Post on 04-Aug-2020
MANUALde Procedimientos
APLICADO A:DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL
SAN LUIS POTOSI, S.L.P., DICIEMBRE DEL 2010.
DIRECCIÓN GENERAL
C O N T E N I D O
Objetivo.
Consideraciones.
Identificación.
Políticas Generales de Operación.
Procedimientos:
Generación de Información
Elaboración de Síntesis y memorias de hechos
Archivo y compilación de la información
Monitoreo de Radio y Televisión
Inventario de Procedimientos
Autorización.
Control de Actualizaciones.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
O B J E T I V O
Uniformar y controlar el cumplimiento de las funciones.
Delimitar actividades, responsabilidades y funciones.
Precisar las funciones encomendadas a cada unidadadministrativa para deslindar responsabilidades y evitar duplicidadde esfuerzos.
Coordinar en la ejecución del trabajo, evitando la repetición deinstrucciones y las fugas de responsabilidad.
Aumentar la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que sedebe de hacer y como se debe de hacer.
Es una fuente de información y adiestramiento para el personalactual y de nuevo ingreso.
Simplificar la toma de decisiones en operaciones repetitivas.
De acuerdo a lo establecido en Artículo 41, Fracción III, de la LeyOrgánica de la Administración Pública del Estado, corresponde a laOficialía Mayor el coadyuvar en la elaboración de los Manuales deOrganización y Procedimientos de las dependencias del Ejecutivo.
El presente Manual es un instrumento que servirá para tomardecisiones uniformes, normar acciones y orientar el proceso deejecución, seguimiento y control de las operaciones que ejecuta elDepartamento de Comunicación Social, adscrito a la Dirección deGeneral del S.E.E.R.. La que será responsable de su aplicación,custodia y actualización, así como de dar a conocer a suscolaboradores el contenido del mismo.
Los titulares administrativos serán los encargados de la custodia y dela aplicación del Manual así como de dar a conocer a sus colaboradoresel contenido del mismo y en su caso las actualizaciones ymodificaciones.
La información contenida en este documento será complementada yenriquecida conforme las circunstancias lo requieran.
A efecto de dar utilidad permanente al Manual es indispensable que suinformación se mantenga actualizada y que ésta reúna requisitos deviabilidad, oportunidad y consistencia, por lo cual es importante suenriquecimiento con las ideas y experiencias de quienes participan ensu aplicación.
La Dirección de Organización y Métodos será responsable de controlarlas modificaciones y/o actualizaciones que se llevan a cabo en elcontenido del Manual.
El Departamento de Comunicación Social tiene la responsabilidadde proporcionar la asesoría necesaria a las dependencias que lorequieran, respecto a su interpretación y aplicación.
CONSIDERACIONES
El Manual se ha estructurado con hojas sustituibles a efecto deincorporar ajustes o actualizaciones totales o parciales.
El Departamento de Comunicación Social coordinará la impresióndel Manual y será la responsable de su distribución.
El Manual debe interpretarse como un documento de consulta yobservancia normativa.
Agradecemos a los funcionarios públicos su valiosa colaboración parael buen uso aplicación del Manual de Procedimientos.
CONSIDERACIONES
MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSSDDIIRREECCCCIIÓÓNN GGEENNEERRAALL DDEELL SSIISSTTEEMMAA EEDDUUCCAATTIIVVOO EESSTTAATTAALL RREEGGUULLAARR
IDENTIFICACIÓN
NOMBRE DE LA DEPENDENCIA:
SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR
UNIDAD:DIRECCIÓN GENERAL
FECHA DE ELABORACIÓN:
DICIEMBRE DEL 2010
RESPONSABLE DE ELABORACIÓN:
DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL
MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSSDDIIRREECCCCIIÓÓNN GGEENNEERRAALL DDEELL SSIISSTTEEMMAA EEDDUUCCAATTIIVVOO EESSTTAATTAALL RREEGGUULLAARR
POLÍTICAS GENERALES DE OPERACIÓN
Dirección: General Fecha de elaboración: Diciembre, 2010.Departamento Comunicación Social Hoja: 1 de 1
1. DEL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL.
Este Departamento es una unidad administrativa que es parte integrante de la Estructura Administrativa del S.E.E.R ydepende en forma directa de la Dirección General, atiende todo lo relacionado con la generación de la información decarácter oficial, a través de las siguientes actividades:
Entrevistas en forma directa con la fuente de información.
Redacción y forma de los comunicados de prensa.
Obtención de registros de carácter documental o fotográficos relacionados con la información.
Contacto con los medios de información para hacer de su conocimiento las noticias relevantes de laInstitución, así como de la aclaración de notas informativas o de reportajes.
Organización y convocatoria de medios a ruedas de prensa, principalmente a reporteros que cubren lafuente educativa.
Archivo de notas y comunicados para prever posteriores aclaraciones con los medios informativos.
Elaboración de crónicas y síntesis informativa, para la obtención de testimonio escrito de los principaleseventos del S.E.E.R.
2. DE LA GENERACIÓN DE INFORMACIÓN.
El personal del Departamento recibirá informes relativos a las actividades del S.E.E.R., que por medio deoficio, invitación, memorándum o en forma verbal se hagan del conocimiento del mismo, para efectos deladecuado control de su difusión ante los diferentes medios de comunicación.
Para cubrir los eventos que hayan sido puestos en conocimiento del Departamento, se atenderán deacuerdo al calendario que se elabore semanalmente para tal efecto.
El personal del Departamento acudirá personalmente a cubrir el evento que así lo amerite, siendoresponsabilidad de la persona encargada de esta actividad, entrevistarse directamente con la fuentegeneradora de la información.
Formuló
LCC. Víctor Manuel Ascanio Ruiz
Revisó
Ing. Xicoténcatl Turrubiartes Flores
Autorizó
MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSSDDIIRREECCCCIIÓÓNN GGEENNEERRAALL DDEELL SSIISSTTEEMMAA EEDDUUCCAATTIIVVOO EESSTTAATTAALL RREEGGUULLAARR
POLÍTICAS GENERALES DE OPERACIÓN
Dirección: General Fecha de elaboración: Diciembre, 2010.Departamento Comunicación Social Hoja: 1 de 1
3. ELABORACIÓN DE SÍNTESIS Y MEMORIAS INFORMATIVAS
Con el objeto de mantener informados a los funcionarios de la Estructura Educativa del S.E.E.R., se leshará llegar diariamente una síntesis informativa de las noticias más importantes que se hayan generadoen materia educativa, para lo cual se implementa un formato sencillo con los datos más relevantes de lasnotas periodísticas sobresalientes.
Todo documento que sea de especial interés y relevancia para el Magisterio y el Sistema Educativo,deberá destacarse con una reseña suscinta que expresará los alcances y posibles implicaciones en eldesempeño de las actividades cotidianas del mismo.
En relación al cúmulo de gráficas e impresión de fotografías que puede contener una nota de importanciapara el Sistema, deberá tomarse especial cuidado de seleccionar aquellas que tengan especial impactode acuerdo con el contenido de la nota periodística.
4. DEL ARCHIVO
El personal del Departamento es el único autorizado para el manejo de los expedientes de archivo, mismoque se encuentra bajo su resguardo y responsabilidad, debiendo mantener la más alta discreción yconfidencialidad con respecto a la información en los mismos.
Las notas periodísticas, informes, memorias y gráficas serán del uso exclusivo de la titular delDepartamento, quien podrá disponer de los mismos de acuerdo a las instrucciones giradas por laDirección General, y de acuerdo a los objetivos concretos requeridos por la política de relaciones públicasque se implemente.
Formuló
LCC. Víctor Manuel Ascanio Ruiz
Revisó
Ing. Xicoténcatl Turrubiartes Flores
Autorizó
MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSSDDIIRREECCCCIIÓÓNN GGEENNEERRAALL DDEELL SSIISSTTEEMMAA EEDDUUCCAATTIIVVOO EESSTTAATTAALL RREEGGUULLAARR
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Generación de Información
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Dar cobertura oportuna y adecuada a los asuntos derelevancia que se presenten en las diferentes Institucionesque dependen de la Dirección General del S.E.E.R.
UNIDADES DE APLICACIÓN:
Que intervienen en el proceso de Generación de laInformación:
Dirección General del S.E.E.R.
Direcciones de Área
Unidades Administrativas
MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSSDDIIRREECCCCIIÓÓNN GGEENNEERRAALL DDEELL SSIISSTTEEMMAA EEDDUUCCAATTIIVVOO EESSTTAATTAALL RREEGGUULLAARR
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Dirección: General Fecha de elaboración: Diciembre, 2010.Departamento Comunicación Social Hoja: 1 de 1Procedimiento: Generación de Información
1. La generación de información de cualquiera de las unidades administrativas que dependen de la
Dirección General, podrían implicar una serie de trámites y gestiones ante los diferentes departamentos y
oficinas de la Estructura del S.E.E.R.; para dar cabal cumplimiento al propósito de inmediatez por parte de
este Departamento en la atención de los hechos relevantes generadores de noticias, se pretende conocer
por parte de los directamente involucrados que existe un hecho generador de noticia, estando en la
posibilidad de hacer llegar dicha información sin mayor formalidad que comunicarla a algún integrante del
Departamento.
2. De igual forma y en razón de su naturaleza, algunos de los hechos generadores de noticia tendrán
que ser canalizados a través de los órganos de la Estructura Administrativa del S.E.E.R., a fin de que este
Departamento tome conocimiento en forma coordinada con quien resulte competente para resolverlos,
evitando de esta manera que los hechos puedan revertirse en perjuicio de la Institución.
3. En caso de que se presente la circunstancia de que se encuentre alguno de los medios informativos
de la prensa en el lugar y con las personas relacionadas con los hechos generadores de la información, se
atenderá al principio de la libre información permitiendo dentro de lo posible, la entrevista del medio
periodístico de que se trate la entrevista con la persona o personas relacionadas con la noticia.
Formuló
LCC. Víctor Manuel Ascanio RuizLCC. Martha Sofía Vega Barrón
Revisó
Ing. Xicoténcatl Turrubiartes Flores
Autorizó
MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSSDDIIRREECCCCIIÓÓNN GGEENNEERRAALL DDEELL SSIISSTTEEMMAA EEDDUUCCAATTIIVVOO EESSTTAATTAALL RREEGGUULLAARR
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Dirección: General Fecha de elaboración: Diciembre, 2010.Departamento Comunicación Social Hoja: 1 de 1Procedimiento: Generación de Información
Puesto o posiciónresponsable
OperaciónNo. Descripción de la actividad
Estructura Administrativa
Jefe del Departamento deComunicación Social
Jefe del Departamento deComunicación Social y/oUnidad Administrativa delS.E.E.R
Director General
Jefe del Departamento deComunicación Social
Información y monitoreo demedios
Secretaria
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
Informa la actividad turnándola al Director para su conocimiento.
Recibe la información para su estudio y determina la naturaleza de lamisma, el canal de difusión y carácter con que se transmitirá la noticia.
Rinde reporte de la información al Director General y el pronóstico probabledel asunto y acuerda con él los términos de difusión.
Analiza las circunstancias del asunto, realiza entrevista directa con losinvolucrados en el hecho.
Presenta el documento de comunicado de prensa como propuesta yborrador.
Recibe y revisa ¿está correcto?a) Sí, da su Vo. Bo. Y devuelve al jefe de departamento para
obtener documento final.b) No, devuelve e indica las correcciones. (paso 05)
Recaba fotografías, documentos, o cualquier constancia que tenga relacióncon el hecho generador de la información.
Determina instrucciones especiales para el manejo adecuado del sentidoque se dará a la información.
Hace del conocimiento del Director General llegado el momento en que sepublique la nota, con la mención de la necesidad de ampliar la información,según sea el caso.
Contacta a reporteros que cubren la fuente educativa, manteniendoinformado al Director General.
Archiva el comunicado junto con fotografías, documentos y todo lo que se lehaya relacionado, una vez que se haya publicado el hecho generador de lanoticia.
Formuló
LCC. Víctor Manuel Ascanio RuizLCC. Martha Sofía Vega Barrón
Revisó
Ing. Xicoténcatl Turrubiartes Flores
Autorizó
MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSSDDIIRREECCCCIIÓÓNN GGEENNEERRAALL DDEELL SSIISSTTEEMMAA EEDDUUCCAATTIIVVOO EESSTTAATTAALL RREEGGUULLAARR
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Elaboración de Síntesis y Memorias de Hechos
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Mantener informados oportunamente a la estructura delS.E.E.R.; además de elaborar un registro de carácterdocumental histórico.
UNIDADES DE APLICACIÓN:
Que intervienen en el proceso de Elaboración de Síntesisy Memorias de Hechos:
Director General
Directores de Área
Subdirector de Servicios Educativos
Jefes de Departamento
Inspectores
Planteles Educativos
MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSSDDIIRREECCCCIIÓÓNN GGEENNEERRAALL DDEELL SSIISSTTEEMMAA EEDDUUCCAATTIIVVOO EESSTTAATTAALL RREEGGUULLAARR
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Dirección: General Fecha de elaboración: Diciembre, 2010.Departamento Comunicación Social Hoja: 1 de 1Procedimiento: Elaboración de síntesis y memorias de hechos
1. Departamento de Comunicación Social llevará un seguimiento de aquellas noticias que se generan a
la Dirección General y demás órganos administrativos de este Sistema Educativo, se pretende recopilar
una síntesis de las notas periodísticas que se generan en el mismo, y que son publicadas en los principales
medios de difusión de la prensa escrita y noticieros televisivos.
2. Las síntesis periodísticas y de televisión deberán ser elaboradas diariamente con la política de
proyección a futuro, mediante el formato (SEER-DG- DCS- 01 Síntesis y Memorias de Hechos) es decir,
pensando que serán un invaluable registro que permitirán conocer de un modo confiable, los hechos más
relevantes que han ocurrido al S.E.E.R. a lo largo de su historia
3. Con esta idea en mente, se habrá de pensar de un modo muy cuidadoso para seleccionar la
información que constará en estos documentos de registro, y habrá de caracterizarse por estar apegada a
la realidad, con un criterio imparcial y objetivo,
Formuló
LCC. Víctor Manuel Ascanio RuizLCC. Martha Sofía Vega Barrón
Revisó
Ing. Xicoténcatl Turrubiartes Flores
Autorizó
MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSSDDIIRREECCCCIIÓÓNN GGEENNEERRAALL DDEELL SSIISSTTEEMMAA EEDDUUCCAATTIIVVOO EESSTTAATTAALL RREEGGUULLAARR
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Dirección: General Fecha de elaboración: Diciembre, 2010.Departamento Comunicación Social Hoja: 1 de 1Procedimiento: Elaboración de síntesis y memorias de hechos
Puesto o posiciónresponsable
OperaciónNo. Descripción de la actividad
Jefe del Departamento deComunicación Social
Institución Educativa o áreacorrespondiente
Información y Monitoreo demedios
Secretaria
01
02
03
04
05
06
07
Analiza las publicaciones periodísticas, selecciona y procesa la informaciónperiodística.
Evalúa el resultado de la información seleccionada y da su aprobación parael formato final.
Recaba y aporta los elementos necesarios o documentos que creaconvenientes para acompañar la nota periodística correspondiente.
Agrega los elementos finales que apoyarán la nota periodística
Reproduce la síntesis o memoria. Formas (SEER-DG-DCS-01)
Distribuye el material de acuerdo con el conducto que se crea másconveniente.
Archiva el documento
FormulóLCC. Víctor Manuel Ascanio RuizLCC. Martha Sofía Vega Barrón
Juana Ma. Magdalena Blanco Coronado
Revisó
Ing. Xicoténcatl Turrubiartes Flores
Autorizó
MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSSDDIIRREECCCCIIÓÓNN GGEENNEERRAALL DDEELL SSIISSTTEEMMAA EEDDUUCCAATTIIVVOO EESSTTAATTAALL RREEGGUULLAARR
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Archivo y compilación de la información
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Llevar un control de la información más relevante generadapor las unidades administrativas del S.E.E.R.
UNIDADES DE APLICACIÓN:
Que intervienen en el proceso de archivo y compilaciónde la información:
Unidades Administrativas del S.E.E.R.
MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSSDDIIRREECCCCIIÓÓNN GGEENNEERRAALL DDEELL SSIISSTTEEMMAA EEDDUUCCAATTIIVVOO EESSTTAATTAALL RREEGGUULLAARR
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Dirección: General Fecha de elaboración: Diciembre, 2010.Departamento Comunicación Social Hoja: 1 de 1Procedimiento: Archivo y compilación de la información
1. Una de las razones principales del quehacer de este Departamento de Comunicación Social, se ve
reflejada en la memoria que se genera en la opinión pública a través de los medios de comunicación
impresos y de televisión.
2. Es por esta razón que las memorias periodísticas y televisivas son un invaluable registro que permitirá
conocer en un futuro próximo de un modo confiable, los hechos más relevantes que han ocurrido al
Sistema Educativo Estatal Regular a lo largo de su historia.
3. Se procede entonces a conformar un archivo que permita conocer los hechos más relevantes del
Sistema Educativo Estatal Regular, cuidando llevar a cabo una selección de información que permita
reflejar esta intención.
4. Su custodia se encontrará a cargo del Departamento de Archivo, y se procurará hacer el envío de
dicha información a través de un documento que relacione su contenido (SEER-DG-DCS-01) y el espacio
de tiempo que se pretende documentar.
5. Asimismo, deberá conservarse una relación de resguardo en el Departamento de Comunicación
Social que permita conocer de manera breve lo que se haya enviado al archivo.
Formuló
LCC. Víctor Manuel Ascanio Ruiz
Revisó
Ing. Xicoténcatl Turrubiartes Flores
Autorizó
MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSSDDIIRREECCCCIIÓÓNN GGEENNEERRAALL DDEELL SSIISSTTEEMMAA EEDDUUCCAATTIIVVOO EESSTTAATTAALL RREEGGUULLAARR
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Dirección: General Fecha de elaboración: Diciembre, 2010.Departamento Comunicación Social Hoja: 1 de 1Procedimiento: Archivo y compilación de la información
Puesto o posiciónresponsable
OperaciónNo. Descripción de la actividad
Unidad administrativa delS.E.E.R
Departamento deComunicación Social
Información y monitoreo demedios
Jefe del Departamento deComunicación Social y Jefedel Departamento de Archivo
01
02
03
04
05
06
Revela el evento o hecho generador de información y otorga alDepartamento cualquier documento o registro gráfico del mismo.
Identifica la naturaleza de la información, depura la misma y crea elexpediente relativo.
Elabora una síntesis del contenido del expediente relativo, y la incluye en ellibro de registro de archivo. (SEER-DG-DCS-01)
Integra el legajo de archivo.
Envía y entrega para su custodia al Departamento de Archivo del SEER.
Firma el documento con el que se realiza la entrega de legajo de archivo,entera de recibido en el libro de respaldo de archivo que lleva elDepartamento de Comunicación Social.
Formuló
LCC. Víctor Manuel Ascanio Ruiz
Revisó
Ing. Xicoténcatl Turrubiartes Flores
Autorizó
MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSSDDIIRREECCCCIIÓÓNN GGEENNEERRAALL DDEELL SSIISSTTEEMMAA EEDDUUCCAATTIIVVOO EESSTTAATTAALL RREEGGUULLAARR
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Monitoreo de Radio y Televisión
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Revisar la información educativa que difunden los noticierosde radio y televisión local y nacional para mantenerinformados oportunamente al Director General y al personalque integra la estructura administrativa del S.E.E.R.
UNIDADES DE APLICACIÓN:
Que intervienen en el proceso de Monitoreo de Radio yTelevisión:
Dirección General
Direcciones de Área
Departamentos
Inspecciones
Instituciones Educativas en General.
MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSSDDIIRREECCCCIIÓÓNN GGEENNEERRAALL DDEELL SSIISSTTEEMMAA EEDDUUCCAATTIIVVOO EESSTTAATTAALL RREEGGUULLAARR
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Dirección: General Fecha de elaboración: Diciembre, 2010.Departamento Comunicación Social Hoja: 1 de 1Procedimiento: Monitoreo de Radio y Televisión
1. El Personal del Departamento de Comunicación Social realiza el monitoreo diario de los noticieros
locales de Radio y Televisión para estar al pendiente de la información de índole educativa, especialmente
de la que señale directamente al Director General así como de los Planteles Educativos.
2. En los casos en que la información de los noticieros incluya a Instituciones del Sistema, ésta se hace
llegar con previa autorización del Director General a la autoridad superior inmediata del Área y/o al
Supervisor, Jefe del Departamento involucrado en el asunto para su conocimiento, mediante el formato
SEER-DG-DCS02 (Formato síntesis diaria monitoreo de radio y televisión) particularmente cuando la
información es negativa, con la finalidad de que el caso sea atendido por los interesados oportunamente.
3. La información generada se transcribe en la Síntesis Informativa diaria y posteriormente se archiva en
carpetas, por orden cronológico para ser utilizada cuando sea necesario en un futuro por el Director
General, por el Departamento de Comunicación o por el personal del Sistema Educativo Estatal Regular.
Formuló
LCC. Víctor Manuel Ascanio RuizLCC. Martha Sofía Vega Barrón
Revisó
Ing. Xicoténcatl Turrubiartes Flores
Autorizó
MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSSDDIIRREECCCCIIÓÓNN GGEENNEERRAALL DDEELL SSIISSTTEEMMAA EEDDUUCCAATTIIVVOO EESSTTAATTAALL RREEGGUULLAARR
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Dirección: General Fecha de elaboración: Diciembre, 2010.Departamento Comunicación Social Hoja: 1 de 1Procedimiento: Monitoreo de Radio y Televisión
Puesto o posiciónresponsable
OperaciónNo. Descripción de la actividad
Información y monitoreo demedios
Jefe del Departamento deComunicación Social
Encargado de comunicacióne información y/o Secretaria
Encargado de Información ymonitoreo de medios
Secretaria de Apoyo
01
02
03
04
05
06
07
08
Escucha diariamente los noticieros de Radio y Televisión, selecciona yprocesa la información relacionadas con el sector educativo.
Elabora visión estenográfica o trascripción de versión de entrevista delDirector General o funcionarios difundida en Radio y Televisión paracomparar con la entrevista original grabada.
Evalúa el resultado de la información seleccionada y determina el canal porel que será difundido al personal interesado, oficio, memorando, reporte,para su oportuna aclaración cuando sea considerado necesario, deacuerdo a las indicaciones del Director General.
Recaba, aporta o solicita los elementos necesarios o documentos que creaconvenientes para acompañar y canalizar la información correspondiente ycuando se trate de información más confidencial se elabora oficio paradarla a conocer al Director General y/o interesados.
Entrega directamente los reportes o memorando autorizados por elDirector General y la Jefa del Departamento que serán firmados al serrecibidos.
Incluye en la elaboración de la síntesis la información de los noticierosseleccionada. (forma SEER-DG-DCS-02)
Procede a la selección informativa por fecha y orden de importancia paraincluirla en la elaboración de la memoria semanal y mensual que seránentregadas al Director General y/o al Departamento que generó lainformación.
Archiva el documento por fecha, elabora registro por carpeta de cada unopara su consulta.
FormulóLCC. Víctor Manuel Ascanio RuizLCC. Martha Sofía Vega Barrón
LCC. Rafael Martin Chaires AyalaJuana Ma. Magdalena Blanco Coronado
Revisó
Ing. Xicoténcatl Turrubiartes Flores
Autorizó
DIRECCION GENERAL
CATALOGOde Formas
APLICADO A:DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL
SAN LUIS POTOSI, S.L.P., DICIEMBRE DE 2010
SEER-DG-DCS-01
Objetivo
Formato de Síntesis y Memoriasde Hechos
Reportar diariamente un seguimiento de las notas periodísticasrelevantes de los hechos educativos y de interés para la DirecciónGeneral y la Estructura Administrativa.
1
23
45
DEPARTAMENTO DECOMUNICACIÓN SOCIALSINTESIS INFORMATIVA
Periódico:____________________Fecha: ____________________Sección: ____________________Página: ____________________
Coronel Romero No. 660 Col. Jardines del Estadio C.P.78280 Tel: 1372400 Ext. 104 y 105 San Luis Potosí, S.L.P.
Elabora
Departamento deComunicación Social
Distribución
Original:Dirección General
Periodicidad
Diaria
Medio para obtenerla forma
Programa Word Office ‘97.
Nombre del archivo
Catálogo de FormasDocumentoSEER-DG-DCS-01
Recorte de nota periodística
Nombre del medio donde se extrae la nota.
Fecha del día que se extrae la nota.
Sección en donde se publica la nota.
Numero de la pagina de localización de la nota.
i n s t r u c t i v o
1.
2.
3.
4.
5.
SEER-DG-DCS-01
SEER-DG-DCS-02
Objetivo
Formato de Síntesis Diaria de Monitoreode Radio y Televisión
Revisar la información educativa que difunden los noticieros de radio ytelevisión local y nacional para mantener informados oportunamenteal Director General y al personal que integra la estructuraadministrativa del S.E.E.R.
1
23
4
SINTESIS INFORMATIVADE RADIO YTELEVISIÓN
Canal:___________________Fecha:___________________Noticiero:_________________
Coronel Romero No. 660 Col. Jardines del Estadio C.P.78280 Tel: 1372400 Ext. 104 y 105 San Luis Potosí, S.L.P.
Elabora
Departamento deComunicación Social
Distribución
Original:Dirección General
Periodicidad
Diaria
Medio para obtenerla forma
Programa Word Office ‘97.
Nombre del archivo
Catálogo de FormasDocumentoSEER-DG-DCS-02
Cuerpo de la nota, redactada.
Canal o sintonía del noticiero donde se extrae la nota.
Fecha del día que se extrae la noticia.
Nombre del noticiero que emite la nota.
i n s t r u c t i v o
1.
2.
3.
4.
SEER-DG-DCS-02
Proceso
Informa alDepartamentocomunicándole unevento.
FormulóLCC Víctor Manuel Ascanio RuizLCC. Martha Sofía Vega Barrón
Juana Ma. Magdalena Blanco Coronado
RevisóIng. Xicoténcatl Turrubiartes Flores
Autorizó
Dirección General del Sistema Educativo Estatal RegularGeneración de Información
Analiza lascircunstancias ydetermina los pasos aseguir para cubrir lafuente de información.
EstructuraAdministrativa
1
Informa al DirectorGeneral y determinala forma de cubrir elevento
Responsable del SUAJefe del Depto. deComunicación Social
Realiza entrevistapara obtenerinformación con lasáreas involucradas
Presenta documentode comunicado deprensa.
Determina lasinstruccionesespeciales para elmanejo y sentido de lainformación
1
Director General
Hace del conocimientodel Directo Generalllegado el momento enque publique la nota,con la mención de lanecesidad de ampliarla información, segúnsea el caso.
Inicio
Archiva elcomunicado conanexandofotografías posteriora su publicación.
Fin
Entrega al DirectorGeneral y diferentesunidades del S.E.E.Rla nota que emite laprensa
2
2
Jefe del Depto. deComunicación Social
¿Estacorrecto?
Si
No
Información ymonitoreó de medios
Responsable del SUASecretaria
Contacta a reporterosque cubren la fuenteeducativa manteniendoinformado al DirectorGeneral
Gira instrucciones alencargo y elaboracomunicado dePrensa
Comunicado dePrensa
Recibe y revisa lainformación
Indica las correccionesy devuelve paraobtener documentofinal
Recaba fotografías,documentos, ocualquier constanciaque tenga relacióncon el hechogenerador de lainformación
Proceso
Dirección General del Sistema Educativo Estatal RegularElaboración de Síntesis y Memorias de Hechos
FormulóLCC. Víctor Manuel Ascanio Ruiz
RevisóIng. Xicoténcatl Turrubiartes Flores
Autorizó
Inicio
Información ymonitoreo de medios
Selecciona la informaciónmás relevante
(forma SEER-DG-DCS-01)
Entrega una copia deldocumento a cadaintegrante de la EstructuraAdministrativa.
Fin
Analiza las publicacionesperiodísticas y procesa lainformación
Elabora la síntesis oreseña del evento
Jefe del Depto. DeComunicación Social
Canaliza a laInstitución educativa oárea correspondiente
Resumen del contenidode la informaciónseleccionada
Secretaria
Archiva documento
Proceso
Recaba elementosnecesarios para hacerel registro de lainformación
Integra legajo dearchivos destacandolos resúmenes decontenido
Dirección General del Sistema Educativo Estatal RegularArchivo y Compilación de la Información
EstructuraAdministrativa
1
Envía archivo alDepartamento deArchivo
Registra el documentoque solicita elresguardo de losexpedientes
1
Responsable del SUAJefe del Depto. deComunicación Social
Encargado deexpedientes
Jefe del Depto. deArchivo
Recibe el archivo y turnael encargado de losexpedientes del Depto. deComunicación Social
FormulóLCC. Víctor Manuel Ascanio Ruiz
RevisóIng. Xicoténcatl Turrubiartes Flores
Autorizó
Inicio
Fin
Identifica la naturalezade la información,depura la misma y creael expediente
Información yMonitoreo
(SEER-DG-DCS-01)
Elabora documentopara su adecuadomanejo dentro delarchivo
Proceso
Escucha los noticieros yselecciona lainformación
Evalúa la información ydetermina el canal queserá difundida
Dirección General del Sistema Educativo Estatal RegularMonitoreo de Radio y Televisión
1
Aporta los documentosconvenientes para sucomparación informativa
1
Recibe la informaciónmás relevante de losnoticieros
FormulóLCC. Víctor Manuel Ascanio RuizLCC. Martha Sofía Vega Barrón
LCC. Rafael Martín Chaires AyalaJuana Ma. Magdalena Blanco Coronado
RevisóIng. Xicoténcatl Turrubiartes Flores Autorizó
¿Canaliza lainformación?
Entrega los reportesautorizados por elDirector General yserán firmados al serrecibidos
Archiva el documentopor el documento
Secretaria
Jefe del Depto. deComunicación Social
Comunica al DirectorGeneral y sigueindicaciones
Inicio
Fin
Fin
Si
No
La incluye en eldocumento final dela síntesis omemoria
Comunicación eInformación
La incluye en eldocumento final dela síntesis omemoria
(SEER-DG-DCS-02)
Información ymonitoreo de Medios
(SEER-DG-DCS-02)
Información ymonitoreo de Medios
Dependencia: Sistema Educativo Estatal Regular Fecha: Diciembre, 2010Dirección GeneralDepartamento: Comunicación Social
Clave Nombre Clave Nombre
Generación de InformaciónDar cobertura oportuna y adecuada a los asuntos de relevancia quese presenten en las diferentes Instituciones que dependen de laDirección General del SEER.
X
Elaboración de Síntesis y Memorias de Hechos Mantener informada oportunamente a la Estructura del S.E.E.R.Elaborar un registro de carácter documental histórico. X SEER-DG-DCS-01 Formato de Sintesis y Memorias de Hechos
Archivo y compilación de la Información Llevar un control de la información más relevante generada por lasunidades administrativas del SEER. X SEER-DG-DCS-01 Formato de Sintesis y Memorias de Hechos
Monitoreo Radio y Televisión
Revisar la información educativa que difunden los noticieros de radioy televisión local y nacional para mantener informados oportunamenteal Director General y al personal que integra la estructuraadministrativa del SEER.
X SEER-DG-DCS-02 Formato de Sintesis diaria de Monitoreo deRadio y Televisión
Nombre del procedimiento
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
Objetivo AnexosFlujo
RESPONSABLE DELA FORMULACIÓN DEL MANUAL PROCEDIMIENTOSDEL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL
AUTORIZACION
Lic. Víctor Manuel Ascanio RuizJefe del Departamento de Comunicación Social
AUTORIZAN
OFICIAL MAYOR
C.P. José Francisco Carrera Martell
Lic. Gonzalo Ortuño CastroDirector de Organización y Métodos
REVISARON
Ing. Xicoténcatl Turrubiartes FloresDirector General del S.E.E.R.
SECRETARIO DE EDUCACIONDE GOBIERNO DEL ESTADO
Lic. Juan Antonio Martínez Martínez