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Introduccin a la Archivistica y Administracin de Documentos
Alicia Barnard AmozorrutiaAlicia Barnard AmozorrutiaPrimera ReuniPrimera Reunin de Archivos del n de Archivos del
Poder Ejecutivo FederalPoder Ejecutivo FederalOctubre 25, 206 Octubre 25, 206
Administracin Pblica
Archivos y su historia
Principios de la Archivistica
Administracin de Documentos
Lineamientos para los Archivos del
Poder Ejecutivo Federal
ADMINISTRACIADMINISTRACIN PN PBLICABLICA
Ciencia social que estudia las instituciones y Ciencia social que estudia las instituciones y organizaciones que componen los aparatos organizaciones que componen los aparatos administrativos del gobierno en sus distintos administrativos del gobierno en sus distintos
niveles.niveles.
Instancia instrumental que le permite a un Instancia instrumental que le permite a un gobierno llevar a la prgobierno llevar a la prctica las decisiones ctica las decisiones
polpolticas que adopte el poder decisorio ticas que adopte el poder decisorio respectivo respectivo
FUNCIONES BFUNCIONES BSICAS DE LA ADMINISTRACISICAS DE LA ADMINISTRACIN PN PBLICABLICA
Ejercer la forma de gobierno que de manera soberana fue Ejercer la forma de gobierno que de manera soberana fue adoptada al interior del territorioadoptada al interior del territorioEstablecer relaciones con otros estados y gobiernos para lograrEstablecer relaciones con otros estados y gobiernos para lograrla coexistencia pacla coexistencia pacfica y soberana del estado propio frente a los fica y soberana del estado propio frente a los demdemssContar con la capacidad de imponer decisiones polContar con la capacidad de imponer decisiones polticas ticas soberanas, por la fuerza si llega a ser necesario, tanto al intesoberanas, por la fuerza si llega a ser necesario, tanto al interior rior del territorio como frente a quienes quisieran desconocer al del territorio como frente a quienes quisieran desconocer al estado desde el exteriorestado desde el exteriorAllegarse de recursos financieros para cumplir adecuadamente Allegarse de recursos financieros para cumplir adecuadamente sus funciones sus funciones Resguardar los bienes de la naciResguardar los bienes de la nacinn
ADMINISTRACION PUBLICA FEDERALADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL
La Ley OrgLa Ley Orgnica de la Administracinica de la Administracin Pn Pblica seblica seala:ala:
Como se organizarComo se organizarn las Secretarn las Secretaras las cuales estaras las cuales estarn n encabezada por un Secretario de Estado (Artencabezada por un Secretario de Estado (Artculo 14)culo 14)
Como se definen los Como se definen los rganos desconcentrados que puede tener rganos desconcentrados que puede tener cada Secretarcada Secretara (Arta (Artculo 17)culo 17)
TambiTambin determina la obligatoriedad de expedicin determina la obligatoriedad de expedicin de n de manuales de organizacimanuales de organizacin, procedimientos y de servicios al n, procedimientos y de servicios al ppblico (Artblico (Artculo 20)culo 20)
Se detalla ademSe detalla adems el establecimiento de apoyo administrativo s el establecimiento de apoyo administrativo en materia de planeacien materia de planeacin, programacin, programacin, presupuesto, n, presupuesto, informinformtica, estadtica, estadstica, recursos humanos, recursos materiales, stica, recursos humanos, recursos materiales, contabilidad, fizcalizacicontabilidad, fizcalizacin, n, archivosarchivos y los demy los dems necesarios s necesarios (Art(Artculo 20) culo 20)
INSTITUCIONES PBLICAS
EJECUTIVO SECRETARAS DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS CONSEJERA JURDICA ORGANISMOS AUTNOMOS PROCURADURA GENERAL DE LA REPBLICA
LEGISLATIVO CONGRESO DE LA UNIN
- CMARA DE DIPUTADOS- CMARA DE SENADORES
- JUNTA DE COORDINACIN POLTICA- MESA DIRECTIVA- SECRETARAS GENERALES
JUDICIAL SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIN
- TRIBUNALES COLEGIADOS - TRIBUNALES UNITARIOS- JUZGADOS DE DISTRITO
ENTIDADES PARAESTATALES O SECTOR PARAESTATAL
ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS
EMPRESAS DE PARTICIPACIN ESTATAL
FIDEICOMISOS PBLICOS
EMPRESAS MERCANTILES DEL ESTADO
DEPENDENCIAS
SECRETARAS DE LA ADMINISTRACIN PBLICA
DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS
CONSEJERA JURDICA
PROCURADURA GENERAL DE LA REPBLICA
UNIVERSO NORMATIVO
JERARQUA NORMATIVA
UNIVERSO NORMATIVO EN EL MBITO FEDERAL
CONSTITUCIN TRATADOS YCONVENIOS
INTERNACIONALESLEGISLACIN SECUNDARIA
(LEYES Y CDIGOS FEDERALES)
DECRETOS Y ACUERDOS DE LOS PODERES
(PRINCIPALMENTE DEL LEGISLATIVO)
REGLAMENTOS
(PRINCIPALMENTE DEL EJECUTIVO)
NORMAS TCNICAS
(ESENCIALMENTE EN EL EJECUTIVO)
CONVENIOS Y BASES DE COLABORACIN
NORMAS ADMINISTRATIVAS:
ACUERDOS OFICIOS CIRCULARES
MANUALES DE ORGANIZACIN
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS
LINEAMIENTOS, GUAS
DIFERENCIAS ENTRE LOS ARCHIVOS GRIEGOS Y DIFERENCIAS ENTRE LOS ARCHIVOS GRIEGOS Y ROMANOS ROMANOS
Los archivos estLos archivos estn n cerrados al pcerrados al pblico blico
Los archivos estLos archivos estn n ligados a la nociligados a la nocin de n de
democracia y son democracia y son fuente de informacifuente de informacin a n a
todo ciudadanotodo ciudadano
ROMAROMA
Se distingue un sistema Se distingue un sistema de archivos centrado en de archivos centrado en
el poderel poder
GRECIAGRECIA
No se distingue un No se distingue un sistema de archivossistema de archivos
Prevalece el sistema Prevalece el sistema cronolcronolgico, con subseries gico, con subseries cronolcronolgicas de recibidos y gicas de recibidos y
enviados. No existe enviados. No existe vinculacion vinculacion
Los archivos estarLos archivos estarn a n a cargo de los historiadores o cargo de los historiadores o eruditos con preocupacieruditos con preocupacin n
de historiadoresde historiadores
Los archivos se registran Los archivos se registran por asuntos por asuntos
Los responsables de los Los responsables de los archivos estararchivos estarn al servicio n al servicio
de oficinas y tendrde oficinas y tendrn n formaciformacin jurn jurdicadica
EUROPA OCCIDENTAL Y EUROPA OCCIDENTAL Y MERIDIONAL MERIDIONAL
Siglos XVI y XVIISiglos XVI y XVII
EUROPA CENTRALEUROPA CENTRAL--ORIENTAL ORIENTAL
Siglos XVI y XVIISiglos XVI y XVII
FINALES DEL SIGLO XIX. ALBORES DE LA FINALES DEL SIGLO XIX. ALBORES DE LA ARCHIVISTICA MODERNAARCHIVISTICA MODERNA
Nataly de Wailly, Archivos departamentales en el Nataly de Wailly, Archivos departamentales en el Ministerio Interior Frances, Circular de 1841Ministerio Interior Frances, Circular de 1841
Respects du fonds: AgrupaciRespects du fonds: Agrupacin de documentos n de documentos provenientes de una administraciprovenientes de una administracin, n,
establecimiento o persona moral determinadaestablecimiento o persona moral determinada
S. Muller, J.A. Feith y R. Fruin, Holanda 1898S. Muller, J.A. Feith y R. Fruin, Holanda 1898Manual para la clasificaciManual para la clasificacin y Descripcin y Descripcin de n de
Archivos Archivos
SIGLO XX. HACIA UNA DEFINICISIGLO XX. HACIA UNA DEFINICIN DE LA N DE LA ARCHIVARCHIVSTICA. Postulados STICA. Postulados
E. Casanova en E. Casanova en 19281928
T. Schellenberg en T. Schellenberg en 19581958
E. Lodolini en 1984E. Lodolini en 1984A. Heredia en 1987A. Heredia en 1987
Arad en 1980Arad en 1980J.R. Cruz Mundet en J.R. Cruz Mundet en
19941994
Tanodi en 1960Tanodi en 1960R. Bahuer en 1968R. Bahuer en 1968J. Ducharme y J.Y. J. Ducharme y J.Y.
Rousseau en Rousseau en 19801980
Archivistica cientArchivistica cientfica fica con base en con base en
principios y un principios y un mmtodo cienttodo cientfico fico
riguroso y riguroso y contrastablecontrastable
Ciencia en fase de Ciencia en fase de formaciformacinn
Disciplina con Disciplina con principios y tprincipios y tcnicas cnicas especespecficas para el ficas para el
tratamiento y la tratamiento y la organizaciorganizacin de los n de los
archivos archivos
DOCUMENTACIDOCUMENTACINN
Actividad que se ocupa de recuperar y analizar los documentos cientficos y otras fuentes de nuevos conocimientos, su almacenamiento de la informacin en ellos contenida y la recuperacin y difusin de la misma a fin de que alcance rpida y eficazmente a quienes puedan utilizarla
La documentacin se entiende como el acto de reunir documentos sobre un tema dado y el tratamiento de stos con vistas a su divulgacin
IFLA define a la documentacin como las actividades destinadas a la coleccin, almacenamiento, clasificacin, seleccin, diseminacin y utilizacin de toda informacin. La unidad documental deja de ser el documento y pasa a ser la informacin en si misma.
BIBLIOTECONOMIA, ARCHIVONOMIA, BIBLIOTECONOMIA, ARCHIVONOMIA, DOCUMENTACIONDOCUMENTACION
Funciones bsicas
Recuperar, almacenar, difundir documentos e informacin
La rapidez y la La rapidez y la dindinmica de la mica de la informaciinformacin es n es obligatoria, se obligatoria, se difunde fuera del difunde fuera del sitio. sitio.
Su parSu parmetro de uso metro de uso estest dado por la dado por la necesidad del usuarionecesidad del usuario
SegSegn la etapa sus n la etapa sus usosusos
Transmitir, Transmitir, difundir, difundir, servirservir
No No necesariamente necesariamente conserva el conserva el documento, se documento, se almacena la almacena la informaciinformacinn
Conserva fConserva fsicamente sicamente los libros los libros
Se conservan Se conservan conforme a sus conforme a sus vigencias vigencias posteriormente se posteriormente se efectefecta seleccia seleccin para n para conservaciconservacin n permanente o baja permanente o baja
AlmacenarAlmacenar--Conservar Conservar
En forma En forma exhaustiva con la exhaustiva con la limitacilimitacin del n del tema y es tema y es precedida por la precedida por la selecciseleccin al inicio n al inicio del procesodel proceso
Es amplia no tiene Es amplia no tiene llmites mmites ms que los s que los establecidos por las establecidos por las propias caracterpropias caractersticas sticas de las bibliotecas. La de las bibliotecas. La recuperacirecuperacin puede n puede traducirse en traducirse en coleccionar coleccionar
La producciLa produccin n documental de una documental de una instituciinstitucin, se n, se selecciona para su selecciona para su conservaciconservacin temporal n temporal o permanente, o permanente, conforme a sus valores conforme a sus valores
RecuperarRecuperar
DOCUMENTACIONDOCUMENTACIONBIBLIOTECABIBLIOTECAARCHIVOARCHIVO
ARCHIVISTICAARCHIVISTICA
Estudio teEstudio terico prrico prctico de los principios, ctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes procedimientos y problemas concernientes
a las funciones de los archivos, a las funciones de los archivos, entendiendo por archivos tanto a entendiendo por archivos tanto a
documentos como su entorno, es decir, su documentos como su entorno, es decir, su organizaciorganizacin en edificios e instalaciones n en edificios e instalaciones
adecuadasadecuadasConsejo Internacional de Archivos Consejo Internacional de Archivos
ARCHIVOARCHIVO
Es uno o mEs uno o ms conjuntos de documentos, sea s conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, cual sea su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una acumulados en un proceso natural por una persona o institucipersona o institucin pn pblica o privada en el blica o privada en el
transcurso de su gestitranscurso de su gestin, conservados, n, conservados, respetando aquel orden, para servir como respetando aquel orden, para servir como testimonio, evidencia e informacitestimonio, evidencia e informacin para la n para la persona o institucipersona o institucin que los produce, los n que los produce, los
ciudadanos o para servir de fuentes de historiaciudadanos o para servir de fuentes de historia
Antonia HerediaAntonia HerediaArchivistica General. TeorArchivistica General. Teora y Pra y Prcticactica
SevillaSevilla
PRINCIPIOS DE LOS ARCHIVOSPRINCIPIOS DE LOS ARCHIVOS
El El Principio de ProcedenciaPrincipio de Procedencia establece que los establece que los documentos de cualquier naturaleza producidos documentos de cualquier naturaleza producidos
por una institucipor una institucin, organismo o individuo no n, organismo o individuo no deben mezclarse con los de otros. La deben mezclarse con los de otros. La
procedencia proporciona la base para la procedencia proporciona la base para la recuperacirecuperacin de la informacin de la informacin contenida en los n contenida en los
archivos archivos
El El Principio de Respeto al Orden OriginalPrincipio de Respeto al Orden Original, , establece que los documentos de archivo establece que los documentos de archivo
deberdebern conservarse de acuerdo con el orden n conservarse de acuerdo con el orden que le dio el que le dio el rea productora de los mismos rea productora de los mismos
Una unidad de informaciUna unidad de informacin n registrada en un soporte, registrada en un soporte, sirve de consultasirve de consulta
Documento que sin Documento que sin importar su forma o medio importar su forma o medio ha sido creado, recibido ha sido creado, recibido manejado y usado por un manejado y usado por un individuo u organizaciindividuo u organizacin n en cumplimiento de sus en cumplimiento de sus obligaciones legales o en obligaciones legales o en el ejercicio de su actividad el ejercicio de su actividad o funcio funcinn
DocumentoDocumento
Documento de ArchivoDocumento de Archivo
Conocimiento que es Conocimiento que es comunicadocomunicado
InformaciInformacinn
DOCUMENTO DE ARCHIVO
unidad de informacin producida o recibida en el inicio, desarrollo o conclusin de una actividad que sirve de
evidencia; por lo general no es efmero, es decir, contiene informacin que es valiosa en el corto, mediano
y largo plazo.
DOCUMENTO ELECTRNICO DE ARCHIVO
La pieza especfica de informacin producida o recibida en el inicio, desarrollo o conclusin de una actividad individual o institucional que comprende contenido, contexto y estructura suficiente para proporcionar
evidencia de la actividad
FUNCIONES DE LOS ARCHIVOSFUNCIONES DE LOS ARCHIVOSOrganizar y poner en servicio la documentaciOrganizar y poner en servicio la documentacin administrativa en apoyo n administrativa en apoyo
a la toma de decisionesa la toma de decisionesAsegura la transferencia de archivos de uso esporAsegura la transferencia de archivos de uso espordico dico Aplicar principios y tAplicar principios y tcnicas de valoracicnicas de valoracin, seleccin, seleccin y baja de n y baja de
documentosdocumentosClasificar y mantener organizada la documentaciClasificar y mantener organizada la documentacin en sus diferentes n en sus diferentes
etapas.etapas.Elaborar instrumentos de acceso a los archivos, mediante la descElaborar instrumentos de acceso a los archivos, mediante la descripciripcin n
documental que facilite el acceso a la inforamcidocumental que facilite el acceso a la inforamcin n Ubicar a los archivos en Ubicar a los archivos en reas y locales adecuados para garantizar su reas y locales adecuados para garantizar su
conservaciconservacinnEstablecer manuales y procedimientos para lograr el desarrollo Establecer manuales y procedimientos para lograr el desarrollo
adecuado de estas funcionesadecuado de estas funcionesJosJos RamRamn Cruz Mundetn Cruz Mundet
Manual de ArchivManual de Archivstica, 2a. Edicistica, 2a. EdicinnMadrid 1996Madrid 1996
Motivos para la generacin de archivos gubernamentales
Produccin de evidencia de una actuacin o accin, individual o corporativaLa necesidad de asumir responsabilidad y dar cuenta del uso de recursos, ya sea dentro del rgano de gobierno o al congreso y finalmente a los ciudadanos La necesidad de asumir responsabilidad y responder por una accin en procesos legalesLa necesidad de cumplir con estatutos, reglas, normas, lineamientos obligatorios dentro de las oficinas de gobierno para crear documentos de archivoEl proporcionar una memoria institucional como medio para el seguimiento de trmites y actos de gobierno a travs del tiempoEl permitir al gobierno asegurar que sus intereses y aquellos de los ciudadanos que fundamentan sus derechos estn protegidosEl asegurar que un documento de archivo significativo de polticas y actividades del gobierno es conservado para la posteridadComo medio de registrar comunicaciones de y entre las organizaciones
DOCUMENTOSDOCUMENTOS
Flujo DocumentalFlujo Documental
Unidades de ArchivoUnidades de Archivo
AdministraciAdministracin n PPblica a travblica a travs de s de instituciones, instituciones, dependencias y dependencias y entidades oficiales entidades oficiales
Sociedad en grupos Sociedad en grupos o en forma individualo en forma individual
Capacidad derespuestaorganizada
ADMINISTRACIADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS N DE DOCUMENTOS
Conjunto de principios y procedimientos Conjunto de principios y procedimientos destinados a planear, controlar, dirigir y destinados a planear, controlar, dirigir y organizar las actividades destinadas al organizar las actividades destinadas al
manejo eficiente y eficaz de los manejo eficiente y eficaz de los documentos de archivo desde su creacidocumentos de archivo desde su creacin, n, circulacicirculacin, conservacin, conservacin, uso, seleccin, uso, seleccin y n y
hasta su disposicihasta su disposicin finalesn finales
HistHistrico rico Investigador Investigador y py pblico en blico en general general
Social Social
SecundarioSecundarioEvidencialEvidencialTestmonial Testmonial InformativoInformativo
InactivaInactiva
ConcentraciConcentracin n rea rea productoraproductora
InsitutcionalInsitutcional
Ocasional Ocasional
PrimariosPrimariosLegales o Legales o
jurjurdicosdicosAdministrativosAdministrativosContables o Contables o
FiscalesFiscales
SemactivaSemactiva
TrTrmitemiteArea Area productora en productora en atenciatencin a n a sus sus actividadesactividades
Institucional Institucional
Constante Constante
PrimariosPrimariosLegales o Legales o
jurjurdicosdicosAdministrativosAdministrativosContables o Contables o
FiscalesFiscales
ActivaActiva
ARCHIVOARCHIVOUSUARIOSUSUARIOSUSOSUSOSVALORESVALORESFASESFASES
TP
ETS
TP, Transferencia primaria, E: Eliminacin, TS: Transferencia Secundaria
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
ASUNTOS DELEGISLACION
Leyes ydecretos
Acuerdos
Disposiciones Legales
DisposicionesAdministrativas
Conveniosy
Tratados
Circulares dereas mayores
Reglamentos
ASUNTOS JURIDICOS
Juicios y Amparos
Interposicin deRecursos
Administrativos
Demandas y Denuncias
ASUNTOS CONTABLES
Nminas
Comprobantes de Egresos
ValoresFinancieros Activo fijo Inversiones
Emprstitos
Crditos
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
Proyectos, Informes,
Visitas tcnicas,Reportes
EvaluacinReportes
Trmites internos
Comites, reuniones de trabajo
Asuntos cuya gestin
orresponde a la funcin delegada
Informes de Labores
ELEMENTOS PARA EL DESARROLLO DE UN SISTEMA DE ARCHIVOS
Regulacin y normatividad
Polticas y responsabilidades
Elementos a considerar en la administracin de documentos
Diseo e instrumentacin de un sistema
Administracin de documentos procesos y controles
Evaluacin y ajuste del sistema
Capacitacin
Regulacin y normatividad
Leyes, decretos, acuerdos, normas, reglamentos que
inciden en el manejo documental
Lineamientos y estndares obligatorios en el manejo de
los documentos
Manuales de buenas prcticas
Cdigos de tica
LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA GUBERNAMENTAL
ARTICULO 32. Corresponder al Archivo General de la Nacin elaborar, en coordinacin con el Instituto, los criterios para la catalogacin, clasificacin y conservacin de los documentos administrativos, as como la organizacin de archivos de las dependencia y entidades. Dichos criterios tomarn en cuenta los estndares y mejores prcticas internacionales en la materia.
Los titulares de las dependencia y entidades de conformidad con las disposiciones aplicables, debern asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo, debern elaborar y poner a disposicin del pblico una gua simple de sus sistemas de clasificacin y catalogacin, as como de la organizacin de sus archivos.
LFTAIPGCONTEXTO
ACCESO A LAINFORMACIN INFORMACIN
RESERVADA
ARCHIVOSINFORMACIN CONFIDENCIAL
Solicitudes de
Informacin
Obligaciones de
transparencia
Datos Personales
La entregadaComo tal por
terceros
LINEAMIENTOS DE ARCHIVOS, DOF. Febrero 20, 2004
DISPOSICIONES GENERALESDE LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS Control de gestin documental, elementos de descripcin.
Archivos de trmite, de concentracin e histricos. Atribuciones
Instrumentos de consulta y control archivstico, Cuadro de Clasificacin, Catlogo e Inventarios
Expedientes de archivo. Perfiles de descripcin
DE LA CONSERVACIN DE ARCHIVOS
DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS
TRANSITORIOS
Los archivos constituyen la memoria de las naciones y las sociedades, conforman su identidad y son la piedra angular
de las sociedad de la informacin.
Al proporcionar evidencia de acciones humanas transacciones y tramites, los archivos sustentan la
administracin y determinan los derechos de los individuos.
Al garantizar a los ciudadanos el acceso a la informacin oficial y al conocimiento de su historia son fundamentales
para la democracia, la rendicin de cuentas y el buen gobierno.
CONSEJO INTERNACIONAL ARCHIVOS, 2004
Introduccin a la Archivistica y Administracin de DocumentosADMINISTRACIN PBLICAFUNCIONES BSICAS DE LA ADMINISTRACIN PBLICA