Post on 28-Jan-2017
Informe De Auditoria Integral al
Proceso de Talento Humano 21/05/2013
Oficina de Control Interno DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA
2
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
I. OBJETIVO DEL INFORME 3
II. OBJETIVOS ESPECIFICOS 3
III. ALCANCE DEL INFORME 4
IV. RESPONSABILIDAD 4
V. PROCESO AUDITADO 4
VI. TÉRMINOS DEL INFORME 4
VII. ASPECTOS GENERALES 5
VIII. DESARROLLO DE LA AUDITORIA 5
IX. ASPECTOS CONFORMES 81
X. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA 81
3
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
I. OBJETIVO DE LA AUDITORIA
Evaluar la gestión integral del proceso, teniendo en cuenta los resultados de la vigencia 2012, la gestión adelantada para el logro de los objetivos establecidos en el 2013 y el cumplimiento de Planes de Mejoramiento. II. OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Efectuar seguimiento a las herramientas de Control Interno, Plan Operativo, Riesgos
e Indicadores.
2. Verificar la elaboración y liquidación de Nómina de acuerdo a las novedades y obligaciones de ley.
3. Verificar la gestión y trámite de las situaciones administrativas laborales.
4. Verificar el cumplimiento de los requisitos para la selección de personal teniendo en cuenta el tipo de vinculación y los requisitos de ley.
5. Verificar el reporte de la información de los funcionarios en los aplicativos SUIP y el cumplimiento de la Ley de Cuotas.
6. Verificar el cumplimiento de requisitos del personal de las Fuerzas Armadas en Comisión y la liquidación de bonificación especial.
7. Verificar el cumplimiento del procedimiento viáticos y Gastos de Viaje Militares, Funcionarios y Contratistas.
8. Efectuar seguimiento a los Acuerdos de Gestión de los Gerentes Públicos así como a los acuerdos laborales y comportamentales evaluados en 2012 y los suscritos en 2013.
9. Verificar el cumplimiento del Plan de Capacitación y Bienestar Social e incentivos así como la evaluación del impacto vigencia 2012 y Formulación Plan 2013.
10. Verificar el cumplimiento del Plan de Salud Ocupacional y Gestión Ambiental así como la evaluación impacto 2012 y formulación Plan 2013.
11. Verificar el cumplimiento de los lineamientos de buenas prácticas ambientales.
12. Verificar la entrega de la Dotación de acuerdo a la normatividad vigente.
13. Verificar el cumplimiento de las funciones establecidas para el Área de Talento Humano, en desarrollo del Comité paritario de Salud Ocupacional y del Comité de Convivencia Laboral.
4
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
14. Efectuar seguimiento a los Planes de Mejoramiento suscritos por el proceso durante la vigencia 2012 que se encuentren en ejecución y evaluar la efectividad de los finalizados en 2013.
15. Efectuar seguimiento a las acciones tomadas por Autocontrol para la mejora continua de la gestión del proceso, en desarrollo de la auditoria.
16. Verificar la implementación y eficacia de los controles definidos en la caracterización del proceso, en desarrollo de la auditoria.
III. ALCANCE DE LA AUDITORÍA
El alcance se definió para los resultados de la vigencia 2012 y la gestión adelantada por el Área de Talento Humano entre el 1 de Enero al 28 de febrero de 2013.
IV. RESPONSABILIDAD
Es responsabilidad del auditor la planeación del seguimiento y verificación a realizar al Proceso de Talento Humano del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, en el marco del Objetivo General. La información tomada para la elaboración del presente informe y durante el ejercicio de la visita, fue proporcionada bajo la estricta responsabilidad de los funcionarios del Área de Talento Humano. Así mismo, es responsabilidad del equipo auditor producir un informe objetivo que refleje los resultados del proceso auditor, observaciones y/o recomendaciones, en cumplimento de los objetivos propuestos para la misma. V. PROCESO AUDITADO
Proceso Auditado: De Soporte –Talento Humano VI. TÉRMINOS DEL INFORME
Se utilizará para el presente Informe, los términos y definiciones establecidos en el Manual de Auditoría Interna (M-EM-01), los cuales deben ser tenidos en cuenta para su entendimiento y posterior formulación de los planes de mejoramiento, a saber:
5
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
No Conformidad Real – NCR: Incumplimiento de un requisito legal, técnico, de organización o cliente. Se constituye cuando existe evidencia objetiva del incumplimiento.
No Conformidad Potencial - NCP: Hecho o situación que podría generar el
incumplimiento de un requisito legal, técnico, de la organización o del cliente. Se constituye como una Observación.
Oportunidad de Mejora - OM: Acción para mejorar un procedimiento, proceso o
actividad. Se constituye como una Recomendación. VII. ASPECTOS GENERALES
La Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE - en cumplimiento de su rol de evaluador independiente, efectuó Auditoria de Gestión Integral al Proceso de Talento Humano, de acuerdo a lo definido en el Plan General de Auditoria, remitido mediante MEM13-00003393 / JMSC 51020 del día lunes 04 de marzo de 2013, en el cual se informó el objeto de la auditoria, el alcance, las actividades, la responsabilidad del equipo de trabajo frente al proceso auditor, así como los documentos asociados al proceso que se requieren para su realización. Frente a lo anterior, y una vez concluida la visita y evaluados los documentos solicitados durante el proceso auditor, así como los disponibles en los aplicativos de la Entidad, se presentan los siguientes resultados (Conformidades, No conformidades y Oportunidades de Mejora):
VIII. DESARROLLO DE LA AUDITORIA
1. Seguimiento a las herramientas de Control Interno, Plan Operativo, Riesgos e
Indicadores.
La Oficina de Control Interno efectuó seguimiento a las herramientas de Control Interno, tomando como base la Información reportada en el Aplicativo SIGEPRE, módulo Planes, Indicadores y Gestión del Riesgo. Del análisis efectuado, se presentan los siguientes resultados:
1.1 Seguimiento a Plan Operativo Debido al alcance definido para la realización de la Auditoria Integral, se pudo observar la formulación del Plan Operativo del Proceso de Talento Humano para la vigencia 2013, definiendo cuatro (4) estrategias, con un total de veinticuatro (24) tareas.
6
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
De las 24 tareas, se observó la finalización de (2) al mes de febrero de 2013, 1. Aplicar una
encuesta por áreas, para identificar las necesidades de capacitación y 2. Establecer el cronograma de
sensibilización de manejo de residuos. Las demás no registran avances, ya que se encuentran iniciando su ejecución.
De lo anterior, se Recomienda 1 realizar los registros de las fechas inicial y final reales de las acciones en el aplicativo con el fin de garantizar la calidad de la Información.
1.2 Indicadores de POA 2013 y de Proceso
a. Indicadores POA 2013
En relación a los indicadores, se tuvieron en cuenta los de periodicidad Bimestral, con el fin de verificar el reporte de la información y el análisis de datos. De los cinco (5) indicadores definidos, (1) se estableció con la periodicidad bimestral, así:
Este indicador cuenta con dos variables asociadas:
Número de funcionarios con información actualizada en el aplicativo SIGEP / Total de funcionarios.
A la fecha se observó que durante el primer bimestre del año, la información reportada en el aplicativo refleja un cumplimiento del 58.43%, es decir de un total de 765 funcionarios que tienen la obligación de actualizar la información, 447 lo realizaron. Alcanzando la meta inicial de 58%.
b. Indicadores de Proceso
Al revisar la información relacionada con los indicadores del Proceso de Talento Humano, se observan los definidos para la vigencia 2012. No se encontraron los establecidos para la presente vigencia fiscal.
7
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
Conforme a lo anterior, se Recomienda 2 Elevar la consulta a la Oficina de Planeación y revisar la pertinencia de actualizar el nombre de los indicadores, con el fin de garantizar la calidad de la información en el aplicativo.
1.3 Seguimiento al Monitoreo de los Riesgos.
Como se observa en el registro anterior, los cuatro (4) riesgos del Proceso se encuentran gestionados y monitoreados. Se Recomienda 3 al Proceso, coordinar con la Oficina Planeación la actualización de los riesgos conforme a la nueva versión de los Lineamientos para la Administración del Riesgo, que integra los riesgos de anticorrupción establecidos en la Metodología “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano”. En cuanto al Riesgo No. 2 “Decisiones erróneas en la formulación del Plan Institucional de Capacitación, Bienestar y Salud Ocupacional”, se Recomienda 4 revisar las acciones de control establecidas y la valoración de las mismas, por cuanto el Riesgo después de controles se ubica en la misma zona. A pesar que dicha recomendación se efectuó por Control Interno, en la Evaluación de los Riesgos en el mes de Diciembre de 2012.
2. Verificación elaboración y liquidación de Nómina de acuerdo a las novedades y obligaciones de ley.
Para la verificación de la elaboración y liquidación de la nómina, de un total de 767 funcionarios que la componen, se tomó una muestra de 91 funcionarios, equivalente al 11,86%, la cual incluye todos los niveles salariales, como se muestra en el siguiente cuadro: Cuadro No. 1
PLANTA DE PERSONAL
CARGO Nro.
Cargos Nro. Cargos
Muestra
Presidente de la República 1 1
Vicepresidente de la República 1 1
Subdirector DAPRE 2 1
1.
2.
3.
4.
8
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
Director de Programa Presidencial 6 2
Secretario de la Presidencia 3 1
Secretario 2 1
Alto Comisionado 1 1
Alto consejero presidencial 7 2
Ministro Consejero 1 1
Director de dpto. Administrativo 1 1
Secretario de despacho 12 3
Jefe de Área 5 2
Jefe de oficina 3 1
Asesor 260 26
Profesional 63 6
Profesional especializado 37 4
Técnico 50 5
Auxiliar Administrativo 136 14
Conductor 57 6
Secretario 34 3
Secretario Ejecutivo 85 9
TOTALES 767 91 Fuente: Área de Talento Humano
A continuación se muestra en los cuadros del Nro. 2 al 4, la relación de los 91 funcionarios seleccionados mediante prueba selectiva, con los valores correspondientes pagados en nómina de los meses de Octubre y Diciembre de 2012 y Febrero de 2013.
NOMINA MES DE OCTUBRE DE 2012 Cuadro 2.
No. CARGOS SUELDO PRIMA T. FAC SAL
PRIMA T. NO FAC SAL
GASTOS REPRESENTACION
PRIMA DIRECCION
AUXILIO DE
TRANSP.
AUXILIO DE
ALIMEN. B.E.R PRIMA VAC VACACIONES
1 PRESIDENTE DE LA REPUBLICA 5.622.703,00 19.991.840,00
2 VICEPRESIDENTE DE LA REPUBLICA 4.778.402,00 8.475.557,00 4.185.463,00
3 SUBDIRECTOR DE DEPTO ADMINISTRATIVO 754.473,87 1.033.525,50 1.312.577,33
4 DIRECTOR DE PROGRAMA PRESIDENC 2.829.277,00 3.875.720,63 4.922.165,00
5 DIRECTOR DE PROGRAMA PRESIDENC 2.357.730,83 5.684.390,26 4.101.804,17
6 SECRETARIO DE LA PRESIDENCIA 2.829.277,00 3.875.720,63 4.922.165,00
7 SECRETARIO 3.551.862,00 6.314.420,00 3.115.667,00
8 ALTO COMISIONADO 3.551.862,00 6.314.420,00 3.115.667,00
9 ALTO CONSEJERO PRESIDENCIAL 947.163,20 1.683.845,33 3.115.667,00
10 ALTO CONSEJERO PRESIDENCIAL 3.551.862,00 6.314.420,00 3.115.667,00
11 MINISTRO CONSJ DEL PRESID REPU 3.551.862,00 6.314.420,00 3.115.667,00
12 DIRECTOR DE DPTO, 3.551.862,00 6.314.420,00 3.115.667,00
9
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
ADMINISTRATI
13 SECRETARIO DE DESPACHO 3.061.259,00 14 SECRETARIO DE DESPACHO 3.061.259,00
15 SECRETARIO DE DESPACHO 3.061.259,00 16 JEFE DE AREA 6.850.690,00 3.425.344,65
17 JEFE DE AREA 6.850.690,00 3.425.344,65
18 JEFE DE OFICINA 6.850.690,00 3.425.344,65 19 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00
20 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00 21 ASESOR 3.061.259,00
22 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00 23 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00
24 ASESOR 3.760.925,00 1.880.462,33 25 ASESOR 3.760.925,00 1.880.462,00
26 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00
27 ASESOR 3.760.925,00 1.880.462,50 28 ASESOR 3.138.897,07 1.569.448,53 226.342,24 2.733.345,85 3.994.717,45
29 ASESOR 4.202.301,00 2.101.150,28 30 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00
31 ASESOR 0,00 0,00 32 ASESOR 4.350.674,93 3.923.621,30 1.782.975,33
33 ASESOR 4.651.240,00 2.325.620,00 34 ASESOR 4.651.240,00 2.325.620,00
35 ASESOR 4.202.301,00 2.101.150,28
36 ASESOR 5.199.965,00 2.599.982,50 37 ASESOR 5.199.965,00 2.599.982,50
38 ASESOR 5.501.347,00 2.750.673,45 39 ASESOR 5.501.347,00 2.750.673,45
40 ASESOR 6.469.417,00 3.234.708,23 41 ASESOR 6.469.417,00 3.234.708,50
42 ASESOR 6.850.690,00 3.425.344,65 43 ASESOR 6.850.690,00 3.425.344,65
44 ASESOR 6.850.690,00 3.425.344,65
45 PROFESIONAL 1.811.369,00 46 PROFESIONAL 1.811.369,00
47 PROFESIONAL 1.904.284,00 48 PROFESIONAL 1.904.284,00
49 PROFESIONAL 2.356.210,00 157.080,67 1.262.985,85 1.852.379,25 50 PROFESIONAL 2.496.125,00
51 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 2.636.851,00
52 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 3.061.259,00
53 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 3.238.641,00
54 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 2.496.125,00
55 TECNICO 1.258.248,00 44.655,00 56 TECNICO 1.559.926,00
57 TECNICO 1.559.926,00 58 TECNICO 1.654.348,00
59 TECNICO 1.735.976,00 60 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 957.239,00 67.800,00 44.655,00
61 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 957.239,00 67.800,00 44.655,00
62 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 957.239,00 67.800,00 44.655,00 63 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 957.239,00 67.800,00 44.655,00
64 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 957.239,00 67.800,00 44.655,00 65 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 990.139,00 67.800,00 44.655,00
66 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 990.139,00 67.800,00 44.655,00 67 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 990.139,00 67.800,00 44.655,00
68 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 990.139,00 67.800,00 44.655,00 69 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1.027.123,00 67.800,00 44.655,00
70 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1.027.123,00 67.800,00 44.655,00 71 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 616.273,80 40.680,00 26.793,00
72 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 957.239,00 67.800,00 44.655,00
73 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1.027.123,00 67.800,00 44.655,00 74 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00
75 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00 76 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00
77 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00 78 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00
10
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
Continuación Cuadro 2.
N CARGO PRIMA COOR
PRIMA ANTIG
BONIF SER H E
DIURNAS H E
NOCTURNAS
H E DOMINICALES
DIURNAS
H E DIMINICALES NOCTURNAS
RECARGO NOC
TOTAL DEVEN OCT
1 PRESIDENTE DE LA REPUBLICA 44.738.945,00 2 VICEPRESIDENTE DE LA REPUBLICA 32.387.520,00
3 SUBDIRECTOR DE DEPTO ADMINISTRATIVO 64.043.579,63
4 DIRECTOR DE PROGRAMA PRESIDENC 103.063.414,63 5 DIRECTOR DE PROGRAMA PRESIDENC 46.947.120,63 6 SECRETARIO DE LA PRESIDENCIA 14.707.296,63 7 SECRETARIO 92.769.856,00 8 ALTO COMISIONADO 92.384.799,00 9 ALTO CONSEJERO PRESIDENCIAL 65.403.036,00
10 ALTO CONSEJERO PRESIDENCIAL 54.528.293,00 11 MINISTRO CONSJ DEL PRESID REPU 32.163.071,00 12 DIRECTOR DE DPTO, ADMINISTRATI 92.506.863,00 13 SECRETARIO DE DESPACHO 55.093.512,00 14 SECRETARIO DE DESPACHO 42.598.484,00 15 SECRETARIO DE DESPACHO 54.649.982,00 16 JEFE DE AREA 62.487.324,65 17 JEFE DE AREA 50.073.143,65 18 JEFE DE OFICINA 29.832.398,00 19 ASESOR 45.278.971,00 20 ASESOR 84.753.813,00 21 ASESOR 57.229.849,00 22 ASESOR 57.220.268,00 23 ASESOR 85.688.516,00 24 ASESOR 45.546.030,33 25 ASESOR 57.646.108,00 26 ASESOR 57.537.708,50 27 ASESOR 84.912.823,50 28 ASESOR 85.986.881,50 29 ASESOR 41.848.227,28 30 ASESOR 58.310.824,50 31 ASESOR 71.521.417,00 32 ASESOR 12.177.038,00 33 ASESOR 39.141.922,00 34 ASESOR 60.159.222,00
79 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00
80 SECRETARIO 1.151.831,00 44.655,00 81 SECRETARIO 1.151.831,00 44.655,00
82 SECRETARIO 1.151.831,00 44.655,00 83 SECRETARIO EJECUTIVO 1.397.487,00
84 SECRETARIO EJECUTIVO 1.397.487,00 749.046,57 1.098.601,63 85 SECRETARIO EJECUTIVO 1.397.487,00
86 SECRETARIO EJECUTIVO 1.469.919,00 87 SECRETARIO EJECUTIVO 1.469.919,00
88 SECRETARIO EJECUTIVO 1.469.919,00
89 SECRETARIO EJECUTIVO 1.654.348,00 90 SECRETARIO EJECUTIVO 1.735.976,00
91 SECRETARIO EJECUTIVO 1.735.976,00
Fuente: Área de Talento Humano.
11
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
35 ASESOR 26.450.498,00 36 ASESOR 60.716.155,50 37 ASESOR 59.933.972,50 38 ASESOR 88.062.653,45 39 ASESOR 88.418.361,45 40 ASESOR 17.101.619,23 41 ASESOR 45.068.533,50 42 ASESOR 55.917.477,65 43 ASESOR 89.861.029,65 44 ASESOR 29.938.030,65 45 PROFESIONAL 81.285.113,00 46 PROFESIONAL 21.589.552,00 47 PROFESIONAL 82.457.246,00 48 PROFESIONAL 380.856,80 94.128.910,80 49 PROFESIONAL 22.144.608,00 50 PROFESIONAL 73.886,00 44.582.564,00 51 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 14.307.797,00 52 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 612.252,00 1.071.440,65 46.754.641,65 53 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 82.949.922,00 54 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 55.753.593,00 55 TECNICO 53.496.021,00 56 TECNICO 54.340.014,00 57 TECNICO 54.558.464,00 58 TECNICO 21.508.115,00 59 TECNICO 54.007.757,00 60 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 8.725,00 336.779,00 9.055.424,00 61 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 53.283.140,00 62 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 957.239,00 21.730.791,00 63 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 53.521.533,00 64 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 92.679.000,00 65 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 20.802.647,00 66 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 194.846,00 59.079,00 339.535,00 81.494.598,00 67 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 495.069,50 151.182,00 248.079,00 21.738.926,50 68 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 167.860,00 277.099,00 6.320,00 9.392.158,00 69 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 43.378.251,00 70 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 81.997.013,00 71 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 171.187,00 7.489,00 128.390,00 8.559,00 29.667.325,00 72 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 37.155.709,00 73 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 81.210.020,00 74 CONDUCTOR 247.422,00 519.587,00 138.556,00 9.897,00 82.041.421,00 75 CONDUCTOR 593.813,50 8.660,00 21.635.630,50 76 CONDUCTOR 185.567,00 562.886,00 163.299,00 79.175,00 82.360.624,00 77 CONDUCTOR 204.123,00 476.288,00 29.691,00 118.763,00 81.681.518,00 78 CONDUCTOR 228.866,00 493.607,00 158.350,00 19.794,00 21.791.619,00 79 CONDUCTOR 185.567,00 541.236,00 81.619.295,00 80 SECRETARIO 53.756.008,00 81 SECRETARIO 95.986,00 211.169,00 115.183,00 33.595,00 53.729.004,00 82 SECRETARIO 138.076,00 2.100,00 147.012,00 1.593,00 81.226.182,00 83 SECRETARIO EJECUTIVO 21.420.106,00
12
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
84 SECRETARIO EJECUTIVO 93.165,80 53.711.370,80 85 SECRETARIO EJECUTIVO 34.585.747,00 86 SECRETARIO EJECUTIVO 53.744.557,00 87 SECRETARIO EJECUTIVO 54.197.573,00 88 SECRETARIO EJECUTIVO 43.930.828,00 89 SECRETARIO EJECUTIVO 81.823.820,00 90 SECRETARIO EJECUTIVO 15.644.140,00 91 SECRETARIO EJECUTIVO 27.001.739,00
Fuente: Área de Talento Humano.
NOMINA MES DE DICIEMBRE DE 2012
Cuadro 3.
N CARGO SUELDO PRIMA T. FAC SAL
PRIMA T. NO FAC SAL
GASTOS REPRESENT.
PRIMA DIRECCION
AUXILIO DE
TRANSP.
AUXILIO DE
ALIMEN. B.E.R PRIMA VAC VACACIONES
1 PRESIDENTE DE LA REPUBLICA 5.622.703,00 19.991.840,00
2 VICEPRESIDENTE DE LA REPUBLICA 4.778.402,00 8.475.557,00 4.185.463,00
3 SUBDIRECTOR DE DEPTO ADMINISTRATIVO 2.829.277,00 3.875.720,63 4.922.165,00
4 DIRECTOR DE PROGRAMA PRESIDENC 2.829.277,00 3.875.720,63 4.922.165,00
5 DIRECTOR DE PROGRAMA PRESIDENC 2.829.277,00 3.875.720,63 4.922.165,00
6 SECRETARIO DE LA PRESIDENCIA 2.829.277,00 3.875.720,63 4.922.165,00
7 SECRETARIO 3.551.862,00 6.314.420,00 3.115.667,00
8 ALTO COMISIONADO 3.551.862,00 6.314.420,00 3.115.667,00
9 ALTO CONSEJERO PRESIDENCIAL 3.551.862,00 6.314.420,00 3.115.667,00
10 ALTO CONSEJERO PRESIDENCIAL 3.551.862,00 6.314.420,00 3.115.667,00
11 MINISTRO CONSJ DEL PRESID REPU 3.551.862,00 6.314.420,00 3.115.667,00
12 DIRECTOR DE DPTO, ADMINISTRATI 3.551.862,00 6.314.420,00 3.115.667,00
13 SECRETARIO DE DESPACHO 3.061.259,00
14 SECRETARIO DE DESPACHO 3.061.259,00 204.083,93
15 SECRETARIO DE DESPACHO 3.061.259,00
16 JEFE DE AREA 6.850.690,00 3.425.344,65
17 JEFE DE AREA 6.850.690,00 3.425.344,65
18 JEFE DE OFICINA 5.252.195,67 2.626.097,83
19 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00
20 ASESOR 2.191.353,37 1.064.982,93 2.847,08 40.925,00
21 ASESOR 3.061.259,00 204.083,93 1.640.909,23 2.187.878,97
22 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00
23 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00 224.206,93 1.802.608,18 2.163.129,81
24 ASESOR 3.760.925,00 1.880.462,33
25 ASESOR 3.760.925,00 1.880.462,00
26 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00
27 ASESOR 3.760.925,00 1.880.462,50
28 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00
29 ASESOR 3.221.764,10 1.610.881,88 280.153,40 3.377.404,76 5.178.687,30
30 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00
31 ASESOR 0,00
32 ASESOR 2.945.785,33 1.472.892,67
33 ASESOR 4.651.240,00 2.325.620,00
34 ASESOR 4.651.240,00 2.325.620,00 310.082,67 2.479.652,96 2.975.583,55
13
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
35 ASESOR 4.202.301,00 2.101.150,28
36 ASESOR 5.199.965,00 2.599.982,50
37 ASESOR 5.199.965,00 2.599.982,50
38 ASESOR 5.501.347,00 2.750.673,45
39 ASESOR 5.501.347,00 2.750.673,45
40 ASESOR 6.469.417,00 3.234.708,23
41 ASESOR 6.469.417,00 3.234.708,50
42 ASESOR 6.850.690,00 3.425.344,65
43 ASESOR 6.850.690,00 3.425.344,65
44 ASESOR 6.850.690,00 3.425.344,65
45 PROFESIONAL 1.811.369,00
46 PROFESIONAL 1.904.284,00
47 PROFESIONAL 1.904.284,00
48 PROFESIONAL 1.904.284,00
49 PROFESIONAL 2.356.210,00
50 PROFESIONAL 2.496.125,00
51 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 2.636.851,00 175.790,07 1.413.416,23 2.073.010,46
52 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 3.061.259,00
53 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 3.238.641,00
54 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 1.580.879,17
55 TECNICO 1.258.248,00 44.655,00
56 TECNICO 1.559.926,00
57 TECNICO 1.559.926,00
58 TECNICO 1.654.348,00
59 TECNICO 1.735.976,00 115.731,73
60 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 957.239,00 67.800,00 44.655,00
61 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 606.251,37 42.940,00 28.281,50
62 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 957.239,00 67.800,00 44.655,00
63 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 957.239,00 67.800,00 44.655,00
64 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 957.239,00 67.800,00 44.655,00
65 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 990.139,00 67.800,00 44.655,00
66 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 990.139,00 67.800,00 44.655,00
67 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 660.092,67 45.200,00 29.770,00
68 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 990.139,00 67.800,00 44.655,00
69 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1.027.123,00 67.800,00 44.655,00 68.474,87 615.820,21 903.202,97
70 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1.027.123,00 67.800,00 44.655,00
71 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1.027.123,00 67.800,00 44.655,00
72 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 957.239,00 67.800,00 44.655,00
73 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1.027.123,00 67.800,00 44.655,00
74 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00
75 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00
76 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00 79.175,13
77 CONDUCTOR 633.401,07 23.816,00
78 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00
79 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00
80 SECRETARIO 1.151.831,00 44.655,00 76.788,73 648.118,51 907.365,91
81 SECRETARIO 1.151.831,00 44.655,00
82 SECRETARIO 1.151.831,00 44.655,00
83 SECRETARIO EJECUTIVO 1.397.487,00
14
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
84 SECRETARIO EJECUTIVO 1.397.487,00
85 SECRETARIO EJECUTIVO 1.397.487,00
86 SECRETARIO EJECUTIVO 1.469.919,00
87 SECRETARIO EJECUTIVO 1.469.919,00
88 SECRETARIO EJECUTIVO 1.268.333,47
89 SECRETARIO EJECUTIVO 1.654.348,00
90 SECRETARIO EJECUTIVO 1.330.914,93
91 SECRETARIO EJECUTIVO 1.735.976,00 1.389,72 2.183,86
Fuente: Área de Talento Humano.
Continuación Cuadro 3.
N CARGO PRIMA COOR
PRIMA ANTIG
BONIF SER H E
DIURNAS H E
NOCTURNAS
H E DOMINICALES
DIURNAS
H E DIMINICALES NOCTURNAS
RECARGO NOC
INDEM PRIMA VAC
IND VACACIONES
TOTALES DICIEMBRE
1 PRESIDENTE DE LA REPUBLICA 44.738.945,00
2 VICEPRESIDENTE DE LA REPUBLICA 32.387.520,00
3 SUBDIRECTOR DE DEPTO ADMINISTRATIVO 64.043.579,63
4 DIRECTOR DE PROGRAMA PRESIDENC 103.063.414,63
5 DIRECTOR DE PROGRAMA PRESIDENC 46.947.120,63
6 SECRETARIO DE LA PRESIDENCIA 14.707.296,63
7 SECRETARIO 92.769.856,00 8 ALTO COMISIONADO 92.384.799,00
9 ALTO CONSEJERO PRESIDENCIAL 65.403.036,00
10 ALTO CONSEJERO PRESIDENCIAL 54.528.293,00
11 MINISTRO CONSJ DEL PRESID REPU 32.163.071,00
12 DIRECTOR DE DPTO, ADMINISTRATI 92.506.863,00
13 SECRETARIO DE DESPACHO 55.093.512,00 14 SECRETARIO DE DESPACHO 1.640.909,25 2.406.666,89 46.646.060,14 15 SECRETARIO DE DESPACHO 54.649.982,00
16 JEFE DE AREA 3.596.612,13 66.083.936,78
17 JEFE DE AREA 50.073.143,65
18 JEFE DE OFICINA 29.832.398,00
19 ASESOR 45.278.971,00
20 ASESOR 1.765.629,60 86.519.442,60
21 ASESOR 57.229.849,00
22 ASESOR 57.220.268,00
23 ASESOR 1.177.086,40 86.865.602,40
24 ASESOR 45.546.030,33
25 ASESOR 57.646.108,00
26 ASESOR 57.537.708,50
27 ASESOR 84.912.823,50
28 ASESOR 85.986.881,50
29 ASESOR 41.848.227,28
30 ASESOR 1.765.629,60 60.076.454,10
31 ASESOR 71.521.417,00
32 ASESOR 12.177.038,00
33 ASESOR 2.441.901,00 41.583.823,00
34 ASESOR 60.159.222,00
15
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
35 ASESOR 26.450.498,00
36 ASESOR 60.716.155,50
37 ASESOR 59.933.972,50
38 ASESOR 88.062.653,45
39 ASESOR 88.418.361,45
40 ASESOR 17.101.619,23
41 ASESOR 2.264.295,95 47.332.829,45
42 ASESOR 55.917.477,65
43 ASESOR 89.861.029,65
44 ASESOR 29.938.030,65
45 PROFESIONAL 81.285.113,00
46 PROFESIONAL 21.589.552,00
47 PROFESIONAL 82.457.246,00
48 PROFESIONAL 380.856,80 94.128.910,80
49 PROFESIONAL 22.144.608,00
50 PROFESIONAL 73.886,00 44.582.564,00
51 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 14.307.797,00
52 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 612.252,00 45.683.201,00
53 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 82.949.922,00
54 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 55.753.593,00
55 TECNICO 53.496.021,00
56 TECNICO 54.340.014,00
57 TECNICO 54.558.464,00
58 TECNICO 21.508.115,00
59 TECNICO 607.591,60 930.373,22 1.364.547,38 56.910.269,20
60 AUXILIAR ADMINIST 56.089,00 476.376,00 9.242.385,00
61 AUXILIAR ADMINIST. 53.283.140,00
62 AUXILIAR ADMINIST 20.773.552,00
63 AUXILIAR ADMINIST 53.521.533,00
64 AUXILIAR ADMINIST 92.679.000,00
65 AUXILIAR ADMINIST 20.802.647,00
66 AUXILIAR ADMINIST 235.757,00 30.439,00 629.696,00 81.797.030,00
67 AUXILIAR ADMINIST 181.691,00 1.198,00 544.708,00 21.572.193,00
68 AUXILIAR ADMINIST 253.636,00 616.634,00 1.650,00 9.812.799,00
69 AUXILIAR ADMINIST 43.378.251,00
70 AUXILIAR ADMINIST 81.997.013,00
71 AUXILIAR ADMINIST 176.537,00 14.979,00 376.612,00 34.237,00 29.954.065,00
72 AUXILIAR ADMINIST 37.155.709,00
73 AUXILIAR ADMINIST 81.210.020,00
74 CONDUCTOR 296.907,00 961.235,00 366.185,00 138.556,00 82.888.842,00
75 CONDUCTOR 114.433,00 281.443,00 108.866,00 21.537.899,00
76 CONDUCTOR 216.494,00 974.226,00 34.639,00 667.586,72 979.127,19 84.241.769,91
77 CONDUCTOR 247.422,00 995.875,00 128.659,00 98.969,00 82.323.578,00
78 CONDUCTOR 247.423,00 909.277,00 178.144,00 89.072,00 22.314.918,00
79 CONDUCTOR 136.083,00 952.576,00 81.981.151,00
80 SECRETARIO 53.756.008,00
81 SECRETARIO 161.976,00 50.393,00 451.134,00 287.958,00 48.713,00 54.273.245,00
82 SECRETARIO 575.915,50 47.189,00 2.100,00 145.419,00 2.553,00 81.710.577,50
16
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
83 SECRETARIO EJECUTIVO 21.420.106,00
84 SECRETARIO EJECUTIVO 53.618.205,00
85 SECRETARIO EJECTIVO 34.585.747,00
86 SECRETARIO EJECTIVO 53.744.557,00
87 SECRETARIO EJECTIVO 54.197.573,00
88 SECRETARIO EJECTIVO 43.930.828,00
89 SECRETARIO EJECTIVO 81.823.820,00
90 SECRETARIO EJECTIVO 15.644.140,00
91 SECRETARIO EJECTIVO 27.001.739,00 Fuente: Área de Talento Humano.
NOMINA MES DE FEBRERO DE 2013
Cuadro 4.
CARGO SUELDO
PRIMA T. FAC SAL
PRIMA T. NO FAC SAL
GASTOS REPRESENT.
PRIMA DIRECCION
AUXILIO DE
TRANSP.
AUXILIO DE
ALIMEN. B.E.R
PRIMA VAC
VACACIONES PRIMA COOR
PRIMA ANTIG
1 PRESIDENTE DE LA REPUBLICA 5.622.703,00 19.991.840,00
2 VICEPRESIDENTE DE LA REPUBLICA 4.778.402,00 8.475.557,00 4.185.463,00
3 SUBDIRECTOR DE DEPTO ADMINISTRATIVO 2.829.277,00 3.875.720,63 4.922.165,00
4 DIRECTOR DE PROGRAMA PRESIDENC 2.829.277,00 3.875.720,63 4.922.165,00
5 DIRECTOR DE PROGRAMA PRESIDENC 2.829.277,00 3.875.720,63 4.922.165,00
6 SECRETARIO DE LA PRESIDENCIA 2.829.277,00 3.875.720,63 4.922.165,00
7 SECRETARIO 3.551.862,00 6.314.420,00 3.115.667,00
8 ALTO COMISIONADO 3.551.862,00 6.314.420,00 3.115.667,00
9 ALTO CONSEJERO PRESIDENCIAL 3.551.862,00 6.314.420,00 3.115.667,00
10 ALTO CONSEJERO PRESIDENCIAL 3.551.862,00 6.314.420,00 3.115.667,00
11 MINISTRO CONSJ DEL PRESID REPU 3.551.862,00 6.314.420,00 3.115.667,00
12 DIRECTOR DE DPTO, ADMINISTRATI 3.551.862,00 6.314.420,00 3.115.667,00
13 SECRETARIO DE DESPACHO 3.061.259,00
14 SECRETARIO DE DESPACHO 3.061.259,00
15 SECRETARIO DE DESPACHO 3.061.259,00
16 JEFE DE AREA 0,00
17 JEFE DE AREA 6.850.690,00 3.425.344,65
18 JEFE DE OFICINA 6.850.690,00 3.425.345,00
19 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00
20 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00
21 ASESOR 2.914.690,13 1.457.345,07
22 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00
23 ASESOR 3.251.000,53 2.634.431,47
24 ASESOR 3.760.925,00 1.880.462,33
25 ASESOR 3.760.925,00 1.880.462,00
26 ASESOR 3.760.925,00 1.190.959,58 689.502,92
27 ASESOR 3.760.925,00 1.880.462,50
28 ASESOR 4.202.301,00 1.190.651,95 910.498,55
29 ASESOR 4.202.301,00 2.101.150,28
30 ASESOR 4.202.301,00 2.101.150,50
17
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
31 ASESOR 4.401.122,00 2.200.561,00
32 ASESOR 4.651.240,00 2.325.620,00
33 ASESOR 4.651.240,00 2.325.620,00
34 ASESOR 2.325.620,00 2.558.182,00
35 ASESOR 4.651.240,00 1.317.851,33 1.007.768,67
36 ASESOR 5.199.965,00 2.599.982,50
37 ASESOR 5.199.965,00 2.599.982,50
38 ASESOR 5.501.347,00 2.750.673,45
39 ASESOR 5.501.347,00 2.750.673,45
40 ASESOR 6.469.417,00 3.234.708,23
41 ASESOR 6.469.417,00 3.234.708,50 7.563,57 15.127,14
42 ASESOR 6.850.690,00 3.425.344,65
43 ASESOR 6.850.690,00 3.425.344,65
44 ASESOR 6.850.690,00 3.425.344,65
45 PROFESIONAL 1.811.369,00
46 PROFESIONAL 1.690.611,07
47 PROFESIONAL 1.904.284,00
48 PROFESIONAL 1.904.284,00 380.856,80
49 PROFESIONAL 2.356.210,00
50 PROFESIONAL 2.496.125,00 73.886,00
51 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 2.636.851,00
52 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 3.061.259,00 2.636.851,00
53 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 3.238.641,00
54 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 1.735.976,00
55 TECNICO 1.258.248,00 44.655,00
56 TECNICO 1.559.926,00
57 TECNICO 1.559.926,00 58 TECNICO 1.654.348,00 59 TECNICO 1.654.348,00 60 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 957.239,00 67.800,00 44.655,00
61 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 957.239,00 67.800,00 44.655,00
62 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 957.239,00 67.800,00 44.655,00
63 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 957.239,00 67.800,00 44.655,00
64 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 957.239,00 67.800,00 44.655,00
65 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 990.139,00 67.800,00 44.655,00
66 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 990.139,00 67.800,00 44.655,00
67 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 990.139,00 67.800,00 44.655,00
68 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 990.139,00 67.800,00 44.655,00
69 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1.027.123,00 67.800,00 44.655,00
70 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 582.036,37 38.420,00 25.304,50
71 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1.027.123,00 67.800,00 44.655,00
72 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1.027.123,00 67.800,00 44.655,00
73 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1.027.123,00 67.800,00 44.655,00 74 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00 75 CONDUCTOR 1.187.627,00 76 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00 77 CONDUCTOR 1.504.327,53 56.563,00
78 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00
79 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00
80 SECRETARIO 1.151.831,00 44.655,00
81 SECRETARIO 1.151.831,00 44.655,00
82 SECRETARIO 1.151.831,00 44.655,00
18
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
83 SECRETARIO EJECUTIVO 1.397.487,00
84 SECRETARIO EJECUTIVO 1.397.487,00
85 SECRETARIO EJECUTIVO 1.397.487,00
86 SECRETARIO EJECUTIVO 1.469.919,00
87 SECRETARIO EJECUTIVO 1.469.919,00
88 SECRETARIO EJECUTIVO 1.654.348,00
89 SECRETARIO EJECUTIVO 1.654.348,00
90 SECRETARIO EJECUTIVO 1.735.976,00
91 SECRETARIO EJECUTIVO 1.735.976,00 115.731,73
Fuente: Área de Talento Humano.
Continuación Cuadro 4.
CARGO BONIF SER
H E DIURNAS
H E NOCTUR
H E DOMINIC. DIURNAS
H E DOMINIC. NOCTUR.
RECARGO NOC
INDEM PRIMA
VAC
INDEM VACA
LICENCIA MATERNID.
LICENCIA ENFERM.
TOTALES FEBRERO
1 PRESIDENTE DE LA REPUBLICA 44.738.946,00
2 VICEPRESIDENTE DE LA REPUBLICA 32.387.522,00
3 SUBDIRECTOR DE DEPTO ADMINISTRATIVO 4.069.506,92 68.113.089,55
4 DIRECTOR DE PROGRAMA PRESIDENC 103.063.418,63
5 DIRECTOR DE PROGRAMA PRESIDENC 46.947.125,63
6 SECRETARIO DE LA PRESIDENCIA 2.713.004,70 17.420.307,33
7 SECRETARIO 92.769.863,00
8 ALTO COMISIONADO 92.384.807,00
9 ALTO CONSEJERO PRESIDENCIAL 65.403.045,00
10 ALTO CONSEJERO PRESIDENCIAL 54.528.303,00
11 MINISTRO CONSJ DEL PRESID REPU 32.163.082,00
12 DIRECTOR DE DPTO, ADMINISTRATI 92.506.875,00
13 SECRETARIO DE DESPACHO 55.093.525,00
14 SECRETARIO DE DESPACHO 42.598.498,00
15 SECRETARIO DE DESPACHO 54.649.997,00
16 JEFE DE AREA 14.690.108,00 77.177.448,65
17 JEFE DE AREA 3.596.612,13 53.669.772,78
18 JEFE DE OFICINA 3.596.612,25 33.429.028,25
19 ASESOR 45.278.990,00
20 ASESOR 84.753.833,00
21 ASESOR 57.229.870,00
22 ASESOR 57.220.290,00
23 ASESOR 85.688.539,00
24 ASESOR 45.546.054,33
25 ASESOR 57.646.133,00
26 ASESOR 57.537.734,50
27 ASESOR 1.974.485,63 86.887.336,13
28 ASESOR 85.986.909,50
29 ASESOR 41.848.256,28
30 ASESOR 58.310.854,50
31 ASESOR 71.521.448,00
32 ASESOR 12.177.070,00
33 ASESOR 39.141.955,00
34 ASESOR 1.627.934,00 61.787.190,00
35 ASESOR 26.450.533,00
36 ASESOR 60.716.191,50
37 ASESOR 59.934.009,50
38 ASESOR 88.062.691,45
39 ASESOR 88.418.400,45
40 ASESOR 17.101.659,23
41 ASESOR 45.068.574,50
19
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
42 ASESOR 3.596.612,13 59.514.131,78
43 ASESOR 89.861.072,65
44 ASESOR 29.938.074,65
45 PROFESIONAL 81.285.158,00
46 PROFESIONAL 89.897,00 21.679.495,00
47 PROFESIONAL 979.127,19 83.436.420,19
48 PROFESIONAL 93.748.102,00
49 PROFESIONAL 22.144.657,00
50 PROFESIONAL 44.508.728,00
51 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 14.307.848,00
52 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 45.071.001,00
53 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 82.949.975,00
54 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 55.753.647,00
55 TECNICO 629.124,00 54.125.200,00
56 TECNICO 54.340.070,00
57 TECNICO 54.558.521,00
58 TECNICO 21.508.173,00
59 TECNICO 54.007.816,00
60 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 12.464,00 331.544,00 9.053.988,00
61 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 53.283.201,00
62 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 20.773.614,00
63 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 53.521.596,00
64 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 92.679.064,00
65 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 495.069,50 21.297.781,50
66 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 44.655,00 16.966,00 322.620,00 81.285.445,00
67 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 79.072,00 88.700,00 21.012.435,00
68 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 159.433,00 321.795,00 9.422.175,00
69 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 43.378.320,00
70 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 81.997.083,00
71 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 90.943,00 22.468,00 128.390,00 17.119,00 29.610.691,00
72 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 513.561,50 37.669.342,50
73 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 81.210.093,00
74 CONDUCTOR 188.659,00 584.535,00 79.175,00 39.588,00 82.017.990,00
75 CONDUCTOR 154.639,00 407.010,00 138.556,00 178.144,00 21.911.581,00
76 CONDUCTOR 138.556,00 623.504,00 19.794,00 34.639,00 82.186.266,00
77 CONDUCTOR 247.422,00 441.649,00 81.541.801,00
78 CONDUCTOR 117.526,00 407.010,00 21.415.616,00
79 CONDUCTOR 148.453,00 532.576,00 81.573.600,00
80 SECRETARIO 53.756.088,00
81 SECRETARIO 71.989,00 41.994,00 412.739,00 230.366,00 28.556,00 54.058.796,00
82 SECRETARIO 47.789,00 52.312,00 81.037.584,00
83 SECRETARIO EJECUTIVO 21.420.189,00
84 SECRETARIO EJECUTIVO 53.618.289,00
85 SECRETARIO EJECUTIVO 34.585.832,00
86 SECRETARIO EJECUTIVO 53.744.643,00
87 SECRETARIO EJECUTIVO 54.197.660,00
88 SECRETARIO EJECUTIVO 579.021,80 44.509.937,80
89 SECRETARIO EJECUTIVO 81.823.909,00
90 SECRETARIO EJECUTIVO 15.644.230,00
91 SECRETARIO EJECUTIVO 607.591,60 930.525,33 1.302.735,46 29.842.682,39
Fuente: Área de Talento Humano.
Con la muestra seleccionada de 91 Funcionarios y las nóminas de los meses de Octubre y Diciembre de 2012 y Febrero de 2013, se procedió a verificar los cálculos de liquidación por el pago de novedades como:
Vacaciones. Prima de Vacaciones. Indemnización de Vacaciones. Bonificación Especial de Recreación. Bonificación por Servicios.
20
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
Horas Extras.
Como resultado de lo anterior, se encontró que los cálculos y el pago de éstas novedades se encuentran ajustadas a lo establecido en la normatividad vigente.
2.1 Liquidación de Nómina De otra parte, mediante entrevista realizada al responsable de la liquidación de la nómina, se pudo conocer el paso a paso para la generación de la misma; una vez terminada la entrevista se procedió a verificar el Procedimiento Liquidación de Nómina y Prestaciones Sociales (P – TH – 02), evidenciándose que se está dando cumplimiento a lo establecido en el Procedimiento. Es de anotar que, una vez son ingresadas todas las novedades al aplicativo de nómina, se genera una pre nómina, la cual es revisada y confrontada con los documentos soportes (Resoluciones por: Vacaciones, Incapacidades, Ingresos, Retiros, Horas Extras, etc.), y se hacen las correcciones y/o ajustes a que haya lugar. Efectuado lo anterior, se procede al cierre y generación de la misma, se imprime la nómina y los resúmenes respectivos, los cuales son firmados por el Jefe del Proceso de Talento Humano y posteriormente, son enviados a Pagaduría para el pago correspondiente. Así mismo, se toma la Caracterización del Proceso con el fin de verificar y analizar los puntos de Control establecidos para la liquidación de la Nómina, encontrando los siguientes:
1. Uso y actualización del aplicativo de novedades. 2. Revisión técnica y normativa en la pre nómina.
Al indagar acerca de si los puntos de control se consideran suficientes para garantizar que la liquidación de la nómina corresponda a lo realmente laborado, se indica que no se tiene establecido un control específico. De lo anterior, se Recomienda 5 revisar y analizar la conveniencia de establecer un punto de control que permita sensibilizar a los responsables de procesos y/o Jefes de dependencia, de la responsabilidad directa en velar porque los subalternos cumplan con la jornada laboral y así garantizar que lo liquidado en la nómina corresponda a lo efectivamente laborado.
2.2 Liquidación de Vacaciones Siguiendo con la revisión de los 91 funcionarios seleccionados se tomó las carpetas de aquellos a los cuales se liquidó y pago vacaciones, con el fin de identificar el periodo que se
21
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
les estaba liquidando y así constatar si era el periodo al cual tenían derecho. Encontrándose que efectivamente correspondían al periodo liquidado.
Así mismo, se verificó que aquellos funcionarios a los cuales se les Indemnizó, aplazó y/o interrumpió las vacaciones, se encontraban soportadas en las necesidades del servicio, justificadas por el jefe inmediato.
2.3 Liquidación de Incapacidades Teniendo en cuenta los resultados de la auditoría realizada al Proceso de Gestión financiera en el mes de septiembre de 2012, en lo relacionado a la No Conformidad Nro. 1, sobre incapacidades, se pudo observar que a partir de la fecha se tienen establecidos dos procedimientos para el pago y trámite de incapacidades, así:
i. Incapacidades generadas antes de noviembre de 2012.
Con aquellas incapacidades generadas antes de noviembre de 2012, el funcionario hacia entrega del original de la incapacidad y la historia clínica a la persona responsable del trámite de reconocimiento ante la EPS, con lo cual se diligenciaba el Formato u oficio para solicitud de reconocimiento de las mismas y se realizaba el respectivo seguimiento. Una vez la EPS hace el reconocimiento, se verifica la información reportada en éste cruzándola con la información que se tiene registrada en un archivo Excel. Posteriormente, se elabora la Resolución de acuerdo al reconocimiento que ha efectuado la EPS y notifican al funcionario. A su vez el Proceso de Talento Humano, elabora autorización de descuento para que los funcionarios firmen y autoricen los valores a descontar, por este concepto. Se remite copia de las Resoluciones a contabilidad y a la hoja de vida de cada funcionario.
Se observa que para las incapacidades causadas y pagadas antes de junio del año 2012, no existe una base de datos que permita establecer el monto de las mismas.
ii. Incapacidades generadas a partir de noviembre de 2012.
Conforme al plan de mejoramiento establecido a partir de noviembre de 2012, el funcionario radica en el Proceso de Talento Humano el original de la incapacidad y la historia clínica, el cual es posteriormente entregado a la persona encargada de liquidar la nómina. Esta persona registra la novedad (incapacidad) en el sistema de nómina y elabora la Resolución correspondiente, de la cual envía copia a contabilidad y a la Hoja de Vida del Funcionario.
22
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
Una vez ingresada la novedad al aplicativo, se envían los originales de las incapacidades a la persona responsable del trámite de reconocimiento ente la EPS, la cual tramita la solicitud de reconocimiento y hace seguimiento. Una vez analizados los procedimientos descritos anteriormente, la Oficina de Control Interno observó que para aquellas incapacidades generadas antes de noviembre de 2012, el Proceso de Talento Humano espera que la EPS haga el reconocimiento de la misma para generar la Resolución con la información del valor adeudado por el funcionario, con el fin de que éste autorice el descuento, mientras que para aquellas incapacidades generadas a partir de noviembre de 2012, se elabora la Resolución una vez se liquida la incapacidad sin esperar al reconocimiento por parte de la EPS. De otra parte, se observó que la EPS Coomeva a la cual se le radicó solicitud de reconocimiento desde el 26 de septiembre de 2012 y posteriormente se le han venido radicando nuevas solicitudes, a la fecha no ha reconocido las incapacidades solicitadas, por lo cual no se han generado las Resoluciones de los funcionarios a los que la Entidad debe efectuar descuento por este concepto, esperando que la EPS haga el reconocimiento. A pesar de las gestiones realizadas para el reconocimiento, por parte de la persona responsable del tema.
Una vez efectuada la Mesa de Trabajo, el Proceso de Talento Humano informó que se encuentra ejecutando el Plan de Mejoramiento, en el cual se busca unificar el procedimiento para la elaboración de la Resolución, con el fin que los descuentos pendientes de cobro a los funcionarios no se sigan prolongando hasta el reconocimiento por parte de las EPS. Se Recomienda 6 fortalecer el seguimiento con el fin que se reconozcan los valores adeudados a la Entidad por las EPS, en este caso es importante mencionar que la EPS Coomeva a la fecha de ésta auditoria 12 de abril de 2013, adeuda un valor aproximado de $19.721.422,19, valor que no ha sido reconocido a la Entidad, no obstante las gestiones realizadas.
2.4 Liquidación de Aportes Parafiscales Con el fin de verificar, si el porcentaje y valores calculados, liquidados y pagados de los Aportes de ley se encuentran ajustados a la norma, se tomó una muestra de 30 funcionarios incluidos en las nóminas de los meses de octubre y diciembre de 2012 y febrero de 2013, donde se procedió a hacer los cálculos de los diferentes aportes como son: Pensión, Salud, Caja de Compensación Familiar, Riesgos Profesionales, Sena, ICBF, ESAP y Min., encontrándose que estos se encuentran ajustados a lo establecido por la Ley, como se detalla a continuación:
23
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
Cuadro 5. APORTES PARAFISCALES MES OCTUBRE DE 2012
FUNCIONARIO PAGOS
NOMINA
PENSION VR.
CALCULADO
PENSION VR.
PAGADO
SALUD VR. CALCULADO
SALUD VR.
PAGADO
CAJA COMP. VR.
CALCULADO
CAJA COMP.
VR. PAGADO
RIESGOS P. VR
CALCULADO
RIESGOS P. VR
PAGADO
SENA VR.
CALCULADO
AHUMADA MARCIALES LUIS ENRIQUE
SUELDO 1.187.627 406.810 406.900 299.125 299.100 97.480 97.500 12.491 12.500 12.185
SUBSIDIO ALIMENTACIO 44.655
RECARGO-NOCTURNO 103.917
HORAS EXTRAS DIURNAS 228.866
HORAS EXTRAS NOCTUR 545.566
HORA EXT. DOM. DIUR 237.525 HORA EXTRA DOM. NOCT 89.072
2.437.228
2.392.573
BECERRA GARZON JUAN FRANCISCO
SUELDO 1.904.000 304.640 304.600 238.000 238.000 76.160 76.200 9.939 9.900 9.520
LOPEZ SALAMANCA NUBIA YALILE
SUELDO 2.496.125 424.320 424.400 312.000 312.000 99.840 99.800 13.029 13.000 12.480
MONROY TORRES CONCEPCION MARIANY
SUELDO 3.363.104 857.650 857.600 630.625 630.600 201.800 201.800 26.335 26.300 25.225
PRIMA TECNICA 1.681.552
5.044.656
PORRAS MONTAÑEZ JAVIER RICARDO
SUELDO 1.334.208 213.440 213.400 166.750 166.700 53.360 53.400 6.963 7.000 6.670 ABAUNZA AYALA ELSA JUDITH
SUBSIDIO ALIMENTACION 44.655 190.080 190.100 148.500 148.500 49.280 49.300 6.201 6.200 6.160
SUELDO 1.187.627
1.232.282 BAQUERO CIMADEVILLA MARIA ALEJANDRA
SUELDO 3.239.000 550.630 550.600 404.875 404.900 129.560 129.600 16.908 16.900 16.195 LLOREDA MERA FRANCISCO JOSE
PRIMA TECNICA 4.933.140 2.550.060 2.550.000 1.770.875 1.770.900 591.960 592.000 73.952 74.000 73.995
SUELDO 3.551.862
GASTOS DE REPRESENTACIÓN 6.314.420
TOTAL 14.799.422
MENDOZA LANCHEROS LINA 17,23%
24
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
SUELDO 5.501.000 935.170 935.200 687.625 687.600 220.040 220.000 28.715 28.700 27.505
PIAMBA BOLAÑOS YOLI ELIZABETH
AUXILIO TRANSPORTE 67.800 153.120 153.100 119.625 119.600 40.080 40.100 5.230 5.000 5.010 SUBSIDIO ALIMENTACION 44.655
SUELDO 957.239
1.069.694
Continuación Cuadro 5. APORTES PARAFISCALES MES OCTUBRE DE 2012
FUNCIONARIO PAGOS
NOMINA
SENA VR.
PAGADO
ICBF VR. CALCULADO
ICBF VR. PAGADO
ESAP VR. CALCULADO
ESAP VR.
PAGADO
MIN. VR.
CALCULADO
MIN. VR. PAGADO
TOTALES
CALCULADOS
TOTALES
PAGADOS
AHUMADA MARCIALES LUIS ENRIQUE
SUELDO 1.187.627 12.200 73.110 73.100 12.185 12.200 24.370 24.400 937.756 937.900
SUBSIDIO ALIMENTACIO 44.655
RECARGO-NOCTURNO 103.917
HORAS EXTRAS DIURNAS 228.866
HORAS EXTRAS NOCTUR 545.566
HORA EXT. DOM. DIUR 237.525
HORA EXTRA DOM. NOCT 89.072
2.437.228
2.392.573
BECERRA GARZON JUAN FRANCISCO
SUELDO 1.904.000 9.500 57.120 57.100 9.520 9.500 19.040 19.000 723.939 723.800
LOPEZ SALAMANCA NUBIA YALILE
SUELDO 2.496.125 12.500 74.880 74.900 12.480 12.500 24.960 25.000 973.989 974.100
MONROY TORRES CONCEPCION MARIANY
SUELDO 3.363.104 25.200 151.350 151.300 25.225 25.200 50.450 50.400
1.968.660
1.968.400
PRIMA TECNICA 1.681.552
5.044.656 PORRAS MONTAÑEZ JAVIER RICARDO
SUELDO 1.334.208 6.700 40.020 40.000 6.670 6.700 13.340 13.300 507.213 507.200
ABAUNZA AYALA ELSA JUDITH
SUBSIDIO ALIMENTACION 44.655 6.200 36.960 37.000 6.160 6.200 12.320 12.300 455.661 455.800
SUELDO 1.187.627
1.232.282
BAQUERO CIMADEVILLA MARIA ALEJANDRA
25
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
SUELDO 3.239.000 16.200 97.170 97.200 16.195 16.200 32.390 32.400 1.263.92
3 1.264.00
0
LLOREDA MERA FRANCISCO JOSE
PRIMA TECNICA 4.933.140 74.000 443.970 444.000 73.995 74.000 147.99
0 148.000 5.726.79
7 5.726.90
0
SUELDO 3.551.862
GASTOS DE REPRESENTACIÓN 6.314.420
TOTAL 14.799.422
MENDOZA LANCHEROS LINA
SUELDO 5.501.000 27.500 165.030 165.000 27.505 27.500 55.010 55.000 2.146.60
0 2.146.50
0
PIAMBA BOLAÑOS YOLI ELIZABETH
AUXILIO TRANSPORTE 67.800 5.000 30.060 30.100 5.010 5.000 10.020 10.000 368.155 367.900
SUBSIDIO ALIMENTACION 44.655
SUELDO 957.239
1.069.694
Cuadro 6. APORTES PARAFISCALES MES DICIEMBRE DE 2012
FUNCIONARIO PAGOS
NOMINA
PENSION VR.
CALCULADO
PENSION VR.
PAGADO
SALUD VR.
CALCULADO
SALUD VR. PAGADO
CAJA COMP. VR. CALCULAD
O
CAJA COMP.
VR. PAGA
DO
RIESGOS P. VR
CALCULADO
RIESGOS P. VR
PAGADO
SENA VR.
CALCULADO
BENITEZ JHONNYS
AUXILIO TRANSPORTE 51.980 153.120 153.100 119.625 119.600 30.720 30.700 3.831 3.800 3.840
SUBSIDIO ALIMENTACION 34.236 SUELDO 733.883
820.099
CHAPARRO VEGA MARTHA INES
SUELDO 3.363.104 857.650 857.600 630.625 630.600 201.800
201.800 26.335 26.300 25.225
PRIMA TECNICA 1.681.552
5.044.656
GARAVITO TOCARRUNCHO EDUARDO ANDRES
SUELDO 1.735.976 277.760 277.800 217.000 217.000 69.440 69.400 9.062 9.100 8.680
MARCELO FORERO LUCY ESPERANZA
SUBSIDIO ALIMENTACION 44.655 190.080 190.100 148.500 148.500 49.280 49.300 6.201 6.200 6.160 SUELDO 1.187.627
QUIJANO BONILLA LUIS SAMUEL
AUXILIO TRANSPORTE 67.800 153.120 153.100 119.625 119.600 40.080 40.100 4.996 5.000 5.010
SUBSIDIO ALIMENTACION 44.655 SUELDO 957.239
1.069.694
26
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
BEJARANO PARRA ANGIE KATHERINE
SUELDO 1.559.926 249.600 249.600 195.000 195.000 62.400 62.400 8.143 8.100 7.800
CEBALLOS MARTINEZ OSCAR MAURICIO
SUELDO 4.202.301 714.340 714.300 525.250 525.200 168.080 168.10
0 21.934 21.900 21.010 PRIMA TECNICA NO SALARIAL 2.101.151
6.303.452
FRANCIS BOWIE JUDITH ELIZABETH
SUELDO 1.735.976 277.760 277.800 217.000 217.000 69.440 69.400 9.062 9.100 8.680
LOPEZ RAMIREZ NIDIA
SUELDO 1.654.348 264.640 264.400 206.750 206.800 50.720 50.800 6.619 6.600 6.340
VACACIONES 1.359.715 PRIMA VACACIONES 886.771
B.E.R. 110.290 4.011.124
PLAZAS MICHELSEN CRISTINA
SUELDO 3.551.862 1.716.684 1.716.700 1.233.250 1.233.200 394.640 394.60
0 51.501 51.500 49.330
GASTOS DE REPRESENTACION 6.314.420
PRIMA DE DIRECCION 3.115.667 12.981.949
Continuación Cuadro 6. APORTES PARAFISCALES MES DICIEMBRE DE 2012
FUNCIONARIO PAGOS
NOMINA
SENA VR.
PAGADO
ICBF VR. CALCULADO
ICBF VR. PAGADO
ESAP VR. CALCULADO
ESAP VR.
PAGADO
MIN. VR. CALCULADO
MIN. VR. PAGADO
TOTALES CALCULADOS
TOTALES PAGADOS
BENITEZ JHONNYS
AUXILIO TRANSPORTE 51.980 3.800 23.040 23.000 3.840 3.800 7.680 7.700 345.696 345.500
SUBSIDIO ALIMENTACION 34.236
SUELDO 733.883
820.099
CHAPARRO VEGA MARTHA INES
SUELDO 3.363.104 25.200 151.350 151.300 25.225 25.200 50.450 50.400 1.968.660 1.968.400
PRIMA TECNICA 1.681.552
5.044.656
GARAVITO TOCARRUNCHO EDUARDO ANDRES
SUELDO 1.735.976 8.700 52.080 52.100 8.680 8.700 17.360 17.400 660.062 660.200
MARCELO FORERO LUCY ESPERANZA
SUBSIDIO ALIMENTACION 44.655 6.200 36.960 37.000 6.160 6.200 12.320 12.300 455.661 455.800
27
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
SUELDO 1.187.627
QUIJANO BONILLA LUIS SAMUEL
AUXILIO TRANSPORTE 67.800 5.000 30.060 30.100 5.010 5.000 10.020 10.000 367.921 367.900
SUBSIDIO ALIMENTACION 44.655
SUELDO 957.239
1.069.694
BEJARANO PARRA ANGIE KATHERINE
SUELDO 1.559.926 7.800 46.800 46.800 7.800 7.800 15.600 15.600 593.143 593.100
CEBALLOS MARTINEZ OSCAR MAURICIO
SUELDO 4.202.301 21.000 126.060 126.100 21.010 21.000 42.020 42.000 1.639.704 1.639.600
PRIMA TECNICA NO SALARIAL 2.101.151
6.303.452
FRANCIS BOWIE JUDITH ELIZABETH
SUELDO 1.735.976 8.700 52.080 52.100 8.680 8.700 17.360 17.400 660.062 660.200
LOPEZ RAMIREZ NIDIA
SUELDO 1.654.348 6.300 38.040 38.000 6.340 6.300 12.680 12.700 592.129 591.900
VACACIONES 1.359.715
PRIMA VACACIONES 886.771
B.E.R. 110.290
4.011.124
PLAZAS MICHELSEN CRISTINA
SUELDO 3.551.862 49.300 295.980 296.000 49.330 49.300 98.660 98.700 3.889.375 3.889.300 GASTOS DE REPRESENTACION 6.314.420
PRIMA DE DIRECCION 3.115.667
12.981.949
Cuadro 7. APORTES PARAFISCALES MES FEBRERO DE 2013
FUNCIONARIO PAGOS
NOMINA
PENSION VR.
CALCULADO
PENSION VR.
PAGADO
SALUD VR. CALCULADO
SALUD VR.
PAGADO
CAJA COMP. VR.
CALCULADO
CAJA COMP.
VR. PAGADO
RIESGOS P. VR
CALCULADO
RIESGOS P. VR
PAGADO
SENA VR. CALCULADO
ASPRILLA ECHEVERRIA JOHN MILTON
PRIMA TECNICA NO SALARIAL 1.467.041 498.780 498.800 366.750 366.700 117.360 117.400 15.315 15.300 14.670
SUELDO 2.934.081
4.401.122
CERINZA SIERRA JUAN CARLOS
AUXILIO TRANSPORTE 47.760 153.120 153.100 119.625 119.600 28.040 28.000 3.497 3.500 3.505
SUBSIDIO ALIMENTACION 31.259
SUELDO 670.067
749.086
28
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
*SUELDO DE SALUD Y PENSION FEBRERO
LO DEMAS ENERO
ORTEGA GUEVARA DIANA CAROLINA
SUELDO 1.811.369 289.760 289.800 226.375 226.400 72.440 72.400 9.453 9.500 9.055
VILLALBA SOLARTE JUAN BAUTISTA
SUELDO 918.378 146.880 146.900 114.750 114.700 36.720 36.700 4.792 4.800 4.590
ZUÑIGA ÑAÑEZ EDILMA
AUXILIO TRANSPORTE 31.640 158.720 158.700 124.000 124.000 18.720 18.700 2.443 2.300 2.340
SUBSIDIO ALIMENTACION 20.839
SUELDO 446.712
499.191
ARCOS VARELA RENE
PRIMA TECNICA NO SALARIAL 1880462 1.379.006 639.370 639.400 470.125 470.100 150.440 150.400 19.632 19.600 18.805
SUELDO 3760925 2.758.012
4.137.018
CASTRO MARTIN MARIA CLARA
PRIMA TECNICA 1880462 501.457 958.970 959.000 705.125 705.100 60.160 60.200 7.851 7.900 7.520
SUELDO 3760925 1.002.913
1.504.370
OCHOA MARTINEZ CARLOS JULIO
SUELDO 1.654.348 264.640 264.600 206.750 206.700 66.160 66.200 8.634 8.600 8.270
VASQUEZ GUZMAN JHON FREDY
AUXILIO TRANSPORTE 67.800 153.120 153.100 119.625 119.600 40.080 40.100 4.996 5.000 5.010
SUBSIDIO ALIMENTACION 44.655
SUELDO 957.239
1.069.694
ZAPATA DIEGO MAURICIO
SUBSIDIO ALIMENTACION 44.655 190.080 190.100 148.500 148.500 49.280 49.300 6.201 6.200 6.160
SUELDO 1.187.627
1.232.282
Continuación Cuadro 7. APORTES PARAFISCALES MES FEBRERO DE 2013
FUNCIONARIO PAGOS
NOMINA SENA VR. PAGADO
ICBF VR. CALCULADO
ICBF VR. PAGADO
ESAP VR. CALCULADO
ESAP VR.
PAGADO
MIN. VR. CALCULADO
MIN. VR. PAGADO
TOTALES CALCULADOS
TOTALES PAGADOS
ASPRILLA ECHEVERRIA
29
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
JOHN MILTON
PRIMA TECNICA NO SALARIAL 1.467.041 14.700 88.020 88.000 14.670 14.700 29.340 29.300 1.144.905 1.144.900
SUELDO 2.934.081
4.401.122
CERINZA SIERRA JUAN CARLOS
AUXILIO TRANSPORTE 47.760 3.500 21.030 21.000 3.505 3.500 7.010 7.000 339.332 339.200
SUBSIDIO ALIMENTACION 31.259
SUELDO 670.067
749.086
*SUELDO DE SALUD Y PENSION FEBRERO
LO DEMAS ENERO
ORTEGA GUEVARA DIANA CAROLINA
SUELDO 1.811.369 9.100 54.330 54.300 9.055 9.100 18.110 18.100 688.578 688.700
VILLALBA SOLARTE JUAN BAUTISTA
SUELDO 918.378 4.600 27.540 27.500 4.590 4.600 9.180 9.200 349.042 349.000
ZUÑIGA ÑAÑEZ EDILMA
AUXILIO TRANSPORTE 31.640 2.300 14.040 14.000 2.340 2.300 4.680 4.700 327.283 327.000
SUBSIDIO ALIMENTACION 20.839
SUELDO 446.712
499.191
ARCOS VARELA RENE
PRIMA TECNICA NO SALARIAL 1880462 1.379.006 18.800 112.830 112.800 18.805 18.800 37.610 37.600 1.467.617 1.467.500 SUELDO 3760925 2.758.012
4.137.018
CASTRO MARTIN MARIA CLARA
PRIMA TECNICA 1880462 501.457 7.500 45.120 45.100 7.520 7.500 15.040 15.000 1.807.306 1.807.300
SUELDO 3760925 1.002.913
1.504.370
5.641.387
OCHOA MARTINEZ CARLOS JULIO
SUELDO 1.654.348 8.300 49.620 49.600 8.270 8.300 16.540 16.500 628.884 628.800
30
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
VASQUEZ GUZMAN JHON FREDY
AUXILIO TRANSPORTE 67.800 5.000 30.060 30.100 5.010 5.000 10.020 10.000 367.921 367.900
SUBSIDIO ALIMENTACION 44.655
SUELDO 957.239
1.069.694
ZAPATA DIEGO MAURICIO
SUBSIDIO ALIMENTACION 44.655 6.200 36.960 37.000 6.160 6.200 12.320 12.300 455.661 455.800
SUELDO 1.187.627
1.232.282
3. Verificación de la gestión y trámite de las situaciones administrativas laborales.
La recepción de las novedades laborales y prestacionales se realiza de acuerdo con el cronograma de nómina definido por el Área de Talento Humano, el cual se publica mensualmente en la intranet y son informadas a todos los funcionarios las fechas de recepción de las mismas. Como se puede evidenciar:
Calendario
31
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
4. Verificación del cumplimiento de los requisitos para la selección de personal teniendo en cuenta el tipo de vinculación y los requisitos de ley.
En desarrollo de la presente Auditoria, se procedió a realizar mediante prueba selectiva la verificación de la aplicabilidad del Procedimiento de Selección y Vinculación de Personal P-TH-04, para los cargos creados mediante Decreto 2772 de 2012 del 28 de diciembre de 20121.
En la revisión adelantada se pudo observar que el DAPRE2 presentó al DAFP3, el estudio técnico para efectos de modificar su planta de personal, al respecto el DAFP emitió concepto favorable. Conforme a lo anterior, se suprimieron cinco (5) cargos y se crearon un total de 161 mediante el Decreto en mención, como se observa a continuación: Cuadro 8. Relación Cargos suprimidos según Decreto 2772/12
No. De Cargos Denominación del Empleo Código Grado
ÁREA DE CONTRATOS Un (1) Secretario Ejecutivo 5540 15
PLANTA GLOBAL Un (1) Técnico 4410 05 Un (1) Secretario 5530 07 Dos (2) Auxiliar Administrativo 5510 03
Cuadro 9. Relación cargos creados según Decreto 2772 de 2012
No. de Cargos Denominación del Empleo Código Grado
DESPACHO DEL VICEPRESIDENTE DE LA República Un (1) Asesor 2210 05 Dos (2) Asesor 2210 03 Un (1) Profesional Especializado 3330 12 Un (1) Secretario Despacho 5550 Un (1) Secretario Ejecutivo 5540 17 Un (1) Auxiliar Administrativo 5510 05
ALTAS CONSEJERIAS PRESIDENCIALES Tres (3) Asesor 2210 13 Un (1) Asesor 2210 10 Un (1) Asesor 2210 09 Un (1) Asesor 2210 07 Dos (2) Asesor 2210 03 Siete (7) Asesor 2210 01 Un (1) Profesional Especializado 3330 08 Un (1) Profesional 3320 02 Un (1) Profesional 3320 01 Un (1) Secretario Despacho 5550
1 (…) mediante el cual se modifica la Planta de Personal del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (…). 2 Departamento Administrativo de la Presidencia de la República 3 Departamento Administrativo de la Función Pública
32
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
Un (1) Secretario Ejecutivo 5540 17 Un (1) Secretario 5530 07
SECRETARIAS PRESIDENCIALES Dos (2) Profesional 3320 02
PROGRAMAS PRESIDENCIALES Un (1) Asesor 2210 13 Cuatro (4) Asesor 2210 10
Dos (2) Asesor 2210 09 Dos (2) Asesor 2210 07 Cuatro (4) Asesor 2210 06 Veinte (20) Asesor 2210 05 Dieciséis (16) Asesor 2210 03 Treinta y Dos (32) Asesor 2210 01 Nueve (9) Profesional Especializado 3330 12 Tres (3) Profesional Especializado 3330 11 Tres (3) Profesional Especializado 3330 08 Dos (2) Profesional 3320 07 Cuatro (4) Profesional 3320 06 Siete (7) Profesional 3320 02 Dos (2) Profesional 3320 01 Dos (2) Técnico 4410 07 Un (1) Secretario Despacho 5550 Cinco (5) Secretario Ejecutivo 5540 17 Dos (2) Auxiliar Administrativo 5510 05
OFICINA DE PLANEACION Un (1) Asesor 2210 01
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO Un (1) Profesional 3320 01
AREA ADMINISTRATIVA Un (1) Asesor 2210 03 Un (1) Profesional 3320 02 Un (1) Profesional 3320 01 Un (1) Conductor 5520 08 Un (1) Auxiliar Administrativo 5510 05
AREA DE CONTRATOS Un (1) Técnico 4410 07
AREA DE TALENTO HUMANO Dos (2) Asesor 2210 01
En la prueba de recorrido efectuada el 18 de marzo de 2013, se pudo observar que para los 161 cargos creados, se han suscrito nueve (09) Resoluciones mediante las cuales se realizó el nombramiento de 139 funcionarios, de los cuales se posesionaron 137 y 2 presentaron su no aceptación, quedando pendiente el nombramiento de 24 funcionarios. A continuación se relacionan las resoluciones suscritas: Cuadro 10.
Resoluciones suscritas al 18 de marzo de 2013
Resolución Reestructuración Posesionados No Aceptó
33
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
1. 0030 de 2013 94 92 2
2. 0061 de 2013 5 5 0
3. 0072 de 2013 7 7 0
4. 0138 de 2013 7 7 0
5. 0250 de 2013 8 8 0
6. 0395 de 2013 8 8 0
7. 0745 de 2013 6 6 0
8. 0970 de 2013 1 1 0
9. 1051 de 2013 3 3 0
TOTAL 139 137 2
4.1 Prueba Selectiva Hojas de Vida Teniendo en cuenta los 137 nombramientos realizados y la planta de personal reportada al 13 de marzo de 2013, se procedió a realizar prueba selectiva del 10% de los funcionarios vinculados a partir del 3 de enero de 2013 y con un sueldo básico superior a los Tres Millones de Pesos ($3.000.000), con el fin de verificar la aplicabilidad del Procedimiento de Selección y Vinculación de Personal así como el cumplimiento de los requisitos de ley. A continuación se presentan los resultados de la verificación. Cuadro 11. Selectiva funcionarios nuevos 1 al 7 No. REQUISITOS 1.
ARANA REYES JAMES GUSTAVO
2. ASPRILLA
ECHEVERRIA JOHN
MILTON
3. AVILA
RUBIANO DIANA PATRICI
A
4. BLANCO LOZANO RAFAEL
MAURICIO
5. COLMENARE
S OLAYA BERNARDO
6. HERRERA MORENO
KATHERINE PAOLA
7. IZQUIERDO
TORRES BELKIS
FLORENTINA
1 Cédula de Ciudadanía
2 Certificado de Antecedentes Disciplinarios vigente - Procuraduría.
3 Certificado de Juicios Fiscales vigente - Contraloría
4 Certificado de Antecedentes Judicial - Policía Nacional
5 Formato Único de Hoja de Vida
6 Pruebas de Meritocracia del DAFP
34
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
7 Publicación Hoja de Vida en la Página Web
8 Fotocopias de títulos, diplomas académicos y/o actas de grados, tarjeta profesional.
No se encontró
copia tarjeta Profesional
9 Certificados laborales.
10 Requisitos del Manual de Funciones. Res.0031/134
11 Formato de Declaración Juramentada de Bienes y Rentas.
Faltó Diligenciar
1.1
Faltó Diligenciar 1.1; b) y c)
Faltó Diligenciar
1.1;b 1.2; C
12 Formato F-TH-05 Información Complementaria de Hoja de Vida.
13 Formato F-TH-06 Autorización Afiliación al Sistema de Seguridad Social. (Copia de formularios de afiliación)
14 Formato Único de Estudio de Confiabilidad Funcionarios, con foto y copia de los documentos soportes.
Se realizó pero está pendiente La verificación académica y de Estudios superiores
15 Fotocopia de Libreta Militar o constancia de trámite. (Únicamente para Hombres).
Tiene carrera Oficial
N.A N.A N.A
16 Formato F-TH-07 Manifestación Protección a la Familia - Ley 311/96.
17 Formato F-TI-06 Compromiso y Reserva
18 Certificado de continuidad (en los casos que se requiera).
N.A N.A N.A N.A PTE N.A N.A
19 Certificación bancaria. 17-05-12
20 Registro Único Tributario - RUT (si se tiene).
No tiene
4 http://wsp.presidencia.gov.co/normativa/dapre/Documents/Resolucion-0031-2ene2013-modificacion-manual-funciones-dapre.pdf
35
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
21 Certificado de aptitud médica.
22 Carta de Aceptación de Nombramiento
23 Acta de Posesión Res. 0745/13
Res. 0138/13
Res. 0138/13
Res. 0030/13
Res. 4294/13
Res. 0030/13
Res. 0395/13
24 Inducción No se ha realizado
No se ha realizado
No se ha realizado
No se ha realizado
No se ha realizado
No se ha realizado
No se ha realizado
Cuadro 12. Selectiva funcionarios nuevos 8 al 15 No Requisitos 8.
KUIRU CASTRO
FANY
9. PARRA
GALLEGO PABLO
ESTEBAN HERNAN
10. RIVERA PARDO
ALEXANDRA CECILIA
11. RODRIGUEZ MARTINEZ NATHALIA CAROLINA
12. RUCINQUE GONZALEZ CAROLINA
13. SORZANO ROMERO
DIANA ROCIO
14. VARELA VIGOYA MARIA
TERESA DE JESU
15. VILLALBA SOLARTE
JUAN BAUTISTA
1 Cédula de ciudadanía.
2 Certificado de Antecedentes Disciplinarios vigente - Procuraduría.
3 Certificado de Juicios Fiscales vigente - Contraloría
4 Certificado de Antecedentes Judicial - Policía Nacional
5 Formato Único de Hoja de Vida
6 Pruebas de Meritocracia del DAFP
7 Publicación Hoja de Vida en la Página Web
8 Fotocopias de títulos, diplomas académicos y/o actas de grados, tarjeta profesional.
9 Certificados laborales.
10 Requisitos del Manual de Funciones Res.0031/13
11 Formato de Declaración Juramentada de Bienes y Rentas.
Faltó
Diligenciar fecha
Faltaron
Diligenciar casillas
36
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
12 Formato F-TH-05 Información Complementaria de Hoja de Vida.
13 Formato F-TH-06 Autorización Afiliación al Sistema de Seguridad Social. (Copia de formularios de afiliación)
14 Formato Único de Estudio de Confiabilidad Funcionarios, con foto y copia de los documentos soportes.
Se realizó pero está pendiente la verificación académica y de Estudios superiores. MEM13-00000266
Se realizó pero está pendiente la verificación académica y de Estudios superiores. MEM13-00000266
15 Fotocopia de Libreta Militar o constancia de trámite. (Únicamente para Hombres).
N.A N.A N.A N.A N.A N.A
16 Formato F-TH-07 Manifestación Protección a la Familia - Ley 311/96.
17 Formato F-TI-06 Compromiso y Reserva
18 Certificado de continuidad (en los casos que se requiera).
N.A N.A N.A N.A N.A N.A N.A N.A
19 Certificación bancaria. 25-11-09
20 Registro Único Tributario - RUT (si se tiene).
No tiene
21 Certificado de aptitud médica.
22 Carta de Aceptación de Nombramiento
23 Acta de Posesión
Res. 0250/13
Res. 0250/13
Res. 0030/13
Res. 0138/13
Res. 0030/13
Res. 0030/13
Res. 0250/13
Res. 0250/13
24 Inducción No se ha realizado
No se ha realizado
No se ha realizado
No se ha realizado
No se ha realizado
No se ha realizado
No se ha realizado
No se ha realizado
Una vez finalizada la verificación se evidenció que el Área de Talento Humano adelantó las siguientes acciones de conformidad con el Procedimiento de Selección y Vinculación de Personal:
37
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
1. El Proceso de Talento Humano realizó reuniones con los Programas Presidenciales, para establecer los recursos destinados para la vinculación de personal así como los cargos a crear, lo que permitió identificar las vacantes a proveer.
2. Se recibieron de parte de los Programas y Altas Consejerías las comunicaciones tanto
en correo electrónico como por SIGOB, solicitando las vinculaciones.
3. En relación a la selección de hojas de vida de los aspirantes, se efectúa la revisión de perfiles y requisitos establecidos en el Manual de Funciones, los cuales se consignan en una matriz denominada Ayuda Memoria “Requisitos encargo, Requisitos Nombramiento y Requisitos Prima Técnica”. Los cuales no se encuentran asociados al Proceso de Talento Humano en el SIGEPRE.
Sin embargo, se Recomienda 7 en aras de fortalecer el proceso de selección, mantener los registros en cuanto a las Hojas de Vida de los aspirantes en el Formato establecido por el Departamento Administrativo de la Función Pública, debidamente firmados tanto por el aspirante como por el Responsable del Proceso.
4. Se constató que el Subdirector de Operaciones realiza revisión detallada de los
requisitos, selecciona y aprueba las hojas de vida de los aspirantes.
5. Se evidenció que los aspirantes presentaron los documentos relacionados en el Formato F-TH-04 Control de Documentos para posesión legal del cargo (Ver Cuadros
Selectiva funcionarios nuevos 1 al 7 y 8 al 15). Se Recomienda 8 para los casos en que faltó diligenciar información en la documentación presentada por los aspirantes, fortalecer la aplicabilidad del principio de Autocontrol5 en la verificación inicial que realiza el Proceso de Talento Humano.
6. El Proceso de Talento Humano estableció en la caracterización del proceso, el punto
de control “Solicitar a la Secretaría de Seguridad realizar el respectivo estudio de seguridad del aspirante a ocupar el cargo”. En la revisión adelantada se observó que de los 15 funcionarios se presentó concepto SUPERADO es decir, que a la fecha del estudio no les fueron hallados aspectos desfavorables en materia penal, contravencional y disciplinario. Sin embargo, en el estudio de seis (6) funcionarios se hace la salvedad en cuanto a que se encuentra pendiente la verificación académica y de estudios superiores. Por lo anterior, el día 12 de abril se realiza entrevista con la Coordinación de Inteligencia de la Secretaria para la Seguridad Presidencial, oficina encargada del estudio de seguridad de los aspirantes para laborar en el DAPRE tanto de planta
5 Según el Modelo Estándar de Control Interno, (…) el Autocontrol es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades, y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política (…).
38
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
como de contratistas, evidenciándose que el tiempo determinado para la verificación de la información y estudio en general es de 20 días. Así mismo, se informó que en algunas oportunidades la Secretaría recibe del Proceso de Talento Humano la Información de los aspirantes con errores, lo que se traduce en demoras para conceptuar, mientras se valida la misma. Por lo anterior, se Recomienda 9 fortalecer la interacción entre los dos procesos con el fin de alcanzar los resultados esperados en el marco de la eficiencia y la eficacia. Para los casos de los seis (6) funcionarios cuya validación de estudios académicos y superiores estaba pendiente, se informó que se realizó una verificación verbal previa con las correspondientes Instituciones Educativas con el fin de corroborar la información antes de conceptuar y presentar al Área de Talento Humano, ya que la demora se produce por el envío tardío de los certificados por parte de dichas Instituciones. En una segunda visita efectuada el 15 de abril, se corroboró que las Universidades remitieron los respectivos certificados educativos de los seis (6) funcionarios, lo que permite constatar el concepto SUPERADO. Por otro lado, con el fin de verificar la eficacia del Control se indago en el Proceso de Talento Humano por los estudios cuyos conceptos resultaron NO SUPERADO y se procedió a constatar en la planta de personal que los tres (3) casos no superados, no se encuentran vinculados a la Entidad. Al indagar acerca del Formato Único de Estudio de Confiabilidad Funcionarios, y su inclusión en el Sistema SIGEPRE, se observó que la Secretaría para la Seguridad estableció en su Plan Operativo 2013, dos actividades: 1. Incluir en el SIGEPRE los formatos relacionados con estudios de seguridad y confiabilidad de los funcionarios del DAPRE y personal de la Secretaria de Seguridad y 2. Incluir los Procedimientos de estudios de seguridad y confiabilidad de los funcionarios del DAPRE y personal de la Secretaria de Seguridad. Para el 16 de abril, el Formato ESTUDIO DE SEGURIDAD (F-SA-11) se encuentra debidamente controlado y asociado al Proceso de Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa – SA - y publicado en el Aplicativo SIGEPRE –Mapa de Procesos - Documentos y Formatos. 4.2 Funcionarios desvinculados de la Entidad en 2013
Con el fin de determinar las actividades necesarias para que un funcionario se retire de la Entidad a paz y salvo, se procedió a efectuar entrevista con el responsable asignado del Proceso de Talento Humano y se observó que las actividades numeradas del 2 al 5, se le notifican al funcionario una vez se suscribe la resolución mediante la cual se acepta la renuncia, estas son:
39
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
1. Radicar en Correspondencia la renuncia dirigida al Director del Departamento. 2. Presentarse a la Oficina de Talento Humano para tramitar las prestaciones sociales a
que tiene derecho. 3. Realizar Examen Médico de Retiro 4. Presentar la declaración de Bienes y Rentas dentro de los tres días hábiles. 5. Realizar la devolución del Carné que lo identifica como funcionario.
Conforme a lo anterior, se procedió a solicitar la relación de los funcionarios que dejaron la Entidad durante el primer trimestre de 2013, seleccionando una muestra de ocho (8) funcionarios, encontrando lo siguiente: Cuadro 13. Resultado verificación de funcionarios desvinculados
Funcionario
Concepto Acto Administrativo
mediante el cual se acepta
la Renuncia
Decreto 0042
de 2013
Resolución
0365 de 2013
Decreto 0386
de 2013
Resolución
0493 de 2013
Decreto 0372
de 2013
Decreto 0421
de 2013
Resolución 3510
de 2012
Resolución
1222 de 2013
Acto Administrativo
mediante el cual se ordena
el pago de las prestaciones
sociales por retiro
Resolución
0530 de 2013
Resolución
0435 de 2013
Están pagadas
y el acto
administrativ
o se encuentra
en corrección.
Resolución
1028 de 2013
Resolución
1424 de 2013
Resolución
1427 de 2013
Resolución 4542
de 2012
Resolución
1426 de 2013
Examen Médico de Retiro
Se notificó pero
no se lo
practicó
No se le
notificó pero no
se lo practicó
por permanecer
22 días en el
cargo y en la
Entidad.
Se notificó
pero no se lo
practicó
Se notificó
pero no se lo
practicó
Se notificó
pero no se lo
practicó
Se notificó
pero no se lo
practicó
Se notificó y se lo
practicó
Se notificó y no
se lo practicó
Devolución del Carné
No lo regresó
ni a Talento
Humano ni a
Secretaria de
Seguridad
La Entidad no le
entregó carné
No lo regresó
ni a Talento
Humano ni a
Secretaria de
Seguridad
La Entidad no
le entregó
carné
La Entidad no
le entregó
carné por
considerarse
figura pública
La Entidad no
le entregó
carné por
considerarse
figura pública
Lo entrego a
Talento Humano,
y este lo remite
mediante MEM13-
00000606 del 17
de enero de 2013
a Secretaria de
Seguridad para su
destrucción.
Lo entrego a
Talento
Humano, y este
lo remite
mediante
MEM13-
00004728 del
1 de abril de
2013 a
Secretaria de
Seguridad para
su destrucción.
Declaración de Bienes y
Rentas
No efectuó la
declaración
correspondient
e a su retiro
No efectuó la
declaración
correspondient
e a su retiro,
por permanecer
22 días en el
cargo y en la
Entidad.
No efectuó la
declaración
correspondien
te
No efectuó la
declaración
correspondie
nte a su
retiro
No efectuó la
declaración
correspondien
te a su retiro
No efectuó la
declaración
correspondien
te a su retiro
Efectuó la
declaración
correspondiente a
su retiro
No efectuó la
declaración
correspondient
e a su retiro
7. Auxiliar
Administrativo
8. Asesor 2210-
01
1. Secretario de
Prensa
2. Asesor 2210-
10
3. Secretario
de
Transparencia
4. Asesor
2210-05
5. Alta
Consejera para
Bogotá
6. Alto
Consejero para
las Regiones
40
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
Una vez finalizada la revisión y teniendo en cuenta los resultados obtenidos y relacionados en la ficha anterior, se observa que:
De ocho (8) funcionarios retirados en el primer trimestre de 2013, sólo uno (1) presentó la declaración de bienes y rentas. Lo anterior, evidencia un incumplimiento al Artículo 136 de la ley 190 de 1995 y al Artículo 47 del Decreto 2232 de 1995, mediante los cuales se establece que en caso de retiro se deberá presentar la actualización de la declaración. No Conformidad 1.
Así mismo, se observó que si bien no es obligatorio el examen médico de retiro, de ocho (8) notificados, sólo 1 se lo practicó.
De conformidad con la directriz de la Contraloría General de la República mediante
Resolución Orgánica 6445 de 6 de enero de 2012 en el Artículo 7, numeral 38, no se presenta obligatoriedad para que los directivos que no administran recursos, deban presentar informes de gestión una vez separados del cargo.
Sin embargo, se Recomienda 10 unificar los criterios en cuanto a la presentación de los informes de entrega del cargo que realizan los directivos, dado que se encontraron casos de quienes presentaron sus informes como Secretario de Transparencia y Alta Consejera para Bogotá, uno se encontró en carpeta de hoja de vida y otro no.
La Oficina de Control Interno al observar que el proceso de Talento Humano, no
presentó claridad sobre el procedimiento de entrega de carnet por parte de los funcionarios separados de la Entidad, procedió a visitar la Secretaria para la Seguridad Presidencial el día 12 de abril y realizó entrevista con la Coordinación de Protección a Instalaciones de la Secretaria para la Seguridad Presidencial, encontrando que:
a. El Secretario de Prensa, dos veces perdió el carnet y el último no lo entregó ni a talento Humano ni a la Secretaria de Seguridad.
b. El Secretario de Transparencia, no entregó el carnet ni a talento Humano ni a la Secretaria de Seguridad.
6 Artículo 13º.- Será requisito para la posesión y para el desempeño del cargo la declaración bajo juramento del nombrado, donde conste la identificación de sus bienes. Tal información deberá ser actualizada cada año y, en todo caso, al momento de su retiro. 7 Artículo 4º. (…) En caso de retiro, la actualización será cortada en la misma fecha en que se produjo este hecho y deberá ser presentada por el servidor público dentro de los tres días hábiles siguientes. 8 Numeral 3. Acta al Culminar la Gestión: Es la información que comprende todos los asuntos de competencia, gestión y estado de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados los titulares o representantes legales y particulares que administren fondos o bienes del Estado para el ejercicio de sus funciones, al separarse del cargo, al finalizar la administración por el período que estuvieron al frente del mismo o cuando es ratificado en el cargo al vencimiento del período, según sea el caso, desagregado por vigencias fiscales.
41
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
c. Asesores de la Alta Consejería para Bogotá, entregaron el Carnet a Talento Humano, quien informó a Secretaria de Seguridad a través de MEM13-00004728 del 1 de abril de 2013. En la visita se evidenció que la Secretaria para la Seguridad no había efectuado la desactivación de los exfuncionarios del Sistema. Solo presentaban fecha de vencimiento en el carnet.
Una vez analizada la información publicada en el aplicativo SIGEPRE – Documentos y Formatos asociados al Proceso de Talento Humano y cotejada la información con el Proceso, se observa que no se encuentran especificadas las actividades que debe realizar un funcionario al momento de desvincularse de la Entidad, así mismo no se tienen definidos puntos de control para garantizar que el funcionario a su salida haga la entrega respectiva del Carné.
Por lo anterior, se Recomienda 11 definir un procedimiento para la desvinculación de los funcionarios de la Entidad, en pro de la mejora continua del Proceso de Talento Humano y coordinar con el Proceso de Seguridad, los puntos de control necesarios para garantizar la entrega, desactivación y destrucción del carné respectivo.
Así mismo, se Recomienda 12 establecer una política que concientice al Servidor Público al cuidado y manejo del Carné, ya que se logró observar la pérdida reiterada del mismo por algunos funcionarios. Por otra parte, se seleccionaron los contratos No. 487-12, 498-12 y 503-12, para verificar el cumplimiento de la entrega del carné por parte de los contratistas, observándose que en ninguna parte de la carpeta se encuentra documento que permita evidenciar la entrega del mismo. En el mismo sentido, se observa que se efectuó el último pago al contratista, incumpliendo las cláusulas contractuales. No Conformidad 2 Transversal al Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios.
Por otra parte, se observó que los funcionarios que ingresan a las instalaciones de la
Presidencia de la República, lo realizan con un carné vencido y se permite el ingreso sin que los mismos sean refrendados. Así mismo, se observó que de los ocho (8) funcionarios de la muestra a cuatro (4), no se les entregó carné que los identificara como funcionarios del DAPRE. Al indagar acerca de esta situación, se observó que a la fecha de la visita, la Secretaria de Seguridad no ha realizado una solicitud formal a la Oficina de Contratos con el fin de iniciar el proceso contractual de adquisición de las tarjetas PVC con holograma. Lo anterior, demuestra debilidades en la coordinación para las gestiones contractuales, puesto que desde el mes de noviembre de 2012 no se ha expedido carné a los funcionarios, evidenciando una vulnerabilidad a la Seguridad
42
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
Presidencial. No Conformidad 3 Transversal al Proceso Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa.
4.3 Proceso de concurso por mérito del Sistema Específico de Carrera Administrativa DAPRE Se observó que el Proceso de Talento Humano ha adelantado las siguientes acciones, para dar inicio al proceso de implementación de Carrera Administrativa en la Presidencia de la República: A partir del 14 de mayo de 2012, solicitó9 a la Comisión Nacional del Servicio Civil –
CNSC, la programación de reuniones para establecer los mecanismos y procedimientos para la implementación del concurso por mérito del Sistema Específico de Carrera Administrativa, con el fin de proveer dichos cargos en forma definitiva.
La CNSC presentó10 la estimación de los costos de la convocatoria por valor de $1.827.000.000, los cuales corresponden al aporte que debe realizar la Entidad. El costo se estableció de acuerdo a los siguientes parámetros:
Cuadro 14.
Total cargos a proveer
Promedio de venta de
pines
Total aspirantes inscritos
Aplicación de Pruebas Duración
convocatoria
104 distribuidos entre los niveles técnico y asistencial
150 115.533
4 pruebas funcionales (incluyen los ítem de las pruebas básicas) y 2 pruebas comportamentales (una para cada nivel)
12 meses, una vez culmina la etapa de planeación.
Fuente: Comunicado 2012EE28104 de la CNSC del 3 de julio de 2012.
Más adelante mediante comunicado OFI12-00142866 del 17 de diciembre de 2012, se le informa a la CNSC, la forma de pago así: Vigencia 2013: $900.000.000 Vigencia 2014: $556.038.78811
Total $1.456.038.788 En el momento de la visita se observó que el Área de Talento Humano, ordeno el pago por valor de los $900.000.000, teniendo en cuenta el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 17213 del 10 de enero de 2013 y el Registro Presupuestal del Compromiso del 13 de marzo de 2013.
9 Comunicado OFI12-00050130/JMSC52040 del 14 de mayo de 2012 10 Comunicado de la CNSC Oficio Radicado de Salida: 2012EE28104 11 Previa autorización de vigencias futuras
43
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
La Entidad presentó12 ante la CNSC, la relación de pruebas, ponderación y carácter que se aplicarían para el desarrollo de los concursos del DAPRE en la ciudad de Bogotá, así: Cuadro 15.
PRUEBA PONDERACIÓN CARÁCTER DE LA
PRUEBA
Competencias Básicas y Funcionales
60% Eliminatoria*
Competencias Comportamentales 20% Clasificatoria Valoración de Antecedentes 20% Clasificatoria
*Puntaje aprobatorio 60 puntos.
La Entidad realizó la revisión del Proyecto de Acuerdo por el cual se convoca a concurso abierto de méritos para proveer definitivamente los empleos vacantes pertenecientes al Sistema Específico de Carrera Administrativa del DAPRE, y precisó13 que los empleos a convocar al Concurso corresponden a los 104 cargos de los niveles Técnico y Asistencial, relacionados de la siguiente manera:
Denominación del empleo Código Grado
Salarial Total
Vacantes
NIVEL TÉCNICO 16
Técnico
4410 07 3 4410 05 8 4410 03 1 4410 02 1
4410 01 1 NIVEL ASISTENCIAL 88
Secretario Ejecutivo
5540 17 2 5540 15 9 5540 14 2 5540 12 3 5540 11 9 5530 08 11 5530 07 3 5510 05 12 5510 04 11 5510 03 26
TOTAL 104
Al momento de la visita, se observó que de los 104 cargos en provisionalidad, 99 se encuentran provistos, dos (2) están en trámite de autorización ante la CNSC14 para ocupar y tres (3) se encuentran vacantes.
12 Comunicado OFI12-00142866/JMSC50000 13 Comunicado OFI13-00023328/JMSC 50000 14 Decreto 4968 de 2007, Artículo 1 señala: “La Comisión Nacional del Servicio Civil podrá autorizar encargos o nombramientos provisionales, sin previa convocatoria a concurso, cuando por razones de reestructuración, fusión, transformación o liquidación de la entidad o por razones de estricta necesidad del servicio lo justifique el jefe de la entidad(...)
44
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
Por último, la Entidad deberá remitir previa aprobación, el manual de funciones, requisitos y competencias laborales ajustados a la CNSC, para los 104 cargos objeto del concurso.
4.3.1 Verificación Procedimiento de Nombramientos Provisionales La Oficina de Control Interno verificó la aplicabilidad del procedimiento para autorizaciones de nombramientos provisionales y encargos en vacancia definitiva, encontrando lo siguiente:
En las solicitudes de autorización, el Director del Departamento manifiesta el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Decreto 4968 de 2007, esto es la Certificación del Proceso de Talento Humano de los cargos en vacancia definitiva que no se encuentran reportados en la OPEC15 y la justificación de los nombramientos provisionales dada por el Subdirector de Operaciones. Lo anterior se evidenció en el OFI13-00027794, mediante el cual se solicita la provisión de dos cargos: (1) Técnico 4410-03 y (1) Secretario Ejecutivo 5540-11.
La Comisión Nacional del Servicio Civil, mediante comunicación 2013 EE 10256
del 19 de marzo de 2013, expidió la autorización para el nombramiento solicitado, por el término de seis (6) meses.
Se solicitó el reporte de los funcionarios posesionados entre los meses de octubre
a diciembre de 2012 y de enero a febrero de 2013, con el fin de verificar las Resoluciones de nombramiento provisional así como las solicitudes de autorización de las prórrogas, encontrando que las Resoluciones de nombramiento No. 3396, No. 4556, No. 3394 y No. 3603 de 2012 y las Resoluciones No. 1052 y 1053 de 2013, en sus considerandos hacen referencia a la circular No. 29 del 15 de marzo de 2007, la cual se encuentra derogada a partir del 1 de agosto de 2012 por la Circular CNSC 00516 de 2012. No Conformidad 4.
5. Verificar el reporte de la información de los funcionarios en los aplicativos SUIP y cumplimiento Ley de Cuotas.
5.1 Verificación SUIP
15
Oferta Pública de Empleos de Carrera Administrativa. Porque aún no se ha realizado el concurso abierto de méritos para el Sistema Específico de Carrera Administrativa. 16 CIRCULAR CNSC 005 DE 2012. 4.3. Aprobación y vigencia. La presente circular fue aprobada en sesión de Comisión del 17 de julio de 2012 y rige a partir del 1º de agosto de 2012, con la cual se deroga y sustituye íntegramente la Circular número 29 del 15 de marzo de 2007 y la Circular número 09 del 10 de octubre de 2011 y, será publicada en la página web de la CNSC, en la siguiente ruta: Normatividad/Normas de Carrera/Circulares.
45
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
En consulta efectuada en el Sistema Único de Información de Personal – SUIP - acerca de la novedad de ingreso e información de Hoja de Vida de los quinces (15) funcionarios de la prueba selectiva, se observa que los funcionarios consultados no se encuentran en la base de datos y el sistema muestra “es posible que no esté vinculado a esta entidad”.
Al cotejar la información en el Área de Talento Humano, se informó que el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP-, no ha implantado en el SUIP los cargos creados mediante el Decreto 2772 de 2012, lo que no permite el registro de la información referente a las novedades y hojas de vida.
Por último, en reunión liderada por el DAFP se informó a la Entidad que una vez se migre toda la información de los funcionarios al SIGEP, el SUIP quedará deshabilitado para registro y consulta. 5.2 Aplicación de la Ley de Cuotas
La Ley de cuotas es el nombre que recibe la ley 581 de 200017 que busca dar a la mujer la adecuada y efectiva participación a que tiene derecho en todos los niveles de las ramas y demás órganos del poder público, y establece que se hará efectiva aplicando por parte de la autoridad nominadora la siguiente regla:
a) Mínimo el treinta por ciento (30%) de los cargos de máximo nivel decisorio, de que trata el artículo 218, serán desempeñados por mujeres.
La Oficina de Control Interno realizó la revisión y determinó que la Entidad está cumpliendo con lo dispuesto en la norma, al contar con un porcentaje mayor al establecido en la misma.
6. Verificación del cumplimiento de requisitos del personal de las Fuerzas Armadas en Comisión y la liquidación de bonificación especial.
El personal de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional aspirantes hacer parte de la Secretaría para la Seguridad Presidencial y la Casa Militar, deberán someterse a procesos de selección y verificación de su confidencialidad, contemplando estudios de seguridad y pruebas de poligrafía que garanticen la excelencia en la prestación del servicio.
17 Por la cual se reglamenta la adecuada y efectiva participación de la mujer en los niveles decisorios de las diferentes ramas y órganos del poder público, de conformidad con los artículos 13, 40 y 43 de la Constitución Nacional y se dictan otras disposiciones. 18 ARTICULO 2o. CONCEPTO DE MAXIMO NIVEL DECISORIO. Para los efectos de esta ley, entiéndase como "máximo nivel decisorio", el que corresponde a quienes ejercen los cargos de mayor jerarquía en las entidades de las tres ramas y órganos del poder público, en los niveles nacional, departamental, regional, provincial, distrital y municipal.
46
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
6.1 Proceso de Selección Casa Militar De acuerdo a la información suministrada en visita realizada a la Casa Militar, Para la selección del personal en comisión asignado al DAPRE, se hace un listado de los grados que se necesitan de las fuerzas armadas y terrestres, se seleccionan las hojas de vida teniendo en cuenta los perfiles requeridos, como:
No tener investigaciones penales ni disciplinarias. Formación en Derechos Humanos Conocimiento en temas Administrativos y de Sistemas En lo que respecta a los oficiales, que hayan tenido mando.
Una vez se haya realizado el estudio de la hoja de vida, se seleccionan tres o al menos dos para cada uno de los cargos a remplazar. A las tres personas de las hojas de vida seleccionadas, se envían a exámenes médicos, psicológicos como pruebas de MPI2, de toxicología, se les practica la prueba del polígrafo y el estudio de seguridad que lo realiza Central de Contrainteligencia de la Policía Nacional. En el estudio de seguridad, se hacen visitas domiciliarias para verificar la existencia del núcleo familiar; se visita el lugar de trabajo, se realizan entrevistas con los jefes y/o exjefes, con el fin de indagar acerca del comportamiento de estas. También, se solicita una Certificación de Derechos Humanos que expide la Procuraduría General de la Nación. Una vez surtidos los anteriores pasos, continúan con la entrevista con el Jefe de Casa Militar, la persona seleccionada firma un acta de reserva, junto con el jefe de Casa Militar y el Edecán del Ejército, se envía un memorando al ejercito solicitando sea presentado, se adicionan los documentos y se envía al área de Desarrollo Humano del Ejército Nacional y se continua con el proyecto de Resolución, la cual se envía al Subdirector Operativo y se hace la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP, donde se especifica el número de personas que se requieren, los grados y el monto para toda la vigencia. Se envía a jurídica y al Jefe de Desarrollo Humano del ejército y al Ministerio de Defensa a Negocios Generales, donde verifican si cumple con los requisitos. Luego, se envían los documentos con un Memorando firmado por el Jefe de la Casa Militar de Palacio, dirigido al Subdirector de Operaciones del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica – DAPRE -, para incluirlos en el sistema HOMINIS y continuar con el proceso, mensualmente se envía a Talento Humano del DAPRE las novedades.
6.2 Proceso de Selección de la Secretaria para la Seguridad Presidencial De conformidad con la información suministrada por la Secretaria Presidencial, la Selección se hace de acuerdo a las necesidades del personal, con el fin de garantizar el adecuado
47
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
funcionamiento del servicio de protección y garantizar la vida e integridad física del Señor Presidente de la República, Vicepresidente y sus familias, al igual que la Seguridad de las Instalaciones. Se adelantan convocatorias, las cuales pueden ser abiertas o cerradas:
Convocatorias cerradas: Establecida para personal con conocimiento especializado (médicos, técnicos en explosivos, guías caninos y auxiliar de servicios técnicos en alimentos, etc.)
Convocatorias abiertas: está definida para requerir personal de las Fuerzas Militares, Policía Nacional y Unidad Nacional de Protección, con el fin de cubrir vacantes en los servicios de protección a personas y seguridad de instalaciones.
Una vez recolectados los documentos de la convocatoria, se verifica de manera detallada las competencias, capacitaciones y perfil de los funcionarios, estandarizados de la siguiente manera:
Ser voluntario Someterse al estudio de seguridad Superar el proceso de selección Tener las cualidades requeridas para ser ubicado en el cargo correspondiente Excelente condición física y psicológica Tener idoneidad en la conducción de vehículo y motocicleta. El personal debe contar con experiencia en seguridad protección a personas e
instalaciones. Idoneidad y experiencia en el manejo de armas de fuego.
De lo anterior, se Recomienda 13 revisar y analizar la conveniencia, con la Oficina de Planeación del DAPRE, de asociar los procedimientos de selección de personal tanto de Casa Militar como de Secretaria para la Seguridad, en el SIGEPRE.
6.3 Proceso de Vinculación
Dentro de este proceso se tiene definido un protocolo conformado por aspectos, como:
Solicitud Estudio de credibilidad y confianza
Solicitud de traslado
Vinculación en comisión permanente a la Administración para la Función Pública de todo el personal que integra la Secretaria para la Seguridad Presidencial a través de Resolución Ministerial.
Una vez seleccionado el personal, el Jefe de la Secretaria de Seguridad envía un Oficio al Subdirector de Operaciones comunicándole el listado de las personas seleccionadas y el
48
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
presupuesto requerido y mensualmente remite las novedades presentadas al Subdirector de Operaciones y al Área de Talento Humano DAPRE. Recibidas las novedades autorizadas por el Jefe de la Casa Militar y el Secretario para la Seguridad Presidencial en el Área de Talento Humano, se da cumplimiento al Artículo 1° del Decreto No 1794 de 2012, donde se autoriza el pago de una bonificación especial de 60%, al personal del Ministerio de Defensa, de las Fuerzas Militares, de la Policía Nacional y de Unidad Nacional de Protección, que presten sus servicios en comisión en el DAPRE.
6.4 Liquidación de Bonificación Especial En el Área de Talento Humano se tiene asignada una persona para incorporar en el Sistema Hominis, las personas en comisión y se reportan las novedades, como el incremento de la bonificación del 60%, los ingresos y retiros del personal militar, los ascensos, vacaciones, etc. Teniendo la liquidación de la bonificación, se solicita al Área Financiera una certificación de apropiación disponible, amparada en el CDP con número 3713 de fecha 2013-01-02 por un valor de $8.069.312.761 para tal fin. Una vez verificados los datos y corregidas las inconsistencias, se obtiene la pre-liquidación o pre-nomina, se envía una copia impresa a financiera. Luego, se confrontan los datos de la Pre - liquidación con las novedades reportadas en el mes tanto de la Casa Militar como de la Secretaria de Seguridad Presidencial. Si bien se observan controles en el desarrollo de este procedimiento, estos se hacen de forma manual y lo hace la misma persona. Por lo anterior, se Recomienda 14 implementar mecanismos tecnológicos que permitan dinamizar estos controles con el fin de evitar reprocesos. Cabe resaltar que una vez obtenida la Pre-liquidación, el Área de Sistemas hace backaup de ésta. Luego, se hace el cierre definitivo, se imprimen los desprendibles de pago, los resúmenes y se presentan al Jefe de Talento Humano para firma y se remiten a Gestión Financiera para la imputación presupuestal y pagaduría. Una vez verificadas las actividades que realiza la persona encargada en el Área de Talento Humano, para garantizar que la liquidación de la bonificación del Personal Militar y de la Policía Nacional asignada al DAPRE, se realice de manera oportuna y confiable con el Procedimiento establecido en el SIGEPRE (P-TH-09), se evidencia que el nombre del procedimiento está incompleto, se describe la Casa Militar y no se tiene en cuenta la Secretaria para la Seguridad Presidencial. Así mismo, se observa en el paso tres (3) que se realiza un backaup y en el procedimiento, no está establecido este control. Por lo anterior, se Recomienda 15 hacer los ajustes necesarios al procedimiento.
49
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
6.5 Resultados Prueba Selectiva Bonificación Especial A continuación se presenta la prueba selectiva que se practicó al pago de la bonificación especial: Cuadro 17.
BONIFICACIÓN ESPECIAL CASA MILITAR
No CARGO NOMBRE CC SUELDO BASICO BONIFIC- 60%
SUB- DE
ALIMEN.
TOTAL A
PAGAR SEGUIMIENTO No/DIAS
1 OP ABRIL ARDILA EDGAR ALBERTO 86.045.160 1.647.411,00 988.447 988.447 OK
2 CP ACERO DAZA EDILBERTO 74.377.272 950.225,07 570.135 44.655 614.790 OK
3 IT AGUDELO LOPEZ HECTOR JAIRO DE JESUS 10.286.996 1.798.160,97 1.078.897 1.006.970 Licencia Ordinaria 2
4 SC AGUDELO NEVA NANCY MARLY 65.747.505 1.989.772,00 1.193.863 0 Vacaciones 30
5 SLP ALDANA PATIÑO SAMUEL 6.384.212 793.380,00 476.028 44.655 520.683 OK
6 SI ALDANA SANABRIA JORGE EDUARDO 86.009.362 1.412.761,80 847.657 847.657 OK
7 IT ARCILA PELAEZ CESAR AUGUSTO 94.283.429 1.798.160,97 1.078.897 971.007 107.890 Vacaciones 27
8 OP ARCINIEGAS GUERRA RUTH ELENA 1.085.255.833 1.586.276,00 951.766 507.608 444.157 Vacaciones 28
9 ST ARIAS SANCHEZ GUILLERMO ANDRES 94.529.341 1.284.734,95770.841
308.336Ingreso
Resolución No. 12
10 PT ARISTIZABAL MORALES LEIDY JOHANA 1.016.011.637 1.126.530,60 675.918 44.655 720.573 OK
11 TS. BABATIVA RODRIGUEZ JESUS NELSON 80.438.216 1.242.108,17 745.265 745.265 OK
12 PT BARRETO CLETO JORGE LEON 73.194.446 1.126.530,60 675.918 44.655 528.420 Licencia Ordinaria 8
13 IT BARRIOS BARRANCO ELIECER DE JESUS 8.776.693 1.798.160,97 1.078.897 1.078.897 OK
14 AG BAUTISTA RUBIANO JOSE HENRY 79.638.129 835.482,19 501.289 44.655 327.567 Licencia Ordinaria 12
15 SI BECERRA ESCOBAR EDGAR ALONSO 80.048.991 1.412.761,80 847.657 847.657 OK
16 IT BENITEZ ZAMBRANO WILLIAM 79.844.398 1.798.160,97 1.078.897 1.078.897 OK
17 SI BERBEO CHICO ESTEBAN 79.758.055 1.412.761,80847.657
706.381Ingreso
Resolución No. 25
18 PT BETANCOURT SILVA ROMULO HUMBERTO 88.274.574 1.126.530,60 675.918 44.655 720.573 OK
19 TC. BETANCUR LONDOÑO JAIME ANDRES 71.746.479 2.324.764,40 1.394.859 1.394.859 OK
20 IT BOLIVAR MAURICIO 79.571.123 1.798.160,97 1.078.897 1.078.897 OK
21 SI BONILLA FIGUEROA EDISON ENRRIQUE 80.071.222 1.412.761,80 847.657 847.657 OK
22 IJ BOTINA BOTINA EDGAR IGNACIO 16.988.873 1.894.296,55 1.136.578 606.175 Licencia Ordinaria 14
23 IT BOTINA ORTEGA JAIRO BOLIVAR 18.126.712 1.798.160,97 1.078.897 1.078.897 OK
24 SI CABALLERO RESTREPO JAVIER EDUARDO 79.965.648 1.412.761,80 847.657 847.657 OK
25 PP CABAS PERALTA CARLOS GUILLERMO 4.979.932 2.675.279,00 1.605.167 963.100 Licencia Ordinaria 12
26 SI CAMACHO SALCEDO JOHN GUSTAVO 79.870.635 1.412.761,80 847.657 0 Vacaciones 30
27 SV CAMARGO FLOREZ SAUL ENRIQUE 77.104.670 1.124.266,29 674.560 44.655 623.320 Prmiso Especial 4
28 PT CARRANZA DIAZ HENRY 80.235.678 1.126.530,60 675.918 44.655 720.573 OK
29 SI CARRILLO ALDANA HOLMES 14.396.742 1.412.761,80 847.657 847.657 OK
30 SI CASTAÑEDA JIMENEZ WILLIAM ALEXANDER 2.950.743 1.412.761,80 847.657 84.766 Vacaciones 27
31 PT CASTRILLON GIRALDO OTONIEL 1.053.782.351 1.126.530,60 675.918 44.655 720.573 OK
32 PT CASTRO CASTAÑO MAURICIO 75.057.116 1.126.530,60 675.918 44.655 720.573 OK
33 IT DUQUE VALENCIA YAMID 79.940.686 1.798.160,97 1.078.897 1.078.897 OK
34 PT DURAN DURAN ALFREDO 14.254.486 1.126.530,60 675.918 44.655 720.573 OK
35 SP FONSECA ULLOQUE OSCAR JOSE 73.237.038 1.242.108,17 745.265 745.265 OK
36 CF. FORERO HAUZEUR FELIPE ANDRÉS 79.590.251 2.324.764,40 1.394.859 1.394.859 OK
37 PT GARCIA CALDERON CRISTIAN ALBERTO 1.105.782.865 1.126.530,60 675.918 44.655 720.573 OK
38 IT GARCIA CASTAÑEDA CENAIDA ROSA 66.729.547 1.798.160,97 1.078.897 1.078.897 OK
39 SI GUERRA ORTIZ OMAR FERNANDO 79.664.505 1.412.761,80 847.657 480.339 Licencia Ordinaria 13
40 SI GUERRA URREGO RAMIRO IGNACIO 80.731.305 1.412.761,80 847.657 847.657 OK
41 IT JAIMES LUIS GUSTAVO 12.629.582 1.798.160,97 1.078.897 1.078.897 Vacaciones 30
42 IJ JARA GUERRERO CARLOS RODRIGO 79.687.389 1.894.296,55 1.136.578 1.136.578 OK
43 PT LEGUIZAMON RIAÑO ITALO ALEJANDRO 91.018.068 1.126.530,60 675.918 44.655 720.573 OK
44 SC LEIVA RIVERA HERNAN 93.084.259 1.989.772,00 1.193.863 1.193.863 OK
45 T1. MARTINEZ MARTINEZ SILVIA PATRICIA 52.429.712 1.124.267,00 674.560 44.655 719.215 OK
46 IJ PALENCIA JEREZ FREDDY HERNAN 91.265.039 1.894.296,55 1.136.578 1.136.578 OK
47 SP. RINCÓN BOJACÁ OLGA LUCIA 39.658.075 1.242.108,17 745.265 745.265 OK
48 IT RINCON GUERRERO MARIO WALTER 79.544.784 1.798.160,97 1.078.897 1.042.933 Licencia Ordinaria 1
49 SI SALAZAR RAMIREZ ALVARO 75.056.574 1.412.761,80 847.657 847.657 OK
50 SV. ZAPATA OROZCO FRANCIS IDAIFEN 41.938.302 1.124.266,29 674.560 44.655 719.215 OK
51 SS ZAPATA PERDOMO FARITH 12.257.694 1.027.300,47 616.380 41.678 616.966 Licencia Ordinaria 2
Fuente: Talento Humano
Como se observa en el cuadro anterior en la muestra tomada en el mes de febrero, donde se verifico las novedades enviadas tanto por Casa Militar como la Secretaria de Seguridad con la liquidación realizada por el Área de Talento Humano, evidenciando que se está cumpliendo con lo establecido.
50
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
Sin embargo, se encontró que en el Oficio de la Casa Militar enviado mensualmente con las novedades, se hace referencia al Decreto 2169 de 1995 el cual se modificó con el Decreto 1794 de 2012. Para lo cual se Recomienda 16 actualizar y socializar dicha norma.
7. Verificación del cumplimiento del procedimiento viáticos y Gastos de Viaje Militares, Funcionarios y Contratistas.
Se realizó la verificación al cumplimiento del procedimiento Viáticos y gastos de viaje al interior y exterior de militares, funcionarios y contratistas (P-TH-11), el cual fue actualizado el 18 de diciembre de 2012, según ajuste realizado al Aplicativo Comisiones – Intranet –DAPRE. La evaluación se realizó a través de pruebas selectivas a las siguientes dependencias:
1. Programa Presidencial de Derechos Humanos. 2. Área Financiera 3. Casa Militar 4. Secretaria para la Seguridad Presidencial 5. Control Interno 6. Programa MINAS 7. Programa Indígena 8. Programa Afrocolombiano, palenquera, Raizal y negritudes 9. Colombia Joven.
10. Alta Consejería para las regiones y Participación Ciudadana.
Una vez efectuada la revisión, se observó que estas dependencias están ejecutando el procedimiento acorde con lo establecido, excepto en la legalización de las comisiones. Los registros de soportes se verificaron en las carpetas archivadas y en los mecanismos de autocontrol existentes en cada una de ellas. Sin embargo, se observó que el Programa Presidencial de Derechos Humanos está aplicando un formato como autocontrol de solicitud de viáticos y gastos de viajes, y este fue eliminado del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE., incumpliendo con el Numeral 4.2.3 Control de documentos literal g) de la NTC GP: 1000. No Conformidad 5 Transversal al Proceso de Asuntos Políticos, P.P. Derechos Humanos. Por otro lado, las dependencias seleccionadas manifiestan que no han recibido capacitación sobre la actualización del procedimiento P-TH-11, han recibido solo sobre el aplicativo de comisiones y que aún no han recibido instrucciones para realizar las legalizaciones por el aplicativo Intranet, debido a que no existe claridad sobre el manejo de la política de “Cero papel” y se exigen los originales en el Área de Talento Humano. Mediante correo del 18 de octubre de 2012, el Área de Sistemas convocó a una capacitación a todos los jefes de las dependencias y responsables de administrar el aplicativo, para el día
51
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
22 de octubre de 2012, con el fin de dar a conocer los nuevos ajustes al aplicativo y su funcionamiento y la eliminación del formato de comisiones. El Área de Talento Humano mediante correo informativo del 10 de abril de 2013, convocó a una capacitación a todos los usuarios del sobre la legalización de las comisiones en el aplicativo Intranet. En esta capacitación se acordó poner en funcionamiento las legalizaciones de las comisiones en el aplicativo a partir del 2 de mayo de 2013. De acuerdo con lo manifestado anteriormente y lo dispuesto en el procedimiento P-TH-11, se está cumpliendo parcialmente, debido a que la actividad 7 “Ejecutar viaje y legalizar los viáticos y gastos de viajes” legalización de comisiones en el aplicativo – Comisiones – Intranet, no se está ejecutando. Sin embargo, se evidenció que el Área de Talento Humano tiene programado actividades encaminadas a solucionar las causas que dan origen a este hallazgo, como se puede ver en el siguiente reporte del aplicativo SIGEPRE – módulo de planes:
Se Recomienda 17 que cuando se elabore un documento o se actualice, sea importante realizar la socialización con los mecanismos o herramientas utilizados para el cumplimiento adecuado de los mismos.
52
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
7.1 Verificación cumplimiento Contractual de Gastos de Viajes
El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, suscribió el Contrato Interadministrativo No. 277-12, con el Servicio Aéreo a Territorios Nacionales “SATENA”, para la vigencia 2012.
Objeto: En virtud del presente contrato SATENA se obliga, por sus propios medios con plena autonomía técnica y administrativa para LA ENTIDAD, a la prestación del servicio de transporte aéreo de pasajeros en las rutas, operadas por SATENA y la venta de tiquetes aéreos en rutas nacionales e internacionales de otros operadores para los funcionarios, militares y contratistas de la Presidencia de la República. Valor del contrato: $ 5.827.077.941,00, discriminado así: Cuadro 18.
Nombre Rubro Código Rubro Valor del Rubro
Exterior 204 11 1 952.093.280,00
Nacional 204 11 2 3.195.548.314,00
Regiones 3 6 3 69 112.500.000,00
Derechos Humanos 520 1000 1 255.000.000,00
Secretaria de Transparencia 520 1000 35 15.000.000,00
Colombia Joven 520 1000 46 230.000.000,00
Programa Afrocolombiano 520 1000 48 88.000.000,00
Programa Indígenas 520 1000 49 90.000.000,00
Programa MINAS 520 1000 50 320.000.000,00
Programas Especiales 520 1000 52 133.000.000,00
Programa MINAS 520 1000 51 56.000.000,00
reclutamiento 520 1000 53 147.000.000,00
Equidad de la Mujer 526 1500 13 232.936.347,00
Total Contrato 5.827.077.941,00
Forma de pago: “(…) Suma que la ENTIDAD cancelará a SATENA, mediante mensualidades
vencidas de acuerdo a los tiquetes efectivamente expedidos, previa certificación del supervisor (…).” Fecha de inicio 15 de marzo de 2012
Fecha de terminación 20 de diciembre de 2012 o hasta agotar recursos
De acuerdo con las obligaciones contractuales, se verificó la ejecución del contrato No. 277 de 2012 y el soporte en tres carpetas suministradas por el Área de Contratos, donde se evidenció mediante las certificaciones del supervisor, los pagos mensuales de los siguientes rubros presupuestales:
53
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
Cuadro 19. RUBROS ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
204 11 1 81.662.156,00 173.881.153,00 159.449.630,00 15.140.241,00 23.989.763,00 67.735.846,00 113.287.753,00 123.169.127,00 57.219.944,45
204 11 2 283.217.288,00 211.636.953,00 284.814.608,00 291.740.416,00 542.923.815,00 393.914.844,00 210.099.853,00 366.580.045,00 595.295.794,00
3 6 3 69 10.007.468,00 5.105.303,00 3.385.540,00 4.888.331,00 7.954.836,00 4.227.536,00 9.110.023,00 7.476.998,00 3.519.540,00
520 1000 1 11.222.095,00 7.164.943,00 24.463.292,00 33.162.824,00 24.734.516,00 41.158.258,00 25.048.255,00 46.916.213,00 24.411.346,00
520 1000 35 603.560,00
520 1000 46 8.628.509,00 9.224.912,00 18.908.715,00 53.395.501,00 28.725.768,00 29.011.326,00 26.088.386,00 13.621.413,00 32.599.292,00
520 1000 48 10.354.470,00 7.599.206,00 13.306.732,00 11.840.259,00 11.031.983,00 9.425.517,00 5.901.078,00 8.266.659,00 7.798.490,00
520 1000 49 5.045.689,00 7.771.703,00 6.292.578,00 5.717.803,00 5.072.091,00 3.831.684,00 7.846.038,00 12.890.863,00 4.475.330,00
520 1000 50 13.971.251,00 21.798.414,00 33.937.954,00 27.561.840,00 32.671.045,00 44.979.436,00 29.711.536,00 9.623.980,00 30.190.419,00
520 1000 52 3.820.553,00 11.351.182,00 13.381.214,00 10.631.138,00 9.553.131,00 7.340.710,00 11.442.170,00 17.639.552,00 23.863.303,00
520 1000 51 1.048.760,00 2.567.568,00 3.127.558,00 6.639.830,00 4.236.907,00
520 1000 53 1.738.373,00 5.761.023,00 6.275.557,00 12.407.839,00 12.958.460,00
526 1500 13 9.839.726,00 8.578.820,00 2.084.387,00 5.286.287,00 539.736,00 7.697.772,00 14.682.823,00 11.864.819,00 8.077.854,00
437.769.205,00 464.716.149,00 560.024.650,00 459.364.640,00 689.983.817,00 617.651.520,00 462.621.030,00 637.097.338,00 804.646.679,45 Verificado el gasto se determinó el siguiente saldo por ejecutar: Cuadro 20.
Rubros Valor del Contrato Total Gastos Saldo por ejecutar
204 11 1 952.093.280,00 815.535.613,45 136.557.666,55
204 11 2 3.195.548.314,00 3.180.223.616,00 15.324.698,00
3 6 3 69 112.500.000,00 55.675.575,00 56.824.425,00
520 1000 1 255.000.000,00 238.281.742,00 16.718.258,00
520 1000 35 15.000.000,00 603.560,00 14.396.440,00
520 1000 46 230.000.000,00 220.203.822,00 9.796.178,00
520 1000 48 88.000.000,00 85.524.394,00 2.475.606,00
520 1000 49 90.000.000,00 58.943.779,00 31.056.221,00
520 1000 50 320.000.000,00 244.445.875,00 75.554.125,00
520 1000 52 133.000.000,00 109.022.953,00 23.977.047,00
520 1000 51 56.000.000,00 17.620.623,00 38.379.377,00
520 1000 53 147.000.000,00 39.141.252,00 107.858.748,00
526 1500 13 232.936.347,00 68.652.224,00 164.284.123,00
5.827.077.941,00 5.133.875.028,45 693.202.912,55
Fuente: Carpeta de Contratos
De acuerdo con el informe final de supervisión, el saldo por ejecutar fue de $693.202.912.55, este concuerda con la operación calculada como aparece en el reporte del cuadro anterior. En el proceso de auditoría se observó una adecuada ejecución. Sin embargo, se aprecian adicionales en recursos así:
Adicion No 1 203.000.000,00
Adicion No 2 473.105.805,00
Adicion No 3 389.428.788,00
Adicion No 4 65.000.000,00
Adicion No 5 150.000.000,00
54
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
Por tal motivo, se Recomienda 18 establecer proyecciones de gastos acorde con la disponibilidad de recursos, ya que al final del contrato se evidencian saldos por ejecutar.
8. Seguimiento a los Acuerdos de Gestión de los Gerentes Públicos así como a los acuerdos laborales y comportamentales evaluados en 2012 y a los suscritos en 2013.
En Colombia los empleos de Gerencia Pública, están regulados por la Ley 909 de 2004 y por los Decretos 1227 y el Decreto 2539 de 2005. Son gerentes públicos los que conlleven responsabilidad directiva en la Administración Pública y son cargos de libre nombramiento y remoción. Los Directivos que desempeñen cargos de gerencia pública suscriben Acuerdos de Gestión, a través de los cuales se concretan y evalúan los compromisos asumidos por él y su superior jerárquico, describiendo los resultados esperados anualmente. A través de éste acuerdo se comprometen con acciones y metas concretas armonizadas con el Plan Nacional de Desarrollo y las metas institucionales. En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, se viene utilizando la metodología para la preparación y suscripción de Acuerdos de Gestión de la Comisión Nacional del Servicio Civil – CNSC-.
8.1 Acuerdos de Gerentes Públicos vigencia 2012 A continuación, se presentan los resultados de la verificación y seguimiento efectuado a los Acuerdos de Gestión y a la concertación de Compromisos Laborales y Comportamentales:
Cuadro 21. Planta de Personal DAPRE 2012 y 2013
Vigencia
Total Planta
Planta Global
Planta Libre Nombramiento y Remoción
Concertación/Laboral C.
Directivos
Nombrados por el
Presidente
Gerentes Públicos
2012 635 102 498 27 8
2013 767 97 638 24 8
Fuente: Talento Humano
Como se observa en el cuadro anterior, en el DAPRE la planta de personal a 31 de diciembre de 2012 era de 635 funcionarios, de los cuales 498 eran de libre nombramiento y remoción, de estos se encuentran 8 Gerentes Públicos que de acuerdo a la normatividad existente, tienen la obligación de suscribir Acuerdos de Gestión. Se observó para la misma
55
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
vigencia, la suscripción de 9 Acuerdos de Gestión de Gerentes Públicos como se evidencia en el siguiente cuadro. Cuadro 22. Acuerdos de Gestión de los Gerentes Públicos Vigencia 2012
Área/Dependencia
Gerente Público Acuerdo de Gestión Evaluación Resultado POA
2012 (resultado indicadores)
Área Administrativa
Claudia Yolima Jimenez Rivera
Del 13 de febrero hasta el 31 de diciembre 2012
No 100%
Área de Contratos
Adriana Martinez Sanchez
Del 20 de abril de 2012 hasta el 31 de diciembre de 2012
100% 100%
Área Financiera Gonzalo Quintero Perilla Del 1 de abril hasta el 31 de diciembre 2012
86% 90%
Área de Información y Sistemas
Ivonne Hernandez Chaparro
Del 1 de marzo hasta el 31 de febrero de 2012
Se encuentra evaluado el primer
trimestre 98.68%
Área de Talento Humano
Katy Minerva Toledo Mena
Del 20 de abril hasta el 31 de diciembre de 2012
100% 100%
Oficina de Control Interno
María Elisa Moron Baute Del 1 de abril hasta el 31 de diciembre 2012
NO 100%
Oficina de Control Interno Disciplinario
Jose Saul Rodriguez Vargas
Del 18 de abril hasta el 31 de diciembre de 2012
100% 100%
Oficina de Planeación
Nubia Patricia Lopez Mendez
Del 2 de mayo hasta el 31 de diciembre 2012
100% 100%
Oficina de Planeación
Cristina Triana Soto Del 1 de enero hasta el 31 de diciembre de 2012
La doctora Cristina laboró como jefe de Planeación hasta el 30 de abril de 2012 y no se encuentra la evaluación del periodo.
Evaluación primer trimestre 99.96%
Fuente: Talento Humano y SIGEPRE.
Una vez analizados y verificados los Acuerdos de Gestión suscritos por los Gerentes Públicos y evaluados por el Jefe Superior Jerárquico, se observó que de los 9 acuerdos firmados, 5 se encuentran evaluados, equivalentes a un 56%. De igual forma se observó que, en el mes de abril la Jefe de la Oficina de Planeación renunció a su cargo y no se evidencia cierre ni evaluación del Acuerdo de Gestión firmado por esta funcionaria, lo que evidencia falta de sensibilización sobre el valor agregado que genera el
56
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
acuerdo de gestión como proceso completo de planeación y evaluación gerencial e institucional y no como un requisito legal a cumplir. En cuanto a la formalización del Acuerdo de Gestión, se vienen utilizando los formatos que se encuentran en la Guía Metodológica para la elaboración de un acuerdo de gestión de la Comisión Nacional del Servicio Civil – CNSC -, llamado instrumento para la formulación de un acuerdo de gestión.
En la revisión efectuada, se observa que el formato hoja (1), segundo (2) párrafo, no se está diligenciando de manera correcta, ya que donde se tiene que diligenciar los compromisos asumidos por el Área u Oficina, se encuentra diligenciado Oficina de Control Interno y no el Área o Dependencia a la que corresponde.
Por lo anterior, se Recomienda 19 verificar el contenido y hacer seguimiento, análisis y evaluación, al cumplimiento de estos acuerdos por parte del Área de Talento Humano. 8.2 Acuerdos de Gerentes Públicos Vigencia 2013 Para la vigencia 2013, se suscribieron 8 Acuerdos de Gestión los cuales se encuentran alineados con la Planeación de la Entidad, como se muestra a continuación:
Cuadro 23. Acuerdos de Gestión de los Gerentes Públicos Vigencia 2013
Área/Dependencia Gerente Público Acuerdo de Gestión
Área Administrativa Claudia Yolima Jimenez Rivera Del 15 de febrero al 31 de diciembre 2013
Área de Contratos Adriana Martinez Sanchez Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2013
Área Financiera Gonzalo Quintero Perilla No presentó
Área de Información y Sistemas Alex Mauricio Escallon Contreras Del 21 de enero al 30 de abril de 2013
Área de Talento Humano Katy Minerva Toledo Mena Del 31 de enero al 31 de diciembre de 2013
Oficina de Control Interno María Elisa Moron Baute Del 21 de enero al 31 de diciembre 2013
Oficina de Control Interno Disciplinario
Jose Saul Rodriguez Vargas Del 31 de enero al 31 de diciembre de 2013
Oficina de Planeación Nubia Patricia Lopez Mendez Del 1 de enero al 31 de diciembre 2013
Fuente: Carpeta Acuerdos de Gestión TH
57
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
8.3 Concertación de Compromisos Laborales y Comportamentales vigencia 2012 Como se observa en el cuadro No 8, el total de funcionarios que tenían la obligación de concertar compromisos laborales y comportamentales con el jefe inmediato en la vigencia 2012 eran 498 funcionarios, de los cuales 402 firmaron la concertación esto equivalente al 81% y de los firmados, solamente se encuentran evaluados 361 equivalente al 72% de los funcionarios de libre nombramiento y remoción que, tienen la obligación de firmar acuerdos laborales, como se aprecia en el cuadro 11. De lo anterior, se Recomienda 20 realizar campañas de sensibilización y divulgación de la importancia que tienen estos acuerdos para el cumplimiento de la gestión de la Entidad ya que van relacionados con el Plan Operativo Anual – POA- de la respectiva dependencia y así poder lograr eficacia en el cumplimiento de las metas de la Entidad. Cuadro 24. Evaluación Desempeño Laboral y Comportamental 2012
Área/Dependencia No de
Funcionarios
Concertación Desempeño Laboral y
Comportamental 2012
Evaluación Desempeño Laboral y Comportamental
2012
Altas Consejerías 52 36 36
Programas Presidenciales 17 9 9
Área Administrativa 199 181 181
Área de Contratos 12 12 12
Área de Información y Sistemas
28 25 25
Área de Talento Humano 17 12 12
Área Financiera 15 15 15
Casa Militar 1 1 No
Despacho del Ministro Consejero
5 3 No
Despacho de Presidente 2
No
Despacho del Vicepresidente 24 2 2
Despacho Director DAPRE 8 7 7
Oficina de Planeación 8 6 6
Oficina de Control Interno 7 4 4
Oficina de Control Interno Disciplinario
1 1 1
Alto Comisionado para la Paz 12 15 No
Secretaria de Prensa 22 18 No
Secretaria de Transparencia 20 20 20
Secretaria Jurídica 25 24 24
Secretaria Privada 12 4 No
Subdirección de Operaciones 6 2 2
Subdirección General 5 5 5
Total 498 402 361 Fuente: Planta de personal/Diciembre 2012 Talento Humano
58
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
A continuación se presenta el resultado de la muestra que se tomó y se validó con el Plan de Acción de cada Dependencia a 31 de diciembre de 2012: Cuadro 25. Evaluación Desempeño Laboral/Resultado POA dependencia
No Dependencia Cargo FuncionarioEvaluación de
Desempeño Laboral
y Comportamental
POA 2012
Resultado
Indicadores Planes/
Dependencia
1 ALTA CONSJ PRE PARA REG Y PART CIUDADANA ASESOR PE#A CAMACHO JULIA MONICA SI 99%
2 ALTA CONS PRESID PARA LAS COMUNICACIONES PROFESIONAL CUERVO CARDENAS MYRIAM SI 100%
3 ALTA CONS PRES PARA PROGRAMAS ESPECIALES SECRETARIO DE DESPACHO LOZANO MONTA#A LUZ MARINA SI 100%
4 SECRETARIA JURIDICA ASESOR MARIO SANCHEZ SI 100%
5 SECRETARIA DE TRANSPARENCIA ASESOR CASTRO MARTIN MARIA CLARA SI 100%
6 SECRETARIA DE TRANSPARENCIA ASESOR MERCHAN ALVAREZ RAFAEL MARIA SI 100%
7 SECRETARIA PRIVADA ASESOR MONTOYA MAYA DIANA SI 91%
8 SECRETARIA DE PRENSA ASESOR HERNANDEZ ORTIZ PAOLA SI 100%
9 FONDO PAZ PROFESIONAL ESPECIALIZADO CELEDON HOLGUIN JOSE CARLOS SI 93,70%
10 AREA ADMINISTRATIVA CONDUCTOR ZAPATA DIEGO MAURICIO SI 100%
11 AREA DE TALENTO HUMANO PROFESIONAL GALVEZ PARDO MARTHA ELIZABETH SI 100%
12 AREA DE TALENTO HUMANO ASESOR ZULETA PE#ARANDA CARMEN JOSEFA SI 100%
13 AREA DE INFORMACION Y SISTEMAS ASESOR ESPITIA MORALES JOHN ALEXANDER SI 98,68%
14 AREA DE INFORMACION Y SISTEMAS PROFESIONAL FLOREZ RIA#O LAURA CAROLINA SI 98,68%
Fuente: Talento Humano y SIGEPRE
Con respecto al resultado de la muestra, se concluye que los acuerdos se encuentran articulados con la planeación de la Entidad, cumpliendo así con los lineamientos establecidos en la normatividad correspondiente. Sin embargo, se Recomienda 21 al Área de Talento Humano implementar herramientas de seguimiento y control donde se pueda tener claridad al respecto, ya que en la actualidad solamente se cuenta con los acuerdos en físico y no se evidencia resultados ni análisis. 8.4 Concertación de Compromisos Laborales y Comportamentales vigencia 2013 Para el año 2013, los funcionarios de libre nombramiento y remoción que deben presentar acuerdos de concertación laboral y comportamental, son 638 como se observa en el siguiente cuadro: Cuadro 26. Concertación desempeño laboral y comportamental 2013
Área/Dependencia Funcionarios de
Libre Nombramiento
Concertación de Desempeño Laboral y Comportamental
2013/2014
Altas Consejerías 71 0
Programas Presidenciales 122 3
Área Administrativa 201 130
Área de Contratos 13 10
Área de Información y Sistemas 27 25
Área de Talento Humano 20 19
Área Financiera 16 16
Casa Militar 1 0
Despacho del Ministro Consejero 4 0
Despacho de Presidente 2 0
Despacho del Vicepresidente 30 0
59
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
Despacho Director DAPRE 8 7
Oficina de Planeación 8 7
Oficina de Control Interno 8 7
Oficina de Control Interno Disciplinario 2 2
Alto Comisionado para la Paz 13 16
Secretaria de Prensa 22 0
Secretaria de Transparencia 20 20
Secretaria Jurídica 27 24
Secretaria para la Seguridad del Presidente 1
0
Secretaria Privada 12 0
Subdirección de Operaciones 6 6
Subdirección General 4 3
Total 638 295 Fuente: Planta de personal/marzo 2013 Talento Humano
El DAPRE cuenta con una planta de personal de 767, de los cuales 670 son de Libre Nombramiento y Remoción, 32 son Directivos del DAPRE y 638 son los funcionarios que deben realizar concertación de Desempeño Laboral y Comportamental. Para la presente vigencia, de los 638 funcionarios de Libre Nombramiento y Remoción se observa que 295 funcionarios presentaron dicha concertación esto equivale a un 46%, lo que evidencia falta de compromiso de los funcionarios y el incumplimiento de la normatividad vigente. Se Recomienda 22 Capacitar al personal del DAPRE en el tema.
9. Verificación del cumplimiento del Plan de Capacitación y Bienestar Social e incentivos-PIC así como la evaluación del impacto vigencia 2012 y Formulación Plan 2013.
Se dio cumplimiento a lo establecido en el literal c del artículo 3 del Decreto 1567 de 1998. Planes Institucionales. Con el propósito de organizar la capacitación internamente, cada entidad formulará con una periodicidad mínima de un año su plan institucional de capacitación. La entidad realizó el plan institucional de capacitación PIC 2012 y 2013, así:
9.1 PIC 2012 En la verificación realizada al PIC de 2012, se observó que el Plan fue aprobado por el Comité de Capacitación y Estímulos el día 18 de abril de 2012, adicionalmente por la Resolución 1120 de abril 23 de 2012, se adoptó el Plan Anual de Bienestar Social e Incentivos, Salud Ocupacional y Capacitación de la Presidencia de la República. Conforme a lo anterior, se observa que la aprobación y adopción del Plan después del 30 de marzo de
60
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
2012, se realizó sin observancia de lo establecido19 en el Plan Nacional de Formación y Capacitación de Empleados Públicos. Observación 1. En adelante, se observó que el Comité Académico y de Capacitación Funciona bajo los lineamientos del reglamento operativo y de crédito del fondo de educación y capacitación entre el DAPRE – ICETEX, y la creación del comité es específica para el ICETEX en cumplimiento del convenio. No se evidencia una norma diferente al reglamento ICETEX que formalice el Comité Académico y de Capacitación para la aprobación de actividades del PIC, ya que se constata que en éste comité se aprueban temas diferentes a los del ICETEX como es el caso del Acta No. 008 de junio 28 de 2012, donde se aprueba el Curso de Formación de Auditores, Capacitación en Sistemas y Capacitaciones Individuales. Observación 2. Adicionalmente, el Comité está integrado por el Subdirector de Operaciones, el Jefe del Área de Talento Humano, el Jefe del Área Financiera, el Asesor del Área Financiera en Contabilidad y el Asesor de Talento Humano, en Bienestar Social y Capacitación. Teniendo en cuenta que el Comité asigna recursos, se Recomienda 23 considerar la invitación al Jefe de la Oficina de Control Interno en la conformación del Comité. En la Resolución 1120 de abril 23 de 2012 se establece que en el Plan Anual de Bienestar Social e Incentivos, Salud Ocupacional y Capacitación, se consolidará un documento único el cual contendrá puntualmente los datos del PIC, para la presentación y sustentación debe incluir un cronograma de actividades, definir la cobertura, determinar costos, las entidades de apoyo, objetivos y cobertura de la Presidencia de la República. En el Plan de la Vigencia 2012, no se evidenció el documento único en los tres temas: Capacitación, Incentivos y Bienestar, incumpliendo lo establecido en el artículo 1 literal C20 de la referida Resolución. No Conformidad 6. Por otro lado, realizada la verificación a la información aportada por el Proceso de Talento Humano y publicada en el Aplicativo SIGEPRE, la Oficina de Control Interno considera importante resaltar que:
a. Se observa cumplimiento en cuanto a las 34 capacitaciones programadas en el 2012, al realizarse 47. Las capacitaciones adicionales, fueron producto de las solicitudes de algunas dependencias respecto a temas puntuales, se tiene previsto para la presente vigencia realizar la encuesta personalizada por dependencias para obtener información real de las necesidades de capacitación.
b. Se realizó la medición de satisfacción de acuerdo con las capacitaciones realizadas en el primer semestre de 2012, obteniendo un nivel de satisfacción del 97% de los asistentes a las mismas.
19 Plan Nacional de Formación y Capacitación de Empleados Públicos, Tercera Edición 2012 20 Se consolidará un documento único el cual contendrá puntualmente los datos del PIC, incluyendo cronograma, costos, entidades de apoyo, objetivos y cobertura de la Presidencia de la República.
61
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
c. El nivel de satisfacción que se mide con el resultado de la encuesta diligenciada al finalizar la capacitación correspondiente por los asistentes, presenta resultados satisfactorios con una calificación del 77% excelente y un 22% bueno, para un total de 99%.
9.2 PIC 2013
El Plan Anual de Bienestar Social e Incentivos, Salud Ocupacional y Capacitación se adoptó con la Resolución 0971 de marzo 1 de 2013, conforme a lo dispuesto en la presentación del plan en la presente vigencia. Sin embargo, no se incluyó lo dispuesto en la Circular 100 – 002 de mayo 10 de 2012, sobre los lineamientos en Derechos Humanos en Programas de Capacitación a Funcionarios Públicos21. No Conformidad 7. Al realizar la verificación de la Caracterización del Proceso de Talento Humano22, en la actividad de Bienestar Social e Incentivos y Capacitación, se observan dos Actividades Críticas de Control: 1. Evaluar y realizar seguimiento al Plan Institucional de Capacitación –PIC y 2. Evaluar y realizar seguimiento al Programa de Bienestar Social e incentivos y Salud Ocupacional, de los cuales se constató la existencia de los informes. Sin embargo, no se notificaron al superior inmediato. Se Recomienda 24 realizar la notificación con el fin de garantizar la trazabilidad de la información y así generar valor agregado en la toma de decisiones.
El Artículo 79 del Decreto 1227 abril 21 de 2005, contempla que cada entidad establecerá el procedimiento para la selección de los mejores empleados de carrera y de libre nombramiento y remoción. No se observa en las Resoluciones 1120 y 2231 del Plan de incentivos el cumplimiento de ésta disposición. Una vez efectuada la mesa de Trabajo, el Proceso de Talento Humano indicó que no se estableció el Plan de Incentivos, teniendo en cuenta que la evaluación del desempeño se realizó solo en el segundo semestre de 2012 y se requiere es la evaluación anual.
Por lo anterior, se Recomienda 25 efectuar seguimiento con el fin de garantizar que una vez se obtengan los resultados de la evaluación del desempeño anual, proceder a la elaboración del Plan de Incentivos.
Por otro lado, se Recomienda 26 al Proceso de Talento Humano revisar y ajustar el Plan Anual de Vacantes23 como lo establece el Artículo 3° del Decreto 2482 de diciembre 3 de 2012.
21 “Las áreas de talento humano deberán considerar en el PIC el fortalecimiento de las competencias determinadas para la ejecución del eje de desarrollo de derechos humanos establecido en el Plan Nacional de Formación y Capacitación para los empleados públicos”. 22 Formato Código: C- TH – 08 versión 10 23 El Artículo 3° del Decreto 2482 de diciembre 3 de 2012. Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión, establece las Políticas de Desarrollo Administrativo y adopta la política que contiene en capacitación el literal: “c) Gestión del talento humano. Orientada al desarrollo y cualificación de los servidores públicos buscando la observancia del principio de mérito para la provisión de los empleos, el desarrollo de competencias, vocación del servicio, la aplicación de estímulos y una gerencia pública
62
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
Por último, se Recomienda 27 fortalecer la política de difusión y socialización de los valores, compromisos y principio ético adoptados mediante Resolución 1004 de 31 de mayo de 2007.
10. Verificación cumplimiento del Plan de Salud Ocupacional y Gestión Ambiental así como la evaluación impacto 2012 y formulación Plan 2013.
10.1 Vigencia 2012
Una vez analizados y confrontados los Informes sobre la ejecución del Programa de Bienestar Social, Salud Ocupacional e Incentivos en el DAPRE y la Resolución No. 1120 de 2012, la cual se suscribe con el fin de planear y ejecutar todo lo concerniente al mejoramiento de la calidad de vida y trabajo de funcionarios de Carrera y funcionarios de Libre Nombramiento y Remoción, el plan integra beneficios para los funcionarios con los temas mencionados en los documentos cumpliendo con las normas exigidas por la ley. Se observa por medio de actas, los temas que se trataron, fechas programadas y listas de asistencia de las actividades realizadas.
Cabe destacar el acompañamiento de la ARL en la planificación y ejecución de los programas establecidos. Se observó también, que la caja de compensación cumple un rol de acompañamiento que permite concretar los planes.
10.2 Vigencia 2013
Mediante la Resolución No. 971 de 2013, se adopta el Plan Anual de Bienestar Social e Incentivos, Salud Ocupacional y Capacitación de la Presidencia de la República, el cual está conformada por acciones que en el 2012 se realizaron y que se actualizaron para el 2013 así como las relacionadas a las nuevas necesidades y requerimientos de los funcionarios.
11. Verificación del cumplimiento de los lineamientos de buenas prácticas ambientales.
El DAPRE no cuenta con los componentes contaminantes propios de una empresa manufacturera, de construcción, de obras civiles y de fabricación de productos, lo que indica que no tiene la obligación de certificarse con la norma ISO 14001 que hace referencia a todo lo competente al cuidado y preservación del medio ambiente. Sin embargo, el DAPRE consciente de su responsabilidad ambiental adopta el lineamiento, como un conjunto de
enfocada a la consecución de resultados. Incluye, entre otros el Plan Institucional de Capacitación, el Plan de Bienestar e Incentivos, los temas relacionados con Clima Organizacional y el Plan Anual de Vacantes;”
63
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
medidas para crear cultura ambiental, ser respetuosos con el medio ambiente y minimizar la huella ecológica. En desarrollo de la Auditoria al Proceso de Talento Humano, se indicó a Control Interno que el líder para desarrollar los temas ambientales es el Comité de Gestión Ambiental y que el Área de Talento Humano solo tiene la secretaria técnica y tenencia de las actas.
De lo anterior, no se observa claridad en los lineamientos ni en el Procedimiento sobre el funcionamiento del Comité, quienes lo conforman y cada cuánto deberá sesionar, por cuanto en la vigencia 2012 solo se realizaron dos reuniones. Se Recomienda 28 al Proceso de Talento Humano coordinar con los Procesos involucrados presentar sus tema en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y así garantizar la definición y aplicabilidad de la Política en Gestión Ambiental.
11.1 Resultados Prueba de Recorrido La Oficina de Control Interno efectuó seguimiento y verificación a la aplicabilidad de los Lineamientos de Buenas Prácticas Ambientales (L-TH-01) en el Área de Talento Humano, el día 15 de Abril del 2013 y observo que el DAPRE con el propósito de trabajar en pro del medio ambiente, ha implementado en sus instalaciones mecanismos de Gestión Ambiental que conllevan a tomar conciencia por parte de todos sus servidores, estableciendo buenas prácticas ambientales para la utilización, recolección, tratamiento y disposición de residuos, como:
a. Los recursos naturales relacionados con el manejo y uso eficiente de los recursos hídricos y de energía eléctrica.
Se evidencio que en los baños tanto del Palacio de Nariño como los del DAPRE, Casa Amarilla y la Casa Republicana, tienen sistemas modernos ahorradores de flujo de agua en los lavamanos, en los orinales y los inodoros, estos baños son modernos y cuentan con las condiciones ideales de aseo e iluminación. Las cafeterías tienen un sistema manual para abrir y cerrar. Sin embargo, las personas encargadas de la cafetería tienen buen manejo de este recurso cerrando las llaves cuando no están usando el agua.
En cuanto al Casino se encontraron los mismos sistemas de ahorro de agua al igual que en el gimnasio. En palacio se encuentra la fuente de agua que es usada día por medio para evitar que se contamine o se ensucie de óxido, ya que la tubería es antigua y el agua almacenada adquiere dicho color, por tal motivo se mantiene en constante tratamiento con productos químicos como el sulfato de aluminio y cloro. Los cuales deben ser vertidos en el agua por el personal de Clean Depot, que es la firma contratista encargada del aseo y mantenimiento de las instalaciones. Para realizar esta actividad, los encargados de este proceso usan guantes y tapabocas para una adecuada utilización de los productos y protección del personal, este mantenimiento permite mantener el control del PH del agua.
64
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
En cuanto a la energía eléctrica se evidencia que las luces usadas en toda la entidad son de bajo consumo y esto permite cumplir con la norma sobre los bombillos y fuentes de luz ahorradoras de energía, se evidencia también que tienen medidas de auto-control por parte de los mismos funcionarios para apagar los computadores y todas las luces para evitar que queden encendidas toda la noche. Por último, los funcionarios encargados de la seguridad realizan rondas nocturnas donde ayudan a controlar en caso de detectar luces y demás equipos de oficina que queden encendidos.
Así mismo, los computadores están programados para entrar en modo protección de pantalla cuando detectan que no están siendo operados para hacer cumplir con las normas del lineamiento sobre el ahorro de energía, en la que también se evidencia distintas clases de mensajes relacionados con temas relevantes sobre los distintos procesos dentro de la institución.
Siguiendo con lo relacionado a las luces, se han realizado estudios de luxometria en los cuales se han evaluado los distintos lugares de trabajo y funcionarios para ponerlos en práctica, las mayorías de las luces son cambiadas por las ideales según el estudio conforme terminan su vida útil.
b. Sobre el manejo de combustibles, grasas y aceites
Se evidencia un buen manejo de dichos componentes, los combustibles son suministrados externamente por medio de las gasolineras autorizadas para dicho servicio, los vehículos cuentan con un chip donde se puede monitorear y recopilar la información necesaria para dicho control. En cuanto a las grasas y aceites automotrices, se suministran estos servicios por empresas especializadas contratadas por la entidad, donde se realiza el mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor, en los cuales la empresa contratada se encarga de la disposición final de dichas grasas y aceites.
c. Residuos sólidos de carácter reciclable, no reciclable y peligroso
Con respecto a los productos se cuenta con puntos ecológicos distribuidos en el Palacio de Nariño y el DAPRE, estos a su vez se encuentran clasificados e identificados con nombre y color de acuerdo al tipo de residuos para tener una adecuada disposición final.
Cada punto ecológico cuenta con 3 canecas plásticas debidamente identificadas con color verde, gris y azul y se encuentran otras dos para casos específicos, como:
El color Verde: hace referencia a los residuos ordinarios No Reciclables debido a sus características como por ejemplo los empaques plásticos y de aluminio como los de los pasa bocas, residuos que quedan después de barrer, fragmentos de lozas y objetos de icopor.
El color Gris: hace referencia a los residuos Reciclables No Peligrosos como el papel y el cartón (Estos deben estar totalmente limpios para poder ser reutilizados en un
65
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
nuevo proceso) por ejemplo las cajas del cereal, las cajas de gelatina, hojas carta y oficio, facturas, revistas, periódicos y cartón corrugado entre otros.
El color Azul: hace referencia a los residuos Reciclables plásticos No Peligrosos como por ejemplo envases de gaseosas y jugos, los de yogurt y leche limpios (previo lavado), vasos, cubiertos y platos plásticos desechables limpios y sillas, juguetes y demás objetos de plásticos limpios.
El color Blanco: hace referencia a envases Reciclables No Peligrosos como por ejemplo vasos de vidrios, vasos de compota, envases de medicamentos con etiquetas rasgadas, botellas de licor, jugos y perfumes, latas de cerveza, gaseosas, latas de atún, tarros de leche en polvo, acero, cobre y aluminio.
El color Rojo: que son los residuos bio-sanitarios peligrosos como por ejemplo guantes, gasas, baja lenguas, mechas y anatomopatológicos como dientes y nervios dentales y demás objetos que entren en contacto con sangre, saliva y residuos corporales a acepción de bisturís, limas y agujas que deben ser almacenadas en un guardián de seguridad, los objetos que clasifican para el guardián son todos aquellos instrumentos corto punzantes que estén en contacto con sangre y materia orgánica.
Es importante resaltar que todos los puntos ecológicos, cuentan con canecas identificadas con color y el nombre de los residuos o desechos. Sin embargo, se observó que las bolsas plásticas no son del mismo color de las canecas, se encontraron canecas que tienen bolsas de color blanco y de color negra, lo que podría dificultar la selección, el almacenamiento y su posterior transporte, aprovechamiento, tratamiento o disposición.
Por lo anterior, se Recomienda 29 seguir el código de colores en pro de facilitar la labor de identificación de los materiales residuales.
d. Con los materiales de construcción y escombros producidos por remodelaciones, adecuaciones y reparaciones
La disposición final de estos materiales está a cargo de ASEO CAPITAL que es la empresa prestadora del servicio de aseo en Bogotá D.C., estos escombros son empacados en bolsas plásticas de alta resistencia y luego, apilados en el sótano tanto de Palacio como del DAPRE.
e. El control de emisiones de gases en los vehículos de la Presidencia de la República
Se encuentra al día debido a que todos los vehículos cuentan con la revisión técnico mecánica, requisito exigido por las autoridades de tránsito y transporte donde se controla las condiciones mecánicas ideales y esto va en consideración al mejoramiento del medio ambiente.
Otro punto importante a tener en cuenta, es la renovación del parque automotor estos vehículos nuevos tienen componentes que poseen niveles permitidos de CO2. En relación a
66
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
los vehículos más antiguos y en estado de deterioro y abandono, serán chatarrizados, mejorando el ambiente visual y salida de vehículos contaminantes.
En cuanto al parqueadero del DAPRE se posee un ducto de aire, el cual aspira el Monóxido de Carbono producido por los vehículos que entran y salen del parqueadero, este mecanismo permanece encendido en horas laborales para evitar la concentración del CO2. Este sistema se adoptó como resultado de un estudio de Monóxido de Carbono en el 2011, para mitigar la contaminación producida por el CO2 de los vehículos.
Otro punto de control para la acumulación de gases, es evitar que los vehículos sean calentados, es decir, que los motores de ignición hayan sido puestos en marcha y permanezcan emitiendo gases hasta el estado de calentamiento de motor. En la anterior auditoria se evidencio que, la sala de los conductores estaba en el primer sótano, actualmente siguiendo los requerimientos del premio sobre buenas prácticas ambientales ganado en el 2011 y las recomendaciones efectuadas por Control Interno, se determinó cambiar esta sala que actualmente se encuentra en el primer piso del DAPRE.
f. La preservación de zonas verdes, espacios naturales y cuidado de la vegetación
Se encuentra a cargo de la empresa prestadora del servicio de Aseo y mantenimiento Clean Depot en el cual se evidencia un correcto mantenimiento, orden y aseo por parte de la empresa. En este punto, es importante mencionar el cuidado de la vegetación y el medio ambiente por medio de la fumigación realizada una vez al mes.
g. El manejo y uso eficiente de los desechos electrónicos: Como los celulares, cargadores, pilas y demás elementos con relación a dispositivos de trasmisión de datos.
En el año 2012 fueron pocos los esfuerzos en esta materia mientras que en el año 2013 se evidencia por medio de una charla con duración de 1 hora en el Auditorio Alejandría, la puesta en marcha de un plan para reciclar por intermedio de una urna de acrílico transparente, ubicada en el Edificio Administrativo, todo lo relacionado con telefonía celular, cargadores, baterías, USB y demás dispositivos electrónicos que se encuentran en los hogares. Otro tema bien importante por su gran relación con los desechos tecnológicos, compete a los tóner de las impresoras, cuando la vida útil de éstos finaliza, se comunica a recursos físicos del suceso y después de este proceso, se almacenan para su posterior recolección y venta a la Empresa Recicladora Carpapeles – Fibras Recuperables. El dinero producto de esta venta, es consignado en el Tesoro Nacional.
h. El consultorio odontológico y la Oficina de la A.R.L
Con respecto al primero, se evidencia que cumple con las normas vigentes de adecuación física del consultorio de salud, ya que existen las condiciones de iluminación, aseo, orden,
67
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
señalización e instrumentación especializada para prestar este servicio. Este consultorio cuenta con la asesoría técnica del Ingeniero Ambiental perteneciente al S.E.N.A.
El propósito principal del Consultorio Odontológico es Atender al Señor Presidente de la República y a sus familiares y se mantiene para su uso exclusivo; en segunda medida, atender las urgencias odontológicas, las cuales son niveladas y se remiten a la E.P.S. El consumo de insumos en el consultorio es poco.
El consultorio cuenta con las áreas plenamente identificadas donde se encuentra todo en orden, los colores de las bolsas de la basura corresponden al color de las canecas permitiendo identificar el tipo de desecho.
Sin embargo, se observó que la disposición final de los desechos bio sanitarios que corresponden a la bolsa roja, no se está realizando en forma correcta, debido a que ésta bolsa es transportada por una persona del aseo, la baja por las escaleras y posteriormente, la llevan al depósito de basura general donde no debe estar, esta bolsa es transportada desde el depósito del palacio de Nariño hasta el depósito del DAPRE con toda la basura ordinaria. Esta a su vez, es recogida por la empresa ASEO CAPITAL que la recoge diariamente, es decir, que la bolsa roja está siendo vertida en el relleno sanitario donde no debería estar por su alta peligrosidad y riesgo para la salud pública.
En relación a esto, se indicó que se le pidió a la empresa ECO CAPITAL, recoger estos desechos y hacer la correcta disposición. Pero, la empresa ECO CAPITAL exige para la recolección, el aval de la Secretaria Distrital de la Salud y ésta a su vez, para otorgar el aval exige por parte del DAPRE unas condiciones y protocolos que acrediten el consultorio odontológico, se evidencia en el recorrido que estos documentos y procedimientos están en ejecución, para acceder al aval.
Con respecto a la Oficina de la ARL, cuenta con los instrumentos médicos para atender en primera medida alguna emergencia donde se nivelará al paciente para remitirlo a la E.P.S. más cercana y recibir toda la atención necesaria, para reforzar este tema se cuenta con la ambulancia del congreso para transportar al paciente y superar esta crisis.
12. Verificación entrega de la Dotación correspondiente de acuerdo a la normatividad vigente.
De acuerdo a lo establecido en la Resolución 2134 del 1 de diciembre de 1998, la Entidad debe entregar a los funcionarios de la Presidencia que devengan hasta dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes y que hayan cumplido más de tres (3) meses al servicio de la Entidad, la dotación de que trata la Ley 70 de 1988, que consiste en un par de zapatos y un vestido de labor.
Considerando que la dotación debe suministrarse cada cuatro (4) meses, esta se tendrá que entregar una vez finalicen los meses de abril, agosto y diciembre.
68
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
Realizada la verificación al cumplimiento de lo anteriormente mencionado, la Oficina de Control Interno observo que a la fecha se ha entregado el total de la dotación correspondiente a los tres periodos del año 2012, cumpliendo con el plan de mejoramiento. Sin embargo, esta oficina realiza las siguientes Recomendaciones 30:
Adelantar el proceso de contratación orientado a cumplir con los términos establecidos en la normatividad vigente, teniendo en cuenta las situaciones imprevistas que puede presentar un proceso de Subasta, en aras de garantizar la entrega oportuna de la dotación.
Establecer puntos de control que permitan garantizar la efectiva entrega de la
dotación a los funcionarios que prestan el servicio a la Entidad.
Actualizar la Resolución No. 2134 de 1998 en relación al reglamento del suministro de la dotación de labor.
13. Verificación de las funciones establecidas para el Área de Talento Humano, en desarrollo del Comité Paritario de Salud Ocupacional y del Comité de Convivencia Laboral.
13.1 Comité Paritario de Salud Ocupacional – COPASO -.
La Oficina de Control Interno realizó seguimiento a la conformación y funcionamiento del Comité Paritario de Salud Ocupacional en cumplimiento de la Resolución 0823 del 18 de abril de 2011, encontrando lo siguiente:
a. Conformación del Comité De acuerdo al artículo 2 de la Resolución 2013 de 1986 expedida por el Ministerio de Trabajo, Seguridad Social y Salud, se verificó el Acta de escrutinio de votación de 20 de Octubre de 2011, y se observó que los integrantes del Comité Paritario de Salud Ocupacional son: Yanire Martínez Corredor (Principal) y Sandra L. Rodríguez Preciado (Suplente), con un total de 137 votos; Iris Marcela González (principal) y José R. Ferrucho Ortiz (suplente) con 42 votos; Juan Carlos Prieto Román (Principal) y Bladimir Oviedo Ruiz (Suplente) con 40 votos, equivalente a los tres (3) representantes por los trabajadores. Los miembros del Comité son elegidos por un período de dos (2) años24 que inician el 20 de Octubre del 2011 hasta el 20 de Octubre del 2013.
24
Resolución 0823 de 2011, Artículo 2do: PERIODO – Los miembros del Comité serán elegidos por un período de dos (2) años al cabo del
cual podrán ser reelegidos por otro período igual”.
69
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
De lo anterior, se pudo verificar el cumplimiento a lo establecido en la mencionada Resolución, la cual señala que las entidades que posean entre 500 y 999 funcionarios deben tener Tres (3) representantes por cada una de las partes. Así mismo, se observó que la Sra. Yanire Martínez Corredor ya no trabaja en la Entidad desde Febrero del 2012, por tal motivo la suplente en el tarjetón Sandra L. Rodríguez Preciado estará a cargo de representar a los trabajadores en las juntas de COPASO, según el Art. 2 de la Res. 2013 de 1.98625. Los demás miembros que son los representantes de los funcionarios se encuentran activos y actualmente cumplen con la labor para la cual fueron escogidos. Por otro lado, en representación de la Entidad, según la Resolución 0823 de 2011, los miembros son: el Jefe de Talento Humano y/o su delegado quien actuará como Presidente del Comité; el Jefe del Área Administrativa y/o su delegado y el Jefe de la Oficina de Planeación y/o su delegado. Es importante indicar que a través de la Ley 1429 de 2010, en el artículo 65, Parágrafo 2: Registro Comité Paritario de Salud Ocupacional, se suprimió el literal f) del artículo 21 del Decreto-ley 1295 de 1994, mediante el cual se obligaba a las empresas a registrar el COPASO ante el Ministerio de la Protección Social.
b. Funcionamiento del Comité
De acuerdo al Artículo 3 de la Resolución 0823/11, el COPASO sesionará por lo menos una vez al mes y extraordinariamente cuando lo considere necesario; y deberán asistir los miembros principales, en caso de ausencia justificada asistirán los suplentes con voz y voto. Seguidamente, en el artículo 4 se establece que el quorum para que sesione el Comité COPASO, estará constituido por la mitad más uno de sus miembros. Pasados los primeros 30 minutos de la hora señalada para empezar la reunión, este sesionará con los miembros presentes y sus decisiones tendrán plena validez. Conforme a lo anterior, se procedió a verificar las actas de las reuniones presentadas con el fin de verificar el cumplimiento tanto de las funciones como de las sesiones mensuales, teniendo en cuenta que fueron aspectos observados en la Auditoria al Área de Talento Humano en la vigencia 2011, por la cual se suscribió una Mejora de código NCR-0117, definiendo como meta la celebración de por lo menos una reunión mensual del COPASO y se presentaron las actas respectivas de los meses octubre, noviembre y diciembre de 2011. En el seguimiento efectuado a las sesiones del Comité durante la vigencia 2012 y 2013, se pudo observar que del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012 y del 1 de enero al 31 de
25
Esta Resolución no especifica si la suplencia es temporal o parcial.
70
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
marzo de 2013, se vienen efectuando las reuniones en forma mensual como lo establece la Resolución 0823/11, evidenciado en los siguientes registros:
Vigencia 2012
1. Acta No. 1 del 30 de enero de 2012. 2. Acta No. 2 del 23 de febrero de 2012. 3. Acta No. 3 del 23 de marzo de 2012. 4. Acta No. 4 del 30 de abril de 2012. 5. Acta No. 5 del 31 de mayo de 2012. 6. Acta No. 6 del 27 de junio de 2012. 7. Acta No. 7 del 30 de julio de 2012. 8. Acta No. 8 del 30 de agosto de 2012. 9. Acta No. 9 del 27 de septiembre de 2012. 10. Acta No. 10 del 31 de octubre de 2012. 11. Acta No. 11 del 29 de noviembre de 2012. 12. Acta No. 12 del 21 de diciembre de 2012.
Vigencia 2013
13. Acta No. 1 del 31 de enero de 2013 14. Acta No. 2 del 28 de febrero de 2013
Así mismo al verificar el contenido de las actas y al realizar prueba de recorrido el jueves 4 de abril de 2013 por las dependencias del DAPRE en compañía de la Asesora de la ARL, se obtuvieron los siguientes resultados:
1. Se observó la aplicación de las normas legales vigentes y los reglamentos de Salud Ocupacional establecidos por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República – DAPRE- y demás normas y actividades sobre salud ocupacional y seguridad industrial.
2. Se han propuesto la adopción de medidas y el desarrollo de las actividades que permitan preservar la integridad física y la buena salud del funcionario en su ambiente de trabajo y otros lugares de la Entidad.
Esto se evidenció en las medidas especiales para las funciones que desempeñan los
carpinteros, el personal de aseo, el personal de cafetería, conductores y mecánicos. 3. Se propusieron varias capacitaciones, de las cuales se realizó la correspondiente a
evacuaciones el 20 de septiembre de 2012 y contó con la asistencia de 36 funcionarios. De igual forma, se citaron a otras capacitaciones pero no contaron con el quorum para llevarlas a cabo.
71
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
4. Se apoya a la brigada de Emergencias del D.A.P.R.E. y se reciben los informes sobre las actividades que se adelantan en la entidad.
5. Se presentaron los análisis de causas de los accidentes de trabajo, sobre los cuales no
se establecieron acciones correctivas por tratarse de accidentes causados por factores de difícil control, como: Las Caídas por uso de zapatos altos.
6. Se realizan visitas a los lugares de trabajo y se inspeccionan los ambientes,
máquinas, equipos y las operaciones realizadas por los funcionarios de la Entidad; se informa a Talento Humano sobre la existencia de factores de riesgo y se sugieren medidas preventivas y de control. Sin embargo, en el recorrido efectuado por la Oficina de Control Interno, se observó el siguiente caso: Las señoras que prestan sus servicios en el área de cafetería, deben tomar un recipiente con agua hirviendo a 100 grados centígrados, subirse en un escalón de madera y vertirla en la greca. Lo que se constituye en un alto riesgo de quemadura y caída.
Lo anterior, evidencia que a pesar de las sugerencias dadas por la ARL, la Entidad no ha implementado las acciones que se configurarían como medidas preventivas a tan inminente riesgo, es decir el riesgo no está controlado. No Conformidad 8 Transversal al Proceso de Gestión Administrativa.
Una vez finalizado el seguimiento y la verificación, se observa que las acciones definidas en la Mejora de código NCR-0117, fueron eficaces toda vez que se eliminó la causa de la No Conformidad y no se volvió a presentar incumplimientos en las sesiones mensuales de los Comités y se registran las actividades en armonía con las funciones establecidas en la Resolución 0823/11. Sin embargo y en pro de la Mejora Continua del Proceso, es importante tener en cuenta las siguientes Recomendaciones 31:
Realizar la trazabilidad y registro de los compromisos acordados en las actas anteriores, para garantizar el seguimiento y cumplimiento de los mismos.
Hacer énfasis en las citaciones al Comité, sobre la importancia de la asistencia de los
miembros del COPASO elegidos como representantes de los trabajadores, entendida ésta como un deber. Se observó en el Acta No. 3, la asistencia de un representante de los empleados y en el Acta No. 10, se registra que no hubo quorum por la ausencia tanto de los principales como de los suplentes de los funcionarios, a la cual sólo asistieron los representantes del DAPRE.
72
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
Fomentar la participación de los funcionarios en cuanto a sugerencias en materia de medicina, higiene y seguridad industrial, para que sean estudiadas y consideradas en el Comité.
13.2 Comité de Convivencia Laboral
Al verificar el funcionamiento del Comité y de acuerdo a la información presentada por el Área de Talento Humano en la carpeta actas de Comité de Convivencia Laboral, se observó que se han realizado las siguientes reuniones, así:
1. Acta No. 12 del 14 de marzo de 2012. 2. Acta No. 13 del 12 de abril de 2012. 3. Acta No. 14 del 22 de junio de 2011. 4. Acta No. 15 del 9 de julio de 2012. 5. Acta No. 16 del 13 de julio de 2012. 6. Acta No. 17 del 28 de diciembre de 2012.
Verificadas las actas no se pudo observar el cumplimiento de las funciones contenidas en los literales a26), b27), y f28) del Artículo 4 de la Resolución 1362 de 2007. Observación 3. Se evidenció que el Área de Talento Humano no realizó las reuniones del Comité correspondiente a los meses de Enero, Febrero, Mayo, Agosto, Septiembre, Octubre y Noviembre de 2012 según lo establecido en la Resolución No. 1362 de 2007, en el Artículo 529. No Conformidad 9. Así mismo es importante resaltar que mediante Resolución 4537 del 26 de diciembre de 2012 se modificó la periodicidad de las reuniones del Comité reglamentadas en la Resolución 1362 de 2007.
13.3 Plan de Prevención Acoso Laboral
La Oficina de Control Interno efectuó revisión al cumplimiento de la función 730 del Artículo 27 del Decreto 3443 de 2010, encontrando que de acuerdo a la ley 1010 del 23 de enero de
26
a). Evaluar en cualquier tiempo la vida laboral de la Entidad, en relación con el buen ambiente y la armonía en las relaciones de trabajo,
formulando a las áreas responsables involucradas las sugerencias y consideraciones que estime necesarias. 27
b). Promover el desarrollo efectivo de los mecanismos de prevención a que se refieren los artículos anteriores. 28
f). Recoger, por mecanismos eficaces, las opiniones y sugerencias de los servidores públicos del DAPR tendientes a la prevención de
conductas de acoso laboral. 29
Resolución 1362 de 2007, Articulo 5: “El comité creado en esta Resolución se reunirá por derecho propio al menos una (1) vez al mes, y
cuando sea convocado extraordinariamente para considerar y resolver las querellas que se presenten a su consideración por situaciones denominadas como acoso laboral” 30 Decreto 3443 de 2010, artículo 27. Área de Talento Humano. Función 7: Diseñar, en coordinación con la Oficina de Control Interno Disciplinario, Mecanismos
de prevención de las conductas de acoso laboral y establecer procedimientos para superar las que ocurran en el lugar de trabajo.
73
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
2006, el Área de Talento Humano deberá diseñar mecanismos de prevención de las conductas de acoso laboral, con el fin de proteger bienes como: El trabajo en condiciones dignas y justas, la libertad, la intimidad, la honra, la Salud Mental, la armonía entre quienes comparten un mismo ambiente laboral y el buen ambiente de la empresa. Al verificar los mecanismos diseñados por el Área de Talento Humano, se encontró lo siguiente:
a. Plan Institucional de Capacitación
A la fecha del seguimiento se han efectuado reuniones de inducción a funcionarios, en la cual se previó un espacio destinado a la presentación y adopción de los valores institucionales, estrechamente relacionados con el buen manejo de las relaciones interpersonales y el buen trato. Así mismo los días 3 y 4 del mes de diciembre del año 2012, se dictaron unas capacitaciones denominadas “Relaciones Interpersonales”, en la cual se desarrolló el tema del buen trato como uno de los ejes temáticos fundamentales. En el mismo, se evidenció que durante el año 2012 se adelantó la campaña para el desarrollo de los valores institucionales, resaltando uno por uno, mes a mes en el periódico virtual de la Entidad. El Responsable del Proceso de Talento Humano, designó al Jefe de Control Interno Disciplinario para desarrollar el tema en la Inducción y Re inducción.
b. Propuesta Campaña del BUEN TRATO La Oficina de Control Interno al solicitar información al Proceso de Talento Humano relacionada sobre las acciones correctivas y preventivas que se adelantaron en materia de acoso laboral durante el año 2012, se informó por parte de este proceso, que las acciones se encuentran documentadas en el Comité de Convivencia Laboral. Por lo anteriormente expuesto, se procedió a revisar las actas de los Comités de Convivencia realizados en la Entidad, en las cuales no se evidenció el cumplimiento de la función consagrada en el artículo 4 literal b de la Resolución 1362 de 2007, la cual señala la política del buen trato en la Entidad. Se evidenció que el Área de Talento Humano no está dando cumplimiento a la Ley 1010 de 2006 artículo 9, ya que no se han adelantado mecanismos de prevención de las conductas de acoso laboral. No Conformidad 10. Así mismo, se Recomienda 32 revisar y analizar la conveniencia de ajustar el procedimiento para implementar mecanismos conciliatorios, confidenciales y efectivos con el fin de superar los actos de acoso laboral que ocurran en el lugar de trabajo.
74
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
14. Seguimiento a los Planes de Mejoramiento suscritos por el proceso durante la
vigencia 2012 que se encuentren en ejecución y evaluación de eficacia de los finalizados en 2013.
La Oficina de Control Interno realizó evaluación a los planes de mejoramiento suscritos por el Proceso de Talento Humano y publicados en el SIGEPRE – Módulo de Mejoras. A continuación se presenta el reporte de estos planes de mejoramiento, según el estado en que se encuentran y la evaluación de los resultados presentados en el aplicativo, así como la evaluación de la eficacia: Cuadro 27. Reporte de Planes de Mejoramiento
No. Código Nombre Tipo Estado
Fecha limite
del paso
actual
Evaluación
de
resultados
Evaluación
de la
Eficacia
Observación
1 NCP-0062
No se encuentra a la fecha
documentado el procedimiento de
manejo de Viáticos-TH
No
Conformidad
Potencial
Finalizada 06/04/2012 SI SI
El procedimiento fue aprobado y
actualmente va en la versión 03 del 18 de
diciembre de 2012.
2 NCP-0064
El personal de la Alta Consejería para
el Buen Gobierno y del Programa
Presidencial ANPR-TH
No
Conformidad
Potencial
Cancelada 13/11/2011 N/A N/ANo fue aprobada por la Oficina de Control
Interno por lo tanto se canceló.
3 NCP-0090Falta procedimiento para el manejo
de vaiticos
No
Conformidad
Potencial
Cancelada 01/04/2012 N/A N/APor estar duplicada esta mejora con la NCP-
0062, se canceló.
4 NCP-0091Incumplimiento funciones
resolución 083 de 2011
No
Conformidad
Potencial
Finalizada 14/04/2012 SI SI
Una vez finalizado el seguimiento y la
verificación, se observa que las acciones
definidas en la Mejora NCP 0091, fueron
efecaces toda vez que se eliminó la causa
de la No Conformidad y no se volvió a
presentar incumplimientos en las sesiones
mensuales de los Comités y se registran las
actividades en armonía con las funciones
establecidas en la Resolución 0823/11.
5 NCP-0092Funciones Convivencia laboral
Resolución 1362 de 2007
No
Conformidad
Potencial
Finalizada 14/04/2012 SI SI
Se expidió la Resolución 4537 del 26 de
diciembre de 2012, mediante la cual se
modifican los articulos 3ro y 5to de la
Resolución 1362 de 2007; así como la
modificación al artículo 3ro de la Resolución
1640 de 2007. Que hablan de la creación,
periodicidad de las reuniones y permanencia
de sus integrantes.
Se presentaron las actas que constan el
cumplimiento de las obligaciones
establecidas en la Resolución 1362 de 2007.
75
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
No. Código Nombre Tipo Estado
Fecha limite
del paso
actual
Evaluación
de
resultados
Evaluación
de la
Eficacia
Observación
6 NCP-0093Requisitos en la Selección de
Personal Riesgo 2
No Conformidad
PotencialFinalizada 04/01/2013 SI SI
Se observa que las acciones establecidas en
el Plan de Mejoramiento, para el
fortalecimiento de los controles y minimizar
la materializción del Riesgo Decisiones
erroneas en la selección de personal de
acuerdo con los requisitos minimos exigidos,
se implementaron.
1. La Secretaría de Seguridad realiza el
respectivo estudio de seguridad del
aspirante a ocupar el cargo.
2. Se confirman los datos de los documentos
que soportan la hoja de vida. revisión en el
cumplimiento de los requisitos exigidos para
cada cargo, utilización del F-TH-04, control
de documentos para la posesión legal del
cargo y prueba de meritocracia por parte de
la Función Publica, si el cargo lo requiere.
7 NCP-0094
formulación del Plan Institucional de
Capacitaciòn y de los Programas de
Bienestar Social y Salud
Ocupacional.R3
No Conformidad
PotencialFinalizada 07/06/2012 SI SI
Se observa que las acciones establecidas en
el Plan de Mejoramiento, para el
fortalecimiento de los controles y minimizar
la materializción del Riesgo Decisiones
erroneas en la formulación del Plan
Institucional de Capacitaciòn y de los
Programas de Bienestar Social y Salud
Ocupacional, se implementaron.
Los planes se formularon y se aprobaron por
el comité de Capacitación el 18 de Abril de
2012.
8 NCP-0102
TH - los gastos por Caja menor de
Viáticos al Interior, no se legalizan
oportunamente
No Conformidad
PotencialFinalizada 27/09/2012 SI NO
Si bien se cumplieron con las acciones y se
implementaron en el tiempo programado. No
son eficaces, toda vez que en arqueo de
Caja Menor Posterior se observan
debilidades en el control de los recursos.
Se recoge en MEJORA OM 0063, la cual se
encuentra en el paso de evaluación por
parte de la Oficina de Control Interno
9 NCP-0109 GTH- Evaluación de Desempeño.No Conformidad
PotencialFinalizada 01/04/2013 SI SI
Las acciones formuldas en esta mejora se
cumplieron y en el momento se está
aplicando la metodología de la CNSC.
10 NCR-0012
Se evidenció que no se está
considerando la eficacia de los
procesos de comunicación
establecidos-TH
No Conformidad
RealCancelada 13/11/2011 N/A N/A
No fue aprobada por la Oficina de Control
Interno por lo tanto se canceló.
11 NCR-0025
CGR, Oficina Alto Comisionado/Alta
Consejería Presidencial para la Paz-
TH
No Conformidad
RealFinalizada 05/04/2012 SI SI
Se evidenció que mediante decreto No. 394
de 2012, se ajusto esta depdencia quedando
con el nombre de Oficina del Alto
Comisionado. Por lo tanto las acciones
tomadas fueron eficacez.
12 NCR-0026CGR, Fondo Viáticos Comisiones al
Exterior-TH
No Conformidad
RealFinalizada 05/04/2012 SI SI
Como control, se estableció mediante
mejorando las instrucciones para el mejero
de caja menor al exterior referente a la
autorización del gasto.
13 NCR-0073TH Incumplimiento del tiempo en la
solicitud de comisiones al Exterior.
No Conformidad
RealFinalizada 08/07/2012 NO NO
La ejecución del Plan no fue consistente con
la acción establecida. Debido a que se hizo
referencia a la modificación de una
Resolución, y se describe una circular
informativa con base en los lineamientos
dados por la Subdirección de Operaciones.
Este plan no fue eficaz, por cuanto se
declara una nueva No Conformidad por la no
legalización oportuna de los viáticos y se
recoge mediante MEJORA NCR-0126.
76
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
No. Código Nombre Tipo Estado
Fecha limite
del paso
actual
Evaluación
de
resultados
Evaluación
de la
Eficacia
Observación
14 NCR-0074TH Utilización de Formato no
controlado
No Conformidad
RealFinalizada 14/05/2012 NO NO
Se observó la Circular o Correo Informativo
recordando la importancia de la utilización
de la herramienta prevista en la Intranet -
Gestión de Comisiones. Asi como, se
observó la estandarización del FORMATO
AUTORIZACION COMISIONES DE SERVICIOS
AL EXTERIOR en el SIGOB.
Sin embargo, esta mejora no fue eficaz, por
lo que se solicitó formular un nuevo Plan de
Mejoramiento con las acciones que permitan
eliminar las causas de ésta No Conformidad.
La solicitud se realizó mediante MEJORA
NCR-0114.
15 NCR-0114 formular nuevo plan de mejoraNo Conformidad
RealFinalizada 14/04/2012 NO NO
Al revisar la pertinencia de la formulación,
se observa que no se puede evaluar la
efectividad dado que la acción fue solicitar a
la Oficina de Planeación, la inclusión del
Formato. No se adjunta respuesta o
situación que describa el estado del
Formato.
De acuerdo a la información dada en la
Oficina de Planeación, en el Plan
Antitrámites para la vigencia 2012 se
estableció la de crear un sistema de
información - aplicativo, mediante el cual se
gestionen las solicitudes, aprobaciones y
trámites de comisiones al exterior para
todas las entidades de la Rama Ejecutiva
incluido el DAPRE. Actualmente, dicho
aplicativo se encuentra en pruebas pilotos.
Este plan no es eficaz debido a que su
formulación y ejecución no son consistentes.
Se recoge mediante MEJORA NCR 0159,
cuya meta es Acciones correctivas y
preventivas implementadas conforme al
procedimiento. Se encuentra aprobada.
16 NCR-0115 Formule nuevo plan de mejoraNo Conformidad
RealFinalizada 08/06/2012 SI SI
Se ajustó el Procedimiento P-TH-04, se
publicó y socializó en la Intranet.
17 NCR-0117Incumplimiento resoluciones
reuniones comité paritario
No Conformidad
RealFinalizada 14/04/2012 SI SI
Una vez finalizado el seguimiento y la
verificación, se observa que las acciones
definidas en la Mejora de código NCR-0117
fueron eficaces toda vez que se eliminó la
causa de la No Conformidad y no se volvió a
presentar incumplimientos en las sesiones
mensuales de los Comités y se registran las
actividades en armonía con las funciones
establecidas en la Resolución 0823/11.
18 NCR-0118Incumplimiento Resolución 1362 de
2007
No Conformidad
RealFinalizada 14/04/2012 SI SI
19 NCR-0119No se cumple con el artículo 6
Resolución 1362 de 2007
No Conformidad
RealFinalizada 14/04/2012 SI SI
20 NCR-0120 Resolución de vacacionesNo Conformidad
RealFinalizada 04/05/2012 SI SI
Se incluyó conforme a lo dispuesto en el
artículo 47 del Código Contencioso
Administrativo la procedencia de los
recursos de vía gubernativa en las
notificaciones de las vacaciones.
Se expidió la Resolución 4537 del 26 de
diciembre de 2012, mediante la cual se
modifican los articulos 3ro y 5to de la
Resolución 1362 de 2007; así como la
modificación al artículo 3ro de la Resolución
1640 de 2007. Que hablan de la creación,
periodicidad de las reuniones y permanencia
de sus integrantes.
Se presentaron las actas que constan el
cumplimiento de las obligaciones
establecidas en la Resolución 1362 de 2007.
77
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
No. Código Nombre Tipo Estado
Fecha limite
del paso
actual
Evaluación
de
resultados
Evaluación
de la
Eficacia
Observación
21 NCR-0121 Reporte información SIGEPNo Conformidad
RealFinalizada 14/04/2012 NO NO
En el Informe de Seguimiento al SIGEP en el
mes de noviembre, se evalúo la eficacia de
las acciones implementadas, concluyendo
que la meta 1 de reducir en un 30% la
población que no ha actualizado la
información por internet, no se alcanzó, al
incrementarse en el 51% los funcionarios
que no actualizaron su información al pasar
de 92 en febrero a 189 a octubre.
Por lo anterior, se recoge este Plan de
Mejoramiento en la MEJORA NCR-0201, la
cual se encuentra en paso Asignación de
Responsable.
22 NCR-0122 Evaluación del DesempeñoNo Conformidad
RealFinalizada 14/04/2012 NO NO
Las acciones establecidas en el Plan de
Mejoramiento no fueron eficaces, por cuanto
en el marco de la Auditoria de Calidad se
declara una No Conformidad por el mismo
tema, la cual se recoge mediante MEJORA
NCP-0109.
23 NCR-0123Forma de pago según convenio con
SATENA
No Conformidad
RealFinalizada 04/05/2012 SI SI
Se cumplió con el criterio de Solución. Se
eliminó la causa que generó la No
Conformidad. Se cambió la Cláusula Segunda
del Convenio No. 278 de 2011, forma de
pago: (...) la realización del último pago
pendiente por la Entidad se realizará contra
la facturación presentada por SATENA(...).
24 NCR-0124 Entrega de dotaciónNo Conformidad
RealFinalizada 09/01/2013 NO NO
En cumplimiento de la norma se hizo entrega
de las dotaciones pendientes y la
correspondiente al último periodo. Se
revisaron los listados de entrega firmados
por los funcionarios.
Esta mejora no se cumplió en el tiempo
inicialmente establecido, por lo que se
declaró una nueva No Conformidad la cual
se trató mediante MEJORA 0159, la cual se
encuentra aprobada.
25 NCR-0125 Manual de acrhivos y TDRNo Conformidad
RealFinalizada 14/04/2012 SI SI
El Área de Talento Humano solicitó a
Gestión Documental, la realización de dos
capacitaciones una acerca del Manual del
SIGOB y otra, sobre la Tabla de Retención
Documental -TRD-, las cuales se realizaron
el 01/09/2011 y 14/09/2011,
respectivamente.
Lo anterior, permitió organizar el archivo y
depurar la Tabla de Retención Documental
con la asesoria y acompañamiento del
Proceso de Gestión Documental.
26 NCR-0126 Legalización viaticos.No Conformidad
RealFinalizada 14/04/2012 NO NO
Las acciones implementadas no fueron
eficaces, por cuanto se observó que el
Indicador de EFICACIA EN EL CONTROL DE
RECURSOS ASIGNADOS A LAS CAJAS
MENORES, no alcanzó la meta. Aspecto
declarado por el Proceso de Gestión
Financiera.
Se recoge mediante MEJORA OM 0063, la
cual se encuentra en el paso de Evaluación
por parte de la Oficina de Control Interno.
27 NCR-0147 Plan de MejoramientoNo Conformidad
RealCancelada 22/06/2012 N/A N/A
Se cancela por solicitud de la jefe del Área
de Talento Humano.
28 NCR-0148
TH - Incumplimiento Resolución 1 de
2012 del Ministerio de Hacienda,
Artículo 9 Manejo del Dinero de Cajas
Menores
No Conformidad
RealFinalizada 11/08/2012 SI NO
Si bien se cumplieron con las acciones y se
implementaron en el tiempo programado. No
son eficaces, toda vez que en arqueo de
Caja Menor Posterior se observan
debilidades en el control de los recursos.
Se recoge en MEJORA OM 0063, la cual se
encuentra en el paso de evaluación por
parte de la Oficina de Control Interno.
78
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
No. Código Nombre Tipo Estado
Fecha limite
del paso
actual
Evaluación
de
resultados
Evaluación
de la
Eficacia
Observación
29 NCR-0159GTH- Plan de mejoramiento de
Dotación.
No Conformidad
RealFinalizada 14/10/2012 SI SI
La acción se implementó en el tiempo
programado y es eficaz. Se asigno
responsable para seguimiento y ejecución
oportuna y/o reprogramación de las fechas a
través del aplicativo SIGEPRE.
30 NCR-0183TH Personal sin elementos de
Protección
No Conformidad
RealEn Desarrollo 30/08/2013 Pendiente Pendiente
31 NCR-0199TH - Control de Información de hojas
de vida,
No Conformidad
RealEn Desarrollo 06/02/2014 Pendiente Pendiente
32 NCR-0200TH - Vinculación de funcionarios en
el SIGEP
No Conformidad
RealEn Desarrollo 06/02/2014 Pendiente Pendiente
33 NCR-0201TH - Hoja de Vida y Declaración de
Bienes y Rentas
No Conformidad
RealEn Desarrollo 06/02/2014 Pendiente Pendiente
34 OM-0006
Se observó el cumplimiento general
a las actividades descritas en el
procedimiento P-TH-04-TH
Oportunidad de
MejoraCancelada 13/11/2011 N/A N/A
No fue aprobada por la Oficina de Control
Interno por lo tanto se canceló.
35 OM-0007Se recomienda ajustar en el Plan
Operativo 2011
Oportunidad de
MejoraCancelada 13/11/2011 N/A N/A
No fue aprobada por la Oficina de Control
Interno por lo tanto se canceló.
36 OM-0008Fortalecer las competencias de los
servidores-TH
Oportunidad de
MejoraCancelada 13/11/2011 N/A N/A
No fue aprobada por la Oficina de Control
Interno por lo tanto se canceló.
37 OM-0027 Prestaciones sociales riesgo 1Oportunidad de
MejoraFinalizada 10/09/2012 SI NO
Se observa que las acciones establecidas en
el Plan de Mejoramiento, para el
fortalecimiento de los controles y minimizar
la materializción del Riesgo Incumplimiento
Legal en la liquidación de las Prestaciones
Sociales, si bien se implementaron no son
eficaces.
En Auditoría al Proceso de Gestión
Financiera se declara una nueva No
Conformidad porque No se liquidan las
incapacidades en la nómina, por
desconocimiento del modulo de
incapacidades en el aplicativo Hominis, la
cual se recoge en MEJORA NCR-0192.
La Mejora NCR-0192 se encuentra en paso
de ejecución y seguimiento hasta el 28 de
junio de 2013.
38 OM-0028Riesgo 4. Decisiones erroneas en
adelantar los procesos disciplinarios.
Oportunidad de
MejoraFinalizada 10/06/2012 SI SI
La evaluación a la efectividad se realizó en
el marco de la Evaluación a la
Administración del Riesgo, estableciendo
cumplimiento y efectividad de las acciones
implementadas. Lo que permite fotalecer los
controles dispuestos para mitigar la
materialización del riesgo Decisiones
erroneas en adelantar los procesos
disciplinarios.
39 OM-0063
TH-EFICACIA EN EL CONTROL DE
RECURSOS ASIGNADOS A LAS CAJAS
MENORES
Oportunidad de
MejoraFinalizada 31/01/2013 SI Pendiente
Se verificó que las acciones definidas en el
Plan, se cumplieron en el tiempo
programado.
Sin embargo, en el momento de evaluar la
efectividad, se valoró el Plan Operativo 2013
asociado a esta mejora, en el cual se
establecieron actividades propias para
garantizar el control de los recursos
asignados a las cajas menores, las cuales
vence a diciembre 31 de 2013.
Por lo anterior, la Oficina de Control Interno,
evaluará la efecacia de este plan en el
marco de la Auditoria al Proceso de Talento
Humano a realizarse en el mes de agosto de
2013.
Una vez terminen de cumplir las acciones
propuesta seran evaluadas mediante
auditoría de verificación.
79
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
Frente a este reporte de evaluación de los planes de mejoramiento, se presenta el siguiente resumen: Cuadro 28.
MEJORAS Q*
No Conformidad Real 24
No Conformidad Potencial 9
Oportunidad de Mejora 6
TOTAL 39
*Cantidad Cuadro 29.
ESTADO DE LAS MEJORAS Q*
Finalizadas 28
Año 2012 24
Año 2013 4
En Ejecución 4
Canceladas 7
*Cantidad
Del reporte anterior, diez (10) planes de mejoramiento no fueron eficaces por lo que se reformularon nuevas acciones, como se aprecia en el Cuadro Reporte de Planes de Mejoramiento. De la mejora OM-0063 no se efectuó evaluación de eficacia toda vez que se tienen acciones por cumplir que fueron asociadas en este caso, al Plan Operativo 2013 del Proceso de Talento Humano. Teniendo en cuenta la interacción entre los procesos, se formuló una mejora en el proceso de Gestión Financiera la cual es transversal al Proceso de Talento Humano, específicamente sobre en el tema de incapacidades, la cual vence el 28 de junio de 2013: Cuadro 30.
E Nombre Tipo Código Paso
Actual
Responsable del paso actual
Fecha límite del
paso actual
Fecha límite de la mejora
Fecha Última Acción
GF - Incapacidades No Conformidad Real
NCR-0192
Ejecución y seguimiento
Maria Lilia Peña Solano
28/jun/2013 23:59:00
28/jun/2013 23:59:00
14/feb/2013 14:45:55
80
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
IX. ASPECTOS CONFORMES
En desarrollo de la Auditoria Integral al Proceso de Talento Humano, la Oficina de Control Interno determinó los siguientes aspectos conformes: 1. Se resalta el grado de responsabilidad y compromiso, desplegados en todos los niveles del Proceso de Talento Humano y en cada uno de los equipos de las diferentes estrategias para atender la auditoría. 2. Se observa que los puntos de control actualmente establecidos en el proceso, son eficaces por cuanto permiten desarrollar las actividades tendientes a cumplir con los objetivos del Proceso. 3. Se resaltan los avances significativos hacia el mejoramiento continuo que presenta el Proceso de Talento Humano en desarrollo de la gestión y en la implementación y seguimiento a las acciones de mejora, las cuales han permitido alcanzar los resultados esperados.
X. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
En desarrollo de la Auditoria Integral al Proceso de Talento Humano, la Oficina de Control Interno determinó las siguientes conclusiones:
1. Es importante tener en cuenta las recomendaciones efectuadas en cuanto a actualizar las herramientas de Control Interno como Indicadores y Matriz de Riesgos, con el fin de garantizar un proceso de planeación eficaz. Así como realizar en forma oportuna, los registros de avances y finalización de tareas en el aplicativo.
2. Fortalecer el seguimiento a las novedades por Incapacidades y unificar el
procedimiento para la elaboración de la Resolución, con el fin que los descuentos pendientes de cobro a los funcionarios no se sigan prolongando hasta el reconocimiento por parte de las EPS.
3. En aras de garantizar el proceso de selección, mantener los registros de las Hojas de
Vida de los aspirantes en el Formato del DAFP, debidamente firmadas tanto por el aspirante como por el Responsable del Proceso.
4. Es importante fortalecer la aplicabilidad del principio de Autocontrol, en el ejercicio
de revisión de la información que deben diligenciar los aspirantes en los formatos Hojas de Vida y Declaración de Bienes y Rentas. Así como para la elaboración de las resoluciones de nombramientos provisionales.
81
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
5. Se hace importante definir un procedimiento para la desvinculación de los funcionarios de la Entidad, en pro de la mejora continua del Proceso de Talento Humano.
6. Establecer una política que concientice al Servidor Público al cuidado y manejo del Carné, ya que se logró observar la pérdida reiterada del mismo por algunos funcionarios. Así mismo, se observó que desde el mes de noviembre de 2012 no se ha expedido carné a los funcionarios, evidenciando una vulnerabilidad a la Seguridad Presidencial y debilidades en la planeación contractual.
7. No se evidenció cumplimiento de la entrega del carné por parte de los Contratistas una vez finalizada la ejecución, incumpliendo las cláusula contractual en la cual se establece que el Proceso de Talento Humano, deberá expedir un paz y salvo, como requisito para efectuar el último pago.
8. Se hace necesario fortalecer la interacción con el Proceso de Seguridad, Apoyo
Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa así como con el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, con el fin de lograr los resultados esperados en términos de eficacia y eficiencia.
9. En relación a la liquidación de la bonificación especial al Persona en Comisión de
Casa Militar y Secretaria de Seguridad, si bien se observan controles en el desarrollo de este procedimiento, estos se hacen de forma manual y lo hace la misma persona. Es importante, implementar mecanismos tecnológicos que permitan dinamizar estos controles con el fin de evitar reprocesos. Así mismo, se recomienda realizar los ajustes al nombre del Procedimiento.
10. En la verificación del cumplimiento del Procedimiento de solicitud de viáticos y
gastos de viaje, se observó en el Programa de Derechos Humanos la aplicabilidad de un formato como autocontrol de solicitud de viáticos y gastos de viajes, que se encuentra eliminado del Sistema. Lo que afecta el control de documentos de la Entidad.
11. Es importante tener en cuenta que cuando se elabore un documento o se actualice,
se deberá realizar la socialización con los mecanismos o herramientas utilizados para el cumplimiento adecuado de los mismos.
12. Se observó la realización de cinco (5) adiciones al Contrato suscrito con SATENA, se
hace necesario establecer proyecciones de gastos acorde con la disponibilidad de recursos, ya que al final del contrato se evidencian saldos por ejecutar.
13. En cuanto a los Acuerdos de Gerentes Públicos y a los Acuerdos Laborales y
Comportamentales, es importante verificar el contenido y hacer seguimiento, análisis y evaluación, al cumplimiento de los mismos. Así como, capacitar a los
82
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
funcionarios en cuanto a la importancia de diligenciarlos y presentarlos, en cumplimiento de la normatividad vigente.
14. Al verificar la ejecución del PIC 2012, se observaron debilidades en cuanto a la
aprobación del mismo así como en la definición de controles para garantizar su aplicación y cumplimiento. No se tiene reglado el funcionamiento del Comité mediante el cual se aprueban los cursos de formación, y no se observó cumplimiento de la Resolución que reglamenta el PIC en cuanto al documento único en los tres temas: Capacitación, Incentivos y Bienestar.
15. En cuanto al PIC 2013, se observaron debilidades en su formulación por cuanto no
se incluyeron temas relacionados con los lineamientos en Derechos Humanos. En cuanto a los puntos de control, si bien se realizan los informes, estos no son notificados al Superior inmediato.
16. Es importante que el Proceso de Talento Humano fortalezca la política de difusión y
socialización de los valores, compromisos y principio ético adoptados mediante Resolución 1004 de 31 de mayo de 2007.
17. En la implementación de los lineamientos de Gestión Ambiental, se hace necesario
que el Proceso de Talento Humano coordine con los Procesos involucrados, la definición de un reglamento para el funcionamiento del Comité y así garantizar la aplicabilidad de la Política en Gestión Ambiental.
18. Para garantizar la entrega de dotación en forma oportuna, es importante establecer
puntos de control y actualizar la Resolución No. 2134 de 1998 en relación al reglamento del suministro de la dotación de labor.
19. En la aplicabilidad del COPASO, se observó un caso de riesgos con las Señoras que
prestan sus servicios en cafetería, sobre el cual la Entidad no ha implementado las acciones que se configurarían como medidas preventivas.
20. Es importante tener en cuenta para el óptimo desarrollo del Comité COPASO, la
trazabilidad y registro de los compromisos en el acta, promover la asistencia de los representantes de los empleados a los Comités y por último, fomentar la participación de los funcionarios en cuanto a las sugerencias en materia de medicina, higiene y seguridad industrial, para que sean estudiadas y consideradas en el Comité.
21. Verificadas las actas del Comité de Convivencia Laboral, no se pudo observar el
cumplimiento de las funciones contenidas en los literales a), b), y f) del Artículo 4 de la Resolución 1362 de 2007. Por otro lado, se evidenció que no se realizaron las reuniones del Comité correspondiente a los meses de Enero, Febrero, Mayo, Agosto, Septiembre, Octubre y Noviembre de 2012.
83
República de Colombia Presidencia
Oficina de Control Interno
22. Establecer mecanismos de prevención de las conductas de acoso laboral.
23. Por último, se observa que el Proceso ha definido mejoras, realiza seguimiento y registro en forma oportuna en el módulo MEJORAS, del Aplicativo SIGEPRE.