Gestión de proyectos en la empresa

con software Open Source

José Moro Melón facebook.com/josemoromelon

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16 de noviembre de 2011

Formación Consultoría

Proyectos Soluciones

gedpro expertos en gestión de

proyectos

¿Quién soy?

• Ingeniero Industrial

• Fundador de GEDPRO

• Consultoría

• Formación

• Outsourcing

• Tecnología

Consultor

Tecnológico

PMO

Designer

Portfolio

Manager

GEDPRO

Mapa

1. Introducción al software libre: ¿Qué es el software libre?, tipos de

licencias, etc…

2. ¿Necesitamos un sistema de gestión de proyectos en nuestra empresa?

3. ¿Qué le pedimos a un software de gestión de proyectos?

4. Quiero uno, ¿por donde empiezo?

5. Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el software de gestión

de proyectos

6. Conclusiones

• Concepto de software libre

Software Libre se refiere a la libertad de los usuarios para

ejecutar, copiar, distribuir, estudiar, cambiar y mejorar el

software. El Software Libre conlleva a las siguientes libertades

para los usuarios:

• La libertad de usar el programa con cualquier propósito (libertad 0).

• La libertad de estudiar cómo funciona el programa y adaptarlo a sus

necesidades. El acceso al código fuente es una precondición para esto

(libertad 1).

• La libertad de distribuir copias (libertad 2).

• La libertad de mejorar el programa y liberar las mejoras al público, de tal

manera que toda la Comunidad se beneficia (libertad 3). El acceso al

código fuente es un requisito previo para esto

¿Qué es el software libre?

• Concepto de código abierto

El Software Libre a veces es referido como Open Source.

Código Abierto no sólo significa acceso al código fuente, los

términos de distribución deben cumplir siguientes

características:

• Redistribución libre: la licencia no restringe a ninguna de las partes a

vender o regalar el software como un componente de una distribución

de software que contengan programas de diferentes fuentes. La licencia

no requerirá el pago de royalties ni una cuota por cada venta.

• Código fuente: el programa debe incluir el código fuente y debe permitir

la distribución del código fuente, así como su compilación.

• Trabajos derivados: la licencia debe permitir modificaciones y trabajos

derivados, y que los mismos sean distribuidos bajo los mismos términos

de la licencia original

¿Qué es el software libre?

• Concepto de código abierto (cont.)

• Integridad del código fuente del autor: la licencia debe permitir la

distribución del software construido desde el código fuente modificado,

al igual que puede requerir que los trabajos derivados puedan llevar un

nombre o versión diferente que la del autor original.

• Ninguna discriminación contra personas o grupos: la licencia no puede

discriminar contra ninguna persona o grupo de personas.

• Ninguna discriminación para el uso en determinados campos

• La licencia no debe ser específica a un producto

• La licencia no debe restringir a otro software

• La licencia debe ser tecnológicamente neutral

¿Qué es el software libre?

• Free Software Foundation vs Open Source Initiative

(FSF vs OSI)

• Para la FSF la cuestión del Software Libre es una cuestión ética y

política

• La OSI hablan de las mismas libertades pero desde un punto práctico, si

el software tiene que tener código abierto o no es una cuestión práctica,

no ética

¿Qué es el software libre?

• Tipos de licencias

Una licencia es el contrato de uso que el creador de un programa

informático impone al comprador/usuario del mismo. La palabra impone

indica que las licencias se entregan como están, es decir, que no se

pueden modificar

Cada software tiene una licencia de uso adjunta al programa informático en

la entrega del software a terceros.

En software propietario las licencias son restrictivas.

Tipos de licencias

• Las licencias libres tienen las siguientes

características:

• Redistribución Libre (con o sin ánimo de lucro).

• Acceso al Código Fuente del programa.

• Derecho a modificarse.

• Distribución de la licencia con el programa.

¿Qué es el software libre?

• Licencias libres:

¿Qué es el software libre?

• Principales licencias libres:

• Licencia GPL (GNU General Public License):

Licencia desarrollada por la FSF, se trata de una licencia copyleft; además

de tratarse de una licencia libre es obligatorio mantener esta licencia en el

programa, sea modificado o no. Esto significa que, cualquier software que

utilice como base software bajo licencia GPL, debe convertir el suyo a GPL.

También es persistente porque no se tiene la posibilidad de modificar la

licencia en posteriores trabajos.

La GPL es una licencia que permite al usuario utilizarla libremente en

cuantas terminales se estime conveniente; además, el software se puede

modificar para adaptarlo a las necesidades del usuario y puede ser

distribuido libremente, modificado o no, pero siempre manteniendo la

misma licencia y todo lo que conlleva, incluyendo el código fuente.

¿Qué es el software libre?

• Principales licencias libres:

• Licencia LGPL (Lesse General Public License):

La licencia LGPL permite la libre distribución modificación y cambio de

licencia, siempre y cuando se considere como un todo en un nuevo trabajo.

Cualquier cambio derivado debe estar registrado bajo la LGPL o GPL. Esto

implica que cualquier software licenciado bajo LGPL puede ser incorporado

a otro software cualquiera que sea su licencia. En caso de realizar

modificaciones sobre el mismo, la licencia deberá ser necesariamente

LGPL o GPL, por lo que se puede considerar como persistente.

¿Qué es el software libre?

• Principales licencias libres:

• Licencia BSD (Berkeley Sistem Distribution):

La licencia BSD, al igual que la licencia del MIT o la Public Domain

License, es una licencia libre y que, por tanto, atribuye al software una

protección que ampara las libertades anteriormente mencionadas.

Sin embargo, esta licencia no es copyleft, de tal manera que no obliga al

mantenimiento de la licencia. Esta característica implica que se pueda

desarrollar software propietario sobre Software Libre BSD, si bien el

software original siempre sigue siendo libre. Uno de los problemas de

esta licencia se encuentra en que, llegado el caso, puede permitir a una

empresa aprovecharse del trabajo de una Comunidad entera y, sobre el

desarrollo, construir una aplicación propietaria sin devolver nada a la

Comunidad. En este caso, hablamos de una licencia de tipo permisivo.

¿Qué es el software libre?

• Principales licencias libres:

• Más licencias en: http://opensource.org/licenses.

¿Qué es el software libre?

¿Qué es el software libre?

¿Necesito un sistema de gestión de proyectos?

Antes de empezar, hagamos una reflexión, ¿realmente necesito un sistema de

gestión de proyectos?

5Cs ESTABLE Y SENCILLO

Organización: Centralizada

Estructura: Jerárquica

Coordinación: Normalización de procesos

INESTABLE Y SENCILLO

Organización: Centralizada

Estructura: Flexible

Coordinación: Supervisión directa

COMPLEJO Y ESTABLE

Organización: Descentralizada

Estructura: Burocrática

Coordinación: Normalización de habilidades

COMPLEJO E INESTABLE

Organización: Descentralizada

Estructura: Orgánica

Coordinación: Procedimientos generales

Proyectos

Procesos

Operaciones

¿Necesito un sistema de gestión de proyectos?

5Cs

¿Necesito un sistema de gestión de proyectos?

• ¿Conozco todos los proyectos de mi

organización?

• ¿Conozco qué personas están trabajando en cada

proyecto?

• ¿Conozco qué riesgos operativos estoy asumiendo

en mi organización?

• ¿Conozco qué problemas tienen los proyectos?

• ¿Conozco los proyectos que sufren retrasos y

sobrecostes?

¿Qué le pedimos a nuestros sistema de gestión de proyectos?

Estrategia

Portfolio Management

Program Management

Project Management

Procesos, herramientas y métricas

¿Qué es lo quiero gestionar?

Quiero uno, ¿por donde empiezo?

• ¿Ya tengo claro lo que quiero gestionar?

Estrategia, portfolio, programa y/o proyectos

• En cualquier caso necesito siempre gestionar los

recursos empresariales de forma centralizada

Proyecto 3 Proyecto 1

Proyecto 2 Proyecto n

Quiero uno, ¿por donde empiezo?

• Requisitos:

Recursos centralizados

Gestión del portfolio

Gestión de proyectos

• ¿Algún requisito más?

Gestión documental

Gestión de la demanda

Integración con otros sistemas

….

Quiero uno, ¿por donde empiezo?

• ¿Qué hay en el mercado?

Quiero uno, ¿por donde empiezo?

• ¿Hay algo libre?

Aquí no encontramos

nada

Quiero uno, ¿por donde empiezo?

• ¿Qué hay en el mercado?

Quiero uno, ¿por donde empiezo?

• ¿Hay algo libre?

• No todo es Gartner ni IDC

Project Management

Quiero uno, ¿por donde empiezo?

• No todo es Gartner ni IDC

Scrum

Quiero uno, ¿por donde empiezo?

• No todo es Gartner ni IDC

Project Management

Quiero uno, ¿por donde empiezo?

• No todo es Gartner ni IDC

Scrum

Quiero uno, ¿por donde empiezo?

• No todo es Gartner ni IDC http://www.opensourceprojectmanagement.org/

Quiero uno, ¿por donde empiezo?

• No todo es Gartner ni IDC http://www.opensourcescrum.org/

Quiero uno, ¿por donde empiezo?

¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el

sistema de gestión de proyectos?

• Aspectos funcionales

Metodología de gestión de proyectos

Recursos centralizados

Gestión de estrategia empresarial

Gestión de cartera de proyectos

Gestión de programas de proyectos

Gestión de proyectos

Gestión de plazos, costes y recursos

Gestión de riesgos

Gestión del valor ganado

Replanificación

Priorización de proyectos y tareas

Entorno colaborativo vs escritorio

Elaboración sencilla de informes

¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el

sistema de gestión de proyectos?

• Aspectos técnicos

Tecnologías maduras

Tecnología libre / propietaria

Escalabilidad

Capacidad de cálculo

Número max. de proyectos / tareas /

recursos

Coste total de la propiedad (TCO)

Libre vs Gratuito

Administración

Actualización

Soporte

Desarrollos ad-hoc

¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el

sistema de gestión de proyectos?

• Comunidad

Comunidad de desarrolladores

Desarrollo activo

Roadmap

Empresas comerciales detrás

Tecnología emergente o madura

• Tipo de licencia

GPL

LGPL

Otras: BSD, MIT, etc…

¿Aspectos de primer nivel a tener en cuenta a la hora

de seleccionar el sistema de gestión de proyectos?

• Metodologías de gestión de proyectos

Predictiva Ágil

Sistemas predictivos

• Precio cerrado

• Alcance definido

• Planificación

• Ejecutar según planificación

• Gestión de líneas base

• Gestión de cambios

• Camino crítico

• Cadena crítica

• Diagrama de Gantt

Sistemas ágiles

• Precio variable

• Alcance no cerrado

• Planificación a corto plazo (sprint)

• Control de esfuerzo restante

• Cambios GRATIS

• Burndown

• Kanban Procesos de gestión Personas

Procesos, herramientas y métricas

Estrategia

Portfolio Management

Program Management

Project Management

Procesos, herramientas y métricas

¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el

sistema de gestión de proyectos? - Metodología

Estrategia

Portfolio Management

Program Management

Project Management

Procesos, herramientas y métricas

¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el

sistema de gestión de proyectos? - Metodología

¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema

de gestión de proyectos? – Recursos centralizados

• Visión global de recursos

Asignaciones de recursos a proyectos

Utilización de los recursos

Disponibilidad de recursos

• Previsión de la demanda

Simulación de proyectos

Previsión de recursos

Criterios de selección de proyectos

¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el

sistema de gestión de proyectos?

Estrategia

Portfolio Management

Program Management

Project Management

Procesos, herramientas y métricas

Selección de

proyectos

¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema

de gestión de proyectos? – Carteras de proyectos

• Carteras de proyectos

Estados

Situaciones del proyectos

Visión de la cartera

¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema

de gestión de proyectos? – Plazos, costes y recursos

• Integración de costes, alcance, recursos y tiempo

ALCANCE ALCANCE ALCANCE

• Buscaré una herramienta que gestione de forma

integral tareas costes y recursos

• ¿ANSI 748-B?

• Líneas base

¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el

sistema de gestión de proyectos? – Valor Ganado

Escritorio Web

¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el

sistema de gestión de proyectos?

• Software de escritorio vs web

Ventajas

• Capacidad de cálculo

• Impacto en la organización menor

Inconvenientes

• Centralización de recursos

• No colaborativo

Ventajas

• Colaborativo

• Centralización de recursos

Inconvenientes

• Menor capacidad de cálculo

• Impacto mayor en la organización

• Tecnología

Lenguaje de programación

Motor de base de datos

Riesgos asociados a la tecnología

¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el

sistema de gestión de proyectos? – Aspectos técnicos

• Reporting

Se pueden utilizar herramientas Open Source

de Busines Intelligence para realizar reporting

de portfolios, programas y proyectos

¿Qué programas hay de BI abiertos?

¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el

sistema de gestión de proyectos? – Reporting

• Reporting

¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el

sistema de gestión de proyectos? – Reporting

• BPM

Algunas herramientas que podemos utilizar

para integrar la gestión de proyectos en los

procesos de negocio

¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el

sistema de gestión de proyectos? – BPM

¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el

sistema de gestión de proyectos?

• Comunidad - Actualizaciones

• LIBRE ≠ GRATUITO

En toda tecnología existen costes, tanto si es

propietaria como si es libre

TCO (Total Cost of Ownership):coste total de

propiedad de una tecnología concreta sobre su

periodo de vida útil

¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el

sistema de gestión de proyectos? – Evaluación económica

• TCO

El TCO depende de cada caso (entorno,

situación, etc…)

El TCO se compone de todos los costes que

intervienen en la introducción de una nueva

tecnología

o Costes directos

o Costes indirectos

¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el

sistema de gestión de proyectos? – TCO

• TCO – Costes directos

Coste de licencias

Hardware

Consumo de energía

Costes de instalación, configuración,

desarrollos ad-hoc, mantenimiento,

traducciones, etc…

Costes de migración

Costes de personal (formación, administración

de sistemas, etc…)

¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el

sistema de gestión de proyectos? – TCO

• TCO – Costes indirectos

Costes de soporte (costes por

desconocimiento, riesgos, etc…)

Downtime

Tiempo de negociación de licencias

¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el

sistema de gestión de proyectos? – TCO

• Matriz de decisión para herramientas PPM

¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el

sistema de gestión de proyectos? – Matriz de decisión

•Madurez de la gestión de proyectos

•Curva de aprendizaje

•Coste del cambio, aprendizaje, etc…

•Búsqueda

•Funcionalidades que cubre

•Costes de implantación, configuración, soporte, etc…

•Metodología

•Aspectos funcionales

•Priorización de funcionalidades

•Estratégico

•Portfolio

•Proyectos

Nivel de gestión

Procesos

Personas Herramientas

• Matriz de decisión para herramientas PPM

Definición del nivel de gestión

Definición de funcionalidades

Priorización de funcionalidades

Long List de herramientas

Short List de herramientas

Demos, pruebas, etc…

Valoración objetiva de funcionalidade de las

herramientas

Integración con otros sistemas (ERP, CRM,

etc…)

TCO

¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el

sistema de gestión de proyectos? – Matriz de decisión

• Hoja de ruta

¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el

sistema de gestión de proyectos? – Hoja de ruta

Análisis de necesidades

Entorno tecnológico

Búsqueda de herramientas

Selección de herramientas

Implantación de la herramienta

Conclusiones

• Existen muchas herramientas de gestión de

proyectos en software libre

• El problema está en seleccionar la más adecuada

para las necesidades de la organización

• Las herramientas de alto valor no son software

libre

• Debemos tener en cuenta los factores

tecnológicos, por ejemplo Project.net es open

source pero utiliza BBDD Oracle (propietaria)

• Debemos diferenciar entre «gestores de tareas» y

«gestores de proyectos»

• Debemos tener en cuenta las metodologías que

usemos

Conclusiones

• ¿Cómo de fácil es la integración con el resto de

sistemas de mi organización?

• Si tengo que gestionar la triple restricción los

gestores de tareas ¿sirven?

• ¿Cómo de fácil es generar métricas e informes?

• ¿Es escalable?, limites de la aplicación

Conclusiones

Dudas

• ¿Dudas?, ¿preguntas?

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• Muchas gracias por su atención

Fin