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MANUAL PARA LA PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
Fecha de Autorización y
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Octubre de 2020
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MANUAL PARA LA PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
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MANUAL PARA LA PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
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HOJA DE APROBACIÓN
El presente Manual para el Control de la Gestión Estratégica y Operativa de la CEPA tiene su fundamento en
el “Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma” autorizado por la Corte de Cuentas de la República, mediante Decreto Nº 57, cuyas normas
específicas establecen lo siguiente:
Capítulo I. Normas relativas al ambiente de control
Definición de Objetivos Institucionales
Art. 32.- La Junta Directiva, aprobará y mantendrá en ejecución, por cada período presidencial, los objetivos
estratégicos mediante un Plan Estratégico Institucional, el cual desarrollará en base a las políticas y técnicas
contenidas en el Sistema de Planificación Institucional. La política de planificación desarrollada en el sistema,
tendrá como fundamento el mandato legal de CEPA, contenido en su Ley Orgánica y la Política de Gobierno,
pero a falta de esta última lo elaborará en base a la primera, y una vez aprobada aquella, se harán los ajustes
correspondientes.
Planes Operativos
Art. 33.- En base a los lineamientos aprobados por la Dirección Superior, cada empresa y unidades
Administrativas prepararán su Plan Anual Operativo, en el cual se desarrollarán los objetivos y proyectos
Contenidos en el Plan Estratégico Quinquenal, según corresponda. Estos Planes Operativos servirán de base
para integrar el Plan Anual de Trabajo Institucional, El Plan Anual de Dirección y Administración Institucional,
y el Plan Anual de Inversión y Preinversión Real, los cuales serán consolidados por la Gerencia de Planificación
y Concesiones; siguiendo los lineamientos pertinentes, lo someterá a consideración de la Presidencia,
Gerencia General y/o Junta Directiva, para los ajustes y autorización respectiva.
Art. 36.- Para la elaboración de los Planes Anuales Operativos y Necesidades Financieras Presupuestarias, por
parte de las empresas y unidades Organizativas; así como la Integración del Plan Anual Institucional y
Proyecto de Presupuesto Anual Institucional, la Gerencia de Planificación y Concesiones y la Gerencia
Financiera, elaboraran la ¨Guía Para la Elaboración de Planes Operativos y Presupuesto Institucional¨, la que
contendrá las Políticas y Prioridades Institucionales en el marco legal y técnico aplicable y serán la base para
la realización de dichos documentos. La guía será distribuida una vez sea aprobada por la Dirección Superior.
Art. 40.- La Gerencia de Planificación y Concesiones, será la responsable del seguimiento y evaluación del
cumplimiento de los objetivos estratégicos y de los objetivos y metas operativas contenidas en el Plan Anual
Institucional y de elaborar y mantener actualizado el Programa de Inversión Pública Quinquenal Institucional;
así como del seguimiento de la Programación Mensual, Física y/o Financiera Establecida.
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ÍNDICE
HOJA DE APROBACIÓN ...............................................................................................................................................2
I. OBJETIVOS ........................................................................................................................................................6
II. MARCO LEGAL Y NORMATIVO .........................................................................................................................6
III. NORMAS GENERALES .......................................................................................................................................7
IV. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS ................................................................................................................9
Procedimiento No. 1: Elaboración del Plan Estratégico Institucional (PEI) ..................................................... 9
Procedimiento No. 2: Elaboración del Plan de Pre-Inversión ........................................................................ 11
Procedimiento No. 3: Elaboración del Plan de Inversión Real ....................................................................... 13
Procedimiento No. 4: Elaboración del Plan de Dirección y Administración Institucional (DAI) .................... 16
Procedimiento No. 5: Elaboración del Plan Operativo Anual (POA) .............................................................. 19
Procedimiento No. 6: Control y Seguimiento de proyectos (PEI y/o POA) en PWA ...................................... 22
V. DISPOSICIONES GENERALES .......................................................................................................................... 24
VI. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN ..................................................................................................................... 25
VII. ANEXOS ......................................................................................................................................................... 26
1. Formulario para Elaborar el Acta de Constitución del Proyecto ................................................................ 26
2. Formulario para Elaborar el Acta de Constitución del Proyecto ............................................................... 27
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INTRODUCCIÓN
La Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma (CEPA), es la Institución de Derecho Público con carácter
autónomo y personalidad jurídica que depende del Órgano Ejecutivo a través del Ramo de Obras Públicas.
La Ley Orgánica de CEPA establece que “tendrá a su cargo la administración, explotación, dirección y
ejecución de las operaciones portuarias de todas las instalaciones de los Puertos de la República, no sujetos
a régimen especial, así como la custodia, manejo y almacenamiento de mercadería de exportación e
importación. También administrará, explotará y dirigirá todo el sistema ferroviario de propiedad nacional.
Además, deberá planear y ejecutar por sí o por medio de contratistas la construcción de nuevas instalaciones
y todas las obras necesarias para la ampliación y mejoramiento de las instalaciones portuarias, aeroportuarias
y ferroviarias existentes.”1 Por otra parte, la Ley Orgánica de Aviación Civil le da la responsabilidad de tener
“el control y dirección de los servicios de apoyo a la navegación aérea…”2.
Por lo que, teniendo activos y responsabilidades estratégicas a nivel de país, la planificación, seguimiento y
evaluación se convierten en instrumentos claves para velar por el logro de los objetivos Institucionales y su
contribución a la visión y metas del Gobierno Central, establecidas en los respectivos Planes Quinquenales u
otros instrumentos de lineamientos determinados.
CEPA cuenta con el presente Manual para la Planificación, Seguimiento y Evaluación de la Gestión
Institucional de CEPA, como uno de sus instrumentos del Sistema de Control Interno, presentando a
continuación, la metodología que se utiliza para realizar su planificación estratégica y operativa:
1 Art. 2 de la Ley Orgánica de la Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma 2 Art. 46 de la Ley Orgánica de Aviación Civil
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I. OBJETIVOS
Objetivo General:
Contar con un instrumento Institucional, que brinde los lineamientos para elaborar una Planificación
participativa en CEPA, estableciendo además los procedimientos para el seguimiento y evaluaciones sobre la
Gestión de la Institución, que permita conocer los resultados de la misma, para la toma de decisiones.
Objetivos Específicos:
Brindar a todas las áreas de gestión de CEPA lineamientos para realizar una planificación participativa, en
la cual los Gerentes, Jefes y personal bajo su responsabilidad conozca los objetivos y metas bajo los cuales
programaran sus esfuerzos
Uniformar la elaboración de los Instrumentos Institucionales para la planificación y seguimiento de la
Gestión de la Comisión.
Generar información oportuna relacionada a los avances que se vayan obteniendo en la ejecución de los
planes establecidos
Proporcionar informes de evaluación que reflejen los resultados de la Gestión Institucional, para la mejor
toma de decisiones y cumplimiento de las metas propuestas.
II. MARCO LEGAL Y NORMATIVO
Ley Orgánica de la Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma (CEPA) y su Reglamento
Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Especificas de la CEPA.
Circular SAFI Lineamientos para el Programa Anual de Inversión Pública, proporcionada por el Ministerio
de Hacienda.
Instructivo 4.022 “Bases para la formulación del Plan Anual de Trabajo y el Presupuesto Operativo”,
proporcionado por el Ministerio de Hacienda.
Guía para elaborar el Plan Operativo Anual (POA), que considera los lineamientos para la elaboración de
los planes de cada área de gestión de CEPA
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III. NORMAS GENERALES
1. La Gerencia de Planificación al inicio de cada quinquenio, deberá revisar el Plan Quinquenal del Gobierno
Central, que se encuentre disponible, para identificar la contribución de CEPA en la visión y metas
establecidas.
2. La Administración Superior, Gerentes de Empresa y de Áreas de Gestión, Jefaturas de Unidades o
Departamentos, participarán en la elaboración del Plan Estratégico Institucional (PEI), el cual debe estar
alineado con el Plan Quinquenal del Gobierno Central, así como considerando las estrategias de
expansión u otras de sus aliados y clientes claves.
3. La Gerencia de Planificación brindará una Guía para la Elaboración del Plan Operativo Anual, para
orientar y alinear a las Empresas y áreas de gestión.
4. El Plan Operativo Anual (POA) deberá ser consolidado por la Gerencia de Planificación para contar con
un instrumento Institucional.
5. El POA deberá elaborarse en el Módulo SADFI correspondiente, considerando el presupuesto requerido
para su ejecución.
6. Cada empresa y/o área de gestión, deberá elaborar los projects, en los cuales definirán las tareas o
actividades que necesitarán ejecutar para cada proyecto establecido en su POA.
7. La Institución cuenta con la Plataforma de Project Server para el seguimiento de los proyectos, la cual
deberá ser utilizada por todas las empresas de CEPA.
8. El Administrador de proyectos es el responsable de la planeación, dirección y control de los Proyectos;
además, ejerce generalmente la función de Aprobador de Tareas.
9. El rol de Administrador de Proyectos deberá ser ejercido por los Gerentes de áreas, Jefes de Unidad o
Departamento, según la empresa. Sin embargo, pueden delegar a un subalterno con la justificación
respectiva.
10. El Aprobador de Tareas, es responsable de verificar que los avances reportados en los proyectos,
cuenten con el respectivo respaldo de ejecución.
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11. El Ejecutor de Tareas, es el rol que posee en la plataforma de Project Web App (PWA), personal que
forma parte del equipo del proyecto, siendo responsable de ejecutar las tareas y reportar avances con
el respectivo respaldo, en tiempo real.
12. La Gerencia de Planificación es la responsable de administrar la Plataforma PWA.
13. La Administración Superior podrá consultar los avances de los proyectos en la Plataforma PWA, cada
empresa y área es responsable de tener actualizada la información.
14. La Administración Superior, convocará a las Empresas y áreas de gestión, según lo requiera, para revisar
conjuntamente los resultados reflejados en la plataforma de seguimiento (PWA), para tomar decisiones
sobre desviaciones en los resultados obtenidos.
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IV. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Procedimiento No. 1: Elaboración del Plan Estratégico Institucional (PEI)
1. Nombre del procedimiento: Elaboración del Plan Estratégico Institucional.
2. Objetivo: Establecer el rumbo estratégico de corto y mediano plazo de CEPA, que establezca los ejes
estratégicos, programas y proyectos a ejecutar por la Institución en el quinquenio vigente.
3. Normas que aplican al Procedimiento: Ley Orgánica de CEPA y su Reglamento, Ley de Acceso a la
Información Pública, Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Comisión Ejecutiva Portuaria
Autónoma, Plan Quinquenal u otros instrumentos establecidos por el Gobierno Central.
4. Participantes del Procedimiento: Administración Superior, Gerentes de empresas y de áreas, Jefes de
Unidades, Jefes de Departamento y Sección, Asistentes, Actores estratégicos.
5. Definiciones:
PEI: Sus siglas significan Plan Estratégico Institucional que cuenta con las directrices y
establecimiento del pensamiento estratégico y proyectos a ejecutar en un quinquenio determinado,
así como el legado para el horizonte que se establezca.
Misión: Es la razón de ser de CEPA a través de los diferentes servicios que brinda en cada uno de sus
negocios.
Visión: Establece la perspectiva de cómo se visualiza CEPA al final del período de ejecución del PEI
Valores: Reúne los principales aspectos que se consideran como creencias y que se adoptan
institucionalmente, con el propósito que la aplicación de los mismos por parte de los trabajadores y
dirigentes contribuyan al logro de objetivos, metas y generación de valor para los clientes.
FODA: Es la herramienta utilizada para establecer una línea base sobre el diagnóstico de la situación
actual de la Institución al iniciar un quinquenio, identificando sus factores internos es decir sus
Fortalezas (F) y Debilidades (D) y sus factores externos relacionados a las Oportunidades (O) y
Amenazas (A).
6. Formatos o herramientas utilizadas: FODA, Identificación de Proyectos Estratégicos y priorización en
matrices para tal fin, según la Política y Procedimiento de Inversión.
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7. Período de Vigencia: Entre 4 y 5 años.
8. Descripción del Procedimiento:
Paso N° Responsable Descripción de Actividades
01 Inicio del Procedimiento
02 Gerente de Planificación Gestiona ante la Administración Superior, lineamientos para la
Elaboración del PEI del quinquenio respectivo
03 Administración Superior Brinda lineamientos estratégicos para el quinquenio respectivo
04 Gerente de Planificación Establece metodología y/o estructura a utilizar para la elaboración
del PEI, atendiendo lineamientos del Plan Quiquenal del Gobierno
Central que se encuentre disponible.
05 Administración Superior Convoca a las Empresas y áreas de gestión para realizar el ejercicio
de la Planificación Estratégica Institucional (PEI), agregando según
considere a otros actores externos
06 Gerente de Planificación Elabora memorándum para Gerentes y Jefes, incluyendo una
programación tentativa para las visitas y/o reuniones que se
estimen convenientes realizar para realizar el ejercicio.
07 Secretaria de la Gerencia
de Planificación
Gestiona firma del Memorándum y distribuye el mismo.
08 Gerente de Planificación Realiza talleres y trabajo articulado con las diferentes empresas
para elaborar el PEI, recibiendo insumos y propuestas específicas
09 Gerente de Planificación Presente a la Administración Superior los resultados del ejercicio
para recibir retroalimentación
10 Administración Superior Brinda retroalimentación o instrucciones sobre el ejercicio
11 Gerente de Planificación Supera observaciones y/o presenta a la Administración Superior y
empresas de CEPA
12 Administración Superior Avala el PEI para aprobación
13 Aprueba el PEI para ejecutarse en el quinquenio respectivo
14 Gerente de Planificación Envío a la Unidad de Comunicaciones el PEI aprobado para su
respectiva distribución
15 Unidad de Comunicaciones Divulga el Plan Estratégico Institucional (PEI) en todas las empresas
de CEPA, en los medios que estime pertinentes.
Fin del Procedimiento
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Procedimiento No. 2: Elaboración del Plan de Pre-Inversión
1. Nombre del procedimiento: Elaboración del Plan de Pre-Inversión.
2. Objetivo: Definir los proyectos de Pre- Inversión de CEPA y sus empresas para contar con un presupuesto
de ejecución, tomando en cuenta los lineamientos básicos y normativa técnica para la elaboración de
los planes que conforman el Proyecto de Presupuesto Institucional.
3. Normas que aplican al Procedimiento: Ley Orgánica de CEPA, Art. 3 del Reglamento de Normas Técnicas
de Control Interno Específicas de la Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma.
4. Participantes del Procedimiento: Junta Directiva, Administración Superior, Gerentes de empresa,
Gerente de Ingeniería, Jefe Unidad Medio Ambiental, Gerente de Planificación y Técnico de Planificación.
5. Definiciones:
Plan de Pre-Inversión: Documento que desarrolla el contenido establecido en el instructivo 4.022
“Bases para la formulación del plan anual de trabajo y presupuesto operativo”, siendo lo fundamental
el detalle de la estructura presupuestaria para los proyectos.
Pre-Inversión: Fase del Proyecto en el que se realiza las fases previas a la ejecución del proyecto de
inversión, es decir idea, perfil, estudio de pre-factibilidad, estudio de factibilidad y diseño, que
permite tener respaldado técnicamente la viabilidad de ejecución o no del proyecto.
Ficha Técnica: Formulario proporcionado por el Ministerio de Hacienda. Se completa con información
general del proyecto, tales como descripción del proyecto, descripción de metas de ejecución y costo
respectivo para el año, financiamiento del proyecto, ejecución del proyecto en términos de tiempo,
costo y avance físico estimado.
6. Formatos utilizados: Fichas Técnicas en formato Word.
7. Frecuencia de uso: Anual.
8. Descripción del Procedimiento:
Paso N° Responsable Descripción de Actividades
01 Inicio del Procedimiento
02 Gerente Financiero Envía los lineamientos para la elaboración de los planes presupuestarios
enmarcados en los que brinda el Ministerio de Hacienda.
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Paso N° Responsable Descripción de Actividades
03 Gerente de
Planificación
Recibe lineamientos para elaborar planes presupuestarios y delega en el
personal a su cargo la elaboración del Plan de Pre-Inversión respectivo
04 Técnico de
Planificación
Verifica el Plan de Pre-Inversión del año anterior si quedo algo pendiente
de ejecutarse y la necesidad de retomarlo para el plan del año en
elaboración, así como identificar los pre-inversiones necesarias realizar
para los proyectos de CEPA
05 Entrega propuesta al Gerente de Planificación para revisar y/o recibir
retroalimentación de propuesta con los Gerentes de las empresas de
CEPA, Gerencia de Ingeniería y Unidad Medio Ambiental
06 Administración
Superior
Convoca a las empresas de CEPA a revisar propuesta de proyectos de
inversión
07 Gerentes de las
Empresas
Revisan y proporcionan retroalimentación sobre las necesidades que
poseen en sus respectivas empresas para priorizar
08 Elaboran Fichas Técnicas por cada proyecto definido
09 Técnico de
Planificación
Preparar el Plan de Pre-Inversión para el año respectivo, considerando
los observaciones y retroalimentaciones recibidas por parte de los
Gerentes
10 Consolida el Plan de Pre-Inversión Institucional
11 Gerente de
Planificación
Revisa el documento final realizado
12 Presenta Plan de Pre-Inversión a la Administración Superior y/o
Gerencia Financiera
13 Administración
Superior y Gerencia
Financiera
Definen los proyectos de pre-inversión que se lograran ejecutar el año
planificado, considerando prioridades y la disponibilidad de recursos
financieros
14 Gerente Financiero
Incorpora el Plan de Pre-Inversión avalado por la Administración
Superior, en el Proyecto de Presupuesto Institucional.
15 Gestiona ante Junta Directiva aprobación del Plan de Pre-Inversión,
siendo este instrumento parte del Proyecto de Presupuesto
Institucional.
16 Junta Directiva Aprueba el Presupuesto Institucional anual, que incluye el Plan de
Inversión
17 Fin del Procedimiento
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Procedimiento No. 3: Elaboración del Plan de Inversión Real
1. Nombre del Procedimiento: Elaboración del Plan de Inversión Real.
2. Objetivo: Identificar, priorizar y definir los proyectos de Inversión de CEPA y sus empresas que dispongan
con una asignación presupuestaria para su ejecución, tomando en cuenta los lineamientos básicos y
normativa técnica requerida en la elaboración de los planes de trabajo que conforman el Proyecto de
Presupuesto Institucional y las condicionantes de CEPA y del Ministerio de Hacienda para la
programación de inversiones.
3. Normas que aplican al Procedimiento: Ley Orgánica de CEPA, Art. 33 del Reglamento de Normas
Técnicas de Control Interno Específicas de la Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma, Políticas
Presupuestarias. Circular SAFI. Política de Inversión Pública de El Salvador.
4. Participantes del Procedimiento: Administración Superior, Gerentes de Empresa, Gerente Financiero,
Gerente de Ingeniería, Gerente de Planificación, Comité nombrado para priorizar proyectos.
5. Definiciones:
Plan de Inversión: Documento que detalla los proyectos seleccionados y priorizados
institucionalmente y que se les asignó recursos, desarrollado utilizando el instructivo 4.022 “Bases
para la formulación del plan anual de trabajo y presupuesto operativo”, para la conformación de la
información.
Inversión: Fase en la que se realiza el gasto más significativo en inversión que ha sido determinado
en la pre-inversión; comprende desde la decisión de ejecutar un proyecto, y se extiende hasta que
termina su ejecución y se encuentra en condiciones de iniciar operaciones.
Ficha Técnica: Formulario proporcionado por el Ministerio de Hacienda. Se completa con información
general del proyecto, tales como descripción del proyecto, descripción de metas de ejecución y costo
respectivo para el año, financiamiento del proyecto, ejecución del proyecto en términos de tiempo,
costo y avance físico estimado.
SIIP: Sistema de Información de Inversión Pública, es el sistema del Ministerio de Hacienda en el cual
se concentra la información general de los proyectos mediante codificación, se detalla su
programación física y financiera y se realiza el seguimiento mensual de los mismos.
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6. Formatos utilizados: Fichas Técnicas en Formato Word.
7. Frecuencia de uso: Anual.
8. Descripción del Procedimiento:
Paso N° Responsable Descripción de Actividades
01 Inicio del Procedimiento
02 Gerente Financiero
Envía los lineamientos para la elaboración de los planes presupuestarios
enmarcados en los que brinda el Ministerio de Hacienda.
03 Gerente de
Planificación
Recibe los lineamientos para elaborar los planes presupuestarios y
delega en el personal a su cargo la elaboración del Plan de Inversión
respectivo
04 Técnico de
Planificación
Verifica el Plan de Inversión del año anterior, solicita información de
seguimiento de inversión del año anterior a la Gerencia Financiera, que
tiene el acceso al SIIP, para verificar los resultados de ejecución para
considerar la necesidad de retomar en el plan en elaboración, los
proyectos de inversión que no se hubiesen logrado finalizar o ejecutar
en el período anterior.
05 Entrega propuesta al Gerente de Planificación para revisar y/o recibir
retroalimentación de propuesta con los Gerentes de las empresas de
CEPA, Gerencia de Ingeniería y Unidad Medio Ambiental
06 Administración
Superior
Nombra Comité para priorizar proyectos de inversión.
07 Convoca a las empresas de CEPA a revisar propuesta de proyectos de
inversión
08 Gerentes de las
Empresas
Revisan y proporcionan retroalimentación sobre las necesidades que
poseen en sus respectivas empresas para priorizar
09 Elaboran Fichas Técnicas de los proyectos propuestos y consensuados
10 Técnico de
Planificación
Prepara el Plan de Inversión para el año respectivo, considerando los
observaciones y retroalimentaciones recibidas por parte de los Gerentes
11 Consolida el Plan de Inversión Institucional
12 Comité de
Priorización
Comité prioriza proyectos de inversión establecidos por las empresas
13 Gerente de
Planificación
Revisa el Plan de Inversión consolidado y priorizado los proyectos de
inversión
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Paso N° Responsable Descripción de Actividades
14 Presenta Plan de Inversión a la Administración Superior y/o Gerencia
Financiera
15 Administración
Superior y/o
Gerencia Financiera
Definen los proyectos de inversión establecidos, considerando
prioridades y la disponibilidad de recursos financieros
16 Gerente Financiero
Incorpora el Plan de Inversión avalado por la Administración Superior,
en el Proyecto de Presupuesto Institucional.
17 Gestiona ante la Junta Directiva la aprobación del Plan de Inversión,
instrumento que forma parte del Proyecto de Presupuesto Institucional
anual.
18 Junta Directiva Aprueba el Presupuesto Institucional anual, que incluye el Plan de
Inversión
19 Fin del Procedimiento
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Procedimiento No. 4: Elaboración del Plan de Dirección y Administración Institucional (DAI)
1. Nombre del procedimiento: Elaboración y consolidación del Plan de Dirección y Administración
Institucional.
2. Objetivo: Planificar las acciones estratégicas y metas globales administrativas de la CEPA encaminadas a
lograr los objetivos institucionales establecidos, por parte del equipo de profesionales y técnicos
conducido y dirigido por la Administración Superior, que contribuyan a la ejecución de programas y
proyectos de las empresas, orientados a generar servicios de calidad para el cliente, debiendo detallar
la asignación de fondos de la Unidad Presupuestaria por línea de trabajo: Dirección Superior y
Administración General.
3. Normas que aplican al Procedimiento: Ley Orgánica de CEPA, Art. 33.Reglamento de Normas Técnicas
de Control Interno Específicas de la Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma,
4. Participantes del Procedimiento: Administración Superior, Gerentes de Empresa y de área, Jefes de
Unidad o Departamento, Técnicos de Planificación, Secretaria
5. Definiciones:
Plan DAI: Este plan reúne en forma sintetizada las principales acciones realizadas por la gestión de la
Administración Superior y Administración General de oficina central, en los dos años anteriores al
año que se planea presupuestar, e incorpora los objetivos y metas del año venidero, a fin de sustentar
el quehacer administrativo mediante el apoyo reciproco entre las unidades y empresas, todo para
mejorar la prestación de los servicios y lograr los objetivos institucionales.
Unidad Presupuestaria DAI: Es la clasificación de la estructura presupuestaria que se maneja para la
formulación del Proyecto de Presupuesto anual de CEPA y FENADESAL, que incluye agrupaciones de
líneas de trabajo, cifra presupuestaria y centros de costo, entre otros, según sea el caso.
Línea de Trabajo (LT) son una división de la unidad presupuestaria en áreas estratégicas que se
expresan en objetivos y metas parciales, y que se consideran necesarias para el logro de la gestión
durante el ejercicio financiero fiscal proyectado, y permiten identificar la asignación de los recursos
humanos, y financieros por rubros de agrupación, fuentes de financiamiento.
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6. Formatos o herramientas utilizadas: Se utiliza la plataforma de SADFI para la recopilación de
información de la planeación institucional que forma parte del Plan de Dirección y Administración
Institucional
7. Frecuencia de uso: Anual
8. Descripción del Procedimiento:
Paso N° Responsable Descripción de Actividades
01 Inicio del Procedimiento
02 Gerente Financiero Envía los lineamientos para la elaboración de los planes presupuestarios
enmarcados en los que brinda el Ministerio de Hacienda.
03 Gerente de
Planificación
Recibe los lineamientos para elaborar los planes presupuestarios y
delega en el personal a su cargo la elaboración del Plan de Dirección y
Administración Institucional
04 Técnico de
Planificación
Actualiza Guía para la elaboración del Plan Operativo Anual, que
incorpora elementos para la elaboración del Plan de Dirección y
Administración Institucional
05 Gerente de
Planificación
Avala la Guía
06 Secretaria de
Planificación
Prepara Memorándum con la guía respectiva, para enviar a las áreas de
gestión los lineamientos para la elaboración del Plan de Dirección y
Administración Institucional y convocando a talleres de inducción o
retroalimentación según se requiera
07 Técnico de
Planificación
Prepara Taller de Inducción (para personal nuevo involucrado en el
ejercicio) o retroalimentación.
08 Gerente y Técnico de
Planificación
Llevan a cabo los talleres en las diferentes empresas de CEPA, para
orientar sobre el ejercicio a realizar.
09 Áreas de Gestión Participan en el taller
10 Elaboran su Plan de Dirección y Administración Institucional en la
Plataforma SADFI, en el módulo respectivo, gestionando en la misma las
aprobaciones pertinentes
11 Técnico de
Planificación
Revisa los planes entregados que cumplan con los requerimientos
exigidos
12 Áreas de Gestión Superan observaciones realizadas, según aplique
Nombre del Documento: MANUAL PARA LA PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
Fecha de Autorización y Vigencia:
Octubre de 2020
Tipo de Edición:
Actualización
Elaborado por:
Gerencia de Planificación y Departamento de Planificación y Seguimiento
Página: 18 de 27
Revisado y Actualizado por:
Gerencia de Planificación
Clasificación de Información:
Pública
Paso N° Responsable Descripción de Actividades
13 Envían nuevamente documento a la Gerencia de Planificación
14 Técnico de
Planificación
Con los insumos recolectados en la plataforma SADFI elabora el
consolidado del Plan de Dirección y Administración Institucional
15 Presenta a la Gerencia de Planificación el documento
16 Gerente de
Planificación
Revisa el Plan de Dirección y Administración Institucional consolidado
17 Presenta el Plan de Dirección y Administración Institucional a la Gerencia
Financiera
18 Jefe Sección de
Presupuesto
Revisa el Plan de Dirección y Administración Institucional y agrega los
montos presupuestarios para cada área de gestión
19 Sección de
Presupuesto
Incorpora el Plan de Dirección y Administración Institucional al Proyecto
de Presupuesto Institucional, que es presentado a Junta Directiva
20 Gerente Financiero
Gestiona ante la Junta Directiva la aprobación del Plan de Dirección y
Administración Institucional, instrumento que forma parte del Proyecto
de Presupuesto Institucional anual.
21 Junta Directiva Aprueba el Presupuesto Institucional anual, que incluye el Plan de
Dirección y Administración Institucional
22 Fin del Procedimiento
Nombre del Documento: MANUAL PARA LA PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
Fecha de Autorización y Vigencia:
Octubre de 2020
Tipo de Edición:
Actualización
Elaborado por:
Gerencia de Planificación y Departamento de Planificación y Seguimiento
Página: 19 de 27
Revisado y Actualizado por:
Gerencia de Planificación
Clasificación de Información:
Pública
Procedimiento No. 5: Elaboración del Plan Operativo Anual (POA)
1. Nombre del Procedimiento: Elaboración del Plan Operativo Anual (POA).
2. Objetivo: Planificar la gestión operativa de las empresas y administrativa del área corporativa de oficina
central, integrando, alineando e implementando la estrategia institucional, de acuerdo a las actividades
funcionales y a la razón de ser del negocio de cada empresa, a fin de coordinar y asignar los recursos
para la ejecución de acciones y proyectos tendientes a obtener los resultados esperados.
3. Normas que aplican al Procedimiento: Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas
de la Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma (Art. 33 y Art. 35) y la Ley de Acceso a la Información
Pública (Art.10 numeral 8).
9. Participantes del Procedimiento: Administración Superior, Gerentes de Empresa y de área, Jefes de
Unidad o Departamento, Técnicos de Planificación, Secretaria
4. Definiciones:
Empresas de CEPA: Son el Puerto de Acajutla (PA), el Aeropuerto Internacional de El Salvador (AIES-
SOARG) “San Óscar Arnulfo Romero y Galdámez”, el Puerto de La Unión (PLU), el Aeropuerto
Internacional de Ilopango (AILO), los Ferrocarriles Nacionales de El Salvador (FENADESAL), que por
realizar en sus instalaciones diversidad de actividad económica en la que interactúan diferentes
sectores, están en forma directa captando ganancias resultados del negocio portuario, aeroportuario
o ferroviario.
Oficina Central: Se refiere a la Oficina Corporativa
Gestión Operativa: La realizada por las empresas de CEPA.
Gestión Administrativa: La realizada por el personal de CEPA
CP: Centro de Proyectos.
Aprobador de Proyecto: Responsable de supervisar el trabajo realizado por los ejecutores de tareas
y aprobar las actualizaciones que estos realizan para mantener el proyecto actualizado y
documentado.
Ejecutor de Tareas: Encargado de actualizar sus tareas y sustentarlas por medio de documentación a
publicar en el Centro de Proyectos.
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EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
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Tipo de Edición:
Actualización
Elaborado por:
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Gerencia de Planificación
Clasificación de Información:
Pública
Funcionario de Enlace: Personal asignado por Gerentes o Jefes para reportar a la Gerencia de
Planificación, los avances sobre los resultados generados en la gestión del área respectiva.
5. Formatos utilizados: Formatos en Módulo SADFI de planificación institucional, Formato de Project.
6. Frecuencia de uso: Dos veces al año: una en Mayo – Junio, cuando se elabora el Proyecto de Presupuesto
Institucional y otra en Noviembre – Diciembre, para actualización del plan anual.
8. Descripción del Procedimiento:
Paso N° Responsable Descripción de Actividades
01 Inicio del Procedimiento
02 Gerente Financiero Envía los lineamientos para la elaboración de los planes presupuestarios
enmarcados en los que brinda el Ministerio de Hacienda.
03 Gerente de
Planificación
Recibe los lineamientos para elaborar los planes presupuestarios y
delega en el personal a su cargo la elaboración del Plan Operativo Anual
04 Técnico de
Planificación
Actualiza Guía para la elaboración del Plan Operativo Anual
05 Gerente de
Planificación
Avala la Guía para la elaboración del Plan Operativo Anual
06 Secretaria de
Planificación
Prepara Memorándum con la guía respectiva, para enviar a las áreas de
gestión los lineamientos para la elaboración del Plan Operativo Anual y
convocando a talleres de inducción o retroalimentación según se
requiera
07 Técnico de
Planificación
Prepara Taller de Inducción (para personal nuevo involucrado en el
ejercicio) o retroalimentación.
08 Gerente y Técnico de
Planificación
Llevan a cabo los talleres en las diferentes empresas de CEPA, para
orientar sobre el ejercicio a realizar.
09 Áreas de Gestión Participan en el taller
10 Elaboran su Plan Operativo Anual en la Plataforma SADFI, en el módulo
respectivo, gestionando en la misma las aprobaciones pertinentes
11 Técnico de
Planificación
Revisa los planes ingresados en la Plataforma y solicita superar
observaciones, según se requiera
12 Áreas de Gestión Superan observaciones realizadas, según aplique
13 Envían nuevamente documento a la Gerencia de Planificación
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EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
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Revisado y Actualizado por:
Gerencia de Planificación
Clasificación de Información:
Pública
Paso N° Responsable Descripción de Actividades
14 Técnico de
Planificación
Elabora el consolidado del Plan Operativo Anual en formato Word
15 Presenta a la Gerencia de Planificación el documento
16 Gerente de
Planificación
Revisa el Plan Operativo Anual consolidado
17 Presenta el Plan Operativo Anual a la Administración Superior para
oficializar el documento con las firmas respectivas
18 Administración
Superior
Aprueba el Plan Operativo Anual
19 Gerente de
Planificación
Envío a la Unidad de Comunicaciones el POA aprobado para su
respectiva distribución
20 Unidad de
Comunicaciones
Divulga el POA en todas las empresas de CEPA, en los medios que estime
pertinentes.
21 Fin del Procedimiento
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EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
Fecha de Autorización y Vigencia:
Octubre de 2020
Tipo de Edición:
Actualización
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Gerencia de Planificación y Departamento de Planificación y Seguimiento
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Gerencia de Planificación
Clasificación de Información:
Pública
Procedimiento No. 6: Control y Seguimiento de proyectos (PEI y/o POA) en PWA
1. Nombre del procedimiento: Control y Seguimiento de proyectos (PEI y/o POA) en PWA
2. Objetivo: Informar a la Administración Superior el avance de la ejecución del Plan Operativo Anual de
cada empresa y área de gestión, mediante el control y seguimiento de los resultados obtenidos, para la
toma de decisiones.
3. Normas que aplican al Procedimiento: Arts. 38, 40 y 42 del Reglamento de Normas Técnicas de Control
Interno Específicas de la Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma y la Ley de Acceso a la Información
Pública, art. 10 numeral 8 que establece divulgar los resultados obtenidos del cumplimiento del POA.
4. Participantes del Procedimiento: Gerente General, Gerentes y Jefes de Empresas, Gerentes y Jefes de
Oficina Central, Técnico de Planificación, Funcionarios de Enlace y Asistentes.
5. Definiciones:
PWA: Project Web App, plataforma de seguimiento Institucional
Proyecto: Es un conjunto de actividades o tareas que se realizan durante un período de tiempo, a las
que se les asigna recursos, para cumplir con un objetivo.
CP: Centro de Proyectos, es la plataforma tecnológica orientada a trabajar en una intranet, que
permite colaboración y generar reportes; además sirve para planificar y administrar proyectos, hacer
una distribución adecuada de los recursos, monitorear la ejecución de los proyectos, brindar control
y seguimiento a los proyectos, generar una biblioteca de documentos como respaldo de cada tarea
realizada, dejar registro de todas las acciones realizas y obtener lecciones aprendidas cuando finalice
el proyecto.
Acta de Constitución del Proyecto: Especifica la información básica del proyecto donde se define el
alcance, los objetivos y los participantes del proyecto.
Control: facilita el monitoreo de la ejecución de las tareas desempeñadas en las empresas o áreas
funcionales, considerando lo planeado contra lo ejecutado en el Plan Operativo Anual.
Seguimiento: Son acciones y actividades que realizan los participantes de las tareas en forma
continua, para conocer el avance, atraso o logro de resultados.
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Gerencia de Planificación y Departamento de Planificación y Seguimiento
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Gerencia de Planificación
Clasificación de Información:
Pública
Informe de Seguimiento: Documento que contiene el nivel de cumplimiento de la ejecución de los
Planes Operativos Anuales, a un período determinado, reflejando resultados que han sido clasificados
en 3 categorías de acuerdo a la metodología establecida. La presentación de informes es la provisión
sistemática y oportuna de información esencial a intervalos periódicos.
Metodología: Considerando la ejecución de los proyectos, según las fechas programadas versus las que se ejecuta, se establecen rangos de cumplimiento para evaluar la gestión de cada área, de acuerdo a lo siguiente:
6. Formatos utilizados: Las plantillas disponibles en el programa de MS-Project
7. Frecuencia de uso: Semestral
8. Descripción del Procedimiento:
Paso N° Responsable Descripción de Actividades
01 Inicio del Procedimiento
02 Gerente de Planificación Solicita a las empresas y áreas de gestión validar su Plan Operativo
Anual del siguiente año y elaboración de los archivos de Project,
de los proyectos establecidos en su Plan Operativo Anual (POA)
03 Gerentes de empresas,
áreas, Jefes de Unidad y de
Departamento de las
empresas
Envían confirmación de ejecución del Plan elaborado meses
anteriores, en el período de la elaboración del Presupuesto
Institucional.
04 Elaboran las Actas de Constitución de los Proyectos
05 Elaboran los Projects de los proyectos a ejecutar en el año
siguiente
06 Técnico de Planificación Revisa, gestiona o realiza correcciones en los projects
07 Configura los Project y sube a la plataforma PWA
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Gerencia de Planificación y Departamento de Planificación y Seguimiento
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Gerencia de Planificación
Clasificación de Información:
Pública
Paso N° Responsable Descripción de Actividades
08 Crea Carpetas para documentar la ejecución de las tareas que se
vayan reportando
09 Comparte accesos con los miembros del equipo respectivo de
ejecución del proyecto
10 Administrador del
Proyecto
Debe velar porque el proyecto vaya ejecutándose en tiempo y
considerando los alcances definidos, para cumplir con las metas
trazadas.
11 Ejecutor de tareas Deben dar cumplimiento a reportar oportunamente el avance de
las tareas bajo su responsabilidad
12 Técnico de
Planificación
Técnico de Plan
Vela porque la plataforma este actualizándose en tiempo real,
haciendo los respectivos recordatorios a las áreas que ejecutan
proyectos (además, del recordatorio de alertas que genera la
plataforma PWA)
13 Elabora informes de los resultados trimestrales sobre la Gestión
Institucional, según avances presentados en la PWA, realizando la
respectiva evaluación sobre los logros alcanzados y/o desviaciones
presentadas.
14 Gerencia de
Planificación
Envía evaluación de resultados a la Administración Superior
15 Administración Superior Según requiera, realizara reuniones de seguimiento mensual,
trimestral, semestral o anual con los Gerentes de empresa,
Gerentes de Área, Jefes de Unidad y de Departamento.
16 Gerente y Técnico de
Planificación
Dan seguimiento a los acuerdos establecidos en reuniones de
seguimiento con la Administración Superior y genera los informes
respectivos.
Fin del procedimiento
V. DISPOSICIONES GENERALES
Este documento es propiedad de la Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma (CEPA) y su divulgación se realizará a través de la Unidad de Comunicaciones por los medios electrónicos o físicos que consideren oportunos, a fin de que el personal involucrado tenga acceso al mismo, y pueda dar cumplimiento a lo establecido.
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Fecha de Autorización y Vigencia:
Octubre de 2020
Tipo de Edición:
Actualización
Elaborado por:
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Revisado y Actualizado por:
Gerencia de Planificación
Clasificación de Información:
Pública
El presente Manual se actualizará cada vez que sea necesario, y siempre que contribuya a fortalecer el Sistema de Control Interno de la Institución.
VI. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN
EDICIÓN FECHA APARTADO MODIFICADO DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
1 Septiembre 2014 Edición inicial
2 Octubre 2020 Documento en su totalidad Revisión total del documento
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EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
Fecha de Autorización y Vigencia:
Octubre de 2020
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Actualización
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Gerencia de Planificación y Departamento de Planificación y Seguimiento
Página: 26 de 27
Revisado y Actualizado por:
Gerencia de Planificación
Clasificación de Información:
Pública
VII. ANEXOS
1. Formulario para Elaborar el Acta de Constitución del Proyecto
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
Nombre del Proyecto
Período de Ejecución
Monto del Proyecto:
Fuente de Financiamiento
META (%): Porcentual LÍNEA BASE: META POA: META RESTANTE:
LISTA DE INTERESADOS EN EL PROYECTO
NOMBRE EMPRESA CARGO TELÉFONO DE
CONTACTO
EQUIPO DEL PROYECTO
1.
2.
VISORES DEL PROYECTO
1. Presidente
2. Gerente General
3. Gerente de las Empresas y quien indiquen
4. Gerente de Planificación
5. Otros Cargos
ANTECEDENTES:
PROPÓSITO/JUSTIFICACIÓN:
REQUISITOS:
SUPUESTOS/RESTRICCIONES
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO Y SUS LIMITES:
RIESGO DEL PROYECTO:
RESUMEN DEL CRONOGRAMA DE HITOS:
.
.
FIRMA DE APROBACIÓN DEL PROYECTO
Gerente de Empresa o del Area de Gestión ________________________________________ Nombre: Cargo:
Aprobador de Tareas _________________________________ Nombre: Cargo:
Responsable del Proyecto
____________________________ Nombre: Cargo:
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Fecha de Autorización y Vigencia:
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Tipo de Edición:
Actualización
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Revisado y Actualizado por:
Gerencia de Planificación
Clasificación de Información:
Pública
2. Formulario para Elaborar el Acta de Constitución del Proyecto
SOLICITUD DE MODIFICACIÓN DE PROYECTOS
EMPRESA O ÁREA SOLICITANTE:
FECHA:
NOMBRE DEL PROYECTO:
MONTO DEL PROYECTO:
CAMBIO SOLICITADO:
Reprogramar Eliminar Agregar proyecto Sustituir por otro proyecto
JUSTIFICACION DEL CAMBIO: ________________________________________________________________________
NOMBRE DEL PROYECTO FECHA CAMBIO
SOLICITADO
META
INICIO FIN
1.
2.
3.
FIRMA DEL GERENTE O JEFE DEL AREA SOLICITANTE
___________________________________________ Nombre: Cargo:
SEGUIMIENTO AL PROYECTO
FECHA ACCIONES REALIZADAS
APROBADO POR:
Ing. Emérito Velásquez Gerente General
REVISADO POR:
Lic. Celina de Sandoval
Gerente de Planificación
ESPACIO EXCLUSIVO PARA LA GERENCIA GENERAL EN CASO DE DENEGACION DEL CAMBIO SOLICITADO