Post on 15-Aug-2021
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GUÍA MÓDULO HOJAS DE CÁLCULO
Basado en el estándar ICDL
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MÓDULO
HOJAS DE CÁLCULO
TABLA DE CONTENIDO
1 OBJETIVO .............................................................................................. 3
1.1 USO DE LA APLICACIÓN ..................................................................................................................... 4 1.1.1 Trabajar con hojas de cálculo ....................................................................................................... 5 1.1.2 Maximizar el rendimiento ............................................................................................................. 8
1.2 CELDAS ............................................................................................................................................ 10 1.2.1 Insertar y seleccionar .................................................................................................................. 11 1.2.2 Editar y ordenar .......................................................................................................................... 13 1.2.3 Copiar, mover y eliminar ............................................................................................................. 16
1.3 TRABAJAR CON HOJAS DE CÁLCULO ................................................................................................ 18 1.3.1 Filas y Columnas ......................................................................................................................... 19 1.3.2 Hojas de Cálculo.......................................................................................................................... 22
1.4 FÓRMULAS Y FUNCIONES ................................................................................................................ 25 1.4.1 Fórmulas Aritméticas .................................................................................................................. 26 1.4.2 Funciones .................................................................................................................................... 29
1.5 FORMATO ....................................................................................................................................... 32 1.5.1 Números y fechas ....................................................................................................................... 33 1.5.2 Contenidos .................................................................................................................................. 35 1.5.3 Efectos de alineación y bordes .................................................................................................... 36
1.6 GRÁFICOS ........................................................................................................................................ 39 1.6.1 Creación de gráficos ................................................................................................................... 40 1.6.2 Editar .......................................................................................................................................... 42
1.7 PREPARACIÓN DEL PROCESO DE SALIDA ......................................................................................... 45 1.7.1 Preparación................................................................................................................................. 46 1.7.2 Revisar e imprimir ........................................................................................................................ 48
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OBJETIVO
Esta cartilla presenta el contenido para programas de estudio ECDL/ICDL para el módulo de Hojas
de cálculo.
Objetivos del Módulo
Trabajar con hojas de cálculo y guardarlas en diferentes formatos de archivo.
Utilizar opciones instaladas en la aplicación tales como la función de Ayuda para obtener un mejor rendimiento.
Introducir datos en las celdas y aplicar buenas prácticas en la creación de listas. Seleccionar, ordenar y copiar, mover, eliminar y renombrar hojas de cálculo de una manera apropiada.
Modificar filas y columnas de una hoja de datos. Copiar, mover, eliminar y renombrar hojas de cálculo de una manera apropiada.
Crear fórmulas matemáticas y lógicas usando funciones estándar de las hojas de cálculo. Aplicar buenas prácticas en la creación de fórmulas y ser capaz de reconocer valores de error en las formulas.
Formatear números y textos en una hoja de cálculo.
Seleccionar, crear y formatear gráficos para comunicar información de una manera clara.
Modificar la configuración de página y revisar y corregir el contenido de la hoja de cálculo antes de imprimir.
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UNIDAD No 1.1
USO DE LA APLICACIÓN
1.1.1 Trabajar con hojas de cálculo ........................................................... 5
1.1.2 Maximizar el rendimiento ................................................................ 8
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1.1 USO DE LA APLICACIÓN
1.1.1 Trabajar con hojas de cálculo
1.1.1.1 Como abrir y cerrar una aplicación de hojas de cálculo
Actualmente, una de las aplicaciones de hojas de cálculo más
utilizadas es Excel. Para usar Excel, haga clic en el botón
“Inicio”, posteriormente “Todos los programas”, a
continuación, elija Microsoft Office, y haga clic en Microsoft
office Excel.
Posteriormente se iniciará Excel y estará listo para
empezarse a usar. Para salir de Excel, haga clic en el botón
en el extremo superior derecho de la ventana de Excel.
1.1.1.2 Crear una nueva hoja de cálculo con plantilla por defecto
Para crear un nuevo documento basado en una plantilla existente, Usted debe realizar los
siguientes pasos:
1. Abrir la aplicación de Excel disponible en su computador
2. Hacer clic en la ficha “Archivo” que se encuentra en la parte superior izquierda
3. Hacer clic en nuevo, aparecerán las plantillas predeterminadas o existentes, así como las
plantillas de office con algunos modelos para documentos específicos como: memo, fax,
contratos, memorandos, entre otros.
4. Seleccione una plantilla y haga clic en crear.
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1.1.1.3 Guardar una hoja de cálculo en una ubicación determinada
Para guardar una hoja de cálculo por primera vez, realice el siguiente
proceso:
Opción 1. Con la hoja de cálculo abierta, Haga cli en “Archivo” pestaña que
se encuentra en la parte superior izquierda, posteriormente haga clic en la
opción “Guardar”, se abrirá un cuadro de dialogo, allí debe escribir el
nombre que quiere asignar en el cuadro Nombre de archivo y seleccionar la
ubicación, donde desea guardarlo.
Opción 2. A través de la Barra de herramientas de acceso rápido, haciendo
clic en Guardar, o bien presionando CTRL+G., posteriormente, escriba un
nombre para la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Guardar.
Para guardar una hoja de cálculo existente con otro nombre diferente; el proceso a seguir es: Con
la hoja de cálculo abierta, haga clic en la ficha “Archivo” que se encuentra en la parte superior
izquierda, haga clic en “Guardar como”, se abrirá un cuadro de dialogo, debe escribir el nombre
que desea asignar en el cuadro Nombre de archivo y seleccionar la ubicación donde desea
guardarlo.
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1.1.1.4 Guardar una hoja de cálculo en un formato distinto
Para guardar un archivo u hoja de
cálculo, en otro formato de archivo.
Haga clic en la pestaña Archivo y
luego haga clic en Guardar como. Los
formatos de archivo disponibles en el
cuadro de diálogo Guardar como
varían en función del tipo de hoja que
esté activa (una hoja de cálculo, de
gráfico o de cualquier otro tipo).
1. Haga clic en la pestaña Archivo.
2. Haga clic en Guardar como.
3. En el cuadro Nombre de archivo,
escriba un nombre para el
archivo.
4. En el cuadro tipo,
seleccione Texto, documento
XPS, o página web
5. Haga clic en guardar.
1.1.1.5 Alternar entre hojas de cálculo abiertas
En Excel 2010 no se abrirán dos ventanas, una para el archivo y otra para el programa, se abrirá
una única ventana del programa por cada una de los libros de las hojas de cálculo que se tengan
activas en cada momento. Cuando se tienen varios libros de hojas de cálculo abiertas, estos
quedan minimizados en la barra de tareas.
Para trabajar con una hoja de cálculo
específica, se debe hacer clic sobre el botón
en el que está el nombre del archivo que se
quiere trabajar.
Otra opción es activarlo desde el listado de
libros de hojas de cálculo abiertas dentro de
la opción “Cambiar Ventanas”, dentro de la
pestaña “Vista”. El documento activo en ese momento será aquel que aparece dentro de esta lista
con una casilla de verificación activa junto a su nombre.
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1.1.2 Maximizar el rendimiento
1.1.2.1 Modificar preferencias de la aplicación
Es posible establecer opciones de nombre de usuario para la aplicación, Usted debe ingresar a
través de la pestaña “Archivo” y hacer clic en “Opciones”, se abrirá el cuadro de opciones de
Excel y en el menú que aparece al costado izquierdo en la opción “general” , podrá modificar el
nombre de usuario, posteriormente hacer clic en Aceptar.
Y en la opción “Guardar”, dentro del mismo menú, establecer la ruta predeterminada para
guardar documentos.
1.1.2.2 Funciones de ayuda disponibles
Excel tiene una “Ayuda” para consultar algunos
procedimientos. Se ingresa haciendo clic en el icono
situado en la parte superior derecha de la ventana.
También es posible ubicar el cuadro de ayuda
pulsando la tecla F1 o haciendo clic en la pestaña
“Archivo”, luego en “Ayuda” y seleccionar “Ayuda
de Microsoft Office”. Al ingresar, se desplegará el
siguiente cuadro, que permite consultar
información, escribiendo el tema a buscar en el
cuadro blanco y haciendo clic en Buscar.
Nombre de usuario
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1.1.2.3 Utilizar las opciones de Zoom
La función de zoom se puede utilizar para acercar la vista de la hoja de cálculo, para alejarla y ver
un porcentaje mayor de la página a tamaño reducido. También puede guardar un ajuste de zoom
concreto con una plantilla.
Para alejar o acercar rápidamente una hoja de cálculo, Usted puede hacerlo, a través de la opción
de la barra de estado que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana de Excel, así:
1. En la barra de estado, haga clic en el control
deslizante Zoom
2. Deslice el control hasta obtener el porcentaje de ajuste de zoom que desea usar.
También puede elegir un ajuste de zoom concreto, para decidir
qué cantidad de la hoja de cálculo se debe presentar en
pantalla. En la pestaña “Vista”, en el grupo Zoom, haga clic en
Zoom 100%, para ver la hoja de cálculo por página completa al
100%. También es posible que lo personalice haciendo clic en
Zoom escribiendo o eligiendo el porcentaje que desee.
1.1.2.4 Mostrar y ocultar barra de herramientas
La cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar fácilmente los comandos necesarios
para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas.
Cada ficha está relacionada con un tipo de actividad. Para reducir la aglomeración en pantalla,
algunas fichas sólo se muestran cuando son necesarias.
Para minimizar la cinta de opciones haga clic con el botón derecho del mouse en la cinta de
opciones y a continuación, haga clic en Minimizar la cinta de opciones. Otro método abreviado es
utilizando el teclado con la combinación de las teclas CTRL + F1. También es posible minimizar la
cinta de opciones, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior derecha de la
ventana de Excel. Si la cinta está minimizada, sólo verá las fichas.
Para restaurar la cinta de opciones, solo debe hacer clic de nuevo en Minimizar la cinta de
opciones o hacer clic en el botón expandir la cinta ubicado en la esquina superior derecha de la
ventana.
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UNIDAD No 1.2
CELDAS
1.2.1 Insertar y seleccionar ..................................................................... 11
1.2.2 Editar y ordenar ............................................................................. 13
1.2.3 Copiar, mover y eliminar ................................................................ 16
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1.2 CELDAS
1.2.1 Insertar y seleccionar
1.2.1.1 Datos en una celda
En las hojas de cálculo, una celda es la intersección entre una columna y una fila utilizada para
registrar información. Cada celda tiene una identificación dada por combinación de la letra de
columna y el número de fila en donde se encuentra. Para el siguiente caso se identifica como D3,
donde D es la columna y 3 es la fila.
En las celdas se introduce cualquier tipo de información como texto o números, y también
fórmulas o instrucciones para realizar un determinado cálculo o tarea. Es importante tener
presente que para efectos de procesar la información contenida en una hoja de cálculo lo
recomendable es que cada celda contenga solo un tipo de elemento de datos ( por ejemplo el
nombre en una celda, el apellido en las celdas adyacentes), esto para facilitar las operaciones
entre celdas y rango de datos y evitar errores al ordenar y procesar información.
1.2.1.2 Buenas prácticas en la creación de listas
En las hojas de cálculo es muy práctico generar listas de información Para el correcto manejo de
listas es necesario tener en cuenta varios factores y parámetros que influyen en el momento de
realizar operaciones. Es importante tener presente lo siguiente:
Los datos de las celdas deben ser uniformes, no contener espacios.
Los tipos de datos (fecha, números, textos) deben ser uniformes
No deben existir celdas combinadas dentro de una lista de información.
Tener cuidado con los nombres de campos repetidos.
Se deben evitar filas y columnas en blanco. La información debe ser continua.
Antes de los totales debe incluirse una fila en blanco.
Celda Celda
activa
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1.2.1.3 Introducir cifras, fechas y texto en una celda
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los
casos los pasos a seguir son los siguientes:
1. Situar el cursor sobre la celda donde va a introducir los datos
2. Escriba los números o el texto que desea introducir y después presione Enter
Para introducir una fecha, use una barra oblicua o un guión para separar los
componentes; por ejemplo, escriba 10/09/2002 o 5-Sep-2013.
1.2.1.4 Seleccionar una celda, rangos de celda adyacentes o discontinuos y hojas completas.
Selección de una celda: Para seleccionar una celda solo debe hacer clic sobre la celda a
seleccionar, automáticamente un recuadro negra aparecerá
alrededor de la celda seleccionada.
Selección de un rango de celdas: Para seleccionar un rango de celdas
adyacentes, debe pulsar el botón izquierdo del mouse mientras arrastra el
puntero del mouse hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo. Las
celdas seleccionadas quedarán enmarcadas y su fondo de diferente color.
Para seleccionar rangos de celdas discontinuos:
Para seleccionar celdas no contiguas, se podrá
realizar una nueva selección de éstas,
manteniendo la tecla CTRL pulsada y
seleccionando la celda o rango no contiguo al
anterior rango seleccionado.
Número
s
Texto Número
s
Fecha Número
s
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Hojas completas: Para seleccionar una hoja de cálculo completa, debe situar el cursor del
mouse sobre el botón izquierdo superior entre el indicativo de la fila 1 y la
columna A y hacer clic sobre este. Quedará seleccionada toda la hoja, indicando la selección
con cambio de color.
1.2.2 Editar y ordenar
1.2.2.1 Editar y modificar el contenido de una celda
Es posible modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se está escribiendo la
información o posterior al ingreso de la información.
Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar
utilizando la tecla retroceso ( ) del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del
cursor.
Si ya se ha validado el ingreso de datos y desea modificar, seleccione la celda donde se encuentre
la información a modificar y pulse la tecla F2; inmediatamente el puntero del mouse se activará en
la celda. Otra opción es a través de la barra de fórmulas, haciendo clic en la parte del dato a
modificar.
1.2.2.2 Utilizar los comandos hacer y deshacer
En Excel es posible deshacer la última acción o acciones realizadas, siguiendo el siguiente
procedimiento: Haga clic en Deshacer imagen del botón en la barra de herramientas de
acceso rápido.
Para deshacer varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la
flecha que aparece junto a Deshacer, seleccione las acciones en la
lista que desea deshacer y, a continuación, haga clic en la lista.
Método abreviado de teclado Pulse CTRL+Z
Barra de
fórmulas
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Para rehacer una acción deshecha, haga clic en Rehacer imagen del botón de la barra de
herramientas de acceso rápido. Método abreviado de teclado Pulse CTRL+Y.
1.2.2.3 Utilizar el comando de búsqueda para contenidos específicos
El proceso para buscar información dentro de una hoja de cálculo en Excel es el siguiente:
1. Haga clic en cualquier celda
2. En la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en Buscar O presione CTRL+B
3. Se abre el panel el cuadro de Buscar y reemplazar.
4. En el cuadro Buscar, escriba el dato (texto, fecha, número) que desea buscar. Y haga clic
en el botón Buscar todos, buscará en toda la hoja de cálculo y Buscar Siguiente, buscará a
partir de la posición donde está ubicado el cursor del mouse hasta el final de la hoja.
1.2.2.4 Utilizar el comando de reemplazo para contenidos específicos
Para reemplazar datos en una hoja de cálculo:
1. En la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en Reemplazar.
Clic aquí: Buscar
Clic aquí: reemplazar
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2. En el cuadro Buscar, escriba el texto que desee buscar y reemplazar.
3. En el cuadro Reemplazar con, escriba el texto de reemplazo.
4. Haga clic en Buscar siguiente y siga uno de estos procedimientos:
Para reemplazar el texto resaltado, haga clic en Reemplazar
Para reemplazar todas las apariciones del texto en el documento, haga clic en Reemplazar
todo.
Para pasar por alto esta aparición del texto y proceder a la siguiente, haga clic en
Buscar siguiente.
1.2.2.5 Ordenar un rango de celdas según criterios numéricos o alfabéticos
Para analizar datos, se puede poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista
de niveles de inventario de productos de mayor a menor.
Para ordenar números y texto:
1. Seleccione una columna de datos numéricos o texto en
un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa
está en una columna de tabla que contiene datos
numéricos.
2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, ubique el botón
ordenar y filtrar y realice el siguiente proceso
Para ordenar de números más bajos a números más
altos, o texto de la A a la Z, haga clic en Imagen del
botón Ordenar de menor a mayor.
Para ordenar de números más altos a números más
bajos, o texto de la Z a la A, haga clic en Imagen del botón Ordenar de mayor a menor.
2
1
3
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1.2.3 Copiar, mover y eliminar
1.2.3.1 Copiar el contenido de una celda o de un rango de celdas
Dentro de una hoja de cálculo es posible copiar el contenido de una celda o rango de celdas a otra
celda dentro de la misma hoja de cálculo, a otra hoja de cálculo o a otro libro.
Copiar celdas o rango de celdas
1. Seleccione las celdas que desea copiar.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, siga uno de los
procedimientos siguientes:
Para copiar celdas, haga clic en Copiar. Método
abreviado de teclado También puede presionar
CTRL+C.
En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar. Método abreviado de
teclado También puede presionar CTRL+V.
Para copiar una selección a otra hoja de cálculo o libro, repita el proceso anterior y haga clic en la
pestaña de otra hoja o pase a otro libro y, a continuación haga clic en pegar.
1.2.3.2 Herramientas de autocompletar y copiar
Autocompletar: Excel mantiene un listado de lo que se ha ingresado en cada columna. Cuando
empieza a ingresar datos en una nueva celda, Excel puede
ofrecerle completar su escritura. Por ejemplo, si está
ingresando una lista de nombres y direcciones, es muy
probable que muchas de ellas tengan la misma ciudad y
provincia y hasta la misma calle. Puede ahorrar una
cantidad de escritura si permite que Excel termine los nombres que se repiten. Cuando ingrese
información y quiera aceptar la sugerencia de autocompletar de Excel, puede pulsar Enter, TAB o
hacer clic en una celda diferente.
Copiar en celdas adyacentes: Para copiar un rango de celdas a otra posición, siempre que ésta
última sea adyacente a la sección a copiar, siga los siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas a copiar
2. Situar el puntero del mouse sobre la esquina inferior derecha de la celda seleccionada
hasta que el puntero del mouse se convierta en una cruz negra.
3. Pulsar el botón izquierdo del mouse y sin soltar arrastrar el mouse hasta la celda donde
quiere que se copie la información.
17 Derechos Reservados FaceIT
1.2.3.3 Mover el contenido de una celda o de un rango de celdas
Dentro de una hoja de cálculo es posible mover el contenido de una celda o rango de celdas a otra
celda dentro de la misma hoja de cálculo, a otra hoja de cálculo o a otro libro.
Mover celdas o rango de celdas
1. Seleccione las celdas que desea mover.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, siga uno de los
procedimientos siguientes:
Para mover celdas, haga clic en Cortar. Método
abreviado de teclado También puede presionar
CTRL+X
En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar. Método abreviado de
teclado También puede presionar CTRL+V.
Para mover una selección a otra hoja de cálculo o libro, repita el proceso anterior y haga clic en la
pestaña de otra hoja o pase a otro libro y, a continuación haga clic en pegar.
1.2.3.4 Eliminar el contenido de una celda
Para eliminar el contenido de una celda:
1. Selecciona la celda o rango de celdas que desea eliminar
2. En la ficha Inicio, grupo Modificar, haga clic en el botón borrar y seleccione Borrar todo. o
utilizando el teclado pulse la tecla Supr.
2
1 3
1
Texto copiado
18 Derechos Reservados FaceIT
UNIDAD No 1.3
TRABAJA CON HOJAS DE CÁLCULO
1.3.1 Filas y Columnas............................................................................. 19
1.3.2 Hojas de Cálculo ............................................................................. 22
19 Derechos Reservados FaceIT
1.3 TRABAJAR CON HOJAS DE CÁLCULO
1.3.1 Filas y Columnas
1.3.1.1 Seleccionar una fila y rango adyacentes de celdas
Para seleccionar una fila completa, haga clic sobre el rótulo de la fila, es decir, sobre el número de
la fila localizado en la parte izquierda de la pantalla.
Para seleccionar filas adyacentes, arrastre el puntero del mouse sobre los rótulos (números de las
filas) o seleccione la primera de ellas, y manteniendo pulsada la tecla MAYUS (SHIFT) pulse en la
última. Para las filas no adyacentes, seleccione la primera fila y mantenga pulsada la tecla CTRL
mientras selecciona las demás filas.
1.3.1.2 Seleccionar una columna y rangos adyacentes
Para seleccionar una columna completa, pulse en el rotulo
de la columna, es decir, sobre la letra que encabeza la
columna.
Para seleccionar columnas adyacentes, arrastre el puntero
del mouse sobre los rótulos de las columnas o seleccione
la primera de ellas, y manteniendo pulsada la tecla MAYUS
(SHIFT) pulse la última.
Para seleccionar columnas no adyacentes, seleccione la
primera columna y mantenga pulsada la tecla CTRL
mientras selecciona las demás columnas.
20 Derechos Reservados FaceIT
1.3.1.3 Insertar y eliminar filas y columnas
Insertar filas: Para insertar una sola
fila, seleccione toda la fila o una celda
de la fila encima de la cual desea
insertar la nueva fila. Para insertar
varias filas, seleccione las filas encima
de las cuales desea insertar las nuevas
filas. Seleccione el mismo número de
filas que desea insertar. Por ejemplo,
para insertar tres nuevas filas, debe
seleccionar tres filas y realice el siguiente procedimiento:
1. Haga clic con el botón secundario del mouse en las celdas seleccionadas y, a continuación,
haga clic en Insertar.
2. En el grupo Celdas de la pestaña Inicio, haga clic en la flecha debajo de Insertar y en Insertar
filas de hoja.
Insertar Columnas: Para insertar una única columna, seleccione la columna o una celda de la
columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en la que desea insertar la nueva
columna. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna B, haga clic
en una celda de la columna B y siga el siguiente proceso
1. Haga clic con el botón secundario del mouse en las celdas seleccionadas y, a continuación,
hacer clic en Insertar.
2. En el grupo Celdas de la pestaña Inicio, haga clic en la flecha situada debajo de Insertar y
en Insertar columnas de hoja.
Para eliminar filas y columnas, seleccione la fila o columna a eliminar y en el grupo Celdas de la
pestaña Inicio, haga clic en la flecha situada debajo de Eliminar y seleccione la opción que
requiera.
21 Derechos Reservados FaceIT
1.3.1.4 Modificar el ancho de columna y el alto de fila a un valor específico.
Establecer un ancho de columna específico
1. Seleccione la columna o columnas que desea
cambiar
2. En la pestaña Inicio, grupo Celdas haga clic en la
opción Formato.
3. En Tamaño de celda, haga clic en Ancho de
columna.
4. En el cuadro Ancho de columna, escriba el valor que
desee y haga clic en Aceptar.
Para establecer rápidamente el ancho de una sola columna,
haga clic con el botón secundario en la columna
seleccionada, haga clic en Ancho de columna y escriba el
valor que desea.
Para autoajustar automáticamente el acho de la columna al
contenido, repita los pasos del 1 y 2 del anterior proceso y
en tamaño de celda, seleccione autoajustar ancho de columna. Para ajustar rápidamente todas
las columnas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y haga doble clic en
cualquier borde entre dos encabezados de columnas.
Para establecer un alto de fila especifico, repita el mismo proceso que se realizó para establecer el
ancho de una columna, pero utilizando la opción de alto de fila. Para autoajustar la fila, utilice la
opción de autoajustar alto de fila.
1.3.1.5 Congelar y descongelar títulos de filas y columnas
Cuando se crea una hoja de cálculo en Excel, habitualmente la primera fila se utiliza para asignar el
título a las diferentes columnas que la componen y la primera columna a las filas. Si esta hoja de
cálculo tiene pocas filas o pocas columnas no hay problema, pero si son muchas la columna y/o fila
tiende a desaparecer de la vista. Excel tiene una opción de inmovilizar, que permite que las filas y
columnas que seleccionemos, permanezcan visibles.
Seleccione la pestaña
Vista, grupo ventana y
haga clic en inmovilizar,
se desplegará un menú
con tres opciones para
inmovilizar la primera
fila, la primera columna
o la primera fila y
primera columna.
22 Derechos Reservados FaceIT
1.3.2 Hojas de Cálculo
1.3.2.1 Alternar entre hojas de cálculo
Dentro de un libro de trabajo en Excel, existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3
hojas de cálculo. Para alternar entre distintas hojas de cálculo es posible hacerlo a través de las
etiquetas. En la figura siguiente se observa que existen 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es
decir la que se está observando la información, la hoja 1.
Si el número de hojas no cabe en la barra de etiquetas, Se debe hacer uso de los botones de la
izquierda, que se encuentran en la barra para visualizarlas así:
Para visualizar a partir de la Hoja1
Para visualizar la hoja anterior a la que estamos visualizando
Para visualizar la hoja siguiente a la que estamos visualizando
Para visualizar las últimas hojas.
Una vez visualizada la hoja a la que se quiere acceder, se debe hacer clic sobre la etiqueta de ésta.
Si todas las hojas de un libro caben en una ventana, los botones no tendrán efecto y sólo deberá
hacerse clic sobre la hoja a seleccionar.
1.3.2.2 Crear y eliminar una nueva hoja de cálculo
Existen diversas opciones para insertar una nueva hoja de
cálculo a un libro de Excel así:
A través de la cinta de opciones, seleccionar la pestaña
Inicio, grupo Celdas y hacer clic sobre Insertar, allí
seleccionar Insertar hoja. Puede utilizar el método abreviado
combinando las teclas MAYUS (SHIFT) Y F11.
Otra opción para insertar una nueva hoja es haciendo clic en
la pestaña que se encuentra en la barra de etiquetas así:
También se puede hacer clic derecho sobre la pestaña de la hoja activa en la barra de etiquetas y
hacer clic en la opción Insertar, se abrirá una ventana, donde se debe seleccionar Hoja de cálculo
y hacer clic en aceptar.
23 Derechos Reservados FaceIT
Para eliminar una hoja de cálculo, selecciónela y en el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en
la flecha situada junto al botón Eliminar, y a continuación Eliminar hoja.
1.3.2.3 Buenas prácticas al poner nombre a las hojas de cálculo
Cuando se trabajan con diferentes hojas de cálculo en un libro de Excel, es importante asignarles
un nombre para identificar el contenido de cada una. Por ejemplo si manejamos un libro para
gastos la primera hoja para manejar los gastos será Enero, la segunda “febrero” y así
sucesivamente. Algunas consideraciones a tener en cuenta:
1. La longitud máxima de las hojas es de 31 caracteres.
2. No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo
nombre.
1.3.2.4 Copiar, mover y cambiar el nombre de una hoja de
cálculo
Para mover una hoja de cálculo existen dos opciones:
1. Seleccione la hoja que desea Mover y con el clic derecho
del mouse, se abrirá un menú contextual, que le
permitirá elegir la opción “Mover o copiar”
Aparecerá un cuadro de dialogo que le permitirá elegir
la posición de ubicación donde quiera mover la hoja
seleccionada, y por ultimo haga clic en Aceptar.
2. Situarse sobre la etiqueta a mover, pulsar el botón izquierdo del mouse y arrástrelo hasta
la posición donde quiere ubicar la hoja.
24 Derechos Reservados FaceIT
Para copiar una hoja de cálculo puede utilizar la opción 1 explicada anteriormente. También puede
utilizar el método abreviado, situando la hoja a copiar, pulsando la tecla CTRL del teclado, y
manteniéndola pulsada, pulsar a la vez
el botón izquierdo del mouse sobre la
etiqueta de la hoja y arrastrarlo hasta la
posición donde copiar la hoja. La hoja copiada quedará con el mismo nombre seguido del número
(2).
Para cambiar el nombre de una hoja, es posible realizarlo de dos
formas:
1. Seleccionar la hoja a la que quiere cambiarle el nombre,
en la ficha Inicio, grupo Celdas, seleccionar la opción
Formato y allí seleccionar cambiar nombre de la hoja. La
etiqueta de la hoja se seleccionara para escribir el nuevo
nombre a asignar. Escriba el nuevo nombre y pulse
Enter.
2. El segundo método es más sencillo, consiste en hacer
doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta,
escribir el nuevo nombre y pulsar Enter.
25 Derechos Reservados FaceIT
UNIDAD No 1.4
FÓRMULAS Y FUNCIONES
1.4.1 Fórmulas Aritméticas ..................................................................... 26
1.4.2 Funciones ....................................................................................... 29
26 Derechos Reservados FaceIT
1.4 FÓRMULAS Y FUNCIONES
1.4.1 Fórmulas Aritméticas
1.4.1.1 Buenas prácticas al generar fórmulas
Las fórmulas en Excel son el medio por el cual se puede indicar a la herramienta la manera de
realizar un cálculo. Todas la fórmulas en Excel deben iniciar con el símbolo igual (=) o de lo
contrario Excel interpretará la fórmula como un simple texto.
Para ingresar una fórmula será suficiente con introducir el símbolo igual (=) en la barra de
fórmulas y Excel sabrá que se trata de una fórmula. Cuando se trabaja en Excel y más
concretamente cuando se hace uso de una fórmula, es recomendable referenciar a celda o
conjunto de celdas. Una referencia a celda es el conjunto de coordenadas que ocupa una celda en
una hoja de cálculo. Por ejemplo la referencia de la celda que aparece en la intersección de la
columna B y la fila 3 es B3. Para crear una fórmula con referencia a celda debe hacer lo siguiente:
1. Haga clic en la celda en la que desea escribir la fórmula
2. En la barra de fórmulas escriba el signo igual (=)
3. Seleccione la celda o rango de celdas de la misma hoja de cálculo.
a. La primera referencia de la celda es B6, que está en color azul y el rango de la celda tiene
un borde azul con esquinas cuadradas.
b. La segunda referencia de la celda es C6, que está en color verde y el rango de la celda
tiene un borde verde con esquinas cuadradas.
a b
27 Derechos Reservados FaceIT
1.4.1.2 Generar fórmulas utilizando referencia a celdas y operadores aritméticos
Las fórmulas aritméticas son las más comunes y combinan números, referencias de celda,
funciones y operadores aritméticos para
realizar cálculos matemáticos. La siguiente
tabla muestra los operadores aritméticos
de Excel son:
Aunque el porcentaje no es un operador
aritmético, Excel le da un tratamiento
como operador ya que al ingresar un
símbolo de porcentaje después de un
número provocará que Excel realice una
división entre 100 de manera automática.
1.4.1.3 Identificar valores de errores estándar relacionados con la creación de fórmulas
Cuando se introduce una fórmula en una celda, es posible que el resultado que arroje Excel sea un
error. Los siguientes son los errores más comunes:
1. #¿NOMBRE?: Excel no reconoce el texto de la fórmula.
2. #¡VALOR!: Cuando Excel detecta que se está realizando cálculos con tipos de datos
distintos entre sí, como datos numéricos, texto o fecha y hora.
3. #¡NUM!: Cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula.
4. #¡DIV/0!: Cuando se divide un número por 0
5. #¡REF!: Se produce cuando una referencia de celda no es válida.
6. #¡NULO!: Cuando se especifica una intersección de dos áreas que no intersectan.
7. #N/A: Cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
8. #####: Cuando el valor introducido o calculado en la celda es más grande que el ancho de
la columna.
28 Derechos Reservados FaceIT
1.4.1.4 Comprender y utilizar referencias relativas y absolutas
Referencia Relativa: De manera predetermina Excel utiliza referencias relativas al momento de
insertar una referencia de celda en una fórmula. Las referencias relativas son actualizadas
automáticamente por Excel al momento de copiar la fórmula a otra ubicación.
En el siguiente ejemplo se tiene una fórmula en la celda E6 que realiza la suma de varias celdas.
Al momento de copiar la fórmula una
celda hacia abajo, Excel modifica todas
las referencias agregando una fila a
todas ellas.
De esta manera se comprueba que
Excel actualiza las referencias de
celdas al momento de copiar una
fórmula. Estas referencias se conocen
como relativas porque serán
modificadas por Excel en relación con
la celda a donde se copie la fórmula.
Referencia absoluta: A diferencia de
las referencias relativas, las referencias
absolutas no se modifican aunque se
copie la fórmula a otras celdas. Para hacer que una referencia se convierta en absoluta se utiliza el
símbolo de moneda ($) anteponiéndolo a la columna y fila de la referencia.
Tomando el mismo ejemplo anterior, se convertirá la referencia a la celda A1 en una referencia
absoluta. Se Puede notar que es una
referencia absoluta porque está escrita
como $A$1. Toda las referencias has
sido modificadas agregando una fila,
pero la referencia a la celda A1 se
mantenido fija porque es la única
referencia absoluta en la fórmula.
Las referencias absolutas serán de
mucha ayuda cuando necesitamos indicar a Excel que considere siempre el valor de una misma
celda sin importar que la fórmula sea copiada a otra ubicación.
29 Derechos Reservados FaceIT
1.4.2 Funciones
1.4.2.1 Generar fórmulas utilizando las funciones de suma, promedio, mínimo, máximo y contar.
Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores,
realizado cálculos y devolviendo resultados.
Función suma: Suma todos los números que especifica como argumentos. Cada argumento puede
ser un rango, una referencia de celda, una matriz, una constante, una matriz, o el resultado de
otra función. Por ejemplo, SUMA(A1:A5) suma todos los números que están contenidos en las
celdas A1 hasta A5. Otro ejemplo, SUMA(A1; A3; A5) suma los números que están contenidos en
las celdas A1, A3 y A5
Se debe escribir en la barra de fórmulas la siguiente sintaxis:
=Suma (numero1, numero 2) o el rango de celdas a sumar así:
También es posible utilizar el botón autosuma del grupo
Modificar de la ficha Inicio.
Función Promedio: Devuelve el promedio (media aritmética)
de los argumentos. Por ejemplo, si el rango A1:A20 contiene
números, la fórmula =PROMEDIO (A1:A20) devuelve el
promedio de dichos números.
30 Derechos Reservados FaceIT
La sintaxis de la función PROMEDIO tiene los siguientes argumentos:
Promedio (número 1, número 2). Los argumentos pueden ser números o
nombres, rangos o referencias de celda que contengan números.
En este caso se obtendrá el promedio del rango de celdas incluido en la
fórmula.
Función Mínimo: La función mínimo devuelve el valor mínimo de un
conjunto de valores.
La sintaxis de la función mínimo es: MIN (número 1, número 2,) o rango de
valores.
Función Máximo: La función máximo devuelve el valor máximo de un
conjunto de valores.
La sintaxis de la función mínimo es: MAX (número 1, número 2,) o rango de
valores.
Función contar: La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que
contienen números y cuenta los números dentro de la lista de argumentos.
Use la función CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo
de número de un rango o matriz de números.
La sintaxis de la función contar es: =CONTAR(A1:A20)
31 Derechos Reservados FaceIT
1.4.2.2 Función lógica si con operadores de comparación =, <, >.
La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una condición
para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para tomar decisiones con
base al resultado obtenido en la prueba lógica.
La sintaxis de la función lógica SI es : =SI(prueba lógica, valor_si_verdadero, valor_si_falso)
En el siguiente ejemplo se explicará esta sintaxis. Existe una lista de alumnos con su calificación y
se requiere saber quiénes aprobaron o perdieron la materia. La función SI desplegaré un mensaje
de APROBADO si la calificación del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si
la calificación es menor a 60, así:
En el ejemplo anterior el argumento que sirve como prueba lógica son los datos contendidos en la
columna B, que es evaluado con respecto a la nota 60; para esto se utiliza el operador de
comparación mayor que (>).
32 Derechos Reservados FaceIT
UNIDAD No 1.5
FORMATO
1.5.1 Números y fechas ........................................................................... 33
1.5.2 Contenidos ..................................................................................... 35
1.5.3 Efectos de alineación y bordes ....................................................... 36
33 Derechos Reservados FaceIT
1.5 FORMATO
1.5.1 Números y fechas
1.5.1.1 Dar formato a cifras con número determinado de posiciones decimales
Para los números que ya estén escritos en una hoja de cálculo, puede aumentar o disminuir la
cantidad de posiciones que se muestran después del separador decimal mediante los botones
Aumentar decimales y Disminuir decimales.
En la cinta de opciones de la ficha Inicio, grupo número, dispone de una serie de botones para
modificar el formato de los números de forma más rápida. Haciendo clic en la casilla que se
encuentra en este grupo, podrá elegir los diferentes formatos para aplicar a los números:
Al aplicar distintos formatos de número, se
pueden mostrar los números como
porcentajes, fechas, monedas, etc.
Haciendo clic en el botón podrá dar
formato con separación de miles a las celdas
que contengan números. Para agregar o disminuir números decimales utilice los botones
1.5.1.2 Asignar formato de fechas y formato de moneda.
Formato Fecha: Para asignar formato de fecha, en el grupo números de la ficha Inicio, haga clic en
la flecha hacia abajo para desplegar las distintas opciones de formato y seleccione el formato de
fecha (cuadro en rojo de la siguiente figura). Cuando escriba la fecha en la celda, la información
de fecha aparecerá el formato establecido así:
34 Derechos Reservados FaceIT
Formato Moneda: Para asignar formato de Moneda, en el grupo números de la ficha Inicio, haga
clic en la flecha hacia abajo para desplegar las distintas opciones de formato y seleccione el
formato de Moneda (cuadro en rojo de la siguiente figura). Cuando escriba los valores en la celda,
la información aparecerá el formato establecido así:
1.5.1.3 Asignar formato de porcentajes
Para asignar formato de porcentaje a una celda,
utilice el botón porcentaje del grupo número,
ficha Inicio. Este formato multiplica el número por
100 y le agrega el símbolo %.
35 Derechos Reservados FaceIT
1.5.2 Contenidos
1.5.2.1 Cambiar la apariencia del contenido de una celda: Tamaño y tipo de fuente
Excel permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo, modificando la fuente, el
tamaño, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos, se puede
acceder a través de la cinta de opciones o a través del cuadro de dialogo así:
En la ficha Inicio, haga clic en la flecha que se encuentra en el borde inferior izquierdo del grupo
Fuente:
Se abrirá el siguiente cuadro de dialogo, con
la pestaña Fuente activa. En este cuadro
puede seleccionar el tipo de fuente, tamaño
y color. Después de seleccionar estos
elementos haga clic en Aceptar.
Otro método es realizar la modificación a
través del grupo Fuente, ficha Inicio, en los
siguientes botones:
1.5.2.2 Aplicar las opciones de estilo de fuente de negrita, cursiva y subrayado y doble subrayado
al contenido de una celda.
En la cinta de opciones, ficha Inicio, grupo Fuente, se encuentran los siguientes botones:
Seleccione la celda o rango de celdas y aplique la opción
que desee. Para aplicar doble subrayado puede hacer clic
en la flecha de la opción subrayado y seleccionar el tipo
de subrayado que necesita.
36 Derechos Reservados FaceIT
1.5.2.3 Aplicar diferentes colores al contenido y al fondo de una celda
Color de texto: En el grupo Fuente de la ficha Inicio, se encuentra el
botón para modificar el color del contenido en una celda o
rango de celdas.
Seleccione las celdas o rango de celdas, luego haga clic en la flecha
que se encuentra a la derecha del botón, para desplegar el listado de
posibles colores que se puede utilizar y seleccione un color.
Color de fondo: En el grupo Fuente de la ficha Inicio, se encuentra
el botón para modificar el color del contenido en una
celda o rango de celdas.
Seleccione las celdas o rango de celdas, luego haga clic en la flecha
que se encuentra a la derecha del botón, para desplegar el listado
de posibles colores que se puede utilizar y seleccione un color.
1.5.2.4 Copiar formatos entre celdas o rango de celdas
Para copiar un formato de una celda determinada a otra celda o grupo de celdas haga lo
siguiente:
1. Seleccione la celda con el formato a copiar
2. Haga clic en el botón Copiar formato del grupo portapapeles de la ficha
Inicio.
3. Haga clic en el botón izquierdo del mouse y arrastre el puntero sobre la
celda o grupo de celdas donde quiere aplicar el formato. Suelte el
mouse cuando haya terminado de aplicar el formato.
1.5.3 Efectos de alineación y bordes
1.5.3.1 Aplicar ajustes de texto a los contenidos de una celda o rango de celdas
Es posible asignar formato al contenido de las celdas a fin de que el texto incluido se ajuste a las
propiedades de la celda. Los pasos son los siguientes:
37 Derechos Reservados FaceIT
1. Seleccionar la celda o rango de celdas
que se desea ajustar
2. Hacer clic en la flecha inferior del
grupo Alineación, ficha Inicio.
3. Se despliega un cuadro de dialogo que
permite elegir la opción deseada de
ajuste así:
Ajustar texto: Para que el contenido
de la celda se adecue al tamaño de la
misma en el caso de que dicho
contenido supere el espacio de la
misma.
Reducir hasta ajustar: Cambia el
tamaño de los datos de la celda,
reduciéndolo hasta adaptarlo al
tamaño de esta.
Combinar celdas: Como indica su nombre combina y a la vez centra las celdas
seleccionadas en una única celda.
1.5.3.2 Alinear el contenido de una celda vertical u horizontalmente
Se puede asignar formato a las
entradas de las celdas a fin de que los
datos queden alineados u orientados
de una forma determinada. Para
cambiar la alineación de los datos de
una hoja de cálculo, seguir los
siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas al
cual se quiere modificar la
alineación.
2. Haga clic en la flecha que se
encuentra al pie de la sección
Alineación.
3. Se desplegará el cuadro Formato
de celdas. Eleegir las opciones
deseadas y haga clic en aceptar.
38 Derechos Reservados FaceIT
1.5.3.3 Combinar celdas y centrar un título en una celda combinada
Cuando combina dos o más celdas horizontales o verticales adyacentes, las celdas se convierten en
una celda más grande que abarca varias columnas o filas.
Para Combinar y centrar celdas adyacentes:
1. Seleccione las celdas adyacentes que desee combinar.
2. Compruebe que los datos que desea ver en la celda combinada se encuentren en la celda
superior izquierda del rango seleccionado. Únicamente los datos de la celda superior
izquierda permanecerán en la celda combinada. Los datos de todas las demás celdas del
rango seleccionado se eliminarán.
3. En el grupo Alineación de la ficha Inicio, haga
clic en Combinar y centrar.
Para cambiar la alineación del texto de la celda
combinada, seleccione la celda y haga clic en
cualquier botón de alineación del grupo Alineación
de la pestaña Inicio. Por ejemplo para centrar un título, haga clic en el botón
1.5.3.4 Añadir bordes a una celda o rango de celdas: Líneas y colores
Bordes: En una hoja de cálculo, seleccione la celda o el rango de celdas al que desea agregar un
borde, cambiar el estilo de borde o del que desea quitar un borde.
En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para aplicar un estilo de borde nuevo o distinto, haga clic en la flecha que aparece junto a Bordes
y haga clic en un estilo de borde. También puede elegir el color de la línea del borde que
desea aplicar, haciendo clic en la flecha que
aparece a la derecha del botón.
También es posible modificar el borde
haciendo clic en la flecha que está en la
parte inferior izquierda del grupo Fuente, se
desplegará el cuadro de dialogo siguiente,
donde podrá seleccionar el tipo de borde
que desea aplicar a la celda o rango de
celdas, a través de la opción Estilo.
En la opción Color podrá seleccionar el color
que desea aplicar al borde seleccionado.
39 Derechos Reservados FaceIT
UNIDAD No 1.6
GRÁFICOS
1.6.1 Creación de gráficos ....................................................................... 40
1.6.2 Editar ............................................................................................. 42
40 Derechos Reservados FaceIT
1.6 GRÁFICOS
1.6.1 Creación de gráficos
1.6.1.1 Crear diferentes tipos de gráficos basados en datos de una hoja de cálculo
Para insertar un gráfico hay varias opciones, pero se utilizará el grupo gráficos de la pestaña
Insertar.
Para hacer un gráfico, es recomendable que tenga seleccionado el rango de celdas que contiene la
información a graficar. De esta forma Excel podrá generarlo de manera automática. En caso
contrario el gráfico se mostrará blanco o no se creará debido
a la inconsistencia de datos.
Si hace clic en cada una de las opciones que le proporciona
Excel en el grupo Gráficos, encontrará diversos tipos en
cada una de las opciones.
Para insertar un tipo de este gráfico solo debe hacer clic en
la flecha que tiene cada opción del grupo gráficos. Por
ejemplo si se quiere insertar un gráfico tipo Columna,
aparecerán las diferentes opciones (figura de la derecha)
Puede seleccionar uno y automáticamente se generará el
gráfico. Recuerde seleccionar los datos antes del este paso.
1.6.1.2 Seleccionar un gráfico
Para seleccionar un gráfico, debe hacer clic sobre el mismo gráfico y quedará seleccionado. Un
recuadro sombreado, rodeará el grafico y adicionalmente la ficha herramientas de gráficos se
habilitará en la parte superior de la cinta de opciones, así:
41 Derechos Reservados FaceIT
1.6.1.3 Cambiar el tipo de gráfico
Cuando tiene un gráfico elaborado y desea cambiar el tipo de gráfico
el proceso a seguir es:
En el grupo Tipo de la ficha Diseño de ficha Herramientas de gráficos
haga clic en Cambiar tipo de gráfico.
Se abrirá un cuadro de dialogo que le permitirá seleccionar otro tipo de gráfico (primer cuadro) y
utilizar un gráfico del segundo cuadro. Selecciónelo y haga clic en Aceptar.
42 Derechos Reservados FaceIT
1.6.1.4 Desplazar, cambiar el tamaño y eliminar un gráfico
Modificar la posición de un gráfico: Excel le permite decidir la posición del gráfico en
el documento. Además establecer el tamaño y moverlo por la hoja de cálculo para
establecer su ubicación. Para esto haga clic en el botón Mover Gráfico de la pestaña
Diseño. Se abrirá el siguiente cuadro donde podrá seleccionar la ubicación así:
Modificar el tamaño de un gráfico: Seleccione el gráfico y en la ficha
Formato, grupo Tamaño, modifique la información de alto y ancho del
gráfico.
Eliminar un gráfico: Seleccione el gráfico pulse la tecla Supr.
1.6.2 Editar
1.6.2.1 Añadir, eliminar y modificar el título de un gráfico
Agregar un título a un gráfico: Haga clic en el gráfico al que desea agregar el título, de este modo
se muestran las herramientas de gráficos y se agregan las fichas Diseño, presentación y formato.
1. En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en título de gráfico.
2. Haga clic en título superpuesto, centrado o encima del gráfico
3. En el cuadro de texto “Título de gráfico “que aparece en el gráfico, escriba el texto que
desee.
Hoja diferente a la
hoja donde están
los datos
Mover el gráfico a
una hoja existente
43 Derechos Reservados FaceIT
Modificar el título: Haga clic sobre el título y a
continuación escriba el nuevo texto dentro de la
barra de fórmulas y Pulse Enter. Desde el menú
contextual haciendo clic derecho sobre el título del
gráfico y a continuación seleccionar la opción editar
Texto. Para eliminar un título, selecciónelo y pulse
la tecla Supr.
1.6.2.2 Añadir etiquetas de datos a un gráfico Valores, números y porcentajes
En un gráfico, siga los siguientes procedimientos:
Para agregar una etiqueta de datos a todos los
puntos de datos de todas las series de datos, haga
clic en el área del gráfico.
Posterior a esto, se mostrarán las Herramientas de
gráficos con las fichas Diseño, Presentación y
Formato. En la ficha Presentación, en el grupo
Etiquetas, haga clic en Etiquetas de datos y, a
continuación, haga clic en la opción de presentación
que desee.
Para mostrar porcentaje, seleccione la opción Más
opciones de la etiqueta de datos, seleccione
número y en categoría la opción Porcentaje.
1.6.2.3 Cambiar el color de fondo de un gráfico y el color de la leyenda
Color de fondo: seleccione el gráfico y a continuación en la ficha
Formato, grupo Estilos, haga clic en la flecha hacia debajo de la
opción relleno de forma y seleccione el color que desea para el
fondo del gráfico.
Color de la leyenda: Para modificar las opciones de la leyenda
como color de fondo, estilo, borde, etc. Seleccione la ficha
presentación, grupo etiquetas, haga clic en la flecha hacia abajo
y haga clic en más opciones de leyenda, en la ventana formato
de leyenda, realice los ajustes correspondientes y haga clic en
Aceptar.
44 Derechos Reservados FaceIT
1.6.2.4 Cambiar el color de fondo de una columna, barra, línea o área de gráfico.
Puede dar formato a las distintos elementos de un gráfico, como el área de gráfico, el área de
trazado, las series de datos, los ejes, los títulos, etc.
En un gráfico, haga clic en el elemento del gráfico al que desea dar formato (ejemplo: Columna,
barra, línea), haga clic derecho, seleccione del menú contextual, formato de punto de datos y
cambie el color en la opción relleno.
Si es más de un elemento al que desea modificar el formato realice el siguiente proceso:
1. Haga clic en el gráfico.
2. Seleccione la ficha Formato, grupo
selección actual, haga clic en la flecha
situada junto al cuadro y a continuación
seleccione el elemento al que desea
modificar el formato, realice los ajustes y
haga clic en aplicar formato a la selección.
1.6.2.5 Modificar el tamaño de letra, el color del título del gráfico, los ejes del gráfico y la leyenda.
Para modificar la fuente, tamaño y color de cada uno de los elementos del gráfico, puede hacerlo
seleccionando el elemento a modificar y con clic derecho abrir menú contextual, luego seleccionar
formato de título, o formato de leyenda o formato de gráfico; de acuerdo al elemento que esté
modificando y cambiar las opciones que requiera.
45 Derechos Reservados FaceIT
UNIDAD No 1.7
PREPARACIÓN DEL PROCESO DE SALIDA
1.7.1 Preparación .................................................................................... 46
1.7.2 Revisar e imprimir .......................................................................... 48
46 Derechos Reservados FaceIT
1.7 PREPARACIÓN DEL PROCESO DE SALIDA
1.7.1 Preparación
1.7.1.1 Cambiar los márgenes de la hoja de cálculo
Para cambiar las márgenes en una hoja de cálculo, ingrese a través de la ficha Diseño de página,
en el grupo Configurar página, y en la opción Márgenes, seleccione márgenes personalizadas, allí
se desplegará el siguiente cuadro, donde podrá incluir las márgenes superior, inferior, izquierda y
derecho.
1.7.1.2 Cambiar orientación de la página y tamaño de papel
Se puede elegir entre orientación vertical u horizontal para toda la hoja de cálculo o parte de la
misma.
En la ficha Diseño de página, en el grupo
Configurar página. Haga clic en Orientación.
Para modificar el tamaño del papel de un
documento, haga clic en la ficha Diseño de
página, en el grupo Configurar página y clic
en Tamaño, allí puede seleccionar los
diferentes tamaños de papel.
47 Derechos Reservados FaceIT
1.7.1.3 Cambiar el formato de página para ajustar el contenido de una hoja a un número
específico de páginas
Si la hoja de cálculo tiene muchas columnas, puede usar las opciones de Ajustar al área de
impresión para reducir el tamaño de la hoja de cálculo de forma que se ajuste mejor a la página
impresa.
En la barra de estado, haga clic en el botón
Diseño de página para cambiar de la vista Normal
a la vista Diseño de página.
En el cuadro Ancho del grupo Ajustar al área de impresión, seleccione 1 página y, en el cuadro
Alto, seleccione Automático. Ahora las columnas aparecerán en una página, pero las filas pueden
extenderse a más de una página.
Para imprimir la hoja de cálculo en sólo una página, en el cuadro Alto, seleccione 1 página en lugar
de Automático. Sin embargo, si lo hace, la copia impresa resultante puede ser difícil de leer,
porque Excel reduce los datos para que se ajusten a una página. Para ver la escala utilizada, vea el
número del cuadro Escala. Si es un número bajo, es posible que necesite realizar más ajustes antes
de imprimir. Por ejemplo, puede que tenga que cambiar la orientación de la página de vertical a
horizontal o utilizar un tamaño de papel más grande.
1.7.1.4 Añadir, modificar y eliminar textos en el encabezado y pie de página
Los encabezados y pies de página son áreas de los
márgenes superior, inferior y laterales de cada página de
una hoja de cálculo. En los encabezados y pies de página
puede insertar texto o gráficos, o bien cambiarlos. Por
ejemplo, puede agregar números de página, la hora y la
fecha, un logotipo de su organización, el título del documento, el nombre del archivo o el nombre
del autor.
Para insertar textos en el encabezado o pie de página en toda una hoja de cálculo haga lo
siguiente:
1. En el grupo Encabezado y pie de página de la ficha Insertar, haga clic en Encabezado o
en Pie de página
48 Derechos Reservados FaceIT
2. Escriba el texto que desea que aparezca.
Para Editar repita el paso 1. Y escriba el nuevo texto.
Para eliminar un pie de página o encabezado de página repita el paso 1, seleccione el texto
y pulse la tecla Supr.
1.7.1.5 Insertar y eliminar campos en el encabezado y pie de página: Numeración de páginas,
fecha, hora, nombre del archivo y nombre de la hoja de cálculo.
Es posible agregar campos específicos en el encabezado y pie de página que serán actualizados de
manera automática por Excel. Algunos de los campos son:
Número de página, fecha y hora, nombre del archivo, nombre de la hoja: Para insertar estos
campos en los encabezados y pie de página, realice el proceso de insertar texto en un encabezado
o pie de página, explicado en el numeral 1.7.1.4. y haga clic en el botón que tenga la información
a insertar, del grupo Insertar de la ficha Herramientas para encabezado y pie de página.
1.7.2 Revisar e imprimir
1.7.2.1 Revisar y corregir los cálculos y el texto de la hoja de cálculo.
En la pestaña Formulas, grupo auditoría de fórmulas, existen herramientas para rastrear, quitar,
comprobar, evaluar, e inspeccionar las formulas.
1. Rastrear Precedentes: Muestran flechas que indican que afectan el valor de la celda
seleccionada.
2. Rastrear Dependientes: Muestran flechas que indiquen las celdas afectadas por la celda
seleccionada.
3. Quitar Flechas: Quita las flechas insertadas del resultado de rastrear precedentes y
pendientes.
4. Mostrar Formulas: Muestra la fórmula utilizada en cada celda en vez del valor resultante.
49 Derechos Reservados FaceIT
5. Comprobación de Errores: Busca errores comunes en las celdas, y rastrea las celdas que
tengan este error.
6. Evaluar Formula: Evalúa la fórmula de manera individual o parte por parte para depurar el
proceso.
7. Ventana de Inspección: Supervisa los valores de las celdas seleccionadas al tiempo que las
muestra en una celda contigua.
1.7.2.2 Mostrar u ocultar las líneas divisoras de la hoja de cálculo y encabezados de filas y
columnas para procesos de impresión
Líneas de división: En una hoja de cálculo, las líneas de división de las celdas se muestran de forma
predeterminada, pero se pueden mostrar u ocultar según sea necesario. El proceso a seguir es:
1. Seleccione la hoja de cálculo
2. En la ficha Vista, grupo Mostrar, active o desactive la casilla de verificación Líneas de
división, para mostrar u ocultar las líneas de división.
Encabezado de filas y columnas: Para que las filas y las columnas sean más fáciles de identificar en
una copia impresa de una hoja de cálculo, pude incluir sus encabezados de filas y de columnas.
Los siguientes son los pasos:
Seleccione la hoja de cálculo u hojas de cálculo
En la ficha Diseño de página, grupo Opciones de la hoja, active la casilla de verificación Imprimir,
que está bajo títulos.
1.7.2.3 Aplicar la opción de repetir automáticamente el título de las filas en cada una de las
páginas a imprimir de la hoja de cálculo
En el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página haga clic en Imprimir títulos.
50 Derechos Reservados FaceIT
Se desplegará el cuadro Configurar página, en la pestaña Hoja. Realice el siguiente
procedimiento:
En el cuadro Repetir filas en extremo superior, escriba la referencia de las filas que
contienen los títulos de columna.
En el cuadro Repetir columnas a la izquierda, escriba la referencia de las columnas que
contienen los etiquetas de fila.
1.7.2.4 Vista preliminar de una hoja de cálculo
En Excel, es fácil obtener una vista preliminar del
aspecto que tendrá el diseño al imprimirse sin
necesidad de imprimirlo realmente. La imagen de
impresión que se muestra en la pantalla se
denomina "vista preliminar”. La vista preliminar se
puede mostrar aunque no haya una impresora
conectada al equipo.
Para ver la vista preliminar:
1. haga clic en la ficha Archivo y, a
continuación, haga clic en Imprimir.
2. Aparecerá una vista preliminar de la hoja
de cálculo automáticamente. Para ver
cada página, haga clic en las flechas que
aparecen bajo la vista preliminar.
1.7.2.5 Imprimir un rango de celdas, una hoja de cálculo completa con un número determinado de
copias, un libro completo o un gráfico.
Para establecer un área de
impresión seleccione las celdas que
desea definir como área de
impresión. En la ficha Diseño de
página, grupo configurar página,
haga clic en área de impresión y a
continuación haga clic en
establecer área de impresión.
51 Derechos Reservados FaceIT
Puede imprimir todo o parte de la hoja de cálculo. Las opciones para elegir qué parte de la hoja de
cálculo va a imprimir se pueden encontrar en la ficha archivo, opción Imprimir. En Configuración,
aparecerán las siguientes opciones:
El número de copias lo puede seleccionar en la parte superior en la opción copias:
Para imprimir un gráfico, selecciónelo y repita el proceso de ficha archivo, opción Imprimir y
seleccione imprima el grafico seleccionado.