Post on 04-Aug-2015
INDICADORESINDICADORES
ConceptoConcepto
Características que debe reunir un indicadorCaracterísticas que debe reunir un indicador
Aspectos a considerar en su formulaciónAspectos a considerar en su formulación
Niveles de aplicaciónNiveles de aplicación
Dimensiones a evaluar por medio de Dimensiones a evaluar por medio de
indicadoresindicadores
Indicadores financierosIndicadores financieros
Indicadores de gestiónIndicadores de gestión
EL USO DE LOS INDICADORES EN LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA OBEDECE A LA NECESIDAD DE CONTAR CON UN INSTRUMENTO
QUE PERMITA ESTABLECER EL MARCO DE REFERENCIA PARA EVALUAR LOS RESULTADOS DE LA GESTION DE UNA
ORGANIZACIÓN
EN ESTE SENTIDO, APORTA ELEMENTOS SUSTANCIALES PARA PROMOVER LA MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS, BIENES Y SERVICIOS, EL EMPLEO PUNTUAL DE SUS RECURSOS Y ABRE LA
POSIBILIDAD DE INSTRUMENTAR LOS CAMBIOS NECESARIOS PARA LOGRAR EL CUMPLIMIENTO DE SU OBJETO
INTRODUCCIONINTRODUCCION
Un indicador es una estadística simple o compuesta que refleja algún rasgo importante de un sistema dentro de un contexto de interpretación
Es una relación cuantitativa entre dos cantidades que corresponden a un mismo proceso o procesos diferentes. Por sí solos no son relevantes, adquieren importancia cuando se les compara con otros de la misma naturaleza
Un indicador pretende caracterizar el éxito o la efectividad de un sistema, programa u organización, sirviendo como una medida aproximada de algún componente o de la relación entre componentes
ConceptoConcepto
Un sistema de indicadores permite hacer comparaciones, elaborar juicios, analizar tendencias y predecir cambios. Puede medir el desempeño de un individuo, de un sistema y sus niveles, de una organización, el comportamiento de un contexto, el costo y la calidad de los insumos, la efectividad de los procesos, la relevancia de los bienes y servicios producidos en relación con necesidades específicas
Es conveniente contar con varios indicadores para garantizar la exactitud de la medición. Por cada aspecto que se evalúa es recomendable definir un máximo de 15 a 20 indicadores
ConceptoConcepto
Ser relevante o útil para la toma de decisiones
Factible de medir
Fácil de conducir información de una parte a otra
Altamente discriminativo
Verificable
Libre de sesgo estadístico o personal
Aceptado por la organización
Justificable en relación a su costo-beneficio
Fácil de interpretar
Utilizable con otros indicadores
Precisión matemática en los indicadores cuantitativos
Características que debe reunir un Características que debe reunir un indicadorindicador
Definir el objetivo que se pretende alcanzar
En su formulación se deben considerar acciones para llevar a cabo su instrumentación por el personal normativo y operativo, tomando en cuenta los factores que faciliten su operación.
Deben enfocarse preferentemente hacia la medición de resultados y no hacia la descripción de procesos o actividades intermedias.
Deben ser acordados mediante un proceso participativo en el que las
personas que intervienen son tanto sujetos como objetos de evaluación, a fin de mejorar conjuntamente la gestión de la organización.
Se formulan mediante el método deductivo, se implementan por el método inductivo, y se validan a través del establecimiento de estándares de comportamiento de las partes del proceso que se están midiendo
Se recomienda designar a un responsable, encargado de validarlos, verificarlos, y aplicar acciones inmediatas para evitar una desviación negativa.
Aspectos a considerar en la formulación de Aspectos a considerar en la formulación de un indicadorun indicador
- ESTRATEGICOS- ESTRATEGICOS
- DE GESTION- DE GESTION
- DE SERVICIOS- DE SERVICIOS
Niveles de aplicaciónNiveles de aplicación
Indicadores estratégicosIndicadores estratégicos
Permiten identificar:Permiten identificar:
La contribución o aportación al logro de los objetivos La contribución o aportación al logro de los objetivos
estratégicos enestratégicos en relacrelación ión con la misiócon la misión dn de la unidad e la unidad
responsable.responsable.
Miden el cumplimiento de los objetivos en:Miden el cumplimiento de los objetivos en:
- - Actividades Actividades
- - Programas especialesProgramas especiales
- Procesos estratégicos- Procesos estratégicos
- - Proyectos organizacionales y de inversiónProyectos organizacionales y de inversión
Niveles de aplicaciónNiveles de aplicación
Indicadores de Gestión Indicadores de Gestión
Informan sobre procesos y funciones clave:Informan sobre procesos y funciones clave:
Se utilizan en el proceso administrativo para:Se utilizan en el proceso administrativo para:
- - Controlar la operaciónControlar la operación
- Prevenir e identificar desviaciones que impidan el cumplimiento - Prevenir e identificar desviaciones que impidan el cumplimiento
de los objetivos estratégicos de los objetivos estratégicos
- Determinar costos unitarios por áreas, programas, unidades de - Determinar costos unitarios por áreas, programas, unidades de
negocio y centros de control negocio y centros de control
- Verificar el logro de las metas e identificar desviaciones - Verificar el logro de las metas e identificar desviaciones
Niveles de aplicaciónNiveles de aplicación
Indicadores de Indicadores de servicioservicio
Miden la calidad con que se generan productos y/o serviciosMiden la calidad con que se generan productos y/o servicios
en función de estándares y satisfacción de clientes y en función de estándares y satisfacción de clientes y
proveedoresproveedores
Se emplean para:Se emplean para:
- - Implementar acciones de mejoraImplementar acciones de mejora
- - Elevar la calidad de la atención a clientesElevar la calidad de la atención a clientes
Permiten identificar:Permiten identificar:
- D- Desempeño o cumplimiento de los estándares de servicioesempeño o cumplimiento de los estándares de servicio
- S- Satisfacción o calidad que percibe el cliente sobre el atisfacción o calidad que percibe el cliente sobre el
producto o servicio producto o servicio recibidorecibido
Niveles de aplicaciónNiveles de aplicación
Impacto (Efecto)Impacto (Efecto)
- - Mide el cumplimiento de los objetivosMide el cumplimiento de los objetivos
- - Cuantifica valores y efectos en clientesCuantifica valores y efectos en clientes
- - Mide el desarrollo de los procesosMide el desarrollo de los procesos
CoberturaCobertura
- - Informa sobre el alcance de las accionesInforma sobre el alcance de las acciones
EficienciaEficiencia
- - Mide costos unitarios y productividadMide costos unitarios y productividad
- - Cuantifica la optimización de recursos humanos, materiales, Cuantifica la optimización de recursos humanos, materiales,
financieros y tecnológicos,financieros y tecnológicos, para obtener productos y/o para obtener productos y/o
servicios al menor costo y en el menor tiemposervicios al menor costo y en el menor tiempo
CalidadCalidad
- - Mide el grado en que los productos y servicios satisfacen las Mide el grado en que los productos y servicios satisfacen las
necesidades y expectativas de los clientesnecesidades y expectativas de los clientes
- - Cuantifica la satisfacción del clienteCuantifica la satisfacción del cliente
Dimensión a evaluar por medio de Dimensión a evaluar por medio de indicadoresindicadores
SSon los que tradicionalmente on los que tradicionalmente emplean las organizaciones emplean las organizaciones
para apoyar la evaluación cuantitativa de los hallazgospara apoyar la evaluación cuantitativa de los hallazgos
que, durante una auditoría se obtienen, y que sirven que, durante una auditoría se obtienen, y que sirven
para determinar las relaciones y tendencias de los para determinar las relaciones y tendencias de los
hechos. Esta claro que su adecuada utilización esta hechos. Esta claro que su adecuada utilización esta
subordinada al correcto conocimiento de su significado y subordinada al correcto conocimiento de su significado y
alcancealcance
Indicadores financierosIndicadores financieros
Indicadores financierosIndicadores financieros(ejemplos)(ejemplos)
RENTABILIDAD
RENDIMIENTO DE VENTAS UTILIDAD NETA X 100
VENTAS NETAS LIQUIDEZ CAPITAL DE TRABAJO ACTIVO CIRCULANTE – PASIVO CIRCULANTE
FINANCIAMIENTO
GRADO DE OBLIGACIÓN PASIVO TOTAL
ACTIVO TOTAL
VENTAS
ROTACIÓN DE INVENTARIOS VENTAS NETAS INVENTARIOS
Indicadores financierosIndicadores financieros (ejemplos)(ejemplos)
PRODUCCIÓN CAPACIDAD UTILIZADA PRODUCCIÓN REAL CAPACIDAD DE PRODUCCIÓN ABASTECIMIENTO IMPORTANCIA DE LOS COSTO MATERIAS PRIMAS Y MATERIALES AUXILIARES ABASTECIMIENTOS COSTO DE FABRICACIÓN FUERZA LABORAL NIVEL DE CAPACITACIÓN EMPLEADOS CAPACITADOS TOTAL DE EMPLEADOS
El fin primordial de emplear indicadores en el proceso El fin primordial de emplear indicadores en el proceso
administrativo, es el administrativo, es el de de poder evaluar en términos cualitativos poder evaluar en términos cualitativos
y cuantitativos el puntual cumplimientoy cuantitativos el puntual cumplimiento de sus etapas y de sus etapas y
propósito estratégicopropósito estratégico, a partir de la revisión de sus, a partir de la revisión de sus
ComponentesComponentes
Para estar en posibilidad de obtener la mayor y mejorPara estar en posibilidad de obtener la mayor y mejor
información, información, a cada etapa del proceso se le asignan a cada etapa del proceso se le asignan
indicadores cualitativosindicadores cualitativos, que son los que dan razón de , que son los que dan razón de
ser a la organización, ser a la organización, e indicadores cuantitativose indicadores cuantitativos, que son los, que son los
que traducen en hechos el objeto de la organizaciónque traducen en hechos el objeto de la organización
El manejo de éstos dos indicadores en forma simultánea, esEl manejo de éstos dos indicadores en forma simultánea, es
con el propósito de que el auditor tenga una visión global con el propósito de que el auditor tenga una visión global
y completa de la organizacióny completa de la organización,, asociando la esencia con las asociando la esencia con las
acciones y el comportamiento con los resultadosacciones y el comportamiento con los resultados
Indicadores de gestiónIndicadores de gestión
Proceso seguido para su formulación Proceso seguido para su formulación Asignación de responsabilidad de su preparaciónAsignación de responsabilidad de su preparación Difusión de su preparaciónDifusión de su preparación Aceptación por parte de la organizaciónAceptación por parte de la organización Interpretación adecuada de los miembros de la Interpretación adecuada de los miembros de la
organizaciónorganización Acceso a la información para su consultaAcceso a la información para su consulta Plazo o período de ejecución estimadoPlazo o período de ejecución estimado Claridad en su definiciónClaridad en su definición Consistencia en su conceptualizaciónConsistencia en su conceptualización Congruencia con las condiciones de la Congruencia con las condiciones de la
organizaciónorganización Revisión y actualización de los contenidosRevisión y actualización de los contenidos Vínculos con las instancias con las que interactúa Vínculos con las instancias con las que interactúa
la organización la organización
Aspectos a considerarAspectos a considerar
PLANEACIÓN
Visión
ORGANIZACIÓN
Estructura organizacional
DIRECCIÓN
Liderazgo
CONTROL
• Niveles
Indicadores de gestiónIndicadores de gestión(ejemplo por etapa de proceso administrativo)(ejemplo por etapa de proceso administrativo)
Visión
Planeación
Indicadores cualitativos
• Nivel en que enmarca el logro de aspiraciones comunes• Cómo fomenta el nivel de compromiso• Cómo eleva la moral y el espíritu de equipo
Indicador cuantitativoEmpleados que la conocen
Total de empleadosEmpleados que la compartenEmpleados que la conocen
Estructura organizacional
Organización
Indicadores cualitativos
• Precisión con que se determinan los niveles de autoridad y responsabilidad
• Manera como traducen el objeto de la organización en un mecanismo de trabajo
Indicadores cuantitativos
Áreas sustantivasTotal de áreas
Áreas adjetivasTotal de áreas
Áreas desconcentradasTotal de áreas
Áreas descentralizadasTotal de áreas
Unidades de líneaTotal de unidades
Unidades asesorasTotal de unidades
Liderazgo
Dirección
Indicadores cualitativos
• En qué forma el liderazgo constituye una conducta que guía y provee el soporte necesario a la organización
• Cómo el líder ejerce su poder de influencia en las personas
• Capacidad que tiene para lograr que las acciones se implementen de la mejor manera posible
Indicadores cuantitativos
Estilos de liderazgo actualTotal de estilos empleados
Estilos de liderazgo empleadosEstilos propuestos
Personal que identifica el estiloTotal del personal
Personal que acepta el estiloTotal del personal
Niveles
Control
Indicadores cualitativos
• Capacidad de la organización
para jerarquizar controles • De qué manera efectúa el señalamiento del ejercicio de controles en los niveles directivos, mandos medios y nivel operativo
Indicadores cuantitativos
Controles estratégicos
Total de controles
Controles tácticos
Total de controles
Controles operacionales
Total de controles
Elementos complementariosElementos complementarios
Adquisiciones Almacenes e inventarios Asesoría externa Asesoría interna Coordinación Distribución del espacio Exportaciones Globalización Importaciones Informática Investigación y desarrollo Marketing Operaciones Proveedores Proyectos Recursos financieros y contabilidad Servicio a clientes Servicios generales Sistemas
Adquisiciones
Indicadores cualitativos
• Capacidad que tiene la organización
para obtener los recursos que atiendan sus requerimientos
• De qué manera efectúa el señalamiento del ejercicio de controles en los niveles directivos, mandos medios y nivel operativo
Indicadores cuantitativos
Adquisiciones realizadas Adquisiciones programadas
Monto de las adquisicionesPresupuesto de adquisiciones
Adquisiciones directasTotal de adquisiciones
Adquisiciones por licitaciónTotal de adquisiciones
Base de datos de clientesTotal de bases de datos
Portafolio de clientes Inventario de clientes
Almacenes e inventarios
Indicadores cualitativos
• Capacidad para salvaguardar el patrimonio de la organización
• De qué manera agilizan el desplazamiento de recursos materiales
• Cómo preservan los bienes muebles e inmuebles
• En qué forma posibilitan el puntual control de los recursos
Indicadores cuantitativos
Procedimientos para el manejo de almacenesTotal de procedimientos existentes
Normas aplicables a los almacenesLegislación de la organización
Catálogos de materiales, artículos y productos disponibles Catálogos necesarios
Materiales, artículos y productos con un código de barra Total de materiales, artículos y productos que se manejan
Inventarios practicados_Inventarios programados
Monto de las pólizas de seguro de almacenesTotal de seguros en la organización
Asesoría externa
Indicadores cualitativos
• Nivel en que el apoyo técnico especializado colabora con una visión independiente que aporta a la organización elementos de decisión valiosos
• Medida en que brinda soluciones imparciales a factores específicos que permiten percibir, comprender y resolver problemas específicos
Indicadores cuantitativos
Consultores contratadosConsultores autorizados
Presupuesto ejercidoPresupuesto aprobado
Estudios realizadosEstudios propuestos
Tiempo de respuestaTiempo programado
Calidad del servicioRequisitos pactados
Impacto logradoImpacto esperado
Asesoría interna
Indicadores cualitativos
• Hasta qué punto la asesoría interna ofrece el apoyo técnico especializado que la organización requiere para atender aspectos específicos que se traducen en elementos de decisión
• Grado de contribución con propuestas de acción que complementan y fortalecen las acciones de los órganos de línea de la organización
Indicadores cuantitativos
Áreas asesorasTotal de áreas
Personal asignadoTotal de personal
Acciones realizadas_Acciones programadas
Estudios efectuadosTotal de estudios
Recursos asignadosTotal de recursos
Resultados obtenidosResultados programados
Coordinación
Indicadores cualitativos
• De qué manera la coordinación fomenta la interacción institucional
• Forma como apoya la reducción del margen de error en el trabajo
• Medida en que integra las actividades de los diferentes ámbitos
• Grado en que facilita la implementación de acciones
Indicadores cuantitativos
Lineamientos de coordinación formuladosLineamientos requeridos
LineamientosÁreas
Estudios para mejorar la coordinaciónEstudios requeridos
Mecanismos de coordinación aprobados_Mecanismos de coordinación establecidos
Mecanismos de coordinaciónTotal de áreas
Distribución del espacio
Indicadores cualitativos
• Grado en que la distribución del espacio apoya la secuencia lógica del flujo del trabajo
• Forma en que optimiza el uso de espacios
• Cómo fomenta el cuidado de las instalaciones
• Grado en que permite el respeto de la planeación urbana y ecológica
Indicadores cuantitativos
Estudios de distribución de espacio realizadosEstudios programados
Estudios para la distribución de mobiliario y equipo realizadosEstudios programados
Asignación de personal y equipo por unidadTotal de unidades
Normas dictadas para el uso y cuidado de instalacionesPautas observadas para el uso y cuidado de instalaciones
Estudios para la expansión de instalacionesTotal de estudios programados
Exportaciones
Indicadores cualitativos
• Nivel en que contribuye a orientar los esfuerzos de exportación
• Forma en que reduce el margen de incertidumbre para exportar
• Grado en que capitaliza las fortalezas y convierte las debilidades en oportunidades
• Capacidad para definir criterios en el desarrollo de un plan de exportación
Indicadores cuantitativos
Fuentes de información seleccionadasFuentes de información disponibles
Estrategias competitivasTotal de estrategias
Investigación del mercado metaEstudios de mercado
Clientes potencialesClientes detectados
Oportunidades realesOportunidades estimadas
Monto de las exportacionesExportaciones realizadas
Globalización
Indicadores cualitativos
• Evalúa el calibre de la capacidad para crear y operar empresas de primera clase
• Define el modelo de negocio requerido para producir resultados con un desempeño superior
• Grado en que se consolidad la alternativa de convertirse en un estándar por tipo de industria
Indicadores cuantitativos(31)
Franquicias Total de empresas por giro industrial
Alianzas estratégicasTotal de empresas por giro industrial
AdquisicionesTotal de empresas por giro industrial
Estrategias de liderazgo en costosTotal de estrategias globales
Estrategias de concentraciónTotal de estrategias globales
Estrategias de diversificaciónTotal de estrategias globales
Importaciones
Indicadores cualitativos
• En qué proporción la organización integra recursos de importación para atender sus requerimientos y funcionar adecuadamente
• Forma en que las importaciones constituyen una fuente de recursos que coadyuvan a la reducción de costos y elevación de la calidad de los procesos, productos y servicios
Indicadores cuantitativos(10)
Adquisiciones de importaciónAdquisiciones programadas
Monto de las adquisiciones de importaciónMonto de adquisiciones
Certificados de calidad solicitadosComprobación de calidad
Monto de las adquisiciones de importaciónPresupuesto aprobado
Informática
Indicadores cualitativos
• Cómo fortalece la calidad de la gestión
• Forma en que determina cuándo y cómo son salvaguardados los activos de los sistemas computarizados
• Manera en que mantiene la integridad de los datos
Indicadores cuantitativos(16)
Normas para preservar la informaciónNormas de seguridad diseñadas
Estudios para evaluar el área de procesos electrónicosEstudios de evaluación de la gestión organizacional
Evaluación de los equipos de cómputo instaladosEstudios para evaluar la infraestructura organizacional
Equipos de cómputo necesariosTotal de equipos
Investigación y desarrollo
Indicadores cualitativos
• De qué manera la investigación y desarrollo fortalece la capacidad de cambio
• Medida en que permite la diversificación de productos y/o servicios
• Forma en que impulsa la generación de mejores servicios y productos
Indicadores cuantitativos(6)
Proyectos de investigación y desarrolloTotal de proyectos
Personal responsable de la funciónTotal de personal
Presupuesto asignadoPresupuesto total
Productos mejoradosTotal de productos
Marketing
Indicadores cualitativos
• Grado en que el marketing constituye un vínculo estratégico entre la organización y sus clientes
• Cómo aumenta el conocimiento del mercado y la capacidad competitiva de la organización
• Forma en que posibilita el posicionamiento de la organización
Indicadores cuantitativos(18)
Programas de comercializaciónTotal de programas
Estrategias comerciales___Programas de comercialización
Estrategias comercialesEstrategias de negocio
Fuerza de ventasTotal de personal
Proyectos de e-commerceTotal de proyectos
Operaciones
Indicadores cualitativos
• Cómo el área de operaciones administra los recursos necesarios para generar los bienes y servicios requeridos por la organización
• Cómo promueve la rentabilidad de recursos productivos
• Forma en que fomenta el respeto a las condiciones ambientales
Indicadores cuantitativos(19)
Procesos productivosTotal de procesos
Personal asignado a la funciónTotal de personal
Costo de los insumosCosto de producción
Costo de producciónArtículos producidos
Valor de los equipos y maquinariaActivo fijo
DepreciaciónActivo fijo
Proveedores
Indicadores cualitativos
• Grado en que los proveedores abastecen de recursos que pueden ampliar las ventajas competitivas
• Cómo aumentan la capacidad de respuesta
• En que medida permiten elevar la calidad de los productos y/o servicios
Indicadores cuantitativos(10)
Número de proveedores actualCartera de proveedores
Asistencia técnica recibida Asistencia técnica solicitada
Monto de las líneas_Líneas de crédito de proveedores
Sistemas de información de proveedoresTotal de sistemas de información
Proyectos
Indicadores cualitativos
• Dimensión de los proyectos como mecanismo de trabajo que hace posible el definir y realizar las acciones en tareas específicas
• En qué medida crean un marco de referencia en cuanto al tratamiento de procesos, productos y servicios
• Forma en que se constituyen como marco de acción para ordenar el trabajo organizacional
Indicadores cuantitativos
Proyectos aprobadosProyectos presentados
Proyectos instrumentadosTotal de proyectos
Financiamiento por proyecto Total de proyectos
Proyectos rentablesTotal de proyectos
Recursos financieros y contabilidad
Indicadores cualitativos
• Hasta qué punto la organización administra de una manera inteligente sus recursos financieros
• Capacidad que tiene para obtener ventaja competitivas derivadas de la captación y uso de recursos económicos
• En qué grado el manejo que hace de sus registros le posibilita el seguimiento y control sistemático de todas y cada una de sus operaciones realizadas
Indicadores cuantitativos(19)
Circulante o capital de trabajo Activo circulante_ Pasivo a corto plazo
Margen de utilidad bruta Utilidad bruta Ventas netas
Utilidad por acción Utilidad neta____ Número de acciones
Precio a valor en libros Precio____ Valor en libros por acción
Rotación de la planta Ventas netas Activos fijos
Servicio a clientes
Indicadores cualitativos
• Nivel en que el área de servicio a clientes ha integrado de un portafolio servicios
• Grado en que permite el conocimiento de las necesidades y expectativas de los clientes
• Forma en que promueve el desarrollo de una actitud de servicio, así como de habilidades y destrezas para tratar a los clientes• De qué manera fortalece la imagen institucional
Indicadores cuantitativos
Servicios al clienteTotal de servicios
Personal responsable de la atención a clientesTotal de personal
Personal capacitado en trato a clientes_ ____Total de personal
Estadística de servicios brindadosServicios programados
Inversión en servicios a clientesTotal de servicios brindados
Servicios generales
Indicadores cualitativos
• Medida en que el área de servicio generales conserva los medios productivos en buen estado
• Cómo mejora las condiciones de higiene y seguridad
• En qué forma coadyuva con la racionalización del uso de instalaciones y medios de operación
• Manera en que apoya el desahogo de las actividades
• Como contribuye a simplificar el tránsito de personas y documentos
Indicadores cuantitativos(34)
Personal de vigilanciaTotal del personal
Personal de limpiezaTotal de personal
Servicios de transporte realizados Servicios necesarios
Correspondencia tramitadaTotal de correspondencia
Documentos archivadosTotal de documentos
Servicios de mensajería realizados Servicios de mensajería solicitados
Vehículos propiosTotal de vehículos
Vehículos arrendadosTotal de vehículos
Sistemas
Indicadores cualitativos
• Nivel que tiene la organización en el desarrollo de mecanismos de información consistente y oportuna
• Capacidad que muestra para realizar un manejo efectivo de la información
• Grado en que fortalece el proceso de toma de decisiones a través de información oportuna y específica
Indicadores cuantitativos
Normas aplicadas en el diseño de sistemasNormas aprobadas en el diseño de sistemas
Sistemas aceptadosSistemas propuestos
Sistemas de informaciónTotal de sistemas
Sistemas de información Total de sistemas de control
Sistemas de información administrativaTotal de sistemas