan para la dirección del proyecto

• 2. Requisitos de financiamiento del proyecto

• 3. Datos de desempeño del trabajo

• 4. Activos de los procesos de la organización

Herramientas y Técnicas

• 1. Gestión del valor ganado

• Pronósticos

• 3. Índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI)

• 4. Revisiones de desempeño

• 5. Software de gestión de proyectos

• 6. Análisis de reservas

Salidas

• 1. Información de desempeño del trabajo

• 2. Pronósticos de costos

• 3. Solicitudes de cambio

• 4. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

• 5. Actualizaciones a los documentos del proyecto

• 6. Actualizaciones a los activos procesos de la organización

4. Controlar los costos

El control de costos incluye:

• Influir en los factores que producen cambios en la línea base de costo.

• Asegurarse de que todas las solicitudes de cambio se lleven a cabo de maneraoportuna.

• Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden.

• Asegurarse de que los gastos no excedan el financiamiento autorizado para elproyecto, tanto por periodo como total.

• Monitorear el desempeño de los costos para detectar y comprender lasvariaciones con respecto a la línea base aprobada de costo.

• Monitorear el desempeño del trabajo con relación a los fondos en los que seha incurrido.

• Evitar que se incluyan cambios no aprobados en los informes sobre costos ode recursos.

• Informar a los interesados pertinentes acerca de todos los cambios aprobadosy costos asociados.

• Realizar acciones para mantener los sobrecostos previstos dentro de límitesaceptables.

4. Controlar los costos – Herramientas y técnicas

1. Gestión del valor ganado (EVM)

Se utiliza para la medición del desempeño. Integra elalcance del proyecto, costo y cronograma.

Puede aplicarse a todos los proyectos.

Valor planificado (PV): Es el presupuesto autorizadoasignado al trabajo que debe ejecutarse. El valorplanificado total para el proyecto también se conocecomo presupuesto hasta la conclusión (BAC)

Valor ganado (EV): Es el valor del trabajo completadoexpresado en términos del presupuesto aprobadoasignado a dicho trabajo para una actividad.

4. Controlar los costos – Herramientas y técnicas

Costo real (AC): Es el costo total en el que se ha incurridorealmente y que se ha registrado durante la ejecución deltrabajo. Es el costo total en que se ha incurrido parallevar a cabo el trabajo medido por el valor ganado (EV)

Variación del cronograma (SV): Es una medida deldesempeño del cronograma. Es igual al valor ganado (EV)menos el valor planificado (PV).

Variación del costo (CV): Es igual al valor ganado (EV)menos los costos reales (AC). La variación del costo finaldel proyecto será la diferencia entre el presupuesto hastala conclusión (BAC) y la cantidad realmente gastada.

4. Controlar los costos – Herramientas y técnicas

Índice de desempeño del costo (CPI): Es una medida delvalor del trabajo completado. Se considera la métrica másimportante de la EVM y mide la eficacia de la gestión delcosto para el trabajo completado.

CPI < 1.0 Indica un sobrecosto con respecto al trabajocompletado.

CPI > 1.0 Indica un costo inferior con respecto aldesempeño a la fecha.

CPI = EV / AC

4. Controlar los costos – Herramientas y técnicas

2. Proyecciones

El equipo del proyecto puede desarrollar una proyección de laestimación a la conclusión (EAC) que puede diferir del presupuestohasta la conclusión (BAC)

La proyección de una EAC implica hacer estimaciones opredicciones de condiciones y eventos futuros para el proyecto.

Las EAC se basan normalmente en los costos reales en los que sehan incurrido para completar el trabajo más una estimación hastala conclusión (ETC) para el trabajo restante.

El método de la EVM funciona bien junto con las proyeccionesmanuales de los costos requeridos según la EAC.

EAC = AC + ETC

4. Controlar los costos – Herramientas y técnicas

2. Proyecciones

Proyección de la EAC basada en el trabajo correspondiente a laETC, realizando según la proporción presupuestada.

EAC = AC + BAC – EV

Proyección de la EAC basada en el trabajo correspondiente a laETC, realizado según el CPI actual.

EAC = BAC / CPI acumulativo

Proyección de la EAC basada en el trabajo correspondiente a laETC, realizando considerando ambos factores (SPI y CPI)

AC + [(BAC + EV) / CPI acumulativo * SPI acumulativo)]

4. Controlar los costos – Herramientas y técnicas

3. Índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI)

Es la proyección calculada del desempeño del costo que debelograrse para el trabajo restante con el propósito de cumplir conuna meta de gestión especificada, tal como el BAC o la EAC.

TCPI = (BAC – EV) / (BAC – AC)

4. Revisiones de desempeño

Análisis de variación

Análisis de tendencias

Desempeño del valor ganado

5. Análisis de variación (CV, CPI)

6. Software de gestión de proyectos

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GRACIAS POR SU ATENCIÓN

Este material se basa en la Guía de los FundamentosPara la Dirección de Proyectos (Guía del PMBok) Quinta Edición

Del PMI