Programa de Especialización en Fraude y Auditoria

Interna

Línea de Denuncias Nuevas tendencias y mejores prácticas

Temario de la presentación

¿Qué es una Línea de Denuncias?

Enfoque clásico vs enfoque actual

Problemas que afectan a las líneas éticas en el mundo

Canales de Comunicación de reportes

Plataforma de gestión y funcionamiento

Estadísticas ACFE

Nuevas tendencias

Comunicación interna de un canal de denuncias

Gestión eficiente

¿Qué es una línea de denuncias?

Definición tradicional:

Una línea de denuncias es un canal de información que puede ser anónimo o no, confidencial e independiente para todas las personas vinculadas con una organización (Empleados, Clientes, Proveedores, etc.) que deseen reportar fraudes, irregularidades y situaciones que vayan en contra de los objetivos éticos de la empresa.

Nueva definición:

Una LÍNEA DE COMUNICACION es un canal de información que puede ser anónimo o no, confidencial e independiente para todas las personas vinculadas con una organización (Empleados, Clientes, Proveedores, etc.) que deseen dar a conocer reportar fraudes, irregularidades y/o propuestas de mejoras en procesos, calidad, ambiente de trabajo, etc.

En la actualidad, el canal debe ser utilizado para reportar y sugerir:

• Mejoras en procesos,

• Temas de RRHH,

• Cualquier otra sugerencia que le permita a la organización

lograr sus objetivos estratégicos.

¿Cuáles son los problemas de las líneas éticas en el

mundo?

Se desconocen en la empresa, Están atendidas por personas poco preparadas y uso de

formularios de preguntas “muy pobres”, No se informa a los nuevos colaboradores sobre su

existencia, Descreimiento de los denunciantes, Riesgo a represalias, Falta de incentivos para el denunciante (los costos son

mayores a los beneficios)

Canales de Comunicación de reportes

Operador telefónico (llamada gratuita)

Fax (llamada gratuita)

Formulario Web / Website: www.resguarda.com

E-mail estándar o personalizado parala Empresa

Mobile(Dispositivos Inteligentes,

celulares y Tablets)

Carta (Correo convencional)

Entrevista personal(A coordinar con empleado de Resguarda)

Plataforma de gestión

Irregularidades

Frau

des

Víctimas o testigos de una irregularidad (fraude,

discriminación, maltrato, acuerdo con proveedores)

EMPLEADOS, PROVEEDORES Y CLIENTES CORPORATIVOS

Informe

• Recepción de Denuncia

• Realización de informe

• Software exclusivo

OPERADORES

• Acceso Comité Receptor• Administración de

Denuncias• Respuesta al denunciante

DIRECTIVOS DE LA EMPRESA

Denuncia

Plataforma Tecnológica

El denunciante se comunica con los operadores por medio de los canales disponibles:

• Teléfono • Web • E-mail

Los operadores reciben la irregularidad,

realizan un informe y lo canalizan mediante un

software diseñado exclusivamente. Lo

ponen a disposición de la Empresa dentro de

las 24 hs.

El Comité Receptor de la Empresa recibe la

notificación de denuncia nueva e ingresa a la

plataforma tecnológica para administrarla. Allí, tendrá feedback con el denunciante y con el

resto de los integrantes.

Front web (Zona Denunciante)

Report manager:Acceso a la gestión de

las denuncias(Zona Compañía/Cliente)

Inbox: Control y procesamiento de

Reportes(Zona RESGUARDA)

Canal de Follow-up

Estadísticas ACFE

Cantidad de casos por tipos de fraude (*)

Pérdidas Promedio por tipo de fraude (*)

Tiempo promedio de detección

Cómo se detecta el fraude s/ACFE

Cómo se detecta el fraude s/ACFE según la región

Origen de las denuncias (*)

Detección de fraudes con y sin líneas de denuncia(*)

¿Se modifican los controles después de sufrir fraudes? (*)

Nuevas Tendencias

Reporte

Irregularidades Eficiencia

• Recepción• Asignación de número de ticket • Procesamiento y categorización

• Fraude• Maltrato• Descuido de

bienes• Acoso laboral• Otros

• Mejora de procesos administrativos

• Reporte de errores, problemas en controles de calidad

• Ideas y sugerencias en general

El canal de reportes adquiere

una nueva función.

Se dan a conocer ideas sobre mejora

de procesos internos.

Recepción de reportes sobre:

• Mejoras de procesos administrativos

• Seguridad en el lugar de trabajo

• Problemas de comunicación

• Problemas o mejoras en el control de calidad

• Nuevasideas o soluciones a problemas

• Recomendaciones para mejoras a la organización

Otros puntos a considerar

En la mayoría de los casos, los reportantes no saben diferenciar con claridad un fraude de un error o problema en un proceso.

La posibilidad de generar estos reportes agregar más valor a la organización y muestra el compromiso del Management con la mejora continua.

Manejar a tiempo los temas de acoso y discriminación puede traer importantes descuentos.

¿Cómo comunicar este servicio internamente?

• Fraude• Corrupción• Investigación• Deshonestidad• Crimen• Robo• Ladrón

Evitar palabras como: Reemplazarlas por:

• Transparencia• Responsabilidad• Ética• Calidad• Eficiencia• Mejora de procesos

Cambios en la forma de referirse a las líneas de denuncias

Cómo se denominan actualmente las líneas de

denuncias

• Speak up (Pepsi CO)

• Canal de Mejora Continua

• Cuidando nuestros activos

• Es correcto reportar lo incorrecto

• El elemento esencial es usted

• Ahorre dinero, tiempo y recursos valiosos

• Felicitar públicamente a los colaboradores que realizan aportes sobre mejoras operativas utilizando el canal.

• Premio económico para el denunciante en caso de que la empresa recupere parte del monto siniestrado.

• En toda documentación corporativa, señalar la existencia del canal y la importancia del aporte de los colaboradores.

Nuevas medidas adoptadas para recibir mas denuncias

Gestión eficiente de línea de denuncias

Gestión eficiente de los reportes

• Alcance de los eventos a reportar

• Esquema de clasificación eficiente

• Estructura y nivel de gestión interna

• Proceso auditable

• Resulta clave identificar claramente los tipos de eventos que se van canalizar a través del canal, esto es uno de los determinantes el caudal de eventos que se van a recibir.

• Es importante la posibilidad de incluir los eventos de mejoras de procesos a efectos hacer más amigable el canal y prevenir fraudes.

• La clasificación de los reportes por parte del receptor o gestor del canal deben ser claros para los usuarios de las líneas de reporte. Esto permite recibir mayor cantidad de reportes.

Alcance de los eventos a reportar

• Se debe confeccionar un adecuado esquema de clasificación eficiente de eventos reportados, el cual va a formar la plataforma para la gestión de las denuncias.

• El esquema de clasificación se debe consolidar en base a la criticidad de cada evento reportado y se debe diseñar dependiendo de los usuarios que analizan los eventos.

• Se deben mantener esquemas y mapas de riesgos que establezcan los niveles de procedimientos y el alcance a considerar para cada evento reportado.

Esquema de clasificación eficiente

• Todo el ciclo de recepción, proceso, comunicación y gestión de las denuncias debe ser íntegramente auditable por las áreas correspondientes.

• Los principales de drivers de control interno vinculados con las líneas de denuncias son la Confidencialidad de la información y la disponibilidad del servicio.

• La calidad del servicio (Atención y capacitación del personal) y los tiempos de respuestas también deben estar sujetos a revisiones de calidad.

Generación de un proceso auditable

Encuesta realizada durante el mes de Noviembre 2015 en el encuentro organizado por el Instituto de

Auditores Internos de Argentina en el cual se reunieron los Directores de Auditoría de las

empresas privadas y públicas mas importes y representativas del país y de diversas industrias

tales como:

Encuesta DEA 2015 - IAIA

Financiera

Minería

Automotriz

Láctea - Agropecuaria

Telecomunicaciones

Alimenticia

Consumo Masivo

Electrónica

Cementeras

Energía

Agro-industria

Servicios

Salud

Retail Gubernamental

BancariaInformática

Resultados obtenidosen la encuesta

¿Posee línea de denuncias?

Si 76%No 24%

¿Cómo la denomina?

36% Línea de denuncias33% Línea Ética

8% Línea de Transparencia23% Otros

¿Es interna o tercerizada?

59% Interna 41% Tercerizada

¿Quién recibe las denuncias?

38% Combinación de áreas

23% Auditoría23% Compliance

8% Recursos Humanos8% Legales

¿Por qué incorporó una LE/LD?

26% Obligación matriz26% Mejores prácticas20% Convicción de la empresa14% Obligación legal 14% Otras

¿Detectó desvíos?

9% Numerosos

44% Bastantes16% Algunos

31% Pocos

¿Qué irregularidades detectó?

21% Robo de Activos14% Corrupción14% Acoso laboral11% Robo de información11% Acoso Sexual11% Mejoras10% Problemas de seguridad7% Fraude en EECC

¿Qué valor agregado ha generado?

Detección de riesgos ocultos 44%

Detección de contingencias 26%Confirmación de hechos 22%No ha generado valor 8%

¿La LE/LD ha sido relevante?

43% Muy relevante43% Bastante

14% Poco

¿Hay correlación entre la LE/LD y el mapa de riesgos de la empresa?

55% Si45% No se ha considerado

Periodicidad de la difusión interna

Sin plan de difusión 53%Continua anualmente 19%

Trimestralmente 19%Semestralmente 9%

Si su empresa no posee LE/LD, ¿cómo considera que debería ser?

75% Tercerizada25% Interna

¿Por qué la incorporaría y/o porque no la han incorporado aún?

- Es necesaria y consideramos que debemos tenerla.

- No va a tener éxito ,fue pensado o es utilizada en otros países. Es un problema principalmente argentino. - La empresa donde trabajo considera que hoy no es una prioridad.

¿Qué normativa se ha impuesto en la región?

CHILE - LEY 20.393 (2009)

BRASIL - LEY 12.846 (2013)

COLOMBIA - LEY 1.474 (2011)

MEXICO – LEY FEDERAL ANTICORRUPCION (2012)

PERU – PROYECTO DE LEY CONTRA LA ANTICORRUPCION EMPRESARIAL (2015)

Comisión Nacional de ValoresResolución General 622/13

Recomienda contar con mecanismos para recibir denuncias de toda conducta ilícita o anti ética, en forma personal o por medios

electrónicos

¡Muchas Gracias por su atención!