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Octubre 18 de 2001
Proyecto de implantación de organización por procesos
Proceso optimizado 10. Administrar Recursos Financieros
Este documento es confidencial y para el uso exclusivo del cliente a quién está dirigido
Federación Nacional de Cafeteros de Colombia
TM
2
•Presentación del Proceso
•Objetivos y Responsabilidades del proceso
•Productos del proceso
•Diseño optimizado del proceso.
•Apoyo sistemas de información.
•Indicadores de desempeño.
•Premisas de cambio
•Presentación del Proceso
•Objetivos y Responsabilidades del proceso
•Productos del proceso
•Diseño optimizado del proceso.
•Apoyo sistemas de información.
•Indicadores de desempeño.
•Premisas de cambio
Contenido
Contenido
3
1. Presentación del proceso
4
10.5 Costear
operación
10.4 Administrar
fondos
• Caficultores
• Compradores de café.
• Exportadores Privados
• Entidades Financieras.
• Almacafé y Federación
• Proveedores de bienes y servicios
• Cooperativas de Caficultores
• Empleados, exempleados y pensionados
• Entidades Gubernamentales
• Otras personas Naturales y Jurídicas
• Caficultores
• Compradores de café.
• Exportadores Privados
• Entidades Financieras.
• Almacafé y Federación
• Proveedores de bienes y servicios
• Cooperativas de Caficultores
• Empleados, exempleados y pensionados
• Entidades Gubernamentales
• Otras personas Naturales y Jurídicas
• Caficultores
• Proveedores de bienes y servicios
• Entidades Financieras
• Almacafé y Federación
• Empleados, exempleados y pensionados
• Entidades Gubernamentales
• Entidades de Fiscalización y Control
• Exportadores Privados
• Otras Personas Naturales y Jurídicas
• Cooperativas de Caficultores
• Caficultores
• Proveedores de bienes y servicios
• Entidades Financieras
• Almacafé y Federación
• Empleados, exempleados y pensionados
• Entidades Gubernamentales
• Entidades de Fiscalización y Control
• Exportadores Privados
• Otras Personas Naturales y Jurídicas
• Cooperativas de Caficultores
10.1
Planear
Proceso 10.
Administrar Recursos
Financieros
(2do. Nivel)
1. Presentación del proceso
Objetivo
Planear, obtener y aplicar adecuadamente los recursos
financieros de las empresas para apoyar el logro de sus objetivos
estratégicos y el cumplimiento de las obligaciones y compromisos
adquiridos
Clientes
10.6
Organizar y analizar
información
Proveedores
10.2
Administrar
cartera
10.3 Administrarcuentas por
pagar
10.7 Organizar y
analizar información
tributaria
5
2. Objetivos y Responsabilidades de los subprocesos
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PLANEAR
PL
AN
EA
CIÓ
N
• XXXXX
EJ
EC
UC
IÓN
• Preparar y presentar las políticas generales y velar por su adecuada aplicación.• Asesorar en la elaboración de los proyectos de presupuesto• Consolidar y presentar para aprobación los proyectos de presupuesto.• Preparar ajustes o actualización presupuestal• Analizar y definir los procesos presupuestales a través del sistema R3 de SAP• Preparar, actualizar y controlar las proyecciones de flujo de caja del Fondo Nacional del Café y de la
Federación.• Preparar, actualizar y controlar las proyecciones de los estados Financieros• Efectuar los análisis de factibilidad para los proyectos de inversión de la Federación de Cafeteros.• Elaborar las proyecciones financieras sobre los rendimientos y rentabilidad de las diferentes
inversiones.• Asesorar a la Gerencia en la composición del portafolio de inversiones.• Efectuar análisis de los temas Gerenciales y presentar informes ejecutivos de los mismos.• Realizar los Estudios necesarios sobre temas particulares a solicitud de la Gerencia.
CO
NT
RO
L
• Controlar la ejecución presupuestal
•
2. Objetivos y Responsabilidades de los subprocesos
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ADMINISTRAR CARTERA
PL
AN
EA
CIÓ
N
• Asesorar a la Gerencia en la definición de las políticas, estrategias, programas y normasrelacionadas con la Gestión cartera
• Elaborar programas de cobro de acuerdo con las políticas establecidas.
EJE
CU
CIÓ
N
• Evaluar y calificar cartera.• Realizar actividades encaminadas al cobro de las cuentas a favor de las empresas• Coordinar con el área Jurídica el cobro de las cuentas vencidas• Provisionar las cuentas vencidas con posibilidad de pérdida para las empresas• Generar informes del estado de la cartera.• Preparar la documentación necesaria para solicitar ante la instancia correspondiente la
aprobación de castigo de cartera.
CO
NT
RO
L • Velar por el recaudo oportuno de los ingresos de la empresa• Verificar la legalización de los anticipos a terceros, proveedores o contratistas.• Coordinar con el área jurídica el seguimiento a los procesos judiciales para realizar los
registros que de ellos se generen• Custodiar y administrar las garantías.
2. Objetivos y Responsabilidades de los subprocesos
8
ADMINISTRAR CUENTAS POR PAGAR
PL
AN
EA
CIÓ
N
• Participar en la programación de los procesos de cierre relacionados con las cuentas porpagar
• Diseñar programas de confirmación de saldos con acreedores
EJE
CU
CIÓ
N
• Verificar facturas o documentos equivalentes por adquisición de bienes y servicios• LLevar el registro de facturas o documentos equivalentes recibidos de terceros• Causar egresos a favor de terceros originados en relaciones contractuales o legales• Compensar partidas abiertas de acreedores por legalización de anticipos o ajustes.• Generar reportes que reflejen la situación y correcta clasificación de las cuentas por pagar• Producir comunicaciones a acreedores sobre confirmación de saldos y estados de cuenta• Realizar el análisis de los movimientos y saldos de las cuentas por pagar• Atender requerimientos de organismos de control
CO
NT
RO
L
• Velar por la correcta aplicación de normas tributarias y contables en las operacionesoriginadas en adquisición de bienes, contratación de servicios y reconocimiento deobligaciones.
• Velar por la compensación de anticipos a terceros al momento de la verificación de facturas.• Verificar la recepción de facturas o documentos equivalentes de parte de proveedores de
bienes y servicios
2. Objetivos y Responsabilidades de los subprocesos
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ADMINISTRAR FONDOS
PL
AN
EA
CIÓ
N
• Realizar posición y previsión de tesorería de acuerdo con los ciclos de pago para determinar lasnecesidades o excedentes de recursos
• Optimizar los procesos internos y reducir costos de ejecución, a partir de la evaluación de las ofertasde servicios de las entidades financieras.
• Negociar convenios con las instituciones financieras buscando el mayor efecto en el incremento delos beneficios y disminución de costos.
• Establecer las mejores alternativas de inversión tanto de capital de trabajo como de excedentes detesorería, siguiendo la política general de inversiones de las Empresas
• Minimizar los costos financieros en la administración de fondos.• Coordinar con los responsables la necesidad de recursos para proyectos especiales.• Evaluar el entorno financiero para soportar la toma de decisiones
EJ
EC
UC
IÓN
• Tramitar, preparar y realizar los pagos.• Registrar los recaudos.• Adelantar negociaciones en el mercado financiero.• Registrar los asientos contables de las operaciones relacionadas con la administración de fondos.• Preparar los informes de administración de portafolio a las instancias correspondientes.• Realizar oportunamente la confirmación de pagos a los proveedores.• Preparar los informes y atender los requerimientos de las instituciones gubernamentales, estatales, de
control e instancias correspondientes.• Organizar el movimiento diario contable.• Revisar conjuntamente con la contabilidad el informe preliminar de conciliaciones bancarias.• Administrar los maestros de bancos.• Decidir la mejor conveniencia, según las condiciones del mercado o internas de caja, de la forma de
pago a proveedores.
2. Objetivos y Responsabilidades de los subprocesos
10
ADMINISTRAR FONDOS
CO
NT
RO
L
• Velar por el estricto cumplimiento de la política de pago• Bloquear para pago las cuentas que no estén debidamente diligenciadas o que presenten cambios en
la política general de pago.• Velar por el cumplimiento de los términos de los convenios y contratos establecidos para el subproceso
administrar fondos.• Elaborar los informes y análisis de riesgos sobre el portafolio de inversiones• Velar por el cumplimiento de la normatividad cambiaria• Garantizar la custodia de los títulos valores• Autorizar la asignación de los perfiles relacionados con el subproceso administrar fondos
2. Objetivos y Responsabilidades de los subprocesos
11
ORGANIZAR Y ANALIZAR INFORMACIÓNORGANIZAR Y ANALIZAR INFORMACIÓN
• Adelantar estudios y análisis de las normas tributarias y sus cambios para determinar y cuantificar elimpacto de los mismos dentro de la organización.
• Elaborar las instrucciones contables acordes con las necesidades de información para cumplir con losrequerimientos de las entidades de fiscalización y control.
• Coordinar las modificaciones que se deban incluir a los procesos tributarios, su aplicación en lossistemas de información de las empresas y la elaboración de los instructivos correspondientes.
• Programar la recuperación de los saldos a favor generados en las declaraciones tributarias.• Programar las actividades para garantizar la oportuna presentación de las declaraciones y
requerimientos tributarios de acuerdo con las fechas de vencimiento y de entrega de información a laRevisoría Fiscal y terceros.
• Diseñar los programas de auditoría necesarios para la verificación y control de las operacionestributarias.
PL
AN
EA
CIÓ
N
• Definir las políticas y los instructivos contables de acuerdo con los principios de contabilidadgeneralmente aceptados, la legislación y la reglamentación emitida por las entidades de vigilancia ycontrol.
• Programar las actividades de cierre para garantizar la oportuna presentación de los EstadosFinancieros.
• Prever las necesidades de parametrización y pruebas de nuevas operaciones en los sistemas deinformación de las empresas
2. Objetivos y Responsabilidades de los subprocesos
12
• Elaborar las declaraciones tributarias (renta, IVA, retención en la fuente e ICA).• Preparar la información en medios magnéticos.• Preparar solicitudes de corrección y devolución de impuestos.• Atender requerimientos y visitas de las autoridades de fiscalización y de la Revisoría Fiscal.• Elaborar certificados de retención en la fuente con destino a terceros.• Brindar asesoría a las Dependencias y Areas de las Empresas en cuanto a la debida aplicación de las
normas para el cumplimiento de las obligaciones tributarias de la empresa.• Capacitar y asesorar en materia tributaria a clientes internos.• Preparar las instrucciones y normas internas necesarias para mantener unidad de criterio en la
interpretación y aplicación de las normas tributarias.• Elaborar los registros contables derivados de las operaciones tributarias.• Preparar las liquidaciones del impuesto de Timbre• Preparar el informe anual de gestión con destino a las gerencias.
EJE
CU
CIÓ
N
• Realizar los registros contables que no se generan en otros procesos• Realizar ejecución participaciones presupuestales• Efectuar los ajustes resultantes en las conciliaciones bancarias correspondientes.• Efectuar los ajustes resultantes en las conciliaciones de cuentas.• Preparar y realizar el proceso de costeo de café• Coordinar y realizar el cierre contable• Consolidar Estados Financieros• Preparar y presentar informes a usuarios de información• Generar los libros oficiales de contabilidad• Realizar el mantenimiento de los planes de cuentas• Organizar los comprobantes y soportes contables para su archivo• Brindar asesoría a las Dependencias y Areas de las Empresas en cuanto a la debida aplicación de las
normas contables.
ORGANIZAR Y ANALIZAR INFORMACIÓN
2. Objetivos y Responsabilidades de los subprocesos
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• Analizar y evaluar la información tributaria procedente de las diferentes Dependencias y Areas delas Empresas e implantar los correctivos necesarios a que haya lugar
• Controlar el proceso de causación y pago de las distintas operaciones que originan obligacionestributarias
• Ejecutar los programas de auditoria de impuestos, buscando la optimización de la información quese presenta a los entes de fiscalización y control
• Verificar las condiciones tributarias en los archivos maestros de SAP R/3• Realizar el control de las cuentas de impuestos• Realizar el control de la numeración de facturas para gestionar trámite ante la DIAN.• Ejercer control previo a la presentación de las declaraciones tributarias sobre las operaciones a fin
de evitar correcciones, hecho que conlleva la liquidación de sanciones de tipo pecuniario.
CO
NT
RO
L
• Elaborar las conciliaciones bancarias correspondientes• Elaborar las conciliaciones de cuentas• Verificar la correcta ejecución del cierre contable• Velar por el oportuno registro de los libros contables en todas las Dependencias• Analizar las cuentas contables• Velar por el cumplimiento de los procedimientos contables y la implantación de las nuevas
operaciones.
ORGANIZAR Y ANALIZAR INFORMACIÓN
2. Objetivos y Responsabilidades de los subprocesos
14
3. Productos del proceso
15
PLANEARPLANEAR
CCCLLLIIIEEENNNTTTEEESSS PPPRRROOODDDUUUCCCTTTOOOSSS
Proyecciones macroeconómicas y de la industria cafetera Análisis, proyección y ejecución de los costos y precio en equilibrio de la industria cafetera en
pesos y US¢. Análisis y actualización de la evolución financiera del Fondo Nacional del café y de la Federación,
en pesos y US¢. Estado de cuentas Comunicaciones (circularización saldos, reclamaciones) Soporte en la formulación de alternativas para la fijación del precio interno y análisis de las
implicaciones financieras de las diferentes propuestas. Elaboración de documentos sobre antecedentes, evolución y perspectivas del Fondo Nacional del
Café y la Federación de Cafeteros. Análisis de capacidad de pago de los Comités Departamentales de Cafeteros. Preparación de respuesta a los cuestionarios enviados por el Congreso y por diferentes entidades
como el Dane, Planeación Nacional, y publicaciones como Revista Dinero, Semana etc.)
Preparar el informe de producción y existencias de café. Realizar los informes de ejecución presupuestal. Elaboración de informes de armonización y alcance social de las obras a la comunidad. Elaboración del informe de flujo de caja
Se identificaron los principales clientes del proceso y se establecieron los productos y servicios relacionados con cada uno de ellos
3. Productos del proceso
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ADMINISTRAR CARTERA
CCCLLLIIIEEENNNTTTEEESSS PPPRRROOODDDUUUCCCTTTOOOSSS
Proveedores Estado de cuentas Comunicaciones (circularización saldos, reclamaciones)
Almacafé yFederación
Estados de cuenta de terceros
Empleados,Exempleados yPensionados
Estados de cuenta Comunicaciones
Personas Naturales yJurídicas
Estados de cuenta Comunicaciones (circularización saldos, reclamaciones)
Entidades de Control Informes estado de cartera.
Cooperativas decaficultores
Comunicaciones (circularización saldos, reclamaciones)
3. Productos del proceso
17
ADMINISTRAR CUENTAS POR PAGAR
CCCLLLIIIEEENNNTTTEEESSS PPPRRROOODDDUUUCCCTTTOOOSSS
Proveedores de bienes y serviciosEmpleados, Exempleados y Pensionados,
Entidades gubernamentales, Entidadesfinancieras, Otras Personas Naturales y
Jurídicas
Estado de cuentas Comunicaciones (circularización saldos,
reclamaciones)
Entidades de Control Respuesta a requerimientos
Dependencias Federacafé y Almacafe
Estado de cuentas Comunicaciones (circularización saldos,
reclamaciones) Facturas radicadas Facturas verificadas Cuentas causadas para pago
3. Productos del proceso
18
ADMINISTRAR FONDOS
CCCLLLIIIEEENNNTTTEEESSS PPPRRROOODDDUUUCCCTTTOOOSSS
Caficultores, Proveedores,Cooperativas de caficultores,
Almacafé y Federación,Empleados, Exempleados yPensionados, Exportadores
Privados
Estado de cuentas Avisos de pago Cheques Recibos de Caja Transferencias
Entidades Gubernamentales Informe de inversiones a la Superbancaria Informes a la DIAN Informe de deuda publica
Dependencias de Almacafé yFederación
Informes de operaciones de tesorería a diferentes instancias Documentos Contables
Entidades Financieras
Medios magnéticos Relación de transferencias Instrucciones de administración endeudamiento Instrucciones de negociación de inversiones
Entidades de Fiscalización yControl
Atención a requerimientos
Banco República Informes de operaciones de cambio
3. Productos del proceso
19
ORGANIZAR Y ANALIZAR INFORMACIÓN
CCCLLLIIIEEENNNTTTEEESSS PPPRRROOODDDUUUCCCTTTOOOSSS
Entidades deFiscalización y
Control
• Estados Financieros• Declaraciones Tributarias (Ventas, Renta, Retención e ICA)• Solicitudes de devolución• Solicitudes de Corrección• Respuesta a requerimientos• Información Tributaria en medios magnéticos• Recibos de pago de impuestos y retenciones• Atención visitas y suministro de información a Funcionarios de Impuestos• Reporte de Bases para Liquidación del Impuesto de Industria y Comercio• Rendición de Cuentas
Almacafé yFederación
• Informes contables sobre operaciones de las empresas• Expedición de conceptos• Instructivos y granos de federa• Asesoría y capacitación• Divulgación de normas a través de circulares.• Manuales de procedimiento.• Aplicación y ajuste de normas bajo R/3• Liquidación Impuesto de Timbre• Preparación Presupuesto Oficina• Estados Financieros• Informes de costeo de café• Conciliaciones de las cuentas• Reporte movimientos Prestamos bienestar social• Soporte y asesoría día a día.
3. Productos del proceso
20
ORGANIZAR Y ANALIZAR INFORMACIÓN
CCCLLLIIIEEENNNTTTEEESSS PPPRRROOODDDUUUCCCTTTOOOSSS
Cooperativas deCaficultores
• Certificaciones• Información Aplicación de Intereses• Extractos Línea de Financiamiento compra de café• Extractos Línea de Financiamiento compra de fertilizantes
SuperintendenciaBancaria
• Balance General• Evaluación Cartera• Reporte Transacciones en efectivo• Archivo Composición Accionaria• Archivo Cartera Castigada• Informe Semanal de Mercancías en Depósito• Formato Único de Cuentas No PUC• Formato de Cuentas por Cobrar• Reporte de Lugares de Depósito• Balance de Publicación• Estados Financieros con sus respectivas notas e información adicional soporte• Respuesta Requerimientos
Empleados,Exempleados
y Pensionados
• Asesoría Tributaria• Boletines Tributarios
3. Productos del proceso
21
ORGANIZAR Y ANALIZAR INFORMACIÓN
CCCLLLIIIEEENNNTTTEEESSS PPPRRROOODDDUUUCCCTTTOOOSSS
Personas Naturales yJurídicas
Certificados de Retención en la Fuente, de renta, ventas, timbre e ICA Estados Financieros
Revisoría Fiscal
Declaraciones Tributarias (Ventas, Renta, Retención e ICA) Solicitudes de devolución Solicitudes de Corrección Respuesta a requerimientos Información Tributaria en Medios Magnéticos Certificados para la firma del Revisor Fiscal Informe Cuenta Café
Accionistas Certificaciones Estados Financieros
Asociación Bancaria Reporte de Evaluación Cartera
EntidadesGubernamentales
Encuesta Manufacturera
EntidadesFinancieras
Estados Financieros Indicadores Financieros
3. Productos del proceso
22
3. Diseño optimizado del proceso
23
Objetivo
Proponer los medios y prever los recursos requeridos en términos
monetarios para el desarrollo de los objetivos de la Institucionalidad
Cafetera, realizando el seguimiento y los ajustes que aseguren el cumplimiento de los planes.
10.1
Planear
(3er. Nivel)
Clientes
• Congreso Cafetero
• Comité Nacional
• Comité Ejecutivo
• Comité de Presupuesto e Inversiones
• Gerencias
• Unidades Estratégicas de Negocio y de Apoyo
• Banca Externa e Interna
• Revisoría Fiscal Deloitte & Touche
• Organismos aportantes nacionales e internacionales
• Filial Colombian Coffee Federation Inc.
• FNC Trade Europe
Proveedores
• Congreso Cafetero
• Comité Nacional
• Comité Ejecutivo
• Comité de Presupuesto e Inversiones
• Gerencias
• Unidades Estratégicas de Negocio y de Apoyo
• Organismos aportantes nacionales e internacionales
• Banca Externa e Interna
• Filial Colombian Coffee Federation Inc.
• FNC Trade Europe
• Entidades en que Fondo/ Federación tienen inversiones
1. Diseño optimizado del proceso... Segundo y tercer nivel
10.1.1
Planear y Coordinar
10.1.2
Proyectar
10.1.3
Presupuestar
10.1.4
Ejecutar y Controlar
(3er. Nivel)
25
Objetivo
Verificar, controlar y gestionar el cumplimiento oportuno de los derechos económicos a
favor de las Empresas.
10.2
Administrar cartera
Clientes• Proveedores• Entidades Financieras
• Almacafé y Federación
• Empleados, exempleados y pensionados
• Otras Personas Naturales y Jurídicas
• Cooperativas de Caficultores
Proveedores
• Almacafé y Federación
• Proveedores
• Cooperativas de Caficultores
• Empleados, exempleados y pensionados
• Otras Personas Naturales y Jurídicas
4. Diseño optimizado del proceso... Segundo y tercer nivel
10.2.1 Gestionar
Cobro10.2.2 Verificar cobro jurídico
(3er. Nivel)
10.2.3 Evaluar y calificar
cartera
26
Proceso 10.2 Administrar cartera
(Cuarto nivel)
XXXX
4. Diseño optimizado del proceso... Tercer y cuarto nivel
Analizar vencimientos
Enviar a cobro
jurídico
Hacer seguimientoy provisionar
Verificar cobro Verificar cobro jurídicojurídico Evaluar y calificar carteraEvaluar y calificar cartera
ABySABySARHARHCoCo
Realizarcobro
Obtener yanalizar
información
Producirinforme
Gestionar cobroGestionar cobro
Revisarcondicionesde crédito
Calificarcartera y
provisionar
27
Objetivo
Gestionar las cuentas por pagar a acreedores por obligaciones
contraídas por las Empresas en la adquisición de bienes o servicios o
por compromisos de orden contractual o legal.
10.3
Administrar cuentas por
pagar
Clientes
• Proveedores de Bienes y Servicios
• Entidades financieras
• Entidades gubernamentales
• Empleados, exempleados y pensionados
• Entidades de control
• Dependencias Federacafé y Almacafé
• Otras personas naturales y jurídicas
Proveedores
• Proveedores de Bienes y Servicios
• Entidades financieras
• Entidades gubernamentales
• Empleados, exempleados y pensionados
• Entidades de control
• Dependencias Federacafé y Almacafé
• Otras personas naturales y jurídicas
4. Diseño optimizado del proceso... Segundo y tercer nivel
10.3.1 Recibir documento
(3er. Nivel)
10.3.2 Generar cuenta por
pagar
10.3.3 Evaluar cuentas por
pagar
28
Proceso 10.3 Administrar cuentas por pagar
(Cuarto nivel)
Area de acreedores y deudores
4. Diseño optimizado del proceso... Tercer y cuarto nivel
Verificaraspectoslegales
Verificarfactura
Causarcuenta
Generar cuenta por pagarGenerar cuenta por pagar Evaluar cuentas Evaluar cuentas por pagarpor pagarABySAByS
ARHARHCoCo
Verificarlogística
Recibir Recibir documentodocumento
Compensarpartidas
Analizarpartidasabiertas
Comunicar aresponsable
Radicar enel sistema AdministrarAdministrar
fondosfondos
29
Objetivo
Manejar los recursos monetarios en busca de su optimización,
cumpliendo oportunamente las obligaciones contraidas.
10.4
Administrar Fondos
Clientes• Caficultores
• Proveedores de bienes y servicios
• Entidades Financieras
• Almacafé y Federación
• Empleados, exempleados y pensionados
• Entidades Gubernamentales• Entidades de Fiscalización y
Control
• Exportadores Privados
• Otras Personas Naturales y Jurídicas
• Cooperativas de Caficultores
Proveedores
• Caficultores
• Compradores de café.
• Exportadores Privados
• Entidades Financieras.
• Almacafé y Federación
• Proveedores de bienes y servicios
• Cooperativas de Caficultores
• Empleados, exempleados y pensionados
• Entidades Gubernamentales
• Otras Personas Naturales y Jurídicas
4. Diseño optimizado del proceso... Segundo y tercer nivel
10.4.1 Programar
fondos
Endeudamiento
10.4.4 Inversión
10.4.2 Recaudar
10.4.3 Pagar
(3er. Nivel)
30
Proceso 10.3 Administrar Fondos
(Cuarto nivel)
Decidiralternativa:
uso liquidez,inversión o
endeudamiento
TesoreríaTesorería
Programar fondosProgramar fondos
Ejecutar posición y previsión
Verificar
análisis de
vencimientos
4. Diseño optimizado del proceso... Tercer y cuarto nivel
Analizar estado
de liquidez
Establecerexceso
o necesidadde fondos
11
22
33
44 Endeudamiento
Pagar
Liquidar inversión
Constituir inversión
31
Proceso 10.4 Administrar Fondos
(Cuarto nivel)
Registrar enel sistema
TesoreríaTesorería
RecaudarRecaudar
Recibir aviso de pago
IdentificarPartidasAbiertas
Confrontarmovimiento
bancario
4. Diseño optimizado del proceso... Tercer y cuarto nivel
ArchivarArchivarDocumentosDocumentos
55
32
Proceso 10.4 Administrar Fondos
(Cuarto nivel)
Entregardocumentos
de pagoTesoreríaTesorería
Tratarpropuesta
Verificarpartidas
para pago
4. Diseño optimizado del proceso... Tercer y cuarto nivel
Bloqueary solicitarajustes
Ejecutarpropuesta
Preparardocumentación
Confirmarel pago
PagarPagar
11
ArchivarArchivarDocumentosDocumentos
33
Proceso 10.4 Administrar Fondos
(Cuarto nivel)
TesoreríaTesorería
4. Diseño optimizado del proceso... Tercer y cuarto nivel
EndeudamientoEndeudamiento
Realizar contacto con
entidades financieras
Contactar entidades financieras
Analizar yproponerofertas
Gerencia Gerencia Financiera / Financiera /
Instancia Instancia ResponsableResponsable Convenir
condiciones,cupo y
garantía
44
Solicitar cotizaciones
Formalizaroperación
Contabilizaroperación
55
34
Proceso 10.4 Administrar Fondos
(Cuarto nivel)
TesoreríaTesorería
4. Diseño optimizado del proceso... Tercer y cuarto nivel
InversiónInversión
Analizar ypresentarofertas delmercado
Constituir inversiónConstituir inversión
Formalizarinversión
Contabilizarinversión
11
Liquidar inversiónLiquidar inversión
Ofertar enel mercado
Formalizarnegociación
Contabilizarventa
55
AdministrarAdministrar
Recibirtítulo o
certificación
Controlarvencimiento
Proyectarindicadoresy analizarriesgos
Valorar ycontabilizar
22 33
Instancia Instancia de de
AprobaciónAprobación
Decidirinversión
Decidirliquidación
Analizarentorno
financiero
35
Proceso 10.4 Administrar Fondos
(Cuarto nivel)
TesoreríaTesorería
4. Diseño optimizado del proceso... Tercer y cuarto nivel
InversiónInversión
Constituir Constituir FiduciaFiducia
Contabilizar
Administrar FiduciaAdministrar Fiducia
11
Formalizarconstitución
Controlarcumplimientodel contrato
Realizaroperaciónconvenida
22
Gerencia Gerencia Financiera / Financiera / Instancia de Instancia de AprobaciónAprobación
Decidirconstitución
Subscribircontrato
Registraroperación 11
55
36
Objetivo
Acumular y distribuir, con la mayor certeza posible, los costos asociados a cada actividad o proceso de la
empresa.
10.5
Costear Operación
Clientes• xxxx
Proveedores
• xxxx
1. Diseño optimizado del proceso... Segundo y tercer nivel
(3er. Nivel)
37
10.6
Organizar y analizar
información
Proveedores
4. Diseño optimizado del proceso... Segundo y tercer nivel
10.6.5 Elaborar y reportar informes
10.6.4 Cerrar
periodo
Clientes• Entidades de Fiscalización y
control• Almacafé y Federacafé• Empleados, ex-empleados y
pensionados
• Revisoría Fiscal
• Cooperativas de Caficultores• Accionistas
• Entidades Gubernamentales
• Asociación Bancaria
• Otras Personas Naturales y Jurídicas
• Entidades Gubernamentales
• Entidades de Fiscalización y control
• Almacafé - Federacafé
• Mandatarios
• Entidades Financieras
• Asesor Tributario Externo
• Cámara de Comercio
• Cooperativas de Caficultores
• Otras Personas Naturales y Jurídicas
10.6.1 Planear y asesorar
10.6.3 Analizar,
conciliar y auditar
10.6.2 Registrar
Objetivo
Preparar oportunamente la información financiera y tributaria de las Empresas para satisfacer las necesidades de los clientes, apoyar la toma de decisiones, así como velar por el cumplimiento y la
aplicación de las normas legales y reglamentarias.(3er. Nivel)
38
Proceso 10.6 Organizar y analizar información
(Cuarto nivel)
Responsables Responsables de de
contabilidad y contabilidad y tributaria de tributaria de las empresaslas empresas
Planear y asesorarPlanear y asesorar
Recibir y analizar
información
Elaborar plan de
actividades
4. Diseño optimizado del proceso... Tercer y cuarto nivel
Emitir concepto e
informar
RegistrarRegistrar
Recibir y analizar
información
Clasificar
Efectuar cálculos
Registrar
Todas las Todas las Areas de las Areas de las
empresasempresas 11
Comunicar y entregar plan de
actividades
39
Proceso 10.6 Organizar y analizar información
(Cuarto nivel)g
Responsables Responsables de de
contabilidad y contabilidad y tributaria de tributaria de las empresaslas empresas
4. Diseño optimizado del proceso... Tercer y cuarto nivel
Analizar, conciliar y auditarAnalizar, conciliar y auditar
Recibir, extractar y
analizar información
Confrontar información
Realizaractividades
de cierre
Bloquear
periodo
Cerrar PeriodoCerrar Periodo
Todas las Todas las Areas de las Areas de las
empresasempresas
22
Ajustes y reclasifica-
ciones
Efectuar seguimiento
11
40
Proceso 10.6 Organizar y analizar información
(Cuarto nivel)
Responsables Responsables de contabilidad de contabilidad y tributaria de y tributaria de las empresaslas empresas
4. Diseño optimizado del proceso... Tercer y cuarto nivel
Elaborar y reportar informesElaborar y reportar informes
Verificar y clasificar
información
Preparar
Informe
Emitir
informes22
Seleccionar y presentar
informes
41
10.7
Organizar y analizar
información tributaria
Proveedores
4. Diseño optimizado del proceso... Segundo y tercer nivel
Clientes• Entidades de Fiscalización y
control• Almacafé y Federacafé• Empleados, ex-empleados y
pensionados
• Revisoría Fiscal
• Cooperativas de Caficultores• Accionistas
• Entidades Gubernamentales
• Asociación Bancaria
• Otras Personas Naturales y Jurídicas
• Entidades Gubernamentales
• Entidades de Fiscalización y control
• Almacafé - Federacafé
• Mandatarios
• Entidades Financieras
• Asesor Tributario Externo
• Cámara de Comercio
• Cooperativas de Caficultores
• Otras Personas Naturales y Jurídicas
10.7.1 Realizar Asesoría Tributaria
10.7.2 Elaborar
información tributaria
Objetivo
Preparar oportunamente la información tributaria de las Empresas velando por el debido cumplimiento y aplicación de
las normas legales y reglamentarias.
(3er. Nivel)
42
Proceso 10.7 Organizar y analizar información tributaria
(Cuarto nivel)
Responsables Responsables de de
contabilidad y contabilidad y tributaria de tributaria de las empresaslas empresas
Realizar Asesoría TributariaRealizar Asesoría Tributaria
Realizar estudio del documento
Realizar mesa de debate sobre los
resultados del estudios
4. Diseño optimizado del proceso... Tercer y cuarto nivel
Obtener y efectuar análisis de normas
aplicables
Preparar información tributariaPreparar información tributaria
Extraer información
Determinar cifras fiscales
Analizar, auditar, corregir y/o
solicitar corrección
Preparar y presentar informes
Elaborar y entregar
documento final
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5. Apoyo sistemas de información
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Proceso 10. Administrar Recursos Financieros10.1 Planear
ProgramarProgramarFondosFondos
ProgramarProgramarFondosFondos
RecaudarRecaudar RecaudarRecaudar
PagarPagar PagarPagar
10.4 Administrar fondos
Actividad manual
Actividad soportada con
SAP
Actividad soportada con otro
sistema
Área de oportunidad para
SAP
Área de oportunidad de otra solución de
T/I
5. Apoyo sistemas de información
InversiónInversión InversiónInversión
Endeuda-Endeuda- mientomiento
Endeuda-Endeuda- mientomiento
CobrarCobrar CobrarCobrarVerificar Verificar
cobro cobro jurídicojurídico
Verificar Verificar cobro cobro
jurídicojurídico
10.2 Administrar cartera
Generar Generar informesinformesGenerar Generar informesinformes
Evaluar yEvaluar ycalificarcalificarcarteracartera
Evaluar yEvaluar ycalificarcalificarcarteracartera
10.3 Administrar cuentas por pagar
RecibirRecibirdocumentodocumento
RecibirRecibirdocumentodocumento
GenerarGenerarcuentacuenta
por pagarpor pagar
GenerarGenerarcuentacuenta
por pagarpor pagar
EvaluarEvaluarcuentascuentas
por pagarpor pagar
EvaluarEvaluarcuentascuentas
por pagarpor pagar
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Proceso 10. Administrar Recursos Financieros
Actividad manual
Actividad soportada con
SAP
Actividad soportada con otro
sistema
Área de oportunidad para
SAP
Área de oportunidad de otra solución de
T/I
5. Apoyo sistemas de información
10.6 Organizar y analizar información
ElaborarElaborar informesinformes ElaborarElaborar informesinformes
ReportarReportar a tercerosa terceros ReportarReportar
a tercerosa terceros CerrarCerrar
periodoperiodo CerrarCerrar
periodoperiodoPlanearPlanearPlanearPlanear AnalizarAnalizar y Conciliary Conciliar AnalizarAnalizar
y Conciliary Conciliar RegistrarRegistrar RegistrarRegistrar
10.5. Costear operación
10.6 Organizar y analizar información tributaria
RealizarRealizarAsesoríaAsesoríaTributariaTributaria
RealizarRealizarAsesoríaAsesoríaTributariaTributaria
PrepararPrepararInformaciónInformaciónTributariaTributaria
PrepararPrepararInformaciónInformaciónTributariaTributaria
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6. Indicadores de gestión
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6. Indicadores de desempeño
Los indicadores propuestos están enfocados hacia los valores o factores que evalúan el desempeño del proceso y costo total, así como atender los elementos de incertidumbre de la compra: tiempo, cantidad y calidad entregada, exactitud de la información y servicio.
CONCEPTOCONCEPTO UNID. MED.UNID. MED. PERIODICIDADPERIODICIDAD
Administrar Fondos
Eficacia
Rentabilidad del portafolio de inversiones
Oportunidad en el pago = (No. De pagos en la fecha prevista / No. Total de pagos )
Costo de endeudamiento
%
%
%
Mensual
Mensual
Trimestral
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Semestral
6. Indicadores de desempeño
Los indicadores propuestos están enfocados hacia los valores o factores que evalúan el desempeño del proceso y costo total, así como atender los elementos de incertidumbre de la compra: tiempo, cantidad y calidad entregada, exactitud de la información y servicio.
CONCEPTOCONCEPTO UNID. MED.UNID. MED. PERIODICIDADPERIODICIDAD
Estado de la cartera = cartera en mora / total de cartera
Eficiencia de cobro = cobro efectivo / número de saldos en cartera
Días en mora
Costo del subproceso = costos del subproceso / número de saldos en cartera
%
%
Días
Mensual
Mensual
Mensual
Administrar Cartera
$/Saldo
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6. Indicadores de desempeño
Los indicadores propuestos están enfocados hacia los valores o factores que evalúan el desempeño del proceso y costo total, así como atender los elementos de incertidumbre de la compra: tiempo, cantidad y calidad entregada, exactitud de la información y servicio.
CONCEPTOCONCEPTO UNID. MED.UNID. MED. PERIODICIDADPERIODICIDAD
Tiempo de proceso = fecha de verificación o causación de facturas – fecha de radicación
Días en mora para pago
Costo del subproceso = costo del subproceso / facturas verificadas y causadas
Días
Días
$/documento
Diario
Mensual
Semestral
Administrar Cuentas por pagar
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6. Indicadores de desempeño
Los indicadores propuestos están enfocados hacia los valores o factores que evalúan el desempeño del proceso y costo total, así como atender los elementos de incertidumbre de la compra: tiempo, cantidad y calidad entregada, exactitud de la información y servicio.
CONCEPTOCONCEPTO UNID. MED.UNID. MED. PERIODICIDADPERIODICIDAD
Organizar y analizar información / Organizar y analizar información tributaria
%
%
%
$/informe
Mensual
Mensual
Trimestral
Anual
Oportunidad en la entrega = (No. de informes entregados a tiempo / No. Total de informes)
Calidad de la información = (No. de informes con errores / No. de informes presentados)
Cumplimiento a normas = (No. de requerimientos aceptados/ No. total de requerimientos)
Costo del subproceso = ( Costo del subproceso / No. De informes requerido)
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7. Premisas de cambio
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7. Premisas de cambio
Proceso 10.2 Administrar cartera
SITUACIÓN ACTUAL ACTIVIDAD PRIORIDAD RESPONSABLE
La cobranza se realiza en diferentes áreasde FNC.
Constituir un único centro de cobranza para lasempresas.
Alta GerenciaAdministrativa
Existen varios usuarios de SAP en FNCfacultados para generar CxC a terceros.
El control de la gestión de cobros es manual
La emisión de facturas por ventas de bienesy servicios diferentes a café se realiza por elSIF. (FNC)
La información soporte para laadministración de la cartera se registra endiferentes archivos en excel, creados pordiferentes usuarios.
Limitar los perfiles de usuarios en SAP a losmiembros del centro de cobranza.
Parametrizar la funcionalidad de SAP de gestiónde cartera.
Parametrizar el modulo SD para ventas debienes y servicios diferentes a café.
Adaptar el aplicativo SAP u otra herramienta deTI para la administración de cartera (cuotas,liquidación intereses, plazos,refinanciaciones, garantías, provisiones
Alta
Media
Media
Alta
Responsabledesarrollos
tecnológicos yseguridad
Responsabledesarrollos
tecnológicos yseguridad
No existe una política única para la cobranza
Existen varias áreas en FNC facultadas paragenerar CxC a terceros.
Los informes sobre el estado de la carterase genera en diferentes áreas en lasempresas.
La emisión de facturas por ventas de bienesy servicios diferentes a café se encuentracentralizada en el área de acreedores ydeudores. (FNC)
Definir la política y los procedimientos de cobropara las empresas.
Establecer como norma la concentración de lageneración de las cuentas por cobrar a terceros.
Responsabilizar al centro de cobranza por laelaboración de los informes relacionados con lacartera de las empresas
Establecer como procedimiento que lafacturación y la causación de ingresos se realicenen el proceso que lo origina.
Alta
Alta
Media
Alta
GerenciaAdministrativa
GerenciaAdministrativa
GerenciaAdministrativa
GerenciaAdministrativa
Tecnología
Organización
Normatividad: Políticas, normas y procedimientos
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7. Premisas de cambio
Proceso 10.3 Administrar cuentas por pagar
SITUACIÓN ACTUAL ACTIVIDAD PRIORIDAD RESPONSABLE
Existen varios usuarios de SAP en FNCfacultados para generar CxP a terceros.
Limitar los perfiles de usuarios en SAP a losresponsables de generar cuentas por pagar.
Alta Responsables pordesarrollos
tecnológicos
Existen varios usuarios de SAP en FNCfacultados para generar CxP a terceros.
Existe la posibilidad de causar partidas parapago con diferentes documentos en R/3 enFNC.
Concentrar en un grupo de usuarios de SAP lageneración de cuentas por pagar a terceros.
Establecer documentos únicos de causación decuentas por pagar en R/3 (FNC).
Tiempo: 8 díasCosto: Recurso InternoRecurso: EDS, EEO, funcional
Alta
Alta
GerenciaAdministrativa
Contabilidad General
Tecnología
Normatividad: Políticas, normas y procedimientos
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7. Premisas de cambio
Proceso 10.3 Administrar Fondos
SITUACIÓN ACTUAL ACTIVIDAD PRIORIDAD RESPONSABLE
La información de los maestros de deudores yacreedores puede ser modificada por variosusuarios (FNC).
Se realizan pagos todos los días en FNC,requiriendo una atención permanente enventanilla.
Responsabilizar un grupo de usuarios de laadministración de los maestros de deudores yacreedores.
Organizar las función de entrega de chequesy atención a acreedores para las empresas.
Alta
Alta
GerenciaAdministrativa
GerenciaAdministrativa
La información de los maestros de deudores yacreedores puede ser modificada por variosusuarios (FNC).
La previsión, posición de Tesorería y loscompromisos con terceros se obtiene en formamanual, consolidando información de diferentesfuentes. (FNC)
Adaptar los perfiles de los usuariosresponsables por la administración de losmaestros de deudores y acreedores.
Tiempo: 20 díasCosto: Recurso InternoRecurso: EDS, EEO, funcional
Parametrizar y desarrollar las funcionalidadde:
- Previsión y posición de tesorería con nivelesde deudores, acreedores, bancos y logísticadesde pedido.
- Análisis de Vencimientos.- Avisos de pago.- Informe de partidas para pago
Tiempo: 15 DíasCostos: Recurso InternoRecursos: EDS,EEO, Almacafé, funcional. ABAP (para informe de partidas para pago)
Alta
Alta
Responsabledesarrollos
tecnológicos
Responsabledesarrollos
tecnológicos
Tecnología
Organización
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7. Premisas de cambio
Proceso 10.3 Administrar Fondos
SITUACIÓN ACTUAL ACTIVIDAD PRIORIDAD RESPONSABLE
La funcionalidad de previsión de Tesorería nocontempla los compromisos de pedidosgenerados por la logística (Almacafé).
Los pagos a proveedores y empleados sehacen en su gran mayoría mediante cheque,generando actividades que no agregan valor.(FNC)
El control de facturas recibidas se hace en unaherramienta diferente a R/3. (Almacafé)
Se generan pagos mediante la funcionalidad depago manual. (Almacafé). En Federación estatransacción se bloqueo por la posibilidad degenerar pagos por mayor valor al causado ymodificar el beneficiario del pago.
Existen una instalación de Porfin en cadaempresa generando costos de licenciamiento,actualización y mantenimiento para cada una
Parametrizar en la previsión de Tesorería elnivel de pedido de la logística de MM.
Adaptar el aplicativo de pagos para utilizarel sistema ACH con programa validador parapagos por consignación (concluido)
Parametrizar en Almacafé el documentoestadístico para radicación y control defacturas recibidas
Tiempo 8 díasCosto: Recurso InternoRecurso: EDS, EEO, funcional
Bloquear la transacción de pago manual enAlmacafé.
Evaluar con el proveedor del software launificación del aplicativo. Evaluar softwareIMPACTA
Alta
Alta
Alta
Alta
Alta
Responsabledesarrollos
tecnológicos
Responsabledesarrollos
tecnológicos
Responsabledesarrollos
tecnológicos
Responsabledesarrollos
tecnológicos
Tesorerías
Tecnología
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7. Premisas de cambio
Proceso 10.3 Administrar Fondos
SITUACIÓN ACTUAL ACTIVIDAD PRIORIDAD RESPONSABLE
Algunas Dependencias y Areas de FNC nocumplen con los procedimientos logísticosprevios para los recaudos y pagos.
Existen recaudos a través de la caja ymáquinas registradoras que generanactividades en FNC que no agregan valor.
En algunas contrataciones, las condiciones depago y de administración de recursos noconcuerdan con las políticas de la Tesorería.
Las facturas y documentos soportes sonenviados a Tesorería para realizar el control depagos. (FNC)
El control de facturas recibidas se hace en unaherramienta diferente a R/3. (Almacafé)
La Tesorería controla todos las clases defideicomisos.
Capacitar a las personas involucradas en losprocesos logísticos, de manera integral, paracomprometerlas con los procesos.
Establecer como norma el cumplimiento delos procedimientos logísticos.
Definir como norma, que los recaudos porventa de bienes o servicios se hagan através de consignación en cuentaempresarial de la empresa eliminando lascajas y máquinas registradoras.
Establecer como norma de contratación elcumplimiento de las condicionesestablecidas en la política de pagos
Establecer como norma la utilización delinforme de partidas individuales para pago,suspendiendo el envío de facturas ydocumentos soportes a la Tesorería
Establecer como procedimiento y norma elcontrol de facturas por R/3.
Establecer como norma que losfideicomisos se asignen al procesocorrespondiente, según la clase. Ejemplo:Fideicomiso de administración inmobiliariaal proceso Administrar B y S. Los deAdmon. De fondos o de inversión enAdministrar Rec. Financieros
Alta
Alta
Alta
Alta
Alta
Alta
Equipo deEstabilización
GerenciaAdministrativa
GerenciaAdministrativa
Organización deCompras / Tesorería
General
GerenciaAdministrativa
GerenciaAdministrativa
GerenciaAdministrativa
Normatividad: Políticas, normas y procedimiento
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7. Premisas de cambio
Proceso 10.3 Administrar Fondos
SITUACIÓN ACTUAL ACTIVIDAD PRIORIDAD RESPONSABLE
Existe la posibilidad de causar partidas parapago con diferentes documentos en R/3 enFNC.
Existe políticas diferentes para pagos en cadaDependencia (FNC), dificultando el control de lainformación
Los pagos a proveedores y empleados sehacen en su gran mayoría mediante cheque,generando actividades que no agregan valor.(FNC)
Existe diversidad de cajas menores y fondosfijos que permiten la adquisición de bienes yservicios sin el cumplimiento de los requisitos yformalidades establecidas en FNC.
Se realizan pagos díarios en FNC, requiriendouna atención permanente en ventanilla.
Se generan pagos mediante la funcionalidad depago manual. (Almacafé). En Federación estatransacción se bloqueo por la posibilidad degenerar pagos por mayor valor al causado ymodificar el beneficiario del pago.
Establecer documentos únicos decausación de cuentas por pagar en R/3(FNC).
Establecer una política de pago única anivel nacional en FNC
Definir como política el uso serviciostecnológicos ofrecidos por el sistemafinanciero para pagos por consignación alos proveedores.
Establecer como norma de contratación elpago por consignación a proveedores yempleados.
Cancelar las cajas menores, dejando unaúnica caja en la Tesorería.
Reglamentar el uso y legalización de la cajamenor y fondos fijos.
Reglamentar día y horario de pagos porventanilla en FNC
Establecer como norma desembolsos porpropuesta de pago automática.
Alta
Alta
Alta
Alta
Alta
Alta
Alta
Alta
Contabilidad General
Gerencia Financiera
GerenciaAdministrativa
GerenciaAdministrativa
GerenciaAdministrativa
GerenciaAdministrativa
GerenciaAdministrativa
GerenciaAdministrativa
Normatividad: Políticas, normas y procedimiento
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4. Premisas de cambio
Proceso 10.3 Administrar Fondos
SITUACIÓN ACTUAL ACTIVIDAD PRIORIDAD RESPONSABLE
Las inversiones se valoran diariamente enAlmacafé y mensualmente en Federación, ocuando se hace una venta. El registro contablede la valoración se hace con la mismaperiodicidad.
La información de los datos maestros dedeudores y acreedores presentan deficiencias.
La previsión, posición de Tesorería y loscompromisos con terceros se obtiene en formamanual, consolidando información de diferentesfuentes. (FNC)
Los pagos por concepto de servicios públicos,seguridad social e impuestos se hacendirectamente en bancos y en diferentes fechasrequiriendo de una persona dedicada a estaactividad
Establecer como procedimiento la valoracióny contabilización diaria.
Establecer los procedimientos yresponsables de la depuración de lainformación de los maestros.
Establecer como norma y procedimiento eluso de las funcionalidades adaptadas:
- Previsión y posición de tesorería. - Analisis de Vencimientos. - Avisos de pago. - Informe de partidas para pago Establecer los procedimientos y
responsables de la depuración de lainformación que está afectando la previsióny posición desde los módulos logísticos yfinancieros.
Establecer calendario de recepción deformularios y recibos en la Tesorería paraprogramar los pagos.
Alta
Alta
Alta
Alta
Alta
Gerencia Financiera
GerenciaAdministrativa
GerenciasAdministrativa y
Financiera
GerenciasAdministrativa y
Financiera
GerenciasAdministrativa
Normatividad: Políticas, normas y procedimiento
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7. Premisas de cambio
Proceso 10.6 Organizar y analizar informaciónProceso 10.7 Organizar y analizar información tributaria
SITUACIÓN ACTUAL ACTIVIDAD PRIORIDAD RESPONSABLE
Organización• Por la naturaleza jurídica de la empresas, las olbigaciones fiscales y contables son especiales para cada empresa, siendo necesario mantener esta diferenciación.
Tecnología• La identificación de los conceptos de impustos en SAP son diferentes en FNC y Almacafé.
• El proceso de registro de costeo de café requiere un alto porcentaje de operaciones manuales (FNC).
• La consulta de la información contalbe y tributaria está limitada a la operación de cada empresa, siendo necesario generar informes entre ellas para el desarrollo de procesos conjuntos.•La identificación de los conceptos de impuestos en SAP son diferentes en FNC y Almacafé.
• Revisar y definir la estructura que apoya los procesos tributarios y contables de las empresas, garantizando la separación de las actividades.
• Parametrizar códigos de conceptos para consulta de información contable y tributaria de las bases de datos de las empresas.
• Efectuar los ajustes solicitados con anterioridad a los programas de registro de costeo de afé para autorizar las contabilizaciones mensuales (FNC).
• Definir niveles de autorización para consulta de información contable y tributaria de las bases de datos de las empresas.
• Establecer códigos unificados para FNC y Almacafé.
Alta
Alta
Alta
Gerencia Administrativa
(Equipo de apoyo)
Responsables de Tributaria /
Responsable desarrollos
tecnológicos
Responsable desarrollos
tecnológicos
Gerencia
Administrativa
Responsables de Tributaria
Normatividad: Políticas, normas y procedimientos
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Pendiente
• Pago manual en Almacafé
• Conciliaciones Bancarias (Almacafé: Contabilidad - FNC: Tesorería)
• Previsión de Tesorería : Estado de pedido de MM.
• Radicación de facturas : FNC en SAP, Almacafé en otro sistema
• Anticipo de Viáticos: Causación en Tesorería en Almacafé.
• Encargos Fiduciarios: Trasladar al proceso respectivo.