GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE ACOGIDASIGUALITARIAS Y EFICACES

ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE ACOGIDA

¿QUÉ ES LA GUÍA?..................................................5

¿PARA QUÉ SIRVE ESTA GUÍA? ..............................6

¿CÓMO UTILIZAR LA GUÍA?...................................7

ORIENTACIONES PARA CADA MÓDULO .............10

1 - Presentación de la empresa ........................10

2 - Aspectos sociolaborales ...............................11

3 - Sistema de calidad .......................................13

4 - Gestión de la prevención.............................14

5 - Sistema de gestión ambiental.....................15

6 - Sistema de mejora continua........................16

7 - Políticas de igualdad de oportunidades

de hombres y mujeres .................................17

8 - Sistemas de información..............................18

9 - Prácticas de gestión de personas ................19

10 - Dónde encontrar más información.............20

¿QUÉ ES LA GUÍA?

Esta Guía es una herramienta para laelaboración del Manual de Acogidapara tu empresa.

Se utiliza para explicar lo esencial dela empresa y deberá acompañarse deotra documentación específica delpuesto de trabajo al que accede la per-sona recién incorporada.

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¿PARA QUÉ SIRVE ESTA GUÍA?

El Manual de Acogida, una vez ela-borado, permite la incorporación efi-caz de las nuevas contrataciones dela empresa aportando a estas perso-nas los conocimientos necesarios so-bre la constitución de la empresa, sufuncionamiento, las relaciones inter-personales, etc…

Cada uno de los contenidos está pre-sentado con un enfoque transversaldesde la perspectiva de género quefavorece la inserción, permanencia ypromoción de las mujeres en entor-nos laborales donde están poco repre-sentadas.

Los principales objetivos de una acogi-da igualitaria y eficaz son los siguientes:

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• Que la persona esté adaptada alpuesto y con un rendimiento ópti-mo en el menor tiempo posible.

• Que la persona adquiera el mayorconocimiento de la empresa (clien-tes, productos, servicios, etc.).

• Que la persona se implique, desdeel principio, en un proyecto común,siendo rentable para la empresa yaportando el máximo nivel de cono-

cimientos, habilidades y actitudes.

¿CÓMO UTILIZAR LA GUÍA?

La Guía nos permite elaborar un Ma-nual de Acogida más completo o deforma más simplificada a través de dosentradas:

Descargar Manual (versión reducida)Descargar Manual (versión completa)

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Cada una de estas versiones contienelos siguientes materiales:

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1 Documento de soporte para ela-borar el Manual de Acogida. Es la ba-se del material para elaborar el Ma-nual de Acogida. Contiene lasindicaciones para elaborarlo así comolas plantillas para llevarlo a cabo.

2 Actividades del proceso de acogi-da. Muestra una secuencia de las ac-tividades que debieran realizarse enun proceso de acogida y asigna paracada una de ellas una responsabilidadestándar dentro de la empresa.

3 Plan de formación de acogida yevaluación de competencias. Muestraun modelo en el que plasmar las ac-tividades de formación de la acogiday su seguimiento.

4 Herramientas de Evaluación: Cues-tionario de satisfacción. Se trata de unmodelo para que la persona incorpo-rada evalúe la acogida recibida, trans-currido un cierto plazo de tiempo.

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Pinchando en cada una de las entradas des-cargamos el documento de que se trate.

Para elaborar el Manual de Acogidapartiremos del documento que se ob-tiene al clickear en la entrada Docu-mento de soporte para elaborar elManual de Acogida.

En este documento las páginas estándiferenciadas con diferentes coloressegún su finalidad en el proceso deelaboración del Manual:

• blanco para las instrucciones de ela-boración del Manual (vienen con laindicación de “eliminar de la versióndefinitiva”),

• verde para las plantillas que son deuso recomendado, pero que debenser personalizadas (se añadirá el lo-go, foto o texto necesario),

• amarillo para las plantillas de uso re-comendado y que pueden ser utili-zadas tal y como están redactadas(se pueden dejar como están o per-sonalizarlas),

• naranja para las plantillas que sonopcionales, bien con contenidos yadirectamente utilizables o que de-ben ser personalizados.

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ORIENTACIONES PARA CADA MÓDULO

1 Presentación de la empresa

En este módulo presentamos nuestraempresa. Nos pueden servir para ellootras presentaciones de las que ya dis-pongamos: catálogos genéricos, presen-cia en Internet, catálogos de producto,etc. No debemos olvidar que es impor-tante mantener una coherencia entrela imagen externa y la imagen interna.

Este módulo se compone de los si-guientes contenidos:

• Misión, visión y valores.

• Organigrama de la empresa.

• Breve presentación didáctica de laslíneas estratégicas actuales de la em-presa.

• Breve historia de la empresa.

• Gráficos con información sobre laclientela principal y sobre los pro-ductos o servicios que se generanen la empresa.

• Información básica sobre las tecnolo-gías que utilizamos en la empresa.

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2 Aspectos sociolaborales

En este apartado se deben comentaralgunos aspectos referidos al marco derelaciones sociolaborales que tenemosen nuestra empresa. Por lo tanto, espreciso explicar las normativas internasque nos regulan y que deberán estarrecogidas en el convenio de aplicación.Especialmente debemos explicar:

• El sistema de control de presencia.

• El calendario de trabajo y la norma-tiva referente al mismo.

• El funcionamiento del servicio mé-dico: prestaciones socio-sanitarias ysalud laboral en general.

• Cómo es una nómina y los concep-tos que contiene.

• Normas de convivencia básicas re-feridas, por ejemplo, al tabaco, altrato igualitario entre mujeres yhombres o al cuidado de las insta-laciones, entre otras cosas. Debenadaptarse a la casuística específicade cada empresa.

• Prestaciones sociales de la empre-

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sa, si fueran relevantes, y activida-des en materia de responsabilidadsocial corporativa.

• Normativa que la empresa pudieraaportar en materia de conciliaciónde la vida personal y laboral.

En la medida en que nuestra empre-sa trabaje de acuerdo con un sistemade gestión, éste debe explicarse al me-nos en lo básico en el Manual de Aco-gida. Habitualmente suele denomi-narse “sistema integrado de gestión”a la convergencia de los tres sistemas

clásicos –calidad, medio ambiente yprevención– aunque en este casoañadimos aquí el referido a la mejo-ra continua y a la política de igual-dad de hombres y mujeres por enten-der que pueden funcionar bajoparámetros similares.

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Es preciso considerar que si nuestra empresa está

certificada de acuerdo con alguno de los referenciales

habituales (calidad, prevención o medioambiente,

por ejemplo), esta guía de acogida debiera recoger

sus requerimientos de forma obligatoria.

3 Sistema de calidad

En este módulo debemos incluir:

• La política y estrategia de calidad dela empresa.

• El mapa de los procesos, si nuestraempresa trabaja con este enfoque,

indicando las personas propietariasde los mismos.

• Una descripción básica del sistemadocumental que requiere la calidad.

• Algún ejemplo de procedimiento ti-po y de documentos requeridos entorno al mismo.

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4 Gestión de la prevención

Este apartado es uno de los más im-portantes. En el Manual se trata derealizar una descripción general delsistema de prevención con el fin deque la persona incorporada:

Tome conciencia de que la prevenciónes una actividad básica del día a díay se dé cuenta de que compete a to-das las personas llevarla a cabo.

Los contenidos de este módulo:

• La política de seguridad y salud la-boral de la empresa.

• El mapa de todos los riesgos de laempresa, con el fin de mostrar unavisión general, a la que seguirá,cuando se presente el puesto de tra-bajo concreto, los riesgos específi-cos y las medidas ante los mismos.

• Una relación de los derechos y obli-gaciones de la persona respecto a laprevención dentro de la empresa.

• Una breve descripción de cómo es-tá organizada la prevención en laempresa. Incluirá siempre la identi-ficación de las personas que desem-peñan roles específicos.

5 Sistema de gestión ambiental

Este apartado debe considerarse re-comendable para todas las empresas,pero especialmente para aquellas queestén certificadas. Conviene recordarque los requerimientos de formación,divulgación y sensibilización son im-portantes dentro de este modelo degestión.

Así pues, en este módulo debemosincluir:

• La política de gestión ambiental dela empresa.

• El mapa de los principales aspectosambientales y su tratamiento (im-pacto, residuos, emisiones, etc).

• En el caso de empresas certificadas,algún ejemplo de procedimiento ti-po y de documentos requeridos entorno al mismo.

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6 Sistema de mejora continua

Conviene mostrar dos tipos de contenidos:

• Un mensaje general destinado aconcienciar y explicar el porqué de

trabajar con la mejora continua y có-mo es responsabilidad de todas laspersonas.

• La operativa concreta que describecómo la persona debe actuar respec-to a la mejora continua.

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7 Políticas de igualdad de oportu-nidades de hombres y mujeres

El contenido de este módulo es una no-vedad en los manuales habituales, sinembargo viene refrendado por la ac-tual Ley 4/2005, de 18 de febrero, pa-ra la igualdad de mujeres y hombresaprobada por el Parlamento Vasco.

En este sentido, trata de ser uno delos apartados más importantes del Ma-nual ya que supone integrar en la or-ganización, sistemas y formas de tra-

bajo dirigidas a mujeres y hombres afin de que, no sólo eviten posibles si-tuaciones de discriminación por razónde sexo, sino que garanticen y fomen-ten la igualdad real y efectiva de sustrabajadoras y trabajadores.

Conviene mostrar un tipo de mensa-je abierto y claro en donde:

• Tanto los trabajadores como las tra-bajadoras, tomen conciencia de porqué trabajar desde la perspectiva dela igualdad en el trato es importan-te para el clima laboral y para la

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competitividad de la organización.Por ello, es responsabilidad de to-das las personas de la empresa quetal principio se cumpla.

• La empresa exprese claramente enqué compromisos y actuaciones sematerializa la política de igualdad,haciendo un seguimiento de la mis-ma y dotándola de los recursos ne-cesarios.

8 Sistemas de información

Este apartado incluye orientaciones so-bre los sistemas de información de laempresa. Cada vez más la informaciónse convierte en uno de los recursos másimportantes y cada vez más asistimosa su progresiva digitalización.

La guía muestra una serie de conte-nidos estándar que deberán ser ade-cuados al caso de cada empresa enparticular.

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9 Prácticas de gestión de personas

Entre otros contenidos hay que incluir:

• Cómo se accede a las actividades deformación.

• Cómo se accede a puestos median-te promoción interna.

• Cuál es el sistema de evaluación de

las personas.

• Una explicación básica sobre el sis-tema retributivo, según sea habitualen la empresa.

• Cómo se comparte el conocimien-to y cómo se accede a informaciónútil para la actividad diaria, median-te el acceso a personas expertas oa documentación de referencia.

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10 Dónde encontrar más información

Este apartado indica otras fuentes deinformación útiles para comprender

mejor aspectos importantes de nuestraempresa. No sólo deberá incluirse do-cumentación de consulta sino tambiénpersonas que pueden resolver dudas.