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Mantenimiento de Registros para el Programa de Comida
Entrenamiento de Mantenimiento de Registros – 2 Horas (FY 2016)
Para recibir 2 horas de crédito para este entrenamiento por favor haga lo siguiente: 1. Lea la guía de "Mantenimiento de registros para el Programa de Alimentos".
2. Después de completar la actividad, responder a todas las preguntas de revisión sobre el Formulario de Revisión (ya sea en línea o por a mano para enviar por correo).
Disfrute utilizando este entrenamiento!
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Mantenimiento
deRegistrospara
elProgramade
Comida
FY2016Entrenamiento–MantenimientodeRegistros
(2horas)
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TabladeContenidos
Introducción Página3
MantenimientodeRegistroComienzaalInscribirse Página3
MantenimientodeRegistroparaMenús Página3
• MenúsEscaneablesvs.MenúsporWeb
• PatróndeAlimentos
• Asistencia
• CiclodeMenús
• MenúsInfantiles
• PresentacióndetodoslosMenús
• ReportedeErroresdelReclamo
MantenimientodeRegistroparaInscripciones Página7
• MantenimientoGeneralRegistrodeRegistrodeInscripciones
• ProcesodeRe-Inscripciones
MantenimientodeRegistroparaSesiónDoble Página8
MantenimientodeRegistroparaElegibilidaddeIngreso Página8
MantenimientodeRegistroparaFormulariosVarios Página9
• Terminación
• Licencias
• Asistentes
• Recopilación
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Introducción
¿PorquéesimportanteelentrenamientodemantenimientoderegistrosparalosproveedoresenelProgramade
Comida?MantenimientoderegistrosesunamaneraparaquecadaproveedorenelProgramadeComidasigalos
reglamentosyprocedimientosrequeridosporelDepartamentodeAgriculturaconelfinderecibirreembolsoporel
serviciodealimentos.Usted,elproveedordebemantenerregistrosactualizadosyprecisosparaqueelProgramade
Comidapuedaasegurarsedequeestásiguiendoelpatróndealimentos,anotandolaasistenciaymanteniendolas
inscripcionesactualizadas.
Esteentrenamientoleayudaráacomprenderlaimportanciadesumantenimientoderegistros.Registrosprecisosy
actualesaceleranelprocesodereclamaciónylepermitenunrembolsocorrectoydemaneraoportuna.
MantenimientodeRegistrosComienzaalInscribirse
La documentación y mantenimiento de registros se inicia cuando usted se inscribe al Programa de
Alimentos.Cuandounmonitorregistraaunproveedorparaelprograma,elproveedorrecibiráunmanual
que incluye una serie de formularios para iniciar la colección de registros amantener. Los proveedores
firmarán 3 forularios en elmomento de la inscripción: el contrato de sitio, el contrato permanente y el
Certificado de Cuido deNiño Familiar en el Hogar del Programade Comida deAdultos yNiños (CACFP).
Proveedoresmantendránestosformulariosensusarchivospermanentes.Proveedoresrecibiránunanueva
carpeta anualmente, de modo que los formularios se puedan mantener con todas los formularios
adicionales.
MantenimientodeRegistrosparaMenús
MenúsEscaneablesvs.MenúsporWeb
Losregistrosquelesonmásfamiliaressonlosmenús.Losdostiposquehaysonmenúsescaneadosymenúsbasadosenelweb.Escaneadosymenúsbasadosenlawebsólosediferencianenlaformaenqueseenvianlosmenús.Ambostiposdemenúsrequierenelmismopatróndecomidayasistencia.
MenúsEscaneados
MenúsEscaneadossonmenúsdepapelqueseenvíana laoficinaporcorreooenpersona.Al llenarmenúsescaneadosesfundamentaloscurecertotalmentelasburbujasdelasfechas,númerosdeproveedora,comidasincluidasyasistencia.Losproveedorestambiéndebenescribirloscomponentesdelascomidasservidas.
MenúsporWeb
Menús por elWeb son completados y presentados en el Internet. Provider Resources utiliza el programainformáticollamadoMinuteMenu.ProveedoresiniciansesiónenMinuteMenuyentranpatronesdecomidacompletosyasistencia.Alfinaldelmes,losmenúsporwebsonenviadoselectrónicamente.
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PatrondeAlimentos
Ustedestárequeridoservirlecheentodaslascomidasfuertes.Losniñosmayoresde2añosselesdebeserviryasealechedescremadaolechede1%.Losniñosde1-2añosdeedadselesdebenservirlecheentera.
Desayuno:Desayunorequieretrescomponentes-
• Elpanoalternativodepan,• Frutaovegetal• Leche.
Aunqueloshuevossonnutritivosyacreditables,nocumplenelrequisitodeloscomponentesnecesarioseneldesayuno. Se pueden servir como una comida extra en el desayuno. Sin embargo, no puede eliminar losalimentosnecesarios.Tambiéntengaencuentaquesiustedsirvejugo,debeser100%jugo.Alescribir'jugo'enelmenú,asegúresedeincluireltipodejugoyqueeshecho,100%jugo(Ejemplo:100%jugodemanzana,100%jugodenaranja,etc.).
Panesdebenenumerarsecomo(panintengral,englishmuffins,panpita)
AlmuerzoyCena:Almomentodeservirelalmuerzoylacena,serequierencincocomponentes.
• Lacarneosustitutodecarne• Elpanoelalternativadepan• Frutaovegetal• Frutaovegetal• Leche.
Todosestoscomponentesdebenserservidos.
Meriendas:Cuandosirvemeriendasserequierequeustedelijadoscomponentesdediferentesgruposdealimentos.
Escoja2componentes:
• Lacarneosustitutodecarne• Elpanoelalternativadepan• Frutaovegetal• Leche
Sirviendodoscomponentesdelgrupodefrutas/vegetalesnoseríaacreditableporqueambossondelmismogrupodealimentos.Porejemplo, lospepinosyel jugodemanzananoesunameriendaacreditableporquesondelmismogrupodealimentos.
Elplanearcomidasymeriendasdeacuerdoconelpatróndealimentacióneselprimerpasoenelmantenimientoderegistrosparasusmenús.DocumentarcorrectamentelosalimentosensusmenúsayudaalProgramadeComidarevisarlosmenúsyprepararsussolicitudesdepago.Lascomidasquenosiguenelpatróndecomidaonoestándocumentadascorrectamentedebenserdeducidas.
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Asistencia
Documentarelconteodecomidaesunaparteimportantedemantenimientoderegistros,eltomarnotadelconteodecomidaenelmomentoenquesesirvelacomidaomerienda,oalfinaldeldíaesfundamentalpararecibirel reembolso.Cualquiercomidaomeriendaquetieneunrecuentodecomidaquenosecompletóafinalesdeldíadeservicio;arriesganoserreembolsado.Monitoresmirancuidadosamentesobrelosmenúsenlasvisitasparaasegurarsedequeelconteodelacomidaestealdía.
CiclodeMenús
Algunosproveedoresoptanporutilizarlosmenúsdecicloparasuscomidas.Menúsdeciclosoncomidaspre-elaboradasquesatisfacenlosrequisitosdelpatróndecomida.Menúsdeciclosuelensercuatrosemanasdemenúsqueserepiten.Alhacercopiasdelosmenúsdeciclo,esimportanteescribirlasfechasenlosmenúsdelosdíasdelasemanayelmesdecalendario.Losproveedoresqueutilizanmenúsdeciclotienenquehacerunanotaensusmenússisustituyenunacomidadiferentequeapareceenlalista.Mientrasquelosmenúsdeciclosepuedenescribirconsuficienteanticipación, laasistenciadebeseranotadaeldíadelservicio.Siestáutilizandomenúsdecicloytambiénmanteniendounacopiadeseguridadde laasistencia,debe indicarquécomidasselereclamaparacadaniñocadadía.
Ejemplo:
D=Desayuno AM=MeriendaAM
A=Almuerzo PM=MeriendaPM
C=Cena EV=Meriendadelanoche(siaplica)
Menúsinfantiles
Menúsinfantiles(formulariosescaneados)
Haycosasimportantesatenerencuentaaldocumentarlascomidasylaasistenciaparalosmenúsinfantiles.Si usted tienedos bebes (omás) en lamisma categoría de edad, las comidas deben ser documentadas enlugaresseparados.Unade lascomidassepuedeescribirenelpropiomenú.El segundosetdecomidasdelbebédebeserdocumentadoenotrolugar.Lesugerimosqueanotelascomidasenlapartedeatrásdelmenúoenunahojadepapel. Sin embargo, la asistenciade todos los infanteshayqueburbujearlas juntosenelmenú.
Menúsinfantiles(basadoenlaweb)
EnMinuteMenu,primerodebehacerclicenlosmenúsinfantilesyluegoseleccioneelnombredelbebédelalista.Unmenúdesplegableapareceráyustedpuedeseleccionarlosalimentosparacadaniñoindividualmente.
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Presentacióndelosmenús
Esimportantequetantolosmenúsescaneadosylosmenúsdelwebsepresentenenelmomentooportuno.Losproveedoresquepresentensusmenúseltercerdíadelmesselesgarantizaránelpagoeldía20delmesoelsiguientedíalaboral.LosproveedoresquepresentenmenúsenelcuartooquintodíadelmesestaránenelprimerreclamoalEstado.EstosproveedoresseránreembolsadostanprontoPRIrecibalosfondosdelEstado.Los menús que se reciban después del día 5 del mes estarán en el segundo reclamo al estado, que sereembolsaránaPRIcuandoreciba los fondosdelEstadoparael segundoreclamo.Tengaencuentaquenotenemos ningún control sobre el servicio postal. El correo es estampado en la fecha en que lo recibimos.Haciendoelmenúporelwebevitaesteproblema.
ReportedeErroresdelReclamo
CuandoPRIprocesalosmenús,segeneranlosreportesdeerroresparatodoslosmenúspresentados.Losreportesdeerroresseenvíanporcorreoalosproveedoresquepresentenmenúsescaneados.Losproveedoresquepresentenlosmenúsporweb,puedenversureportedeerroresenelsistemadeMinuteMenu.Losinformesdeerroressonunaexcelentemaneraparaqueustedaprendamássobreelprocesodemantenimientoderegistros.Siustedtienealgúnmensajedeerror,ustedpuedeaprendercómoarreglaresoserroresenfuturasreclamacionesexaminandoelinforme.Porejemplo:Algunoserrorescomunesrelacionadosconelmantenimientoderegistrosincluyenlosformulariosdeinscripciónquehayanfaltadoylospatronesdecomidaincorrectos.Revisarelinformedeerrortambiénayudaráamejorarsupropiomantenimientoderegistros.
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MantenimientodeRegistrosdeInscripciones
Losformulariosdeinscripciónsonotraparteimportantedelprocesodemantenimientoderegistros.Adiferenciadelosmenús,quesepresentanalfinaldelmes.Lasinscripcionessepuedenpresentarencualquiermomentoduranteelmes.Usteddebepresentarunformulariodeinscripciónparatodoslosniñosensuguardería.Todoslosniñosensuguarderíaselesdebenofrecerlaoportunidaddeparticiparenelprogramadealimentos.Sielpadredesearechazarelprogramatienenquemarcarlacasilla"pidoquemihijoNOrecibalosbeneficiosmencionadosdelCACFP"ensuformulariodeinscripción.
Esimportantequeelpadrelleneelformulariodeinscripciónenelmesenqueseinscribenensuguardería.
MantenimientoGeneralRegistrodeRegistrodeInscripciones
Losformulariosdeinscripciónpuedensermuyconfusos.Puedeserútilcuandousted,elproveedor,ayudaalospadresallenarelformulariodeinscripciónenelmomentodeinscribirse.TambiénseríaunbuenmomentoparaqueusteddiscutaelProgramadeComidayexpliquelasopcionesalospadresparaquepuedancobrarporlascomidasymeriendascorrectamente.
Paralosproveedoresqueutilizanmenúsescaneados,siusteddeseavolverautilizarunnúmero,debequitarelniñoactualantesdepodervolveraasignarelnúmerodeeseniñoaotroniño.Además,recuerdequeustednopuedereasignarelnúmerodeunniñoalamitaddelmes.
Al anotar el horario de un niño, recuerde que los formularios de inscripción deben reflejar todos los días,horarios y comidas que se le reclama. Si el horario de un niño ha cambiado y no se ha enviado en unainscripciónactualizada,seleanulatodaslascomidasomeriendasquenoestánenelformulariodeinscripciónactual. El envío por adelantado de formularios de inscripción nuevos y/o actualizados, ayuda a la oficina adocumentar los cambios antes de la reclamación. Esto puede ayudar a aliviar cualquier retraso con sureclamo.
ProcesodeReinscripción
Hay algunos registros que se requerirán a los proveedores que actualicen anualmente. El proceso dereinscripciónsucedetodoslosañosenAbril.Enesemomento,losproveedorestambiéntienenquefirmarunnuevoformulario 'DerechosyResponsabilidades".Unacopiadeeste formulariodebetenerseensupropiacarpeta de proveedor de mantenimiento de registros. Junto con el formulario de Derechos yResponsabilidades,unpaquetedereinscripciónseráenviadoaustedqueincluyecopiasdelosformulariosdeinscripción para todos los niños en su guardería en casa. El propósito de este proceso de reinscripción esasegurarquetodalainformaciónpersonalsobreelniño,informacióndelospadres,yelhorarioesprecisayactualizada.Esteesunrequisitoanual.Lospadresdebenrevisarelformulariodeinscripcióndesushijosconcuidadoyhacerloscambiosqueseannecesarios.Luegoderevisarlos,lospadresdebenfirmardoscopias.UnaserápresentadaalProgramadeComidaylaotraesparalosregistrosdelproveedor.
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MantenimientoderegistrosdeSesionesdobles
Hay algunos formularios que son parte del mantenimiento de registros que no se aplican a todos losproveedores.Losformulariosdedoblesesiónseaplicanalosproveedoresquesirvenunacomidaomeriendaendosmomentosdiferentesparaacomodar lascomidasservidasamásniñosde loque la licenciapermite.Porejemplo,siunproveedortienelicenciapara6,elproveedorpuedeservireldesayunoalas7:00a4niñosyalas7:30lesirvea3niñosmás.Elproveedornoselepermitetener7niñosensuguarderíaenunmomentodado.Sinembargo,debidoaladiferenciadehorarios,elproveedorsirveeldesayunoaalgunosdelosniñosquepodríanestarsaliendopara laescuelay luegosirveeldesayunoa losniñosquellegana lavezunpocomás tarde. Losproveedoresquedeseen realizar sesionesdobles tienenque llenarun formulario y serpre-aprobadoparahacerlo.Esteformulariodebesercompletadoanualmenteydebeactualizarsesiseproducencambios.
MantenimientodeRegistrosparaElegibilidadSegúnlosIngresos
Elformulariodeelegibilidadsegúnlosingresosesotroformularioquenoseaplicaatodoslosproveedores.Algunos proveedores son proveedores de Nivel I, ya que son calificados pormedio de la escuela o censo.Cualquierproveedorqueseacalificadopormediodelaescuelaocensoquedeseereclamarasupropiohijodebe llenarun formulariodeelegibilidadde ingresos.Para losproveedoresqueno sonclasificados todavíapormediodeescuelaodel censo,perocreenque reúnen los requisitosde calificaciónsegún los ingresos,también pueden presentar un formulario de elegibilidad de ingresos y comprobante de ingresos para surevisión.Laelegibilidadsegúnlosingresossedeterminasobreunabaseanualyserequiereladocumentaciónapropiada. El proporcionar información precisa asegura que los proveedores se les paguen en el nivelapropiado.
LomismoesciertoparalosproveedoresquesonNivelII,perotieneniñosquecalificanparaelNivelIyporlotantoestán reclamandocomoNivel I casa-mixta. Laelegibilidadde ingresospara losniñosparticipantes sedebepresentaranualmentepararenovación.
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MantenimientodeRegistrosparaFormulariosVarios
Terminación
Enelcasodequeunproveedornodeseeparticiparmásenelprogramadealimentos,debenpresentarunacartadeterminaciónporescritode30díasalaoficina.
Licencias
Losproveedoresdebentenerunalicenciadeguarderíaconelfindeparticiparenelprogramadealimentos.Laslicenciasdebenserrenovadascadatresaños.Cuandosulicenciaviejaexpiraohanhechocambiosensulicencia,esimportanteenviarunacopiadesunuevalicenciadeguarderíaalaoficina.
Asistentes
Algunosproveedorestienenasistentesensuhogardecuidodeniños.Lascopiasdelaslicenciasdeasistentesdeben ser presentadas a la oficina también. Por otra parte, es importante hablar con los asistentes delmantenimientoderegistros.Asistentesdebenestarfamiliarizadosconelpatróndecomidaycomocompletarlos menús. Esto es importante especialmente si se dejan asistentes con la responsabilidad de servir lascomidassinelproveedorpresente.Unabuenaideaseríaquetomaraesteentrenamientoconsusasistentesparaasegurarsedequeentiendenloselementosdemantenimientoderegistrosquepuedenaplicarseaellos.
Recopilemos
Talycomoesteentrenamientolohaexplicado,losregistrossonunapartemuyimportantedelaparticipaciónen el programa de alimentos. Los proveedores deben tener cuidado de señalar con precisión todos loselementosdelosmenús,yserpuntualenelenvíodetodaladocumentación.Losproveedoresdebenguardarcopias de todos los documentos presentados durante tres años, así como los documentos para el año encurso.Loquesignificaquelosproveedoresdebenmantenerlosformulariosdeinscripciónylascopiasdelosmenús,asícomocualquierotroformularioqueseenvíana laoficina.Cuantomásorganizadounproveedormantienesusregistros,másfácilparaqueelmantenimientodearchivosderegistrosseacompletoyactual.
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MantenimientodeRegistrosparaelProgramadeComida–FY2016
RevisióndelEntrenamiento
Estarevisióndebeserenviadaalaoficinapararecibirsucréditode2horas.
Nombre: ________________________________Númerodeproveedora:______________
Siustedesunasistente,porfavoranotarelnombredelaproveedoraconcualtrabaja:__________________________Porfavorrespondalassiguientespreguntas: Circuleuno
1.Documentaciónymantenimientoderegistrosdebecomenzartanprontocomoseinscribaenel
ProgramadeComida.
VF
2.Losmenúsescaneadosymenúsbasadosenelwebsoncompletamentediferentesynorequierenel
mismopatróndecomidayasistencia.
VF
3.Loshuevossonnutritivosyacreditablesparaeldesayunoysepuedenutilizarparareemplazarlaleche
comouncomponenterequerido.
VF
4.Almomentodeservirmeriendas,elservirdoscomponentesdelgrupodefrutas/vegetalessonambos
acreditablesapesardequesondelmismogrupodealimentos.
VF
5.Cualquiercomidaomeriendaquetieneasistencianocompletadaparaelfinaldeldía,correriesgode
noserreembolsada.
VF
6.Menúsdeciclopuedenescribirseconsuficienteanticipaciónperolaasistencianotienequeser
registradaeneldíadeservicio.
VF
7.Siustedtienedosinfantesdelamismacategoría,lascomidasdebenserdocumentadosenlugares
separados.
VF
8.Siustedtienedosniñosdelamismacategoría,lasburbujasdeasistenciadebeestarenformas
separadas.
VF
9.Losmenúsqueserecibandespuésdeldía5delmesseránreembolsadoscuandoPRIrecibalosfondos
delEstadoparaelsegundoreclamo.
VF
10.Losinformesdeerroressonunaexcelentemaneraparaqueustedaprendamássobreelprocesode
mantenimientoderegistros.
VF
11.Lasinscripcionessepuedenpresentarencualquiermomentoduranteelmes. VF12.Siunpadrequiererechazarelprogramanoesnecesariollenarunformulariodeinscripciónenlo
absoluto.
VF
13.Sielhorariodelniñohacambiadoynosehaenviadoenunainscripciónactualizada,ustedrecibiráel
reembolsodetodosmodosporlascomidasquenoestánenelformulariodeinscripciónactual.
VF
14.ElprocesodereinscripciónsucedetodoslosañosenAbril. VF15.Lospadresdebenfirmardoscopiasdelformulariodere-inscripción. VF16.Formulariosdesesióndobledebensercompletadosanualmenteydebenactualizarsesiseproducen
cambios.
VF
17.Elegibilidaddeingresossedeterminaanualmenteyrequiereladocumentaciónapropiada. VF18.Cuandosulicenciaviejaexpira,ustednotienequeenviarunanuevalicenciaparalaoficina. VF19.Asistentesnonecesitansabersobreelpatróndecomidaocómocompletarmenús. VF20.Losproveedoresdebenguardarcopiasdetodoslosdocumentossometidosdurante3años(másel
añoencurso).
VF
Firma Fecha