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PROYECTOMANUALUSUARIOSUGARCRM
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ndicedecontenido..............................................................................................................................................................................................................2SUGARCRM.........................................................................................................................................................................................3
VENTAJASDEUTILIZARUNCRM................................................................................................................................................3CONSIDERACIONESATENERENCUENTA.......................................................................................................................................3
PRINCIPALESPUNTOSDELAAPLICACIN................................................................................................................................4MODULOSDELAAPLICACIN...........................................................................................................................................................4ACCESOALAAPLICACIN.................................................................................................................................................................4
ADMINISTRACINDECONTACTOSYCUENTAS........................................................................................................................7GestindeCuentas...................................................................................................................................................................7
AltadeunaCuenta..............................................................................................................................................................7BsquedadeCuentaExistente............................................................................................................................................7
Actividades.....................................................................................................................................................................................10Tareas......................................................................................................................................................................................11RedactarEmail:........................................................................................................................................................................11
Historial..........................................................................................................................................................................................13Notas.......................................................................................................................................................................................13ArchivarEmails........................................................................................................................................................................14VerResumen...........................................................................................................................................................................16
Contactos.......................................................................................................................................................................................16CrearContacto:..............................................................................................................................................................................16Oportunidades................................................................................................................................................................................17
NuevaOportunidad..................................................................................................................................................................17Candidatos.....................................................................................................................................................................................19Casos.............................................................................................................................................................................................20OrganizacionesMiembro...............................................................................................................................................................21Incidencias.....................................................................................................................................................................................22Proyectos.......................................................................................................................................................................................22Documentos...................................................................................................................................................................................25PerfilesdeUsuarioyAdministracindeSistemas.........................................................................................................................26
MiCuenta................................................................................................................................................................................26Empleados...............................................................................................................................................................................27Admin.......................................................................................................................................................................................28
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SUGARCRM
UnaaplicacinCRMesaquellaqueenglobalosprocesosrelacionadosconlagestindelosclientesdentrodeunaorganizacin.Cualquierempresaessusceptibledeimplantarunasolucinparalagestindesusclientes.Elnicorequisitonecesarioesquelaorganizacindiseeunprocedimientodeclasificacindelainformacin,detalmaneraquelamismapuedaintroducirseenunCRMdeunamaneracoherente.
ExistenmultituddeopcionesdeOpenSource,sinembargo,enestecasohemoselegidoSugarCRM(sinnimodequitarimportanciaalrestodeaplicacionesCRMbasadasenOpenSource).
PorqudesdeAbartiaTeamhemosescogidoestaherramienta?
Enprimerlugarporqueesunaaplicacinquepuedeejecutarsevaweb,yensegundolugarporqueenglobaperfectamentelosprocesosrelacionadosconlagestindeclientes.
Lapresenteguanopersiguefinesdedivulgacindecaractersticastcnicas,sinoquetienecomofinelquesirvadeayudaaotrasempresasparapoderelegirlibrementeunaherramientaquelespermitallevarunmejorcontroldesusprocesosdeventas.Es,porelloporloqueelpresentedocumentonosigueeltpicoformatodemanualdeusuario,sinoqueenelmismohemosintentadoaglutinarlaexperienciadeimplantacindeestaherramientaenmultituddenegocios.Esnuestroobjetivoportanto,hablarsobreporqueSugarCRM,puedeayudarleensunegocio,perodesdeelpuntodevistadelempresario,desusprocesosydesunegocio.
VENTAJASDEUTILIZARUNCRM
Paraaquellosnegociosquedispongandeunaherramientadeestascaractersticas,lesrecomiendoqueobvienestepunto,porqueabuenseguroquepodranexplayarseydefenderlasvirtudesdeunaaplicacindeestascaractersticas,peroparaaquellosnegociosenlosquesusgestindeclientessebasaendocumentosindependientes,deltipo,openoffice,word,emailsenviados,ofertaspresentadas,plantillasdeofertas..etc,elhacerunseguimientodelosarchivosgeneradosporclientes,ascomodelosemailsenviados,supone,enlamayorpartedelosnegocioslainversindegrancantidaddetiempo.
Ysituvieradisponibleenunslogolpedevistatodaestainformacin?Seguroquesereduciraeltiempoinvertidoenbuscardocumentos,yensacarconclusionesdetodolorelacionadocontodosycadaunodesusclientes.Adems,podemoshacerextensibleestafacilidaddelocalizacindelainformacin,permitiendoqueseaaccesibleatodalaorganizacin.
CONSIDERACIONESATENERENCUENTA
Acontinuacinsevaexponerlospuntosprincipalesqueconstalaaplicacin,sealandoqueesimportantequecadaorganizacindispongadeunsistemadeclasificacindelainformacin,detalformaqueseafactibleidentificarporejemplo,entrelasdistintasofertaspresentadasaunmismocliente..etc.
SugarCrm,esunproyectodesarrolladoporlaempresaSugarCRMInc.ubicadaenEstadosUnidos,quehaliberadopartedelcdigodesusolucinpermitindonosdisfrutardeunamagnficaherramientaparalagestindelosclientes.PuededescargarseestaaplicacinobiendirectamentedesdelawebdeSugarCRMhttp://www.sugarcrm.com ,obiendesdeelenlacealmismositiohabilitadodesdenuestrapginaweb:http://www.abartiateam.com/descargadesoftwarelibre.html
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PRINCIPALESPUNTOSDELAAPLICACIN
1. AdministracindeContactosyCuentas
2. GestindeFuerzadeVentas
3. BibliotecadeDocumentos
4. GestindeIncidencias(tantoconclientes,comointernasenlaempresa)
5. CalendarioCorporativo
6. ServiciodeSindicacinRSS
MODULOSDELAAPLICACIN
1. Miportal2. Calendario3. Actividades
llamadas reuniones tareas notasyadjuntos archivodecorreos Emails
4. Contactos5. Cuentas6. TomadeContactos7. Oportunidades8. Casos9. GestordeIncidencias10. Seguimientodeerrores11. Documentos12. Correos13. Campaas14. Proyectos15. Reportes16. Pronsticos
ACCESOALAAPLICACIN
SugarCrmpermitegestionardistintosperfilesdeusuarios,paraellodesdeelmendeadministracin(queseverenotroapartado),habrquehabilitarloscorrespondientespermisos.
Suponiendoqueyadisponemosdenuestrousuarioycontrasea,bastaconintroducirlosmismoseneliniciodelasesinenunapantallacomolaquesedescribeenlafigura1.
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Unavezdentrodelaaplicacin,nosencontramosconvariosmensquenospermitennavegarporlaaplicacineligiendolaopcinquedeseemosconsultarencadamomento:
Asentrelasopcionesposiblespodemosrealizarconsultasynuevasgestionesde:Tareas,Visitas,Contactos,Agenda...yunamplioetc.queiremospocoapococomentando,peroquedeaparienciaescomoladescritaenelgrficodefigura2.
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AccesoUsuario.Grfico1
Elmensuperiordelaaplicacin,nospermiteaccederalasdatosglobalesdelasdiferentesfuncionalidadesdelaaplicacin,comoson:
Calendario:Comosupropionombreindicaesuncalendariosobreelquepoderfijarlosdistintoseventos.Actividades:Nospermitetnatobuscarcomoabrirdistintostareas,asaber:reuniones,componeremails,planificacindellamadas..etc.Contactos:Sonlaspersonasogruposdereferenciadecadacuenta.Cuentas:LoformanlosdatosdelosclientestantopotencialescomoefectivosTomadeContacto:Sesueleutilizarcuandolasreferenciasprovienendecolaboradoresuotrasempresasqueporelmotivoqueseanosinteresaregistrar.Oportunidades:Sonlasoportunidadesdeventaqueexistenparalasdistintascuentas,anivelglobalCasoseIncidencias:tienenfuncionalidadessimilares,enalgunasocasionesseutilizancasosparalasincidenciasconlosclientes,yelmendeincidenciasparalosreportesdeincidenciasinternos.Documentos:Archivodocumentaldondecolgarlosarchivoscorporativosporejemploamododeplantillas,detalmaneraquecuandocualquierpersonadelaorganizacindeseerealizarunaoferta,acudaaesterepositoriodeinformacinparaseleccionarlaplantillaadecuada.Emails:SugarCrmpermiteelenvodeemailsdesdelaaplicacin(aunqueestosnoseintegranconelclientedecorreoqueseutilice)
CuandoseleccionamosunadeestasopcionesporejemploCuentas,observamosqueenlazonalateralizquierda,disponemosdeunosatajosparapoderconsultarellistadodecuentas,obienabrirunacuenta.(Verfiguragrfico3)
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Menuprincipal.Grfico2
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AtajosCuenta.Grfico3
ADMINISTRACINDECONTACTOSYCUENTAS
Anivelglobal,lagestindelosclientesseefectadesdeelmendecontactosyeldecuentas.Ahorabien,elaccesoaambasfuncionespuedehacersetantodesdeelmensuperior,comodesdedentrodeloscontactosy/ocuentas.
GestindeCuentas
AltadeunaCuenta
Paradardealtaunacuenta,iremosalaseccindeatajosdelgrfico3ypincharemosenlaopcindeNuevaCuenta,visualizandounapantallacomoladelgrfico4.Bastaenestecasoconirintroduciendolosdatosencadaunodeloscamposycuandosehayafinalizadopincharenlaopcinguardar.
BsquedadeCuentaExistente
Bastaconpincharenelmenatajodelgrficolaopcin3laopcincuentasysevisualizarlasiguientepantalla:
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CreacinCuenta.Grfico4
Sideseamosrealizarunabsquedadecuentagenricaporquenorecordamoselnombreexactodelaentidad,bastaconquepongamoselcomando%nombrecuenta%,esdecir,supongamosquebuscamosFontaneraExpress,ynorecordamosqueesExpress,bastaconquepongamosentre%fontanera%ynoslistartodaslasfontanerasqueestnintroducidasenelCRM.
Sealarqueestecomandode%,esvlidoparatodaslasopcionesdebsqueda.
Esms,podemosrealizarlasbsquedasportodosloscamposqueestndescritosenelgrfico5,tantoporWeb,porTelfono,Email,Ciudad,CdigoPostal..etc.
Unavezseleccionadalacuenta(grfico6),disponemosdelossiguientescamposdeinformacin(grfico7):
1. Actividades2. Historial3. Contactos4. Oportunidades5. Candidatos6. Casos7. OrganizacionesMiembro8. Incidencias9. Proyectos
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BsquedaCuentas.Grfico5
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Cuenta.Grfico6
Comencemosporcadaunodeloscampos,nosinanteshacerunaanotacinprevia.Esmuyimportanteseguirunmodelodeclasificacindelainformacin,conelobjetivodepoderdiferenciaryseguirlainformacinquealolargodeltiemposevaintroduciendoenelCRM,estepuntoesimportante,sobretodoparaelapartadodeIncidencias,Casos,OportunidadesyProyectos.Esdecir,siestamosanteunaofertapresentadaaunclienteystadebeserrevisada,sedebieraestablecerunsistemadecodificacindelaofertaparapoderdistinguirentredistintasversionesy/orevisionesdeunaoferta.
Actividades
Enestecamposereflejanlastareasasociadasaunacuenta,queson:Tareas,ReunionesLlamadasEmails
Cuandounadeestasfunciones,sehaejecutado,entoncesestaactividadsedesplazaalapartadoHistorial
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Cuenta.Grfico7
Veamosdosejemplosdefuncionamiento,conlavariableTareasyEmails,yaqueelrestofuncionanidnticamenteigual.
TareasSupongamosquedefinimosunatareadeprepararuninformeparaunacuenta,introducimosloscamposcorrespondientesydetallamosquelatareaestsininiciarse,conloquelapantallagrfica,seradeltipo:
CuandolatareaseharealizadoseespecificaenelmenEstado,sedespliegaelmenyseeligelaopcincompletada,enestemomento,estaTareasedesplazaalmendeHistorial.
RedactarEmail:Desdeestaopcinsepuedenredactaremialsyasociarselosmismosatodaslasfuncionalidadesdescritas,comoson:Asociacinacuenta,contacto,posibilidaddeenviardesdeplantillasyadjuntararchivos.Cabesealarquelosemailsqueseenvendesdeestaaplicacinnoseintegran,enlosclientesdecorreotipoEvolutionoOutlook.
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Tarea.Grfico8
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Envioemails.Grfico9
HistorialReflejaelHistricodelasActividades.EnelHistorial,podemosguardarlosdocumentosquedeseemosasociaraunacuenta,yquenopertenezcanalascategorasdeOfertas,Incidencias,CasosyProyectos,yaqueexistelaposibilidaddeadjuntararchivosacadaunodeestoseventos.
NotasDentrodeesteevento,nosencontramoscondosreasenlapantallaAtajos(Grfico10)yelreaparaelregistroyanexodeladocumentacin(Grfico11).ElmenAtajos,nospermiteaccederaotrasfuncionalidadesdelaaplicacindeungolpedevista,yelNuevaNotaoAdjunto,nospermiteasociaraunacuentaundocumento,porejemplo:Facturas
Veamoscadaunadeestasventanas:
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ArchivarEmails
Estafuncinnospermiteguardar(deunamaneramanual)aquellosemails,quenosehangeneradodirectamentedesdelaaplicacin,yquedeseamosquequedenreflejadosenlamisma.Obsrvesecomoenelmensuperiorslosepermite,GuardaroCancelar,esdecir,nosepuedenenviardesdeestaopcin,ysinembargo,podemosasociaraesteemail,losdocumentosquehayamosadjuntadoalemailenviado,talycomosedetallaenelGrfico12
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AtajosNotas.Grfico10 AdjuntoDocumentacin.Grfico11
Demaneraparalela,disponemosdelosatajos,quenospermitenaccederatodaslasfuncionalidadespermitidaseneleventoemailyquesedetallanenelgrficoadjunto:
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ArchivarEmails.Grfico12
Atajos.Grfico13
VerResumenPorltimoHistorialtienedisponibleunaopcindeVerresumendesdedondepinchando,sevendeunsimplevistazo,todoslosemailsquehansidoenviadosyarchivados,talycomosedetallaenelgrfico14
Contactos
Dentrodeestaopcinpodemostantocrearcomobuscarloscontactosquedeseamos(ilimitados).Disponemosdedosopciones:
Nuevo(quepermitecreartodosloscontactosquedeseemos)Seleccionar(paralocalizarcontactos:interesanteopcinsilalistadecontactosdelacuentaesmuyextensa).
CrearContacto:
Esbastanteintuitivo,bastaconcumplimentarloscamposdelgrfico15.
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Resumendeemails.Grfico14
CrearContacto.Grfico15
Oportunidades
Lasoportunidadesoventas,siguenelmismopatrnqueelcasoanterior,sepuedengenerartantasoportunidadescomosedeseenysepuedenhacerlasbsquedasquesedeseen.
NuevaOportunidadLoprimeroquedebemoshacer,esidentificarlanuevaventaatravsdeunnmero,digitooconjuntodepalabrasquenospermitaposteriormemtelocalizarlas.
Asporejemplouncriteriosencilloautilizarsera:Nombrecliente,tipodeproyectoyporltimofecha.
SupongamosquesomosunaempresaquevendematerialdeoficinaalclienteGobierno,yquelevendeenelmesdemarzodelao01,untoner.Uncdigoparalaofertapuedeser:Gobiernotoner0301.
Porsupuestoqueestosetratadeunejemplo,ycadaempresatendrsussistema,simplementeanotarqueatravsdeunsistemadecodificacin,podremos,buscardocumentos,yvisualizardeunsimplegolpedevista,lasofertaspresentadasaunacuenta,endistintosmesesydequetipologa.
Unavezdecididoelcriteriodeidentificacindeofertas,procedemosagenerarlaoportunidad,talycomosedescribeenelgrfico16
Guardamoslaoportunidadyestaquedareflejadadeunsimplegolpedevistadentrodelacuenta.
Apartirdeaqu,lasopcionesquedisponemosdentrodecadaoportunidad,sonlassiguientes:
ActividadesHistorialCandidatosContactosProyectosEstoesas,porquedentrodeunaposibleventa,esdecir,cuandonosllamaunclienteparasolicitarinformacinsobreunproducto
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GenerarOportunidades.Grfico16
y/oservicio,esprobablequedebamosenviarinformacinporemail,quedebamosredactarundocumentodeltipooferta,quecambiemoslosinterlocutoresconlosquehablamos...etc.,ytodoestoesposiblequeestregistradoenlaaplicacin.
Enelgrfico17seresumelasposibilidadesdelasoportunidades:
Lamecnicadefuncionamientodelasopcionesde:ActividadesHistorialCandidatosContactosEscomoladescritaenpginasanteriores.Laopcindeproyectos,sedetallarenapartadosposteriores,nosinanteshacerunaexplicacinpreviadeestepunto.
Laopcinproyectosseutilizacuandounaventayaesefectivaydesdeesemismomomentosetienenquerealizarunaseriedetrabajosparapoderentregarelproductoy/oservicioalcliente.Estaopcinnoesvlidaparacualquiertipologadeempresas,principalmenteseutilizaenempresasdeservicios,dondeunavezefectuadalaventa,seiniciatodoelprocesodeasignacindetareasparaesaoportunidad,ascomolaasignacindecontactosdelaempresacliente...etc.
Enquecasosseasociacinlasoportunidadesalosproyectos?,cuandosupongamosqueeldepartamentodeproduccinestinmersoeneldesarrollodeunproyecto,yconeltiemposevequesurgennuevasnecesidadesyquedebehacerseunaoferta
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Oportunidades.Grfico17
nueva.Esteesporejemplouncasodeuso.Lasopcionesdisponibles,sedescribenenelgaifco18
Sectoresenlosquenoesusualhabilitarestecampo,esdondesedespachanartculosdirectamenteparalaatencindelpblico,yaquelaventaseproduceyahterminaelproceso.
PorltimosealarqueesteapartadotendrmencinaparteenunpuntoexclusivoparaPROYECTOS.
Candidatos
Estaopcinestdisponibleparaaquellassituacionesenlasquelaempresadeseesepararlosclientesefectivosdelospotenciales.Lohabitualeshacerregistrodetodaslascuentasdisponiblesyyadentrodeellasvaloraratravsdelasoportunidadesganadas,quienessonclientes.Sinembargo,paraaquellassituacionesenlasquesedeseedisponerdeestaposibilidadseutilizarlaopcindelmensuperiordeTomadecontactoparaabrirloscandidatosqueseestimen,ycuandoestosseconviertanenventasefectivas,convertirestoscontactosencuentas.Otraposibleutilidaddeestaopcinestelcasodequesedispongadecanaldedistribucinysedeseeasignaralacuentadeldistribuidorlosposiblescandidatosquedisponga.Esdecir,lasopcionescomosiempre,sonmltiples,eslapropiaorganizacinlaquedebedecidircualessonlasopcionesyposibilidadesquemejorseadaptanasumecnicadefuncionamiento.
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Proyecto.Grfico18
Porltimosealar,quelaopcinCandidatos,sehabilitadesdeelmensuperiordeTomadecontacto,delqueseharmencinenotroapartado.
Casos
Atravsdeestaopcinpodemosllevarunacompletagestindeincidenciasdenuestrosclientes.Podemosregistrardesdelallamadadelclienteespecificandoelmotivodelaincidencia,yunavezcreada,seautonumerancorrelativamentepermitiendollevarunagestindeincidenciasysufacturacin.
Veamosunejemplo
Supongamosqueunclientenosllamaporqueeltonerquesehavendidoenelejemploanterior,estmalinstalado.Apartirdeaqusegeneralaincidencia.Comosiempresealar,quelodeseableseraquesesiguieraunprocedimientodecontroldeincidencias,endondealmenosseespecificaraelao,yaquelapropiaaplicacingeneralanumeracincorrelativa.
Estoestilporquesidespus,debeiruntcnico,enlahojadepartedetrabajo,sepondrlanumeracinquesehageneradoenelCRM,parasuposteriorcontrolyfacturacin.
Alrecibirlallamadadeincidencia,damosalaopcindeNuevoycumplimentamosunapantallacomoladelgrfico19
Comopuedeobservarseelcasoseasignaaunacuentaypermitedotarledelasposibilidadesdeprioridad,estado(interesantecampoporquecuandosehayaterminadohabrqueespecificarlo)ysobretodoasunto,descripcinyresolucin.
Unavezguardadalaincidencia,deunsimplegolpedevistaenlacuenta,veremostodosloscasosquetieneasignados.AssiporSiporejemplo,sedapartedeotraincidencia,comounaaveradeimpresora,seprocedecomoenelgrfico19,ycuandoveamoslacuentaenglobalveremoslasdosincidenciasdelacuenta,talycomosedescribeenelgrfico20
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Casos.Grfico19
Lapropiaaplicacinhanumeradoelcaso,ysonlosnmero37y38,quesilaorganizacindispusieradeunahojadetrabajo,losasignaraysefacilitaraelcontroldefacturacinyadministracin.
Laaplicacinnospermiteasignaracadacasolaposibilidadde:ContactosActividadesHistorial(interesanteparaadjuntardocumentos)Incidencias(herramientatilparagestionarlasincidenciasinternasdelapropiaempresa,nodelacliente).
Esdecir,siunclientenosllamaparalaaveradetoneryestonosimplicaquedebemosponernosencontactoconotrapersona(ejemploeldemantenimientodelacuentaGobierno),yelencargadodemantenimientonospidequeleenviemosunemailconlasinstruccionesoqueelaboremosundocumentoporejemplodeincidencia,todoesto,sepodrasignaraestaseccin,facilitandodeestamaneralaclasificacindelasgestiones,documentos,contactosytareas.
OrganizacionesMiembro
Sesueleutilizarparaasociarlasdelegacionesaunacuentaprincipal,assiporejemplolaempresaAbartiaTeam,disponedeunadelegacinenMadrid,seabracuentaenestaseccintalycomosedetallaenelgrfico21.
Siguiendoconlafilosofadelaaplicacin,lasdelegacionesmiembrosdisponendelasmismasfuncionalidadesqueseestndetallandoalolargodelpresentemanualdeusuario.
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ListadodeCasos.Grfico20
Enelgrfico22seobservaquesilistamoslacuenta,vemosdeunsimplegolpedevistaqueorganizacionesmiembrotieneasociadas.
Incidencias
Estaopcinseutilizaparareportesdeincidenciasinternas.Noesusualqueseasocieaunacuentaenconcreta,porqueparaesoexisteelapartadoCasos,sinoquemasbien,seutilizacuandoseesthaciendounproductoy/oservicioysedeseallevaruncontroldeincidenciasenelproceso.Porestemotivo,ydadosunaturalezapocofrecuente,omitiremosestaopcin.
ProyectosLautilizacindeestaopcin,aligualquelasanteriores,estcondicionadaalosprocedimientosquetengalaempresa.Peroparaelcasodeproyectos,sicabe,estaopcinestmscondicionadaalosprocedimientosdetrabajodelasorganizaciones.
Queempresassuelenutilizarproyectos?
Aquellasqueparacadaoportunidaddeventaexistenteymaterializadaconxito,decidenqueesetrabajodebesertratadodocumentalmentedeotraforma,esdecir,cuandolaventasematerializa,sedecidequeseabreunproyecto,yladocumentacinycomunicadosquesegenerenmientrassevarealizandotodoloquesehadetalladoenlaoferta.
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OrganizacionMiembro.Grfico21
Delegacin.Grfico22
Ejemplodeestopodrasersectorescomo:
Telefona,IngenierasAsesorasDespachosdeabogados...etc.
Endefinitivasectorservicios.Quesonsectoresquecuandoseproducelaventa,escuandoseoriginaelgruesodeltrabajo.
SupongamosquesehacerradounaventadeasesoraparalaempresaHnos,Alonso,SL.,lehemosabiertolaoportunidadcorresponiente,ylahemoscodificadosegnelejemplodescritoenpginasanteriores:
Hnos.AlonsoAsesoria0301.Enelmomentoquelaoportunidadsegana,laempresaabreelproyectocorrespondienteparapoderdisponerdeungestordocumentalparatodaladocumentacingeneradamientrassetrabajaenestaventa.
Apartirdeaqu,lodeseableseradaruncdigonuevo,paradistinguirlosdistintosproyectosquesetienen.Uncdigopodraser:ProyectoHnos.AlonsoAsesoria0301.Estecdigoseabretalycomosedescribeenelgrfico23
Unavezabiertoelproyecto,podemosllevarcontroldelossiguientesaspectos:
1. TareasdelProyecto2. Actividades3. Historial4. Contactos5. Cuentas6. Oportunidades
Esdecir,podemosasociarlosproyectosalascuentas,estoesasporquelosproyectospuedenabrirsetantodesdelacuentaencuestin,comodesdeelmensuperior.
Lasoportunidadestambinseasocianalosproyectos,deestaformasiestamostrabajandoenequipo,disponemosdelcontratofirmadoypodemoschequearlosalcancesdetrabajopactados.
Contactos:Interesanteopcin,porqueamenudolaspersonasdelaempresaclientequedebencolaborarconnosotros,son
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AperturaProyecto.Grfico23
distintasdelasquehanfirmadoelcontrato.
Tareas,siguelamismaestructuraqueladetalladaalprincipiodelmanual,aligualqueHistorial.
Enelgrficoadjuntosemuestralocomentado.
Detodasestasopciones,mereceunaespecialdedicacinlaopcindeTareasdelProyecto,porquecumplimentada,nospermiteconocerqueporcentajedelastareasdelproyectosehandesarrollado.Deestaforma,distintosdepartamentos,puedenconoceryhacerseguimientosdetareasdesucompetencia.Esdecir,eldpt.deadministracinpuedeconocerqueunproyecto,ounatareadelmismohaconcluidoyquedebeemitirsucorrespondientefactura.Oporejemplo,eldepartamentocomercialpuedeverlaevolucindelasfasesdelproyectoparahacerunbuenseguimientocomercialasucliente.
Otambinpuedeservirparacontrolarinternamentelaevolucindelasfasesdelproyecto.
EnelgrficosiguienteseadjuntadetalledeTareasdeProyecto
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OpcionesProyecto.Grfico24
Todaslastareasdeproyectoquesegeneren,permitenserlistadas,conlasventajasqueestosupone.
DocumentosLaideaesgenerarunabibliotecadedocumentos,endondealbergartodalafuentedeconocimientodelaempresa.Estabibliotecasepuedeclasificarsegndistintanaturaleza,parapoderagruparlosdocumentos.Peroqueclasededocumentacinpuedeserintroducidaenesteepgrafe?Todaaquellaquedebaserutilizadaparaelaborarotrasdocumentaciones
Porejemplo:Plantillasdeoferta,plantillasdecartascomerciales,plantillasdefacturas,plantillasdeordenesdetrabajo...etc.Endefinitivaesuncajndesastreendondeseaconsejameterlainformacinqueconstituyabasedeconocimientoparalaempresa.
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TareasdeProyecto.Grfico25
Asporejemplosideseamosgenerarunaplantilladeofertas,enelnombredeldocumentopondremoselttulodelaplantilla(parapoderdistinguirunasdeotras),enelcampoNombredearchivo,seleccionaremoslarutadondetenemosguardadolaplantillas.
Porseguridad,elcambiodelasversionesseefectadesdeelmendeadministracin(queseexponemasadelante),estoesasparaquenadie,ajenoaleditordeladocumentacin,tengalafacultaddealterarla.
PerfilesdeUsuarioyAdministracindeSistemas
Noesmisindeestemanual,entrarendetalledecadaunadelasopcionesyadministracionesdelasolucin.Suobjetivoeseldeconstituirunaguiadeusuarioconejemplodeaplicaciones.Noobstante,porsucarcterrelevante,sehacemencinalmismo.
Enlapartesuperiordelmen,existenopcionesinteresantesparalaadministracindelaaplicacin.Aseladministradordelsistemapodrconfigurartodaslasopcionesdepermisosdeaccesos,rolesdeusuarios,servidordecorreo,generacindeplantillas...etc.,atravsdeunoscuadrosdedilogomuyintuitivos.Talycomosedetallaenelgrfico27.
MiCuenta
SideseamosconfigurarlaopcinMiCuenta,pincharemosenestereadescritoenelgrfico27ycumplimentaremosloscamposdelapantallasiguiente:
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Administracincuenta.Grfico27
Generacindeplantilladedocumento.Grfico26
Comopuedeapreciarselaconfiguracindeusuariodeterminarlosprivilegiosquecadaunodebatenersegnloscriteriosmarcadosporlaempresa.
Empleados
Atravsdeestaopcindefiniremoslosdatosdecadaunodelosempleadosqueformanpartedelacompaa,siendodeestaformaaccesibleinformacinparalocalizacin,notassobrecumpleaosuotrosdatosdeinters.
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Perfiles.Grfico28
Admin
Elmendeopcionesdelpaneldeadministracin,sloestardisponibleparaeladministradordelsistema,esdecir,losusuariosnovernestaopcin.
LaaplicacinpermitealAdministrador1. Sistema2. Estudio3. SeguimientodeIncidencias4. Administracindecampaasporemail.5. AdministracindeCuentasdeCorreo
Enlasfigurasadjuntassedetallanlasopcionesdescritas
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Empleado.Grfico29
Comosepuedeapreciar,enSistemaseconfiguratodalaaplicacin,desdelaadministracindeusuarios,roles,copiasdeseguridad,monedas...etc.Aligualquesepuedenllevarcontroldelascampaasdeemail,ydelcambiodelasversionesdelabibliotecadedocumentacin.
AdministracindeCampaasporEmailSepuedenadministrarcampaasdeEmailpreviamentegeneradasenelmdulodeCampaas.Adems,esposiblegenerarcampaasatravsdeplantillasdeemailspreviamentegeneradasenelmdulospertinentes.(estaopcinnosehadetalladoenestemanualdeusuarioyaquenoessuobjetivoentrarendetallestcnicosdeltipodeconfiguracindeemails,puertos..etc.,estepuntotendrmencinenotromanualdecarctermstcnico)
EmailEntranteConfiguracindepuertosyopcionesquepermitanelenvodelosemails.
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OpcionesAdmin.Grfico30
OpcionesAdmin.Grfico31
Graciasporsuatencinyporfavor,cualquiersugerenciay/ocorrecinremtalaaladireccindeemailabajoindicada:
abt@abartiateam.com,
AbartiaTeam,pretendeconesteguaacercaralasempresasunaherramientadeOpenSourcequelespermitaayudarensusgestionesdiarias.Comosehapodidocomprobarlapotencialidaddelaherramientaesmuyamplia
Benidorm,1Entptla.Izda48015Bilbao
www.abartiateam.comabt@abartiateam.com
Tno:944758818Fax:944759645
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