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7/21/2019 Manual Basico de Project 2010
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UNTECS
MICROSOFT PROJECT 2010
Manual Básico de Gestión de Proyectos
2014
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CONFIGURACIÓN INICIAL DEL
PROYECTO REUNIÓN DE ACCIONI STAS
Se trata de preparar una reunión anual de accionistas, Las propiedades del proyecto se describena continuación:
1. Propiedades del proyecto 1.1. Proyecto: Reunión de Accionistas. Asunto del Proyecto: Informe Anual de 2011.
Responsable y Autor: Nombre del Alumno.
Clic en el menú Archivo. Opción Información, Propiedades Avanzadas, Llenarlos campos Titulo, asunto Autor, Aceptar
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Nombre Duración
Programar fecha de la conferencia
Imprimir carta
Buscar Conferenciante
Preparar Carta
Preparar menú con empresa “Manos Morenas”
Imprimir Menú
Celebración de la reunión
1 día
2 días
2 días
1 día
3 días
1 día
0 días
2. Fecha de inicio del proyecto: 2.1. Fecha de comienzo: 10 de Octubre del 2011
Clic en el menú Proyecto, Información del proyecto
Ingresar la fecha de comienzo del proyecto.
3. Lista de tareas iniciales:
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Cabecera de tarea Hito
4. Modificación de la lista de tareas iniciales
4.1. Insertar nueva tarea “Reservar centro de Conferencias”, duración 2 días. Antes de latarea Imprimir Carta.
Clic derecho en la tarea Imprimir Carta, clic en el menú Insertar tarea.
Digitar Reservar centro de Conferencias. Cambiar la duración a 2 días.
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Id Nombre Duración
1 Planificación preliminar 1 día
2 Programar fecha de la conferencia 2 días
3 Reservar centro de conferencias 1 día
4 Buscar conferenciante 3 días
5 Planificación preliminar completa 0 días
6 Carta de notificación 1 día
4.2. Eliminar la tarea 7. Imprimir Menú.
Clic con el botón derecho del Mouse en la cabecera de la fila 7, clic eliminartarea.
5. Esquematización de las tareas del Proyecto:
5.1. Modificar el Proyecto Actual para incluir la siguiente lista de actividades:
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7 Ordenar lista de envió 1 hora
8 Preparar carta 1 día
9 Revisar carta 1 día
10 Aprobar carta 1 día
11 Imprimir carta 2 días
12 Enviar carta 0 días
13 Detalles de la reunión 1 día
14 Preparar menú con empresa “Manos Morenas” 3 días
15 Preparar salas de equipamiento del comité 1 día
16 Preparar equipamiento necesario 2 días
17 Preparar programa 3 días
18 Imprimir programa 1 día
19 Celebración de la reunión 0 días
Insertar y mover tareas, para llegar a este resultado. Cuando se traten de cambiar lasunidades de duración, ir a la columna duración, borrar día y colocar H (horas). Enter.
h para horas
5.2. Insertar una nueva tarea 1: Reunión de Accionistas, y luego aplicar sangría a las tareasde la 2 a la 20.
Clic en la cabecera de Planificación preliminar, clic derecho. Clic en nueva
tarea: digitar Reunión de Accionistas
Marcar las cabeceras de Fila de 2 a la 20, Hacer clic en aplicar sangría
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Clic
5.3. Esquematizar la lista de tareas en tres grupos:
Sangría a las tareas de la 3 a la 6.
Sangría a las tareas de la 8 a la 13.
Sangría a las tareas de la 15 a la 19.
Marcar las cabeceras de fila indicadas y hacer clic en aplicar sangría
5.4. Ocultar las subtareas de la tarea de resumen 7: Carta de notificación, y de la tarea deresumen 14: Detalles de la reunión.
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Clic, para mostrar u ocultar subtareas
5.5. Mostrar el esquema completo.
6. Tareas repetitivas o periódicas
6.1. Insertar una tarea repetitiva, después de Celebración de la reunión. La tarea sellamará Reunión especial, que se llevará a cabo todas las semanas los días lunes ytendrá una duración de 4 horas.
Clic después de Celebración de reunión. Clic en el menú insertar: tarea
repetitiva, digitar el nombre de la tarea, marcar semanalmente, marcar
lunes. Cambiar la duración de días a horas. El intervalo de repetición
dependerá de la duración del proyecto. (para este caso será todo el mes
de Octubre). Aceptar.
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7. Presentar las características de MS Project. 7.1. Ejecutar la presentación de MS Project.
Clic en menú de acceso rápido, vista preliminar
7.2. Manejo de vistas de proyectos.
Clic en la ficha tarea. Seleccionar la opción integrada. Aplicar, para volver a la vistaanterior. Clic en Diagrama de Gantt.
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7.3. Manejo de informes de proyectos.
Clic en la ficha Proyecto: Informes.
Clic costos: seleccionar
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Clic Presupuesto, seleccionar
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SEGUNDA SEMANA
DEFINICIÓN DE TAREAS Y SUS DEPENDENCIAS
Objetivos
a) Aprender a definir en MS Project la estructura de descomposición de trabajo (WBS) de un
proyecto.
b) Aprender a definir en MS Project las dependencias entre tareas.
CONTENIDO 1. Revisión de conceptos.2. Estructura de descomposición de trabajos (WBS).3. Tipos de dependencia entre tareas.
4. Dependencia entre tareas.5. Vinculación entre tareas.
6. Tiempos de posposición y de adelanto.
7. Camino crítico y tareas críticas.8. Visualización en el diagrama de Gantt.9. Crear en MS Project el ejemplo de aplicación.
FUENTES DE INFORMACIÓN
1. Microsoft Press, Microsoft Project 2000 paso a paso; Mc Graw Hill Interamericana 2000.
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Definición de tareas y sus dependencias
Se trata de preparar una reunión anual de accionistas. Abrir el fichero de resultado de tutorial de la práctica anterior. Realizar las siguientes modificaciones sobre el proyecto:
1. Vinculación de tareas
Vincular todas las tareas con una dependencia de <<fin a comienzo>>.
Desvincular la tarea de resumen 7: Carta de Notificación y la tarea de resumen 14:Detalles de la reunión (seleccionar únicamente las tareas de resumen).
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Vincular la tarea de resumen 2: Planificación Preliminar, con la tarea de resumen
14: Detalles de la reunión.
2. Establecimiento de dependencias entre tareas. Se proponen los siguientes cambios a la programación del proyecto:
Cambiar la dependencia entre la tarea 8: Ordenar lista de envió y la tarea 9: Preparar
Carta a <<Comienzo-Comienzo>>.
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Cambiar la dependencia entre la tarea 16: Preparar salas de reunión del comité y la tarea17: Preparar equipamiento necesario, a <<Fin-Fin>>.
Especificar un tiempo de adelanto de 0,5 días en la dependencia entre la tarea 4: Reservarcentro de conferencias y la tarea5: Buscar conferenciante.
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Especificar un tiempo de posposición de 2 días, entre la tarea de resumen 14: Detalles de lareunión y la tarea 20: Celebración de la reunión.
3. Uso del asistente del diagrama de Gantt.
Se desea ahora ver el camino crítico del proyecto. Para ello se usara el asistente del
Diagrama de Gantt.
a) Para iniciar el asistente para diagramas de Gantt: clic derecho en el diagrama ó clic en elicono.
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b) Mostrar el camino crítico en el diagrama de Gantt.
c) Mostrar las tareas retrasadas.
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d) Mostrar los estilos de las Barras del Diagrama de Gantt.
e) La vista del diagrama de Gantt debe ser la siguiente.
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TERCERA SEMANA: GESTION DE RECURSOS CON MS PROJECT
OBJETIVOS
Aprender a definir y asignar recursos a MS-Project.
Manejar diferentes tipos de costes en MS-Project.
Utilizar calendarios en MS-Project.
CONTENIDOS
1. Revisión de conceptos.
a) Tipos de recursos. b) Tipos de costos.
2. Asignación de recursos a las tareas.a) Crear un recurso.
b) Manejar la hoja de recursos.c) Asignar un recurso a una tarea.
d) Unidades de un recurso para una tareae) Detalle de los recursos: grupo, capacidad máxima y disponibilidad.
3. Definición de costos de recursos.a) Costo fijo de una tarea.
b) Costos variables de un recurso.c) Tasas variables de recursos.
d) Tasas de tablas de costo, aplicación a una tarea.4. Establecer calendarios.
a) Calendario base de un proyecto b) Horario laboral y días no laborales.
c) Calendario de un recurso.d) Asignar un calendario base a un recurso.
e) Cambiar formato de las fechas.
FUENTES DE INFORMACIÓN
Microsoft Office Project 2003 Step by Step b y Carl Chatfield, Timothy Johnson,
PMP Carl Chatfield, and MCP Timothy Johnson
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Configuración de los recursos, costos y el calendario del proyecto:
Una vez terminada la lista de tareas, esquematización y las dependencias de laprogramación de la reunión anual de accionistas, el equipo del proyecto ha pasado lainformación sobre los recursos a usar en el proyecto los costos y el calendario.
1. Creación de la lista de recursos 1.1. En la Hoja de recursos introducir los siguientes recursos:
Clic en el menú: Ver, Hoja de recursos.
En la hoja de recursos, digitar los recursos, como la vista siguiente:
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2. Asignación de recursos a las tareas: 2.1. Asignar los recursos a las siguientes tareas
Id Nombre Recursos 3 Programar fecha de la conferencia Vp
4 Reservar centro de conferencia Sec
5 Buscar conferenciante Jo
8 Ordenar lista de envió Sec
9 Preparar carta Aux
10 Revisar carta Jo
11 Aprobar carta Vp
15 Preparar menú con empresa “Manos Morenas” Aux
16 Preparar salas de reunión del comité Sec
17 Preparar equipamiento necesario Aux
Ir al diagrama de Gantt y ubicar la columna Nombres de los recursos. Ingresar
todos los recursos a las tareas específicas, como lo indica el cuadro de arriba.
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3. Aplicación de costos de recursos
El departamento de contabilidad ha proporcionado la información necesaria, sobrecostos para cada recurso asignado al proyecto de reunión de accionistas. El recurso
Secretario, va a tener un aumento de sueldo durante el proyecto. El AuxiliarAdministrativo cobrará más por las tareas relacionadas con cualquier trabajo de
supervisión.
3.1. Introducir los siguientes costos asociados a los recursos
Nombre del recurso Tasa estándar Tasa hora extra
Secretario S/. 40 por hora S/. 60 por hora
Vicepresidente S/. 340.000 por año -----
Jefe oficina S/.180.000 por año S/. 156.000 por año
Auxiliar Administrativo S/. 80 por hora S/. 120 por hora
Ir a Hoja de recursos, y buscar las columnas tasa estándar y Tasa horasextras. Después llenar los costos correspondientes.
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3.2. A partir del 19 de Octubre de 2011, el recurso Secretario va a tener un aumento de
sueldo de un 10% en las horas estándar y horas extras. Dar doble clic al recurso Secretario: ubicar el menú Costos, en la segunda
fila de Fecha efectiva ingresar la fecha del aumento. En las columnas Tasaestándar y Tasa horas extra, escriba el porcentaje de aumento odisminución de la tasa anterior: para este caso 10%.
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3.3. El recurso Auxiliar Administrativo tiene una tasa distinta para las tareas de
supervisión. Crear una nueva tabla de costos con una tasa estándar de S/. 96 porhora y una tasa de horas Extras de S/. 150 por hora.
Dar doble clic al recurso Auxiliar Administrativo, en el menú Costos elegir la tabla B
Luego, ingresar los nuevos costos para este recurso.
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3.4. Aplicar la nueva tasa de costos para el recurso Auxiliar Administrativo en la tarea
17: Preparar equipamiento necesario. Utilizar la vista Uso de tareas. Para abrir la vista de tareas, ir a la ficha tarea, desplegar la opción y
escoger la vista Uso de tareas.
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Ubicar la tarea Preparar equipamiento necesario; seleccionar la tarea y
asignarle un recurso (clic en el icono).
Seleccionar el recurso Auxiliar Administrativo: clic en el botón Asignar, luego cerrar la ventana.
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Recordar que el Auxiliar Administrativo, tiene 2 tipos de costos (A y B).
Para asignar el tipo de costo B a esta tarea, seleccionamos el recurso, clicderecho, clic en Información
En el menú General, ubicar la opción Tabla de tasas de costo: yseleccionar el tipo B, clic en el botón Aceptar.
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3.5. El recurso Secretario tiene una tasa distinta para la tarea Ordenar Lista de Envío.
Para dicha tarea, su tasa estándar es de S/. 60 por hora y su tasa de horas extras esde S/. 80 por hora.
Para este punto hacemos los pasos 3.3 y 3.4, realizados anteriormente, pero para el recurso Secretario.
Luego ubicamos el recurso de la tarea Ordenar Lista de Envío en la lista
Uso de tareas y le atribuimos el tipo de costo B.
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4. Creación, edición y asignación de calendarios
El proyecto de la reunión de accionistas, no requiere una jornada tradicional de ochohoras para cada recurso. En vez de ello, sólo se trabajará en las tareas de proyecto por la
mañana, excepto los lunes. Es necesario crear un nuevo calendario base y asignárselo a
cada recurso del proyecto. También se ha solicitado una lista de días no laborales parael proyecto y los horarios de trabajo especiales de los recursos individuales. Hay queintroducir estas excepciones en el calendario adecuado.
4.1. A partir de una copia del calendario base estándar, crear un nuevo calendario base
llamado Reunion_Accionistas para el proyecto de la reunión de los accionistas.
Clic en la ficha proyecto, clic Cambiar tiempo de trabajo.
En el icono Cambiar Tiempo de Trabajo clic en el botón Crear
Calendario…, En la nueva ventana escribir Reunion_Accionistas,considerando que se hace una copia del calendario Estándar, clic Aceptar.
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4.2. Cambiar el horario laboral para que sea el siguiente:
Todos los lunes: de las 13:00 a las 17:00 horas.
Seleccionar la columna lunes, e ingresar las horas respectivas.
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De martes a jueves: de las 8:00 a las 12:00 horas.
Seleccionar las columnas Martes a Jueves, e ingresar las horas respectivas.
Todos los viernes de 9:30 a 13:30 horas. Seleccionar la columna Viernes, e ingresar las horas respectivas.
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4.3. Añadir los siguientes días no laborales el calendario Reunion_Accionistas.
28 de Octubre de 2011; por el aniversario de la empresa.
Seleccionar los días 28 de Octubre, luego establecer las fechas seleccionadas
como: Periodo no laborable.
4.4. Asignar el calendario Reunion_Accionistas a todos los recursos asignados al
proyecto. Ir a Hoja de recursos; seleccionar un recurso, clic derecho Información del
recurso…, Ubicar el menú Horario de trabajo y seleccionar el tipo dehorario. Hacer lo mismo con todos los recursos.
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