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CONTRATO No SISSS – 058–2019/REVISORIA FISCAL
CONTRATANTE SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD SUR E.S.E
CONTRATISTA CONSULCONTAF LTDA
CARRERA 7A N° 123 - 24 – Oficina 501. PBX: 6297285 – CENTRO EMPRESARIAL SANTA BARBARA. Bogotá D.C. Colombia E-mail: admin@consulcontaf.com.co - www.consulcontaf.com.co
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SEÑORES
JUNTA DIRECTIVA
SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD SUR
E.S.E
Aten.: Dra. CRISTINA DE LOS ANGELES LOSADA
FORERO
Presidente de la Junta Directiva Bogotá D.C.
INFORME DE REVISORIA FISCAL
AUDITORIA INTEGRAL DE SERVICIOS FARMACEUTICOS
JUNIO 2020
CONTRATO No SISSS – 058–2019/REVISORIA FISCAL
CONTRATANTE SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD SUR E.S.E
CONTRATISTA CONSULCONTAF LTDA
CARRERA 7A N° 123 - 24 – Oficina 501. PBX: 6297285 – CENTRO EMPRESARIAL SANTA BARBARA. Bogotá D.C. Colombia E-mail: admin@consulcontaf.com.co - www.consulcontaf.com.co
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Señores
MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA Aten. DRA. CRISTINA DE LOS ANGELES LOSADA FORERO
Presidente Junta Directiva SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD DEL SUR E.S.E.
Bogotá D.C.
Asunto: Informe Final mes de Junio 2020- Auditoria Integral Servicios
Farmaceuticos
Respetados señores: Me permito presentar el desarrollo de la revisión y análisis de la información
asistencial y gestión realizada por la Administración de la SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD DEL SUR E.S.E., del mes de Junio de 2020, basada
en la información suministrada por la Administración y relacionada con el objeto de la Auditoria aplicada por el Equipo Auditor de la Revisoría Fiscal.
Es de anotar que la base documental fue la solicitada en el periodo establecido de auditoría, también se tuvo en cuenta la información escrita o del sistema de
información, que nos suministraron los funcionarios responsables de atender al equipo auditor y que por supuesto atendimos a sus observaciones y/o aclaraciones en la medida que transcurría el análisis de la información y sus respectivos
procesos; presentamos a cada uno de los funcionarios entrevistados los resultados de nuestras Auditorias con sus correspondientes evidencias documentadas y
detectadas en sus áreas en el momento de la auditoria en campo.
Para mejor comprensión en cada Auditoria presentamos un listado de los hallazgos
y observaciones mas representativas, la norma relacionada con el tema y observaciones complementarias.
Este Informe fue debidamente socializado con la Administracion, quien con base en las evidencias y recomendaciones que relacionamos en el citado informe, nos
presentan como respuesta unas acertadas propuestas de mejoramiento en todos los procesos auditados, lo cual para esta Revisoria Fiscal es un acto de
entendimiento entre la Administracion y el equipo auditor en busca de un mejoramiento de los diferentes procesos administrativos, operativos, de registro de la información y de contabilización de la misma. El documento de la
Administracion al que hacemos referencia, lo adjuntamos a este informe como parte integral del mismo.
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CONTRATANTE SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD SUR E.S.E
CONTRATISTA CONSULCONTAF LTDA
CARRERA 7A N° 123 - 24 – Oficina 501. PBX: 6297285 – CENTRO EMPRESARIAL SANTA BARBARA. Bogotá D.C. Colombia E-mail: admin@consulcontaf.com.co - www.consulcontaf.com.co
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Atentamente,
__________________ PEDRO A. BARRETO ALFONSO
Revisor Fiscal; C.P.T. No. 23.617-T CONSULCONTAF LTDA. CR. 7ª Nº. 123 – 24 Of. 501
Bogotá D.C Septiembre 01 de 2020 File-SUBRS-120-2020
C.C. Dr. LUIS FERNANDO PINEDA /GERENTE SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD SUR E.S.E. C.C Dr. Reyes Murillo Higuera/ Subgerente de prestación de Servicios de Salud C.C Dra. Ruby Liliana Cabrera/ Subgerente Corporativo C.C Dra. Martha Delgado/Asesora de Gerencia.
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INFORME DE REVISORIA FIASCAL AUDITORIA INTEGRAL DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS JUNIO 2020
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1. AUDITORIA JURIDICA 08
1.1. RESULTADOS 09
1.2. CONTRATOS 09
1.3. GESTION CONTRATACIÓN 11
1.3.1. ETAPA PRE-CONTTRACTUAL 11
1.3.2. ETAPA CONTRACTUAL 12
1.3.3. ETAPA POS CONTRACTUAL 12
CONCLUSIÓN 12
2. AUDITORIA ADMINISTRATIVA PERSONAL ASISTENCIAL DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS 13
2.1. REVISIÓN HOJAS DE VIDA 14
2.1.1. AUXILIARES DE FARMACIA 14
2.1.2. REGENTES DE FARMACIA 15
2.1.3 QUÍMICO FARMACÉUTICO 16
CONCLUSIONES 18
3. AUDITORIA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN 19
3.1 MEDICAMENTOS 20
3.1.1. HALLAZGO 1: PROCESO DE SOLICITUD DE MEDICAMENTOS 20
3.1.2. HALLAZGO 2: INFORMACIÓN DE MEDICAMENTOS 22
3.1.3. HALLAZGO 3: CODIFICACIÓN DE MEDICAMENTOS 22
3.1.4. OBSERVACIÓN 1: OFICINA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN TICS 23
3.1.5. HALLAZGO 4: PROCESO DE MEDICAMENTOS – BODEGAS VIRTUALES 24
3.1.6. HALLAZGO 5: PROCESO DE MEDICAMENTOS – BODEGAS VIRTUALES 25
3.1.7. HALLAZGO 6: PROCESO DE MEDICAMENTOS – BODEGAS VIRTUALES 29
3.1.8. HALLAZGO 7: PROCESO DE MEDICAMENTOS – BODEGAS VIRTUALES 34
3.1.9. HALLAZGO 8: PROCESO DE MEDICAMENTOS – FACTURACIÓN – FARMACIA - ASISTENCIAL 36
3.1.10. HALLAZGO 9: PROCESO DE MEDICAMENTOS – COSTOS 43
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 44
4. AUDITORIA DE SEGUMIENTO (CALIDAD FARMACIA) 45
4.1. OBSERVACIONES DE LA AUDITORÍA 46
CONCLUSIONES 55
RECOMENDACIONES 55
5. AUDITORIA MEDICA SERVICIOS FARMACÉUTICOS 56
5.1. HISTORIAS CLINICAS 57
5.2. DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS 61
5.2.1. DISPENSACION DE MEDICAMENTOS AMBULATORIOS 61
5.2.2. DISPENSACION DE MEDICAMENTOS EN HOSPITALIZACION 65
5.2.3. DISPENSACION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS EN SALAS DE CIRUGIA 65
5.3 INDICADORES DE OPORTUNIDAD 67
5.3.1. OPORTUNIDAD EN ENTREGA EN MEDICAMENTOS AMBULATORIOS 67
5.3.2. OPORTUNIDAD DE ENTREGA DE MEDICAMENTOS EN HOSPITALIZACION Y EN SALAS DE
CIRUGIA (Marzo-junio 2020) 68
5.4. PACIENTES POLIMEDICADOS 70
CONTENIDO PAGINAS
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5
CONCLUSIONES 72
RECOMENDACIONES 72
6. AUDITORIA SERVICIO FARMACÉUTICO Y CARRO DE REANIMACIÓN 74
CONCLUSIONES 91
7. AUDITORIA PORTAFOLIO DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS, TECNOVIGILANCIA Y FARMACOVIGILANCIA
92
7.1. HALLAZGOS 93
7.1.1. PORTAFOLIO DE SERVICIOS 93
7.1.2 TECNOVIGILANCIA 93
7.1.3. FARMACOVIGILANCIA 97
7.2. PARAMETRIZACIÓN DINÁMICA GERENCIAL Y ACTUALIZACIÓN 107
7.3. AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS POR PAGADOR 112
7.3.1 AUDITORIA DE CUENTAS 113
CONCLUSIONES 124
RECOMENDACIÓN 124
8. AUDITORIA AMBIENTAL 125
8.1 FARMACIA 126
8.2 FORTALEZAS 126
8.3 HALLAZGOS 127
8.3.1. SEGREGACION DE RESIDUOS 127
8.4. OBSERVACIONES ADICIONALES 131
CONCLUSIONES 133
RECOMENDACIÓN 133
9. AUDITORIA FINANCIERA 134
9.1. SERVICIOS FARMACÉUTICOS 135
9.2. COSTOS DE MEDICAMENTOS 135
9.2.1. TARIFAS 135
9.2.2. PAGO POR CAPITACIÓN 136
9.3. CONTABILIZACIÓN DE LOS MEDICAMENTOS 138
9.4. FACTURACIÓN FARMACIA 138
9.4.1. SOSTENIBILIDAD FARMACIA 142
9.5. PRESTAMO DE MEDICAMENTOS ENTRE SUBREDES 143
9.6. AFECTACIÓN FINANCIERA DE LAS BODEGAS VIRTUALES 145
CONCLUSIONES 148
RECOMENDACIONES 148
10 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES 149
10.1. AUDITORIA JURIDICA 150
10.2. AUDITORIA ADMINISTRATIVA PERSONAL ASISTENCIAL DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS 150
10.3. AUDITORIA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN 150
10.4. AUDITORIA DE SEGUMIENTO (CALIDAD FARMACIA) 150
10.5. AUDITORIA MEDICA SERVICIOS FARMACÉUTICOS 151
10.6. AUDITORIA SERVICIO FARMACÉUTICO Y CARRO DE REANIMACIÓN 152
10.7. AUDITORIA PORTAFOLIO DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS, TECNOVIGILANCIA Y FARMACOVIGILANCIA
152
10.8. AUDITORIA AMBIENTAL 153
10.9. AUDITORIA FINANCIERA 153
ANEXO (PLAN DE MEJORAS ENTREGADAS POR LA ADMINISTRACIÓN) 156
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OBJETIVO
Evaluar la Gestión Institucional mediante Auditoria Integral Servicios Farmacéuticos
como herramienta en la toma de decisiones.
ALCANCE
Desde la evaluación documental y concurrente de los procesos de planeación,
calidad, adquisición, contratación, supervisión, almacenamiento, dispensación, ambiental, habilitación, auditoría interna, estados financieros, hasta el análisis,
conclusiones y recomendaciones.
NORMATIVIDAD
Ley 100 de 1993. Por la cual se crea el Sistema de Seguridad Social Integral y se dictan otras disposiciones.
Pautas de auditoria. Ministerio de Salud y Protección Social. 2007. y Guías de auditoria. Ministerio de Salud y Protección Social. 2007.
Decreto 4747 de 2007. Por medio del cual se regulan algunos aspectos de las
relaciones entre los prestadores de servicios de salud y las entidades responsables del pago de los servicios de salud de la población a su cargo, y se
dictan otras disposiciones. Resolución 1604 de 2013. Por la cual se reglamenta el artículo 131 del Decreto ley 019
de 2012 y se dictan otras disposiciones Resolución 2082 de 2014. Por la cual se dictan disposiciones para la
operatividad del Sistema Único de Acreditación en Salud.
Resolución 256 de 2016. Por la cual se dictan disposiciones en relación con el Sistema de Información para la Calidad y se establecen los indicadores para el
monitoreo de la calidad en salud. Decreto 780 de 2016. Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Salud y Protección Social. versión integrada con sus
modificaciones esta versión incorpora las modificaciones introducidas al decreto único reglamentario del sector salud y protección social a partir de la fecha de
su expedición. última fecha de actualización: 29 de mayo de 2020. Resolución 373 de 2017 por la cual se ordena una inscripción ante la U.A.E.
Fondo Nacional de Estupefacientes.
Resolución 3100 de 2019. Por la cual se definen los procedimientos y condiciones de inscripción de los prestadores de servicios de salud y de
habilitación de los servicios de salud y se adopta el Manual de Inscripción de Prestadores y Habilitación de Servicios de Salud
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Resolución 3512 de 2019. Por la cual se actualizan los servicios y tecnologías de salud financiados con recursos de la Unidad de Pago por Capitación (UPC).
1. AUDITORIA JURIDICA
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PLAN DE AUDITORIA 600. AUDITORIA DE JURIDICA Y CUMPLIMIENTO O
LEGALIDAD
PARTICIPANTES AUDITOR JURIDICO – Doctor LUIS CARLOS GALINDO
REVISOR FISCAL – Doctor PEDRO BARRETO
1.1 RESULTADOS Para efectos de determinar, el cumplimiento del objeto contractual, de la entrega
de los suministros contratados, y de los resultados obtenidos en la Prestación del Servicio médico y su impacto en los usuarios para los procesos contractuales
auditados, se verifico en la carpeta de cada contrato lo contractual como otrosí, prorrogas, suspensión y liquidación del contrato, acta de inicio, nombramiento supervisor, informes del supervisor, soportes de pago, facturas, ingreso almacén,
evidencias documentales internas y externas de la Entidad, planilla de entrega, auditorías realizadas a estos procesos.
Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Revisoría Fiscal. La responsabilidad
de la Revisoría Fiscal consiste en producir un informe de auditoría especial, que contenga el concepto sobre el examen practicado.
De un total de 51 contratos suscritos la auditoria se revisaron diez (10) contratos suscritos por la SUBRED SUR ESE durante la vigencia 2019 – 2020 según muestra
aleatoria, el valor auditado fue de tres mil cuatrocientos setenta y cinco millones ochocientos cuarenta y cuatro mil trescientos sesenta y cinco ($3.475.844.365)
1.2 CONTRATOS
CONTRATO NO. 4384/2020 – SUMINISTROS
OBJETO: Suministro de medicamentos y líquidos endovenosos para cubrir las necesidades de los Servicios Asistenciales de la SUBRED SUR E.S.E.
VALOR$31.855.802, Prorroga No. 01 al contrato 4384 de 2020.
Prorroga a partir del 22/06/2020 hasta 30 julio, suscrita el 03/06/2020,no se han realizado pagos y está en ejecución
CONTRATO NO.4314 DE 2020-SUMINISTRO
OBJETO: Suministro de medicamentos y líquidos endovenosos para cubrir las necesidades de los Servicios Asistenciales de la SUBRED SUR E.S.E.
VALOR $11.048.387.
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Terminación anticipada. Fecha de inicio 31/03/2020 y finaliza del 29/05/2020 y
saldo por ejecutar $138.787 para reintegrar al presupuesto en trámite.
CONTRATO NO. 4312 DE 2020 SUMINISTROS OBJETO: Suministro de medicamentos pos y no pos para cubrir las necesidades de
los Servicios Asistenciales de las USS de la SUBRED SUR E.S.E. Invitación a cotizar No.017 de 2020, $1.113.962.043. ADICION, PRORROGA Y OTROSI
MODIFICATORIO No.1 del 28/04/2020, ADICION, PRORROGA Y OTROSI MODIFICATORIO No.2 del 7/05/2020, ADICION, PRORROGA Y OTROSI MODIFICATORIO No.3 del 02/06/2020, ADICION, PRORROGA Y OTROSI
MODIFICATORIO No.4 del 30/06/2020, ADICION, PRORROGA Y OTROSI MODIFICATORIO No. 5 del 17/07/2020, No se han realizado pagos y está en
ejecución. CONTRATO NO. NO.4383 DE 2020 – SUMINISTROS
OBJETO: Suministro de medicamentos y liquidos endovenosos para cubrir
necesidades de los Servicios Asistenciales de la SUBRED SUR E.S.E. VALOR: $54.697.242, Adición y Prorroga No.01 $20.000.000 del 16/06/2020.
CONTRATO NO. 075 DE 2019 SUMINISTROS
OBJETO: Suministro de medicamentos intrahospitalarios, ambulatorios, liquidos, endovenosos, alimentos y nutricionales enterales y paraenterales necesarios para
la normal Prestacion del Servicio de Salud.
Pliego de condiciones No.002/2019,VALOR $3.390.860 ,ADICION, PRORROGA Y OTRO SI No.01 de 2019 del 21/01/2020, ADICION, PRORROGA Y OTRO SI No.02 de 2019 del 18/03/2020, ADICION, PRORROGA Y OTRO SI No.03 de 2020 del
18/10/2019, ADICION, PRORROGA Y OTRO SI No.04 de 2020 del 20/12/2019, ADICION, PRORROGA Y OTRO SI No.05 de 2020 del 29/01/2020.
Terminación y liquidación anticipada al contrato 075/2019 del 21/04/2020 por reintegra $74.750.
CONTRATO NO.243 DE 2019 – SUMINISTRO.
OBJETO: Suministro de medicamentos–liquidos con destino a las Subredes
Integradas de Servicios de Salud E.S.E, adscritas a la Secretaria de Salud de BOGOTA, D.C.
VALOR $415.744.000, ADICION, PRORROGA Y OTRO SI No.01 de 2019 del 12/02/2020, ADICION, PRORROGA Y OTRO SI No.02 de 2019 del 18/03/2020,
ADICION, PRORROGA Y OTRO SI No.03 de 2019 del 13/04/2020.
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CONTRATO NO. 210 DE 2019 – SUMINISTROS
OBJETO: Suministro de gases medicinales, para garantizar la Prestacion de los Servicios Asistenciales en la Subred Integrada de Servicios de Salud Sur E.S.E.
VALOR $1.300.000.000 PRORROGA No.01 del 09/012/2019, ADICION No.01 PRORROGA Y/O del
31/01/2020, ADICION No.02 del 05/03/2020, ADICION y PRORROGA No.03 del 22/04/2020, ADICION Y PRORROGA No.04 del 30/06/2020.
CONTRATO NO. 040 DE 2019
OBJETO: Suministro de nutricionales enterales formula lacteas y sus derivados para garantizar la Prestacion de los Servicios Asistenciales en la Subred Integrada
de Servicios de Salud Sur E.S.E. VALOR $56.654.566, Adición y Prorroga No.01 del 14/05/2019.
Adición y Prorroga No.02 del 10/07/2019, Adición y Prorroga No.03 del
30/08/2019, Adición y Prorroga No.04 del 03/10/2019, Adición No.03 del 03/12/2019, Adición No.05 del 30/12/2019, Adición No.04 y Prorroga No.06 del 21/01/2020.
1.3 GESTION CONTRATACION
Se realizo seguimiento y evaluación a cada uno de los procesos, los contratistas se ajustan a la forma de pago y cumplen con los requerimientos de medicamentos
que hace la Entidad.
Lo concerniente a invitación a cotizar, presupuestal, designación supervisor, acta de inicio, publicación en SECOP, suscripción de pólizas. Las adiciones, prorroga y otrosí, liquidación anticipada, Certificado de ejecución de contrato proveedores
(formato) en cada contrato cumplen y se ajustan al Manual de de Contratación y Manual de Supervisor e interventor en lo referente a sus procesos, documental y
gestión que tiene la Entidad para regular su proceso de contratación pública. 1.3.1 ETAPA PRE-CONTRACTUAL
Se pudo determinar que tienen estudios previos, responsabilidad de su
realización y se cumplen los principios de la Contratación Estatal.
Se dio cumplimiento a los requisitos o exigencias previas a los procedimientos de selección del contratista, como: evaluación jurídica, financiera, experiencia, técnica, económica, documentos técnicos del servicio, cronogramas, manejo de
personal, sus requisitos para la ejecución del contrato y sus funciones a cumplir.
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El Control Social que da una participación a la comunidad como Veedurías Ciudadanas, Grupos de Interés social y otros para que por medio de audiencias
puedan controvertir los procesos contractuales y en su página Web y de transparencia.
Se encuentra invitación a cotizar sobre medicamentos a diferentes empresas.
1.3.2 ETAPA CONTRACTUAL
Se encuentra debidamente diligenciado el contrato, otrosí y prorroga, asignación del supervisor, los informes Certificado de Ejecución de proveedores tienen la información necesaria sobre la ejecución del contrato.
Se encuentra el pago de parafiscales por los contratistas según lo pactado,
igualmente se encuentran los comprobantes de egreso donde están debidamente relacionadas las facturas pagadas, comprobante de ingreso al almacén con la información correspondiente.
1.3.3 ETAPA POS CONTRACTUAL
Los contratos seleccionados en esta auditoría, cuentan con el proceso de
liquidación anticipada y cuando los recursos han llegado a su límite de
ejecución según documentos adjuntos al contrato.
CONCLUSIÓN
Se concluye que el proceso de gestión en la contratación de medicamentos e insumos cumple con reglamentado en los términos de autoevaluación y
seguimiento. Lo concerniente al riesgo que es un proceso permanente e interactivo de la administración pública.
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2. AUDITORIA ADMINISTRATIVA
PERSONAL ASISTENCIAL DE
SERVICIOS FARMACÉUTICOS
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PLAN DE AUDITORIA AUDITORIA ADMINISTRATIVA – DE GESTION
PARTICIPANTES AUDITOR ADMINISTRATIVO - Wendy Ropaín
REVISOR FISCAL - Pedro Barreto
OBJETIVO
Realizar la revisión de una muestra de hojas de vida del personal Asistencial de
Servicios Farmacéuticos de la Subred Sur, como parte de la auditoría al Servicio
acorde con estándares de contratación y acreditación.
SELECCIÓN DE LA MUESTRA
Para la revisión de la muestra de las hojas de vida del personal de Servicios
Farmacéuticos se tomaron de manera aleatoria las unidades documentales de las hojas de vida del personal del Servicio las cuales fueron facilitadas por la Administración y concertada la entrega con la Subdirección de contratación.
En la muestra seleccionada para la auditoría se revisaron los siguientes perfiles del
Servicio de Farmacia:
Auxiliar de Farmacia.
Regente de Farmacia Químico farmacéutico
2.1 REVISIÓN HOJAS DE VIDA
2.1.1 AUXILIARES DE FARMACIA
A continuación, se relacionan las muestras seleccionadas para el Servicio:
No. DE
DOCUMENTO NOMBRES Y APELLIDOS
53117813 MILLÁN ELVIA VIVIANA
52127374 RAMIREZ ORDOÑEZ NANCY ROCÍO
52520501 CHAPARRO RUIZ LUZ MERY
1014282580 AGUILAR GARCÉS JUAN DAVID
1023878886 NOVOA ACEVEDO SAMUEL ANDRES
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No. DE
DOCUMENTO NOMBRES Y APELLIDOS
1024485007 MARTINEZ BUSTOS RUTH NATHALY
1031164497 CLAVIJO HURTADO JOHAN CAMILO
52373835 MUÑOZ CALVACHE EMIS YOLIMA
1022998550 PEREZ RODRIGUEZ YORLENI
79828882 ORJUELA OLIVERO FRANCISCO JAVIER
31168524 ROJAS MORENO GLORIA
52789612 QUIJANO CLAUDIA MARCELA
Las muestras seleccionadas y validadas corresponden a contratos vigentes a la
fecha de la auditoría, contando así con el soporte Información general del
contratista y el formulario de conocimiento del proveedor asociado al SARLAFT.
Respecto a los soportes de la contratación de los perfiles seleccionados, se
evidenció que para los casos de los expedientes de Viviana Millán Elvia y Johan
Camilo Clavijo Hurtado; los formatos de las hojas de vida del SIDEAP se
encuentran sin la firma correspondiente.
Acorde con los soportes suministrados, no se evidenció la entrega del
expediente de la Auxiliar de Farmacia Ruth Nathaly Martínez Bustos,
considerándose como una omisión involuntaria en la entrega de los soportes
solicitados por la auditoría por lo cual se requerirán de manera inmediata.
Frente a los soportes de formación y requisitos de Inscripción ante la
Secretaría Distrital de Salud como personal apto para desempeñarse en el
sector Salud, los Auxiliares de Farmacia cumplieron a cabalidad con el soporte
de los estudios correspondientes. Sin embargo, se observó que, en el
compilado de los soportes del Auxiliar Johan Camilo Clavijo Hurtado, no se
evidencia el soporte correspondiente a la Inscripción/certificado de inscripción
ante la SDS o en su defecto la Resolución correspondiente.
2.1.2 REGENTES DE FARMACIA:
A continuación, se detallan las muestras seleccionadas para el perfil en mención:
No. DE
DOCUMENTO NOMBRES Y APELLIDOS PERFIL
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1019060047 BONILLA PLATA ANDREA PAOLA REGENTE DE FARMACIA
53004757 GONZALEZ MUÑOZ MERCY YANET REGENTE DE FARMACIA
52288568 PEDRAZA MELDIVIESO NANCY REGENTE DE FARMACIA
40386688 NOVOA TORRES NELLY REGENTE DE FARMACIA
52290561 LOZANO CASTAÑEDA LIDA YAZMIN REGENTE DE FARMACIA
1022935847 SANTA CHISCO JHON ELISEO REGENTE DE FARMACIA CON MOTO
Una vez revisados los perfiles seleccionados, se evidenció que el formato de la hoja de vida del SIDEAP de Mercy Yanet González Muñoz se encuentra sin la respectiva firma del contratista.
Frente a los soportes de formación académica y requisito de Inscripción ante la
Secretaría Distrital de Salud como personal apto para desempeñarse en el sector Salud, los expedientes seleccionados de dicho perfil, cumplieron a cabalidad con esta documentación en sus respectivos archivos soportes.
2.1.3 QUÍMICO FARMACÉUTICO:
No. DE
DOCUMENTO NOMBRES Y APELLIDOS
632069 RAMOS CAMACHO ZAIRE LORENA
1014266088 BOHÓRQUEZ VALBUENA KAREN LISSETH
9314174 HOYOS TURCIOS CARLOS EMILIO
1012378620 ARBOLEDA MEDINA LADY KATHERINE
15043796 ALMANZA HOYOS CARLOS ARTURO
En cuanto a los soportes de formación académica, los Químicos Farmacéuticos mantienen en sus expedientes los soportes correspondientes a cada caso en
particular.
Para el caso del requisito del Registro profesional ante el Colegio Nacional de Químicos Farmacéuticos de Colombia, los expedientes cumplieron a cabalidad con esta documentación, incluso para el caso particular de Zaire Lorena Ramos
Camacho, se evidencia claramente su convalidación de título de Química
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Farmacéutica mediante Resolución 05813 del 30 de Marzo de 2017 expedida por el Ministerio de Educación Nacional.
En lo referente a la revisión de pólizas de Responsabilidad Civil, se puede
observar lo siguiente:
La póliza correspondiente a Zaire Lorena Ramos Camacho en el expediente
validado se encuentra a la fecha vencida, presentando fecha de vigencia del 1 de Febrero de 2020. Ver Anexo 1.
Para el caso de Karen Bohórquez Valbuena, no se presenta soporte de póliza; se suministra en soportes el Formulario conocimiento del cliente
(Sarlaft) de Seguros del estado para la expedición de la misma. Ver Anexo 2.
En el expediente de Carlos Arturo Almanza Hoyos, no se encuentra el soporte correspondiente a la póliza de responsabilidad.
ANEXO 1
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ANEXO 2
CONCLUSIONES
Se hace necesario validar en forma rigurosa el diligenciamiento de los documentos soportes de la contratación; para el caso de las muestras
seleccionadas frente a la ausencia de las firmas físicas o digitales del formato de hoja de vida de SIDEAP.
Se requiere mantener actualizado el registro/soporte correspondiente a las
pólizas de responsabilidad civil de los profesionales que realizan actividades en
servicios farmacéuticos.
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3. AUDITORIA DE SISTEMAS DE INFORMACION
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3.1 MEDICAMENTOS
3.1.1 HALLAZGO 1: PROCESO DE SOLICITUD DE MEDICAMENTOS
El proceso de la solicitud de medicamentos se debe realizar exclusivamente por la Bodega del Tunal por el Referente de Bodega Especializada de Médicamentos, en
almacen se centralizan las necesidades de la farmacia y envía a Compras El sugerido que es un archivo en Excel mensual que se realiza cruzando con existencias de la Subred Sur, con porcentaje promedio de cantidades y con su
expertiz en el tema de pedidos, adicionalmente valida cantidades quizás mal digitadas por error humano en las ordenes de solicitud, analiza y busca el equilibro
entre lo solicitado y despachado en dicho Excel. (Aquí hacemos una connotación ya que este análisis se hace manual y dicho archivo Excel se envía a Compras formalmente para que sea este el pedido a realizar el tecnólogo de compras).
Por dinámica Gerencial cada usuario de Farmacia con su respectivo nivel de perfil
hace el requerimiento con Número de consecutivo fecha y demás información del pedido como tal. (Por medio de reportes el Referente de Bodega Especializada de Médicamentos descarga dichas solicitudes de bodegas).
Se evidencia además que la solicitud de medicamentos se hace por correos y no
por Dinámica Gerencial; ejemplo envían directamente al tecnólogo de compras de medicamentos, quien hace la gestión de solicitar el medicamento requerido, lo paga en caja menor y hace la parte operativa de los contratos, donde se evidencia
que no se socializa dichos contratos con Almacén.
Se adjuntan imágenes donde se identifican los correos con que se solicitan dichos medicamentos, cuando llegan a bodega con el Referente de Bodega Especializada
de Médicamentos, son medicamentos que él no había solicitado y tampoco sabía que llegaría dicho pedido ya que no se lo comunican, él lo recibe y realiza el proceso en Dinámica Gerencial dando ingreso a Bodega.
PLAN DE AUDITORIA AUDITORIA INTEGRAL CONTRATO 058-2019
PARTICIPANTES AUDITOR DE SISTEMAS – Yency Quintero REVISOR FISCAL - Pedro Barreto
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RECOMENDACIÓN
Validar el proceso de solicitud de medicamentos, documentarlo para así en este tipo de solicitudes se centralice, se asigne responsable de Farmacia quien debe
realizar dicho pedido a Compras directamente o a Bodega según corresponda.
3.1.2 HALLAZGO 2: INFORMACIÓN DE MEDICAMENTOS
Al recibir el pedido en la Bodega se evidencia que se diligencia un formato físico el cual trae toda la información técnica de los medicamentos; está información no se encuentra en el sistema Dinámica Gerencial, solo se evidencia la fecha de
vencimiento y lote mas no toda la información técnica detallada para hacer un seguimiento al medicamento desde su ingreso a Bodega, debemos acudir al
formato físico para tener está información. RECOMENDACIÓN
Validar el formato y sistematizarlo en Dinámica Gerencial para obtener la
información en línea de los medicamentos y su información técnica. 3.1.3 HALLAZGO 3: CODIFICACIÓN DE MEDICAMENTOS
Codificación diferente de los medicamentos, como se puede evidenciar existen
códigos como M01321, M01322… y existen MEDM101.., MDN151..Ademas se encuentran códigos como M0200…, M02001 y otro que nos llama la atención como
(M1111= NO EXISTE HOMOLOGO EN EL POS) en la base de Medicamentos, se evidencia que desde el año 2019 los códigos de los medicamentos cumplen con una ordenada codificación, antes del 2019 se evidencian códigos que no tenían un
estándar para su creación por lo tanto se ve desorden en las bases de datos, pese a que se mitigo el problema de codificación ya que solo una persona es la que los
crea mientras anteriormente tenían varias personas permisos de creación de medicamentos aún se evidencia el historial de dichos códigos en la base.
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RECOMENDACIÓN
Identificar estos códigos creados erróneamente en su momento por no tener una
estandarización y protocolo para dicha creación no se puedan validar; depurar y si es el caso eliminar si no son necesarios y no tienen transacciones y/o movimientos, dejar documentado dicho proceso de validación y depuración según
codificación ATC Normada.
3.1.4 OBSERVACIÓN 1: OFICINA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN TICS En las pruebas realizadas con Facturación se evidencia que el Sistema Dinámica
Gerencial cuando son cuentas bastante grandes es lento y tediosa la espera para organizar y finalizar dicha cuentas.
Además se evidencia que en ciertos informes (reportes) se asignan horarios específicos para que en Bodega pueda descargarlos y/o consultarlos por
rendimiento del servidor.
RECOMENDACIÓN Validar el rendimiento del servidor, realizar pruebas de infraestructura de estrés
de concurrencia y mejorar estos procesos ya que se evidencia en varias Unidades de Facturación.
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3.1.5 HALLAZGO 4: PROCESO DE MEDICAMENTOS – BODEGAS VIRTUALES
Existen 190 Bodegas Virtuale, en este momento en 53 de ellas existen saldo tanto de Medicamentos como de Insumos Médico Quirúrgicos, en Medicamentos un total
de $198.619.446,99 y de Insumos Médico Quirúrgicos un total de $424.505.130,83.
Se Evidencia que dichas Bodegas se encuentran activas en el sistema.
Además, están generando Activos irreales que afectan financieramente las cifras de lo cual esto no existe, no es real pero aparece financieramente activo.
Se evidencia el Acta de reunión No 22, realizada en Marzo de 2019, donde informan que se realizara por Acto administrativo la eliminación y/o validación de
este caso de bodegas virtuales pero a la fecha no se evidencia ningún acto realizado.
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3.1.6 HALLAZGO 5: PROCESO DE MEDICAMENTOS – BODEGAS VIRTUALES
Realizamos un muestreo tomando la Bodega M005 la cantidad de medicamentos y elemento Médico-Quirúrgicos de este archivo enviado por la Subred Sur en
Excel. (Ver imagen1). El total de Medicamentos de dicha Bodega es de $288.762,78 y en Médico
Quirúrgico $40.724.638,57 y tomamos del acta la foto de los saldos en inventarios de dichas Bodegas virtuales(Ver imagen 2) donde en Medicamentos de la Bodega
M005 está el Valor de Medicamentos $288.455,90 y en Medico Quirúrgicos $40.758.891,53, tomamos un pantallazo el día de la reunión virtual directamente del Inventario de Dinámica Gerencial el 4 de Agosto de 2020 ( Ver imagen 3)
Donde nos da diferencia en todos los totales generales de esta Bodega M005 $41.543.217,70.
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(IMAGEN 2)
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(IMAGEN 3)
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Donde se evidencia: En EL Muestreo de la Bodega M005 diferencia entre lo que está en el acta de saldos de Marzo 2020 y lo que está en Dinámica Gerencial de
Agosto 2020 una diferencia de $495.870,27.
RECOMENDACIÓN Validar por qué se están presentando estas diferencias, ya que la idea es que
dichas Bodegas se mantengan estáticas para mitigar riesgos tanto financieros como operativos.
3.1.7 HALLAZGO 6: PROCESO DE MEDICAMENTOS – BODEGAS VIRTUALES
Bodegas de la Farmacia Pharmacid Ltda – USME: Donde tomaron lo de dicha Farmacia y la Migraron al Sistema Dinámica Gerencial; este contrato de Distribución y dispensación estuvo hasta el 31 de Octubre de 2016, desde
entonces existen cantidades y dinero que no es real solo aparece Virtualmente.
Se evidencian movimientos no solo en la Farmacia “Usme”, sino de otras como lo podemos evidenciar en el pantallazo movimientos de dichas Bodegas que “ No existen físicamente” desde el año 2017; se evidencian varios usuarios aun
haciendo traslados y movimientos de dichas bodegas.
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Además se evidencia que existe un seguimiento y control por parte de Servicios Complementarios por un Tecnólogo el cual valida que no existan movimientos en dichas bodegas y envía correos cuando evidencia alguna diferencia para que el
respectivo usuario que realiza el movimiento, ejemplo en el mes de Julio se evidencia un despacho a una Bodega Virtual VH37 (ver imágenes), él informa para que la usuaria lo retroceda nuevamente ya que es error humano al digitar por parte de
la usuaria. El control de las Bodegas virtuales se hace manualmente en un Excel por un Tecnólogo en Complementarios, lo cual se evidencia que esta tarea debe ser posterior a eventos ocurridos no se tiene un control preventivo ya que solo se da cuenta cuando evidencia en su revisión manual, lo que es dispendioso y toma tiempo en el análisis.
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RECOMENDACIÓN
Es urgente inactivar dichas bodegas del sistema Dinámica Gerencial con el debido proceso documentado, responsables, fechas y bitácora de quien lo realizo para que quede soportado para un futuro; reiteramos que esto se está controlando
manual y no están en línea estos controles, por lo tanto las consecuencias son diferencias en los valores, cantidades y demás riesgos de error humano ya que
existen usuarios con acceso a estas.
3.1.8 HALLAZGO 7: PROCESO DE MEDICAMENTOS – BODEGAS VIRTUALES Se evidencia que existen usuarios que tienen permisos que no le corresponden
según su perfil como por ejemplo:
El nombre del rol y los respectivos permisos (Ver imagen 1)
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El perfil que debe tener cada Rol lo cual encontramos que en el Apoyo Farmacia no debería tener permiso para Orden de Compra, agregar, grabar, eliminar confirmar y procesar ni ejecutar en Dinámica Gerencial. (Ver imagen 2)
(IMAGEN 1)
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(IMAGEN 2)
3.1.9 HALLAZGO 8: PROCESO DE MEDICAMENTOS – FACTURACIÓN –
FARMACIA - ASISTENCIAL
Por parte del Facturador controla y valida el cargue que Farmacia realiza de los medicamentos en Dinámica Gerencial, mas no controla la aplicación de dicho medicamento y/o devolución del mismo.
El facturador cuando realiza la factura, valida la pre-factura donde el sistema
Dinámica Gerencial especifica los medicamentos Pos y No pos, el facturador debe ingresar a Distribución de cuentas y allí colocar los medicamentos correspondientes hicimos el ejemplo con una paciente y se evidencia que valida a
que plan de beneficios corresponde y escoge los dos medicamentos NO POS que son Cafeina Citrato oral código N06BC0L y el Medicamento Multivitaminas
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Pediátricas con código A11AA03 y los escoge en el sistema el plan de beneficios y en este caso medimas contributivo según las imágenes. Si el facturador se equivocara existe un control posterior que es el Técnico de cuenta quien valida y revisa y el
error se debe corregir por el facturador en máximo 24 horas si lo hubiese.
Allí en nuestro análisis posterior evidenciamos que los códigos que trae la pre- factura son diferentes a los que se escoge en el pantallazo de Distribución de cuentas por fecha ejemplo: Cafeína Citrato oral esta con el código N06BC0L y en el sistema esta con el código M00680 Cafeína citrato oral , así que en la pre-factura el mismo medicamento esta con un código
diferente, que en el momento se hace la distribución de cuentas del medicamento con otro.
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RECOMENDACIÓN
Validar el proceso y responsabilidad en toda la línea de controles y seguimiento de los medicamento, ya que se evidencia que no existe un control exhaustivo en el
proceso de aplicación y/o devolución de los medicamento al paciente en la Historia Clínica.
Validar si es posible que el sistema coloque el tipo de Plan de beneficios que le corresponde al paciente y de igual manera sus medicamentos No pos que
corresponden al contrato y hacerse automático porque la responsabilidad es netamente del facturador, además se recomienda la validación de los códigos que son diferentes a los de la pre factura que los ingresados a la cuenta siendo ser el
mismo.
PANTALLAZOS DEL PROCESO DE VERIFICACIÓN CON EL FACTURADOR
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3.1.10 HALLAZGO 9: PROCESO DE MEDICAMENTOS – COSTOS
En Costos aun realizan sus procesos en Excel, se sigue evidenciando el riesgo humano de equivocaciones en el proceso de Distribución que aún se hace manual,
además este módulo no está integrado con los demás módulos en Dinámica Gerencial.
RECOMENDACIÓN
Se reitera la importancia en el proceso y se sugiere automatizarlo e integrarlo en el sistema, para que la información cumpla con la seguridad y sea en línea oportuna y efectiva.
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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Existen procesos por mejorar, que exista un responsable en toda la línea de medicamentos ya que esta segmentada la responsabilidad, control y
seguimiento de estos medicamentos. Automatizar los procesos que aún se llevan manuales para así optimizar
recursos.
Validar el rendimiento de Servidores, hacer pruebas, documentarlas y tomar acciones preventivas.
Organizar, depurar y validar codificación de medicamentos con la Codificación ATF normada.
El tema de las bodegas virtuales es preocupante; se recomienda tomar
medidas inmediatas ya que estas son vulnerables a movimientos y accesos aun
en el sistema, lo que puede ocasionar consecuencias en los informes tanto financieros como técnicos.
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4. AUDITORIA DE SEGUIMIENTO(CALIDAD
FARMACIA)
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4.1 OBSERVACIONES DE LA AUDITORIA
Al Realizar seguimiento al proceso que se lleva en el área de Farmacia y verificando en el sistema de Dinámica Gerencial, son más de 200 las bodegas o
sub bodegas que se tienen creadas y activas siendo cierto que dentro de los sub-depósitos están autorizados ambulancias, moto-ambulancias y carros de paro; encontramos también sud-bodegas o sub-depósitos tercerizados, los cuales al
momento de programar visita de auditoría, informan que no hay claridad de donde se encuentran físicamente ni quien es el responsable de estas. Al confrontar esta
información con la Bodega Especializada de Medicamentos ellos generan despachos solamente a 27 farmacias que se encuentran plenamente autorizadas para recibir medicamentos. El área se sistemas nos envió un listado de bodegas con un registró de 107, pero
al hacer el ejercicio de generar un despacho siguen apareciendo disponibles por sistemas más de 200 bodegas, no encontramos claridad de la diferencia entre lo enviado por sistemas y lo observado en Dinámica Gerencial. Estas 27 Farmacias son las únicas a las que se entregan medicamentos:
Farmacia Central Tunal Farmacia Unidad Renal Tunal
Farmacia Procesados Unidosis Farmacia Central Meissen
Farmacia Cirugía Meissen Farmacia Vista Hermosa Farmacia Candelaria
Farmacia Saludable “Abraham Lincon” Farmacia Jerusalén
Farmacia Perdomo Farmacia la Estrella Farmacia Betania
Farmacia Danubio Farmacia Destino
Farmacia Marichuela Farmacia Flora
Farmacia Usme Farmacia Santa Librada Farmacia San Benito
Farmacia Medicina Interna Farmacia el Carmen
Farmacia Venecia Farmacia Mochuelo Farmacia Pasquilla
PLAN DE AUDITORIA AUDITORIA INTEGRAL CONTRATO 058-2019
PARTICIPANTES AUDITOR DE CALIDAD – Dr. Jaime Godoy REVISOR FISCAL - Pedro Barreto
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Farmacia Nazareth Farmacia San Juan
Siguiendo con la verificación por Dinámica Gerencial se observan depósitos los
cuales no se encuentran físicamente pero si cuentan con existencias valorizadas como son:
UP03 Farmacia Antiguo Usme con un stock de medicamentos por valor de $ 16.443.947
UP03 Farmacia Tercerizada Antigua Santa Librada con un stock de
medicamentos por valor de $43.765.031
UP05 Farmacia Tercerizada Antigua Marichuela con un stock de medicamentos
por valor de $21.652.109
UP06 Farmacia Tercerizada Antigua UPA la Flora con un stock de medicamentos
por valor de $4.725.892
UP07 Farmacia Tercerizada Antigua UBA Destino con un stock de medicamentos
por valor de $ 10.924.202
UP08 Farmacia Tercerizada Antiguo Danubio Azul con un stock de medicamentos por valor de $ 13.860.733
CA01 Bodega Tercerizada Cardiológico del Llano con existencias de insumos médico quirúrgicos por valor de $151.234.806.
CT49 Farmacia Pediatría Ginecología Tunal de medicamentos e insumos, se
observan despachos de la Farmacia Central Tunal a esta Sub-bodega aun cuando son de vigencias anteriores. Ultimo movimiento de esta Farmacia el 15
de Sept de 2019 con un inventario valorizado de $57.038
M005 Farmacia Alto Costo No Pos y Controlados Meissen cuenta con existencias
por valor de $41.464.220, verificando esas existencias y de donde provienen, encontramos un traslado de la Farmacia M002 Central Meissen con el número
1694 por valor de $64.728.070 millones realizado por el usuario número 79.796.437 Jorge Eduardo Sandoval Plazas; dentro de este traslado se observan dispositivos médico quirúrgicos que se encuentran inactivos, este
traslado se realizó el día 24 de Julio de 2017. En video reunión con el Ingeniero de Sistemas y Farmacia nos manifiesta que ni él, ni su área en ningún momento
ha realizado ni realiza movimientos de inventarios entre bodegas, no tenemos claro bajo qué circunstancias se realizó este y otros movimientos entre las mismas.
M007 Bodega Farmacia Meissen con un inventario valorizado de insumos
médico quirúrgicos y medicamentos por un valor de $ 259.381.174
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De bodegas como estas se tiene conocimiento desde vigencias anteriores
situaciones que con sorpresa evidenciamos aún continua sin resolver, sus cifras afectan los Estados Financieros sobre valorando el rubro de los inventario, esto
es de pleno conocimiento del comité de inventario. No se nos ha informado el avance en la solución de esta situación.
De una u otra manera estas existencias afectan varias cosas como son:
a) Los pedidos que se realizan periódicamente de medicamentos, ya que se tienen
en cuenta medicamentos de bodega que no existen pero estos si están inventariados y valorizados.
b) Se cuenta con valores que realmente no existen, afectando la parte contable de
la Subred, “el rubro de inventarios debe estar sobrevalorados con medicamentos no existentes”
c) Evidenciamos que se han realizado compras de algunos medicamentos que no han sido solicitados por la bodega especializada de medicamentos, (esta bodega
es la única fuente para realizar este proceso) ejemplo:
En reunión virtual con el personal de Farmacia y Sistemas la Química Farmaceuta Lina María Rodríguez manifestó que se han comprado medicamentos que ni siquiera han sido creados en el sistema, lo que se
evidencia que ninguna Farmacia hizo está solicito.
Medicamento M004407 Terlipresina de 1 mg IV Amp se compraron 50 unidades en el mes de Julio de 2020, sin que la Bodega Especializada de medicamentos lo hubiera solicitado. Al llegar este medicamento se entregan
20 a la Farmacia Central Tunal y quedan 30 en existencia (medicamento de baja rotación). El procedimiento de adquisición y compras define a la Bodega
Especializada de medicamentos como única fuente de solicitud o sugerido para compras, ¿Cómo se realiza una compra que no ha sido solicitada por ellos? ¿Se cuenta con un proceso para este tipo de casos?
Medicamento Remifentanilo Molécula Original se compraron 4000 amp. por
un valor de $146.668.000, no solicitado por la Bodega Especializada, con un costo de tres veces más que el aprobado. ¿Quién aprueba la compra de este medicamento, quien define la cantidad, el proveedor, las alternativas y
forma de compra?
Se observa una gran debilidad en la socialización de los contratos sobre todo a las personas que realizan actividades tan importantes como es la solicitud de compras
de los diferentes medicamentos requeridos por la Subred, se sabe que algunos contratos con EPS incluyen o excluyen medicamentos sin que las áreas
involucradas tengan conocimientos para comprar o evitar la compra de estos medicamentos.
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A diferencia del Servicio Farmacéutico observamos que la Bodega Especializada de Medicamentos cumple actividades que son acordes a los procedimientos
establecidos en sus procesos, con sus debidos controles de acuerdo a la información presentada por Dinámica Gerencial como única fuente de información.
En la auditoría realizada a la Farmacia de USS Vista Hermosa Hospitalaria – Ambulatoria; tomando aleatoriamente algunos medicamentos pudimos observar
que no concuerda el inventario que arroja en Dinámica Gerencial con lo existente en físico.
EVIDENCIA: Cefalotina 1g en Dinámica Gerencial se cuenta con 466 en el inventario y
verificando físicamente se cuenta con 430, haciendo falta 36 ampollas.
Cefazolina 1g en Dinámica Gerencial se cuenta con 1020 en el inventario y verificando físicamente se cuenta con 1070, contando con 46 ampollas de más.
Ciprofloxacina 50 mg tabletas en Dinámica Gerencial se cuenta con 360 en el
inventario y verificando físicamente se cuenta con 319 tabletas, haciendo falta 41 tabletas.
Ciprofloxacina de 100 mg amp en Dinámica Gerencial se cuenta con 66 amp
inventariadas, verificando físicamente se cuenta con 78 amp, se tienen 12
ampollas de más.
Clindamicina 600 mg amp en Dinámica Gerencial se cuenta con 313 amp
inventariadas, verificando físicamente se cuenta con 320 amp, contando con 7 amp de más.
Verificando el formato que se lleva de demanda insatisfecha observamos que en el mes de Junio del presente año se generaron pendientes por entregar de 3827 medicamentos, de los medicamentos que se entregaron el 100% incumplía con el
tiempo establecido de la entrega oportuna y de los medicamentos pendientes por entregar (3827 medicamentos) solamente se entregaron el 48% (1847
medicamentos) quedando pendientes por entregar 52% (1980 medicamentos).
En la auditoría realizada a la Farmacia de USS Meissen Hospitalaria, tomando aleatoriamente algunos medicamentos pudimos observar que no concuerda el
inventario que arroja Dinámica Gerencial con lo existente en fisco:
EVIDENCIA:
Ampicilina 1g amp en Dinámica Gerencial se cuenta con 606 amp
inventariadas, verificando físicamente se cuenta con 636 amp, se observan 30
amp de más.
Ampicilina Sodica 1g + Sulbactam Sodico 500mg en Dinámica Gerencial se
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cuenta con 620 amp inventariadas, físicamente se cuentan con 1160 amp, se observan 540 amp de más.
Cefalotina 1g vial en Dinámica Gerencial se cuenta con 1759 viales inventariados, físicamente se cuentan con 2160 viales, se observan 401 viales
de más.
Ceftriaxona 1000mg vial en Dinámica Gerencia se cuenta con 569 viales
inventariados, físicamente se cuentan con 752 viales, se observan 183 viales de más.
En la auditoría realizada a la Farmacia de USS Abraham Lincon Ambulatoria
observamos:
En el formato que se lleva de registro de entrega de medicamentos pendientes
evidenciamos que no se llena de forma completa para algunos pacientes,
dejando en blanco la fecha de solicitud o la fecha de entrega del medicamento pendiente, de esta forma no se puede verificar la oportunidad en la entrega.
Evidenciamos que más del 90% de los medicamentos pendientes por entregar
desde el mes de Mayo 2020 no se entregan oportunamente.
La farmacia USS Abraham Lincon en el momento de la auditoria no cuenta con:
Albendazol 400 mg susp, Ampicilina Cap de 500 mg Azitromicins tbl 500 mg Carvedilol tbl de 12.5mg – 25mg – 6.25mg Salbutamol jab Sertralina tbl de 50mg y 100mg Tiamina 100mg Tinidazol susp 200mg Trimetropim + Sulfametoxazol 80+400mg y de 160+800mg Nifedipino cap 100mg Nimodipino tbl 30mg Nistatuna + Oxido de Zing crema 60g Norfloxacina 400mg tbl Pamoato de Pirantel sup Prednisona tbl 50mg Pregabalin cap 75mg Propanolol tbl de 40mg y 80mg Ranitidina tbl de 150mg y de 300mg Levonogestrel 0.03% tbl Lovastatina tbl 20mg Mebendazol susp Acetato de Medroxiprogesterona Metimazol tbl 5mg Metoclopramida susp
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Metoprolol tb 100mg Metotrexato 2.5mg tbl N-Acetil Cisteina 200mg sobres Ketoconazol susp Ketotifeno jbe Ketofifeno tbl 1mg Levetiracetam tbl 500mgy 1000mg Clotrimazol crema Dicloxacilina susp 250mg Eritromicina 250mg susp Eritromicina 500mg tbl Espironolactona 100mg tbl Estrogenos Conjugados 0.625 crema vaginal Fluconazol cap 200mg Fluoxetina 20mg tbl Gabapentin 300mg tbl Gentamicina ung oftálmico Hioscina N-Butil Bromuro 10mg tbl.
En la auditoría realizada a la Farmacia de USS Marichuela Ambulatoria
observamos:
En el mes de Mayo de 2020 quedaron pendientes por entregar 2780
medicamentos, se puede evidenciar que más del 90% (2708 medicamentos) no se entregaron oportunamente a los usuarios.
En el mes de Junio el formato que se lleva de registro de entrega de medicamentos pendientes evidenciamos que no se llena de forma completa
para algunos pacientes, dejando en blanco la fecha de entrega del medicamento pendiente, de esta forma no se puede verificar la oportunidad en la entrega.
En el mes de Junio de 2020 quedaron pendientes por entregar 444 medicamentos, se pude evidenciar que el 100% (444 medicamentos) no se
entregaron oportunamente a los usuarios.
En el momento de la auditoria esta farmacia no contaba con los siguientes
medicamentos:
Ácido Valproico cap 250mg Alopurinol tbl 300mg Hidroxido de Aluminio Tbl 234mg Amlodipino tbl 10mg Atorvastatina tbl 40mg Calcitriol cap 0.5mcg Carbamazepina susp 100mg Carvedilol tbl 6.25mg Clorferinamina tbl 4mg Sucralfato 1g
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Verapamilo tbl 80mg Cromoglicato de Sodio sol oft gotas 20mg Amoxicilina susp 125mg
En la auditoría realizada a la Farmacia de USS Usme Hospitalaria – Ambulatoria observamos:
Verificando el formato de demanda insatisfecha observamos que no se registran fechas, ni los medicamentos pendientes entregados desde el mes de Enero a la
fecha 29 de Julio 2020, concluyendo que el 100% de los medicamentos quedaron pendientes y no se entregaron aproximadamente (9333 medicamentos).
En el momento de la auditoria no se cuenta con los siguientes medicamentos:
Aluminio Hidroxido tbl 234mg Amikacina amp 100mg
Aminofilina amp 240 mg Clorhidrato de Amioradona tbl 200mg
Amlodipino tbl 10 mg Amoxicilina susp 125mg Ampicilina Sulbactam tbl 375mg
Ampicilina amp 1g Ampicilina cap 500mg
Atorvastatina tbl 10mg Azitromicina tbl 500mg Betametasona crema 0.05%
Bromocriptina tbl 2.5mg Budesonida sol neb amp 0.5mg
Carbon Activado Carvedilol tbl 25mg Ciprofloxacino amp 200mg
Clotrimazol crema 1% Complejo B amp
Estrogenos Conjugados crema 0.625mg Estrogenos Conjugados grajeas 0.625mg Fluoxetina sol 20mg
Gabapentin tbl 300mg Gabapentin cap 400mg
Glibenclamida tbl 5mg Ketoconazol tbl 200mg
Mebendazol susp 2g Penicilina Procainica vial 800.000uni Pregabalin cap 75mg
Pregabalin cap 150mg Propanolol tbl 40mg
Ranitidina tbl 300mg Salbutamol jar 40mg
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Teofilina cap 125mg Teofilina cap 300mg
Terbutalina sol 10mg Tiamina sol iny 1g
Tinidazol sup 200mg Trimetropim+sulfametoxazol tbl 80-400mg Vancomicina vial 500mg.
En la auditoría realizada a la Farmacia de USS Santa Librada hospitalaria
observamos: En el momento de la auditoría no se cuenta con los siguientes medicamentos:
Alopurinol tbl 300mg
Carbamecepina susp 100mg Pamoato Pirantel tbl 250mg Vitamina A cap 50000uni
N-Acetilcisteina sol 2g Fenobarbital tbl 50-100mg
Acido Folico tbl 1mg Alprostadil amp 500mcg Dihidrocodeina sol 2.42mg
Clonazepam sol 2.5mg Metoprolol Tartrato tbl 100-50mg
Ketotifeno tbl 1mg Propranolol tbl 80mg Apixaban tbl 5mg
Acetilcisteina jar 10mg Dexametasona amp 8mg
Calci+ vit D tbl 600mg Alprazolam tbl 0.5mg Sultamicilina sup 250mg
Calcitriol tbl 0.25mg Estrogenos Conjugados crema v 0.625mg
Timolol sol oft 5mg Ivermectina sol 6mg Ampicilina amp 500mg
Trimetropim+sulfametoxazol tbl 80-400mg Tinidazol susp 200mg
Tramadol amp 100mg Carvedilol tbl 25mg
Esomeprazol tbl 40mg Heparina bajo peso Molecular amp 20mg Pragabalin cap 75mg
Nimodipina tbl 30mg Norfloxacina tbl 400mg
Gluconato de Calcio amp Betametil Digoxina tbl 0.1mg
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Complejo B Amp Ceftriaxona vial 1000mg
Ampicilina Sulbactam tbl 750mg Carbon Activado
Bromuro de Ipratropio sol para neb 250mcg Atorvastatinatbl 10mg Difenhidramina amp 10mg
Metronidazol sup 125mg Espiramicina tbl 3mill de unidades
Levotiroxina tbl 75mcg Salbutamol jar 40mg Difenhidramina amp 50mg
Aminofilina Amp 240mg Lovastatina tbl 20mg
Atorvastatina tbl 20mg Amoxicilina sups 2.5g Penicilina Procainica vial 800.000uni
Acetato de Medroxiprogesterona tbl 5mg Clindamicina tbl 300mg
Ranitidina tbl 300mg Cefuroxime vial 250mg Ampicilina sup 250mg
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CONCLUSIONES
No se realiza un seguimiento al stock real de medicamentos.
Evidenciando la falta medicamentos en los diferentes puntos y teniendo en cuenta
el formato de demanda insatisfecha, los indicadores de entrega oportuna de medicamentos no deben ser los mejores, como los presenta la subred.
Al no contar con el 100% de los medicamentos solicitados por los usuarios y no entregarlos oportunamente, se corre el riesgo de complicaciones patológicas que pueden ocasionar reingresos hospitalarios.
Aunque se cuenta con procesos establecidos para la solicitud de compra de medicamentos, este no se lleva a cabalidad, ya que personas ajenas en dicho
proceso realizan también esta actividad.
Al tener bodegas “fantasma” con inventarios valorizados y que a la fecha todavía
se puedan realizar movimientos entre ellas corremos el riesgo de posibles manipulaciones indebidas.
RECOMENDACIONES
Fortalecer o actualizar el proceso de compras donde se tenga un mejor control de
lo solicitado por la persona encargada del proceso.
Buscar la forma de suprimir o eliminar las bodegas “fantasma” del sistema y dejar
únicamente las que están debidamente autorizadas.
Buscar la forma para realizar una conciliación y corregir lo que realmente se tiene
de medicamentos con sus valores frente a lo que hay por sistema valorizado.
Informar a la revisoría fiscal si se cuenta con algún proceso administrativo o legal
frente a las bodegas e inventarios valorizados que no existen.
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5. AUDITORIA MEDICA
SERVICIOS FARMACEUTICOS
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5.1 HISTORIAS CLINICAS
En las historias clínicas se evidencian ordenes medicas realizadas por el médico tratante, de igual forma se evidencia la aplicación de medicamentos, según
proceso establecido, se realizan las siguientes observaciones:
Desde el ingreso a bodega son identificados los medicamentos NO POS, medicamentos de alto costo y medicamentos especiales. En el momento de la formulación en Dinámica Gerencial, el medico fórmula medicamento NO POS,
siendo necesario diligenciar formato MIPRES.
Los medicamentos seleccionados en el plan de manejo intrahospitalario, aparece para el medico prescritos las cantidades en existencia por cada Lote en la farmacia ligada a la dispensación. Para el caso de todos los medicamentos, el medico
prescriptor, de acuerdo con el procedimiento de dispensación a los servicios, selecciona el medicamento a formular, en la parte derecha de la pantalla le
aparecerán todos los números de Lote en existencias a nivel Subred y selecciona uno a uno los medicamentos. La prescripción en la farmacia aparecerá en farmacia como un suministro pendiente, el cual el auxiliar tomará y distribuirá las
existencias para generar el suministro confirmado correspondiente para luego pasar al alistamiento y a la entrega en el Servicio.
La Subred del Sur, en su oficio de respuesta del 4 de Agosto de 2020 refiere,
“Los medicamentos prescritos por el medico solicitante y de los cuales las existencias no sean suficientes en la farmacia, son gestionados para su entrega en menos de 6 horas de acuerdo con el procedimiento COM- TER- FAR- PR-03 V
1 Dispensación de medicamentos e insumos a los servicios”. Lo cual difiere de proceso Gestión integral de disposición de medicamentos e insumos Médico-
Quirúrgicos en el punto de uso COM-TER-FAR-PR-05 V1, en donde refieren que “A nivel Hospitalario, se debe gestionar inmediatamente la adquisición del medicamento luego de detectar su necesidad de tal manera se logre satisfacer
la necesidad de forma inmediata para los servicios de hospitalización y urgencias.
A nivel ambulatorio, la Resolución 1604 de 2013, tiene como objeto establecer los lineamientos que se deben tener en cuenta para dar cumplimiento al
mecanismo excepcional de entrega de medicamentos en un lapso no mayor a 48 horas en el lugar de residencia o trabajo del afiliado cuando este lo autorice,
como consecuencia de la entrega incompleta de los mismos al momento de la reclamación por parte del afiliado. Se entiende que el plazo establecido de 48 horas comprende el tiempo trascurrido después que el afiliado reclama los
medicamentos.
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PARTICIPANTES AUDITOR MEDICO – Dra. Martha Blanco REVISOR FISCAL - Pedro Barreto
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La demanda insatisfecha según Normatividad vigente debe garantizar la entrega del medicamento no disponible como máximo en 48 horas para
Servicios Ambulatorios.
Los Medicamentos de vital urgencia no aplican para este procedimiento debido a que por ningún motivo pueden estar ausentes en los Servicios.”
El procedimiento Gestión Integral del medicamento en el punto de uso indica las actividades para el control y entrega de los medicamentos no disponibles en la
farmacia al momento de la solicitud, el cual esta codificado como COM- TER- FAR- PR-05 V 1, Gestión Integral de disposición de medicamentos e insumos Médico Quirúrgicos en el punto de uso, así:
Identificar el o los medicamentos o insumos Médico-Quirúrgicos que no se
lograron dispensar al servicio y a los usuarios.
Diligenciar formato con medicamentos pendientes, formato de COM-TER- FAR-
FT-01 Registro Demanda Insatisfecha Ambulatoria o COM-TER- FAR-FT-19 Registro Demanda Insatisfecha Urgencias Y Hospitalización.
Realizar la búsqueda de existencias de los medicamentos e insumos Médico-
Quirúrgicos en los distintos puntos de atención y en Bodega Especializada.
Gestionar los medicamentos e insumos Médico-Quirúrgicos lo cual se puede
realizar como trámite de adquisición con el Tecnólogo de compras o tramitar otras gestiones como: En tal caso el Tecnólogo de Compras o la persona encargada deberán solicitar al proveedor el cumplimiento en la entrega de las
solicitudes pendientes por entregar. Realizar tramite de Compra por caja menor. Para lo cual siga los criterios de la compra por caja menor en la Subred
Sur. Realice trámites de PRÉSTAMOS con otras Subredes o con otras instituciones de Salud.
Con la entrega de los medicamentos y de los elementos Médico-Quirúrgicos en las farmacias donde se origina el pendiente y el faltante por entregar a los
usuarios y a los servicios. De lo anterior es importante resaltar que durante la auditoria concurrente se pudo
evidenciar que no existe un adecuado diligenciamiento de los formatos COM- TER- FAR- PR-03 V 1, observando ausencia de información.
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En cuanto a los medicamentos de control, NO POS y alto costo se evidencia que el proceso se está realizando adecuadamente en el área de Hospitalización, pero
existe un riesgo luego de ser despachado por farmacia al servicio, no existe control si fue aplicado al paciente. Es de aclarar que existe proceso de devolución de medicamentos, lo cual no garantiza que exista un control adecuado del destino
final del medicamento.
Se revisa el proceso de facturación de medicamentos NO POS en Dinámica Gerencial, en donde se evidencia que es un proceso manual que debe realizar cada facturador, existiendo el riesgo de no realizar el proceso correspondiente, por
lo cual se sugiere que en Dinámica Gerencial exista un punto de alerta que no permita seguir con este proceso hasta no realizar la división de la factura. La
referente de facturación menciona que su punto de control es la preauditoria que realizan los técnicos, esta es registrada en aplicativo de control de facturación, el cual no se encuentra en interfaz con Dinámica Gerencial.
De igual forma en Dinámica Gerencial se genera alerta de medicamentos de
control el cual debe ser diligenciado por el médico, adicionalmente, la farmacia cuenta con libro de medicamentos de control, en donde se lleva un control de lo que se entrega y a quien.
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El Ministerio de Salud y Protección Social, mediante Resolución 373 del 13 de Julio
de 2017 ordena inscripción ante U.A.E. Fondo Nacional de Estupefacientes
realizar dispensación de medicamentos de control especial en hospitalización y
ambulatorios, en las unidades de: Tunjuelito, Meissen, Vista hermosa, Manuela
Beltrán , Jerusalén, Candelaria y Tunal.
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Del proceso de dispensación de medicamentos de control no se evidenciaron
hallazgos relevantes, sin embargo, se sugiere a la E.S.E establecer actividades de
verificación y seguimiento en relación con la prescripción Ambulatoria y
Hospitalario, evitando usos inadecuados evidenciados en las diferentes
instituciones.
5.2 DISPENSACION DE MEDICAMENTOS
La Subred Integrada cuenta con 27 puntos de dispensación de medicamentos que
son:
• Farmacia Central Tunal • Farmacia Unidad Renal Tunal • Farmacia Procesados Unidosis
• Farmacia Central Meissen • Farmacia Cirugía Meissen
• Farmacia Vista Hermosa • Farmacia Candelaria • Farmacia Saludable “Abraham Lincon”
• Farmacia Jerusalén • Farmacia Perdomo
• Farmacia la Estrella • Farmacia Betania • Farmacia Danubio
• Farmacia Destino • Farmacia Marichuela
• Farmacia Flora • Farmacia Usme • Farmacia Santa Librada
• Farmacia San Benito • Farmacia Medicina Interna
• Farmacia el Carmen • Farmacia Venecia
• Farmacia Mochuelo • Farmacia Pasquilla • Farmacia Nazaret
• Farmacia San Juan
5.2.1 DISPENSACION DE MEDICAMENTOS AMBULATORIOS
Se revisa el proceso de entrega de medicamentos en los diferentes puntos,
durante la auditoria concurrente en las USS y se evidencia que no hay existencia
de los siguientes medicamentos:
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5.2.1.1 ABRAHAM LINCOLN
Albendazol 400 mg suspensión,
Ampicilina Capsulas de 500 mg Azitromicina tabletas 500 mg
Carvedilol tabletas de 12.5mg – 25mg – 6.25mg Salbutamol jarabe
Sertralina tabletas de 50mg y 100mg Tiamina 100mg
Tinidazol suspensión 200mg Trimetropim + Sulfametoxazol 80+400mg y de 160+800mg Nifedipino capsula 100mg
Nimodipino tabletas 30mg Nistatuna + Oxido de Zing crema 60g
Norfloxacina 400mg tabletas Pamoato de Pirantel suspensión Prednisona tabletas 50mg
Pregabalin capsulas 75mg Propanolol tabletas de 40mg y 80mg
Ranitidina tabletas de 150mg y de 300mg Levonogestrel 0.03% tabletas Lovastatina tabletas 20mg
Mebendazol suspensión Acetato de Medroxiprogesterona
Metimazol tabletas 5mg Metoclopramida suspensión Metoprolol tabletas 100mg
Metotrexato 2.5mg tabletas N-Acetil Cisteína 200mg sobres
Ketoconazol suspensión Ketotifeno jarabe Ketofifeno tabletas 1mg
Levetiracetam tabletas 500mgy 1000mg Clotrimazol crema
Dicloxacilina suspensión 250mg Eritromicina 250mg suspensión Eritromicina 500mg tabletas
Espironolactona 100mg tabletas Estrogenos Conjugados 0.625 crema vaginal
Fluconazol capsula 200mg Fluoxetina 20mg tabletas Gabapentina 300mg tabletas
Gentamicina ungüento oftálmico Hioscina N-Butil Bromuro 10mg tabletas
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5.2.1.2 MARICHUELA AMBULATORIA
Acido Valproico capsula 250mg
Alopurinol tabletas 300mg Hidróxido de Aluminio tabletas 234mg
Amlodipino tabletas 10mg Atorvastatina tabletas 40mg Calcitriol capsula 0.5mcg
Carbamazepina suspensión 100mg Carvedilol tabletas l 6.25mg
Clorfenamina tabletas 4mg Sucralfato 1g Verapamilo tabletas 80mg
Cromoglicato de Sodio sol oftálmicas gotas 20mg Amoxicilina suspensión 125mg
5.2.1.3 USME HOSPITALARIA – AMBULATORIA
Aluminio Hidróxido tabletas 234mg
Amikacina ampolla 100mg Aminofilina ampolla 240 mg
Clorhidrato de Amiodarona tabletas 200mg Amlodipino tabletas 10 mg Amoxicilina suspensión 125mg
Ampicilina Sulbactam tabletas 375mg Ampicilina ampolla 1g
Ampicilina capsula 500mg Atorvastatina tabletas l 10mg
Azitromicina tabletas 500mg Betametasona crema 0.05% Bromocriptina tabletas l 2.5mg
Budesónida sol nebulización ampolla 0.5mg Carbón Activado
Carvedilol tabletas 25mg Ciprofloxacino ampolla 200mg Clotrimazol crema 1%
Complejo B ampolla Estrógenos Conjugados crema 0.625mg
Estrógenos Conjugados grajeas 0.625mg Fluoxetina sol 20mg Gabapentin tabletas 300mg
Gabapentin capsula 400mg Glibenclamida tabletas 5mg
Ketoconazol tabletas 200mg Mebendazol suspensión 2g Penicilina Procaínica vial 800.000uni
Pregabalin capsula 75mg Pregabalin capsula 150mg
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Propanolol tabletas 40mg Ranitidina tabletas 300mg
Salbutamol jarabe 40mg Teofilina capsula 125mg
Teofilina capsula 300mg Terbutalina solución 10mg Tiamina sol ampolla 1g
Tinidazol suspensión 200mg Trimetropim+sulfametoxazol tabletas 80-400mg
Vancomicina vial 500mg.
5.2.1.4 FARMACIA DE USS SANTA LIBRADA HOSPITALARIA
Alopurinol tabletas 300mg
Carbamecepina suspensión 100mg Pamoato Pirantel tabletas 250mg Vitamina A capsula 50000uni
N-Acetilcisteína solución 2g Fenobarbital tabletas 50-100mg
Acido Fólico tabletas 1mg Alprostadil ampolla 500mcg Dihidrocodeina sol 2.42mg
Clonazepam solución 2.5mg Metoprolol Tartrato tabletas 100-50mg
Ketotifeno tabletas 1mg Propanolol tabletas 80mg Apixaban tabletas 5mg
Acetilcisteína jarabe 10mg Dexametasona ampolla 8mg
Calci+ vit D tbl 600mg Alprazolam tabletas 0.5mg Sultamicilina suspensión 250mg
Calcitriol tabletas 0.25mg Estrógenos Conjugados crema v 0.625mg
Timolol sol oftálmica 5mg Ivermectina solución 6mg Ampicilina ampolla 500mg
Trimetropim+sulfametoxazol tabletas 80-400mg Tinidazol suspensión 200mg
Tramadol ampolla 100mg Carvedilol tabletas 25mg
Esomeprazol tabletas l 40mg Heparina bajo peso Molecular ampolla 20mg Pragabalin capsula 75mg
Nimodipina tabletas 30mg Norfloxacina tabletas 400mg
Gluconato de Calcio amp Betametil Digoxina tabletas 0.1mg
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Complejo B Ampolla Ceftriaxona vial 1000mg
Ampicilina Sulbactam tabletas 750mg Carbon Activado
Bromuro de Ipratropio sol para nebulización 250mcg Atorvastatina tabletas 10mg Difenhidramina ampolla 10mg
Metronidazol suspensión 125mg Espiramicina tabletas 3mill de unidades
Levotiroxina tabletas 75mcg Salbutamol jarabe 40mg Difenhidramina ampolla 50mg
Aminofilina Ampolla 240mg Lovastatina tabletas 20mg
Atorvastatina tabletas 20mg Amoxicilina suspensión 2.5g Penicilina Procaínica vial 800.000 unidades
Acetato de Medroxiprogesterona tabletas 5mg Clindamicina tabletas l300mg
Ranitidina tabletas 300mg Cefuroxime vial 250mg Ampicilina suspensión 250mg
La ausencia de medicamentos evidenciada durante la auditoria concurrente tanto
en el ámbito ambulatorio como hospitalario debe ser resuelta, con el fin de dar oportunidad en la entrega, así como continuidad en el tratamiento ordenado, hallazgo que será de seguimiento en adelante junto al de los indicadores de
calidad.
5.2.2 DISPENSACION DE MEDICAMENTOS EN HOSPITALIZACION La Subred Integrada del Sur, entrega procedimiento gestión y dispensación,
evidenciando su aplicación, encontrando que los medicamentos solicitados por el área hospitalaria son despachados por la farmacia y cargados a la factura
correspondiente al usuario. En auditoria concúrrete se encontró ausencia de medicamentos de hospitalización
como: Penicilina Procaínica vial 800.000uni, Heparina bajo peso Molecular ampolla 20mg, Heparina bajo peso Molecular ampolla 20mg, Alprostadil ampolla 500mcg,
Ampicilina ampolla 1g., evidenciando inoportunidad en entrega de medicamentos, cambio en el manejo y en la línea de elección del tratamiento.
5.2.3 DISPENSACION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS EN SALAS DE CIRUGIA
La Subred Integrada Sur, cuenta con farmacia en las salas de cirugía de donde se
despachan las canastas (insumos y material de procedimiento quirúrgico, y anestésicos) de las cirugías programadas.
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El procedimiento de dispensación de medicamentos y dispositivos médicos en salas de cirugía COM-TER-FAR-PR-01 V1 incluye las siguientes actividades:
Revisar stock de insumos necesarios de acuerdo con el consumo promedio
mensual y programación de salas de cirugías. Realizar solicitudes a bodega de medicamentos y bodega de insumos Médico-Quirúrgicos.
Solicitar medicamentos e insumos Médico-Quirúrgicos al Servicio Farmacéutico, de manera paralela a la actividad 1.
Realizar devolución de la canasta con los medicamentos e insumos sobrantes a
la farmacia Salas de Cirugía. El Auxiliar de Enfermería realiza la devolución
física de los insumos Médico-Quirúrgicos y medicamentos que no se utilizaron en el procedimiento Quirúrgico, dejando registro en la relación de la hoja de
gastos.
Realizar Suministro a paciente, verificación de los medicamentos y dispositivos
médicos recibidos en la devolución de la canasta y comparar con lo solicitado en la hoja de gastos. El suministro a paciente se realiza con un cargué manual
en el software Dinámica Gerencial de acuerdo con la solicitud en la hoja de gastos y posterior al procedimiento quirúrgico.
En las actividades relacionadas del procedimiento dispensación de medicamentos y dispositivos médicos en salas de cirugía COM-TER-FAR-PR-
01 V1, se videncia la realización de Actividades manuales(“el suministro a pacientes se realiza con cargue manual en el software Dinámica Gerencial de
acuerdo con la solicitud en la hoja de gastos y posterior al procedimiento quirúrgico”. Como se muestra en parte del flujograma siguiente:
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Lo anterior justifica un desarrollo en el software Dinámica Gerencial, con el
fin de que el proceso sea automatizado, evitando subfacturación.
Se revisa procedimiento con el referente de farmacia quien menciona que
actualmente se está efectuando ajuste en Dinámica Gerencial para realizar un
adecuado control y cargue automatizado de los medicamentos e insumos
utilizados en los procedimientos quirúrgicos.
5.3 INDICADORES DE OPORTUNIDAD
5.3.1 OPORTUNIDAD EN ENTREGA EN MEDICAMENTOS AMBULATORIOS
Se evalúa indicador de entrega de medicamentos ambulatorios, encontrando
que para el mes de Marzo existe un cumplimiento del 77%, Abril un cumplimiento de 94%, Mayo con un cumplimiento de 98% y junio del 98%.
Durante la auditoria no se encontró un proceso de seguimiento a medicamentos no entregados durante los tiempos establecidos.
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Durante la concurrencia se evidencia que existe inoportunidad en la entrega de medicamentos, lo cual no se ve reflejado en el indicador; por tanto, hay
subregistro en el formato de demanda insatisfecha.
Se revisó con la Ingeniera Lina, el resultado de este indicador y se concluye, que existe un subregistro e inadecuado diligenciamiento de los formatos por los regentes de farmacia, generando un resultado no acorde con lo evidenciado en
la auditoria.
Durante concurrencia realizada por la Revisoría Fiscal se evidencia ausencia de medicamentos en las Subred Integrada del Sur como se mencionó anteriormente, lo cual permite identificar debilidades en la construcción del
indicador y el resultado obtenido.
5.3.2 OPORTUNIDAD DE ENTREGA DE MEDICAMENTOS EN HOSPITALIZACION Y EN SALAS DE CIRUGIA (Marzo-junio 2020)
En la información entregada por la Subred Integrada del Sur se puede observar
que la oportunidad de entrega de medicamentos en Hospitalización, y en Salas de Cirugía es del 100%.
Del resultado del anterior indicador, se considera que no está ajustado a la realidad, en la concurrencia realizada se evidencia que existe desabastecimiento
de medicamentos como: atorvastatina, diclofenaco en Febrero 2020, ranitidina en el mes de Marzo de 2020, carveidol Junio de 2020.
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Lo cual no permite tener un cumplimiento de indicador al 100%, si bien es cierto se buscan alternativas, no se genera con la oportunidad esperada.
5.4 PACIENTES POLIMEDICADOS
La Subred Integrada del Sur allega listado de pacientes Polimedicados; se encuentra un listado de 14751 pacientes polimedicados.
Considerando que “pacientes polimedicados” son aquellos que cuentan con 7 o
más medicamentos; Se revisa la base de polimedicados con la Ingeniera Lina, en donde se aclara que esta lista entregada corresponde a medicamentos e insumos entregados a los pacientes. En el caso del paciente con 28 medicamentos
corresponde a paciente con hospitalización domiciliaria se realiza el cargue de apósitos jeringas, cremas guantes, medicamentos.
Por lo anterior debe diferenciarse el uso de insumos hospitalarios de la
prescripción de medicamentos, pues esta mezcla no permite identificar pacientes polimedicados (medicamentos). En adelante debe parametrizarse para filtrar el uso de medicamentos e identificar los pacientes polimedicados (7 medicamentos
en adelante).
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Del resultado anterior, se recomienda llevar un control adecuado de pacientes
polimedicados, que permita realizar la identificación y el adecuado seguimiento para evaluar la pertinencia y continuidad de los medicamentos formulados.
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CONCLUSIONES
Se evidencian diligenciamiento de medicamentos NO POS, medicamento de control especial en Dinámica Gerencial.
Se evidencia que no existe control entre lo formulado, lo despachado y su
destino final (aplicación de medicamento, devolución u otro).
La Subred Integrada del Sur, cuenta con farmacia en las Salas de Cirugía,
encontrando que se realiza cargue manual de consumo, se está realizando el ajuste de cargue por paciente en Dinámica Gerencial.
Los indicadores de demanda insatisfecha no se encuentran ajustados a la realidad, por subregistros e inadecuado diligenciamiento de los formatos
establecidos. Los indicadores de oportunidad entregados para el área de hospitalización y
salas de cirugía se encuentran en el 100% de cumplimiento, encontrando que este resultado no es confiable debido a los hallazgos encontrados en la
auditoria concurrente donde se observa desabastecimiento de medicamentos como atorvastatina, diclofenaco en Febrero 2020, ranitidina en el mes de Marzo de 2020, carveidol Junio de 2020, entre otros.
La ESE no identifica adecuadamente pacientes polimedicados, no realiza
seguimiento y control de éstos. En la división de la facturación de medicamentos NO POS, no se evidencia que
exista punto de alerta para evitar errores en el proceso.
RECOMENDACIONES
Establecer puntos de control de destino final de medicamento formulado y
despachado.
Adecuado diligenciamiento de los formatos establecidos, para obtener indicadores reales frente a la oportunidad en la dispensación de medicamentos en Ambulatorios, Urgencias, UCI, Cirugía y Hospitalización con su ficha
correspondiente.
Se sugiere a la Subred Integrada del Sur, que en Dinámica Gerencial exista un punto de alerta o control en la división de la cuenta, cuando se tengan
medicamentos NO POS, para garantizar una adecuada facturación, sin reprocesos.
Realizar seguimiento, capacitación para el adecuado diligenciamiento de los
formatos establecidos en cada proceso que permitan tener información real y confiable.
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Identificar adecuadamente a los pacientes polimedicados y realizar seguimiento en donde se pueda determinar pertinencia y continuidad de tratamiento.
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6. AUDITORIA SERVICIO
FARMACEUTICO Y CARROS DE
REANIMACIÓN
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OBJETIVO
Evaluar la Gestión Institucional sobre el cumplimiento de los requisitos mínimos de Habilitación y Estándares de Calidad exigidos por la Normatividad Vigente para
la Prestación de Servicios de Salud en el Servicio Farmacéutico y los carros de reanimación en las Unidades de Servicio de Salud integrantes de la Subred Integrada de Servicios de Salud Sur E.S.E
ALCANCE
Aplica desde la planeación hasta el seguimiento al plan de mejoramiento del informe presentado sobre el Servicio Farmacéutico y los carros de reanimación en
las diferentes Unidades de la Subred de Servicios de Salud durante la vigencia 2019-2020.
NORMATIVIDAD
Ley 100 de 1993
Decreto 1011 de 2006: Por el cual se establece el Sistema Obligatorio de
Garantía de Calidad de la Atención de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Resolución 1403 de 2007: Por la cual se determina el Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico, se adopta el Manual de condiciones esenciales y
Procedimientos.
Resolución 2003 de 2014: Por la cual se definen los procedimientos y condiciones de inscripción de los Prestadores de Servicios de Salud y de
Habilitación de Servicios de Salud.
Resolución 256 de 2016. Por la cual se dictan disposiciones en relación con el
Sistema de Información para la Calidad y se establecen los indicadores para el monitoreo de la Calidad en Salud.
Pautas indicativas para el programa de auditoría del mejoramiento de la Calidad.
Manuales, procesos y procedimientos propios de las áreas.
PLAN DE AUDITORIA AUDITORIA INTEGRAL CONTRATO 058-2019
PARTICIPANTES AUDITOR ASISTENCIAL: Dra. Edith Ramírez REVISOR FISCAL - Pedro Barreto
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ESTANDAR
CRITERIO
HALLAZGO
OPORTUNIDAD DE MEJORA
INFRAESTRUCTURA
Las condiciones de temperatura y humedad relativa, son acordes a las recomendaciones dadas por
los fabricantes de medicamentos y dispositivos médicos.
Al momento de la auditoria, se
evidencia que el registro de las
temperaturas y el registro de
humedad relativa se diligencian en
forma incompleta tanto en el
encabezado (fecha, servicio,
sección, etc), como en el contenido.
(Ver anexo # 1)
Establecer un cronograma de resocialización de los formatos de control de temperatura, humedad y su importancia, actividad propia
del servicio farmacéutico
Establecer controles verificables sobre dicha ejecución.
MEDICAMENTOS,
DISPOSITIVOS MÉDICOS E
INSUMOS
Todo Prestador de Servicios de Salud, deberá llevar registros con la información
de todos los medicamentos para uso humano requeridos para la prestación de los servicios que ofrece; dichos
registros deben incluir el principio activo, forma
farmacéutica, concentración, lote, fecha de vencimiento, presentación comercial, unidad de medida y registro sanitario vigente expedido por el INVIMA.
Al momento de la auditoria se
evidencia que se está diligenciando
en forma incompleta los registros
en diferentes ítems (Laboratorio,
Lote, Registro Sanitario, Fecha de
Vencimiento, Concepto de la
Recepción y Temperatura, etc.)
(Ver anexo #2 y 3)
Establecer un cronograma de resocialización de los registros de los
medicamentos, actividad propia del servicio farmacéutico
Establecer controles verificables sobre dicha ejecución.
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MEDICAMENTOS,
DISPOSITIVOS MÉDICOS E
INSUMOS
Todo prestador tiene definidas
y documentadas las
especificaciones técnicas para
la selección, adquisición,
transporte, recepción,
almacenamiento,
conservación, control de
fechas de vencimiento.
Al momento de la auditoria se
evidencian medicamentos a vencer
en los meses de Julio y Agosto con
una muy baja rotación.
(ver anexos # 4)
Se evidencia inadecuada
semaforización de los
medicamentos dentro de los sitios
de almacenamiento.
Se evidencia epinefrina vencida en
el mes de Mayo del 2020. (ver
anexo # 5)
Establecer un cronograma de
resocialización de los procesos de
semaforización y almacenamiento de los
medicamentos de acuerdo a las fechas
de vencimiento, actividad propia del
servicio farmacéutico
Establecer contrales verificables sobre
dicha ejecución.
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ANEXO # 1
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ANEXO # 2
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80
ANEXO # 3
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ANEXOS # 4
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ANEXO # 5
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83
A continuación se relacionan los carros de reanimación encontrados en el sistema de Dinámica Gerencial :
ITEMS CODIGO
ALMACEN
NOMBRE DEL CARRO SALDO
1 CM01 Carro de paro Radiología e Imágenes Diagnosticas
Meissen
2 CM02 Carro de paro Urgencias Reanimación Meissen
3 CM03 Carro de paro Urgencias Pediatría Meissen
4 CM04 Carro de paro Urgencias Observación Meissen
5 CM05 Carro de paro UCI Adultos Meissen
6 CM06 Carro de paro UCI Pediatría Meissen
7 CM07 Carro de paro Uci Neonatos Meissen
8 CM08 Carro de paro Cirugía Meissen
9 CM09 Carro de paro Cirugía alto riesgo Meissen
10 CM10 Carro de paro cuarto piso Norte Meissen
11 CM11 Carro de paro cuarto piso Sur Meissen
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84
12 CM12 Carro de paro quinto piso Norte Meissen
13 CM13 Carro de paro quinto piso Sur Meissen
14 CM14 Carro de paro sexto piso Norte Meissen
15 CM15 Carro de paro sexto piso Sur Meissen
16 CM16 Carro de paro Cardiología Meissen
17 CM17 Carro de paro Gastroenterología Meissen
18 CT01 Carro de paro Reanimación Urgencias Tunal
19 CT02 Carro de paro código rojo Tunal
20 CT05 Carro de paro Cirugía tunal
21 CT06 Carro de paro Hemodinamia Tunal
22 CT07 Carro de paro UCI 1 piso Tunal
23 CT08 Carro de paro UCI 2 piso Tunal
24 CT09 Carro de paro Oftalmología tunal
25 CT10 Carro de paro piso cero Urgencias Tunal
26 CT11 Carro de paro sala 6 Cirugia Tunal
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27 CT12 Carro de paro Recuperación Cirugía Tunal
28 CT13 Carro de paro Sala de Partos Tunal
29 CT14 Carro de paro 5 Sur Tunal
30 CT15 Carro de paro 4 Sur Tunal
31 CT16 Carro de paro 4 Norte Tunal
32 CT17 Carro de paro Unidad Renal Tunal
33 CT18 Carro de paro Pediatría Tunal
34 CT19 Carro de paro Pediatría Urgencias Tunal
35 CT20 Carro de paro UCI Neonatal Tunal
36 CT21 Carro de paro 5 Norte Tunal
37 CT22 Carro de paro Radiología Tunal
38 CT23 Carro de paro Oncólogia Tunal
39 CT24 Carro de paro UCI Intermedios Tunal
40 CT25 Carro de paro gastroenterología tunal 776.493
41 CT26 Carro de paro Cardiología Tunal 506.333
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42 CT30 Carro de paro UCI Pediátrica Tunal
43 CT31 Carro de paro 3 piso Urgencias Tunal
44 CT32 Carro de paro Mandalay Tunal
45 CT42 Carro de paro Emergencias Obstétricas 5 Sur Tunal
46 CT43 Carro de paro Consulta Externa Tunal 5.554.613
47 CT52 Carro de paro UCI 1 Intermedio B Tunal
48 CT53 Carro de paro Expansión Urgencias segundo piso
49 CT61 Carro de paro Servicios Prequirurgicos
50 CT62 Carro de paro Unidad Renal Tunal sala(2)
51 UP11 Carro de paro Partos Santa Librada
52 UP12 Carro de paro Hospital Usme
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53 UP13 Carro de paro Hospital Santa Librada
54 UP14 Carro de paro Partos Usme
55 UP15 Carro de paro Pediatría Santa Librada
56 UP16 Carro de paro Urgencias Santa Librada
57 UP17 Carro vitrina Urgencias Usme
De la información anterior se concluye:
Los carros de Reanimación de Vista Hermosa y Tunjuelito no se encuentran en el sistema.
Los carros resaltados en color rojo, están relacionados en el sistema pero físicamente no existen.
Los carros de Cardiología, Gastroenterología y Consulta Externa Tunal aparecen con saldo en inventario, pero no
aparecen físicamente.
Con base a las auditorias concurrentes realizadas a los diferentes carros de Reanimación se evidencia registros incompletos
en los formatos de:
Limpieza y desinfección del carro de reanimación.
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Seguimiento diario al carro de Reanimación.
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Prueba del desfibrilador en cada turno.
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Seguimiento mensual al carro de reanimación y una inadecuada semaforización
de los medicamentos.
Aunque se evidencia la versión más actualizada por parte de farmacia ”MANEJO
DE MEDICAMENTOS E INSUMOS PROXIMOS A VENCER, VENCIDOS Y AVERIADOS
COM-TER-FAR- PR 04 V XXX” aún no se encuentra codificados por parte del área
de calidad.
CONCLUSIONES
Se encuentra gran compromiso hacia el proceso por parte de la Líder del
Servicio Farmacéutico.
Se encuentra debilidad en el diligenciamiento de los formatos propios del área
de Farmacia.
Se encuentra debilidad en la actualización, socialización y medición de
adherencia de los documentos propios del área de Farmacia.
Se encuentra debilidad en la supervisión del almacenamiento y semaforización
de los medicamentos en las diferentes Unidades de Servicio.
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7. AUDITORIA PORTAFOLIO
DE SERVICIOS
FARMACEUTICOS,
TECNOVIGILANCIA Y
FARMACOVIGILANCIA
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PLAN DE AUDITORIA AUDITORIA INTEGRAL CONTRATO 058-2019
PARTICIPANTES AUDITOR MEDICO – Dr. Gabriel Alexander Ramirez Gómez REVISOR FISCAL - Pedro Barreto
7.1 HALLAZGOS
7.1.1 PORTAFOLIO DE SERVICIOS
Dentro de la información enviada por la Subred no se evidencia el Portafolio de Servicios.
7.1.2 TECNOVIGILANCIA
Dentro de la información enviada por la Subred no se evidencia soportes del programa de Tecnovigilancia, sin embargo se evidencian apartes de la operación del mismo, es decir se tiene evidencia en los apartes sobre el comité con los eventos adversos, incidentes adversos enfocados al programa de seguridad del
paciente desde el área de Tecnovigilancia.
Proceso o procedimiento de consulta de alertas de Invima y socialización de estas: Dentro de la información enviada por la Subred no se evidencia soportes del programa de Tecnovigilancia.
Reporte de posibles atenciones inseguras: Dentro de la información enviada por la Subred se evidencian reportes de posibles atenciones inseguras discriminadas
y analizadas según el evento, y de la misma manera clasificadas por sitio de presentación y dispositivo medico objeto del análisis como se puede observar en
la siguiente información:
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Los eventos adversos relacionados en la información enviada por la Subred están
enfocados al programa de Seguridad del Paciente, sin embargo, no es claro el
concepto sobre el programa de Tecnovigilancia, además de la existencia de una
lesión temporal o definitiva ocasionada por causa diferente al motivo del incidente,
además que no se evidencia si existe lesión y que tipo de lesión se presenta.
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ANÁLISIS DE CASOS: No se evidencia dentro de la información enviada por la Subred el análisis de casos en relación a las posibles atenciones inseguras.
PLAN DE MEJORA: No se evidencia dentro de la información enviada por la Subred planes de mejora en relación a las posibles atenciones inseguras.
REPORTES TRIMESTRALES E INMEDIATOS A INVIMA: No se evidencia dentro
de la información enviada por la Subred soporte de los reportes enviados al invima.
SOPORTE DE CAPACITACIONES: No se evidencia dentro de la información enviada por la Subred soportes de capacitaciones en el programa de
Tecnovigilancia.
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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: Dentro de la información enviada por la Subred existe cronograma de actividades a realizar en el periodo de la siguiente manera:
FORMATO DE REPORTE DE POSIBLE ATENCIÓN INSEGURA: No se evidencia en la información enviada por la Subred, formato de reporte de posibles atenciones inseguras.
INDICADORES DEL PROGRAMA: En la información enviada por la subred, no se evidencian indicadores
manejados en el programa de Tecnovigilancia.
METODOLOGÍA Y ANÁLISIS: En la información enviada por la Subred, no se evidencia la metodología y
análisis de las posibles atenciones inseguras.
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7.1.3 FARMACOVIGILANCIA
PROGRAMA: Se evidencia que la Subred tiene definido el programa de
Farmacovigilancia Institucional, donde se relaciona dentro del programa lo correspondiente a la identificación y procedimiento a seguir en caso de algún
tipo de evento en la Prestación del Servicio, esto ligado directamente al programa de Seguridad del Paciente.
COMITÉ: Se evidencia el acta de constitución del programa con la conformación del Comité de Farmacovigilancia mediante la Resolución 1365 de
2017 como consta en la siguiente imagen:
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PROCESO O PROCEDIMIENTO DE CONSULTA DE ALERTAS DE INVIMA Y SOCIALIZACIÓN DE ESTAS: Dentro de la información recibida se evidencian
las respectivas alertas de interés hospitalario, como se observa en la siguiente imagen:
REPORTE DE POSIBLES ATENCIONES INSEGURAS: Se evidencia soporte de las posibles atenciones inseguras, en donde se establece el mecanismo del reporte, el responsable, servicio que reporta, profesional que reporta,
descripción del evento, fecha del evento, unidad de atención, análisis y clasificación de los eventos presentados.
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103
ANÁLISIS DE CASOS: Dentro del programa de Farmacovigilancia, se evidencia que para las posibles atenciones inseguras se tiene estipulado como
mecanismo de estudio el algoritmo de naranjo y el protocolo de Londres para el análisis de las posibles atenciones inseguras.
PLAN DE MEJORA: Dentro de las actas enviadas por la Subred se evidencian
los planes de mejora basados en los casos presentados y socialización de los
mismos.
REPORTES TRIMESTRALES E INMEDIATOS A INVIMA: El programa de
Farmacovigilancia hace referencia a la identificación, estudio y reporte a las reacciones adversas a medicamentos, cuando se sospecha una RAM se debe
reportar el medicamento, el lote, el laboratorio que lo produce y descripción de la reacción adversa; si se caracteriza como RAM se reporta al INVIMA. En el reporte anexado se refiere a eventos adversos o incidentes, pero no se ve clara
la diferencia entre evento adverso e incidente; es de anotar que cuando se hace el reporte se debe incluir el medicamento, el lote, el RAM, datos que no
se ven recolectados en los formatos de reporte. Se anexa soporte del soporte enviado, el cual no cumple con lo indicado:
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SOPORTE DE CAPACITACIONES: Dentro de los documentos enviados por la Subred, no se evidencian soportes de capacitaciones sobre el proceso de
Farmacovigilancia.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: En los documentos enviados por la Subred, no se evidencian soportes de cronograma de actividades en el proceso de Farmacovigilancia.
FORMATO DE REPORTE DE POSIBLE ATENCIÓN INSEGURA: Dentro de los soportes enviados por la Subred se evidencia formato FOREAM en caso
de presentar algún tipo de acción insegura.
INDICADORES DEL PROGRAMA, METODOLOGÍA Y ANÁLISIS: Dentro del programa de Farmacovigilancia se evidencia manejo de dos indicadores como soporte de la gestión y seguimiento del programa:
TARIFAS APROBADAS
Dentro de la información enviada por la Subred se evidencia las tarifas pactadas a contratar con las aseguradoras, sin embargo, no es claro si el tarifario es de
manera igual y generalizada para cada asegurador, ya que en esta no se discrimina por eps contratada. En la información recibida no se anexa el Acto Administrativo por el cual se determinó el alza sobre costo y en consecuencia el
tarifario institucional.
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Es de contemplar que las tarifas por pagador se establecen en cada contrato y se manejan en la matriz de contratación; Dentro de la información enviada no se evidencio tarifario de insumos:
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7.2 PARAMETRIZACIÓN DINÁMICA GERENCIAL Y ACTUALIZACIÓN
En videoconferencia con la Química Farmacéutica se determina que en el sistema de Dinámica Gerencial, los
medicamentos se clasifican como pos y no pos, estos a su vez son actualizados cada vez que se requiera la creación de
uno nuevo según la solicitud de la parte asistencial, y de la misma manera según alertas sanitarias del Invima, se
inactivan o bloquean según el caso.
En el listado enviado por parte de la Subred se evidencia la diferencia entre los medicamentos pos los cuales están
relacionados 446 medicamentos no pos, 726 medicamentos pos y a su vez dentro de la parametrización se evidencia
cada medicamento con el código CUPS:
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Basado en el listado de medicamentos pos y no pos enviado por la Subred, según información suministrada por la
Química Farmacéutica, refiere que la adquisición de los medicamentos pos y no pos con los que no cuenten en
farmacia, se adquieren según las necesidades asistenciales, proceso avalado por la Subgerencia de Prestación y la
Dirección de Complementarios, este proceso no tiene documentación de soporte ni formato de solicitudes, según
información de la Química se hace la adquisición con el ordenamiento y aval de mercadeo.
Dentro de la información enviada por la subred, se evidencia que los medicamentos enviados en la base de Excel
cumplen con lo estipulado en la resolución 3512 en relación a listado de medicamentos financiados con recursos de la
Unidad de Pago por Capitación (UPC), a pesar que dentro del listado enviado no se encuentran secciones por separado
en referencia a los que componen el listado total de medicamentos financiados con recursos de la UPC.
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Se verifica dentro del listado enviado en donde se evidencia:
SECCION SOPORTES OBSERVACION
SECCION A 1
Anexo en listado Excel enviado por la Subred Dentro del listado Excel enviado
por la Subred, se evidencia
relación de los medicamentos
correspondientes enviados por la
Subred en relación a la
Resolución 3512.
SECCION B
P01BE03 - ARTESUNATO
P01CA02- BENZNIDAZOL J04BA01- CLOFAZIMINA
J01GA01-ESTREPTOMICINA (SULFATO) J04AK02-ETAMBUTOL CLORHIDRATO J04AD03- ETIONAMIDA P01BC02- MEFLOQUINA P01CB01-MEGLUMINA ANTIMONIATO
L01XX09- MILTEFOSINA P01CC01- NIFURTIMOX P01CX01- PENTAMIDINA P01BD01- PIRIMETAMINA P01BC01- QUININA DICLORHIDRATO J04AB04- RIFABUTINA J04AM05-RIFAMPICINA+ISONIAZIDA+ PIRAZINAMIDA
L04AX02-TALIDOMIDA J04AM04-TIOACETAZONA+ISONIAZIDA
Dentro del listado enviado por la
Subred, en la sección B como se
determina en la Resolución 3512
la cual describe los
medicamentos de esta sección
los cuales están catalogados
como medicamentos de atención
para las enfermedades de
interés en Salud Pública, se
evidencia que estos no se
encuentran relacionados en el
listado enviado.
SECCION C
V06C FÓRMULA LÁCTEA
Dentro del listado enviado por la
Subred, en la sección C como se
determina en la Resolución
3512, se evidencia que este no
se encuentra relacionado en el
listado enviado.
En el sistema Dinámica Gerencial se evidencia que los medicamentos están clasificados como pos y nos pos, en caso de ser un medicamento no pos, el sistema redirecciona directamente a la página de reporte de prescripción de
tecnologías en salud no financiadas con recurso del UPC o Servicios Complementarios Mipres, para el respectivo diligenciamiento, y dentro del mismo
sistema existe un link que al darle clic determina si es pos o no pos en su creación dentro del sistema.
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7.3 AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS POR PAGADOR
Dentro de la información observada en la auditoría de cuentas médicas, se
evidencia que se hace el cobro de cada medicamento según el pagador, los cuales
están parametrizados en el sistema según sea pos y no pos como se evidencia en
la siguiente imagen:
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Conforme a manual tarifario y según la matriz de contratación enviada por la
Subred, no se puede determinar con que valor se encuentran contratados los
medicamentos, ya que no hay información en la matriz enviada.
Los medicamentos no pos tienen un formato especial designado por la institución
para discriminar la facturación de los medicamentos que requiere Mipres, esto en
aras de que las entidades contratadas puedan hacer el respectivo recobro.
7.3.1 AUDITORIA DE CUENTAS:
No DE FACTURA MEDICAMENTO ENTIDAD VALOR
7626565 ACETAMINOFEN 150 MG./5ML
FR. X 60 ML.
COMPENSAR $903,00
7626569 TRAMADOL 50 MG/ML AMPOLLA EPS SURAMERICANA S.A.
CONTRIBUTIVA 2020
URGENCIAS
$311,00
CONTRATO No SISSS – 058–2019/REVISORIA FISCAL
CONTRATANTE SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD SUR E.S.E
CONTRATISTA CONSULCONTAF LTDA
CARRERA 7A N° 123 - 24 – Oficina 501. PBX: 6297285 – CENTRO EMPRESARIAL SANTA BARBARA. Bogotá D.C. Colombia E-mail: admin@consulcontaf.com.co - www.consulcontaf.com.co
114
7626569 DIPIRONA 2G/5ML (400MG/ML)
SOL INY AMPOLLA X 5ML 1,00
$562,00
EPS SURAMERICANA S.A.
CONTRIBUTIVA 2020
URGENCIAS
$562,00
7626569 SODIO CLORURO 0.9% (9 mg /
mL) SOL INY BOLSA 500 Ml
EPS SURAMERICANA S.A.
CONTRIBUTIVA 2020
URGENCIAS
$1.679,00
7626572 RANITIDINA 50 mg/ 2 mL
SOLUCION INYECTABLE
EPS SURAMERICANA S.A.
CONTRIBUTIVA 2020
URGENCIAS
$268,00
7626572 RANITIDINA 50 mg/ 2 mL
SOLUCION INYECTABLE
EPS SURAMERICANA S.A.
CONTRIBUTIVA 2020
URGENCIAS
$536,00
7626572 HIOSCINA + DIPIRONA
20MG/2.5
EPS SURAMERICANA S.A.
CONTRIBUTIVA 2020
URGENCIAS
$1.159,00
7626573 LACTATO DE RINGER 500 mL UNICAJAS EPS SUBSIDIADA
EVENTO 2020
URGENCIAS
$1.941,00
7626575 DICLOFENACO SODICO 75 mg /
3 mL
COOSALUD BOGOTA EPS
SUBSIDIADO
URGENCIA
$179,00
7626575 HIDROCORTISONA SUCCIONATO
100MG/2ML
COOSALUD BOGOTA EPS
SUBSIDIADO
URGENCIA
$1.402,00
7626575 SALBUTAMOL INHALADOR 100
mcg 200 DOSIS
COOSALUD BOGOTA EPS
SUBSIDIADO
URGENCIA
$3.191,00
7626581 AMLODIPINO 5 mg TABLETA CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$13,00
7626581 ACETIL SALICILICO ACIDO 100
mg TABLETA
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$13,00
7626581 ATORVASTATINA 20 MG
TABLETA
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$42,00
7626581 LOSARTAN POTASICO X 50 MG CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$23,00
CONTRATO No SISSS – 058–2019/REVISORIA FISCAL
CONTRATANTE SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD SUR E.S.E
CONTRATISTA CONSULCONTAF LTDA
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115
7626581 CEFAZOLINA 1 G VIAL CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$1.292,00
7626581 LACTATO DE RINGER 500 mL CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$1.688,00
7626581 HEPARINA BAJO PESO
MOLECULAR 60 MG O.6 ML SOL
INY
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$6.577,00
7626581 SALBUTAMOL INHALADOR 100
mcg 200 DOSIS
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$2.775,00
7626581 PRAZOSINA TAB 1MG CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$19,00
7626581 ATORVASTATINA 40 mg
TABLETA
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$97,00
7626581 IPRATROPIO BROMURO 0.02MG
INHALADOR 200 DOSIS
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$4.485,00
7626581 SODIO CLORURO 0.9% (9 mg /
mL) SOL INY BOLSA 500 mL
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$1.460,00
7626679 RANITIDINA 50 mg/ 2 mL
SOLUCION INYECTABLE
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$233,00
7626679 B05CB01 LACTATO DE RINGER
500 mL
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$1.688,00
7626679 J07AM01 HIOSCINA + DIPIRONA
20MG/2.5
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$1.008,00
7626679 A04AA01 ONDANSETRON 8 MG/
4 ML SOLN INYEC
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$999,00
7626679 B05CB01 SODIO CLORURO 0.9%
(9 mg / mL) SOL INY BOLSA 500
mL
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$1.460,00
7626707 MIDAZOLAM 5 mg / 5 mL
Solucion inyectable
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$906,00
7626707 TRAMADOL 50 MG/ML AMPOLLA CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$270,00
7626707 AMLODIPINO 10 MG TABLETA CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$32,00
7626707 AMPICILINA SÓDICA 1 g +
SULBACTAM SÓDICO 500 mg -
POLVO PARA INYECCION
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$43.260,00
7626707 DEXAMETASONA SOL INY
8MG/2ML (4 MG/ML) AMP X 2ML
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$2.232,00
CONTRATO No SISSS – 058–2019/REVISORIA FISCAL
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116
7626707 BECLOMETASONA INHALADOR
250MCG BUCAL
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$4.616,00
7626707 LOSARTAN POTASICO X 50 MG CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$23,00
7626707 B05CB01 LACTATO DE RINGER
500 mL
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$1.688,00
7626707 CLARITROMICINA 500 mg -
TABLETA
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$499,00
7626707 HIDROCORTISONA SUCCIONATO
100MG/2ML
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$1.219,00
7626707 HEPARINA BAJO PESO
MOLECULAR 40MG EN 0.4ML
SOL INY
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$5.286,00
7626707 SALBUTAMOL INHALADOR 100
mcg 200 DOSIS
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$2.775,00
7626707 CLARITROMICINA 500 mg -
POLVO LIOFILIZADO
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$14.689,00
7626707 FENTANILO CITRATO 0,05
MG/ML SOL INY AMP 10ML
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$1.270,00
7626707 OMEPRAZOL 20 MG CAP. CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$33,00
7626707 FUROSEMIDA 40 MG TABLETA CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$18,00
7626707 ALBENDAZOL 200 MG TABLETA CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$98,00
7626713 AMPICILINA 500 MG POLVO INY.
FCO VIAL
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$882,00
7626713 DEXTROSA 5% EN AGUA
DESTILADA 500 mL
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$1.811,00
7626713 GENTAMICINA 80 MG/ 2 ML
AMPOLLA
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$378,00
7626713 POTASIO CLORURO* 2MEQ/ML
SLN INYECTABLE
(MEDICAMENTO ALTO RIESGO)
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$271,00
7626713 ACETAMINOFEN 150 MG./5ML
FR. X 60 ML.
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$785,00
7626713 SODIO CLORURO SOL INY
20MEQ/10ML (2MEQ/ML)
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO
PGP 2020
$282,00
CONTRATO No SISSS – 058–2019/REVISORIA FISCAL
CONTRATANTE SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD SUR E.S.E
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117
7626721 HEPARINA SODICA SOL INY
5.000UI/ML (25.000 UI/5ML)
VIAL X 5ML
UNICAJAS EPS SUBSIDIADA
EVENTO 2020
$77.170,00
7626721 ACETAMINOFEN 500 MG
TABLETA
UNICAJAS EPS SUBSIDIADA
EVENTO 2020
$23,00
7626721 RANITIDINA 50 mg/ 2 mL
SOLUCION INYECTABLE
UNICAJAS EPS SUBSIDIADA
EVENTO 2020
$268,00
7626721 CARBONATO DE CALCIO 600MG
TABLETA
UNICAJAS EPS SUBSIDIADA
EVENTO 2020
$61,00
7626721 ERITROPOYETINA SOL INY 2.000
U.I POLVO LIOFILIZADO VIAL X
1ML
UNICAJAS EPS SUBSIDIADA
EVENTO 2020
$4.399,00
7626721 SODIO CLORURO 0.9% (9 mg /
mL) SOL INY BOLSA 1000 mL
UNICAJAS EPS SUBSIDIADA
EVENTO 2020
$2.726,00
7626721 LACTATO DE RINGER 500 mL UNICAJAS EPS SUBSIDIADA
EVENTO 2020
$1.941,00
7626721 CLONIDINA 0.150 MG TABLETA UNICAJAS EPS SUBSIDIADA
EVENTO 2020
$36,00
7626721 PRAZOSINA TAB 1MG UNICAJAS EPS SUBSIDIADA
EVENTO 2020
$22,00
7626721 NIFEDIPINO 30 MG. TABLETA UNICAJAS EPS SUBSIDIADA
EVENTO 2020
$118,00
7626721 OMEPRAZOL 20 MG CAP. UNICAJAS EPS SUBSIDIADA
EVENTO 2020
$38,00
7626721 CALCIO GLUCONATO 10%
(10.82MG/ML) SOL INY AMP X
10ML
UNICAJAS EPS SUBSIDIADA
EVENTO 2020
$512,00
7626721 DEXTROSA AGUA DESTILADA
(DAD) 10% (100MG/ML) SOL
INY BOLSA X 500ML
UNICAJAS EPS SUBSIDIADA
EVENTO 2020
$2.230,00
7626995 HIOSCINA BUTIL BROMURO 20
MG AMP.
UNICAJAS EPS SUBSIDIADA
EVENTO 2020
$951,00
7627001 TRAMADOL 50 MG/ML AMPOLLA FAMISANAR SAS SUBSIDIADO
2020
URGENCIAS
$311,00
7630481 HIDROCORTISONA SUCCIONATO
100MG/2ML
NUEVA EPS CONTRIBUTIVA
$1.402,00
7637051 AMLODIPINO 5 mg TABLETA CONVIDA EPS SUBSIDIADO $15,00
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118
EVENTO
7637051 TRAMADOL 50 MG/ML AMPOLLA CONVIDA EPS SUBSIDIADO
EVENTO
$311,00
7637051 DOPAMINA SOL INY 200MG/5ML
(40MG/ML) AMPOLLA X 5ML
CONVIDA EPS SUBSIDIADO
EVENTO
$805,00
7637051 ACETIL SALICILICO ACIDO 100
mg TABLETA
CONVIDA EPS SUBSIDIADO
EVENTO
$15,00
7637051 PIPERACILINA + TAZOBACTAM
(4.0+ 0.5)G POLVO INY. FCO
VIAL
CONVIDA EPS SUBSIDIADO
EVENTO
$6.210,00
7637051 LOSARTAN POTASICO X 50 MG CONVIDA EPS SUBSIDIADO
EVENTO
$26,00
7637051 CARVEDILOL TABLETA 25 MG CONVIDA EPS SUBSIDIADO
EVENTO
$62,00
7637051 DICLOFENACO SODICO 75 mg /
3 mL
CONVIDA EPS SUBSIDIADO
EVENTO
$179,00
7637051 CLARITROMICINA 500 mg -
TABLETA
CONVIDA EPS SUBSIDIADO
EVENTO
$574,00
7637051 HIDROCORTISONA SUCCIONATO
100MG/2ML
CONVIDA EPS SUBSIDIADO
EVENTO
$1.402,00
7637051 HEPARINA BAJO PESO
MOLECULAR 40MG EN 0.4ML
SOL INY
CONVIDA EPS SUBSIDIADO
EVENTO
$6.079,00
7637051 CLONIDINA 0.150 MG TABLETA CONVIDA EPS SUBSIDIADO
EVENTO
$36,00
7637051 SALBUTAMOL INHALADOR 100
mcg 200 DOSIS
CONVIDA EPS SUBSIDIADO
EVENTO
$3.191,00
7637051 CARVEDILOL TABLETA X 6.25
MG
CONVIDA EPS SUBSIDIADO
EVENTO
$52,00
7637051 OMEPRAZOL 20 MG CAP. CONVIDA EPS SUBSIDIADO
EVENTO
$38,00
7637051 ATORVASTATINA 40 mg
TABLETA
CONVIDA EPS SUBSIDIADO
EVENTO
$112,00
7637051 IPRATROPIO BROMURO 0.02MG
INHALADOR 200 DOSIS
CONVIDA EPS SUBSIDIADO
EVENTO
$5.158,00
7637051 SODIO CLORURO 0.9% (9 mg /
mL) SOL INY BOLSA 500 mL
CONVIDA EPS SUBSIDIADO
EVENTO
$1.679,00
7637051 SODIO CLORURO 0.9% BOLSA CONVIDA EPS SUBSIDIADO $1.242,00
CONTRATO No SISSS – 058–2019/REVISORIA FISCAL
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119
100 mL EVENTO
7640652 HEPARINA SODICA SOL INY
5.000UI/ML (25.000 UI/5ML)
VIAL X 5ML
SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $7.717,00
7640652 LORAZEPAM 1MG TABLETA SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $266,00
7640652 PROPRANOLOL 40 MG TABLETA SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $26,00
7640652 AMLODIPINO 10 MG TABLETA SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $37,00
7640652 AMPICILINA SÓDICA 1 g +
SULBACTAM SÓDICO 500 mg -
POLVO PARA INYECCION
SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $1.185,00
7640652 DEXAMETASONA SOL INY
8MG/2ML (4 MG/ML) AMP X 2ML
SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $285,00
7640652 HALOPERIDOL SOL INY 5MG/ML
AMP X 1ML
SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $1.150,00
7640652 RANITIDINA 50 mg/ 2 mL
SOLUCION INYECTABLE
SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $268,00
7640652 ACETIL SALICILICO ACIDO 100
mg TABLETA
SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $15,00
7640652 DIPIRONA 2G/5ML (400MG/ML)
SOL INY AMPOLLA X 5ML
SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $562,00
7640652 PIPERACILINA + TAZOBACTAM
(4.0+ 0.5)G POLVO INY. FCO
VIAL
SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $6.210,00
7640652 ATORVASTATINA 20 MG
TABLETA
SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $48,00
7640652 LOSARTAN POTASICO X 50 MG SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $26,00
7640652 MIDAZOLAM 15 mg / 3 mL SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $1.233,00
7640652 LACTATO DE RINGER 500 mL SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $1.941,00
7640652 ESOMEPRAZOL40MG POLVO
LIOFILIZADO VIAL X 10ML
SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $4.158,00
7640652 HEPARINA BAJO PESO
MOLECULAR 40MG EN 0.4ML
SOL INY
SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $6.079,00
7640652 CLONIDINA 0.150 MG TABLETA SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $36,00
7640652 CLARITROMICINA 500 mg -
POLVO LIOFILIZADO
SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $16.892,00
CONTRATO No SISSS – 058–2019/REVISORIA FISCAL
CONTRATANTE SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD SUR E.S.E
CONTRATISTA CONSULCONTAF LTDA
CARRERA 7A N° 123 - 24 – Oficina 501. PBX: 6297285 – CENTRO EMPRESARIAL SANTA BARBARA. Bogotá D.C. Colombia E-mail: admin@consulcontaf.com.co - www.consulcontaf.com.co
120
7640652 CARVEDILOL TABLETA X 6.25
MG
SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $52,00
7640652 M03AC09 ROCURONIO
BROMURO 50 MG/ 5 ML
AMPOLLA
SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $9.199,00
7640652 HIDROMORFONA HCL 2 mg -
INYECTABLE
SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $1.616,00
7640652 VANCOMICINA 500MG POLVO
LIOFILIZADO VIAL X 5ML
SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $4.025,00
7640652 FENTANILO CITRATO 0,05
MG/ML SOL INY AMP 10ML
SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $1.461,00
7640652 FUROSEMIDA 20MG/2ML SOL.
INY. AMP
SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $214,00
7640652 ATORVASTATINA 40 mg
TABLETA
SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $112,00
7640652 LORAZEPAM 2MG TABLETA SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $43,00
7640652 TIAMINA TAB 300MG SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $115,00
7640652 B05CB01 SODIO CLORURO 0.9%
(9 mg / mL) SOL INY BOLSA 500
mL
SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $1.679,00
7640652 MIDAZOLAM Sol Iny 50mg/10mL
Amp (DORMICUM
SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $51.518,00
7640652 DEXMEDETOMIDINA 100
MCG/ML SLN INYECTABLE AMP 2
ML
SANITAS EPS CONTRIBUTIVO $10.350,00
Dentro de la auditoria de concurrencia en las cuentas médicas se evidencia que se tiene discriminado en las facturas los medicamentos correspondientes al pos
según Normatividad y en relación a los cobros de los mismos, el valor corresponde a los pactados con la EPS.
En el proceso de auditoria no se pudo establecer cuáles son los convenios con los diferentes pagadores en relación al precio de los medicamentos, ya que en la
matriz enviada, la información esta diferenciada por cada pagador según convenio bien sea capita, pgp o evento, pero no se discrimina lo descrito.
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124
CONCLUSIONES
Dentro de la información recibida por parte de la Subred no se evidencio el modelo del programa de Tecnovigilancia claro, sin embargo se evidenciaron
algunos apartes de cómo se tiene instaurado el proceso.
No se evidenciaron los tiempos y formatos para los reportes de obligatoriedad
en las posibles atenciones inseguras en relación a Tecnovigilancia.
Se tiene claridad de la importancia de la relación de Tecnovigilancia y Farmacovigilancia en relación al proceso de Seguridad del Paciente, sin embargo, no se evidencio socializaciones y/o retroalimentaciones en relación a
los planes de mejora de los comités.
Se evidencio claramente la clasificación de los medicamentos pos y nos parametrizados en Dinámica Gerencial para la adecuada solicitud de los mismos.
En el proceso de cuentas médicas se evidencio que los medicamentos están
facturados según Normatividad, con la clasificación de medicamentos pos y no pos, además de llevar específicamente las características del tipo de
medicamento, presentación, vía de administración y número total de la solicitud.
RECOMENDACION
Realizar los seguimientos de cada programa en relación a los soportes de las capacitaciones al personal.
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8. AUDITORIA AMBIENTAL
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PLAN DE AUDITORIA AUDITORIA INTEGRAL CONTRATO 058-2019
PARTICIPANTES AUDITOR AMBIENTAL – Ing. Carmen Luisa Reyes Peña
REVISOR FISCAL - Pedro Barreto
8.1 FARMACIA Para el proceso de auditoría ambiental al Servicio de Farmacia, se realizó la
verificación del procedimiento de descarte de medicamentos vencidos, parcialmente usados y los que por manipulación generaron algún daño en sus
empaques o envases. De igual manera se realizó la verificación de la implementación del PIGA de
acuerdo con la Resolución 242 de 2014 y cada uno de sus programas, revisando segregación de residuos, orden y aseo, uso adecuado del agua y la energía, orden
y aseo, entre otros. Dentro del proceso de auditoría concurrente, se realizó la revisión a las Unidades
de Servicio de Meissen, Tunal, Vista Hermosa, Usme, Santa Librada y El Carmen.
8.2 FORTALEZAS
Dentro de la revisión al Servicio de Farmacia, se observaron los procedimientos para manejo de medicamentos, de acuerdo con la fecha de vencimiento así.
Rojo: medicamentos que están a punto de vencerse (menores a un mes).
Amarillo: 6 meses a 1 año para su vencimiento. Verde: mayor a 1 año para su vencimiento.
Se evidencia base de datos donde se lleva a cabo la verificación de medicamentos el cual es actualizado mes a mes, de esta manera lleva un control de los
medicamentos a punto de vencer. Se observó base de datos donde se encuentra la información tanto de la Subred
Sur, como de las demás subredes, donde se realiza intercambio de información de esta manera rotar los medicamentos y así evitar que los medicamentos se venzan.
Los residuos de medicamentos vencidos son entregados a la empresa gestora externa quien a su vez realiza el proceso de destrucción y entrega de certificado de disposición final, donde se detalla el tipo de medicamento destruido y el peso
de estos.
Se observó en las diferentes Unidades de Salud, la implementación del procedimiento de semaforización y espacio asignado para el almacenamiento de residuos vencidos, aunque en el recorrido no se evidenciaron medicamentos
vencidos.
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Ilustración 1. U.S.S. Tunal Ilustración 2. U.S.S. Meissen
Ilustración 3. U.S.S. Usme Ilustración 4. U.S.S. Vista Hermosa
Dentro de la revisión de las Unidades de Salud del Carmen y Vista Hermosa, se
observó cumplimiento a los diferentes ítems evaluados, encontrándose correctamente la implementación de los programas del PIGA.
8.3 HALLAZGOS
8.3.1 SEGREGACIÓN DE RESIDUOS.
Durante el proceso de auditoría, se evidenciaron hallazgos donde se incumple el Artículo 7.2.3 Segregación en la fuente de la Resolución 1164 de 2002.
8.3.1.1 CLASIFICACIÓN DE RESIDUOS
Durante el recorrido realizado en las Unidades de Servicio Tunal y Usme, con incorrecta segregación de residuos.
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Ilustración 5. U.S.S. Tunal. Ilustración 6 U.S.S. Usme.
Se observó acción correctiva posterior al recorrido realizado en el proceso de auditoría, realizando cambio de caneca verde por caneca gris y solicitando al
personal de Farmacia, suprimir la ingesta de alimentos en el Servicio.
Durante el recorrido, se observó recipiente para segregación de medicamentos como inhaladores, con incorrecta marcación.
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Ilustración 7. U.S.S. Meissen
Posterior a la verificación realizada en el proceso de auditoría, se observó acción correctiva al hallazgo por parte de los funcionarios de la Subred.
Ilustración 8. U.S.S. Meissen.
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En la Unidad de Servicios de Salud Meissen se observó material reciclable sobre la
caneca, encontrándose incorrecta la segregación y permitiendo cruce de residuos.
Ilustración 9. U.S.S. Meissen.
Durante el recorrido se observó en las Unidades de Tunal y Meissen caneca sin
tapa, generando incumplimiento Normativo y riesgo de cruce microbiológico.
Ilustración 10. U.S.S. Meissen Ilustración 11. U.S.S. Tunal
Se observó oportuna acción correctiva al hallazgo evidenciado en el proceso de
auditoría.
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Ilustración 12. U.S.S. Meissen Ilustración 13. U.S.S. Tunal
8.4 OBSERVACIONES ADICIONALES Dentro de la revisión realizada a la Unidad de Servicios Santa Librada se
observaron medicamentos con una semaforización errónea, donde se encontraban con amarillo y estaban a un mes de vencerse.
Ilustración 14. U.S.S. Santa Librada.
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Durante el proceso de auditoría, Se observaron elementos en el punto de almacenamiento de medicamentos que no corresponden a estos, generando
desorden, mal uso de elementos y que puede generar falta de asepsia.
Ilustración 15. U.S.S. Santa Librada.
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CONCLUSIONES
Durante los recorridos realizados se observaron habladores para el ahorro y
uso eficiente del agua y la energía, apoyando la implementación de los programas donde se promueve el PIGA.
Dentro de los recorridos realizados, se observaron acciones correctivas a los
hallazgos observados en la Unidades de Servicios de Meissen y Tunal,
posteriores a la visita realizada, quedando subsanado el hallazgo.
RECOMENDACION
Se recomienda reforzar capacitación al personal de Farmacia y de esta manera
asegurar la correcta segregación de residuos en el manejo de estos al interior del
área.
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9. AUDITORIA FINANCIERA
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9.1 SERVICIOS FARMACEUTICOS
A continuación se muestran los costos y gastos totales a Junio de 2020 para este servicio y así identificar cuál de los conceptos de gasto representa mayor
participación en el total de los mismos, por ello se presenta el siguiente cuadro:
SERVICIOS FARMACEUTICOS PARTICIPACIÓN DEL COSTO/GASTO A JUNIO 2020
CIFRAS EN MILES DE PESOS
CONCEPTO jun-20 PARTICIPACIÓN
COSTO DE PERSONAL 1.144.027 7%
GASTOS GENERALES 410.426 3%
COSTOS INDIRECTOS 352.766 2%
COSTOS MEDICAMENTOS 14.348.952 88%
TOTAL COSTOS Y GASTOS 16.256.171 100%
Fuente: Área Costos Subred Sur
El servicio de Farmacia a Junio 30 de 2020 muestra que los costos por compra de
medicamentos presenta gran incidencia dentro del total de costos y gastos reportados en un 88% que corresponde a $14.348.952 miles de pesos y le sigue el costo de personal con un 7% que corresponde a $1.144.027 miles de pesos
donde el contrato directo tiene la mayor participación, los gastos generales corresponden al 3% donde el mayor incremento se evidencia en comunicación y
transporte en un 309%, y los costos indirectos en un 2% donde la mayor participación se dio en direccionamiento misional y estratégico.
9.2 COSTOS DE MEDICAMENTOS
9.2.1 TARIFAS Las tarifas de los medicamentos se encuentran parametrizadas en el sistema
Dinámica Gerencial dentro de los siguientes criterios:
Plantilla Nombre Plantilla Criterios Tarifas
16 MEDICAMENTOS E INSUMOS INSTITUCIONAL
Tarifa Medicamentos: Costo Compra + 15% (Sin superar tabla de regulación de precios de medicamentos). Tarifa Medico Quirúrgicos: Costo Compra + 12% Tarifa Osteosíntesis: Costo Compra + 12%
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PARTICIPANTES AUDITORIA FINANCIERA Y CONTABLE- Yeimy Montilla/ Viviana Cubillos REVISOR FISCAL - Pedro Barreto
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18 MEDICAMENTOS E INSUMOS CAPITAL SALUD NUEVO MODELO PYD EVENTO
Tarifa Medicamentos: Costo de Compra Tarifa Medico Quirúrgicos: Costo de Compra
22 MEDICAMENTOS E INSUMOS CAPITAL SALUD
Tarifa Medicamentos: Costo de Compra Tarifa Medico Quirúrgicos: Costo de Compra Tarifa osteosíntesis: Costo Compra
50 MEDICAMENTOS E INSUMOS INSTITUCIONAL CAPITADO
Tarifa Medicamentos: Costo Compra + 15% (Sin superar tabla de regulación de precios de medicamentos). Tarifa Medico Quirúrgicos: Costo Compra + 12%
9.2.2 PAGO POR CAPITACIÓN
Pago anticipado de una suma fija que se hace por persona que tendrá derecho a ser atendida durante un periodo de tiempo, a partir de un grupo de servicios
preestablecidos.
De acuerdo con lo anterior, se evidencia que al último costo de compra de medicamentos y material Médico Quirúrgico se les adiciona el 15% y 12% respectivamente; se verifica que a Capital Salud no se le aplican dichos
porcentajes. Por otro lado, esta Revisoría solicito a la Administración de la Subred, la evidencia por la cual fueron aprobados los criterios de tarifas de medicamentos
mostrados en la tabla anterior, sin embargo, la respuesta a esta inquietud fue la siguiente:
“Por medio del presente para informar que desde el área de servicio farmacéutico, solo contamos con el correo que antecede a esta respuesta y que se compartió a
Ustedes. Desconozco si para determinar los criterios de tarifas se realizó algún tipo de estudio de costos previo y si se formalizo mediante acto administrativo o mesa de trabajo”.
Por lo anterior, recomendamos dar claridad acerca del método de aprobación de dichas tarifas de medicamentos. En nuestro concepto, por lo menos debería ser
informada la Junta Directiva sobre el procedimiento utilizado para la implementación de precios de venta o suministros y su respectiva actualización cuando ésta sea necesaria.
COSTOS MEDICAMENTOS POR UNIDAD DE NEGOCIO
A JUNIO DE 2020
CIFRAS EN MILES DE PESOS
UNIDAD DE NEGOCIO VALOR PARTICIPACIÓN
CONSULTA EXTERNA Y PROCEDIMIENTOS SUBESPECIALIDADES
1.250.339 9%
URGENCIAS 1.498.375 10%
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CIRUGÍA 3.177.665 22%
PROCEDIMIENTOS Y ATENCION GINECO -OBSTETRA. 239.209 2%
ODONTOLOGÍA 476 0%
PROYECTO LOCALIDADES - 0%
INTERMEDIOS EN FINALES 95.256 1%
HOSPITALIZACIÓN 1.933.079 13%
UNIDADES ESPECIALES 6.003.938 42%
PIC - 0%
APOYO DIAGNÓSTICO 72.259 1%
APOYO TERAPÉUTICO 76.007 1%
APOYO MÉDICO 541 0%
APOYO LOGÍSTICO 1.808 0%
TOTAL 14.348.952 100%
Fuente: Administración Subred Sur
Los medicamentos e insumos Médico Quirúrgicos no hacen parte de los costos de
ningún servicio por cuanto “servicios farmacéuticos” es un centro de costos y es allí donde los medicamentos tienen un costo y tienen un precio de venta.
Cargar los medicamentos e insumos Quirúrgicos a los costos de otros servicios genera da una información equivoca para determinar cuáles son generadores
costos altos de los servicios para la implementación de medidas de control y seguimiento.
El hecho de contratar paquetes de servicios que incluyen medicamentos, solo es una forma de facturación, mas no debe ser la forma del control de costos y
gastos.
Claramente se evidencia que la Unidad de Negocio que presenta mayor participación del total de costos por medicamentos, es Unidades Especiales con un 42%; dichas unidades obedecen a UCI y UCI Intermedios (Adultos, Pediatría y
Neonatal), Unidad de Recién Nacidos Básico, Salud Mental y Desintoxicación y otras unidades especiales.
COSTOS MEDICAMENTOS
POR CENTRO DE COSTOS A JUNIO DE 2020
CIFRAS EN MILES DE PESOS
CODIGO CENTRO DE COSTOS VALOR PARTICIPACIÓN
A10 MEDICINA GENERAL 548.480 4%
A25 ORTOPEDIA (CONSUL. EXT) 491.544 3%
B02 OBSERVACIÓN 865.757 6%
C01 CIRUGÍA GENERAL 1.825.598 13%
C11 ORTOPEDIA (CIRUGÍA) 1.150.299 8%
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I06 MEDICINA INTERNA 687.730 5%
I17 CIRUGIA GENERAL 436.761 3%
J02 UCI ADULTOS 2.070.506 14%
J04 UCI NEONATAL 892.159 6%
J17 TERAPIA RENAL 2.063.771 14%
OTROS CENTROS DE COSTO 3.316.347 23%
TOTAL 14.348.952 100%
Fuente: Administración Subred Sur
9.3 CONTABILIZACIÓN DE LOS MEDICAMENTOS Inicialmente los medicamentos son registrados en la cuenta del inventario y
costos por prestación de servicios de salud respectivamente, sin embargo, los ingresos para este concepto no se pueden ver al detalle, porque se encuentran
integrados en la cuenta 4312 Venta de Servicios de Salud, frente a esto, esta Revisoría considera que la Administración no cuenta con elementos de juicio reales en cuanto a la detección del comportamiento económico de los medicamentos, por
lo tanto, se dificulta la implementación de planes de mejoramiento y posterior toma de decisiones.
Recomendamos evaluar el método utilizado en el registro de los rubros por venta de servicios de salud, pues se observa que dichos registros se efectúan de
manera incorporada por tipo de servicio o especialidad en salud, lo cual dificulta verificar al detalle los ingresos de medicamentos o de otros elementos del costo,
para determinar su rendimiento económico. También revisar la estructura de centro de costos, teniendo en cuenta qué
medicamentos e insumos farmacéuticos no hacen parte del costo de producción de una consulta externa o una estancia hospitalaria, hacen parte del centro de costos
servicios farmacéuticos y tienen unos costos de compra y unos ingresos por su venta.
9.4 FACTURACIÓN FARMACIA
FACTURACIÓN FARMACIA
A JUNIO DE 2020 CIFRAS EN MILES DE PESOS
GRUPO VALOR PARTICIPACIÓN
MEDICAMENTOS 5.934.404 56% MATERIAL MÉDICO QUIRURGICOS
2.968.165 28%
OSTEOSÍNTESIS ORTOPEDIA 1.789.100 17%
TOTAL 10.691.669 100%
Fuente: Administración Subred Sur
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FACTURACIÓN FARMACIA POR TERCERO A JUNIO DE 2020
CIFRAS EN MILES DE PESOS
TERCERO VALOR %
ADRES 230.733 2%
ASOCIACION MUTUAL SER EMPRESA SOLIDARIA DE SALUD EPS-S 71.060 1%
COMPENSAR 104.802 1%
COMFACUNDI 1.192.368 11%
CAPITAL SALUD 5.843.913 55%
COOMEVA ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD S.A. 60.195 1%
COMPARTA EPS-S 126.431 1%
COOSALUD ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD SA 92.411 1%
DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA 54.576 1%
FAMISANAR SAS 449.510 4%
EPSS CONVIDA 74.413 1%
ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD SANITAS S A 95.026 1%
FONDO FINANCIERO DISTRITAL DE SALUD 998.305 9%
MEDIMAS EPS S.A.S 204.733 2%
NUEVA EMPRESA PROMOTORA DE SALUD S.A. 318.412 3%
SALUD TOTAL 211.106 2%
SEGUROS DEL ESTADO S.A. 68.632 1%
OTROS TERCEROS 495.043 5%
TOTAL 10.691.669 100%
Fuente: Administración Subred Sur
En el cuadro anterior se evidencia que Capital Salud presenta el 55% del total de
la Facturación a Junio 2020, por ello sugerimos que se revise la negociación de la contratación con esta entidad, pues como lo enunciamos al comienzo de este
informe, a esta entidad no se le adiciona ningún porcentaje al precio de compra de los medicamentos, por lo tanto, esta facturación no produce sostenibilidad.
FACTURACIÓN FARMACIA POR RÉGIMEN
A JUNIO DE 2020
CIFRAS EN MILES DE PESOS
REGIMEN VALOR %
ACCIDENTES DE TRANSITO 402.247 4%
ARL 5.447 0%
CAPITACION 23.358 0%
CONTRIBUTIVO 1.133.632 11%
ENTES TERRITORIALES 129.543 1%
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FONDO FINANCIERO 998.305 9%
IPS PRIVADAS 2.604 0%
PARTICULAR 21.499 0%
POLIZAS 16 0%
REGIMEN ESPECIAL 32.420 0%
SUBSIDIADO EVENTO 7.745.504 72%
SUBSIDIADO EVENTO PYD 197.094 2%
TOTAL 10.691.669 100%
Fuente: Administración Subred Sur
El valor total de facturación de Farmacia se divide en: $10.607.638 miles de pesos
corresponden al valor de facturación por entidad y la suma de $84.031 miles de pesos obedece a la facturación de pacientes.
Según las facturas que se muestran a continuación, se evidencia que 30
medicamentos han sido facturados a menor valor del costo promedio y/o de última compra, el 63% de esta facturación se hizo a Capital Salud régimen subsidiado, (Cifras en pesos Colombianos):
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De acuerdo con lo anterior, la Subred Sur dejó de recibir $3.722 pesos es decir el 8% del total de estas facturas, donde se observa que el medicamento LORAZEPAM
2MG TABLETA fue el que mayor porcentaje de déficit reportado en el precedente ejercicio realizado por esta Revisoría, pues dejo de percibir el 90% de su valor de
compra.
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OBSERVACIÓN: Según lo expuesto anteriormente, se observa que un considerable número de medicamentos se suministra a un menor valor del costo
de última compra o en su defecto costo promedio, lo cual implicaría una pérdida de COSTOS de suministro en la prestación de los servicios de salud de la Subred.
Por otro lado, también se evidenció que el siguiente medicamento se facturó al 4.084% por encima del costo de su última compra, lo cual consideramos
desproporcionado:
# FACTURA MEDICAMENTO ENTIDAD COSTO PROM
COSTO ULT.
COMPRA
VALOR FACTURADO
DIFERENCIA %
7626707 AMPICILINA SÓDICA 1 g + SULBACTAM SÓDICO 500 mg - POLVO PARA INYECCION
CAPITAL SALUD SUBSIDIADO PGP 2020
1.034
1.034
43.260
42.226 4084%
9.4.1 SOSTENIBILIDAD FARMACIA
Se presenta el comportamiento de la facturación Vs los Costos y Gastos a Junio
2020 así:
A Junio de 2020 los costos fueron superiores a la facturación en un 34%, es decir
que faltaron $5.564.502 miles de pesos para alcanzar un beneficio igual a cero o resultado proporcional, por lo tanto, su sostenibilidad es negativa.
OBSERVACION
Los gastos correspondientes al servicio de Farmacia presentan un desequilibrio entre lo facturado y los costos y gastos presentando un déficit para este servicio. Los costos y gastos de este servicio se encuentran debidamente identificados por
centro de costo para la distribución mensual.
Luego de analizar la información contable de la Subred correspondiente al servicio de Farmacia, se evidencia que son facturados de acuerdo al contrato por el cual se
FARMACIA
SOSTENIBILIDAD
A JUNIO 2020
CIFRAS EN MILES DE PESOS
JUNIO 2020
FACTURACIÓN 10.691.669
COSTOS Y GASTOS 16.256.171
SOSTENIBILIDAD - 5.564.502
Fuente: Área Costos Subred Sur
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atiende al usuario y por el cual se preste el servicio, es por ello que las ventas de estos servicios son identificadas en los Estados financieros en la cuenta contable
4312 Venta Servicios de Salud.
9.5 PRESTAMO DE MEDICAMENTOS ENTRE SUBREDES
El préstamo de medicamentos entre Subredes se maneja desde la Dirección de Servicios Complementarios (Área responsable de Farmacia); estos son ingresados
al sistema de Información Dinámica Gerencial por el Auxiliar de contabilidad del área de farmacia.
Cuando se realizan los préstamos de medicamentos entre Subredes, inicialmente se debe tener la solicitud formal del préstamo, trámite que realiza la Dirección
Servicios Complementario o el Químico Farmacéutico de la Subred, se elabora un documento de recibo o entrega de medicamentos según sea el caso;se ingresa al
sistema o se descarga del mismo. En el sistema de Información se realiza el Registro por la opción “Préstamo de Mercancías” donde se ingresa el nombre o código del medicamento, la cantidad, lote, fecha de vencimiento, el sistema no
permite ingresar o digitar el valor unitario del medicamento pues esta opción está bloqueada, esto nos indica que el sistema toma como valor el costo promedio que
tiene el medicamento. Estos documentos soportes son enviados a la Subred con quien se realiza el
préstamo para que las dos partes estén de acuerdo con los valores y cantidades de medicamento que se tramito. Para tener control y mantener depurada esta
cuenta de manera mensual se concilia los préstamos con las respectivas Subredes. En el Sistema Dinámica se genera el reporte denominado “Prestamos Pendientes por legalizar” que es con el que se realiza la conciliación entre
Subredes.
Este procedimiento se refleja en el rubro de inventarios como una compra de medicamentos a proveedores aumenta o disminuye el inventario según sea el caso.
Las cuentas contables que afecta este procedimiento son:
Para la entrada de préstamo de medicamentos es decir cuando la Subred Sur recibe medicamentos de las otras Subredes se afecta la cuenta del activo 151403
Inventarios Medicamentos (Debito) y se acredita la cuenta del pasivo 29030201 Préstamos de Medicamento y Medico Quirúrgicos, que a junio 30 de 2020 presenta
un saldo en los Estados Financieros de $2.792.302 miles de pesos.
Para la salida de los Medicamentos es decir cuando la Subred Sur Presta a las demás Subredes se afecta la cuenta del activo 13849005 Cuentas por Cobrar Inv. Almacén que a junio 30 de 2020 presenta un saldo en los Estados Financieros de
$27.624 miles de pesos. Y se acredita la respectiva cuenta de Inventarios 151403 Inventarios Medicamentos.
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Copia de las conciliaciones y control de los préstamos de medicamentos entre Subredes reposa en los papeles de trabajo de la Revisoría Fiscal.
Muestra del documento que se elabora en el sistema de Información Dinámica:
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9.6 AFECTACION FINANCIERA DE LAS BODEGAS VIRTUALES
En el sistema de Información Dinámica Gerencial, se evidencian unas bodegas virtuales de medicamentos, que hacen referencia a inventario de terceros que se
incluyeron en el sistema en el momento de la creación de la Subred, cuando estos terceros se retiran de los anteriormente denominados hospitales y de la Subred por terminación del contrato se les hace entrega de este inventario que les
pertenecía a los terceros y no a la Subred Sur; en el momento estas bodegas no se dejaron en cero y el saldo continua en los Registros Contables.
Está conformado por 190 bodegas virtuales, a la fecha de este informe se identifican 53 con saldos en las cuales $198.619 miles de pesos corresponden a
medicamentos y $424.505 a material Médico Quirúrgico. Lo que evidencia un sobrecosto del Inventario actual de la Subred en $623.124 miles de pesos es decir
al 9% del total de inventario registrado a 30 de Junio de 2020.
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CRUCE CODIGO BODEGA VALOR POR
MEDICAMENTOS
VALOR POR
MEDICO
QUIRURGICOS
CT40001 CT40 AMBULANCIAS TRASLADOS INTERNOS TUNAL 11.422 -
CT40002 CT40 AMBULANCIAS TRASLADOS INTERNOS TUNAL - 29.683
CT43001 CT43 CARRO PARO CONSULTA EXTERNA TUNAL 4.457 -
CT43002 CT43 CARRO PARO CONSULTA EXTERNA TUNAL - 898
CT44001 CT44 RESERVA UCI 1 Y 2 TUNAL 339 -
CT44002 CT44 RESERVA UCI 1 Y 2 TUNAL - 1.469
CT47001 CT47 CENTRAL DE MEZCLAS DE FARMACIA TUNAL 1.416 -
CT48002 CT48 FARMACIA CUARTO PISO Y 1 PISO TUNAL - 80
CT49001 CT49 FARMACIA PEDIATRIA-GINECOLOGIA TUNAL 9 -
CT49002 CT49 FARMACIA PEDIATRIA-GINECOLOGIA TUNAL - 47
CT51001 CT51 BODEGA PRODUCTO NO CONFORMES USS TUNAL 3.695 -
J301001 J301 FARMACIA VENECIA TUNJUELITO 0 -
J304002 J304 ALMACEN UNIDAD ODONTOLOGICA TUNJUELITO - 3.776
J305001 J305 ALMACEN SALUD PUBLICA TUNJUELITO 96.821 -
J305002 J305 ALMACEN SALUD PUBLICA TUNJUELITO - 3.422
M005001 M005 FARMACIA ALTO COSTO NO POS CONTROLADOS MEISSEN 289 -
M005002 M005 FARMACIA ALTO COSTO NO POS CONTROLADOS MEISSEN - 40.725
M006001 M006 ALMACEN OSTEOSINTESIS MEISSEN - -
M006002 M006 ALMACEN OSTEOSINTESIS MEISSEN - 34
M007001 M007 BODEGA FARMACIA MEISSEN 12.530 -
M007002 M007 BODEGA FARMACIA MEISSEN - 242.568
M008001 M008 ODONTOLOGIA MEISSEN 91 -
M008002 M008 ODONTOLOGIA MEISSEN - 366
TU05002 TU05 FARMACIA URGENCIAS TUNAL - 36.100
UP03001 UP03 FARMACIA TERCERIZADA ANTIGUO USME INACTIVA 16.091 -
UP03002 UP03 FARMACIA TERCERIZADA ANTIGUO USME INACTIVA - 8.002
UP04001 UP04 FARMACIA TERCERIZADA ANTIGUO SANTA LIBRADA INACTIVA 17.223 -
UP04002 UP04 FARMACIA TERCERIZADA ANTIGUO SANTA LIBRADA INACTIVA - 24.249
UP05001 UP05 FARMACIA TERCERIZADA ANTIGUO MARICHUELA INACTIVA 18.818 -
UP05002 UP05 FARMACIA TERCERIZADA ANTIGUO MARICHUELA INACTIVA - 880
UP06001 UP06 FARMACIA TERCERIZADA ANTIGUA UPA LA FLORA INACTIVA 3.886 -
UP06002 UP06 FARMACIA TERCERIZADA ANTIGUA UPA LA FLORA INACTIVA - 509
UP07001 UP07 FARMACIA TERCERIZADA ANTIGUA UBA DESTINO INACTIVA 3.965 -
UP07002 UP07 FARMACIA TERCERIZADA ANTIGUA UBA DESTINO INACTIVA - 6.186
UP08001 UP08 FARMACIA TERCERIZADA ANTIGUA UBA DANUBIO AZUL INACTIVO 5.622 -
UP08002 UP08 FARMACIA TERCERIZADA ANTIGUA UBA DANUBIO AZUL INACTIVO - 7.476
UP09001 UP09 ALMACEN SALUD PUBLICA USME 38 -
UP09002 UP09 ALMACEN SALUD PUBLICA USME - 3.500
UP24001 UP24 BODEG FARMACIA USS USME 503 -
UP24002 UP24 BODEG FARMACIA USS USME - 8.627
VH02001 VH02 ALMACEN PRINCIPAL - CUARENTENA 102 -
VH10001 VH10 VISTA HERMOSA - CAMI SUB ODONTOLOGIA 0 -
VH12002 VH12 VISTA HERMOSA - CAMI RAYOS X - 5.274
VH20001 VH20 PARAISO-SUB. PRINCIPAL 332 -
VH20002 VH20 PARAISO-SUB. PRINCIPAL - 414
VH22001 VH22 PARAISO -SUB.ADMINISTRATIVA 12 -
VH22002 VH22 PARAISO -SUB.ADMINISTRATIVA - -
VH23001 VH23 PERDOMO- SUB. PRINCIPAL BODEGA 81 -
VH25002 VH25 PERDOMO -SUB.BODEGA ADMINISTRATIVA - 97
VH34002 VH34 POTOSI-SUB.ODONTOLOGIA - 4
VH43001 VH43 SIERRA MORENA-SUB.PRINCIPAL 319 -
VH43002 VH43 SIERRA MORENA-SUB.PRINCIPAL - 4
VH45002 VH45 SIERRA MORENA -SUB.ADMINISTRATIVA - 97
VH46002 VH46 SAN ISIDRO-SUB.PRINCIPAL - 20
VH51001 VH51 MOCHUELO -SUB.ADMINISTRATIVA 22 -
VH57001 VH57 TRANSMISIBLES 534 -
198.619 424.505
FUENTE: Informe suministrado por Subred Sur
CUADRO DETALLADO BODEGAS VIRTUALES CON VALORES QUE NO SON REALES
CIFRAS EN MILES DE PESOS
TOTAL BODEGAS VIRTUALES CON SALDOS
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En la vigencia 2017 se establece el valor registrado en estas bodegas que debe ser objeto de depuración:
FUENTE: Acta Comité de Inventarios No. 14 Abril 01 de 2019
OBSERVACION El proceso de depuración de estas bodegas se viene adelantando y se han
realizado revisiones desde el momento en que se realizo el cargue al sistema como saldo inicial hasta la fecha de este informe, siguiendo las instrucciones y
lineamientos sugeridos en los comités de inventario; a esta labor también se une el área de contabilidad, el área jurídica de la Subred Sur.
Lo anterior se puede evidenciar en el presente informe en el capítulo de Auditoría de Sistemas.
A la fecha de este informe no se ha realizado la correspondiente evolución final de
la evidencia presentada al Comité de Inventarios para realizar la respectiva depuración de estos saldos inexistentes.
RECOMENDACIÓN
Es pertinente dar prioridad a la respectiva depuración y eliminación de los saldos de estas bodegas virtuales del sistema de información Dinámica ya que su permanencia está causando sobre costos en el activo de la entidad por valor de
$623.125 miles de pesos y esto afecta en manera directa los Estados Financieros y la optima y oportuna toma de decisiones frente a la rentabilidad de la entidad.
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CONCLUSIONES
Luego de verificar los Registros Contables correspondientes al Servicio de Farmacia se concluye que el área financiera identifica de forma razonable los
costos y gastos en los que incurre la Subred para la prestación de este servicio manejando los respectivos centros de costo.
Al analizar la información Contable de la Subred correspondiente al Servicio anteriormente mencionado, se evidencia que son facturados de acuerdo al
contrato por el cual se atiende al usuario y por el cual se preste el servicio, es por ello que las ventas de estos servicios son identificadas en los Estados financieros en la cuenta contable Venta de servicios de Salud. Los costos y gastos
correspondientes al servicio de Farmacia presentan un desequilibrio entre el valor facturado y el costo promedio, presentando déficit para este servicio.
Con la presente auditoria se identifica la existencia de 190 bodegas virtuales, que a la fecha de este informe se identifican 53 con saldos en las cuales $198.619
miles de pesos corresponden a medicamentos y $424.505 a material Médico Quirúrgico. Lo que evidencia un sobrecosto del Inventario actual de la subred en
$623.124 miles de pesos es decir al 9% del total de inventario registrado a 30 de Junio de 2020.
RECOMENDACIONES
Teniendo en cuenta la evidencia que genera la auditoria al área de Farmacia como Revisoría Fiscal recomendamos dar claridad acerca del método de
aprobación correspondiente a las tarifas de medicamentos. Es importante evaluar el valor de la facturación de los medicamentos
principalmente a Capital Salud, pues si bien es cierto, el objetivo de la Subred no es generar riqueza, también es cierto, que esta entidad debe auto
sostenerse mediante una optima utilización de bienes y recursos de la Entidad.
Evaluar el método utilizado en el registro de los rubros por venta de servicios
de salud, pues se observa que dichos registros se efectúan de manera incorporada por tipo de servicio o especialidad en salud y se dificulta verificar
al detalle los ingresos de medicamentos para determinar su rendimiento económico.
Es pertinente dar prioridad a la respectiva depuración y eliminación de los saldos de estas bodegas virtuales del sistema de Información Dinámica ya que
su permanencia está causando sobre costos en el activo de la entidad por valor de $623.125 miles de pesos y esto afecta en manera directa los Estados Financieros y la óptima y oportuna toma de decisiones frente a la rentabilidad
de la entidad.
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10. CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES GENERALES
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10.1 AUDITORIA JURIDICA
Se concluye que el proceso de gestión en la contratación de medicamentos e insumos cumple con reglamentado en los términos de autoevaluación y
seguimiento. Lo concerniente al riesgo que es un proceso permanente e interactivo de la administración pública.
10.2 AUDITORIA ADMINISTRATIVA PERSONAL ASISTENCIAL DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS
Se hace necesario validar de forma rigurosa el diligenciamiento de los
documentos soportes de la contratación; para el caso de las muestras
seleccionadas frente a la ausencia de las firmas físicas o digitales del formato de hoja de vida de SIDEAP.
Se requiere mantener actualizado el registro/soporte correspondiente a las
pólizas de responsabilidad civil de los profesionales que realizan actividades en
servicios farmacéuticos.
10.3 AUDITORIA SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Existen procesos por mejorar, que exista un responsable en toda la línea de medicamentos ya que esta segmentada la responsabilidad, control y seguimiento de estos medicamentos.
Automatizar los procesos que aún se llevan manuales para así optimizar
recursos. Validar el rendimiento de Servidores, hacer pruebas, documentarlas y tomar
acciones preventivas.
Organizar, depurar y validar codificación de medicamentos con la Codificación ATF normada.
El tema de las bodegas virtuales es preocupante; se recomienda tomar medidas inmediatas ya que estas son vulnerables a movimientos y accesos aun
en el sistema, lo que puede ocasionar consecuencias en los informes tanto financieros como técnicos.
10.4 AUDITORIA DE SEGUIMIENTO (CALIDAD FARMACIA)
No se realiza un seguimiento al stock real de medicamentos. Evidenciando la falta medicamentos en los diferentes puntos y teniendo en
cuenta el formato de demanda insatisfecha, los indicadores de entrega oportuna de medicamentos no deben ser los mejores, como los presenta la
subred.
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Al no contar con el 100% de los medicamentos solicitados por los usuarios y
no entregarlos oportunamente, se corre el riesgo de complicaciones patológicas que pueden ocasionar reingresos hospitalarios.
Aunque se cuenta con procesos establecidos para la solicitud de compra de
medicamentos, este no se lleva a cabalidad, ya que personas ajenas en dicho
proceso realizan también esta actividad.
Al tener bodegas “fantasma” con inventarios valorizados y que a la fecha todavía se puedan realizar movimientos entre ellas corremos el riesgo de posibles manipulaciones indebidas.
Fortalecer o actualizar el proceso de compras donde se tenga un mejor control de lo solicitado por la persona encargada del proceso.
Buscar la forma de suprimir o eliminar las bodegas “fantasma” del sistema y dejar únicamente las que están debidamente autorizadas.
Buscar la forma para realizar una conciliación y corregir lo que realmente se
tiene de medicamentos con sus valores frente a lo que hay por sistema valorizado.
Informar a la Revisoría Fiscal si se cuenta con algún proceso administrativo o legal frente a las bodegas e inventarios valorizados que no existen.
10.5 AUDITORIA MEDICA SERVICIOS FARMACEUTICOS
Se evidencian diligenciamiento de medicamentos NO POS, medicamento de control especial en Dinámica Gerencial.
Se evidencia que no existe control entre lo formulado, lo despachado y su
destino final (aplicación de medicamento, devolución u otro).
La Subred Integrada del Sur, cuenta con farmacia en las Salas de Cirugía,
encontrando que se realiza cargue manual de consumo, se está realizando el ajuste de cargue por paciente en Dinámica Gerencial.
Los indicadores de demanda insatisfecha no se encuentran ajustados a la realidad, por subregistros e inadecuado diligenciamiento de los formatos
establecidos. Los indicadores de oportunidad entregados para el área de hospitalización y
salas de cirugía se encuentran en el 100% de cumplimiento, encontrando que este resultado no es confiable debido a los hallazgos encontrados en la
auditoria concurrente donde se observa desabastecimiento de medicamentos
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como atorvastatina, diclofenaco en Febrero 2020, ranitidina en el mes de Marzo de 2020, carveidol Junio de 2020, entre otros.
La ESE no identifica adecuadamente pacientes polimedicados, no realiza
seguimiento y control de éstos. En la división de la facturación de medicamentos NO POS, no se evidencia que
exista punto de alerta para evitar errores en el proceso.
Establecer puntos de control de destino final de medicamento formulado y despachado.
Adecuado diligenciamiento de los formatos establecidos, para obtener indicadores reales frente a la oportunidad en la dispensación de medicamentos
en Ambulatorios, Urgencias, UCI, Cirugía y Hospitalización con su ficha correspondiente.
Se sugiere a la Subred Integrada del Sur, que en Dinámica Gerencial exista un punto de alerta o control en la división de la cuenta, cuando se tengan
medicamentos NO POS, para garantizar una adecuada facturación, sin reprocesos.
Realizar seguimiento, capacitación para el adecuado diligenciamiento de los
formatos establecidos en cada proceso que permitan tener información real y
confiable.
10.6 AUDITORIA SERVICIO FARMACEUTICO Y CARROS DE REANIMACIÓN
Se encuentra gran compromiso hacia el proceso por parte de la Líder del
Servicio Farmacéutico.
Se encuentra debilidad en el diligenciamiento de los formatos propios del área de Farmacia.
Se encuentra debilidad en la actualización, socialización y medición de adherencia de los documentos propios del área de Farmacia.
Se encuentra debilidad en la supervisión del almacenamiento y semaforización
de los medicamentos en las diferentes Unidades de Servicio.
10.7 AUDITORIA PORTAFOLIO DE SERVICIOS FARMACEUTICOS,
TECNOVIGILANCIA Y FARMACOVIGILANCIA Dentro de la información recibida por parte de la Subred no se evidencio el
modelo del programa de Tecnovigilancia claro, sin embargo se evidenciaron algunos apartes de cómo se tiene instaurado el proceso.
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No se evidenciaron los tiempos y formatos para los reportes de obligatoriedad en las posibles atenciones inseguras en relación a Tecnovigilancia.
Se tiene claridad de la importancia de la relación de Tecnovigilancia y
Farmacovigilancia en relación al proceso de Seguridad del Paciente, sin embargo, no se evidencio socializaciones y/o retroalimentaciones en relación a los planes de mejora de los comités.
Se evidencio claramente la clasificación de los medicamentos pos y nos
parametrizados en Dinámica Gerencial para la adecuada solicitud de los mismos.
En el proceso de cuentas médicas se evidencio que los medicamentos están facturados según Normatividad, con la clasificación de medicamentos pos y no
pos, además de llevar específicamente las características del tipo de medicamento, presentación, vía de administración y número total de la solicitud.
Realizar los seguimientos de cada programa en relación a los soportes de las
capacitaciones al personal.
10.8 AUDITORIA AMBIENTAL Durante los recorridos realizados se observaron habladores para el ahorro y
uso eficiente del agua y la energía, apoyando la implementación de los programas donde se promueve el PIGA.
Dentro de los recorridos realizados, se observaron acciones correctivas a los
hallazgos observados en la Unidades de Servicios de Meissen y Tunal,
posteriores a la visita realizada, quedando subsanado el hallazgo.
Se recomienda reforzar capacitación al personal de Farmacia y de esta manera asegurar la correcta segregación de residuos en el manejo de estos al interior del área.
10.9 AUDITORIA FINANCIERA
Luego de verificar los Registros Contables correspondientes al Servicio de
Farmacia se concluye que el área financiera identifica de forma razonable los
costos y gastos en los que incurre la Subred para la prestación de este servicio manejando los respectivos centros de costo.
Al analizar la información Contable de la Subred correspondiente al Servicio
anteriormente mencionado, se evidencia que son facturados de acuerdo al
contrato por el cual se atiende al usuario y por el cual se preste el servicio, es por ello que las ventas de estos servicios son identificadas en los Estados
financieros en la cuenta contable Venta de servicios de Salud. Los costos y
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gastos correspondientes al servicio de Farmacia presentan un desequilibrio entre el valor facturado y el costo promedio, presentando déficit para este
servicio.
Con la presente auditoria se identifica la existencia de 190 bodegas virtuales, que a la fecha de este informe se identifican 53 con saldos en las cuales $198.619 miles de pesos corresponden a medicamentos y $424.505 a material
Médico Quirúrgico. Lo que evidencia un sobrecosto del Inventario actual de la Subred en $623.124 miles de pesos es decir al 9% del total de inventario
registrado a 30 de Junio de 2020.
Sobre este hallazgo es recomendable darle una solución apropiada dese el
punto de vista administrativo como contable a la mayor brevedad, dado que el mismo podría incidir en el informe de cierre del tercer trimestre contable de 2020.
Teniendo en cuenta la evidencia que genera la auditoria en el área de Farmacia
recomendamos dar claridad acerca del método de aprobación correspondiente a las tarifas de medicamentos.
Es importante evaluar el valor de la facturación de los medicamentos principalmente a Capital Salud, pues si bien es cierto, el objetivo de la Subred
no es generar riqueza, también es cierto, que esta entidad debe auto sostenerse mediante una optima utilización de sus bienes y recursos.
Evaluar el método utilizado en el registro de los rubros por venta de servicios de salud, pues se observa que dichos registros se efectúan de manera
incorporada por tipo de servicio o especialidad en salud y se dificulta verificar al detalle los ingresos de medicamentos para determinar su rendimiento económico.
Es pertinente dar prioridad a la respectiva depuración y eliminación de los
saldos de estas bodegas virtuales del sistema de Información Dinámica ya que su permanencia está causando sobre costos en el activo de la entidad por valor de $623.125 miles de pesos y esto afecta en manera directa los Estados
Financieros y la óptima y oportuna toma de decisiones frente a la rentabilidad de la entidad.
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Atentamente,
PEDRO A. BARRETO ALFONSO Revisor Fiscal; C.P.T. No. 23.617-T
CONSULCONTAF LTDA. CR. 7ª Nº. 123 – 24 Of. 501
Bogotá D.C Septiembre 01 de 2020 File-SUBRS-120-2020
C.C. Dr. LUIS FERNANDO PINEDA /GERENTE SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD SUR E.S.E. C.C Dr. Reyes Murillo Higuera/ Subgerente de prestación de Servicios de Salud C.C Dra. Ruby Liliana Cabrera/ Subgerente Corporativo C.C Dra. Martha Delgado/Asesora de Gerencia.
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ANEXO
(PLAN DE MEJORAS ENTREGADAS
POR LA ADMINISTRACIÓN)
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