Post on 20-Sep-2018
CONSEJO ECONÓMICO Y SOCIAL DEL ESTADO DE JALISCO PARA EL DESARROLLO Y LA COMPETITIVIDAD
1
IINNFFOORRMMEE TTÉÉCCNNIICCOO
CONSEJO ECONÓMICO Y SOCIAL DEL ESTADO DE JALISCO PARA EL DESARROLLO Y LA COMPETITIVIDAD
2
Informe técnico
Durante el proceso de levantamiento en campo, que realizó Orienta–Agenda Pública para la
elaboración de los manuales de organización y de procesos para el Consejo Económico y
Social del Estado de Jalisco para la Competitividad y el Desarrollo (CESJAL), se detectaron
diversas áreas de oportunidad que de ser atendidas, podrían incrementar la eficiencia y la
eficacia de la organización, a la vez que la misión y los objetivos estipulados en la ley,
podrían cumplirse de manera satisfactoria.
Es por ello, que Orienta–Agenda Pública ofrece en este documento al CESJAL, una serie
de propuestas que pone a su consideración para que sean incorporadas en su normatividad
interna, así como en el desarrollo de su administración y gestión. Las propuestas se dividen
en dos rubros que se describen a continuación:
1. Propuestas de filosofía organizacional y plan estratégico.
2. Propuestas estructurales.
3. Propuestas administrativas.
4. Propuestas de perfiles de puestos.
1. Propuestas de filosofía organizacional y plan estratégico El CESJAL no cuenta con filosofía organizacional (misión, visión y valores) debidamente
definidas que orienten el rumbo trabajo que el Consejo desarrolla, asimismo, carece de un
proceso de planeación estratégica que marque el rumbo a seguir del personal y miembros
del Consejo, lo que trae consigo que las actividades que se desarrollan no tienen un
impacto político y social definido en el corto, mediano y largo plazo.
Durante el proceso de levantamiento se detectó la existencia de un documento denominado
Reestructuración administrativa que si bien es cierto es un buen esfuerzo para entender la
dinámica organizacional del CESJAL, no refleja en esencia una filosofía organizacional
compartida y aceptada corresponsablemente por los miembros y personal del Consejo lo
que conlleva a realizar esfuerzos laborales y de gestión que no tienen un impacto de corto,
mediano o largo plazo.
CONSEJO ECONÓMICO Y SOCIAL DEL ESTADO DE JALISCO PARA EL DESARROLLO Y LA COMPETITIVIDAD
3
Informe técnico
Además, no se refleja en el documento señalado, un proceso de planeación estratégica en
el que se identifiquen plenamente los objetivos estratégicos, objetivos específicos, líneas de
acción, estrategias, metas, así como indicadores de éxito, de desempeño y de impacto. 2. Propuestas estructurales
Las propuestas estructurales hacen referencia a cambios en la organización, a la necesidad
de creación de nuevas áreas y a la imperiosa necesidad de realizar las contrataciones de
las plazas vacantes.
2.1 Propuesta organigrama
El organigrama actual no define claramente los niveles de jerarquía, además de que existe
una disparidad entre los puestos y los nombres de los mismos, en algunos casos, no es
claro el nivel en el que se encuentran ubicados en la jerarquía. A grandes rasgos
presentamos dos propuestas, la primera corresponde a una adecuación del diseño gráfico
del organigrama y la segunda, a la modificación de algunos nombres de los puestos, Los
cuales se describen a continuación:
CONSEJO ECONÓMICO Y SOCIAL DEL ESTADO DE JALISCO PARA EL DESARROLLO Y LA COMPETITIVIDAD
4
Informe técnico
Organigrama estructural gráfica propuesto
CONSEJO ECONÓMICO Y SOCIAL DEL ESTADO DE JALISCO PARA EL DESARROLLO Y LA COMPETITIVIDAD
5
Informe técnico
Descripción de colores del Organigrama Estructural Grafica.
Rojo indica al área de trabajo colegiado.
La intensidad denota jerarquía.
Azul indica el área de estudios.
La intensidad denota jerarquía.
Naranja indica área administración
CONSEJO ECONÓMICO Y SOCIAL DEL ESTADO DE JALISCO PARA EL DESARROLLO Y LA COMPETITIVIDAD
6
Informe técnico
2.2 Cambios en el organigrama estructural con respecto a los puestos
Situación actual Propuesta
Dirección Técnica de Proyectos. Director de Proyectos: Eliminar la
palabra técnico.
Comunicación Social
Jefe de Comunicación Social: Designar como jefatura.
Comunicación Social Se recomienda crear Responsable la
Unidad de Trasparencia y acceso a la
Información que estaría bajo la
supervisión directa del Secretario
General. Como se muestra en la
propuesta grafica del organigrama.
Con el fin de delimitar claramente
responsabilidades.
Unidad de Compras, Contabilidad y Nómina.
Técnico de Compras, Contabilidad y Nómina: Designar como técnico
para dar homogeneidad al nivel de
técnicos en la estructura jerárquica.
2.3 Creación de nuevas áreas
Situación actual Propuesta
Jefe de administración: Atiende
asuntos de recursos humanos. Técnico en recursos humanos:
Crear una nueva área y contratar al
personal especializado. Se dejo a
nivel de propuesta.
CONSEJO ECONÓMICO Y SOCIAL DEL ESTADO DE JALISCO PARA EL DESARROLLO Y LA COMPETITIVIDAD
7
Informe técnico
2.4 Contratación de personal en áreas vacantes
Situación actual Propuesta
El CESJAL no está trabajando al
100%; se observa que existe una
serie de rezagos, deficiencias y tareas
prioritarias que no se están
realizando.
Contratar, a la brevedad posible, a
todo el personal que hace falta para
cubrir todas las áreas vacantes.
2.5 Elaboración de planeación estratégica
Situación actual Propuesta
El CESJAL no cuenta con una
planeación estratégica (visión,
estrategias, metas, indicadores,
mecanismos de evaluación)
Elaborar un Plan institucional de
desarrollo (PDI), para que la
organización realice sus actividades
de una forma organizada, programada
y evaluada.
3. Propuestas administrativas
Las propuestas administrativas hacen referencia a la necesidad de atender requerimientos
internos, operativos y técnicos, para mejorar el desempeño de las funciones de las distintas
áreas del CESJAL.
Las modificaciones atienden al siguiente cuadro que muestra la forma en que se trabaja
actualmente en el CESJAL, y la propuesta emitida por la consultoría Orienta-Agenda
Pública con fines de mejorar el funcionamiento.
CONSEJO ECONÓMICO Y SOCIAL DEL ESTADO DE JALISCO PARA EL DESARROLLO Y LA COMPETITIVIDAD
8
Informe técnico
3.1 Presidente
Situación actual Propuesta
La gestión del presidente del
CESJAL ha sido limitada, debido a
que cuenta con áreas vacantes que
nunca han sido cubiertas con el
personal necesario y adecuado. Por
otro parte, cuando se da una baja o
una renuncia, el proceso de
contratación es lento, lo cual se
refleja en la falta de respuesta y
cumplimento de la misión y de los
objetivos de la organización.
Establecer un proceso de
selección del personal más rápido y
efectivo.
Dar, a los miembros de la Mesa
Directiva y al Secretario General, la
posibilidad de presentar propuestas
para ocupar las vacantes.
Contratar a la brevedad posible el
personal que hace falta.
3.2 Mesa directiva
Situación actual Propuesta
El presidente es la única persona
con la posibilidad de presentar las
propuestas de contratación.
Que la mesa directiva tenga la
posibilidad de presentar propuestas
de contratación, observando siempre
que sean los perfiles más adecuados
para el puesto vacante.
CONSEJO ECONÓMICO Y SOCIAL DEL ESTADO DE JALISCO PARA EL DESARROLLO Y LA COMPETITIVIDAD
9
Informe técnico
3.3 Secretario General
Situación actual Propuesta
Todas las actividades de la
organización pasan por el Secretario
General, lo cual evidencia que este
puesto está sobrecargado de
responsabilidades, provocando un
excesivo burocratismo y lentitud de
los procesos y subprocesos.
Deslindar responsabilidades a los
subordinados, evitar burocratismo y
concentración de toma de decisiones
de todos los procesos y subprocesos.
Rediseñar al CESJAL.
4.4 Secretarios técnicos
Situación actual Propuesta
Disparidad en los salarios; el del
sector empresarial gana menos.
Disparidad en las cargas de
trabajo
Falta de coordinación y unificación
de criterios entre secretarios técnicos
Revisar y unificar salarios de
acuerdo al puesto;
Asignar, en la medida de lo
posible, tareas a todos los secretarios.
Establecer una reunión mensual
de retroalimentación
3.5 Secretarios investigadores
Situación actual Propuesta
Falta de apoyo por parte de
especialistas;
Carecen de la coordinación del
Director técnico de proyectos;
Contratar especialistas para
apoyar el trabajo de las comisiones;
Contratar al Director técnico de
proyectos.
CONSEJO ECONÓMICO Y SOCIAL DEL ESTADO DE JALISCO PARA EL DESARROLLO Y LA COMPETITIVIDAD
10
Informe técnico
Existe indefinición de quien es el
jefe del secretario investigador; el
contrato establece que debe
responder al secretario general y en la
práctica responde al presidente de la
comisión.
Establecer claramente a quien
debe responder el secretario
investigador
3.6 Técnico en actas y acuerdos
Situación actual Propuesta
No existe una metodología para
procesar y sistematizar los acuerdos
tomados en las sesiones de los
órganos colegiados.
No hay programación previa de
las sesiones de Mesa Directiva
Elaborar una metodología para
sistematizar y ordenar los acuerdos;
Fijar un calendario de sesiones de
Mesa Directiva
3.7 Comunicación Social
Situación actual Propuesta
El CESJAL carece de
instrumentos de comunicación social,
adicionales a la página web.
No se cuenta con el equipo
completo para realizar las funciones
de monitoreo de medios.
El CESJAL es poco conocido por
Que se publique una gaceta
impresa, para dar a conocer el trabajo
del CESJAL.
Que se adquiera un aparato de
grabación automática programable
para los noticieros de la noche y
contratar TV cable para monitorear las
CONSEJO ECONÓMICO Y SOCIAL DEL ESTADO DE JALISCO PARA EL DESARROLLO Y LA COMPETITIVIDAD
11
Informe técnico
la ciudadanía.
No existe una interrelación activa
con los medios de comunicación.
noticias que se emiten a través de
estos medios.
Realizar una campaña de
promoción del CESJAL, para dar a
conocer sus propósitos y su trabajo.
Dar mayor autonomía al área de
comunicación social para que pueda
realizar los contactos y gestiones
necesarias para posicionar al CESJAL
ante la opinión pública.
3.8 Vinculación Institucional y Ciudadana
Situación actual Propuesta
No existe el personal que atienda
esta área.
Que se contrate a la brevedad, ya
que una de las funciones primordiales
del CESJAL es la vinculación e
interacción con otras instituciones y
actores.
3.9 Jefe de Administración
Situación actual Propuesta
Existen algunos procedimientos y
actividades que no tienen los
controles y el seguimiento adecuado
Asignar a un responsable del
control del uso y mantenimiento
vehicular (con bitácora).
Implementar un software para el
CONSEJO ECONÓMICO Y SOCIAL DEL ESTADO DE JALISCO PARA EL DESARROLLO Y LA COMPETITIVIDAD
12
Informe técnico
control de llamadas telefónicas.
Implantar el pago de la nómina del
personal por medio de vía electrónica.
Elaborar la nómina con un
software adecuado (Nomipaq).
Programar las vacaciones para
evitar que las áreas queden
desprotegidas.
3.10 Multifuncionales
Situación actual Propuesta
Ante la carencia de personal, los
multifuncionales realizan tareas que
corresponderían al jefe de área
jurídica y al técnico de proyectos;
El perfil de los multifuncionales
actuales, es por mucho superior al
que requiere esta área.
Contratar a los multifuncionales
para que realicen otras tareas de
acuerdo a su perfil, y contratar a
personal que pueda realizar las tareas
que deberían hacer los
multifuncionales.
CONSEJO ECONÓMICO Y SOCIAL DEL ESTADO DE JALISCO PARA EL DESARROLLO Y LA COMPETITIVIDAD
13
Informe técnico
3.11 Técnico de cómputo y telecomunicaciones
Situación actual Propuesta
Aunque existen controles no se
aplican los para el manejo de equipo
de cómputo,
Aplicar controles para el préstamo
de equipo de cómputo y
telecomunicaciones y para el
mantenimiento del mismo; Si no hay
firma de resguardo al menos registrar
la salida y entrada de equipo.
CONSEJO ECONÓMICO Y SOCIAL DEL ESTADO DE JALISCO PARA EL DESARROLLO Y LA COMPETITIVIDAD
14
Respuesta a observaciones
Observación Respuesta
Manual de organización: no aparece la
figura de Técnico de Actas y Acuerdos
Se ha integrado la figura de Técnico de Actas
y Acuerdos.
En el Manual de Procesos solo se
especifica el puesto de asistente con las
actividades que desarrollo (Gaby
asistente A), se omiten las actividades
de Tere (asistente B).
Se ha integrado, definiendo dos tipos de
asistentes A y B, las actividades que
desempeña Tere están clasificadas como
Asistente B.
Viene mal escrito el nombre del
consejero Salvador Carrillo, aparece
como Saldavor Carrillo.
Se ha corregido el nombre en el directorio.
En el Manual de Organización aparece
que el archivo de las actas lo realiza
actas y acuerdos y es una actividad que
yo realizo.
Se ha modificado.
En el Manual de Organización no
aparecen especificado en el Flujograma
las actividades de las asistentes y en las
actividades de los multifuncionales,
agregaron las actividades de inventario
que realiza Tere, cuando dentro de ese
Flujograma los multifuncionales solo van
a hacer compras de los faltantes en el
inventario, todo lo demás lo realiza Tere.
Se ha integrado observación y pertinente
corrección.
CONSEJO ECONÓMICO Y SOCIAL DEL ESTADO DE JALISCO PARA EL DESARROLLO Y LA COMPETITIVIDAD
15
Observación Respuesta
En el Manual de Organización: en el
organigrama estructural, por puestos y
plazas (índice 14) pág. 37 marca que
son 3 plazas ocupadas de los
multifuncionales, y lo correcto debería de
ser 2 plazas ocupadas.
Los multifuncionales se han contabilizado en
3, por que se ha incluido a la Sra. Mónica,
dentro del perfil, sus actividades están más
encaminadas a diversas tareas, limpieza,
servir café, etc. Hemos considerado que los
asistentes tienen perfil de secretarias.
(Multifuncional tipo B).
El puesto de Gaby.
Nos dimos a la tarea de especificar niveles en
cada puesto, y la Sra. Gaby esta
contabilizada en los procesos como asistente
A.
En el Manual de Organización: en el
cargo de jefe de administración (pág. 65
) en el 1er. Punto menciona que soy
intermediario y en el comité de
adquisiciones se menciona que soy el
coordinador; por lo tanto cual función
quedaría como la definitiva; aparte no se
menciona que si soy el encargado de
atender a la Asej en cuanto auditorias,
oficios etc.
Se ha atendido a las pertinentes
modificaciones.
En el Manual de Procesos: en la relación
de procesos y subprocesos (admón. De
recursos humanos pág. 31) en el punto
no. 7 se menciona que se recaban
firmas del contrato y se integra el
expediente del empleado marca que el
encargado debería de ser Sria. Gral. Y
jefe de administración, mi opinión es q el
A los que se refiere el proceso es al aspecto
general. La firma debe ser inspeccionada por
el jefe de administración, para recolectar los
documentos pertinentes, el área jurídica se
encarga básicamente del aspecto legal de la
elaboración de los contratos.
CONSEJO ECONÓMICO Y SOCIAL DEL ESTADO DE JALISCO PARA EL DESARROLLO Y LA COMPETITIVIDAD
16
Observación Respuesta
encargado del Área jurídica debería ser
el responsable de recabar toda la
documentación del empleado a
contratar, así como la elaboración del
contrato debidamente firmado y pasarlo
al Área de administración ya con toda la
documentación completa para su archivo
y que pueda gestionar el alta en IMSS y
lo q reste q es lo q le correspondería al
Área administrativa.
En el Manual de Procesos: en la relación
de procesos y subprocesos (admón. De
recursos materiales pág. 34) se
menciona que el responsable del
proceso es el multifuncional y no creo
que deba de ser así de papelería la
responsable de todo el proceso sería el
asistente (Tere) y de los consumibles
(Sra. Mony).
Se ha hecho la corrección.
En el punto no. 12 “Estructura Orgánica”, página 34, en el 1.1.1.2 “Secretaría General” (SG) se
desprenden tres puntos o puestos,
independientes entre si, pero que
dependen directamente de SG, que son:
Técnico en Actas y Acuerdos,
Comunicación Social (CS) y finalmente
Vinculación Interinstitucional y
Ciudadana (VIC); sin embargo, en la
Se han separado, cada una de las funciones,
en el organigrama estructural, y en el
organigrama estructural grafico.
CONSEJO ECONÓMICO Y SOCIAL DEL ESTADO DE JALISCO PARA EL DESARROLLO Y LA COMPETITIVIDAD
17
Observación Respuesta
página 36, punto no. 13 “Organigrama
Estructural Gráfico”, CS y VIC aparecen
como una misma área y no como dos
puestos distintos, esto, en un mismo
cuadro de color naranja, lo que
considero incorrecto e incongruente ya
que si primero en la página 34 lo
separan, no entiendo por qué en la
gráfica se expresan como una sola área
o puesto.
Además, si se revisa en la página 60, se
describe como un área a CS, y por
separado, en la página 63 aparece como
otra área la de VIC. Cada una con la
descripción de sus funciones.
Creo que es preciso que se defina si es
una sola área con dos puestos o cargos,
y especificar también como se llama el
área que alberga esos dos puestos, de
lo contrario, si, tal y como se describe en
el documento, son dos puestos distintos,
que se separen en los cuadros del
organigrama gráfico.
En el mismo tenor que lo anterior, hago la
observación de que sería bueno que
especificarán mejor el nombre de mi
puesto e incluso del área, ambos son
genéricos. Por lo menos el nombre claro
del puesto no creo que deba ser así, es
decir, ¿Qué carácter tiene el puesto o
Se han separado y la definición clara de cada
uno de los puestos se encuentra contenida
en la propuesta de Informe Técnico, en
donde se denomina a Comunicación Social
como Jefatura.
CONSEJO ECONÓMICO Y SOCIAL DEL ESTADO DE JALISCO PARA EL DESARROLLO Y LA COMPETITIVIDAD
18
Observación Respuesta
cargo: asistente, auxiliar, técnico, jefe,
coordinador, gerente, encargado,
Titular…?
En la página 60, se describe que el Área
de Comunicación Social, tiene un puesto o
cargo que describe como: Comunicación Social y Titular de la Unidad de Transparencia. La observación aquí es la siguiente: Creo
que el área de CS no es precisamente la
que debe albergar a la Unidad de
Transparencia, ya que se nos ha
recomendado que la UTI sea un ente
independiente (que no obstante si puede
atender una misma persona que esté en
otro puesto, como en su caso sería el
jurídico); pues además, esta Unidad existe
por obligación de la Ley de Transparencia
de Jalisco, misma que estipula claramente
las funciones de la UTI y del Titular.
Entiendo que ahorita Comunicación Social
está atendiendo la UTI, pero creo que no
por este caso provisional, se debe plasmar
en el manual de organización, que esta
Unidad depende de un área de
Comunicación Social.
Se ha separado.
Además en el organigrama gráfico de la página 36, ni siquiera aparece la UTI, siendo además que según la página 30
Se ha incluido en el organigrama y separado.
CONSEJO ECONÓMICO Y SOCIAL DEL ESTADO DE JALISCO PARA EL DESARROLLO Y LA COMPETITIVIDAD
19
Observación Respuesta
del manual de organización, uno de los Principios del CESJAL, es la Transparencia. Por otro lado, si en el gráfico del organigrama de la página 36 del manual, apareciera la UTI, entonces estaría todavía más grande y confuso el cuadro naranja, porque tendría CS, VIC y UTI, lo que no creo yo que sea correcto. Sugiero por lo tanto dejar por separado y con su respectiva descripción, a la UTI y al cargo o puesto de Titular de la UTI.
En las funciones específicas de mi puesto,
existen varios errores de redacción, ya
que hay puntos que son reiterativos y que
en sí, describen una misma función o
tarea, por ello puse en el documento las
modificaciones que considero más
correctas.
Se ha modificado.
En las páginas 63 y 64, en la descripción
de las Funciones específicas del puesto de Vinculación Interinstitucional y Ciudadana, el punto número 3, duplica una de las funciones de comunicación social ya que según dice, también hace
monitoreo y análisis de la cobertura mediática, lo que considero que
corresponde
Se ha modificado
CONSEJO ECONÓMICO Y SOCIAL DEL ESTADO DE JALISCO PARA EL DESARROLLO Y LA COMPETITIVIDAD
20
Observación Respuesta
enteramente a Comunicación Social.
El proceso de los Encuentros Regionales no creo que pertenezca al área de Comunicación Social, sino a la Comisión de Federalismo o a Vinculación. Y es que Comunicación Social interviene pero sólo en la parte de medios de comunicación y/0 prensa, de los Encuentros Regionales. Creo que esto se debe corregir. (está en la página 40).
Se ha modificado.
En la página 43, dice que del “Proceso CS y VIC” se desprende un subproceso llamado “Rendición de Cuentas”. Observación: En ninguna parte del Manual de Organización se establece que el Área de Comunicación Social, tiene entre sus funciones, la responsabilidad directa de la Rendición de Cuentas del CESJAL y menos en cuestiones de Auditoría Superior; por ello, en principio creo que este proceso no puede desprenderse de esta área, sino más bien de Finanzas o Contraloría Interna. Además en todos los pasos que este subproceso enumera, nunca interviene CS.
Se ha modificado.
CONSEJO ECONÓMICO Y SOCIAL DEL ESTADO DE JALISCO PARA EL DESARROLLO Y LA COMPETITIVIDAD
21
Observación Respuesta
Página 46, en el “Subproceso Solicitudes de Información” Pública, sólo mencionar que creo que lo más correcto sería que el Proceso en lugar de decir que proviene de CS, poner que proviene de la Unidad de Transparencia e Información (UTI) del CESJAL.
Se ha modificado.
Página 49, en el Proceso CS y VIC, Insisto en que no sé qué tan adecuado sea que un proceso sea un área, el subproceso otra y el responsable otra. Entiendo que hay procesos en los que nos relacionamos varias áreas para su cumplimiento, pero no creo que esta descripción o más bien conceptualización corresponda de forma correcta a representar un esquema de relación de un proceso entre áreas. Además, aquí tampoco, en todo el proceso, aparece actividad o intervención alguna de comunicación social, y en congruencia con ello, no me queda claro como puede citarse al área en el nombre del Proceso. Esto me parece extraño porque por ejemplo el proceso de la página 68, creo que todo viene mejor contextualizado y relacionado.
Se ha modificado.