Por Julio Sabastizagal@sabastizagal

Organización de Eventosconceptos básicos

Eventos…

Son acontecimientos donde

COINCIDEN,

en un espacio de TIEMPO,

PERSONAS y RECURSOS con

un objetivo CONCRETO

Algunos ejemplos

• Bodas

• Congresos

• Banquetes

• Lanzamiento de productos

• Campeonatos deportivos

• Exhibiciones

• Ferias

• y muchos más…

¿ORGANIZACIÓN de EVENTOS?

Es un proceso ordenado que permita gestionar los recursos disponibles

ORGANIZADOR DE EVENTOS

Es la persona responsable de

gestionar y administrar los

recursos

TIPOS DE ORGANIZADOR DE EVENTOS

• Integral

• Parcial (Proveedor)

• Planificación

• Organización

• Ejecución

• Control

PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN DE

EVENTOS

PLANIFICACIÓN

Factor crítico:

Entender lo que desea el cliente

(recabar TODA la información posible)

entender la naturaleza el evento

PLANIFICACIÓN

Ejemplo

un congreso médico

¿Qué?

PLANIFICACIÓN

Mientras más tiempo

para organizar mejor

¿Cuando?Fechas y momentos

PLANIFICACIÓN

saber detalles

¿Como?programa, motivos,

temática

PLANIFICACIÓN

espacios (locales)

ciudades

¿Donde?

Sede, ubicación

PLANIFICACIÓN

• Factibilidad Logística

• Factibilidad económica (presupuesto)

PLANIFICACIÓN

Asesoría técnica

(aterrizando las ideas)No todo lo que el cliente desea es posible realizar

PLANIFICACIÓN

• Elaborar una guía (Brief)

• Plazo de ejecución de actividades

ORGANIZACIÓN

¿Qué necesitamos para realizar el evento?

• Recursos

• Personal

ORGANIZACIÓN

Factor crítico

Sedeubicación, espacios, servicios

higiénicos, zonas de reunión,

estacionamientos, aforos,

restricciones

ORGANIZACIÓN

Factor crítico

ProgramaTiempos, oradores,

ayudas audiovisuales,

catering, registro de asistentes

ORGANIZACIÓN

Factor crítico

Participantesinvitaciones, entradas,

materiales, souvenirs,

promoción, certificados

ORGANIZACIÓN

Factor crítico

Proveedorescotizaciones, ordenes de

compra, facturación,

contratos, penalidades

EJECUCIÓN

armado con anticipación

de acuerdo de acuerdo

al evento

Antes• Montaje

• Pruebas

EJECUCIÓN

todos los procesos deben

ser constantemente

observados por la persona

responsable

DuranteSupervisión y más Supervisión

EJECUCIÓN

según el tipo de evento, cada proceso crítico debe tener un “plan de contingencias”

DuranteAdministrar Contingencias

CONTROL

Proceso continuo

Los errores siempre saltan en el peor momento

CIERRE

Todos los pagos realizados.

Informe al cliente de los resultados

Liquidaciones

Informe final

El éxito es 1% de INSPIRACIÓN y 99% de TRANSPIRACIÓN

Thomas Alva Edison

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