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Semana 1 (DESDE EL 1/6/15 AL 5/6/15)
Semana de Inducción
En la primera semana en la organización se comenzó con una
inducción de la empresa de forma global, donde se dio a conocer la misión,
visión y segmentos de mercado en los cuales se desenvuelven o trabajan.
Se dio a conocer la importancia que tiene cada Departamento para el logro
de las metas establecidas, en las cuales están involucrado: el Departamento
de Finanza, Gerencia Técnica, Gerencia de Proyecto y Desarrollo de
negocios. Luego se procedió a una charla de seguridad explicando cada uno
de los riesgos a los cuales están expuestos en la organización y una
identificación de riesgo con respecto al puesto de trabajo en el cual se
ejecutarán las pasantías.
Luego se paso al recorrido en las instalaciones para conocer cada una
de las áreas las cuales conforman esta importante Empresa en el Oriente del
País, y así ubicarse al momento de tener que movilizarse o dirigirse a
cualquiera de los Departamentos. Posteriormente se paso a una inducción
en el Departamento de Desarrollo de Negocios, en el cual se ejecutarán las
pasantías donde hubo una breve explicación del papel que ellos tienen en la
organización, ya que en cierta parte todo el personal depende de la buena
gestión que este Departamento tenga para promocionar la calidad de los
segmentos de Mercado en los cuales participan. En esta breve inducción
también se dio a conocer el Tutor Industrial al Ing. José Alberto Becerra,
Gerente de Desarrollo de Negocios con quien se desarrolló una reunión en
donde hablo de cuales son algunas mejoras que se podían desarrollar en el
Departamento, en el cual resaltó la elaboración de los formatos de oferta,
debido a que en la elaboración se lleva mucho tiempo para elaborarlos.
Después de todo esto se permitió el acceso a los distintos tipos de
documentos para poder observar los procedimientos que en el Departamento
que se utilizan y de la misma forma ver cuáles son las actividades que en
este se ejecutan
En este caso la problemática que tiene mayor impacto en los
procedimientos internos del Departamento es el no poder cumplir con las
normas establecidas en los pliegos de condiciones en el preciso instante,
debido al conjunto de actividades que se tienen que realizar para poder
recolectar cada documento que se exige en el mismo, ya que los
documentos o formatos que exigen tienen que ser enviados a Caracas, por lo
cual hay veces que llega el tiempo de entrega de la Oferta, y se puede
cumplir, pero con riesgos a equivocarse debido al agite o falta de tiempo para
chequear detenidamente lo que se tiene, ya que hay que realizar muchas
cosas manuales y repetitivas las cuales hacen el retrabajo en el
Departamento, ocasionando retraso, esto sucede al momento de querer
participar en una sola oferta, pero hay ocasiones que el trabajo se acumula
debido a que hay veces que son más de dos ofertas, ocasionando el no
cumplimiento de lo que se exige de acuerdo a las Empresas solicitantes del
servicio de Ingeniería, y por lo tanto perdiendo la oportunidad de presentar la
oferta para ser acreditador del contrato, el cual está en juego con una serie
de consultoras.
CONCLUSIÓN DE LA SEMANA 1
En la primera semana se conoció a través de la inducción el objetivo
que tiene la organización al momento de ejecutar los proyectos de Ingeniería,
a demás permitió saber cuáles son los riesgos a los que están expuestos en
la organización y en el Departamento donde se desarrollarán las pasantías.
También se pudo conocer al Tutor Industrial Ing. José Becerra, quien
hablo de las mejoras que se podían ejecutar en el Departamento de
Desarrollo de Negocios, precisamente en los procedimientos internos en la
Elaboración de las Ofertas.
Semana 2 (DESDE EL 8/6/15 AL 12/6/15)
Diagnóstico de la situación actual de los procedimientos Internos en la
elaboración de las Ofertas en el Departamento Desarrollo de Negocios
de la Empresa INELECTRA LECHERÍA, Estado ANZOATEGUI
Se pudo conocer los Formatos que se utilizan en el Departamento de
Desarrollo de Negocios, entre los cuales están los: Formatos Económicos,
Formatos de Reporte de Visita, Formato de Bitácora, Plan de Visitas y
Formatos de contactos. Cada uno de estos Formatos tiene en el
Departamento una función específica en donde el Reporte de Visita no es
más que la obtención de una serie de datos del cliente y donde se registran
los temas tratados; los Formatos de Bitácora es donde se van llevando a
cabo una secuencia de la actividades o acuerdos que se efectúan con cada
uno de los clientes por fecha; Formatos de Contacto, es donde está la
dirección y número de teléfono de cada una de las personas claves de cada
Empresa para poder tener un contacto más directo con cada una de ellas;
Plan de visitas es aquel donde van todas las empresas con su respectiva
fecha planificada de Visitas.
Por medio de la observación directa se pudo notar que los Formatos
Económicos, son uno de los más importante en el Departamento de
Desarrollo de negocios ya que son unos de los que exige la empresa
Contratante, no dejando por fuera las especificaciones técnicas, donde van
detallados las especificaciones de ejecución, las personas que estarán a
cargo del proyecto con su respectivo soporte en el cual se muestra
experiencia del mismo, de acuerdo a su jerarquía especificado según el
Tabulador del Colegio de Ingeniero. También se encuentra otra serie de
requisitos los cuales van de acuerdo a las condiciones generales, en
donde se observa si la empresa está registrada y está al día con la ley de
contratación pública. Se llevan a cabo una serie de actividades para poder
cumplir con cada uno de estos formatos los cuales son exigidos a través del
pliego de condiciones, que no es más que el detalle de los formatos
requeridos, según la Organización interesada de los servicios de Ingeniería.
Sabiendo que estos varían o son diferentes depende de la Empresa que
requiera los servicios, por lo tanto se fue detallando una cantidad de
pliegos aceptable para poder iniciar cuales son los requisitos o Formatos,
que se piden continuamente y de la misma manera extraer o agrupar para la
mejora posterior, donde uno de ellos son los Formatos económicos:
Cálculo del Factor de Costos Indirectos
Calendario de Días Feriados
Autocálculo del Porcentaje (%) VAN de la Oferta.
Formato de Presentación de la Oferta.
Resumen de los Factores de la Tarifa.
Desglose de Gastos Administrativos.
Beneficios Asociados a Sueldo.
Calculo del Factor de Sobrecargo de Labor (L)
Tarifas de Servicios Aplicando formula Binomica del Personal
asignado a la oficina de la Consultora.
Tarifa de Servicio para el Personal en oficina de la Consultora.
Calculo de tarifas de Servicios Profesionales.
Se pudo observar que al momento de cumplir con los pliegos de
condiciones, siempre hay detalles en el contexto de los formatos, ya
que muchos datos se repiten constantemente y al momento de
transcribirlos siempre ocasiona errores, debido a la repetición y el
tiempo en contra que tienen con respecto a la entrega de la oferta.
Semana 3 (DESDE EL 15/6/15 AL 19/6/15)
Diagnóstico de la situación actual de los procedimientos Internos en la
elaboración de las Ofertas en el Departamento Desarrollo de Negocios
de la Empresa INELECTRA LECHERÍA, Estado ANZOATEGUI
En la tercera semana, se observó que se maneja un aproximado de 30
Formatos por pliegos de Condiciones los cuales varían de acuerdo a la
empresa necesitada del servicio de Ingeniería. Cuando se hace referencia a
esa cantidad de Formatos, se refiere a lo que contiene el pliego completo,
donde 15 Formatos aproximadamente se elaboran de forma manual,
conllevando a un retraso en la preparación de las Ofertas, debido a que hay
muchas cosas o datos que se repiten constantemente, ocasionando el
retrabajo.
Al momento de reunirse con el Tutor Industrial, se dio a conocer que
muchos de estos formatos tienen que ser enviados por correo a Caracas
para poder ser avalados y firmado, en donde al momento de ellos reenviar
los documentos lo hacen a través de valijas, repercutiendo en el tiempo de
retraso que ya viene sumado de la Elaboración Manual de las Ofertas,
ocasionando al final posibles errores no corregido por el poco tiempo que
resta para realizar la entrega, en donde se pondría en duda el no poder
contar con el contrato en juego con otra serie de consultoras.
CONCLUSIÓN DE LA SEMANA 3
Se observó que el pliego de condiciones exige una serie de Formatos
o requerimientos para poder cumplir con el paquete de la Oferta para la
empresa interesada de los servicios de ingeniería. Se conoció que siempre
hay errores debido a la repetición del trabajo y el poco tiempo que se tiene
para entregar.
Se pudo conocer con cuantos formatos se cuenta aproximadamente
para cumplir con el paquete de la oferta y saber que la mayoría de los
formatos se trabajan de forma manual.
Semana 4 (DESDE EL 22/6/15 AL 26/6/15)
En esta semana se hizo una reunión con el Tutor Industrial y
coordinador Comercial, quienes hablaron de las causas de la problemática,
en donde se pudo dar a conocer las supuestas causas, en donde quedaron
expuestas las siguientes:
Desorden de los Formatos para la Oferta.
Retrabajo al momento de elaborar los Formatos
El no contar con la estandarización de los Formatos.
Este retrabajo viene dado al momento de la elaboración de los
Formatos, debido a que se tienen que procesar cada uno de ellos, de forma
manual, en donde siempre se repite los mismos datos, entre ellos se
encuentran:
Nombre de la Empresa contratante
Nombre del servicio el cual van a prestar
Fecha
Número del Procedimiento de contratación
Número del proceso
HH
Plazo de Ejecución
Vigencia de la Oferta
También se le une a la pérdida de tiempo el no contar con todos los
formatos estandarizados y agrupados, teniéndose que buscar en distintos
archivos o carpetas.
CONCLUSIÓN DE LA SEMANA 4
Se pudo conocer las causas de acuerdo a lo tratado en la reunión y
estar claro de las posibles mejoras que se pueden ejecutar para lograr
optimizar los tiempos de entregas.
Semana 5 (DESDE EL 29-06-15 AL 3-07-15)
Formular una propuesta de Mejora a los procedimientos Internos de
preparación de Formatos de Ofertas en el Departamento de Desarrollo
de Negocios, con la finalidad de minimizar las causas influyentes.
Una vez identificadas las causas que ocasionan la situación actual se
procedió a plantear las mejoras que logren minimizar el impacto de las
mismas, entre los cuales se puede destacar la creación de un archivo en
EXCEL que contenga toda la información de los formatos para de esa forma
poder automatizarlos, permitiendo poner todos los datos claves o más
repetitivos en una hoja principal, permitiendo que se refleje en los demás
Formatos agrupados del libro al momento de solo elaborar la hoja principal.
Estos Formatos para que estén en funcionamiento, de acuerdo a la
automatización, se requiere capacitación del manejo de técnicas básicas de
EXCEL, por lo tanto poder incursionar en este reto el Tutor Industrial pudo
ponerse de acuerdo con el instructor de la capacitación relacionada con
Excel, y de esa forma tener una orientación de cómo se puede realizar lo
requerido en el Departamento para la Optimización de los tiempos, y cumplir
con el Objetivo planteado.
CONCLUSIÓN DE LA SEMANA 5
Se logro ordenar los formatos, de manera que todos estén en un
mismo libro.
Semana 6 (DESDE EL 6-07-15 AL 10-07-15)
En esta semana comencé con la capacitación para lograr el cometido
que se había trazado y de esa forma tener competitividad al momento de
comenzar con las actividades para la automatización, en donde se pudo
adquirir distintas técnicas, que podían ayudarnos a solucionar en el trabajo
trazado, facilitando un poco debido a la envergadura, de igual forma se fue
buscando información por fuera con respecto a distintas técnicas, las cuales
se podían aplicar a las distintas circunstancias del trabajo planteado. Se creó
una Hoja principal en donde se tomaría en cuenta las variables repetitivas en
cada uno de los Formatos del archivo en Excel ya ordenado, en donde
sobresalieron las siguientes variables:
Proceso
Procedimiento de Contratación
Fecha de entrega de la Oferta
Fecha Completa
Año
Nombre de la Empresa
Cliente
Nombre del Contrato
Vigencia de la Oferta
Horas Hombre
Plazo de Ejecución
% Gastos Reembolsables
% de Estipendio
El procedimiento empleado en esta hoja de Excel es muy sencillo, ya
que al tener cada unas de las especificaciones exigentes de la oferta, solo
sustituyes en cada uno de los espacios de acuerdo a la variable, y de forma
automática se cargan todas las casillas de los demás formatos. A
continuación veremos lo que contiene esta Hoja.
Al solo escribir en la columna B lo que se requiere, se reflejan
los datos en cada uno de los Formatos.
CONCLUSIÓN DE LA SEMANA 6
Se pudo estar capacitado para enfrentar el reto que se tenía por
delante, sabiendo que el adiestramiento fue continuo nunca se detuvo,
debido a las constantes exigencias.
Semana 7 (DESDE EL 13-07-15 AL 17-07-15)
Al poner en funcionamiento la hoja de Excel con cada uno de las
variables de los Formatos Adjuntos a este libro, nos estaría aportando las
siguientes Ventajas en la elaboración de las Ofertas:
Agilizar los procedimientos Internos en la Elaboración de las Ofertas.
Disminuir los márgenes de error
Disminuir el Retrabajo
Prolongar la revisión de los demás formatos incluido en el paquete.
CONCLUSIÓN DE LA SEMANA 7
Se lograron las metas u objetivos establecidos, logrando una mayor
eficacia en los tiempos como la disminución de los márgenes de error al
momento de elaborar los formatos de manera manual, debido a la
automatización de cada uno de ellos.
Semana 8 (DESDE EL 20-07-15 AL 24-07-15)
Redacción del Informe final.
En esta semana se organizó el Informe de pasantías, recaudando
cada uno de los elementos exigidos en la estructura del Informe y realizando
las recomendaciones respectivas. Posterior se realizó la pertinente
presentación del trabajo ejecutado en el área de Desarrollo de Negocios.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADESREPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAINSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”SEDE BARCELONA - EDO. ANZOÁTEGUI
INGENIERÍA INDUSTRIAL
ÍTEMS ACTIVIDADES SEMANAS
1 2 3 4 5 6 7 8
1 Inducción a la empresa
2 Revisión bibliográfica
3 Visita al personal
4 Entrevista al personal
5,6 Proceso de Ingreso del Personal
7 Análisis e interpretación de resultados
8 Redacción del informe de pasantías
Fecha de inicio: 28/05/2015Fecha de culminación: 28/07/2015Tutor Académico: Ing. Richard AzuajeTutor Industrial: Lic. Karina Buttò