Post on 31-Jan-2021
LOGÍSTICA DE APROVISIONAMIENTO
En el mundo las empresas han tomado conciencia de la importancia que tiene la logística para
alcanzar niveles altos de competitividad. La logística dejó de ser un subsistema novedoso para convertirse en
un elemento estratégico en la consecución de un posicionamiento en el mercado.
En la actualidad es muy común encontrar los términos aprovisionar y comprar para describir funciones
similares pero que significan acciones diferentes. La función de aprovisionar tiene un significado más
amplio, que incluye a su vez las funciones de planificación y gestión de compras, almacenaje,
aplicación de técnicas y mejores condiciones al menor costo posible mientras que la gestión de
compras procura recibir las solicitudes de los materiales necesarios, buscar proveedores y realizar
gestiones para que los productos adquiridos lleguen a los inventarios de la empresa.
La gestión de aprovisionamiento es considerada una actividad crucial en la reducción de costos dentro
de la cadena de valor junto a la mejora de la calidad de los productos o servicios ofrecidos a los clientes.
El éxito de una organización, la reducción de costos y la satisfacción de las necesidades de sus
clientes, depende de una cadena de suministro bien gestionada, integrada y flexible, controlada en tiempo
real y en la que fluya la información eficientemente.
o Gestión del Aprovisionamiento
Aprovisionar es abastecer o adquirir lo necesario. La gestión de aprovisionamiento es el conjunto de
operaciones que realiza la empresa para abastecerse de los materiales necesarios cuando tiene que realizar
las actividades de fabricación o comercialización.
El aprovisionamiento es la introducción de materiales en los almacenes de la empresa, para
transformación y empleo adecuado. Se define como a un conjunto de operaciones que pone a disposición de
la empresa, en las mejores condiciones posibles de cantidad, calidad, precio y tiempo, todos los materiales y
productos del exterior necesarios para el funcionamiento de la misma y de acuerdo con los objetivos que la
dirección de la empresa ha definido. Aprovisionar una empresa, es prever sus necesidades, planificarlas,
expresarlas, satisfacerlas por medio de las compras, asegurarse de que se recibe exactamente lo que se ha
pedido, pagar lo que se recibe y enviarlo a los servicios que han de utilizar los materiales comprados.
Función del aprovisionamiento:
El aprovisionamiento tiene como función contribuir a los objetivos comunes de la empresa en las
mejores condiciones posibles y con el menor coste, estableciéndose líneas de coordinación entre
departamentos ya definidos en el organigrama de la empresa.
Abarca la gestión de compras, el almacenamiento de materiales necesarios para el normal
funcionamiento de la empresa y el estudio de las técnicas de mantenimiento de los stocks mínimos (o de
seguridad) fijados para cada material, en las mejores condiciones al menor coste.
La importancia de una buena política de Aprovisionamiento:
Es la principal relación de la empresa con el proveedor, y a aquélla le interesa tener cuanto antes
el producto requerido.
Desde el punto de vista comercial, a la empresa le conviene tener el menor stock de materiales
inmovilizados, ya que una gran cantidad de existencias en el inventario puede acarrear costes
excesivos, (mantenimiento, almacenaje etc…) disminuyendo así la competitividad de la empresa.
Para una buena marcha de la organización empresarial, es preciso un control sobre los inventarios
y los costes asociados con los mismos.
Objetivos del aprovisionamiento:
Proporcionar el flujo interrumpido de materiales, suministros, serviciosnecesarios para el
funcionamiento de la organización.
Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de estos a unnivel mínimo.
Mantener unas normas de calidad adecuadas.
Buscar y mantener proveedores competentes.
Normalizar los elementos que se adquieren.
Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajoposible.
Mantener la posición competitiva de la organización.
Conseguir los objetivos del aprovechamiento procurando que los costosadministrativos sean
los más bajos posibles
Calcular las necesidades de la empresa
Minimizar la inversión en inventarios
Establecer un sistema de información
o Compras
Las compras constituyen una de las funciones básicas de cualquier organización, la cual se origina a partir
del reconocimiento de una necesidad. Con el incremento de la especialización, las empresas tienen que
gastar cada vez más recursos para realizar las compras. Este fenómeno sucede, porque un componente, una
parte del producto de la empresa es muy probable que sea fabricado por alguna otra entidad de forma más
eficiente. En consecuencia, las mejoras en las compras proporcionan una oportunidad para reducirlos costos
finales y lograr mayores beneficios.
Las Compras se definen como: “conjunto de operaciones que tienen por misión suministrar en las mejores
condiciones posibles los productos que son necesarios para alcanzar los objetivos que la dirección de la
empresa ha establecido. Quiere esto decir, que el objetivo es adquirir un producto con la calidad justa, al
precio justo, en el momento justo y con la entrega al tiempo justo”.
Metas del Departamento de Compras
Lograr un flujo continuo de materiales, accesorios y servicios considerados como
indispensables para la operación de la organización. Los faltantes de materias primas y partes de
producción podrían llegar a causar un cierre en las operaciones e implicar costos muy elevados en
términos de pérdidas de producción, de aumento en costos de operación por razón de los costos fijos
y por la imposibilidad de poder surtir oportunamente a la clientela.
Mantener los niveles de inventario y las pérdidas al mínimo.
Una forma de asegurarse que exista un flujo continuo de materiales es mantener grandes
existencias de inventarios.
Encontrar proveedores adecuados: El éxito del Departamento de Compras podrá depender de
su habilidad para localizar o entablar relaciones con nuevos proveedores, al poder analizar las
cualidades de éstos y para proceder luego a hacer la mejor elección de ellos.
Solamente cuando una empresa pueda seleccionar proveedores que cumplan y que se
responsabilicen, le será posible adquirir los artículos que necesita al costo final más bajo.
Estandarizar lo más posible los artículos que se compren: Será necesario que se adquiera el
mejor producto posible, desde un punto de vista general de la compañía, para el fin destinado. Si el
departamento de compras puede adquirir un producto que pueda hacer el mismo trabajo o función que
anteriormente realizaba con otros dos o tres productos, la empresa podrá obtener beneficios respecto
a eficiencia, además de obtener un precio inicial menor gracias a un descuento que puede negociarse
por compra en volumen, menor inversión en el inventario total sin llegar a haber deterioro en el
servicio, costos inferiores de capacitación de personal y de mantenimiento del uso de equipo, y habrá
una mayor competencia entre los proveedores.
Adquisición de productos y servicios al precio final más bajo: La actividad de compras dentro de
una organización común consume la proporción más grande de los recursos de la empresa. Si una
empresa requiere obtener mayores utilidades, uno de los medios para alcanzarla puede ser el tener
una operación de ahorro continuo en las compras, pudiéndose ver en el efecto de incremento en
utilidades, derivado de una actividad eficiente de compras.
Mantenimiento de la posición competitiva de la empresa: Una empresa podrá ser competitiva
administrativamente si puede controlar los costos para proteger sus márgenes de utilidad. Dentro de
muchas empresas los costos relacionados con compras representan el elemento del costo más
significativo, llega entre el 60% al 85% de las compras totales.
Asimismo, se requiere de diseños de productos modernos y de cambios en los métodos de producción
para avanzar al mismo paso que el cambiante medio ambiente del área de tecnología y producción.
Mantener relaciones productivas con los Departamentos de la empresa: Las actividades de
compras no pueden llevarse a cabo exclusivamente solo con la intervención del personal de compras
si es que se quiere tener éxito con ellas; la cooperación de otros departamentos y personas de la
empresa se considera vital para obtener el éxito.
Probablemente no haya otra función que involucre más contacto y con más confianza en los otros
departamentos, que la función de compras. Las decisiones y acciones del Departamento de Compras
afectan a entidades tales como el departamento de Producción (abastecimiento de materiales),
finanzas (gastos), inspección (calidad de las compras), ingeniería (diseño, material, especificaciones y
tolerancias); ventas (marcas y calidad de los materiales), y contabilidad o cuentas por pagar (control
de recibos y pagos). Para ser efectivo, el Departamento de Compras debe tener el respeto y la
cooperación de todos los asociados y ser capaz de realizar una interacción relacionada con todas las
áreas de decisiones gerenciales en donde los costos y los controles de materiales estén involucrados.
Mantenimiento bajo de los costos administrativos: Se requiere recursos para poder operar el
Departamento de Compras, se tendrán pagos por concepto de salarios, gastos de comunicaciones,
accesorios, costos de viaje y demás costos indirectos. Si los procedimientos de compras no fueran
eficientes, los costos administrativos de compras habrán de ser excesivos. Los objetivos de compras
se deberán alcanzar de la manera más económica y más eficiente posible, lo cual implica que el
gerente o el encargado deba revisar continuamente la forma de como se está operando para
asegurarse a sí mismo de que se está trabajando con costos bajos.
Es evidente que el objetivo fundamental que se persigue con la asignación de las diferentes
responsabilidades a un servicio de compras es “minimizar el coste de aprovisionamiento.”
El departamento de compras es el subsistema encargado de adquirir los productos y gestionar los
servicios necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa, para que ésta pueda conseguir los
objetivos propuestos. Los productos y servicios necesarios están en función, por un lado, del tamaño de la
unidad económica y, de otro, de la actividad principal (industrial, comercial o de servicios).
Este departamento, no puede cumplir su función de forma aislada; para conseguir una buena gestión
al menor costo posible, la empresa debe permitir la coordinación de las tareas a realizar y la conexión con
otros departamentos de la organización. La planificación de las compras y la programación del
aprovisionamiento se realizan en coordinación con los objetivos y estrategias de otras áreas funcionales de la
empresa.
Un deficiente funcionamiento en la Gestión de compras puede condicionar seriamente la calidad del
producto final, la eficacia del proceso productivo y, en general, la situación financiera de la empresa. La
compra es la función mediante la cual la empresa obtiene del exterior los materiales, productos y/o servicios
que necesita para su correcto funcionamiento.
o Almacenamiento
El almacén es el lugar estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes antes de
ser requeridos por la administración, producción o la venta de artículos o mercancías.
Según Parra Fabiana hay cuatro razones básicas para usar un espacio de almacenamiento:
Reducir los costos de producción-transporte.
Coordinar la oferta y la demanda.
Ayudar en el proceso de producción.
Ayudar en el proceso de mercadeo.
Objetivo fundamental de una correcta gestión de almacenes se basa en el principio de conseguir el grado de
servicio requerido por el mercado (por ejemplo, entregas en 24 o 48 horas con una fiabilidad del 95%), a un
nivel de costos aceptables para la empresa.
o Inventario
De acuerdo con Sipper y Bulfin (2003), los inventarios son acumulaciones de materias primas, provisiones,
componentes, trabajo en proceso y productos terminados que aparecen en numerosos puntos a lo largo del
canal de producción y de logística de una empresa.
La Dra. Maritza Ortiz Torres, considera inventario “Al conjunto de recursos que son capaces de satisfacer una
necesidad y se encuentran almacenados, en espera de que se produzca la demanda parasatisfacerla.
Para Ballou (2004) puede ser conveniente para una empresa poseer inventarios, entre las razones para ello
se encuentra:
Mejorar el servicio al cliente. Los sistemas de operación quizá no estén diseñados para responder de
manera instantánea a los requerimientos que los clientes hacen de los productos o servicios. Los
inventarios suministran un nivel de disponibilidad del producto o servicio que, cuando se localiza cerca
del cliente, puede satisfacer altas expectativas del cliente por la disponibilidad del producto. Disponer
de estos inventarios para los clientes no sólo puede mantener las ventas, sino que también puede
aumentarlas.
Reducción de costos. Aunque mantener inventarios tiene un costo asociado, su uso puede reducir
indirectamente los costos de operación de otras actividades de la cadena de suministros, que podrían
más que compensar el costo de manejo de inventarios.
Tipos de Inventario
Según las características de la empresa, se pueden determinar
diferentes tipos de existencias en función de su utilidad o de su
posición en el ciclo de aprovisionamiento:
Materias primas: Aquellas que mediante la transformación o la
elaboración se destinan a formar parte de los productos
fabricados.
Productos semielaborados: Productos elaborados por la
empresa y no destinados a la venta, sino a su posterior
transformación.
Productos en curso: Son los que se encuentran en proceso de formación o de transformación al cierre
del ejercicio económico.
Productos terminados: Productos fabricados y destinados al consumo final o a la utilización que
puedan hacer otras empresas.
Mercaderías o existencias comerciales: Son materiales comprados por la empresa y destinados a la
venta, sin transformación.
Otros aprovisionamientos: Son elementos incorporables, por ejemplo, combustible, recambios,
embalajes, envases y material de oficina.
Subproductos, residuos y materiales recuperados:
Subproducto: Producto secundario o incidental, generalmente útil y comercializable derivado del
proceso productivo (salvado, pan rallado).
Residuos: Desecho de un proceso productivo con alguna utilidad (serrín, recortes de chatarra).
Materiales recuperados: Materiales obtenidos del procesamiento de ciertos residuos (plástico de
envases, cartón, etc.).
Objetivos del Inventario
Los objetivos de mantener inventario según establece Chase y Aquiliano, (2000) son los siguientes:
Mantener una independencia en las operaciones. Un suministro de materiales en un centro de
trabajo permite que el centro tenga flexibilidad en las operaciones. Por ejemplo, dado que al
realizar cada nuevo proyecto de producción se produce costos, el inventario le permite a la
gerencia reducir el número de proyectos.
Ajustarse a la variación de la demanda de productos. Si la demanda del producto se conoce con
precisión, puede ser posible (aunque no necesariamente económico) producir el bien para
satisfacer de manera exacta la demanda. Sin embargo, usualmente, la demanda no se conoce por
completo y es necesario mantener una reserva de seguridad o de amortiguación para absorber las
variaciones.
Permitir una flexibilidad en la programación de la producción. Una provisión de inventario libera al
sistema de producción de la presión de sacar los bienes. Esto produce plazos más largos que
permiten un flujo más uniforme en la planeación de la producción de tamaños de los lotes más
grandes. Los altos costos de la estructuración favorecen la producción de un mayor número de
unidades una vez realizada la misma.
Proveer una salvaguardia para la salvación en el tiempo de entrega de las materias primas.
Cuando se le pide a un vendedor que despache un material, pueden presentarse demoras por una
serie de razones: una variación normal en el tiempo de despacho, una escasez de material en la
planta del vendedor que haga que se acumule los pedidos pendientes, una huelga imprevista en la
planta del vendedor o en unas de las compañías de entregue, un pedido perdido o un despacho de
material incorrecto o defectuoso.
Sacarle provecho al tamaño del pedido de compra económico. Colocar un pedido tiene sus costos:
trabajo, llamadas telefónicas, mecanográficos y correo. En consecuencia, cuanto más grande sea
el tamaño de cada pedido, menor será el número de pedidos que debe escribirse. Igualmente, los
costos de envío favorecen los pedidos grandes: cuanto más grande sea el envío, menor será el
costo por unidad.
DOCUMENTACIÓN UTILIZADA EN EL PROCESO PRODUCTIVO
Todas las operaciones que se realizan en una empresa se formalizan por medio de documentos o
comprobantes que permiten dejar constancia de la forma en que han sido realizadas.
Orden de compra
Una orden de compra firmada es un acuerdo legal entre las partes por los artículos o servicios.
Lo emite la división compras los materiales solicitados a los proveedores.
Ficha técnica del producto
Es un formato donde se debe poner toda la característica del producto.
Orden de trabajo
Este documento es utilizado en industrias que fabrican productos no estandarizados, por ejemplo una
carpintería que se dedica a realizar diversos trabajos.
Se originan como consecuencia de:
Las inspecciones realizadas por el departamento de mantenimiento.
Solicitud de algún departamento de la empresa, que necesite el servicio de mantenimiento.
Modificaciones a introducir en la empresa, por orden de la gerencia.
Hoja de costos
Es el sistema que aplican las empresas cuyo proceso no es continuo y en el que es posible identificar
lotes específicos de producción y seguir su trayectoria a través de las distintas operaciones hasta que
se transforman en productos terminados.
Requerimiento de materias primas
Estas registran, archivan o documentan dos tipos de informaciones: las entradas y las salidas del
depósito de materiales y/o materias primas.
Lo emite el departamento de almacenes de materiales a efectos de solicitar a la división de compras la
adquisición de insumos, materiales directos, etc.
Planilla de recepción de materiales Al recepcionar el material, el departamento de almacenes de materiales confecciona una planilla
donde se detalla el material recibido, como así también el rechazado y/o faltante. A esta se le adjuntan
los correspondientes remitos y se envía a contaduría general para su control y contabilización junto
con la factura que oportunamente envía el proveedor.
Hoja de ruta
Cada operación o trabajo, dentro de un proceso de producción, debe seguir un recorrido dentro de la
fábrica. El documento en que se registran este recorrido, recibe el nombre de “Hojas de Ruta”.
Control de procesos
El sistema de control nos permitirá una operación del proceso más fiable y sencilla, al encargarse de
obtener unas condiciones de operación estables, y corregir toda desviación.
Características
• Mantener el sistema estable, independiente de perturbaciones y desajustes.
• Conseguir las condiciones de operación objetivo de forma rápida y continua.
• Trabajar correctamente bajo un amplio abanico de condiciones operativas.
• Manejar la restricciones de equipo y proceso de forma precisa.
PLANILLA DE RECEPCIÓN DE MATERIALES Nº 17.325 Remito
Nº Proveedor
Orden de Compra Nº
Enviado/s Remito Cantidad Recibida
Material Faltante o Rechazado Código Cantidad Unidad
7854 SOED S.A. 56.256 A-265 3.000 Kgs. 2.995 Faltantes 5 Kgs.
5.236 Rapid S.R.L. 53.485 A-101 2.000 Kgs. 2.000
752 Emilio Zárate 55.369 B-246 500 Tapas 500
3.529 Cortal y Benítez S.C. 52.850 A-123 200 Cajas 198 Rechazado 2 cajas
589 Cristalería Viner S.A. 56.354 B-245 500 Frascos 500
Plantilla de producción
En este documento se detallan el producto a elaborar y todos los factores que intervienen en el o los
procesos implicados en la elaboración del mismo. También es el que acompaña a los productos
terminados al depósito en donde son almacenados.
Reporte diario de empaque o empacado
La Lista de empaque, la cual detalla el contenido específico de cada paquete, es un documento
opcional que puede elegir incluir en su envío.
Control de facturación y despacho Guía de remisión:
Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente.
Y sirve para que el comerciante tenga testimonio de los bienes que ha entregado en las condiciones
solicitadas y aprobado por el departamento de ventas.
Factura
Es un documento que refleja, que hace constar la adquisición y entrega de un bien o servicio, en el
cual se específica la fecha de la operación, el nombre de la partes que intervinieron en el negocio.
Actividades
Tu empresa está en pleno funcionamiento. Con grandes producciones. Es por ello que debes realizar los
controles necesarios en todas las áreas. Desde la actividad nº4 estás abocado al área de producción, por lo
tanto a continuación, darás a conocer como manejan la logística de aprovisionamiento y la documentación
utilizada.
1) Presentar la logística de aprovisionamiento de la empresa (gestión de aprovisionamiento, compras,
almacenamiento e inventario).
2) Describir el proceso de adquisición de materias primas e insumos solicitados por el sector de
producción de tu empresa.
3) Confeccionar los documentos que correspondan a dicha operatoria de acuerdo a los sectores que
interviene y con los datos de tu empresa.
Por ejemplo, almacenes solicita a compras la cantidad de 50 litros de pintura para la
producción de los próximos días.
En este caso algunos de los documentos a utilizar serían requisición de materiales, planilla de
recepción de materiales, orden de compra, etc.