Post on 28-Jan-2021
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r[tonüacroractrvoS Er;ro8
I DSSANNOÉLO DT T'f, SISIBTA DTPABA XT COIINOL I'E I;Y¡TIATIOS DIPANI I,A EüPNE8A üOT¡ITO DACI'A g.A.
'EBT8A BUSIATAf,Tf, COBNf,A
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CONPONACIOT T'TIY¡N8I?ANIA AT'IOXOtrA I'E OCCIT'ETT¡DIYISIOT Df, ITCITITnIAS
PBOCBATA I'E ITCEIIEnIA IXDI'SINIAL
l8frss-2c.u.A.o
BIBLIOTECA
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ANALISIS Y DESARROLLO DE UN SISTE]IA I}EI NFOR].IAC I ON PARA EL CONTROL DE I NVENTAR I OS DE
ACTIVOS FIJOS PARA LA E},IPRESA I,IOLINO DABUA S.A-
TERESA BUSTA}IANTE CORREA
Trabajo de 6rado prrsent¡doctrmo requisito percirl peraoptar el título de fnganieroI ndustria I
Director ¡ PO}IPILIO Al.lEDSALAZAR EUZ]IANCont. Públ, Eep. Gcia. Trib.
CAL I
CORPORACIBN UNIVERSITARIA AUTONO}IA T'E OCCIDENTE
DIVISION DE IN6ENIERIAS
PROERA].IA DE INEENIERIA INDUBTRIAL
t99?
Nota de Aceptación
Aprobado por eI Comité de Trabajode Grado en cumplimiento de losrequisitos exigidos por laCorporación Univers itaria Autónomade Occidente para optar aI tÍtulode Ingeniero .Industrial.
á.-a ^U^ /*'-/Presldente del ,Jurado
Jurado
ii
Cali Marzo 27 d,e lggz
AGRADECIUIENTOS
La autora expresa. stls agradeelmientos:
A DIOS, mi Señor, ffii Creador, a quien me acerqué en laangustia y descubri por medio de su Hiio Jesucristo que meesperabg para ayudarme, fortalegerme, Prosperarme y hacermefeliz.Doy y daré gracias a El en todo y Por todo'
A POMPILIO A. SATAZAE G., Jefe Flnanciero de la empresa vDirector del trabajo, Por su ayuda técnica, profesional ycolaboración material
A LA UNMRSIDAD AUTQNOHA DE OCCIDENTE, v todo su srupo decolabc,radores, asesores y coordinadores de los Proyectos.
A CTAUDIA P. SUAREZ, amiE;a en corto tiempo' Pero quien meimpulsó y colaboró.
A tuIS FERNANDQ HERRERA O., por su amistad, sü asesoria ensistemas y su gran sacriflcio por sacar adelante eIproyecto
A LUISA DEt S. LOZANO; en su compañla v Ia de los demásmiembros de Ia iglesia, tti€ brindaron su apoyo moralincorrdiciorial y rne ayudaron a encontrar el camino.
A mi tía, mj- madre, Jorge Alberto C., Güido T. ' doña Aura,y a todas las demás personas, 9llÉ de alguna formacolaboraron en Ia realizaeLín del presente trabaJo.
1i1
A MI HIJA KARENN, quien en estemomento de mi vida, significa,de'Spués de Dios y por sumisericordia, rni raaón de avanzar,de vivlr y de demostrar mi valorcomo ser humano y persona
tv
Jn
I
tc
I
I-'1
4.\tiqLa"a
TABLA DE COTITBT{IDO
INTRODUCCION
1.
1.1.
L.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
GENERATIDADES
OBJETIVO GENERAT
OBJETIVOS ESPECIFICOS
FROBLEMA ESPECIFICO
DETIMITACION Y JUSTI¡'ICACION DEI, ESTUDIO
TIMITANTES
BATANCE GENERAT A DIC. 31 DE 1991
Pag
1
4
4
4
6
5
I11
*Jt-74-f4FJ't2é
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2. CONCEPTOS Y TERMINOS UTITIZADOS
?..I. BIENES QUE SE CONSIDERAN ACTIVOS FIJOS
2.L.L. Activos Fiios Tangibles
2. 1 .1 . 1 . Activos Fi.ios que se deprecian
2.L.L.2. Activos Fiios que no se depreeian
2.1.1.3. Activos Fiios Agotables
?,.L.2. Activos Fiios Intangibles
2.2 BIENES QUE NO SE CONSIDERAN ACTIVOS EIJOS
2.2.L. Bienes de Consumo Inmediato
2.2.2. Bienes de Consumo Mediato
2.3 VIDA UTIL DE UN ACTIVO
13
13
L4
L4
L4
15
15
16
16
L7
L7
VALOR DE SATVAMENTO
REQUISICiON
ORDEN DE CO},IPRA
MANTENIMIENTO Y REPARACION
Reparaciones Extraordinarias
Itlejoras y Adiciones
CAMBIOS
IIETODO DE DEPRECIACION
Depreeiaciones
Ajustes a las Tasas de Depreciación
AJUSTES POR INFLACION
Indice de Aiustes Por Inflación
Ejemplo
Decretos 29Lt y ZgL?, de Dic./91
AJUSTES POR PERITAZGO
AJIJSTES POR DIFERENCIA EN TIPO DE CAMBIO
TRASTADOS
RETIRO
VENTA
BASE DE DATOS
Maestros
Actualización o Movimientos
Archivos de Report,e o Informes
Archivos de Consulta
IMPTET,ÍENTACION DEt SISTEMA DE INFORMACION
vi
18
19
19
20
20
2L
2L
2Z
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2,4
7,6
28
2g
2,9
30
31
31
32
32
33
33
33
34
353.
3.1.
3.1.1.
3.2.
3.2.1.
3.?..?..
3.2.3.
3 .2.4.
3 .?..5 .
3.2.6.
3.2.6.1.
3.2.6.2.
3 .2,6 .3 .
3 .2.6 .4.
3 .2 .6. 5.
3.2.7 .
3.3.
3.3.1.
3 .4.
3.5.
3.6.a. .7
4.
4.1.
4.2 .
PTANEACION
Realización Inventario Inicial
ELABORACION DE FORMATOS
Requisición
Orden de Compra
Nota de Entrega Activo por Departamento
Orden de Plaqueta
Orden de Adiciones o Heioras
Retiro de Activos
Venta de Activos
Orden de retiro
Solieitud de cambio
Solicitud de traslado
Solicitud de reeonstrueción o reparación
Extraordinaria
Orden de Aiuste o Valorizaciones
CODIFICACION
Reg1as y Especificaciones
COTIZACION Y ELABORACION DE PLAQUETAS
INVENTARIO PERIODICO
GASTOS CONTROTADOS
OBRAS EN CURSO
ARQUITE.CTURA TECNOLOqICA
GENERATIDADES
HANUAT DE USUARIO
35
36
37
38
38
47.
44
44
46
46
49
51
51
53
55
57
59
61
63
63
64
66
66
67
vl_I
5.
5.
ri
1.
1.1.
ObjetÍvo 67
Aspectos Generales 67
Control de acceso 70
Menú PrinciPal 7L
Módrrlo de Actualiaaclanes ?3
Actuallzación tlaestro de Actlvos FlJos 74
Actualización Tabla Centros de Costo 78
Actualiuación Tabla por Departamentos 79
Módulo de Movimientos 80
Entradas de activos fiios 80
Salidas de actlvos ftJos 8?
Ajustes de activos fiios '97
Módulo de Procesos EsPeciales 102
Obras en eurso 10?
Gastos controlados 103
Menú de Consultas 104
Consulta activos fiias por códlgo 105
consulta activos fiios por centro de costo 106
Consulta activos fiios por departamento 1-07
Consulta activos fiios por fecha 108
llenú de Informes o Listados 109
Procesos Diarios 110
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONDICIONES GENERALES
Activos Fijos de la Empresa
t2L
t2r121
vrat
5 .L.2.
5.1.3.
5.1.4.
5.1.5.
5 .2.
5.2.1.
5 .2.2.
5 .2.3 .
5. 3.
5.4.
5.4.1.
5 .4.2.
5 . 4.3.
5.4.4.
5.5.
5.5.1
5.5.1.1.
5.5.1.2.
5.5.1.3.
5.5.1.4.
5.5.1.5.
5 .5.2.
5.5,U.1.
5.5.3.
5.5.3.1.
5. 5. 3. Z.
Vida UtiI
No son Aetivos Para la EmPresa
Codificación
Plaquetas
COSTOS DE COMPRA
De Terreno
De Edificaciones
Otros Activos Fiios
DEPRECIACIONEs
VALORIZACIONES Y AJUSTES
Valorización por Peritazgo
Ajuste por Difereancia en Tipo de Canbio
Ajuste por Indice de Inflación
Ajuste por tasas de depreciación
ALTA DE UN. ACTIVO
Procedimiento No. 1 - ComPra
Requisición
Orden de ComPra Para activos fiios
Nota de Entrega Por dePartamento
Codificación Activo ComPrado
Identificación FÍsica del actlvo
Procedimiento No. 2 - Traslado
.Solieitud de traslado
Procedimiento No. 3 - Cambio
Solicitud de cambio
Orden de Rettro
L2L
L22
L22
L23
L24
L24
L24
L25
t25
L29
L29
130
131
133
133
133
133
t34
136
L37
L37
138
140
L4L
L4L
L43
l-x
Procedimiento No.4 - Reconstrucción
Soticitud de Reconstrucción
148
148
149
149
151
L52
L52
152
154
154
154
154
154
1Rq
L6Z
L6?,
165
165
169
t7L
L73
BAJA DE {.]N ACTIVO
Proced.imiento No.
Factura de Venta
Procedimiento No.
0bsolescencia
De+.erisro total
Donación
Devolución
PROCEDIMIENTO No.
VALORIZACIONES
5 - Venta
6 - Retiro
7 _ AJUSTES Y
Adiciones o Meioras
0rden de Adición o Me.loras
Yalorización Por Peritaago
Ajuste por Diferencia en Tipo de Cambio
Ajuste por Indlce de Inflación
Ajuste por Reparación Extraordlnaria
PROCEDIT'IIENTO No. I - OBRAS EN CURSO
PROCEDIMIENT.O No. I DEPRECIACIONES
PROCEDIMIENTO No.10 - GASTOS CONTROLADOS
PROCEDIMIENTO No . 11-INVENTARIO PERIODICO
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.7.1.
5.7.1.1.
5.7.2.
5.7 .3 .
5 .7 .4.
5 .7 .5.
5 .8.
5 .9.
5.10.
5.11.
6.
BIBLIOGRAFIA
ANEXOS
175
L77
178
x
LISTA DE TABLAS
TABLA 1 - ESTIMATIVOS LEGALES DE VIDAUTII PARA ACTIVOS FIJOS
TABLA 2 - COMPORTAMIENTO DEt AJUSTE POR. INFLACION
Pag
z3
28
xL
FORMATO
FORT.IATO
FORMATO
FORMATO
FORMATCI
FORI'TATO
FORMATO
FORHATO
FORMATO
FORMATO
1
2
3
4
E:
6
7
B
I
10
LISTA DE EORüATOS
REQUISICION
ORDEN DE COMPRA
NOTA DE ENTREGA DE ACTIVOS
ORDEN DE PLAQUETA
ORDEN DE ADICION O HEJORAS
FACTURA DE VENTA DE ACTIVOS
ORDEN DE RETIRO
SOIIÜITUD DE CAMBIO
SOLICITIID DE TRASTADO
SOTICITUD DE RECONSTRUCCION
REPABACION EXTRAORDINARIA
ONDEN DE AJUSTE
Pag
39
4L
43
45
47
48
50
52
54
FORMATO 11
56
58
x11
PANTALLA
PANTALLA
FANTALTA
PANTALLA
PANTALLA
PANTALLA
PANTALLA
PANTATLA
PANTALLA
PANTAttA
PANTALTA
PANTAttA
PANTALTA
PANTALLA
PANTALLA
PANTALTA
PANTALLA
1
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6
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Ig
10
11
1?
13
t4
15
16
1'7
LISTA DE PANTALLAS
CONTROL DE ACCESO
MENI] PRINCIPAL
MENU DE ACTI.]ALIZACION DE ARCHIVOS
ACTUALIZACION MAESTRO DE A. FIJOS
ACTUALIZACION DATOS A. FIJOS
ACTUALIZACION TABLA CENTROS DE COSTO
ACTUATIZACION TABLA DE DPTOS.
ENTRADA DE ACTIVOS FIJOS
ENTRADA A. FIJOS FOR TRASTADOENTRADA A. FIJOS POR CAMBIO
ENTRADA A. FIJOS POR ADICION
ENTRADA A. FIJOS POE COMPRAENTRADA A. F. POR RECONSTRUCCIC)NMEN{] SALIDA DE ACTIVOS FIJOS
SATIDA A.F. POR CAMBIO PARCIAT
SALIDA. A. F. POR ADICIC)N
SALIDA A.F. POR RECONSTRUCCION O
F'EPARACI']N EXTEAOEDI }.IAR IA
Pag
70
72
n2| .-¡
75
77
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BO
81
82
83
84
85
86
87
88
89
UU
xLL1
PANTALLA 18 SALIDA DEFIN]TIVA ACTIVO FIJO POR
VENTA
SALIDA A.F. POR OBSOLESCENCIA
SALIDA A.F. PCIR DETERIORO TOTAT
SALIDA A.F. POR DONACION
SATIDA A. F. POR (:AMEIO TOTAT
SALIDA A.F" POR DEVOTUCION
SLIEHENU FARA AJL]5TES DE A. FIJOS
VALT)FIZACION
AJUSTE POR DIF.TIPO DE CAMBIO
A.TUSTE POR INDICE DE INFIJACIOT{
AJUSTE POR ADICIONES
OBRAS EN CURSO
GASTOS CONTROLADOS
SUBMENU DE CONSIILTAS
CONSULTA A. FIJOS POR CC)DIGOCONSULTA A.FIJOS POR C.DE COSTO
CON5ULTA A. FIJOS POR DPTO.CONST]LTA A. FIJOS POR FECHASUBMENU DE INFORMES IMPRESOS
CALCULO AIJTOMAT. DEPRECIACIONES
PANTALTA
PANTALTA
PANTALLA
FANTALLA
PANTAttA
FANTAttA
PANTALiJA
PANTALLA
FANTATLA
PANTALLA
PANTATLA
PANTALLA
PANTALLA
PANTALLA
PANTALTA
PANTALTA
PANTALLA
PANTALLA
PANTALLA
1A
20
ZL
2a
Z3
7.4
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28
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30
31
32
aa
34
35
36
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g1
09
93
94
oF.
96
97
g8
ao
100
101
103
104
105
106
TÚ7
108
109
110
110
xav
REPORTE
REPORTE
REPORTE
REP(]RTE
REPORTE
EEP(]RTE
REPORTE
REPORTE
REFORTE
REPORTE
,fL-
2-
{-
4-q-
6-
7-
LISTA DE IT{FORüES O REPORTES
HOJA DE VIDA DEL ACTIVO
MOVII'lIENTO MENSIJAL
INVENTARIO FISICO POR DPTO.
ACTIVOS FIJOS DEPRECIADO.S
DEPRECIACION DEL MES
GASTÜ.q CONTRÜLADO,5
OBRAS EN CURSO
Pag
111
LL2
113
114
115
116
LL7
118
119
LZ0
ts- I,ISTA ARÜHIVO MAESTRO POR ÜODIGO
9- LISTADO POR CENTROS DE COSTO1O- TISTADO POR DEPAFTAMENTOS
FIGIJRA 1 -FIGUEA Z
FIGTIRA 3
FiGIJRA 4
FIGURA 5 _
FIGURA 6
FIGI.IFA 7 _
FIGURA 8 -FIGURA 9
FIGIJRA 1I]-
LISTA DE FIGURAS
DISEÑO PLAT]UETA IDENTIFICACION A. FIJOS
PR{)CEDII'Í IENTI) No, 1 - CCIMFRA
PROCEDIMIENTO No. Z - TRASLADO
PROCEDIMIENTü No. 3 - CAMBIO TOTAT
PROCEDIMIENTO No. 5 - VENTASPROCEDIMIENTO No. 6 - RETIROS
PHOCEDIMIENTO No. 6 - DEVOLUCIONES
PROCEDIMIENT0 No. 3 - CAMBIO PARCIAL L47
PR0üEDIMIENT0 No. 4 - RECONSTRUCCION 150
Pag
62
139
L42
146
153
155
156
PFOCEDIMIEN'[O Nc¡. 7 - AJ[J,9TE.S Y VAI,OfiIZACIONES
ADICIONES O MEJOFAS
F'IüURA 1i- PROCEDIMIENTO No. 7 - VALORIZACION PORPERITAZGO
FIGUFA L2,_
158
160
FIGURA 13-
PROCEI)It{IENTO No. 7
EN TIPO DE CAMBIO
PROCEDIMIEN'iCr }io. 7
DE INE'LACION
PROCEDIMIENTO Nc,. 7
EXTTIAORDINARIA
- AJUSTE POR DIF'ERENCIA' 163
- AJUSTE POR INDICE164
FIGURA 14_
xv l-
- REPARACION
166
FIGUT{A
FIGURA
FIGURA
FIGURA
15_ PROCEDIMIENTO
16- FROCEDI'MIENTO
17- PFOCEDIMIENTO
18- PROCEDIMIENTO
OBRAS EN CURSO 168DEPAECIACIONE5 170GA.qTOS CÜNTRC,LADOS LT?
INVENTARIO PERIODICO 17 4
No. I
N.r. g
ltl^ { frltL, . L L,
No.11
xv11
ANEXO
ANEXO
ANEXO
ANEXCI
ANEXO
1
q{¿
?
4
E
LISTA DE AI{EXOS
DECRETO 2912 DE DIC.30/91
DECRETO ?.gLL DE DIC.30/9L
COTIZACIONE.g PTAGIUETAS
PLASUETA MUESTRA
DISKETTE
Pag
L78
194
2L3
2L5
xviii
6¡
RESII!ÍEN
con eI presente trabaJo se pretende solucionar un
problerna neuráIglco para Ia empresa MOLINO DAGUA S. A. y
con el]a a muchas otras e¡opresas del sector comerclal,
como es el control de inventarios de activos fiios
mediante un software elaborado. Como complemento se
presenta tambtén eI respectivo manual de procedlmientos a
seguir por Ia empresa para edectuar dicho control.
En los capftulosgeneralidades deI
términos utlll-zados
tema en cuestión asi
sobre los aJustes
1 y 2 se lnfornan sobre lastrabajo y sobre los concePtos Y
comunes en el nedl-o que naneJa el
como tamblén una expllcaclón concisa
por lnflacfón,
En el capftulo 3 se habla sobre Ia implenentacl-ón del
sistema medl-ante formatos elaborados en el Proyecto'También se presenta el dlseño que llevará las plaguetas y
la forma de elaborar los l-nventarios y efectuar el
procedimiento de gastos controlados y obras en curso.
En eI capitulo 4 se presenta el manual de usuarioel cual consiste en conducir al mismo medianüe menús portoda 1a aplicación su maneJo y aprendiaaJe es de fáeilmemorizaclón.
En el capftulo 5 se hace la presentaclón y descripcLóndetallada de cada procedlmiento a segulr para efectuar eIcontrol de los activos fiJos ¡nediante diagrarnas.
En el tlltlmo cápltulo se resumen las concluslonesobtenidas durante el desarrollo del proyecto y lasrecomendaciones generales que se haeen a la empresa parael manejo óptlmo de Ia apllcaclón.
;::1;'
tI
8.'
TilTRODUCCION
La necesirlad de eficacia de ros tiempos modernos, laslstematiaación de los métodc¡s de control, y en fin, todo1o que signifieue hacer las cosas cada vez mejor, hacen quetodos, persorlas, empresas, grlrpos, se vean abocados aevolucionar, porqrre 1o que no evoluciona, tiende adesaparecer.
Es pcrr esto, qrfe cada vez surgen n*evos temas de estudio,de investigación o simpremente de adecuación a los nuevosmétodos; es así, eü€ ra empresa MoLrNo DAGUA s.a-, empresarepresentativa del sector morinero de trigo der occidentecolombiano, cuyas empresas, de l-as cuares tenemos noticias,se iniciarcln como peq*etias sociedades familiares, y gue surtreaniza.ciórr administrativa no ha incluÍdo un controlformal de sus activos fijos, o de hacerro ha sido a unnivel empírico, difícilmente útil para suplir lasnecesidades de información qrre tanto para efectoscontables, financieros, de procedimientos y tributarios,requieren tener ras compañías actualmente, en los últimos
2
años, ha estado modernizando sus sistemas de informaciónplaneados y controlados, al- observar un fenómeno deineficiencia en la información que procesa en varias áreas
tanto administrativas como de producción.
La necesidad de organizar eI control de los activos fijosen esta eompañía es inaplazable, si se tiene en cuenta que
además, representan un buen porcentaje (aproximadamente 26%
incluída Ia depreciación) de los actívos totales de Iaempresa. Siendo este un hecho significativo y como uno de
los principales objetivos establecer "valores reales", Iasdepreciaciones correctas aplicadas y }os ajustes por
inflación que orderra la ley y así obtener un correctornanejo de este rubro de los activos. Se dejará en 1oposible la par.rta para que este primer pasCI sirva para
implernentar también ¡rn Programa de Mantenimiento Preventivo
a Ia rnaquinaria y eqr:ipo, aspecto importantísimo faltantetambién en esta empresa. Podernos resumir, diciendo que
nuestro estuclio será básicamente: Inventario físico,
identifieación, valorizacL6n, cálcuIo de depreciaciones,ajustes por inflación, procedimientos para eI eontrolfuturo.
En la histc'ria colombiana de la MolinerÍa de trigo, se notaeI fenómeno del monopolio oficial de asignaciones del mismoa las ernpresas del gremio. Esto genera una calidad similaren la prodrrcción de trarirras, de este modo, la competencia
3
se dá básicamente en relación de precios y cada molinomantiene lo más bajo posibl.e su nivel, a fin de permanecer
en el mercacLo. Entonces, si un molino quiere mantenerse,rlebe vender a muy ba jos precios, para tracerlo debe producir
altos volúmene,s y para lograr este objetivo, debe tenerme-'iores asignaciones de materia prima y eontar eada srr veacon mayor capaeidad irrstalada. Aquí se visualiza lanecesirlad de controlar esta últirna, término que para
efectos prácticos debe entenderse como e1 conjunto deactivos dispuestos organizadamente en su procesc'productivo.
Este trabajo tiene por finalidad ayudar a organizar dichocontrol, elaborando una aplicación, diseñando formatos y
procedimientos necesario,s para srr inicializaclón, posterior
alimentación y desarrollo. 5e tratará de constituir rfnaguía flexible y eficiente para orientar el criterio de laempresa, €rl la toma de decisiones relacionadas eon eI
control de Activos Fijos. Se antepone que Ia secuencia, Iosprocesos y actividades no son inflexibles, sino que se rleja
Ia pauta para facilitar su aetualizaeión, cuando las
necesidades así Io indiquen. Cuando se presenten problernas
administrativos, demoras o ineficiencia en eI desarrollo de
lc's procedimientos, s€ inrlicará el momento preciso para
revisarlos, pues éstos regularmente se vuelven anacrónicospor eI incremento en el volumen de información o
transacciones que se realicen con el transcurso del tiempo.
1. GENERALIDADES
1.1 OBJETIVO GENERAL
EI objetivo general de este proyecto es la creación de un
sistema computarLzado, 9u€ permita la organización y
control de los activos fijos.
L.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Efectuar la organización del sistema con la
codificación de cada elemento, sLl valoración, cáIcul-o de
depreciación y ajustes por inflación ordenados por la ley,mediante un software elaborado.
2- Permitir la emisión de report,es que suministren Ia
información neeesaria tanto a las entidades fiscales, como
a los diferentes niveles de dirección interna, de una
marrera ágil, oportuna y real para facilitar 1a toma de
decisiones.
3. Permitir eI control del
compras, bajas, traslados,por medio de formatos qtre
5
movimiento de los activos:
etc. , que afecten los elementos
alirnenten eI sistema central.
4. Desarrollar el manrral de procedimientos que
marrifieste las politicas de la empresa respecto a los
*-rár¡¡it*p paua xi ¿?r-Jritflr?i d* l*s ¡*tivc,s f i jos.
5. Desarrollar un control sistematiaado que permita
la activación de las obras en curso: montajes de maquinariay equipo, edificaciones, etc., construidos total opareialmerrte por la empresa.
6. Desarrollar un control sistematLzado de gastos
controlados, que permita eI seguimiento a los gastos
efectuados a los activos, tales como mantenimientopreventivo, correctivo, reparaciones, ete.
7 - Se espera comprobar Ia eficiencia del programa
elaborado según los requerimientos generales de Ia empresa
en el sentido de realiaar un adecuado control de las
entradas y salidas de activos, de su correcta valoraci6n y
depreciación para efectos contables y fiscales.
8. Para Ia Universidad, comprobar su servicio como
taller de práctica para estudiantes no solo de Ingeniería
sino de Economía y consulta para otro tipo de estudiantes.
6
1.3. PROBLEI{A ESPECIFICO
La empresa a pesar de contar con una aplicación
computarLzada bastante eficiente para maneiar varias de
srfs actividades, por eiemplo: contabilidad, cartera,
inventarios; no cuenta en sí con un adecuado sistema de
control de su inventario de activos fiios, Io que genera
irrcertidumbre acerca de su exlstencia f Ísica y de st-l
adecuada valoraciÉ:n p
7
gremio rnolinero.
La planta de producción está ubicada en el municipio de
Dagua en eI Departamento del Valle del Cauca, hasta donde
será eI desplazamiento para iniciar el proyecto. Cabe
anotar aqr.rí que su utricación e,5 estratégica; sus fundadores
tenían visión, por cuanto, su distancia aI puerto de
Buenaventura, gü€ es el lugar donde deseargan los buques,
con eI trigo, es relativamente corta, Por tanto eI valor de
Ios fletes disminuye y esto lógicamente influye en eI
preeio del producto final.
Err este sitio, Dagua, s€ hallan: la planta de producción
(Ia maquinaria y equipo de procesamiento), las oficinas de:
Admirristración de Ia planta, Producción, Mantenimiento'
Personal, Almacén General y de Repuestos; y los vehÍculos
dedicados aI tran.sporte de producto f inal . En }a ciudad de
Cati, funciorran las oficinas de Gereneia General,
Subgerencia o Gerencia Comercial, Compras o Servicios
Generales, Ventas, Contabilidad y Sistemas, Recepción V
Secretaría.
Se recurrirá a Iibros contables y Iistados anteriores para
extractar de la manera más exacta pc¡sible: Fecha de
adquisición, Proveedor, Descripción y costo de compra de
cada elemento inventariado.
I
Se efectuará eI inventario físico en ambas localidades, se
g,oi..izaren e impondrán plaquetas metálicas de identificación
para cada elemento constitr.rtivo del inventario. Al tieffiPo,
se procederá a Ia valorización de cada uno de los equiPOS,
cáIculo de depreci-ación y aiustes por inflación; labor que
será realizada mediante Ltrr programa que tiene como base
fundamental eI Dbase III plus, elaborado en eI presente
proyecto para el efecto. El programa además, controlará en
eI futuro todo el rnovimiento qrie preserrterr los activc¡s:
compras, ventas, bajas, traslados, etc., además de Ia"activación" de las obras en curso, y de los gastos
controlados de los misrnos. Una vez realizado, se elaboratá
el Marrual de Procedimientos que en adelante regirá eI
movirniento de los activos fijos de esta compañÍa.
Se presenta justificación del estudio en tres aspectos:
Interés, Novedad y tJtitidad.
Es de interés y utilidad para Ia persona que presenta eIproyecto, para Ia universidad, para eI estudiante, para Ia
empresa, por cuanto es un tema álgido y tratado con desdénpor rnuchas compañías; entonces, este sería un buen campo de
asesorÍa por parte de la universidad, representando un
costo no muy significativo para las entidades o personas
naturales interesadas, además de ser un campo de desarrollopersonal, pues se pondrárr al servicio todos los
I
conocimientos, experiencias Y consultas a Io largo del
proceso. Los estudiantes también obtienen práetica en eI
conocj-miento y aplicación a un problema especÍfico de Ia
empresa y para ésta Ia solución al mismo, situación que
pueden vivir muchas de ellas por no tener rrna organización
adecuada para efectuar eI control de sus activos. El
estudic, se limitará a los aspectos expuestos anteriormente
y se dejará Ia expectativa aI surgimiento de algún otro
interrogante.
Es Novedad, por cuanto permitirá eI meioramiento de átea
docente referente a costos por un lado, Gerencia de
producci6n y Finanzas por otro y otros aspectos referentes
a Ia áplicación de lengua-'ies de eompr.rtador en rlrr "problÉma"
especifico de la empresa. Además del congcimiento de
aspectos tributarios aplicables aI área de Ingeniería,
irnportantes en eI campo de Ia administración'
1.5. LI}ÍITANTES
Para Ia real izacLÓn efLcaz de este trabaio, s€ no.s
preserrtan cuatro limitantes, entre otras, a saber:
t. La irrdrrstria molinera en análisis funciona con
fi¡aqpinaria espe*ialiaada qlle requiere de c*noci-mlentgf,
especificos err Ia materia para tomar adecuadamente un
10
inventario. Para eI efecto, contamos con Ia colaboración
det ingeniero de ProdrrccÍón, quien además de conocer los
equipos y eI proceso, posee amplia experiencia en el
montaje de molinos de trigo.
2- Como se expuso anteriorrnente, Ia empresa tiene 75
años de existerrcia, por Io tanto un buen número de su
equipo de produccié.¡n, sln terrer la misma edad de Ia
empresa, si tiene más de Ia requerida contablemente para
sr.rf rir depreciación, por tanto ya estará depreciado
tr.¡talrnente, aunqrte funelone blerr. Estcis elementos
aparecerán en et sistema depreciados, y lo más probable,
valoriaados.
3. A1 no existir un sistema de archivo adecuado a 1o
Iargo de Ia existencia de Ia empresa, se nos dificultará un
poco la localización de listados y fechas de adquisición,
debiendo tal vez, en algún momento "estimar" datos para
algrrnos de los elementos.
4. La otra limitante irnportante es eI tiempo, PoF
cuant¡r 1a empresa desearía poder presentar su próxima
declaración de Renta (Mayo L992), entre otros aspectos, con
eI prog:rama funcionando eficazmente y habiendo tomado los
cr¡rrectivos del caso.
11
1.6. BALANCE GENERAL DE T'TOLINO DAGUA S.A,
A DIÜIE}TBRE 31 DE 1991
A continuación presentarnos eI Balance General de Ia
compañÍa a manera rle información, para visualiaar, l6s
valores que presentan los activos fiios hasta Ia fecha
indicada. Los valores se estipulan en miles de pesos:
ACTIVO CORRIENTE
Caja y krancosCorporacionesClientesPréstamos a Emplead,:sReterrciones, anticipos, devoluc ' enAvances a contratistasDerrdores variosInverrtario materias PrimasInventario empaques y tnateriale'sInventario Productos terminadosi'laterias Primas en tránsito
Cargos diferidosInversiones perrnanentes
Activos fiios
TerrerrosMaqu.inarLa y Eqr:ipr¡Erlif icacionesVehÍcrrlosMuebles y EnseresEquipo de CótnputoDepreciación acumuladaConstrueciones en cursoValoriaación de Activos Fiios
TOTAT ACTIVO
949'97 4
1l:13'7SS105
457'22LL2'448
curso L6'4447'L291'901
91 ' 181L7'28254'668
L87'946
19'786?-'337
349'ALt
LL'L28240'97 040'46349'26819'42611'400
LLF¿'48737'01855'225
L'321'508
L2
PASIVO CORRIENTE
0bligaciorres barrcarias0bligaciones hipotecariasProveedoresPoreión Corriente Prestac. SocialesDividendos por pagarProvisión para impuesto de rentaOtras cuentas pcr PagarReterrciones en Ia fuente por pagar
PASIVO TARGO PLAZO
0bligaciones hipotecariasPrestaciones Sociale,sCáIculos actuarial de Pensiones
suscribirpagado
658',695
563'819L4'37547'7937'8695'7764'968
10'80fJ3'295
37'253
9'3758'028
19'850
L29'984
250'000190'00fJ
60'00069'984
PATRIMONIOCAPITAI, Y BESEBVAS
Capital autorizadoMenos; capital por
Capital strscrito yRe,servas
Sr:perávit por valorizacionesSuperávit utilidades años anteriorestltilidades periodo no grav. a socios
TOTAL PATRIMONIO
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
55'225428'760tL'592
625',56f)
L'321 ',508
Observamos corÍro di jimos al comierrao, que los activos fiios'
conforman el 26.44y, del total de los activos de la empresa;
cifra significativa, qrte merece atención especial en su
control.
tJn
a)
2. CONCEPTOS Y TERUINOS UTILIZADOS
El control de Activos Fiios fundamentalmente se apliea en
forma diferente a dos grupos principales:
2.L- BIENES QUE SE CONSIDERAN ACTIVOS FIJOS
activo fiio es aquel que:
Es cle rratrrraleza relativamente permanente ( por
ejetnplo, un edificio, un camión, un molino de trigo).
No está destinado a Ia venta, o sea no pertenece al
objetivo deI negocicr.
Se usa en eI negocio. Es decir, forma parte integral
de Ia empresa, tanto en los objetivos de producción
(rnolinos, elevadores, camiones de despacho) como en
Ios administrativos (equipos de computaeión, de
oficina).
Ahora, habiendo hecho esta primera consideración y
concluyendo que los elementos que estamos estudiando sÍ 5e
consideran activos fiios, entonces, procedemos a decir
ahora que estos activos fijos, sé díviden en dos:
b)
c)
L4
ACTIVO FIJOS TANGIBLES ACTIVOS FIJOS INTANGIBLES.
Z.L.t. Activos E'iios Tangibles. Conro su palabra
1o indica, pueden ver,se y tocarse . Pueden ser grandes,
medianos, pequeños, y en cualquier caso, son obietos
materiales que ocupan un espac j-o, tienen urr sitio
deterrninadg clentro del esquema de una oficina o una planta
de producción y tienerr un valor de acuerdo con sus
propiedades f Ísicas c atribptos. A este tipo de actlve,5 n0.5
Iimitaremos en nuestro estrrdio, sirr deiar de deflnir los
otros.
Estos activos fijos tangibl.es, se subdividen en tres
clases:
2.L-1.1. Activos fiios que se deprecian. Son aquellos que
clasificándose en eI Activo Fiio de Ia Empresa, slf costo de
aclqrrisición se absorbe a través del proceso de
depreciacignes, incrementando el costo de producción o
gastos del periodo en eI crral se utilizan.
En otras palabras, son aquellos que por su naturaleua,
sufren deterior.r natrtral o deterioro ocasionado por el tfso,
u obsolesencia y pierderr su valor con el tiernpo '
2-L-I-2- Activos fiios que no se deprecian. son los que
repre.sentánrlose en el rubro de Activos Fiios de la
15
Institución, no están sujetos a depreciaciones, como son
los terrenos. Este es eI único tipo de activo fiio que no
está sujeto a depreciación. Comúnmente, €I terreno sólo
tiene un valor como .srrperf icie, o sea algo sobre lo cual
puede constrlrírse un edificio.
2.L-1.3. Activos fiios agotables. Este tipo de activos
tiene relación con eI terreno en donde Se hallen, tales
corno petróleo, madera, carbón, cpalquier tipo de minerales
explotables, etc., y que va disminuyendo su valor a medida
que estos elementos se extraen de é1 y forman una cuenta
aparte del terreno. Este tipo de activos no forman parte
del balance de la sociedad en estudio y por tanto no nos
referiremos a eIlos en adelante.
2.L-2- Activos Fiios Intangibles. Sorr activos
fijos que no ti.enen forma física, 9üe rto ocupan espacio y
qrre sil embargo, tierten valor a cau.sa de los derechos a
privilegios que confieren a quien los posee. Por eiemplo,
una patente (derecho exclusivo para manufacturar cierto
tipo de elemento), É1 Good Witl (en pocas palabras, És Ia" imagen" qrfe una empresa posee, sü buen servicio,
reputación, etc . ) ; (3 los derechos de autor, son los
e jemplos más cor¡unes de este tipo de aetivo.
Como se dijo anteriormenter para fines de este proyecto,
16
Ios Activos Fiios r son los bienes considerados como los
tangibles, depreciables y los no depreciables en un momento
dado debido a su calidad de no estar en uso, pero que un
futuro próximo pasarán a constituír parte de ellos como se
observa a continuación y Se clasifican en las cuentas que
Se rüenciOnan segr.ridamente, para Ser presentados en Ios
Estados Financieros de Ia Empresa. Estas cuentas son:
L7
L7
L7
L7
L7
L7
1
1
1
1
1
1
NO DEPRECIABLES
1 Terrerros
2 Construcciones en Curso
2, - 1 Edificaciorres
2 - 2 Montajes
3 Importaciones en curso
L7 _ 2 DEPRECIABLES
L7-Z -1 Edificaciorres
L7 - 2 - 2 Hrrebles y Equipo de Oficina
LT - 2 - 3 Maquinaria Y EquiPo
LT - Z, - 4 Equipo de cotnputacfón
L7-2-.5 Vehiculo's
La utilizaeiírrr de los demás código,s y slrbcuentas se hacen
de acuerdo a Io previstg en el prograrna de contabilidad.
2.2. BIENES QITE NO SE CONSIDERAN ACTIVOS FIJOS
2-2,-1. Eienes De Consumo Inmediato' Este tipCI de bienes aI
L7
Ser Suministrados, deben afectar los resultados del
ejercicio de ese Perioclo, originando un incremento en los
eostos o en los gastos (por ejemplo, compra de papeleras'
perforadoras, grapadoras, implementos de aseo, etc.)'
2.2 -Z - Bienes De Consumo t{ediato. Son regularmen-
te Ios elementos que se utilizan para la realización de
algún proceso rie reparación o mantenimiento, Qll€ por 5u
valor son poco signif icativos, o los qr-1e por srr naturaleaa
poco duradera (robo, daño, pérdida, etc) como Herramientas
(de todo tipo), algunos repuestos, elementos perecedero.s a
corto pLazo (calculadoras electrónicas de pilas, papeleras
de mesa o de piso, etc.) no se deben considerar en el rubro
de activos fijos y pasan a afectar los resultados del
ejercicio del periorfr: en que Son cargados colrio gastos de
Ios diferentes centros de costo. Estos desembolsos
eventualmente de acuerdo a su destinación, Serán cargados
en los gastos controlados de los activos fiios mencionados
mas adelante.
2.3. VIDA TITIL DE UN ACTIVO
Es un estimativo que la empresa debe ha.cer cCIn respect-o a
SrfS activos fijos y se refiere básicamente a escoger entre
estos dos alterrrativas:
18
dea) EI periodo de tiempo que durará eI activo antes
qlle el deterioro naturat 1o deie sin valor,
b) El número de aitcss antes de qrre el activo quede s irr
valor debido al desuso (obsolescencia) '
En la práctica, la legislación fiscal colombiana, tiene un
estimativo de ¿iios de vida útil para cada tipo de activo '
No obstante el aspecto fiscal, si bien en la aetualidad,
sirve como único parámetro para la determinación de la vida
útil de srts activos en muchas empresas, rro es eI único
criteri.o para determinarla.
De acuerdo con principios contables, el concepto "VIDA
tlTIL" está Íntimamente ligado aI tiempo real de
furrcionamiento de un activo, á1 número de unidades que
puede prodrrcir o al grado de obsolescencia del mismo.
Para efectos det presente trabajo, aplicaremos los
estimados fiscales de vida útit, sin embargo, €I programa
sisternatLzado de control de activos fiios que
flesarrollaremos, considerará la Posibilidad de cambiarlos
en Lrn momento dadr-,,.
2.4. VALOR DE SALVA}ÍENTO
Por razones de los términos qtfe utilizamos aquí,
def irrirernos este concepto: La mayorÍa de los aetivos, aún
19
después de estar completamente deteriorados por el uso'
toclavia tendrán un valor residual, Él cual podrá ser
percibido por eI propietario una vez decida venderlo c)
flisponer de éI. La legislación fiscal colombiana no
considera actualmente este concepto; no obstante y para
efectos de rruestro trabaio, hemos considerado Ia
posibilidad de tomarlc¡ para la determinación del valor a
depreciar de cada elemento.
2.5. REQTIISICION
Es Ia solicitud realizada en forma escrita, de acuerdo a
una proforma establecida en la empresa, por un departamento
cualquj-era de Ia misma, d€ un elemento considerado como
activo fijo y necesario para Su funcionamiento, Él cual
será remitido aI departamento de Compras o de Servicios
Generales para su correspondiente trámite. Véase formato
No. 1, Manual de procedimientos.
2.6. ORDEN DE CO}TPRA
Fc¡rrna É,scrita etnitirla por
Servicios Generales de 1a
determinadc, luego r-le haber
el departamento
compañía, tracia
sido aprobada Ia
de Compras o
l-rn proveedor
requisición y
,,i
r . .' '..'....-:
.) r-t
errseguida traber recibido, estudiado y seleccionado lascotiaacj-one.s para eI elemento en cuestión. Véase FormatoNo. 2, t{anual de prr.rcedimientc-¡s.
t
2.'I . }IANTENII{IENTO Y REPARACION
$e rlefinerr para efectos de-' este trabajo, como todos losdesembolsos de renta, És decir los que impliqr-ren un gastopara Ia empresa y cuyo ob.jetivo sea mantener en estado debrren r.lso eI activo f i jo. En eI caso de edif icios, serefiere a pirrturas, reposieión de vidrios rbtos r reparaciónde tuberias, vigas, etc.; en el caso de maquinaria, mueble.sy vehÍculos, se habla de contratos de mantenimiento,reparaciones ordinarias (reparaciórr de una máquina deescrit¡ir; f reno,s, Ilantas, y otros elementos para losvehícrrlo.":; reposic j.ón de un piñón u otro elemento gastado
en una maquirraria de producción, etc. ) .
Estc:s de,sembolsr:s deben ser controlados para determinar Ia
cuarrtia en que se ha incurrido por cada activo, para elefecto, clesarrc-¡llaremosr un módulo adicional de CONTROL DEGASTOS PARA l.,OS ACTIVOS FIJOS. Véase Manual deprocedimientos.
2-T .L - Reparaciones Extraordinarias. Son aquellasqu.e se realiaan .a ¡rn activo fijo, sü valor es altamente
2L
sigrrificativo en comparación con eI costo histórico delactivo. Esta reparación produce efectos en Ia vida útil delelernento, la cual debe ser reconsiderada a fin de amortLaatapropíadamente, eI eosto de dicha reparación. Véase formatoNo. 10. Manual de procedimientos.
2 -T -2. llejoras y Adiciones. Cuando se hace un cambiopermanente; se añade físicamente algo a un activo fijo o sereaLLza algún tipo de modificación, que signifique que eIcosto rlel activo se altere, (aumente), porqrfe queda mejorque c¡rando estaba nuevo o aumente su ef icierrcia. Por
ejemplo, para un terreno: instalaciones de líneas de
servicios público.s; para edif icios: adición de Lln nuevosalórr, un nuevo piso, reemplazo del material de las paredespor otros de mejor calidad; para máquinas y vehÍculos:cambio de nrotor de un vehiculo por otro de año más reeienteo actual, adÍción de determinado elemento a una máquina,que hace qrfe .sr-r eficiencia se incrernente a r.rn porcentaje
más alto que eI que tenía sin el mismo, etc. Véase formatoNo. 5, Manual de procedirnientos.
2 -8. CAllBrOS
Como su nombre Io indica, consiste en canjear un activo porc¡tro. La transacclón prrede lrnplicar la recepción o det
22
desernbolso de dinerr:, como complemento de la misma. Es muyusual este tipo de transacciones con los vehículos. Otambién cuando se retira parte de un activo fijo y sereemplaza por otra parte nueva. Véase formato No. 8, Manualde procedimientos.
2.9 . I{ETODO DE DEPRECIACION
Existen varios métodos aceptables para efectuar Iadepreciación de un actívo fijo. En Colombia, la ley fiscalestablece como procedirniento a seguir eI IÍETODO DE LA LINEARECTA, pero no descarta la utilización de otros, por
ejemplo, eI de "Reducción de saldos", o cualqrrier otrosistema de recorrocido valor técnico autorizado previamentepor las entídades fiscales.
EI método de la línea recta consiste en dividir el costototal de adquisición del activo entre eI número de períodos(años) de vida útil estimada. Este valor resultante va aser eI misnro para todos los años, a excepción cuando eIelernento suf ra l-lna me jora, urla adiciórr, una reparaciónextraordirraria que genere una extensión de la vida útil,ete., €1 cual se irá ajustando paulatinamente. Se divideluegc' entre LZ para determinar el varor mensuar a cargar enIas cuentas de depreciación, quedando el activo, áI finalde su vida útir, con un saldo que es su valor de sarvamento
23
si éste se ha establecido y que sirve de base para disponerdel elemento.
2-g-1 Depreeiaciones. La depreciación es eI reconocimientocontable y/ct fiscal qlte se registra por Ia pérdida delvalor del activo et raz6n de sr.t uso, de su vida útil y desu grado cle c¡bsolescencia.
A continr,ración se mue.stra el estimado d,e vida úti1aplicable para calcular Ia depreciaciórr fiscal:
TABüI 1. Estimtiros legales de vida útil para los activos fijos
TIPO DE ACTIVO FIJO VIDA UTIL
EDIFICIOS
MAQUINARIA Y E'AUIPOS
MUEBTES Y ENSERES
EQiIIPO DE COMPUTO
VEHICULOS
20 (AñOs)
10
10
3
5
Tal como se dijo en la descripción de1 concepto de VIDAUTIL, Ias normas fiscales difieren de las contables en eseaspecto, Io que tiene relación directa con el concepto deDEPRECTACT0NES! ya que éstas pueden ser calcuradas en formadistinta para efectos contables y para efectos fiscales.
Z-9.2,. Ajustes A tas Tasas De Depreciación. Ocurrencuando un activo ya ha empezado a depreciarse, y Ia
24
cCIilrpañia decide por cualquier eircunstancia, aumentar odisminuir la vida útil de dicho elemento. En tal caso,deben hacerse los a.ir:stes necesarios F.ara hacer unrecálculo de la nueva depreci-ación. (Ver manual deprocedimíentos ) .
2. 10. AJTISTES POR INFLACION
En el aspecto tribr:terio, la Ínflación causa una serie derlistorsirrnes en Ia cantabilidad de una empresa. Entre é,stase.st'á la subvaloración o sobrevaloración de ros erementosobjetos de rruestro estr:dio: EI valor de los aetivos fijosse desactr"raliza, Io qrte deterrnirra que aI medir.se su valorde acuerdo con su costo histórico, se produzcasirnultáneamerrte urra desactualizaeión cle las reservas para
depreciación y arnortizacL6n. Así mismo, s€ sobreestima }autilidad err su venta posterior, ar compararse este preci-ocontra el valor de adqui.sición! pues están subestimados porefectos de la infraciórr. Esto redunda, Érr una tributaciórrexcesiva, =oirre una utilidad a veces ficticia. Por e.jemplo,rrrr activo se compra err Lg77 por $1 . 000.000 y se vende err1986 por $ 8.f100.00fJ. Err el perÍodo 1977-1986, Ia inflaciónaeumul-aria err Colombia fue del 7 00%, observamos que Iatrarrsacción nr¡ reporta ninguna utilidad. En nuestro sisremacorrtable sin aju.steFj, .se obtiene una "utilidad" en Ia ventade $7. fJ00. ü00; sobre este varor se debe tributar er s0%
25
($2.100.000) adicionalmente, genera un reparto deutiridades por un varor de $4.900.000; cuando en rearidad,no se generó ninguna utilidad que deba ser sometida atributación ni a distribución.
con el fin de corregl-r estas anomalías, er GobiernoNacionar , opt6 en el último año por regramentar ros a.iustesa Ic's activos f i jo-s, para controlar ra tributación y rasutilidarles reares . E.s asi que se tiene 1o siguiente:
Todos ros activos no monetarios (para nuest,ro caso;terrerros, edif ici-os, construcciones en curso, maquinaria enmontaje, maquirraria, equipos, muebles, vehículos,cornputadores, adiciones y mejoras a los activos fijos. yaqr;e el resto considerados por eI gobiernor rro competen anuestro estudio) poseidos al úrtimo día del año, debenajustarse con base err er tiempo de posesión del aetivo a rolargo der periodo, registrando tar ajuste como un mayorvalor del bien y como contrapartida, registrando comoingreso fiscar der ejercicio. en la cuenta de correcciónMonetaria, una suma por igr:al valor. Se busca con estor 9u€aquel.ros activos qu.e por su. naturaleza no monetaria sorrsusceptibles de experi-mentar una valorización comoresr¡ltado de Ia infración, sean reexpresados en su va1or,registrarrdo ese mayor valor como un ingreso. para efeetos_
26
Consumidor. " Si los acti-vos aparecen poseÍdos eI 31 deDiciembre de año anterior, (1991), el ajuste se calcularáapli-cando aI valor del bien a tal fecha, el índice pleno deinflación que se haya registrado durante dicho año. Si losbienes fueron adquiridos durante el año, el ajuste deberácalcularse aplicando al valor del bien, la proporción delíndice que corresponda a los meses de posesión.
Las depreciaciones y amortizaciones de los acti-vosajustados, se ealculan cada año aplicando Ia tasa dedepreciación al valor bruto del bien (sin descontar ladepreciación o amortización acumulada) ajustado a 31 deDiciembre del ejercicio.
Para lograr que Ia totalidad del costo ajustado del bien seencr.:.entre plenamente depreciado aI términcl de su vida útil,se hace necesario simultáneamente, año tras arto, ajrrstar ladepreciaci(¡n acumulada a 31 de Dj-ciembre del año anterior.Este ajuste de la depreciacié-rn acumulada tierre naturalezainversa a Ia que se hace sobre e} valor bruto de1 activo,es rlecir, s€ registra como mayor valor de Ia depreciación.:cumulada y ccrüo u.n egreso en la cuenta de CorrecciónMonetaria. En otras palabras, eI activo se ajusta eon baseerr su valor neto pero Ia depreciación se calcula con baseen su valor brrrto ajustado.
2.10.1. Indiee de Ajuste por Inflación. EI Gobierno
27
irrflaeión, ra variaciórr porcerrtuar der índice de precios arconsrrmidor para ingresos medios eraborados por er DANE,para el perÍodo comprendido entre er lc¡. de Diciembre delaño inmediatarnente anterior y el 30 de Noviembre derrespectivo año. Este índice de ajuste, Ilamado PAAG(PORCENTAJE DE AJUSTE DEt Año GRAVABLE) y se utiriza enforma mensual o anual.
.5e recomienda er ,si,sten¡a de ajuste ba jo er método mensrral,ya qrle ,se hace segrrimiento mes a mes de lr:s activos y seactuarizan los registros oportunamente. Desde el punto devista de ra faeilidad en su apricación, es más simpleaunque repetitivo, además que se cuenta con informaciónconfiable y d,e mejor calidad, 9üB aumenta Ia eficiencia de1a información financiera y Ia capacidad de toma dedecisiones económicas de la empresa.
El PAAG mensuar, corresponde a la variación en el índice deprecios al corr,sumidor para ingresos medios eraborado por elDANE, para er mes inmediatamente anterior ar que es objetode ajuste.
Corr los decretos 2,9LL y Z9LZ d,e 1991, se ad.optó f inalmenterrn único indice de ajuste, que se basa en la variaciórr rlelindice de precios. El único caso donde no se adopta esteindicador, es er de ros acti-vos err moneda extranjera, endcsnrfe se toma para er ajuste la variación en la tasa de
28
cambio.
A rnanera de irrfr-rrmaer¡-rn, ge reqr_rlert ra ,;¡,1ggt+rr rie p#r rÉmenos estas dos cuerrtas para rearizar er registro contablede rr-¡s ajustes por inf ración de ros activos f i jos:- cuenta de Ajuste por rnflación en el rubro de activos
fijos. (cuerrta del activo).- cuenta de corrección Monetaria (cuenta de Resurtado). se
registra el ajuste de Ia crepreciación acumulada.
2-Lo-2- Ejenplo. supóngase que una compañia, 9trÉ adquiereen $100, una máqr:ina el 31 de Diciembre de 1991. Además, elPAAG para cada uno de los rneses de Lggz, será del 1. bB L% yeI sistema de depreciación es del B.33Bz. mensual. El cuadroqrfe corrtempra todos ros a justes que debe efectuar 1acompañía err todo eI año es como sigue:ftB[A 2. tolportaliento del Ajuste por Inflación
ptüG tJ[tT[ tcTlv0 D[pn[ctácloil ti[5T[ Dlpnlctact0tü[5[$ üTT$[JAI, D[I, AJO$TÁDO DII Itffi I}[P[[C. ICUüUI,ADT
IffIYO tc0üut aDt
tt[n0 1.531¡rÍBn[n0 1.5311ilau0 1.531rlBilt 1.531¡tllo 1.531¡J[r{t0 t.531tJULi0 t.$t11aG05?0 1.5311$[PTllt 1.531¡0tIUBn[ t.5t1rlt0TI[tB 1.531¡DICITilE t.53lt
100.00
t.$3 101.53 0.8{6 0.000 0.8{t1.55 t0¡.09 0.859 0.013 t. ?181.58 104.t6 0.8?2 0.026 2.61?I .00 106. 2? 0 .8s6 0 . 0{0 3 . 5{21.63 10?.89 0.899 0.05{ {. {96r.65 109.5{ 0.913 0.069 5.{??1.68 rrL.22 0.9¿? 0,08{ fi.{88t.?0 112.92 0.9{1 0.099 ?.528t.?3 1t{.65 0.955 0.115 8.599r.?6 116,{t 0,9?0 0.132 9,?01t.?8 il8.19 0.98[ 0,1{9 10.83{l.01 120.00 L000 0.166 12.000
?0?it E$ ?0,00 il,0[3 0,${r r?.000
29
observése que er sard. d.e la cuenta de depreciaciónacurnulada aI finalizar 1gg2, será cle $12.00, es decir, €IL0% del var'r ajustado det activo, eu€ corresponde a lasurnatoria de las depreciaciones mensuales ($11.0b8), más Iasumatoria de los ajustes mensuares a la depreciaciónacumulada ($0.947) .
2.10.3. Decretos zg11 y zgLz de Diciembre de 1gg1. paramayor información y detalre de lo estabrecido por elgobierno nacional respecto de los ajustes por infl_ación alc¡s activos f i jos, recomendamos rernitirse a la seceión rleanexos, érl donde se harlan ras eopias de 10s decretos queregrrlarr estas especifieaciones.
z.LL. AJTISTES POR PERITAZGO
Esta labor rearizada normarrnente por tercerosespecializados, tiene por finalidad, reflejar eI mayorvalor que tierren los activr:s en una fecha determinada, alcomparar srr valor de reposiciórr eon srr val0r en libros. sibien este mayor valor rro produce efeetos err ra depreciaciórrder activo, sí debe ser registrado en eI baranee de racompañía como una varorización, tanto en el activo como eneL patrirnoriio. Para efectc;.s rfe nuetro trai:ajo, el prograrna
3t)
sistematizado considera la alimentación de Ios datosprovenientes del peritaago a fin de cc'rrsolidar al final suvalor y servi-r de base para su registro en er balance.Véase forrnato No. 11, Manual de procedimientos.
2.L2. AJTISTES POR DIFERENCIA EN EL TIPO DE CAMBIO
Pata efectos de nuestro trabajo, ros ajustes por díferenciaen carnbitr, s€ originan cuando ra compra de un activo sereariza en rnoneda extranjera y a crédito. consiste en ladiferencia entre er tipo de cambio de ra fecha en la cuarse adqr:irió eI activo y eL de la fecha en que su valor fuepagad.cs a la entidad f irranciera.
Norrnalmente los co.stos y gastos en que ,se incurren para iacornpra de un activo, s€ van acurnulando en er proceso deOBRAS EN CURSO, como fiiayor valor de éste, hasta eI momentoen que es puesto en furrcionami-errto. para er caso de losactivos cornprados a crédito en moneda extranjera, ladiferencia err cambio que se origina en su compra v/otrasl-ado y puesta en frrncionamiento, s€ sigue acumulandocomo r0ayor costo de dicho activo, aún después de puesto enfrrncionamiento, hasta euando sea cancelada totalmente rader:da en morreda extranjera contratada para su. eompra. véaseFc¡rmato No . 1l .
31
2,.L3. TRASLADOS
lln traslado se refiere aI movimiento físico de un elemento
corrsiderado activo fijo, de un departamento a otro, de un
centro de eosto a otro. Lo cual implica llenar un formatcr
:,;ara errvío aI departamento de sistemas, [[ movimiento
contable, ürr movimiento en eI programa de activos , ttn
reajuste de valt:res para cada centro de costo. Aunque aI
finalizar el proceso, Él valor global no se altere, si 1o
hará para los centros de costos afeetados. (Ver formato No.
I y Marrual de procedimíentos ) .
2-14. RETIRO
Para efectos de nuestro trabajo, hemos considerado dos
tipos de retiros: Los definitivos y los ternporales.
[.lrr retiro definitivo consiste en cancelar Ias cuenta.s de1
va.lor del activo y rle depreciación acumulada
corresponrfi-errtes a un activo err particular por una de las
siguientes causas: VENTA, CAMBIO TOTAL, OBSOLESCENCIA,
DETERIOFO TOTAL, DONACION Y DEVOLUCION.
tln retiro temporal, consiste en eI desplazamiento de un
activo fr.rera de servicio para ser recorrstruf d.r.r, para
32
efectuarle una reparación extraordinaria o efectuarle un
cambio parcial, es decir de una parte del elemento por otra
nueva. La reparaciones menores y/o eI mantenimientopreventivo o correctivo, no dan lugar a retiros temporales.
EI efecto de los retiros temporales, en Ia contabilidad y
eI programa, És la suspensión de Ia depreciación y de sus
correspondierrtes ajustes por inflación, hasta tanto sea
dado en frrncionamiento nuevamente. Véase formato No. 7 .
2-L5. VEHTA
5e considera Ia salida física y contable del elemento
cuestiórr, por rrn valor en dinero qrre representará oganancia para la empresa.
La venta de activos es una decisión admínistrativa y genera
Ios registros eontables y de programa, indicados en Ia
descripción de retiros. Véase formato No. 6, Manual deprocedimientos.
2.L6. BASE DE DATOS
en
no
Es Ilalnada también Archivos.
almacenar la información euede Ia siguiente manera:
principal funci-ón es la de
Ie suministre clasificada
su
SE
33
2.16.1. Maestros. üontienen Ia información básica
o histórica de cada elemento. En nuestro caso de los
activos fijos, departamentos, centros de costo, etc. Tiene
el carácter de permanecer. Fueden sufrir nrodificaciones de
campos, por eI rnovimiento de actualización aI maestro, a
excepción de los denominados "Códigos, Valores (cantidades,
costos, porcerrtajes), cuyas modificaciones deberán hacerse
a través deI movimiento. Sobre éstos se realizan
oFeraciorres, rnovirniento.s, procedírnientos, etc. para obtener
resultados, que le dan funciorralidad y se cumplen los
requerimientos del proyecto.
2.L6.2. Actualización o t{ovi-mientos. Procedimientosque toman datos de los archivos maestros, generando
transacciones o movimientos. En estos, sÉ guarda la
irrforrnación que varia mes a mes corno ,sorr a justes, me joras,
adiciones, entrarlas, salidas, cálculos, etc. Este término
tiene diferencia del de archivos, dado qrre la filosofiaprincipal radica en el aprovechamiento de la información y
Ia rnáxima relaci.onalidad que ,se pueda lograr entre ellospara afectos de consr:lta , repotI,e, procesos especiales,
como cierres: Ias bases de datos (archivos) son eI elementoprimario de cualquier acciórr antes mencionada puesto que siyo quiero consultar irrformación, ésta ,se halla en ellas.
2.t6-3. Archivos de Reporte o Informes. Los resultados que
34
se obtienen en los archivos de movirniento o actualización,
son pasados a arctrivos que generan listados impresos por
diferentes opciorres, según las necesidades del usuario, ya
sea 1ara producir eomprobantes contables, listados de
informaciórr o reportes a los diferentes niveles de la
empresa. Utiliza " Ilaves" de acceso a los archivos y extrae
los corrceptos solicitados.
2.16.4. Archivos de Consulta. Utili¿a el mismo método de
los informes escritos, con Ia diferencia que presenta los
resultado.s deseados por pantalla y no permite
modificaciones.
3. I}IPLE}ÍENTACION DEL SISTEIIA DE INFORI,TACION
A partir de este capítulo y habiendo descritopormerrorizadamente los conceptos y términos que normalmente
sie utilizan err este n¡edio y en nuestro sistemas deinformación, pasamos a desarrollar eI mismo quet:tilizaremos.
3.1- PLANEACION
Para eIIo establecemos cuáles son los elernentos o entidadesque necesitamos para empezar a desarrollar eI si-stema.Tenemos entonces:
- Formatos
- Realización de inverrtario inicial de activos fijos
- Realización de inventario periódico rle activos fijos- Reglas y especificaciones de codificación
- Elaboración de las plaquetas
- CotiaaeLán y fabrieación de las plaquetas
- Colocación fisica de las plaquetas a cada activo.
36
En eI siguiente capítulo se estudiatá y realizará la
arquitectura tecrrológica del sistema de informaeión que
planteamos, elryas generalidades cornprenden:
- Tipo de programa
- Tipo de lenguaie
- Justificación para usar este lenguaje
- Sistema operacional
- Utilidades
- Introducción de datos (códigos y deseripciones generales)
- ValorizacLín de cada activo (introduecián de fechas y
valores de costo y depreciación a Ia fecha)
- Cálculo de depreciaciones para eI período corriente
- Aplicación de ajustes por inflación
- Realizaciórr de pruebas para:
Verrtas
Retiros por los diferentes concepto.s
Compras
A jr.rstes
3.1.1- Realización del Inventario Inicial. Este proceso se
realizó a finales del año 1991, €rr el mes de Diciembre,
tanto en las oficinas de Cali, como en Ia planta en la
ciudad de Dagua.
Cabe anotar aqui que por efectos de seguridad para Ia
\'7
empresa, y por cuanto este proyecto estará aI servicio de
tereeros, no serán vaciados en Ia base de datos todos los
elementos constitutivos del inventario, sino los mássignificativos o elementales, para Ia realización depruebas.
El tiempo utiliaado fue una semana; se realiz6 de Ia manerarnás discriminada posible: Descripción minrrciosa deIelemerrto, ( con srf s números de serie,s en 1o posible ) , Iacantidad exaeta y su estado de servicio (bueno, malo,regular). En eI momento de su realización, se codificóparcialrnente cada elementr:. con eI f in de ir llevandotarubién un control parcial. En el momento de colocar laplaqueta, si existe alguna variaeión, será solamente en eInúffiero de consecutivo, de acuerdo aI orden que queramosdarle después.
Una vez terminado eI inventario físieo, s€ procedió abuscar en listados, anteriores, Ios valores de compra,fecha de adquisición y comprobantes que originaron lastransacciones. Esto con er fin de digitar estos datos en erarchivo rnaestro.
3-2 ELABORACION DE FORMATOS
A continuación se presentan los formatos que regirán el
38
sisterna tarrto para su control físico, contable como para slL
digitación en el departamento de sistemas. Cada formato
será elaborado con original y tres copias, distribuyéndose
así: original para eI departamento de Servicios Generales,
copia para Sistemas, €I cual es eI que procesa Ia
irrforrnación, copia para contabilidad y copia para eI
departamerrto involucrado err eI proceso.
3.2.1 . Requisición
Objetivo: Controlar Ia necesidad de adquisición de activos
nuevos para los diferentes departamentos de Ia empresa.
Consta de los siguientes datos:
- Nrimero de consecutivo (Re)
- Fecha de solicitud
- Departamento solicitante
- Código Oerrtro de Costo
- Cantidad
- Descripción deI activo solicitado (marcas, referencias,
caracteristicas )
- Justificación del pedido
- Firma Jefe de1 Departamento solicitante
- Vo. Bo. de Gerencia
- 0bservaciones.
Ver formato No. 1
3 -2 -2. Orden de Compra Para Activos Fi- jos
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Objetivo: Una vez aprobada la requisición, adquirir eI
activo solicitado mediante ese documento, y así efectuar
control de Ios pedidos para activos fijos. Contiene }os
siguientes datos:
- Número de consecutivo (OC)
- Fectra
- Nombre Proveedor
- Dirección, teléfono, Nit
- Cir:dad
- Tiernpo de entrega
- Condiciones de pago (contado, crédito - Número de dÍas)
- Itenr
- €entro de Costc.¡
- Requisición No.
- Carrtidad
- Descripción del elemento
- Valor unitario
- Valor total
- Descuentos
- Impuestos
- Tota1
- Observaciorres
- Localizacj-án
- Firrna Servicios GeneralesVer formato No. 2
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3.2.3. Nota de Entrega de Activo por Departamento.
Objetivo: Controlar y tener constancia escrita de Ia
errtrega fÍsica de los elementos a los diferentes
departamerrtos y los responsables de su mane jo. Cont,iene los
siguientes datos:
- Número de Crtrrsecutivc.' (NE)
- Fecha de Fecibo
- Número de Requisición
- Núrnero de Orden de Compra
Departarnerrto que recibe
Recibe pcrr: Compra
Traslado
üambio
Ad.ición o Mejora
Recorrstrucción
- Código clel Centro de Costo
- Cantidarl
- Descripcif;n del elemento que se entrega
- üódieo del Elemento (tramitado pc:r Sistemas)
Firrna riepartamento que entrega
- Firrna Jefe del Departamento que recibe
- Firma del responsable del elemento.
Ver f orn¡ato No. 3
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3-2-4- Orden de Pl-aqueta (Pt)
Objetivo: Controlar utilLzacLón y colgcación fisica de la
identif icaciórr a los activos . Contierre:
- Número de consecutivo (PL)
- Fecha
- Código a elaborar
- Ubicación (Dpto. )
- Responsable
- Descripción del elemento
- Firn¡a Departarnerrto de Sistemas
- Firma Servicios Generales "Orden Cumplida"
Ver Formato No. 4
3.2.5- Orden de Adición o l{ejoras (AD)
Objetlvo: Controlar ejecrrclón de adiclones o meJoras pfl.ra
los activos de Ia empresa que merezcan tales
modificaciones. Contiene:
- Número de consecutivo (An¡
- Fecha
- Departamento Solicitante
- Cerrtro de Costo
- Códieo del elernerrto
- Descripción de la adición o Meiora
- Justificacióri
- Aumerrtará vida ritil del elemento? SI- NO-
- Valoriaará eL elemento? SI- NO-
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- übservaciones
- Firma Dpto. Solicitante
- Firma liervicios Generales
- Vo,Bo. Gerencia
Ver Formato No. 5
3-2.6. Retiro de Activos
3 -2.6.1. Venta de activos
Objetivo: Llevar control fÍsico de las salidas de activos
por venta. Consta de los siguientes datos:
- Factura de Venta No. (FV)
- Fecha
- NomLrre comprador
- Dirección, teléfono, Nit
- Ciudad
- Centro de Costo que vende
- Código de elemento
- Cantidad
- Descripción del artículo
- Valor de venta
- 0bservaci-ones
- Firrna Vendedor
- Firma CornpradorVer forrnato No. 6
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3 -2 -6 .2 - Orden de Retiro.
Objetivo: Control de salida de elementos por retiros por
diferentes causas, ternporales y definitivas. Contiene:
- Núrnero de corrseeutivo (RE)
- Fecha
- Retiros Definitivos:
- Venta
- Osolescencia
- Deterioro total
- Donación
- Devoluciórr
- Carnbio total* Retiros Temporales:
- Cambic.¡ parcial
- Reconstrucción o Reparación Extraordinaria
Adiciones o Mejoras.
- Departamento
- Centro de Costo
- Córtigo del elemento
- Carrtidad
- De.scripción
- Destino
- Observaciones
- Firma Departamento del que sale eI elemento
- Firma Departamerrto que recibe (Servicios Generales).Ver formato No. 7
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3.2.6 .3. Solicitud de Cambio.
Objetivo: Llevar control histórico de todo tipo de cambios
solicitados y efectuados en los activos, Yd sea rje una
parte específica del mismo o su canie por otro nuevo. 5e
llenarán los sigr:ientes datos:
- Número de Consecutivo (C)
- Fecha
- Cambio parcial
- Cambio total
- Departamento Solicitante
- Centro de Costo
Código del elementr:
- Parte a calnbiar (si es parcial)
- Descripción del elemento a eambiar (si es total)
- Descripción del elemento solicitado en cambio
- Firma Departamento solicitante
- Firma Gerencia
- Firrna Servicios Gerrerales
Ver Formato No. I
3-2-6.4. Solicitud de Traslado.
Objetivo: (lorrtrolar físicamente fos traslados de elementos
entre departarnerrtos, para efectuar su cambio de código y
poder reaLLzat r.lrr inventario correcto a f in de cadaperir:do. Contiene los siguientes datos:
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- Número de C,rrrsecutivo (T)
Fecha
Departamento qrre solicita el traslado
- Cerrtro de Costo
- Departarnento donde se encuentra el elemerrto
- Centrc¡ de Costo
- Código del elemento
- Descripción
Nuevo código (tramitado por Sistemas)
- Observaciones
- Firma Departanrento Solicitante
- Firma Servicios Gerrerales
Firma Gerencia
Ver forrnato No. I
3.2 - 6 - 5. Solicitud de Reconstrucciórr o Reparaci-ón
Extraordinaria
Objetivo: Controlar y maneiar Ia reconstrucción o
reparación extraordinaria de rJ.n activo ya sea por
deterioro, o daño, y se determina qLre es más favorable
reconstruÍrlo que comprarlo nuevo. Contiene:
- Nrimero de consecutivr: (RX)
- Fecha
- Departamento SoIícitante
Cerrtro de Costo
- Código elemento
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- Descripción
- Justificación de Ia reconstrucción
- Observaciones
- Firma Departamerr.to Solicitante
- Firrna Servicios Generales
- Firma Gerencia
Ver formato No. 10
3.2.7. Orden de Aiuste o Valorizaciones.
Objetivo: Dejar constarrcia de la irrstruccién que imparte
eI Departamento de Contabilidad al Departamento de
Sisternas, srrbre los ajustes a registrar a cada activo por
coneeptos como ajustes por inflación, valorizaciones con
base en avalúos, ajustes por diferencia en cambio,
adiciones o mejorar, reparaci'ones extraordinarias y cambios
en Ia vida útil. Contiene:
- Número de consecutivo (AV¡
- Fecha
- Centro rle Costo
- Valorizaej.án pc¡r peritazgo
- Ajuste por diferencia tipo de cambit:
- Ajuste por Indice de Inflación
Ajuste por Adicié¡n o Mejora
- Reparaciórr extraordinaria
- Tasa de depreciación
- Cf.¡digo del elernerrtr¡ {o todos para el i.de inflaclón)
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57
- Descripción
- Valores a aiustar
. Valorizací6lr^ (1) (2)
. Valor de la diferencia en cambio (3)
. Inrlice de inflación a apli-car (4)
. Valor de Ia Adición o Meiora
. Valor de la Beparación extraordinaria
. Nueva Tasa de depreciación
- Observaciones
Firma Departamento de Contabilidad
- Firrna de Sistemas( 1) Arrexar doeurnento de avalúo(2) Anexar docr:mento de peritazgo
(3) Indicar tipo de cambio(4) Indicar 7o cfe Índice de irrflaciónVer formato No. 11
3.3. CODIFICACION
Luego de evaluar varias alternativas para efectuar Iacodj-ficación de Ios elementos, que cumpliera con las
necesidades prioritarias tanto para Io eontable, finaneiero
eomo para producción, se procedió a reglamentar estacodifieaciórr, 9ü€ será Ia principal "1lave" de los archivosmaestros y es como sigue:
scInl.IHo
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59
3.3.1. Reglas y Especificaciones. El código se someterá a
Ias siguientes condiciones:
a. Será alf anutnérico
b. üonstará de I dígitos, divididos en grupos así:
Los dos primeros dígi.tos (2), identificarán eI Centro de
üosto, los cuales son:
5O _ PRODIICCION
60 - VENTAS
70 - ADMINISTRACION
90 - DIVERSIFICACION
Los dos siguientes dígitos (2), serán letras que
identificarán Ia ubicación o departamente donde se hallan
Ios elementos . Estc's son:
PT - PLANTA DE PRODUCCION
AD - OFIÜINA DE ADMINISTRACION PLANTA
PS _ OFICINA DEPERSONAL
PR - OFICINA DE PRODUCCION
Pt _ PRETIMPIAAt - ALMACENAMIENTOTP _ TRASPASO
tI - TIMPIA
Lt - SEGUNDA LIMPIA
MO - MOLIENDA
EP - EMPAQUEMM - MANTENII{IENTO
60
SE - SUBESTACI()N ETECTRICAAM * ALMACEN DE MATERIALES DE EMPAQUE
AR ALMACEN DE BEPUESTOSBG - BODEGA GRANELERAsr - srto.gLB _ LABORATORIO
CS - CASA DE SOCIOS
CV - OASETA DE VIGILANCIA
BT _ BODEGA PRODUCTOS TERMINADOS
DI _ DIVERSIFICACION
GR - GERENCIA
SB - SUBGERENCIA
SG _ SERVICIOS GENERALES O COMPRAS
CN - CONTABITIDAD
VT VENTAS
RC - RECEPCION
SÜ - SECRETARIA
EI siguiente dígito ( 1 ) , identificará e} tipo de activo,
los cuales son:
1-MAQUINARIAYEQUIPO
2_MUEBLESYENSERES
3 - EDIFIC]OS
4 - VEHICUTOS
5 - EQUIPO DE COMPUTO
6 _ TERRENOS
61
CILos últimos cuatro ( 4) digitos, constituirán
consecutivo, eI cual está dividido en rangos así:
OOüO - 2999 MAQUINARIA Y EQUIPO
SOOO - 5999 MUEBLES Y ENSERES
6OI]TJ _ 6999 EDIFICACIONES
7000 - 7999 VEHICULOS
EOOO - 8999 ESUIPO DE COMPUTO
90r)ü - 9999 TERRENOS
Ejemplo: Camioneta llazda breck, modelo 1990, 4 puertas,
color beige, mc¡tor No. T534567456, placas CAE 816.
Utilizada por eI Superintendente de producción...
El código qrreda corno sigue:
50PR47 002
3.5. COTIZACION Y ELABORACION DE PLAQUETAS
Cantidad. ta cantidad se determinó de acuerdo con Ia
división que se hizo en eI consecutivo por tipos de
activos, €s decir, 10.000 plaquetas. Pero no existe Ia
necesidad de errviar a fabricar tr.,¡da esta cantidad, Por
tanto se determinó Ia fabricación de 5.000 unidades,
previendo un stock para eI departamento de Servieios
Gerrerales, que será el qrte Io maneie.
t"taterial . .5e fabricarán err alrlminio arrodizado. 5e corrcluyó
62
qpe este material es más económico y además da buena
pre.serrtación. Segúrr eI elemento flonde vaya a ser colocada,
se adherirá con tornillos, pistola de remaches o ser
sir¡plemerrte pegada con u.n adhesivo de buena calidad.
Nurneración. Se determinó que las plaquetas obieto del
primer inventaric¡, serán nurneradas directamente por el
proveedor de las mismas, de acuerdo a listado que 5e Ie
errvíe junto corr la orden de cornpra. En adelante, Servicios
Generales, se encargará de efectuar la numeración a activos
nuevos rr cambiados, mediante un numerador de golpe. Esto
con eI fin de evitar inconvenientes en Ia entrega o errores
en eI código, ya que será menos frecuente la eiecución de
esta acción.
Forma. Co1or. Diseño. La plaqueta será de forma
cle 4.5 x 2 cm, eI color de Ia
Yer figura.
identificación activos fijos
MOLINO DAG{IA S. A.50PR47002
i I
rectangular, con dimensiones
irnpresión, será aaul oscuro.
IIGIIAA t - Diseüo pl¡queta identificación activt
Cr¡tización.
r'romedio de
II
2 crnfII
:_
EI costo cle f abricación, por placa tiene
$81. oo c/u, incluída Ia pantografiada, o sea
un
Ia
63
r:odifica{a col pantógrafo. En la sección de anexos se
encontrarán las cotizaciones recibidas y una muestra de}
tipo de plaqueta a utilizar.
3.5. INVENTARIO PERIODICO
EI sistema emitirá varios Iistados, con el obieto de
reaLizat eI irrventario en forrna anual, o cada que por
requerimientos internos o exterrros se amerite, coll todos
Ios datos que residarr en el maestro y con los cuales se
verificará Ia existencia, Ia carrtidad, la descripción y eL
estado del elemento.
Para facilitar Ia eiecución del inventario, eI listado a
usar será por departamento re,sponsable, con 1o cual se
redrrcirá el volur¡en de información a mane jar. Contablemente
se podrá verificar por centro de costo o por ti-po de
activo
3. 6. GASTOS CONTROtAD0S
Consiste err un procedimiento, Qü€ aunque está dentro de la
aplicación, no operará ningún movimiento ni afecLará las
trarrsacciones objeto de la misma. Es decir, servirá de
64
soporte al flepartamerrto financiero y eontabilidad, ya que
como St.t nombre Io irrdica , s€ pretende " controlar" Ios
rlesembolsos que Se hagan por diferente.s conceptos para cada
activo, como por eiemplo, para los vehículos, equipos de
c:f icirra, etc . Así se tiene que la ernpresa compra
serúanalmerrte u.na valera para abastecer de gasolina a los
vehicultrs de despacho de productos. Estos vetrÍculos también
consurnen gasolina cuando viaian fuera de }a ciudad. También
corrsumen repuestos, se les hace mantenimiento , etc. Para
lr¡s equipos de oficina y algunas máquinas, s€ tienen
contratos de iliantenirniento preventivo, y se tienen también
desembolsos por reparaciones ordinarias.
AI llevar eI registro de estos gastos por código de aetivo,y presentarse a los niveles directivos de Ia compañía, se
puederr tornar decisic¡nes, acerca de reducción de gastos 'control cle los mismos, o determinarse si eI equipo está
generando más gastos que Ia función que cumple y proceder
a dar c¡rden de baja o modificación, etc.
3.7. OBRAS EN CURSO
Se refiere aquí a todo el proce,so de fabricación, montaie,
irnpc'rtación o construcción de aIgún activo o grupo de
activos fijos, dentro o fuera de Ia compañía.
65
'je clebe llevar eI contrc'l de todos los desembol.sos en qr.le
incurra Ia empresa en estas operaciones' para no "cargar"
errónearnente valores a otras cuentas (por eiemplo, gastos)
y no c'btener así el costo real de adquisición de
determi4ado obra o elementg iniciado y terminado. At final
de la obra, €1 si,stema debe acumular Ia totalidad de los
desembolsos por cada código., para proceder a digitar el
costo total de la obra, en el proceso de depreciaciones,
para qr.le empiece a sufrir la amortLzaclán respectiva'
Estas obras en curso incurren en rfesembolsos por:
. Pago a contratistas
. Compra de herramientas, ruateriales, repuestos.
. Pago de impuestos de aduana, Iiquidaciones, aforos,
fletes, etc. cuando se trata de una importación.
. Diferencia en cambio del dóIar, diaria o mensual.
. Gastos bancarios por importaciones.
Los códigos serán:
L7 - MONTAJE MAQUINAFIA Y ESUIPO
27 - MONTAJE EQUIPOS DE OFICINA
37 - CONSTRI}CCIONES EN CURSO
87 - IMPORTACIONES EN CURSO DE MAQUINARIA
4- ARQUITECTURA TECNOLOGICA
4.L. GENERATIDADES
Este software llamarlo "SUBSISTEMA DE ACTMS FIJOS"' está
diseñado para trabajar err Sistema Operativo D.0.S., desde
la versión 3. tJ en adelante.
Et lenguaje utilizado es eI CLIPPER (eI cual involucra en
su mayc¡r parte eI DBase III Pltrs) y 1o relaclorra fácilmente
con Pasr:al y Basic. Se considera un lengua je de alto nivel,
eI cual se estima como puente entre los lenguajes de 3a. y
4a. gerreración.
La configrrraeLín minima que soporta este sistema, €s un
equipo XT, PC, ylo AT cornpatibles. Un Drive o floppy de
5-L/4" de baja derrsidad y una impresora de mínimo 80
columnas, para los reportes. Para su desarrollo óptimo, sepuede aplicar en un AT o cornpatible preferiblemente conprocesador 80386, disco duro y drive de alta densidad.
Para preveer fallas por posibles cortes de energía, s€
67
25recomienda, conectar el equipo a una UPS de mínimo
minutos de dr:ración.
Se trató de estructurar de una manera sencilla y clara. El
sistema es nranejado por pantallas de menú, gü€ guian aIusuario de una manera versátil y por medio de mensajes.
Los subsistemas están elaborados por la conformación demódulos rlonde cada uno es un programa que ejecuta unaacción especifica. Estos a su vez están conectados a unprograrüa lnadre err el cual 5e encuentrar¡ tr-¡dos rosprocedimientos o rutinas estándar como ro son diseños deparrtallas y procesos especiales. Por ejemplo: Ajustes deActivos Fijos, presentación y despedida de rutinas, etc.
La principal utilidad de estos módulos es que facilita eImantenimiento de los programas, ya que un programa de 2000Iíneas, sÉ reduce fácilmente a unas 700 aproximadamente.
4.2. }IANUAL DEL USTIARIO
4-2.L. Objetivo: Con el presente rnanual se busca ilustrary guiar al usuario err el manejo del Subsistema de ActivosFijos, de una forma práctiea y clara.
4.2.2. Aspectos Generales: La aplicación se maneja por
68
medio de selección de mer