Post on 23-Jul-2022
CARACTERIZACIÓN
PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
CÓDIGO: GA.1
VERSIÓN: 5.0
SUBPROCESO:
GESTIÓN DE COMPRAS
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 17/02/2020
PAGINA: 1 de 17
Consulte en el listado maestro de documentos si está utilizando la versión más reciente
A. OBJETIVO
Proveer de bienes, muebles, equipos y/o servicios a la empresa, para ser utilizados en el desarrollo de
las actividades y funciones propias de la misma, así como garantizar el control de las actividades
contratadas con personas o entidades externas que inciden en mayor o menor grado en la prestación
de los servicios que ofrece.
B. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todas las compras que el ordenador del gasto estime convenientes, así
como los procesos contratados externamente y requeridos por la empresa para el cumplimiento directo
o indirecto de su misión.
C. RESPONSABLE
Gerente General
Subgerente Administrativo
D. REQUISITOS
• Norma ISO 9001
• Código Civil
• Código de comercio
E. POLÍTICAS
Los proveedores en Flota Sugamuxi S.A. se clasificarán de acuerdo al tipo de contratación y pago.
TIPO RELACIÓN
COMERCIAL DESCRIPCIÓN
A INDIRECTA Proveedores de suministros para los vehículos afiliados.
Proveedores de servicios de mantenimiento de vehículos.
B DIRECTA
Proveedores de bienes y servicios permanentes, que afectan el cumplimiento
de las actividades de la empresa.
Los proveedores ocasionales o compras de menor cuantía realizadas a
través de caja menor.
C ESPECIAL
Proveedores permanentes en la prestación del servicio, a los cuales por
decisión estratégica su relación comercial se establece directamente por la
Junta Directiva. (Seguros, Agentes Comerciales, Afiliados, Subcontratistas,
Chasis de vehículos, Carrocerías, Silletería de Vehículos), estos proveedores
tienen unos procesos de selección, contratación y evaluación especiales
para cada caso.
CARACTERIZACIÓN
PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
CÓDIGO: GA.1
VERSIÓN: 5.0
SUBPROCESO:
GESTIÓN DE COMPRAS
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 17/02/2020
PAGINA: 2 de 17
Consulte en el listado maestro de documentos si está utilizando la versión más reciente
1. PROVEEDORES TIPO A
POLÍTICAS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES TIPO A
• Para la selección de los proveedores de suministros a vehículos (repuestos, elementos de aseo) y
servicios de mantenimiento de vehículos afiliados (Tipo A), los interesados deben diligenciar el
documento FS.051 Formulario único de inscripción y actualización de proveedores y los
anexos solicitados en este. Se realizará una pre evaluación para selección de proveedores. FS.170
Evaluación de criterios selección de proveedores.
Las solicitudes son evaluadas por el Subgerente Administrativo y autorizados por la empresa con el
fin de contar con un grupo confiable al cual los afiliados puedan acercarse a realizar las compras
de suministros y realizar la reparación de sus vehículos, estos últimos son los que deciden con cual
proveedor trabajar de acuerdo a sus propios criterios.
• Subgerencia Administrativa deberá mantener el archivo de la documentación y un listado de los
proveedores de suministros y mantenimiento de vehículos afiliados (Tipo A) y mantenerlo
actualizado.
• El departamento de contabilidad y tesorería podrán solicitar información de los proveedores para
realizar sus procesos internos y/o subir información al software contable.
• Los proveedores que se hayan aprobado antes de la aprobación de las políticas definidas en este
documento (fecha de aprobación del documento) mantendrán la documentación y sus relaciones
comerciales vigentes por un periodo de un año tiempo en el cual deberán tener la información
actualizada.
POLÍTICAS PARA COMPRAS A PROVEEDORES TIPO A
• Las compras de suministros o servicios de mantenimiento a vehículos, aunque no van al gasto de
la empresa (proveedores Tipo A), deben contar con el visto bueno del Subgerente Administrativo,
la autorización se envía al proveedor por fax, correo o personalmente en el formato “Orden de
suministros y servicios externos” y son descontadas a los vehículos vinculados a la empresa.
• Las facturas de los proveedores Tipo A (compras de suministros o trabajos de mantenimiento a
vehículos) deben ser radicadas en la recepción con los siguientes documentos de lo contrario se
procederá a realizar la devolución de los mismos:
o Factura
o Orden de suministros y servicios externos
o Cuenta de cobro relacionando todas las facturas con la siguiente información:
N° Factura N° Orden N° Vehículo Valor
Total $
CARACTERIZACIÓN
PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
CÓDIGO: GA.1
VERSIÓN: 5.0
SUBPROCESO:
GESTIÓN DE COMPRAS
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 17/02/2020
PAGINA: 3 de 17
Consulte en el listado maestro de documentos si está utilizando la versión más reciente
POLÍTICAS PARA LA EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES TIPO A
• Se realizará evaluación de un proveedor de este tipo únicamente en el evento que durante la
relación comercial se reporten faltas o incumplimientos graves o leves que sean muy recurrentes a
las condiciones contractuales establecidas por parte del proveedor con el fin de establecer
acciones de mejora, para el seguimiento a este plan de acción se deberá establecer los plazos y
condiciones para la reevaluación.
2. PROVEEDORES TIPO B
POLÍTICAS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES TIPO B:
• Para la selección de proveedores tipo B, los interesados deben diligenciar el documento FS.051
Formulario único de inscripción y actualización de proveedores y los anexos solicitados en
este.
• La aprobación estará sujeta a la verificación de la documentación entregada con el fin de
determinar la confiabilidad del mismo y la satisfacción de las necesidades de la empresa.
• Los proveedores ocasionales o compras de menor cuantía solo debe adjuntar el RUT para el pago
de sus productos o servicios.
• La secretaría de subgerencia (secretaria de compras) debe mantener un listado de los proveedores
Tipo B Aprobados y mantenerlo actualizado.
POLÍTICAS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIO A PROVEEDORES TIPO B
• Las compras ocasionales o compras de menor cuantía realizadas a través de caja menor no
requieren realizar el proceso de selección evaluación y aprobación de proveedor, estas compras
deben estar autorizadas por el Subgerente Administrativo y/o Gerente General.
• Para solicitud de elementos de papelería, dotación y demás compras menores de oficina por parte
de las diversas dependencias de la empresa la Subgerencia Administrativa debe recibir las
solicitudes de los Jefes de Área a través del formato FS.052 Solicitud de suministro de oficina.
• Para solicitud de elementos de papelería (tiquetes, planillas, rollos), oficina o dotación de las
agencias la Subgerencia Administrativa debe recibir las solicitudes las primeras dos semanas del
mes de la Agencia que está solicitando a través del formato CFL.046 Solicitud de suministros de
agencias; este puede ser recibido impreso o a través de correo electrónico.
CARACTERIZACIÓN
PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
CÓDIGO: GA.1
VERSIÓN: 5.0
SUBPROCESO:
GESTIÓN DE COMPRAS
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 17/02/2020
PAGINA: 4 de 17
Consulte en el listado maestro de documentos si está utilizando la versión más reciente
• Para solicitar elementos de oficina, por parte de las diversas agencias de la empresa la
Subgerencia Administrativa debe recibir las solicitudes por parte de los Agentes Comerciales a
través del formato FS.052 Solicitud de suministro de oficina.
• Para solicitud de equipos de cómputo, activos fijos, adecuaciones locativas o servicios en general,
el jefe del departamento solicitante debe informar directamente al Subgerente Administrativo a
través de una solicitud escrita o el formato FS.052 Solicitud de suministro de oficina.
• La oficina de subgerencia administrativa hará seguimiento y control a los consecutivos de
suministros de Agencias (tiquete, planilla) que lleva tiene cada agencia.
• El responsable del almacén de la empresa (secretaria de subgerencia) debe verificar los
inventarios en los archivos Inventario dotación, Inventario papelería, Inventario elementos de
oficina según corresponda de manera que se pueda determinar si se cuenta con el(los)
elemento(s) solicitados en stock para entregar a los responsables.
• El procedimiento de compras del bien o servicio inicia con la solicitud de mínimo 2 cotizaciones por
escrito de diferentes proveedores de características similares, al solicitar las cotizaciones se debe
informar al proveedor que deben relacionar en esta según sea el caso la siguiente información:
precio de mercado, oferta, calidad, garantía, tiempo de entrega, legalidades, soporte técnico, forma
de pago, valor del flete (si aplica), posibilidad de descuento por volumen y pronto pago (si aplica),
procedimiento de devoluciones en caso a que haya lugar; si la empresa ya cuenta con un
proveedor aprobado para que provea el bien o servicio que se necesito no es necesario realizar el
proceso de cotizaciones, este proceso quedara a decisión del Subgerente Administrativo o
Gerente.
• Las cotizaciones deben ser por escrito dirigidas al Gerente General o Subgerente Administrativo,
estas deben ser claras, legibles y con información específica, sin enmendaduras y debidamente
firmadas; se aceptaran cotizaciones por correo electrónico.
• La evaluación de las cotizaciones la realizara el Gerente General teniendo en cuenta los requisitos
de uso del producto o servicio a adquirir (oferta, calidad, garantía, tiempo de entrega, soporte
técnico, precio, posibilidad de descuento por volumen y pronto pago).
CARACTERIZACIÓN
PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
CÓDIGO: GA.1
VERSIÓN: 5.0
SUBPROCESO:
GESTIÓN DE COMPRAS
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 17/02/2020
PAGINA: 5 de 17
Consulte en el listado maestro de documentos si está utilizando la versión más reciente
• La responsabilidad en la autorización de la compra se definirá teniendo en cuenta el monto de la
compra de la siguiente manera:
Tipo de Pedido Quien Autoriza
Compras de hasta 1.5 S.M.M.L.V. Subgerente Administrativo
Dotaciones, Equipos de cómputo, Papelería,
servicios en general, aseo y cafetería y
demás compras menores, activos fijos,
adecuaciones locativas de más de 1.5
S.M.M.L.V.
Gerencia
• Una vez aprobada la compra se debe verificar si el proveedor seleccionado se encuentra en el
listado de proveedores aprobados, en caso negativo deberá solicitar la documentación exigida para
su vinculación como proveedor.
• Solo se podrán generar Orden de Compra a los proveedores que estén aprobados y tengan la
documentación completa.
• Todos los memorandos de Orden de Compra deben ser firmados por el Subgerente Administrativo
y con visto bueno del Gerente General de acuerdo a las autorizaciones de compra y de acuerdo a
la relevancia de este se definen las condiciones de la adquisición.
• En el momento de recibir la compra o servicio contratado el Subgerente Administrativo o la persona
que este delegue debe verificar que las condiciones establecidas en la cotización y Solicitud de
Suministro (precio, calidad, garantía, tiempo de entrega, legalidades, soporte técnico, forma de
pago, valor del flete) coincidan con lo que se está recibiendo.
• Los proveedores que realizan actividades de obra, contratistas y/o servicios profesionales en las
instalaciones de la empresa deben presentar las copias de los pagos efectuados al sistema
seguridad social mensualmente, durante el tiempo que dure su actividad, estos soportes deberán
ser adjuntados a la cuenta de cobro.
• Si la solicitud fue realizada por alguna de las dependencias de la empresa se realiza la entrega de
los elementos solicitados al responsable, el cual debe firmar el recibido en el formato FS.052
Solicitud de suministro de oficina.
• Si la solicitud fue realizada por un Agente Comercial él envió se realizará adjuntando el formato
FS.053 Envío de suministro a agencia el cual debe ser firmado por el Agente Comercial o la
persona que el designe y ser enviado de nuevo a la Gerencia de la empresa para archivo.
CARACTERIZACIÓN
PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
CÓDIGO: GA.1
VERSIÓN: 5.0
SUBPROCESO:
GESTIÓN DE COMPRAS
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 17/02/2020
PAGINA: 6 de 17
Consulte en el listado maestro de documentos si está utilizando la versión más reciente
• Todas las facturas de compra deben pasar primero por Subgerencia Administrativa quien revisa y
autoriza iniciar el proceso de causación y pago al proveedor.
POLÍTICAS PARA LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES TIPO B
• Se debe realizar una evaluación del producto o servicio entregado por el proveedor una vez se ha
completado el proceso de la primera compra, esta evaluación estará a cargo de la persona
responsable de utilizar el bien o recibir el servicio.
• Si durante un periodo se identifican faltas o incumplimientos recurrentes o la ocurrencia de una
falta o incumplimiento grave a las condiciones contractuales establecidas por parte de un
proveedor se debe solicitar una evaluación inmediata con el fin de establecer las acciones de
mejora, para el seguimiento a este plan de acción se deberá establecer los plazos y condiciones
para la reevaluación.
• En cualquier caso se realizara una evaluación general de todos los proveedores activos Tipo B
entre la primera y segunda semana del mes de enero de cada año teniendo en cuenta los criterios
establecidos, los resultados obtenidos servían de insumo para la revisión por la dirección.
• Criterios de Evaluación y Calificación
Para la evaluación de proveedores tipo B de venta de bienes se utilizara el documento FS.054
Herramienta Evaluación de proveedores de bienes, para la evaluación de proveedores tipo B de
venta de servicios se utiliza el documento FS.055 Herramienta Evaluación de proveedores de
servicios.
POLÍTICAS PARA LA REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES TIPO B
• La reevaluación de proveedores se realiza en los plazos solicitados por el Gerente General o
Subgerente Administrativo, para esta reevaluación se debe tener en cuenta las posibles incidencias
o no conformidades que pudieran haber ocurrido con los proveedores durante el periodo a evaluar,
esta valoración de las no conformidades debe estar relacionada con la criticidad del producto o
servicio suministrado y el daño que ocasionó el error del proveedor para el desempeño de la
empresa.
3. PROVEEDORES TIPO C
POLÍTICAS PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES TIPO C
• La Junta Directiva será la responsable de fijar los términos y condiciones para adjudicación de
contratos de asesoría, consultoría o proyectos especiales de la empresa.
CARACTERIZACIÓN
PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
CÓDIGO: GA.1
VERSIÓN: 5.0
SUBPROCESO:
GESTIÓN DE COMPRAS
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 17/02/2020
PAGINA: 7 de 17
Consulte en el listado maestro de documentos si está utilizando la versión más reciente
• Una vez publicado el inicio del proceso de adjudicación, los interesados deberán adquirir con la
secretaria de Junta Directiva los términos y condiciones para la adjudicación
• La Junta Directiva adjudicara el contrato se enviara una comisión a Gerencia General con las
condiciones para iniciar el proceso de contratación.
• Para inscribir al oferente seleccionado como nuevo proveedor de servicios este deberá adjuntar el
FS.051 Formulario Único de Inscripción y Actualización de Proveedores diligenciado y firmado
con los respectivos anexos (Solicitud de participación, hoja de vida, certificados académicos y
laborales, Rut, demás documentos requeridos) para proceder a la apertura de su expediente en la
empresa.
• Los contratos que se hayan adjudicado antes de la aprobación de las políticas definidas en este
documento (fecha de aprobación del documento) mantendrán la documentación y sus contratos
vigentes hasta tanto se abra nueva licitación.
• PROCESOS ESPECIALES DE PROVEEDORES TIPO C
AGENTES COMERCIALES: Se subcontratara la agencia comercial con Coflonorte los cuales
realizaran sus procesos de selección.
AFILIADOS (proveedores de vehículos): Un afiliado es la personas natural o jurídica que invierte
un capital de dinero en un fondo común y/o la adquisición de un vehículo, incorporándolo al
parque automotor de FLOTA SUGAMUXI S.A., con el fin de obtener una rentabilidad, El
procedimiento de selección y administración de la documentación referente a afiliados y vehículos
está a cargo de gerencia general y es el responsable del archivo de la documentación de este
proveedor y sus soportes esta descrito en el documento Subproceso vinculación y
desvinculación de vehículos.
Los afiliados son evaluados frecuentemente a través de las inspecciones pre-operacionales y
revisiones tecnicomecanicas realizadas a los vehículos de su propiedad; el vínculo contractual con
los afiliados se regirá por las cláusulas y condiciones que se relacionan en el contrato de
vinculación.
PROVEEDOR DE SEGUROS: Los proveedores de seguros realizaran proceso licitatorio al igual
que los agentes comerciales el cual es responsabilidad de la gerencia general y será aprobado por
Junta Directiva dejando evidencia del proceso en Acta de Junta Directiva.
La recepción y entrega de estos seguros a cada uno de los vehículos está a cargo de Gerencia
General y es el responsable del archivo de la documentación de este proveedor y sus soportes.
CARACTERIZACIÓN
PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
CÓDIGO: GA.1
VERSIÓN: 5.0
SUBPROCESO:
GESTIÓN DE COMPRAS
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 17/02/2020
PAGINA: 8 de 17
Consulte en el listado maestro de documentos si está utilizando la versión más reciente
POLÍTICAS PARA LA CONTRATACIÓN CON PROVEEDORES TIPO C
• El Gerente General es el responsable de establecer junto con el asesor Jurídico de la empresa
(acatando las instrucciones dadas por la Junta Directiva) las clausulas y condiciones del contrato,
tales como el objeto, deberes de las partes, duración, causales de terminación, sanciones, entre
otras.
• La responsabilidad de la firma delos contratos comerciales por parte de Flota Sugamuxi S.A. es del
representante legal de la sociedad,
• Una vez firmado el contrato el nuevo subcontratista deberá recibir inducción y/o el empalme de la
actividad o el servicio a prestar, de esta actividad deberá quedar un Acta de inducción o entrega de
la actividad por el anterior subcontratista.
• Los Subcontratistas tienen el deber de presentar los soportes de pago al Sistema de Seguridad
Social (ARP, EPS y PENSIÓN) y el de las personas que se encuentren a su cargo, para que se
autorice la cancelación mensual de los honorarios.
• La Secretaria de Gerencia debe mantener un listado de los Subcontratistas aprobados por la Junta
Directiva, registrando las fechas de inicio y terminación de los contratos y las actividades que están
desempeñando.
• Los contratos que se hayan adjudicado antes de la aprobación de las políticas definidas en este
documento (fecha de aprobación del documento) mantendrán la documentación y sus contratos
vigentes hasta tanto se abra nueva licitación.
POLÍTICAS DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES TIPO C
• La Gerencia General controlara y calificara la gestión del subcontratista a través de los informes y/o
ejecución de actividades propias estipuladas dentro de cada contrato, realizando el seguimiento y
evaluación de los servicios e informará los resultados a la Junta Directiva para que esta decida si
renueva o termina los contratos, en caso de identificar faltas o incumplimientos graves o leves que
sean muy recurrentes a las condiciones contractuales establecidas por parte del proveedor, se
debe solicitar al proveedor con el fin de establecer acciones de mejora y eliminar las no
conformidades, para el seguimiento a este plan de acción se deberá establecer los plazos y
condiciones para la reevaluación.
POLÍTICAS DE REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES TIPO C
• La reevaluación de proveedores se realiza en los plazos solicitados por el Gerente General o
Subgerente Administrativo, para esta reevaluación se debe tener en cuenta las posibles incidencias
o no conformidades que pudieran haber ocurrido con los proveedores durante el periodo a evaluar,
esta valoración de las no conformidades debe estar relacionada con la criticidad del producto o
servicio suministrado y el daño que ocasionó el error del proveedor para el desempeño de la
empresa.
CARACTERIZACIÓN
PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
CÓDIGO: GA.1
VERSIÓN: 5.0
SUBPROCESO:
GESTIÓN DE COMPRAS
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 17/02/2020
PAGINA: 9 de 17
Consulte en el listado maestro de documentos si está utilizando la versión más reciente
F. PROCEDIMIENTOS: El Subproceso de Compras está compuesto por los siguientes procedimientos:
PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD OBJETIVO PRODUCTO/SERVICIO
RESULTADO CLIENTE PERIODICIDAD
Todos los procesos
Solicitud de
requerimiento por parte
de la empresa o sus
afiliados
Selección del
Proveedores
Definir y asegurar el
cumplimiento de los criterios
establecidos por la empresa
para la selección de
proveedores y la adquisición
de bienes y servicios..
Mantener una base de
datos de datos
actualizada de
proveedores competentes
y aprobados para su uso.
Gerencia y afiliados Según Requerimientos
Todos los procesos
Solicitud de
requerimiento por parte
de la empresa,
empleados y sus
afiliados
Compras de bienes y
servicios
Suministrar a todo el equipo
de trabajo los implementos
necesarios para sus
funciones según se requiera.
Bienes o Servicio
adquiridos para el
desarrollo de las
actividades de la empresa
Todos los procesos Según Requerimiento
Proveedores Aprobados
Solicitud de
requerimiento por parte
de la empresa.
Evaluación y
Reevaluación de
proveedores
Evaluar la eficiencia y
eficacia de los servicios
prestados o productos
entregados por dichos
proveedores.
Medición del desempeño
de los proveedores
Evaluación de
proveedores, planes de
mejora de desempeño
Gerencia y
Subgerencia
Administrativa
Anual y/o Según
Requerimiento
CARACTERIZACIÓN
PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
CÓDIGO: GA.1
VERSIÓN: 5.0
SUBPROCESO:
GESTIÓN DE COMPRAS
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 17/02/2020
PAGINA: 10 de 17
Consulte en el listado maestro de documentos si está utilizando la versión más reciente
G. INDICADORES
Ver Tablero de Indicadores (hipervínculo)
H. REGISTROS CONTROLADOS
IDENTIFICACIÓN DEL
REGISTRO
ALMACENAMIENTO
ACCESO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL MEDIO LUGAR CLASIFICACIÓN ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL
FS.51 Formulario
único de inscripción y
actualización de
proveedores
Papel
Proveedores tipo A
Y B
Archivado
/archivador oficina de
secretaria de
Subgerencia
Proveedores tipo C:
Archivado /en
archivador de oficina
de secretaria de
Gerencia
Proveedores tipo A y B:
Archivador oficina de
secretaria de Subgerencia /
Orden Alfabético
Proveedores tipo C:
Archivador de oficina de
secretaria de Gerencia /
Alfabético
Subgerencia
Administrativa
Contabilidad
Durante el
vínculo
comercial
2 años eliminación
FS.52 Solicitud de
suministro de oficina Papel
Archivado / Oficina
de subgerencia
Carpeta inventario
solicitudes y ordenes de
papelería de escritorio /
orden cronológico
Abierto Un año 2 año eliminación
CARACTERIZACIÓN
PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
CÓDIGO: GA.1
VERSIÓN: 5.0
SUBPROCESO:
GESTIÓN DE COMPRAS
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 17/02/2020
PAGINA: 11 de 17
Consulte en el listado maestro de documentos si está utilizando la versión más reciente
IDENTIFICACIÓN DEL
REGISTRO
ALMACENAMIENTO
ACCESO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL MEDIO LUGAR CLASIFICACIÓN ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL
FS.53 Envió de
suministro a agencia Papel
Archivado / Oficina
de subgerencia
Carpeta solicitud y envíos
de suministro de Agencia /
Orden cronológico
Subgerencia
Administrativa
1 año 2 año eliminación
FS.54 Evaluación de
proveedores de
bienes
Papel Archivado / Oficina
de subgerencia
AZHoja de vida del
proveedor / Cronológico
Subgerencia
Administrativa
durante el
vinculo 2 Años eliminación
CFL-046 Solicitud
Suministro de Agencia Papel
Archivado / Oficina
de subgerencia
Carpeta de solicitud envíos
de suministro agencia 2015 /
en escritorio / orden
cronológico
Subgerencia
Administrativa Un año 2 años
Eliminación
Orden de Compra Papel Archivado / Oficina
de subgerencia
AZ Órdenes de compra /
Cronológico
Subgerencia
Administrativa
Un año 3 años
Escanear y
Eliminación
del original
FS.50 listado maestro
de proveedores magnético
Computador Oficina
de subgerencia
PC/
Escritorio/carpeta/documento
s gestión compras
Subgerencia
Administrativa
Perpetuo - -
Inventario de
papelería de escritorio
Magnético
/físico
Computador Oficina
de subgerencia /
carpeta inventario
solicitudes y
En Mi pc/datos D/ carpeta
archivo general/carpeta
archivo 1/ carpeta
documentos/ carpeta
Subgerencia
Administrativa
Magnético
perpetuo/U
n año/en
medio
- Medio Físico
Eliminación
CARACTERIZACIÓN
PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
CÓDIGO: GA.1
VERSIÓN: 5.0
SUBPROCESO:
GESTIÓN DE COMPRAS
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 17/02/2020
PAGINA: 12 de 17
Consulte en el listado maestro de documentos si está utilizando la versión más reciente
IDENTIFICACIÓN DEL
REGISTRO
ALMACENAMIENTO
ACCESO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL MEDIO LUGAR CLASIFICACIÓN ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL
ordenes de
papelería de
escritorio / por
meses
inventario/ por año físico
Inventario de dotación Magnético Computador Oficina
de subgerencia
En Mi pc/datos D/ carpeta
archivo general/carpeta
archivo 1/ carpeta
documentos/ carpeta
inventario/por año
Subgerencia
Administrativa Perpetuo - -
Inventario de
papelería imprenta Magnético
Computador Oficina
de subgerencia
En Mi pc/datos D/ carpeta
archivo general/carpeta
archivo 1/ carpeta
documentos/ carpeta
inventario / por año
Subgerencia
Administrativa Perpetuo - -
Inventario de
infraestructura Magnético
Computador Oficina
de subgerencia
En Mi pc/datos D/ carpeta
archivo general/carpeta
archivo/carpeta archivo 1/
carpeta documentos/
carpeta inventario /
cronológico
Subgerencia
Administrativa Perpetuo - -
Orden de Suministro Papel y/o
medio magnético
Estante oficina Subgerencia Administrativo
Por mes / por consecutivo del formato
Subgerente Administrativo
1 año 5 años Eliminación
CARACTERIZACIÓN
PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
CÓDIGO: GA.1
VERSIÓN: 5.0
SUBPROCESO:
GESTIÓN DE COMPRAS
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 17/02/2020
PAGINA: 13 de 17
Consulte en el listado maestro de documentos si está utilizando la versión más reciente
IDENTIFICACIÓN DEL
REGISTRO
ALMACENAMIENTO
ACCESO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL MEDIO LUGAR CLASIFICACIÓN ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL
Archivo seguimiento ordenes de suministro
Magnético (Excel)
Disco duro computador secretaria de subgerencia
En
MiPC/SubgerenteAdmon/Órden
es de Compra por año y por mes
Subgerente
Administrativo Perpetuo Perpetuo N/A
I. DOCUMENTOS CONTROLADOS
CÓDIGO NOMBRE VERSIÓN FECHA ÚLTIMA
REVISIÓN DISTRIBUCIÓN
FS.050 Listado maestro de proveedores 1 31/04/2015
Subgerente Administrativo - Secretaria
de Subgerencia - Secretaria de
Gerencia
FS.051 Formulario único de inscripción y actualización de
proveedores 3 31/04/2015
Subgerente Administrativo - Secretaria
de Subgerencia - Secretaria de
Gerencia
FS.052 Solicitud de suministro de oficina 4 19/06/2015 Subgerente Administrativo - Secretaria
de Subgerencia
FS.053 Envió de suministro a oficina 4 19/06/2015 Subgerente Administrativo - Secretaria
de Subgerencia
FS.054 Herramienta Evaluación de proveedores de bienes 5 17/02/2020 Subgerente Administrativo - Secretaria
de Subgerencia
CARACTERIZACIÓN
PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
CÓDIGO: GA.1
VERSIÓN: 5.0
SUBPROCESO:
GESTIÓN DE COMPRAS
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 17/02/2020
PAGINA: 14 de 17
Consulte en el listado maestro de documentos si está utilizando la versión más reciente
FS.55 Evaluación de proveedores de servicios 4 17/02/2020 Subgerente Administrativo - Secretaria
de Subgerencia
CFL.046 Solicitud de suministros de agencias 5 15/05/2015 Subgerente Administrativo – Secretaria
de Subgerencia – Agente Comercial
FS. 170 Evaluación de criterios selección de proveedores 1 03/01/2017 Subgerente Administrativo – ing
mecánico
CARACTERIZACIÓN
PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
CÓDIGO: GA.1
VERSIÓN: 5.0
SUBPROCESO:
GESTIÓN DE COMPRAS
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 17/02/2020
PAGINA: 15 de 17
Consulte en el listado maestro de documentos si está utilizando la versión más reciente
J. INSTRUCCIONES ACLARATORIAS
DEFINICIONES
• Bien: Material que satisface las necesidades directas de los compradores.
• Servicio: Actividad independiente, que realiza una persona natural o jurídica destinada a
satisfacer las necesidades de la empresa.
• Proveedor: Es la persona natural o jurídica que puede satisfacer las necesidades de la
empresa.
• Proveedor crítico: Es la persona natural o jurídica que suministra un bien o servicio que afecta
directamente la operación de la empresa.
• Cotización: Valoración de un bien o servicio ofrecido por un tercero.
• Oferta: Es el proyecto de negocio que un proveedor propone respecto a la compra de un bien
y/o servicio.
• Orden de compra: Documento mediante el cual se autoriza y solicita la compra de bienes o
servicios.
• Contrato: Documento escrito en el que se consigna un acuerdo de voluntades que origina
obligaciones de las partes, detallándolas de manera específica.
• Servicios públicos: Los que están destinados a satisfacer necesidades colectivas en forma
general, permanente y continua, bajo la dirección, regulación y control del estado.
• Certificado de existencia y representación legal: Documento expedido por la autoridad
competente donde se da a conocer la existencia de una persona jurídica y quien es su
representante legal.
• Compras de carácter urgente: Son considerados compras de carácter inmediato o urgente
aquellas que cumplen con los siguientes requisitos:
- La ausencia del producto afecta la operación normal de un equipo o actividad dentro
de un proceso de la empresa.
- El producto no se mantiene en stock de inventarios en el almacén.
• Subcontratación: Comprende todos los procesos contratados externamente y requeridos por
la empresa para el cumplimiento directo o indirecto de su misión, consiste en contratar a una
persona natural o jurídica para que preste, de manera externa, un servicio que hace parte de
los procesos establecidos por la empresa para el cumplimiento de su misión y que por lo tanto
es necesario controlar pues la responsabilidad final de la calidad de trabajo recae sobre el
contratante.
• Subcontratista: Persona u organización que es subcontratada por otra para realizar
determinados servicios de forma externa.
• Selección de proveedor: Entenderemos como proceso de selección de proveedores, según el
espíritu de la Norma, a la etapa previa al inicio del proceso de compra, mediante la cual se
CARACTERIZACIÓN
PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
CÓDIGO: GA.1
VERSIÓN: 5.0
SUBPROCESO:
GESTIÓN DE COMPRAS
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 17/02/2020
PAGINA: 16 de 17
Consulte en el listado maestro de documentos si está utilizando la versión más reciente
logra la validación o aprobación de algunos proveedores, que tienen las competencias para
satisfacer adecuadamente las necesidades de la empresa.
• Evaluación de proveedor: Entenderemos como proceso de evaluación de proveedores, al
seguimiento del comportamiento en el tiempo de nuestros proveedores críticos, conforme al
cumplimiento de los criterios de evaluación, a todo proveedor con Orden de Compra y/o
Contrato efectivo en el periodo de evaluación, La evaluación se diferencia en los criterios a
evaluar para el caso de productos o servicios.
• Reevaluación de proveedor: Entenderemos como proceso de reevaluación de proveedores,
al seguimiento posterior a la etapa de evaluación de proveedores, mejorando continuamente la
prestación de los servicios de nuestros proveedores, en este sentido, La reevaluación se
realizara a través de nuevas evaluaciones del proveedor Critico, como ellos convengan, al
cumplimiento de las acciones de mejora establecidas como resultado de un proceso de
evaluación.
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
1 18/03/2015
Se levanta la información del proceso de acuerdo a los nuevos requisitos del
sistema de gestión, se cambian los códigos de los formatos que evidencian los
resultados del proceso los cuales se les modifica solo el código y fecha de
revisión.
Ing. Cesar Silva
2 19/06/2015
Se agrega en la sección E. Políticas por tipología de proveedor un capítulo en
donde se aclara las condiciones y para realizar la evaluaciones y
reevaluaciones de proveedores y se aclara su concepto, se agrega la definición
en la sección J. Instrucciones Aclaratorias / Definiciones.
Se modifica el formato de evaluación de proveedores creando los formatos de
evaluación de proveedores de bienes y formato de evaluación de proveedores
de servicios; se establecen las condiciones en las cuales es necesario realizar
la reevaluación de un proveedor.
Se agrega las secciones de Selección de proveedor, Evaluación de proveedor y
Reevaluación de proveedor.
Se actualizan los formatos Solicitud de suministro oficina y envió de suministro
oficina a la nueva codificación de documentos del SGC.
Ing. Cesar Silva
3 02/02/2017 Se establece tiempos para entrega de suministros. Se realizará evaluación
preliminar de proveedores tipo A.
Ing. Cesar Silva
4 18/06/2018
Se cambia la responsabilidad de las compras con proveedores Tipo B de
auxiliar de archivo a secretaria de subgerencia, se revisa frente a ISO
9001:2015.
Ing. Cesar Silva
4 09/07/2019 Revisión y actualización de los documentos controlados. Ing. Fabián Rodriguez
5 17/02/2020 Actualización Evaluación de Desempeño proveedores Bienes - Servicios Ing. Fabián Rodriguez
CARACTERIZACIÓN
PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
CÓDIGO: GA.1
VERSIÓN: 5.0
SUBPROCESO:
GESTIÓN DE COMPRAS
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 17/02/2020
PAGINA: 17 de 17
Consulte en el listado maestro de documentos si está utilizando la versión más reciente
APROBACIONES
ELABORADO REVISADO APROBADO
Ing. Fabián Rodriguez
Coordinador de Calidad
Ing. Fabián Rodriguez
Coordinador de Calidad
Ing. Oscar Javier Cuadros Quiroz
Gerente General