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Programa de Acogida, Acompañamiento y Apoyo Estudiantil
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Manual del Docente
Consejero Académico
FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGIAS
Julio 2010
Psi. Adriana Marcela Lozano Calderón Coord. Programa de Acogida, Acompañamiento y Apoyo Estudiantil VUAD
Programa de Acogida, Acompañamiento y Apoyo Estudiantil
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INTRODUCIÓN CONSEJERÍA ACADÉMICA El Programa Triple “A”: Acogida, Acompañamiento y Apoyo Estudiantil en su fase de
Acompañamiento ha implementado la estrategia de la Consejería Académica, con el fin de
brindar al estudiante un acercamiento y apoyo en el entorno académico, en donde con el
docente consejero podrá establecer nuevos vínculos, experimentara un acompañamiento y
orientación académica en el proceso de formación, que facilitara la adaptación en la vida
universitaria y la toma de decisiones.
Esta estrategia del Programa de Acompañamiento, es desarrollada en conjunto con la dirección
de cada programa académico, quien asigna un docente para que asuma la consejería
académica a partir del perfil que se determino debe tener el docente consejero.
El Programa de Acompañamiento coordina la gestión de los docentes consejeros
específicamente en sus tres segmentos poblacionales (Neotomasionos, No graduados,
Reintegros y Homologaciones) y los estudiantes de otros semestres que conociendo sobre este
servicio de consejería académica soliciten el apoyo.
1. ¿Qué es la consejería?
La consejería es una estrategia que brinda un sentido a la relación entre el docente y el discente,
convirtiéndose en un espacio pertinente para la formación integral. Se entiende el rol como el
docente asignado por Programa Académico y en cada Centro de Atención Universitaria (CAU)
fuera de Bogotá, para que realice la atención de los estudiantes durante la formación
universitaria, en un terreno diferente al aula de clase donde la seguridad y confianza pueden
dejar de ser la constante cuando se es quien “lidera” el proceso enseñanza-aprendizaje, para
pasar a asumir un espacio lleno de sorpresas y desafíos en la enseñanza.
Para el desarrollo de esta estrategia se ha establecido desde el Consejo de Facultad de Ciencias
y Tecnologías, la asignación de cuatro horas a la semana para el docente consejero por
programa y para el docente asignado en cada CAU; sin embargo en la prueba piloto que se inició
el segundo semestre del 2010 con esta Facultad, el Decano ha seleccionado 5 CAUS,
Chiquinquirá, Cali, Medellín, Bogotá, Yopal e Ibagué.
2. Características de la Consejería Académica:
• Tiempo de duración para cada encuentro con el consejero es de 30 minutos
• El ambiente en cada encuentro debe ser favorable, para que el estudiante llegue a estar
en confianza y tener un acercamiento (doc-estu)
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• La Consejería de cada Programa Académico cuenta con horarios definidos:
Administración Ambiental – Consejero Docente Hugo Ladino:
Administración de Empresas Agropecuaria, Zootecnia y Tecnología en Agropecuaria:
Consejero Docente Ricardo Balaguera
Administración de Empresas: Consejero Docente Martha Bayona
Ingeniería en Informática: Consejero Docente Julio Rodríguez
• Aplicar formatos de remisión (Ver anexo 1)
2.1. Objetivos de la Consejería
• Acompañar y apoyar al estudiante en sus decisiones académicas hasta que finalice su
programa de formación cuando lo requieran en cualquiera de las poblaciones
(Neotomasinos, Homologación, Reintegro y No graduados).
• Facilitar la toma de decisiones al estudiante frente a situaciones académicas.
2.2. Cómo hacer la entrevista en la Consejería?
Como lo define el documento sobre Lineamientos para la consejería académica (2005), puede
ser comprendida como un espacio de interlocución con un objetivo de acompañamiento en las
diferentes fases del proceso de consejería (presentación, seguimiento, resolución de un
problema, remisión a otra instancia universitaria, evaluación, cierre, etc.).
Esta entrevista está caracterizada por un clima cálido y empático que favorece la confianza y el
establecimiento de una conversación sinérgica. Cada consejero ejerce un estilo personal
evidenciado en el grado de directividad, el estilo de preguntar y responder y el ambiente que
construye en torno a estos factores.
Fases de la entrevista:
Inicial: se requiere de raport, una ambientación que permita la apertura y la disposición tanto del
estudiante como el consejero para establecer los objetivos de la consejería.
Central: En esta fase se da el desarrollo de la consejería, hay intercambio de información, se
confrontan opiniones y se establecen acuerdos.
Final: Es necesario hacer un cierre y definir el próximo encuentro para realizar el seguimiento, es
necesario puntuar sobre las conclusiones y compromisos asumidos.
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Tipos de entrevista: Según los Lineamientos para la Consejería Académica (2005)
Según el objetivo: Puede ser Informativa, de intervención, planificación, de evaluación,
seguimiento, acompañamiento, etc.
Según su estructura: Se define por el grado en que el entrevistador determina el contenido y el
curso de la comunicación con su interlocutor.
Entrevista Directiva: Quien entrevista se caracteriza porque su comportamiento es activo, da
oportunidad para que el estudiante diga su opinión, más es quien lleva la conversación e indica
al estudiante que debe hacer, proponiendo acciones concretas.
En este tipo de entrevista el entrevistador debe: definir la situación a partir de la evaluación
inicial, indicar el tema a tratar permitiendo que sea desarrollado a la manera del estudiante,
encauzar el tema para confirmar, negar u obtener mayor información, expresar la opinión
personal frente a la situación del estudiante, dar información sobre el tema que se está tratando,
instruir en actividades que beneficien al estudiante, influir en las posiciones del estudiante
Entrevista No Directiva: La conversación se centra en el estudiante, las interacciones de quien
entrevista están en función de la aceptación del estudiante como persona, para comprender sus
sentimientos y actitudes.
En este tipo de entrevista es necesario que el entrevistador defina la situación, puntualizando
sobre la responsabilidad del estudiante, sobre lo que ha comprendido en cuanto al sentimiento o
actitud que refleja y la manera como el consejero interpreta y responder frente a las actitudes
expresadas por el estudiante en ese momento.
2.3 Funciones del Consejero
• Socializar del reglamento estudiantil, resolver inquietudes respecto a las características y
particularidades de las asignaturas, brindar asesoría en la matrícula y cancelación de
asignaturas durante cada período académico.
• Orientar el plan de estudios del estudiante a medida que avanza en su formación
académica.
• Realizar seguimiento y evaluar el desempeño en la ruta académica trazada por el
estudiante y el consejero.
• Realizar acompañamiento en la orientación vocacional del estudiante, cuando se
enfrente a procesos disciplinarios ó se encuentre en prueba académica.
• Brindar asesoría y apoyo en estrategias de aprendizaje autónomo, colaborativo y de
equipo.
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• Involucrar y remitir a otras instancias al estudiante, para fortalecer el acompañamiento
cuando el estudiante lo requiera. (ANEXO 1)
• Realizar seguimiento al proceso del estudiante cuando sea remitido a Psicoorientación,
apoyo espiritual y/o proyecto de monitorias.
• Establecer contacto con los docentes de primer semestre y organizar reuniones
periódicas, para recoger la información y facilitar el seguimiento de los NEOs.
• Diligenciar en la primera consejería con el estudiante, la ficha de historial académico,
para detectar si el estudiante tiene alguna debilidad en algunas de las asignaturas que
está cursando (ANEXO 2)
• Esta ficha debe ser diligenciada en cada semestre cuando el estudiante solicite
consejería.
• Diligenciar en cada encuentro la ficha de seguimiento (ANEXO 3)
• Ser puente entre el estudiante, las instancias administrativas y el programa de
Acompañamiento.
• Foco de Atención del consejero según el semestre que cursa el estudiante:
1 Semestre 2 Semestre 3 Semestre
4 Semestre 5 Semestre 6 Semestre 7 Semestre 8 Semestre 9 Semestre 10 Semestre
Adaptación a la universidad y programa
Fortalecer expectativas del programa académico
Orientación
laboral
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De acuerdo a este orden de ideas, el objetivo es apoyar el Programa Triple “A” al estudiante a lo largo de su proceso de formación académica frente a diversas situaciones que se presentan en la vida universitaria.
El objetivo fundamental del docente consejero es apoyar y orientar al estudiante en sus
decisiones académicas hasta finalizar sus estudios.
2.4 PROCESO DE LA CONSEJERIA VIRTUAL Y PRESENCIAL
El proyecto de Consejería, se lleva a cabo de manera presencial con los estudiantes y para el
II-2011 se implementará el aplicativo virtual, de acuerdo al horario que el docente establezca
para dar su consejería, por tanto los alumnos podrán buscar a su consejero cuando lo requieran,
teniendo en cuenta los servicios de apoyo que este va a ejecutar.
Para ingresar ir a:
http://bienestar.ustadistancia.edu.co/ y buscar en el menú del Programa de
Acompañamiento Consejería Académica
Ver Flujograma 1. Neotomasinos
Ver Flujograma 2. Estudiantes Homologados
2.5 PROCEDIMIENTOS DE LA CONSEJERIA ACADEMICA
2.5.1. ADMISION E INSCRIPCION DE SIGNATURAS
Pregrado: Una vez el estudiante haya aprobado la entrevista realizada por el director de
programa, puede solicitar apoyo del docente consejero para facilitar la inscripción de
asignaturas.
Homologación: Los docentes consejeros se encargaran de hacer seguimiento al estudiante por
ser considerados estudiantes nuevos.
Ver Flujograma 2.
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Flujograma 1. PROCESO DE LA CONSEJERIA VIRTUAL Y PRESENCIAL
Inicio
Registro de
Usuario
Virtual
Fin
Nombres y
Apellidos Cédula Código
Programa
académico Semestre Email
Presentación del
Programa de
Acompañamiento
Docente
consejero
Diagnostico de
necesidades
Primer encuentro
consejería
Acuerdos
previos
Presencial
Seguimiento Presentación
consejero
Diligenciar ficha
de historial
académico
1er mes
de ingreso
Horario de
atención
Grupal/ind
ividual
Correo
electrónico
o telefónico
Establecer
Diligenciar
ficha de
seguimiento
Horario de
atención
Encuentro
presencial
Acuerdos
consejería
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Flujograma 2.HOMOLOGACION
2.5.2. APLAZAMIENTO y REINTEGRO
Inicio
Fin
Solicitud
estudio de
homologación
Envió de
documentos
Certificados de
estudio de la
institución en
que estudio
Recibo de pago
Asignación
docente
consejero
Seguimiento
Se hace
estudio
Homologación
de materias
Ingreso a la
universidad
Promedio
Si
No Rechazo de
solicitud
Resolución de
homologación
Se le hace
un estudio
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Una vez el estudiante quiera reintegrarse a sus estudios, después de haber aplazado en un
tiempo determinado, debe radicar la solicitud dirigida a Secretaría Académica en el CAU
correspondiente; la cual ira a la Dirección de Programa con el historial académico del
estudiante, para ser evaluada por el Director quien decide si es aprobada o no, la solicitud,
posteriormente será firmada por el Decano de la Facultad y nuevamente se regresará a
Secretaria Académica, con el fin de que el estudiante conozca el resultado, que de ser
afirmativo se le entregará una copia.
2.6 INFORMES DE CONSEJERIA
Hacer entrega del informe de deserción parcial y final al Programa de Acompañamiento, el cual
da cuenta de información relevante y actualizada sobre los estudiantes asignados y es
determinante para establecer los índices de deserción en la Facultad. (Ver formato de
informes de consejería en el anexo 1)
PARCIAL FINAL
Se entrega a mediados de bimestre y contiene la siguiente información: • Diligenciar ficha de historial académico
(diligenciado por el estudiante) • Estado académico actualizado de los
estudiantes a cargo • Diligenciar formato de Seguimiento.
Se entrega al finalizar el semestre y consta de: • Los formatos de consejería
diligenciados por el docente consejero. • El formato final de consejería • Entregar fichas de historial académico
y fichas de seguimiento. • Indicadores de gestión (número de
estudiantes Neotomasinos que recibieron consejería sobre los estudiantes Neotomasinos que ingresaron )
4. Perfil del Consejero Académico:
• Motivación e interés personal por asumir la consejería académica.
• Conocimiento y compromiso con el Proyecto Educativo, la Misión, Visión y el Programa
de Acogida, Acompañamiento y Apoyo Estudiantil de la VUAD.
• Capacidad para desarrollar conocimiento e interés por formarse en acompañamiento.
• Buenas relaciones interpersonales y habilidades de comunicación.
• Conocimiento de los reglamentos y de los procesos y procedimientos de la Universidad.
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• Capacidad de escucha y flexibilidad para establecer acuerdos, comprender situaciones,
reconocer aciertos, desaciertos y generar espacios de reflexión que faciliten la toma de
decisiones.
• Recursividad para encontrar soluciones a las dificultades que presenta el estudiante y en
los procesos de gestión académica en los que necesite asesoría.
• Puntualidad en los encuentros programados.
Flujograma 3. PERFIL DEL CONSEJERO ACADÉMICO
Fin
Docente asignado por
Programa Académico
Entrevista
CAU Socializa
reglamento
estudiantil
Inicio
4 Horas semanales
Bogotá
Cali
Medellín
Ibagué
Orienta plan
de estudios
Acompañamiento
en la orientación
vocacional
Brinda
asesoría y
apoyo en
aprendizaje
Involucra
y remite
Realiza
seguimiento
Perfil del
consejero
Motivación
e interés
Conocimiento y
compromiso
con el proyecto
AAA
Buenas relaciones
interpersonales y
habilidades de
comunicación
Conocimiento
de los
reglamentos
de la USTA
Capacidad
de escucha y
flexibilidad
Recursividad
en ayuda a
solución de
problemas
Puntualidad
en los
encuentros
Neotomasinos
Homologación
Reintegro
No graduados
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_______________________ _______________________ ________________________
Nombre de quien remite Cargo Fir ma
FICHA DE REMISION Fecha:
Nombre Docente Consejero:
Nombre del Estudiante:
Códig o del Estudiante:
Facultad:
Programa Académico :
Remitido a:
Motivo por el cual es Remitido:
Observaciones:
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___________________________________
Nombre de quien diligencia la ficha
FICHA DE HISTORIAL ACADEMICO Fecha:
Nombre del Estudiante :
Código :
Semestre :
Programa Académico :
Indique las asignatur as que está cursando actualmente: (Este espacio debe ser diligenciado en el primer contacto con el estudiante ó primera tutoría) Fecha:
En cuáles de las asignaturas considera que va mal y explique por qué: (Este espacio debe ser diligenciado en el primer corte de evaluaciones)
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FICHA DE SEGUIMIENTO CONSEJERÍA ACADÉMICA NOMBRE DEL ESTUDIANTE: ESTADO: Activo No Activo PROGRAMA ACADEMICO: SEMESTRE:
INSTRUCTIVO Es importante el diligenciamiento de la ficha en su totalidad, cada vez que haya un encuentro de consejería, hay que tener en cuenta que la información debe ser clara y concisa, para poder hacer un seguimiento al proceso formativo de los estudiantes. Al finalizar el semestre el docente deberá entregar estas fichas a la Dirección del Programa Académico y entregar un informe detallado al Programa Triple A, sobre la gestión realizada con cada estudiante. El docente informará y publicará previamente el horario de consejería en la Secretaría de la Facultad, del Programa Académico y del CAU. La presencia del docente se debe garantizar en el lugar, día y hora acordada; el docente puede realizar una preinscripción de la consejería para hacer una mejor planeación de la agenda y aprovechamiento de su tiempo.
FECHA ENCUENTRO No. MOTIVO DE LA CONSEJERIA ACCIONES
REALIZADAS ACUERDOS
ESTABLECIDOS FIRMAS ASISTENTES (docente y estudiante)