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GAMERO JUÁREZ & ASOCIADOS S.C.SOCIEDAD DE AUDITORIA
ASOCIACION ASRPP UMAPALCA
INFORME DE AUDITORÍA OPERATIVA, ADMINISTRATIVA Y SOBRE EL CONTROL INTERNO COMPLEMENTARIO AL EXAMEN
DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
PERÍODOS: 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE LOS AÑOS 2004 - 2008
Arequipa, 27 de mayo 2011
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Arequipa, 27 de enero 2011
Señor
ROMAN ANTONIO MEDINA TORRESPresidente de La Asociación ASRPP UMAPALCACiudad.-
ASUNTO: Informe de Auditoría Operativa, Administrativa y sobre elControl Interno complementario al Examen de los EstadosFinancieros de los periodos 2004 al 2008 de la ASDPPUMAPALCA.
Nos dirigimos a usted, en relación al asunto mencionado, para hacerle llegar el Informe deAuditoría Operativa, Administrativa y sobre el Control Interno complementario al Examen de losEstados Financieros de los periodos 2004-2008, el mismo que contiene las observaciones delos aspectos contables, administrativos y operativos, provenientes de las auditorías realizadas.
Con tal motivo, a las observaciones señaladas, se ha formulado las recomendaciones del caso,con el fin de que la Junta Directiva se sirva tomar las acciones para superarlas y, de estamanera, permitir mejorar los procedimientos contables, administrativos y operativos de laAsociación, reforzar el control interno, propiciar el logro de economías y permitir a laadministración proteger en forma más efectiva los activos y los intereses de la Asociación.
Durante las etapas de planeación y ejecución de la auditoría administrativa, operacional y decontrol interno de la Asociación hemos evaluado la estructura y el funcionamiento del sistemade control interno. Cabe mencionar que nuestras recomendaciones no cubren, necesariamente,todas las deficiencias que el sistema pudiera tener, dado que el alcance de nuestra evaluaciónno tuvo por objeto expresar una opinión sobre el sistema de control interno tomado en conjunto.
Agradecemos la colaboración recibida del personal de la Asociación y de sus funcionarios enrelación con la labor desarrollada por la auditoría.
Sin otro particular, nos suscribimos de usted.
Atentamente,
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INDICE
Folio
CARTA DE PRESENTACIÓN 2
I. ASPECTOS GENERALES 4
A. Del Examen 4
B. De la Asociación Umapalca 7
II. LIMITACIONES AL ALCANCE
8
III. COMENTARIOS 9
IV. OBSERVACIONES / RECOMENDACIONES
10
Parte I: Eficacia y cuantificación del control interno relacionado
Al examen de los Estados Financieros periodo 2010 10
A. Gestión Contable y Financiera 10
B. Observaciones Año 2005 13
C. Observaciones Año 2006 14D. Observaciones Año 2007 15
E. Observaciones Revisión de los Gastos 2004 – 2008 18
Parte II: Informe de Auditoría Operativa y Administrativa año 2008 20
A. Estructura Orgánica y Operacional 20
B. Aspectos Organizacionales y de Control Interno 20
C. Situaciones – Socios 21
D. Informe Técnico, Expediente de Obras 29
E. Contingencias Tributarias 32
V. CONCLUSIONES 33
VI. RECOMENDACIONES 34
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ASOCIACIÓN ASDPP UMAPALCA
INFORME DE AUDITORIA OPERATIVA, ADMINISTRATIVA Y SOBRE EL CONTROL
INTERNO COMPLEMENTARIO AL EXAMEN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LOS
PERIODOS 2004 - 2008.
ASPECTOS GENERALES
DEL EXAMEN
ANTECEDENTES
En el mes de febrero del año 2011, se presentó la propuesta técnica y económica
para realizar Auditoria Externa relacionada con: Auditoria Operativa, Administrativa
y Financiera al 31 de diciembre de los años 2004 – 2008 de la Asociación
Semirural de Productos Pecuarios Umapalca.
El 03 de marzo del año 2011, se firma el respectivo contrato de locación de
servicios, iniciando el trabajo de campo en las oficinas de la asociación Umapalca
desde el día 04 de marzo del año 2011.
OBJETIVOS
• Emitir opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros e información
complementaria, preparados por el departamento de Contabilidad y la
Administración de la Asociación ASDPP Umapalca a partir del 01 de enero al
31 de diciembre de los años 2004,2005,2006,2007 y 2008, de conformidad con
los principios de contabilidad generalmente aceptados y disposiciones legales
vigentes.
• Determinar si los Estados Financieros preparados por la Asociación ASDPP
Umapalca, presentan razonablemente su situación financiera, los resultados de
sus operaciones y flujos de efectivo, de conformidad con principios de
contabilidad generalmente aceptados.
• Evaluar la gestión administrativa y operativa de la Asociación ASDPP
Umapalca en cuanto al cumplimiento de las metas y objetivos previstos y
resultados esperados, incidiendo en actividades primordiales propias de su
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naturaleza, determinando los resultados obtenidos en función a eficiencia,
eficacia y economía.
• Evaluar la adquisición de bienes y servicios efectuados, a fin de verificar su
sustento legal, y si fueron efectuados en términos de transparencia, economía
y oportunidad, y si los mismos son utilizados para los fines que fueron previstos
y se encuentran en condiciones adecuadas que no signifiquen riesgo de
deterioro o despilfarro.
• “Construcción de Obras y Compra Venta de bienes Inmuebles”. Evaluar los
procedimientos administrativos, técnico-constructivo y parte financiera de las
obras ejecutadas de la Institución; así como de las adquisiciones de los
inmuebles.• Evaluación y clasificación anual de los activos contingentes de riesgo efectuada
por la propia Institución, así como de la cuantía de la provisión requerida para
cuentas clasificadas según las políticas dadas por la Institución.
• Verificación y seguimiento de la adopción de medidas correctivas en relación a
las recomendaciones derivadas de exámenes especiales o auditorias
anteriores.
NATURALEZA Y ALCANCE
Auditoria Operativa, Administrativa y Financiera correspondiente a los ejercicios
económicos 2004 – 2008 preparados de conformidad con un marco conceptual
contable y disposiciones legales vigentes.
El marco conceptual para la preparación de los Estados Financieros comprende a
las Normas Internacionales de Contabilidad (NICs) y Normas Internacionales de
Información Financiera (NIIFs) oficializadas por el Consejo Normativo de
Contabilidad, así como las prácticas nacionales correspondientes y en casos nocontemplados por éstas, se consideran los USGGAAP. También se consideran si
los Estados Financieros cumplen con los requerimientos legales.
Los Estados Financieros por el año 2004 - 2008 son:
• Balance General
• Estado de Ganancias y Pérdidas
• Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
• Estado de Flujos de Efectivo
• Notas a los Estados Financieros
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Para este caso la asociación solo presento el Balance General y el Estado de
Ganancias y Perdidas.
El examen se practicó de acuerdo a las Normas Internacionales de Auditoría-NIAs.
Las NIAs requieren que planeemos y practiquemos la auditoría para obtener una
seguridad razonable sobre si los Estados Financieros están libres de
representaciones erróneas importantes. Una auditoría incluye examinar, sobre una
base de pruebas, la evidencia que sustenta los montos y revelaciones en los
Estados Financieros. Una auditoría también incluye evaluar los principios de
contabilidad usados y las estimaciones importantes hechas por la administración,
así como evaluar la presentación general de los Estados Financieros; sobre la base
del cual emitiremos nuestra opinión.
La responsabilidad de la preparación de los Estados Financieros incluyendo la
adecuada revelación, corresponde a la administración de la Asociación ASDPP
Umapalca. Esto incluye el mantenimiento de registros contables y de controles
internos adecuados, la selección y aplicación de políticas de contabilidad, y la
protección de los activos de la institución.
Como parte del proceso de nuestra auditoría, solicitamos a la Asociación ASDPP
Umapalca, una confirmación por escrito “Carta de Representación de la Gerencia”,
respecto a las declaraciones que nos fueron hechas en relación con la auditoría.
El objeto de nuestras sugerencias es contribuir al proceso de mejoramiento del
control operativo, administrativo, contable y de las prácticas y procedimientos de
carácter financiero, de acuerdo a las leyes vigentes.
El trabajo se planificó de tal modo que los errores o irregularidades que podrían
tener un efecto importante puedan ser detectados; en tal caso, nuestros hallazgos y
situaciones identificadas fueron puestas en conocimiento del personal comprendido
para que nos hagan llegar sus aclaraciones y/o comentarios debidamente
sustentadas y documentadas.
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DE LA ASOCIACIÓN ASDPP UMAPALCA
CONSTITUCIÓN Y OBJETO SOCIAL
La Asociación ASDPP Umapalca, está organizada como una Asociación social,
y de ayuda mutua con el objeto de conseguir terrenos para los asociados para el
desarrollo de las actividades pecuarias, además de los respectivos fines
cooperativos, económicos, culturales y sociales.
Asociación ASDPP Umapalca, fue fundada el 19 de marzo de 1978 bajo larazón social de "ASOCIACIÓN SEMIRURAL DE PRODUCTOS PECUARIOS
UMAPALCA – SABANDIA”
La Asociación se constituyó por escritura pública otorgada con fecha 09 de mayo
de 1978 ante el notario público Dr. Cesar A. Fernandez Davila B. inscrita en los
Registros Públicos en la ficha No. 060 Asiento 1 Ribro A el tomo primero, página
28, partida X del registro de Asociaciones con fecha 18 de Mayo de 1978, habiendo
iniciado sus operaciones desde su fundación el 19 de marzo del año 1978. Esta
asociación se denomina "ASOCIACIÓN SEMIRURAL DE PRODUCTOS
PECUARIOS UMAPALCA – SABANDIA” su domicilio está fijado en la Calle
Ayacucho No. 104 Of. 301, distrito del Cercado Arequipa, pudiendo establecer
otras sedes.
JUNTA DIRECTIVA A LA FECHA DE EXAMEN
Según Acta de Asamblea General Ordinaria de fecha 24 de octubre del 2010, se
eligió a la Junta Directiva para el periodo 2010 – 2012, según consta en la Partida
Electrónica de la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos de Arequipa,
la misma que se encuentra conformada en sus principales cargos por las
siguientes personas.
- Román Antonio Medina Torres Presidente
- Armando Salomón Chávez Aranibar Vice-Presidente
- Vianney Raúl Bermejo López Secretario
- José Enrique García Tejada Tesorero
- Juan Gualberto del Carpio Hurtado 1er Vocal
- Melva Roxana Pinto Chávez 2do. Vocal- Víctor Edgar Segovia Cuadros 3er. Vocal
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El Comité de Vigilancia estuvo conformado de la siguiente manera:
- Mario Raúl Chávez valencia Presidente
- Juan Javier Dimas Barriga Gamero Secretario
- Pedro Benavente Rodríguez Vocal
LIMITACION AL ALCANCE
Toda labor de auditoría implica, entre otras, considerar que pueden existir errores
significativos que no han sido detectados por los sistemas de control.
El análisis de los riesgos significativos es uno de los atributos del enfoque empresarial de
auditoría que permite distribuir los esfuerzos en la forma que sean más eficientes.
Es posible de situaciones que se hayan dado y que no han sido detectados por auditoría
debido a la falta de información no proporcionada por los responsables de las diferentes
áreas. Al respecto, la falta de documentación y de información debidamente documentada
constituye una limitación al alcance al trabajo del auditor y al cumplimiento de los
objetivos.
Para el cumplimiento de los objetivos del Examen, se solicita la información a través de
REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN GENERAL Y REQUERIMIENTOS ESPECÍFICOS
DE INFORMACIÓN dirigidos a la Administración y directivos de las diferentes Áreas. Los
hallazgos y situaciones encontradas son puestas en conocimiento del personal
comprendido con la finalidad de que efectúen sus comentarios y/o aclaraciones
debidamente documentados.
Al respecto, la información solicitada y que no ha sido proporcionada constituye una
LIMITACIÓN AL ALCANCE del presente informe, ante la presunción de errores o
irregularidades que no hayan sido detectadas.
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COMENTARIOS
DEFICIENCIAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO VIGENTE
Los objetivos y actividades de la Asociacion Umapalca están constantemente
expuestos a riesgos internos y externos. Las actividades de control son medidas
específicas tendientes a mitigar dichos riesgos, ya sea previniendo o detectando
posibles errores en la toma de decisiones o el procesamiento de la información.
El Control Interno tiene como propósito preservar la existencia de cualquier tipo de
organización y apoyar su desarrollo. Su debida anticipación a los problemas y factores
de riesgo contribuye a reducir o manejar las consecuencias y repercusiones que deéstos se deriven. En consecuencia, a través de su dominio se logran los beneficios
esperados.
En síntesis, el control interno involucra la estructura organizacional y todas las políticas,
métodos, sistemas, procedimientos y controles coordinados y adoptados dentro de la
Asociación para salvaguardar los activos, asegurar la confianza en la información que
suministra y promover la eficiencia en los procedimientos administrativos reforzando la
identificación del personal. Considerando ello, se ha efectuado el estudio y evaluación
del sistema de control interno vigente a la fecha de la realización del examen de
manera constructiva, sólo en aquellas áreas de mejora potencial en función al alcance
y los objetivos de la Auditoria correspondiente al periodo 2010.
Las debilidades identificadas en el examen al Sistema de Control Interno han sido
reveladas a la Gerencia y Contabilidad en su oportunidad, con sus respectivas
recomendaciones.
Al presente Informe se han incluido Observaciones y Recomendaciones con respecto a
asuntos operativos, administrativos y financieros, los cuales notamos durante el curso
de nuestro examen de los Estados Financieros. Todos estos aspectos se presentan
como sugerencias constructivas para la consideración de la Administración, como parte
del proceso continuo de modificación y mejoramiento de la Estructura de Control
Interno existente y de otras prácticas y procedimientos operativos, administrativos y
financieros.
Este informe es para uso exclusivo de la Presidencia, y Administración de la Asociacion
y no debe ser utilizado con ningún otro fin.
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OBSERVACIONES / RECOMENDACIONES
PARTE I:
EFICACIA Y CUANTIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO RELACIONADO AL
EXAMEN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS PERIODO 2010.
A. GESTION CONTABLE Y FINANCIERA
• No se presento el Libro Control de Activos Fijos del periodo 2004 - 2008
La asociación Umapalca no cuenta con el Libro Control de Activos Fijoscorrespondiente a los periodos 2004 - 2008; a pesar de contar según Balance General
al 31 de diciembre 2008, con un Saldo Final Neto de S/. 3 3858 237.
El área de contabilidad no cuenta con un reporte de Activos Fijos en hoja de cálculo, o
un listado manual que le permite determinar la depreciación; así como las adiciones y
retiros que se realicen en el periodo,
INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO (NETO)
ACTIVOS
Este rubro comprende:
ACTIVO FIJO
Saldos
Iniciales
Adiciones al
CostoRevaluaciones Retiros
Saldos
Finales
TERRENOS - COSTO 173,713 237,987 411,700
EDIFICACIONES - CONSTRUCCION 983,731 983,731
MUEBLES Y ENSERES 9,068 59 9,128
CONSTRUCCIONES EN CURSO 594 594
En 2008 1,166,512 653 - 1,405,152
DEPRECIACION ACUMULADA
Este rubro comprende:
ACTIVO FIJO
Saldos
Iniciales
Adiciones a
ResultadosRetiros
Saldos
FinalesTasa %
EDIFICACIONES - CONSTRUCCION 55,556 55,556 3%
MUEBLES Y ENSERES 5,216 855 6,071 10%- 25%
CONSTRUCCIONES EN CURSO
En 2008 60,772 855 - 61,627
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Es necesario que la Junta Directiva disponga que
área de contabilidad proceda a la subsanación de
esta situación mediante la implementación del Libro
Control de Activos Fijos, el mismo que debe permitir
conocer el N° de comprobante o documento de
incorporación del bien al activo, la fecha, el monto,
las adiciones, revaluaciones de ser el caso,
deducciones, depreciaciones, ajustes y el valor neto
de los bienes, indicando cálculo y distribución a los
centros de costos y otros. Tal como lo dispone las
normas tributarias
• Retiro de la Cuenta EDIFICIOS Y OTRAS CONSTRUCCIONES sin documentación
autorizada de sustento por S/. 315, 935.48:
En la sub cuenta Edificios y Construcciones en el mes de diciembre 2004, se efectua
un retiro de la Cta. Inmuebles y otras construcciones, por la suma de S/.315,935.48,
retiro que no cuenta con el informe correspondiente y la documentación que sustente
dicho retiro y registro contable. Es importante mencionar, que de la información
proporcionada por contabilidad el retiro de dicho inmueble se realizó en el periodo 2004
quedando de forma irregular el saldo. De la revisión efectuada en el libro Diario seregistra el indicado asiento por enajenación de terreno (se aplica a la cuenta Eficiios)
según registro contable en el folio No. 78 del mes de diciembre año 2004
Es necesario que Contabilidad obtenga por escrito la
autorización de la Instancia pertinente para sustentar
el retiro realizado en el año 2004, y se de el
verdadero sustento del retiro de la Cta. Inmuebles.
• En el año 2004 en forma indebida se carga a la Cuenta Obras – Reservorio la
suma de S/.24,342.41
De la revisión efectuada de la Obra Reservorio Elevado se encontró que la Asociación
llevo a cabo un concurso de precios invitando a varias empresas constructoras,
resultado la empresa ganadora DIESA SRL, se procedió a la firma del contrato por
S/. 375,338.12 a este costo se le agrega los gastos que demando la supervisión de la
obra quien se le contrato por sugerencia del Colegio de Ingenieros según el detalle
siguiente:
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FECHA DETALLE FACTURA CONTRATO DESEMBOLSO SALDOVALOR SEGÚN CONTRATO 375,338.12 375,338.12
01/07/2004 Adelanto por materiales 001-000008 62,426.50 312,911.62
15/07/2004 Pago de la valorizacion N° 01 001-000009 71,077.71 241,833.91
31/07/2004 Pago de la valorizacion N° 02 001-000010 31,153.99 210,679.92
14/08/2004 Pago de la valorizacion N° 03 001-000011 39,030.29 171,649.63
03/09/2004 Pago de la valorizacion N° 04 001-000012 26,186.66 145,462.97
18/09/2004 Pago de la valorizacion N° 05 001-000013 26,323.94 119,139.03
29/09/2004 Pago de la valorizacion N° 06 001-000016 12,139.70 106,999.33
16/10/2004 Pago de la valorizacion N° 07 001-000017 40,933.19 66,066.14
27/10/2004 Pago de la valorizacion N° 08 001-000018 28,597.48 37,468.66
10/12/2004 Cancelacion del contrato 001-000022 37,468.68 -0.02
ABRIL ESTUDIO DE SUELOS D ERESERVORIO 600.00 375,938.12
DESEMBOLSOS A LA EMPRESA DIESA POR LA CONSTRUCCION DEL RESERVORIO ELEVADO DE 150 m3
FECHA DETALLE RECIBO CONTRATO DESEMBOLSO SALDOSegún contrato 11,853.30 11,853.30
30/06/2004 Supervision de tanque elevado 7 dias 001-000231 653.30 11,200.00
02/08/2004 Supervision de tanque Mes Julio 001-000233 2,800.00 8,400.00
03/09/2004 S upervision de tanque Mes Agosto 001-000236 2,800.00 5,600.00
30/09/2004 Supervision de tanque Mes Septiembre 001-000238 2,800.00 2,800.00
08/11/2004 Pago a Cuenta por servicio de Supervision 0 01-000241 1,500.00 1,300.00
23/11/2004 Pago a Cuenta por servicio de Supervision 001-000242 600.00 700.00
01/12/2004 Cancelacion del trabajo de cancelacion 001-000243 700.00 0.00
ABRIL ESTUDIO DE SUELOS RESERVORIO 500.00 12,353.30
DESEMBOLSOS AL ING. GERMAN BECERRA GARCIA POR EL TRABAJO DE SUPERVISION DELRESERVORIO ELEVADO DE 150 m3
Siendo el costo total del reservorio elevado según siguiente resumen:
DIESA SRL (Empresa Constructora, según cuadro adjunto) S/. 375,938.12
SUPERVISION (Ing. Germán Becerra García, según cuadro adjunto) S/. 12,353.30
TOTAL COSTO RESERVORIO ELEVADO S/. 388,291.42
CARGO INDEBIDO S/. 24,342.31
Que la Junta directiva a través del Contador
disponga que se regularice, este cargo indebido, que
no cuenta con un sustento formal de autorización,simplemente existe un asiento contable en el Folio 78
del mes de diciembre del año 2004, del Libro Diario.)
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• Deficiencias identificadas a nivel de saldos del Balance General al 31 de
diciembre 2004
De la revisión de los saldos presentados en el Balance General al 31 de diciembre del
2004, se han identificado las siguientes deficiencias:
a. Efectivo y Equivalente de Efectivo.
En la revisión del Libro Caja y Bancos se identificó que no tenían registrado lo
destinado para Caja Chica que equivale a la suma de S/. 400.00 monto que se
encuentra en el Balance General. Es necesario mencionar que dicho monto fue
reclasificado, para una mejor presentación de los Estados Financieros, en la Sub
Cuenta Entregas a Rendir Cuenta,
Que la Junta Directiva disponga que el área de
contabilidad realice los ajustes necesarios para lo
que muestra el estado financiero sea el fiel reflejo de
lo que indican los Libros de Contabilidad; es
necesario que el dinero destinado para Caja Chica
sea Registrado En el Libro de Caja y Bancos.
b. Cargas diferidas
A esta cuenta se le adiciono los S/. 400.00 que no está registrado en el Libro de
Caja y Bancos, como en esta cuenta principal se encuentra registrada la
subcuenta Entregas a rendir cuenta.
B. OBSERVACIONES AÑO 2005
a) En el año 2005 en forma indebida se carga a la Cuenta Obras – Reservorio
Elevado la suma de S/.4,614.29
Este monto se refiere a gastos por la inauguración del reservorio elevado, como
si fuera parte del activo, este gasto inicialmente estuvo cargado en los resultados
de la asociación, luego se efectúa un ajuste sacando del gasto y aplicando al
reservorio según asiento contable No. 20 del folio 103 y 104 de marzo del año
2005. Este asiento no cuenta con la autorización correspondiente.
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b) Deficiencias identificadas a nivel de saldos del Balance General al 31 de
diciembre 2005
De la revisión de los saldos presentados en el Balance General al 31 de diciembre
del 2005, se han identificado las siguientes deficiencias:
- Efectivo y Equivalente de Efectivo.
En la revisión del Libro Caja y Bancos se identificó que no tenían registrado lo
siguiente:
Caja S/. 105.00
Caja Chica S/. 400.00
Total S/. 505.00
Es necesario mencionar que dicho monto fue reclasificado en la Sub CuentaEntregas a Rendir Cuenta.
En la revisión de los Extractos Bancarios de la Cuenta de Ahorros en Dólares
N° 7259342 se identificó una diferencia con el Libro Caja y Bancos, como se
detalla:
Según Extracto Bancario S/. 40,747.14
Según Libros S/. 40,470.19
Diferencia S/. 276.95
Este monto fue adicionado a la cuenta Caja y Bancos.
- Cargas diferidas
A esta cuenta se le adiciono los S/. 505.00 que no está registrado en el Libro
de Caja y Bancos, como en esta cuenta principal se encuentra registrada la
subcuenta Entregas a rendir cuenta.
C. OBSERVACIONES AÑO 2006
a. Deficiencias identificadas a nivel de saldos del Balance General al 31 de diciembre 2006
De la revisión de los saldos presentados en el Balance General al 31 de diciembre
del 2006, se han identificado las siguientes deficiencias:
- Efectivo y Equivalente de Efectivo.
En la revisión del Libro Caja y Bancos se identificó que no tenían registrado lo
destinado para Caja Chica:
Caja Chica S/. 400.00
Total S/. 400.00
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Es necesario mencionar que dicho monto fue reclasificado en la Sub Cuenta
Entregas a Rendir Cuenta.
- Terrenos Disponibles
En la Revisión del Libro Diario se identificó que esta cuenta tiene un saldo de
S/. 162,591.00 monto que no está reflejada en el Balance General. Es
necesario mencionar que este monto según Balance General se encuentra
dentro de la Sub Cuenta Terrenos del Activo No Corriente.
- Inmuebles Maquinaria y Equipo
En la revisión del Libro Diario y Mayor se identificó una adición en Balance
General no registrada en los Libros de Contabilidad por S/. 162,591.00 montoque según Libros es el saldo de la Cuenta Terrenos Disponibles.
Esta información difiere del acuerdo de Asamblea General de fecha 15 de
abril del 2007 , registrada en los folios 30, 31 y 32 en que se aprobó el balance
en donde se mostraba en la en el rubro del Activo Corriente en la cuenta
Terrenos.
- Cargas diferidas
A esta cuenta se le adiciono los S/. 400.00 que no está registrado en el Libro
de Caja y Bancos, como en esta cuenta principal se encuentra registrada la
subcuenta Entregas a rendir cuenta.
D. OBSERVACIONES AÑO 2007
a. Deficiencias identificadas a nivel de saldos del Balance General al 31 de
diciembre 2007.
De la revisión de los saldos presentados en el Balance General al 31 de diciembre
del 2007, se han identificado las siguientes deficiencias:
- Efectivo y Equivalente de Efectivo.
En la revisión del Libro Caja y Bancos se identificó que no tenían registrado lo
destinado para Caja Chica:
Caja Chica S/. 400.00
Total S/. 400.00
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En la revisión de los Extractos Bancarios de la Cuenta Cte. En MN N° 0207047
se identificó una diferencia con el Libro Diario, se hizo la comparación con el
Libro Diario porque el Libro Caja y Bancos no tiene un detalle del movimiento
de las Cuentas, la diferencia es como se detalla:
Según Extracto Bancario S/. 10,629.21
Según Libros S/. 10,853.75
Diferencia S/. 374.54
Este monto fue asumido como correspondiente a Caja Chica.
Es necesario mencionar que lo destinado para Caja Chica fue reclasificado en
la Sub Cuenta Entregas a Rendir Cuenta.
- Cargas diferidas
A esta cuenta se le adiciono los S/. 400.00 que no está registrado en el Librode Caja y Bancos, como en esta cuenta principal se encuentra registrada la
subcuenta Entregas a rendir cuenta.
• No existe un listado de los activos fijos y el calculo de la depreciación por
años
Se ha observado que la Asociación no cuenta con un listado en donde se pueda
apreciar el cálculo de la depreciación, mensual o anual aplicando las tasa de
depreciación correspondiente, consideramos esta información como una limitación
al alcance, el contador nos ha proporcionado solo asientos contables lo que
hemos visto en los libros pero el detalle del calculo no se ños proporciono,
La Junta Directiva debe disponer en coordinación
con el Tesorero y el Contador de la asociación que
se implemente el listado del calculo de la
depreciación para tener un control de los activos de
propiedad de la asociación.
• Inventario de Activos Fijos
De acuerdo a la observación presentada del control de activos, es importante que
se cuente con un inventario de activos fijos estableciendo un código a cada activo,
la conciliación y determinando faltantes y sobrantes y establecer una evaluación
de estas diferencias.
Es necesario que se proceda ha disponer un
inventario físico de los activos y regularizar esta
situación.
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• Gastos Pagados por Servidumbre, terrenos Cerro Verde
Se ha observado que la asociación ha pagado a un profesional por peritajes por la
adquision de terrenos por parte de Cerro Verde, para el uso de la línea de
conducción y servidumbre, consideramos que estos gastos debieron ser asumidos
por la empresa Cerro verde por ser la parte interesada, en la línea de conducción,
los recibos no cuentan con los VoBo de la aprobación de pagos.
No. Recibo No. Fecha Proveedor Importe US $1 001-000106 15-05-05 Ing. Berly Luis Silva Reaño 700.002 001-000111 25-11-05 Ing. Berly Luis Silva Reaño 888.89
TOTAL US. $ 1,588.89
Es necesario que Junta directiva actual efectué una
evaluación, de estos gastos asumidos por la
Directiva anterior que autorizo los pagos
correspondientes.
• Cuenta Ganancias Diferidas
De acuerdo a un informe proporcionado por propia voluntad del asociado Ángel
Valdivia Chamana, no sindico que esta cuenta se creó con el propósito de
mantener los ingresos por venta de terrenos en la cuenta Ganancias Diferidas
para luego aplicarlos en futuras construcciones que va realizar la asociación, por lo
tanto debería existir una relación de correspondencia entre los saldos de Caja
bancos y la cuenta ganancias diferidas. En el cuadro que se muestra líneas abajo
nos indica que no existe la relación entre las cuentas indicadas y no cumple con el
propósito por el cual fue creada.
El contador en su informe No. 03-2011 de fecha 18 de abril del 2011 indica
expresamente que desconoce el origen de esta cuenta lo cual es una limitación al
alcance para nosotros, con respecto al análisis de esta partida, así mismo
tenemos que indicar que el contador, que indica que desconoce el origen, viene
realizando asientos contables en los periodos que se encuentra desempeñando el
cargo de contador .
COMPARACION DE SALDOS DE LAS CUENTAS CAJA BANCOS Y GANANCIAS
DIFERIDAS
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No. Año Caja Bancos S/. Ganancias Diferidas S/.1 Año 2004 12,428 95,2122 Año 2005 210,059 367,0313 Año 2006 25,393 151,7204 Año 2007 111,670 164,092
5 Año 2008 185,681 202,679Fuente: Estados Financieros
La Junta Directiva debe disponer la evaluación
integral de esta cuenta ganancias Diferidas y del
resultado de esta, proceder a tomar la decisión si se
continúa o se desactiva aplicando a resultados.
E. OBSERVACIONES EN LA REVISION DE LOS GASTOS 2004 – 2008
• Gastos Sin el Debido Sustento Documentario
De la revisión efectuada a los gastos se encontró los siguientes documentos
sin debido sustento:
FECHA CONCEPTO DOCUMENTO NUMERO MONTO28/01/2004 Construcción andamios (*) Nota de Pedido 01055 340.0030/11/2005 Varios Sin - 2920.0030/11/2005 Varios Sin - 980.0030/11/2005 Varios Sin - 790.0030/11/2005 Pago Impuesto Renta Sin - 222.0030/11/2005 Varios Sin - 936.0030/11/2005 Varios Sin - 697.4030/11/2005 Varios Sin - 85.0030/11/2005 Varios Sin - 1332.50
- 8,302.90
(*) Este gasto fue cargado indebidamente a la cuenta de Activos fijos y a la fecha
se le viene aplicando la depreciación correspondiente, lo que podría originar
una contingencia tributaria
• Otros Aspectos Contables
Sistema de archivo y registro de compras
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El sistema de archivo y registro de compras no es funcional por cuanto se requiere del
sistema contable para poder ubicar un documento físico del archivo previamente
seleccionado en el registro de compras, haciendo de esta práctica una dependencia
innecesaria del sistema.
PARTE II:
INFORME DE AUDITORÍA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA AÑO 2004 - 2008
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A. ESTRUCTURA ORGÁNICA Y OPERACIONAL
Con relación a la estructura orgánica, la Asociación no cuenta con un Organigrama,
Manual de Organización y Funciones.
B. ASPECTOS ORGANIZACIONALES Y DE CONTROL INTERNO
Se ha determinado que existe una falta de canales de comunicación y procedimientos de
flujo de información en forma oportuna y efectiva entre las áreas de Contabilidad,
secretaria (Administración) y la Junta Directiva; específicamente en la conciliación de
saldos y emisión de documentos internos ó comprobantes de pago.
De igual manera se pudo constatar que el Área de socios no tiene acceso ó no cuenta con
el procedimiento adecuado para brindar información estadística relacionado directamente
con la gestión del área como el importe de la deuda de los Socios “Ausente Común -
Morosos”; importe de la deuda de los Socios “Morosos”; Relación de socios que hayan
pagado “Cuotas Mensuales por Adelantado”.
El Estatuto de toda organización debe ser lo suficientemente claro y detallado que permita
actuar con eficiencia y eficacia el actual estatuto, tiene una serie de vacios que permite que
las reglas de juego no sean las más adecuadas.
Por esta falta de vacios se han cometido una serie de errores, tal es el caso de las elección
del Sr. Velez que su elección fue nula y de ahí que los Registros Públicos no la inscribieran
esto trajo como consecuencia que se opere con efectivo utilizando otros medios para los
pagos, etc.
El estatuto debe fijar expresamente la fecha de inicio del periodo de la Junta Directiva y suculminación, debiendo indicar expresamente los meses, antes llevar a cabo las respectivas
elecciones y no prorrogar el mandato sin la debida justificación. A la fecha las juntas
directivas en realidad desconocen o alargan expresamente los mandatos, sin una razón
justificada. Este permitirá que exista un orden, como lo es en toda Asociación debidamente
organizada.
C. SITUACIONES-SOCIOS
CONDICION DE SOCIOS
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En el siguiente cuadro se muestra las diferentes categorías de los Socios y que cuentan
con la calificación correspondiente esta calificación es de acuerdo al PADRON DE
ASOCIADOS (proporcionado por secretaria), que hacen un total de 536 y que
corresponden a los años de 2004 al 2008, al momento de nuestro primer requerimiento de
fecha 22 de febrero de 2011; tal como se detalla en el cuadro siguiente:
Tipo Socio Cantidad %
SOCIOS HÁBILES 0 0
SOCIOS DEUDORES 536 100TOTAL 536 100
ELABORADO EN BASE AL PADRÓN DE ASOCIADOS ACTIVOS DEL 22 DE FEBRERO DE 2011
SOCIOS HABILES
Los socios hábiles y de acuerdo al Estatuto son los socios que se encuentran al día en sus
obligaciones, la costumbre ha hecho que califican en esta categoría los que tienen una
deuda pendiente de hasta dos meses, pero es el caso que a la fecha de nuestra revisión,
el 100% de socios registrados en el padrón de asociados, no se tiene socios hábilesproducto de que los socios tienen pendiente alguna obligación con la asociación.
FUNDAMENTOS BASADOS EN EL ESTATUTO
Según estatuto en su título III articulo 11 Se considera como Socio hábil a los que
se encuentren al día en sus obligaciones con la Asociación.
De acuerdo al estatuto título V DE LAS OBLIGACIONES articulo 13
a.- Reempadronarse en las fechas que determine La Junta Directiva.
b.- Cumplir con las disposiciones de estos estatutos, su Reglamento Interno, los acuerdos
de Asambleas Generales, del Concejo Directivo y ejecutar las obras en los plazos
conforme a las especificaciones que la Asamblea o Junta Directiva acuerde.
c.- Ejecutar las obras conforme a Asamblea General. Pagar sus aportaciones cuotas de
ingreso cuotas ordinarias y extraordinarias, multas que impongan Los Estatutos, El
Reglamento y Asamblea General.
d.- Asistir a la Asamblea General, oficialmente convocadas, con voz y voto.
e.-Desempeñar con responsabilidad y eficiencia los cargos y comisiones que se leencomienda Las Asambleas Generales o los Concejos Directivos.
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f.- Contribuir a la realización de los fines sociales y al prestigio de las Asociación.
g.- Comunicar por escrito, mediante carta notarial la transferencia de acciones y derechos
de terceros.
Según estatuto titulo XII el secretario en su articulo 44 son atribuciones, las
siguientes:
a.-Llevar los libros de sesiones del concejo directivo y de las Asambleas Generales, al día
debidamente firmados conjuntamente con el Presidente de la Institución.
b.- Organizar el archivo de la institución, el padrón de socios y mantener al día toda la
correspondencia.
c.-Firmar junto con el presidente, las fichas de socios, los carnets, padrón de asociados y
demás documentos relacionados con el cargo.
d.-Publicar en los diarios de la localidad y otros medios de comunicación los avisos o
comunicados que acuerde el concejo directivo o el comité de vigilancia.
OBSERVACIONES
De acuerdo al trabajo realizado y revisando el Estatuto de la Asociación, indicamos las
siguientes observaciones:
• No existe padrón actualizado de los socios hábiles, por los años 2004 al
2008.
• No existe el Reglamento Interno de acuerdo a lo dispuesto por el estatuto,
por lo que no se cumple lo que indica expresamente el estatuto.
• No existe reporte de socios que pagan sus cuotas por adelantado, se sabe
quiénes han pagado en forma adelantada, de acuerdo a lo indicado por la encargada de la
cobranza de socios.
Que la Junta Directiva disponga se realice un
reempadronamiento de los socios para actualizar
datos de los socios.
SOCIOS DEUDORES
A la fecha del presente informe no está determinada esta condición que para fines del
presente informe expresaremos, no existen socios que están al día en sus obligaciones
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con la asociación, de igual manera no existe un reporte resumen de los socios que se
encuentran con retraso en sus obligaciones con la asociación, de acuerdo a la
circularización a socios de su deuda con La Asociación.
FUNDAMENTO
Según estatutos titulo XIII EL TESORERO articulo 45 son atribuciones del
tesorero:
a.- Verificar y controlar el pago de las cuotas de ingresos, las cuotas sociales, ordinarias y
extraordinarias de los socios, así como las multas establecidas en estos estatutos o
acordados por la asamblea general; expidiendo los correspondientes recibos.
b.-depositar el dinero recaudado en las cuentas que la institución haya constituido en los
bancos, no pudiendo por ningún motivo conservarlo en su poder por mas de 24 horashábiles, salvo por causas imprevistas, excepto las cantidades con las cuales funcionan
Caja Chica.
c.-llevar y mantener las cuentas bancarias al día, proporcionando los informes que le
soliciten el Consejo Directivo.
d.-llevar por si o con ayuda de contador colegiado, la contabilidad de la asociación
informando mensualmente al Consejo Directivo sobre el estado general de las cuentas.
e.-formular con el presidente y demás miembros del directorio, el presupuesto de la
institución considerando las partidas respectivas para El Comité De Vigilancia.
f.-dar cuenta a la directiva acerca de los socios morosos, a fin de que se tomen las
acciones correspondientes.
g.-firmar conjuntamente con el presidente todos los documentos relacionados con la
marcha económica de la institución.
h.-levantar el inventario correspondiente y en forma pormenorizada de los muebles,
inmuebles, valores y demás bienes de la asociación, semestralmente.
i.-realizar la entrega bajo inventario, de todos los bienes, documentos libros, muebles y
recibos de cuentas, etc., de la asociación quien le suceda el cargo.
j.-presentar trimestralmente un informe económico a la asamblea general.k.-el dinero en efectivo que ingrese por todo concepto será depositado en los bancos y/o
entidades financieras de la localidad, bajo la responsabilidad del presidente y tesorero de la
institución.
OBSERVACIONES
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• No hay evidencias de reportes de Tesorería, donde se dé cuenta a
la directiva acerca de los socios morosos, a fin de que se tomen las acciones
correspondientes .Denota incumplimiento del estatuto.
• No hay evidencia de la emisión de un Reglamento, tal como lo
dispone el Estatuto de la asociación, así mismo no se indique la sanción económica por
incurrir en mora en el pago de sus cuotas ordinarias y extraordinarias.
Es necesario que se determine la cantidad de socios
morosos y tomar las acciones pertinentes para que
estos regularicen su situación.
SOCIOS DEPURADOS
Esta condición no está determinada expresamente en el Estatuto lo cual crea un vacio,
este tipo de socio se basa en lo dispuesto por el Código Civi. El Articulo 9 indica que un
socio depurado no podrá realizar ningún trámite de transferencia hasta no ser habilitados
por La Asamblea General como socio, indicamos que el Estatuto no precisa ni determina
en qué momento se considerado socio depurado.
FUNDAMENTOS
Según Estatutos Título III en su artículo 9 los socios que se encuentren en
condiciones de depurados, no podrán hacer ningún trámite de transferencia, hasta no ser
rehabilitados por la Asamblea General, como socio hábil.
Según estatutos título III en su artículo 10 los lotes de los socios depurados
pasaran a disponibilidad de la asociación, previo trámites legales pertinentes, pudiendo ser
adjudicados a nuevos socios, de no mediar la habilitación del socio depurado.
Mediante acuerdo de ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS DE 17 DE
DICIEMBRE DEL 2006 se acordó que en el caso de socios que soliciten su
reingreso, la junta directiva hará un análisis de su caso el asesor legal emitirá su
informe con ambos pronunciamientos y además el informe de su estado de cuenta
respectivas serán llevados a la Asamblea General quien determine su reingreso
señalado los requisitos a cumplir o rechazar el pedido.
EN LA ASAMBLEA GENERAL DEL 21 DE OCTUBRE DEL 2001 se
acuerda “que los socios que pida su reingreso en el futuro no tendrán derecho a
lote vivienda, serán considerados como nuevos socios.
Según estatutos titulo XV El COMITÉ DE VIGILANCIA en su artículo 48 el comité
de vigilancia, conocerá y opinara sobre el ingreso de nuevos socios cuidando que se
ajusten estrictamente a las disposiciones estatutarias y reglamentarias.
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OBSERVACIONES
Del Trabajo realizado a la Asociación Umapalca, se procedió a enviar cartas a los
asociados solicitando que nos indiquen sus deudas a y su estado actual con respecto a la
posesión del lote adjudicado, producto de estas y de acuerdo a la circularizacion de socios.
Determinamos las siguientes observaciones.
TRANSFERENCIAS DE TERRENOS SIN CONOCIMIENTO DE LA ASOCIACION
De la circularizacion practicada a los socios inscritos en el padrón de socios proporcionada
por la secretaria de la Asociación, podemos determinar que las respuestas obtenidas por
los socios que se apersonaron a la asociación en algunos casos, estuvieron de acuerdo
con la deuda que mantienen con la asociación además indicando que se encuentran enposesión del respectivo lote pudiendo hacer el cruce de información con registros públicos.
Debemos indicar que después de practicar la circularizacion realizada a la fecha 04 de
abril del 2011 la socia Sr NELLY CASTILLO SARAVIA indica:”Que transfirió sus lote de
vivienda N-13 en trámite privado a su hijo Sr HENRY OSORIO CASTILLO quien está en
posesión del lote “
Que la junta directiva disponga que se proceda a
cumplir con el Reglamento de Transferencias para el
cual fue creado e implante las sanciones
respectivas.
NO EXISTE UNA DEBIDA COMUNICACIÓN ENTRE LOS ASOCIADOS Y LA
ADMINISTRACION DE ASOCIACION.
De la circularización realizada podemos identificar al socio Sr Barreda Valdivia Ángel quien
según la Asociación en los datos proporcionados por secretaria al 04 de abril del 2011 tiene
una deuda pendiente de S/ 271.50 (DOSCIENTOS SETENTA Y UNO 50/100 NUEVOS
SOLES),el socios Sr Barreda Valdivia Ángel indica:” la suma adeudada es de S/ 175.00, los
S/. 96.50 son una condonación del 50% de multas que no debió ser contabilizada además
indica que está en posesión del lote E-7 del sector granja II”.
Es necesario que se haga de conocimiento a todos
los socios de los descuentos a los cuales serian
beneficiados si cumplieran con pagar su deuda.
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ADJUDICACION DE LOTES DE VIVIENDA EN FORMA INDEBIDA CONTRAVINIENDO
A LO DISPUESTO POR EL ESTATUTO
De la muestra tomada para nuestro trabajo pudimos encontrar en los expedientes de los
socios, existen cartas notariales que datan del año 1987 donde se indica que queda
definitivamente separado de la asociación como es el caso del Sr Rafael Apaza Valencia,
después de esta depuración el socio pide reconsideración de su situación de socio
depurado procediendo su pedido, debemos indicar que en cartas enviadas al socio por
parte de la asociación donde se le indica que debe pagar sus obligaciones teniendo
muchas consideraciones para otorgarle plazos en repetida veces para que realice el pago
de su deuda.
Reingreso a la asociación del socio el 14 de septiembre del 2006 para luego el 18 del
mismo mes (4 dias despues) realizar la transferencia del lote adjudicado a favor de la Sr Maria Lupe Fernandez Aguilar. En carta enviada a la asociación del 11 de enero del 2007
donde señala que habiendo recibido la transferencia del lote del Sr Apaza Valencia Rafael
constituye de acuerdo a los estatutos un lote de granja y otro de vivienda . Basado en
este artículo la junta directiva en sesión del 8 de febrero se le otorgo el lote de vivienda
N-7. contraviniendo al Art. No. Xx y asi mismo, el incumplimiento del acuerdo LA
ASAMBLEA GENERAL DEL 21 DE OCTUBRE DEL 2001. xxx
Nro de
socio
Nombres y
apellidos
Fecha de
adjudicación
Lote
464 María Lupe Fernández
Aguilar
8 de febrero del
2007 en acuerdo
de junta directiva
n-7
393 RODRIGUEZOLAECHEA, PERCYFELIPE
8 de enero del
2004 en acuerdo
de junta directiva
f-23
Es necesario que la junta directiva pida informe por
escrito a la ex directiva presidida por el Sr. Samuel
Veliz Delgado y su junta directiva sobre los
argumentos en para los que se baso para realizar la
adjudicación del lote vivienda a socios que
reingresaban a la asociación.
LOS LOTES DE SOCIOS DEPURADOS NO HAN SIDO REVERTIDOS A LA
ASOCIACION
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Debemos indicar que en la revisión de los expedientes de los socios podemos notar que
existen cartas notariales donde se le indica que estan definitivamente separados de la
asociación ademas de la perdida de sus derechos que incluye la reversión de los lotes que
se le adjudicaron. Esto viene ocurriendo en forma reiterativa en todas las directivas que ha
la fecha fueron elegidas, es importante que se proceda a cumplir con el estatuto en lo
referente a la reversión de los lotes, para que a su vez estos sean adjudicados a nuevos
asociados, pevia la debida calificación, de tal manera que permita a la Asociación captar
nuevos ingresos que serviran para el mejoramiento y cumplimiento de los objetivos de la
Asociación.
Que la junta directiva tome las acciones pertinentes
y las evalué para realizar acciones legales
correspondientes.
REINCORPORACION INDEBIDA DE SOCIOS
De la muestra tomada en la revisión de los expedientes de los socios depurados podemos
indicar que existen socios que fueron reincorporados en forma indebida, contraviniendo lo
dispuesto en el estatuto y en los acuerdos de Asamblea General, la Junta Directiva bajo la
presidencia del Sr. Samuel Veliz ha incorporado a asociados que no cumplían con los
requisitos mínimos para ser nuevamente asociados, como es el caso en lo dispuesto por el
acuerdo de Asamblea General de fecha 17 de diciembre del 2006, que indicaba en el
caso de socios que soliciten su reingreso, “la Junta Directiva hará un análisis de su
caso, el asesor legal emitirá su informe, con ambos pronunciamientos y el estado de
cuenta serán llevados a la Asamblea General quien determinara si se acepta su
reingreso, señalando los requisitos a cumplir o rechazar el pedido”.
No. Apellidos y Nombres Fecha deReincorporación
Comentarios
65 Cesar AugustoMacedo Raa
15 de mayo del 2008en acuerdo de juntadirectiva
No existe informe del asesor legalNo existe acuerdo de asambleageneral
221 Alejandrina Quispeviuda de Lima
21 de septiembre del2007 en acuerdo de junta directiva
No existe informe del asesor legalNo existe acuerdo de asambleageneral
64 Danila NancyManrique luna
11 de octubre del2007 en acuerdo de junta directiva
No existe informe del asesor legal
84 Amalia PalaciosPatiño
25 de junio del 2007en acuerdo de juntadirectiva
No existe informe asesor legalNo existe acuerdo de asambleageneral
REUBICACIONES INDEBIDAS A LOS ASOCIADOS CON RESPECTO A LOS LOTES
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Existe vació en el estatuto de la asociación que determine la manera y el
procedimiento para poder hacer la reubicación de un socio hábil. Debemos indicar
que se realizaron reubicaciones de socios que reingresaron a la asociación que a los
pocos días de realizada su reincorporación realizaron las transferencias de sus lotes
como indicamos.
• Se realizaron transferencias de terrenos sin conocimiento de la asociación. Denota
incumplimiento del reglamento de transferencias.
• No se realizaron los trámites legales para revertir los lotes de los socios depurados en
su debido momento.
• Se realizaron reincorporaciones de socios depurados mediante acuerdo de Junta
Directiva incumpliendo acuerdo de Asamblea General De Socios de 17 De Diciembre del
2006.• Existe adjudicación indebida de lotes vivienda a socios depurados
que pidieron su reingreso y después de ponerse al día en sus obligaciones fueron
beneficiados con el lote vivienda. Denota incumplimiento de acuerdo de asamblea general
del 21 de octubre del 2001.
• No hay evidencia de opinión del comité de vigilancia sobre el
ingreso de socios nuevos.
FALTA DE FIRMAS DE LOS MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA AL TERMINO DECADA SESION REALIZADA
De la revisión del libro de sesiones de junta directiva debemos indicar que la falta de firmas
de las personas que conformar la junta directiva debemos indicar que a partir deL DE 13
DE AGOSTO de 2004 hasta el 01 de septiembre de 2006 solo podemos observar que al
final de cada sesión de la junta directiva se tiene que solo se encuentra la firma de dos
personas en algunos casos y en otro solo una firma.
Sesiones del consejo de administración
FECHA NUMERO DE FIRMAS NOMBRE Y APELLIDOS13 de agosto 2004 Dos firmas SAMUEL VELIZ DELGADO
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GAMERO JUÁREZ & ASOCIADOS S.C.SOCIEDAD DE AUDITORIA
27 de agosto 2004 Dos firmas SAMUEL VELIZ DELGADO
22 de septiembre 2004 Dos firmas SAMUEL VELIZ DELGADO
9 de septiembre 2004 Dos firmas SAMUEL VELIZ DELGADO
16 de septiembre 2004 Dos firmas SAMUEL VELIZ DELGADO
23 de septiembre 2004 Dos firmas SAMUEL VELIZ DELGADO
17 de febrero de 2005 Una firma SAMUEL VELIZ DELGADO
10 de marzo 2005 Una firma SAMUEL VELIZ DELGADO
17 de marzo 2005 Una firma SAMUEL VELIZ DELGADO
7 de abril 2005 Una firma
22 de abril 2005 Una firma28 de abril 2005 Una firma
Que la junta directiva revise los acuerdos donde no
existan firmas de los asistentes de la junta directiva
en la gestión del Sr. Samuel Veliz
D. INFORMES TECNICO, EXPEDIENTES DE OBRAS.
De la revisión de un total de 2 expedientes sobre obras ejecutadas durante el periodo
2004, se han determinado las siguientes observaciones:
• Evaluación del Expediente técnico del reservorio elevado .
De la revisión efectuada al expediente, en las bases elaboradas por la Asociación
se pudo apreciar que se tomo como base las utilizadas para la ejecución de obras
públicas (estado), en este tipo de bases se da un mayor peso a la información
técnica es decir plan de trabajo, experiencia, etc. y que oscila entre el 80% y 85%
y la diferencia es decir entre el 15% al 20% se da a la parte económica, para este
caso las reglas cambiaron se dio un peso del 85% a la oferta económica, lo cual
nos parece que no está de acuerdo a que normalmente se usa en el mercado de
contrataciones de obras.
• Supervisor de Umapalca
De la revisión efectuada se pudo comprobar que el Ing. Efraín Díaz Espinoza sedesempeño como supervisor de la asociación, previa a la elaboración de las bases
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para la construcción del reservorio elevado, así mismo el indicado Ing. Superviso
el trabajo realizado por el Ing José Monroy en lo referente a la elaboración del
presupuesto para la ejecución de la obra. El Ing Díaz se presenta como postor a
través de su empresa Diesa SRL, para la construcción del reservorio elevado.
Teniendo una ventaja de información con los demás postores, resultando ganador
de la buena pro. Folio 180 del Libro de actas No. 7 de Sesiones de la Junta
Directiva, en sesión de fecha 24 de mayo del 2004
• Proveedor de los obras civiles y otros
Se ha verificado que la empresa Diesa SRL .realizo una serie de trabajos después
de haber construido el reservorio elevado según consta en la Factura No.
001 – 000043 de fecha 02 de junio del 2005 por US $ 900.00. las obrasrealizadas son:
- Proyecto Integral para el agua potable y obras conexas de la Zona Vivienda
Umapalca y su área de influencia
- Proyecto Integral para el sustento de desagüe y alcantarillado de la zona de
vivienda de Umapalca y su área de influencia
- Proyecto de la vía interdistrital de Umapalca
Con la Factura No. 001-00073 de fecha 24 de abril del 2006 se cobra por los
servicios de propuesta de compra del terreno agrícola de propiedad del terreno del
Sr. Fidel Cornejo S/. 600.00
Con la Factura No. 001- 0098 de fecha 21 de abril del 2007 se cancela los
servicios por conexión de salida de desagüe del Reservorio apoyado 600 Mts3 por
S/. 500.00
Con la Factura No. 001- 0099 de fecha 21 de abril del 2007 se cancela los
servicios de pago a cuenta por trazo, replanteo y estacado de la zona vivienda –
Umapalca por S/. 2,000.00
Con la Factura No. 001- 0101 de fecha 04 de mayo del 2007 se cancela los
servicios por trazo, replanteo y estacado de la zona vivienda – Umapalca por
S/. 1,800.00
• DOBLE PAGO POR EL MISMO SERVICIO
Se ha observado que por el mismo concepto de servicio se ha pagado por el
mismo concepto a dos proveedores diferentes, el servicio es El de elaboración del
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estudio denominado “Reformulación del Estudio Integral para el agua potable y
alcantarillado de la zona Vivienda Umapalca y asentamientos aledaños
Diesa SRL. con la Factura No. 001- 0095 de fecha 22 de febrero del 2007 se
cancela el adelanto del estudio por US $ 700.00
Diesa SRL. con la Factura No. 001- 00096 de fecha 14 de marzo del 2007 se
cancela los servicios por trazo, replanteo y estacado de la zona vivienda –
Umapalca por S/. 1,186.00
Uriel Edwin Luna Villanueva, con RHP No. 001-000053 de fecha 31 de marzo del
2007 se cancela adelanto por el proyecto de agua y desagüe de S/. 1,000.00
Es necesario que la Administración de la Asociación
realice una evaluación de estos pagos.
• Cargo indebido al reservorio por trabajos adicionales y de residencia
De la revisión efectuada se ha encontrado factura de la empresa Diesa SRL por
diferentes conceptos y que fueros aplicados al reservorio elevado tal como se
muestra en el siguiente cuadro:
No. Documento Fecha Proveedor Concepto Importe1 001-00035 23-03-05 Diesa
SRL. (*)
Cancelación de los
adicionales para laobra adjudicación
privada No. 01-2004
S/.
10,161.33n2 001-00036 23-03-05 Diesa
SRL. (*)
Gts. Administrativos
y de residencia para
la obra del reservorio
elevado
S/.
1,591.24TOTAL 11,753.87
(*) la empresa Diesa ejecuta adicionales, sin existir un acuerdo ni de Junta
Directiva ni de Asamblea General, para la realización de estos.
(*) La empresa Diesa realiza funciones de residencia es decir que ejecuta la obra
y luego el se revisa.
E. CONTINGENCIAS TRIBUTARIAS
En los periodos 2004 – 2008, la Asociación ha asumido contingencias de índole
tributaria que se detallan a continuación:
• EN MATERIA TRIBUTARIA
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1. La asociación en el periodo materia del examen a procedido a vender terrenos
a terceras personas, los terrenos se encuentran inafectos del Impuesto
General a las Ventas, con referencia al Impuesto a la Renta si se encontraríaafecta, de la revisión efectuada no se ha procedido a entregar los
comprobantes de pago, lo cual ocasionaría una multa.
• MULTAS
1. Libros Oficiales manuales y emitidos por el sistema
A la fecha se vienen emitiendo libros contables por el sistema contable
(Sistemas computarizados) estos libros no se encuentran legalizados para
efectos contables se utilizan los libros manuales y se trasladan a los libros
manuales, estos libros a a la fecha de nuestro examen se encontraban
atrasados, es decir, fuera de los plazos establecidos.
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V. CONCLUSIONES
1. Que la Junta Directiva del año 2008 al 2010 presidida por el Sr. Samuel
Vélez fue elegida en forma irregular, no pudo inscribirse en los Registros
Públicos, consideramos que las pagos que se les realizo por dietas y otros
la actual Junta Directiva evalúa su recuperación
2. El estatuto que rige actualmente a la asociación Umapalca tiene una seriede vacios con referencia a la organización, de los socios y de las elecciones
para cambio de Junta Directiva.
3. Con respecto al informe de la Comisión de Vigilancia en donde determinan
gastos por movilidad, teléfono y otros, ratificamos que dichos gastos se
efectuaron en demasía, sin embargo no existe un procedimiento de control
para estos gastos.
4. Se ha procedido a revaluar los terrenos, sin un informe técnico y
profesional que permita conocer el verdadero valor de los terrenos, en la
asociación se aplico el arancel.
5. La empresa Diesa SRL. fue designada como la ganadora de la buena pro
para la construcción del Reservorio Elevado, apoyado y otras obras civiles
tal como describimos en nuestras observaciones. Consideramos que parala buena pro del reservorio elevado no se ajusto a la realidad de las bases
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se dio preferencia a la experiencia del ingeniero y no a la de la empresa tal
como lo establecía las bases.
6. La gerencia de la empresa Diesa ha realizado funciones de supervisor,ejecutor y de residencia en las obras civiles realizadas por la asociación en
los periodos 2004 – 2008.
VI. RECOMENDACIONES
1. Que la asociación, establezca un procedimiento para recuperar los gastos
efectuados por la Junta Directiva elegida en forma irregular por el periodo
2008 – 2010
2. Que la asociación a través de la Junta Directiva actual evalue la disponibilidad
de efectuar un nuevo estatuto con la participación de una comisión y asesorada
por profesionales competentes.
3. Que se establezcan procedimientos para el uso adecuado de las movilidades y
de uso de teléfono en forma particular, llevando un formato de los gastos
indicados
4. Debe invitarse a profesionales competentes y realicen una tasación y conocer
los verdaderos valores de los terrenos de propiedad de la asociación.
5. Que la actual Junta Directiva solicite explicación sobre la empresa Diesa SRL.
Por una serie de trabajos que no se realizaron concursos correspondientes.
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