ORGANIZACIÓN

Para algunas personas incluye todas acciones de todos los participantes. Otros más lo usan para referirse a una empresa, como la United States Steel Corporation o el departamento defensa. Otras identifican con el sistema total de relaciones sociales y culturales. Pero para la mayoría de los administradores el termino organización implica una estructura de funciones o puestos intencional y formalizada.

La organización consiste en:

La identificación y clasificación de las actividades requeridas La agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los

objetivos La asignación de cada grupo de actividades a un administrador dotado de

la autoridad necesaria para supervisarlo La estipulación de coordinación horizontal y vertical en la estructura

organizacional.

La estructura organizacional debe diseñarse para determinar quién realizara cuales tareas y quien será responsable de que resultados, para eliminar los obstáculos al desempeño que resultan de la confusión e incertidumbre respecto de la asignación de actividades.

ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL

Organización formal.- se entiende en general, la estructura intencional de funciones en una empresa organizada formalmente. Para proceder de manera correcta a la organización un administrador debe generar una estructura que ofrezca las mejores condiciones para la contribución eficaz del desempeño individual, tanto presente como futuro, a las metas grupales.

La organización formal debe ser flexible, debe dar lugar a la discrecionalidad, la utilización del talento creativo y el reconocimiento de los gustos y capacidades individuales.

Organización informal.- es una red de relaciones interpersonales que surge cuando se asocia la gente. También se la define como el conjunto de actividades personales sin un propósito común consciente, aunque favorable a resultados comunes.

DIVISION ORGANIZACIONAL: EL DEPARTAMENTO

Uno de los aspectos de la organización es el establecimiento de departamentos.

Departamento.- se designa a un área, división o sucursal en particular de una organización, sobre la cual la administración posee autoridad respecto del desempeño de actividades específicas.

Un departamento puede ser la división de la producción, el departamento de ventas, la sucursal en cierta región, la sección de investigación de mercado o la unidad de cuentas por cobrar.

NIVELES ORGANIZACIONALES Y TRAMO DE ADMINISTRACION

El propósito de la organización es volver eficaz la cooperación humana, la razón de que existen niveles organizacionales estriban en las limitación del tramo de administración. En otras palabras si hay niveles organizacionales es porque existe un límite para el número de personas que un administrador puede supervisar de manera efectiva. Un tramo de administración se asocia con un número reducido de niveles organizacionales y un tramo estrecho se asocia con mucho niveles.

PROBLEMAS CON LOS NIVELES ORGANIZACIONALES

1. Los niveles son costosos porque se precisa de más esfuerzos y recursos para su administración, implica administradores adicionales, personal que los asista y la necesidad de coordinar actividades departamentales más los costos para la instalación del personal.

2. Niveles departamentales complican la comunicación, una empresa con muchos niveles complica para comunicar objetivos, planes y políticas que una compañía cuyo director general se comunica directamente con los empleados.

3. El exceso de departamentos y niveles complica la planeación y el control.

POSTURA OPERATIVO- ADMINISTRATIVA: ENFOQUE SITUACIONAL.

El enfoque académico clásico del tramo de administración consiste en la especificación del número de subordinados para un tramo eficaz. Pero son tantas las variables presentes en una situación administrativa que es difícil especificar un número en particular de subordinados; Así que el principio del tramo de administración postula que hay un límite al número de subordinados que un administrador puede supervisar eficazmente.

Examinar que consume el tiempo de los administradores en su manejo de las relaciones superior- subordinado e identificar los recursos que puedan ser útiles para reducir estas presiones de tiempo, reducir estas presiones de tiempo son un potente instrumento para descubrir lo que se puede hacer para que el administrador pueda supervisar más efectivamente.

FACTORES QUE DETERMINAN UN TRAMO EFICAZ:

El número de subordinados que un administrador puede supervisar eficazmente depende del impacto de los factores subyacentes. Además de las cualidades como ágil, facilidad de trato, capacidad de demandar, lealtad y respeto.

Un administrador hábil siempre buscara los métodos para reducir la cantidad de tiempo que debe dedicar a sus subordinados aunque en algunos casos puede variar por otros factores como el puesto del que se trate.

FACTORES QUE INFLUYEN EN EL TRAMO DE ADMINISTRACION.

TRAMOS ESTRECHOS.

(dedicación de más tiempo a los subordinados)

TRAMOS AMPLIOS.

(dedicación de poco tiempo a los subordinados)

Escaza o nula capacitación.

Planes poco claros para operaciones no repetitivas.

Rápidos cambios en los ambientes externos e interno.

Interacción ineficaz entre superiores y subordinados.

Tareas complejas.

Capacitación completa de los empleados.

Planes bien definidos para operaciones repetitivas

Cambios lentos en condiciones externas e internas.

Interacción eficaz entre superiores y subordinados.

Tareas sencillas.

Otros Factores:

Un administrador puede supervisar de manera eficaz a un mayor número de personas, que uno sin esas características.

Cuando las tareas son más sencillas, el tramo de la administración puede ser más sencillo, pero cuando el tramo es más amplio deben cumplirse tareas más complejas.

Actitud positiva de los subordinados para asumir responsabilidades y su disposición a correr riesgos.

La asignación de autoridad a subordinados de mayor madurez, permitiendo ampliar el tramo de administración.

LIMITACIONES:

Es cierto que a medida que una empresa crece las limitaciones del tramo administrativo obligan a incrementar el número de niveles debido a la existencia de un número mayor de personas por supervisar.

Por lo que requiere un equilibrio más preciso entre todos los factores; ampliar los tramos de la administración y reducir el número de niveles puede ser la solución o en lo contrario en otros casos.

Lo esencial es balancear en su totalidad los costos de adopción de un curso total, costos financieros, costos en la moral, y el desarrollo personal de los empleados así como el cumplimiento de los objetivos empresariales.

AMBIENTE ORGANIZACONAL PARA EL ESPÍRITU EMPRENDEDOR Y EL EMPRENEDEDOR INTERNO

El espíritu emprendedor se aplica a empresas pequeñas y a grandes organizaciones.

La esencia del espíritu emprendedor es la innovación, el cambio orientado a metas para la utilización del potencial de una empresa.

EL EMPRENDEDOR INTERNO Y EL EMPRENDEDOR

Existe una distinción entre emprendedor interno y emprendedor.

Emprendedor interno.- Persona que fija su atención en la innovación y la creatividad y transforma un sueño o idea en un negocio rentable operando dentro del ámbito organizacional.

Emprendedor.-Persona que realiza cosas similares al emprendedor interno, pero fuera del escenario organizacional.

CREACIÓN DE UN AMBIENTE PARA EL ESPÍRITU EMPRENDEDOR

Los administradores deben promover oportunidades para que los emprendedores utilicen su potencial de innovación, éstos asumen riesgos personales al iniciar cambios y esperan que se les recompense por ello y a veces correr riesgos razonables resultará en fracasos.

Los emprendedores necesitan cierto grado de libertad para cultivar sus ideas, requieren que se les delegue suficiente autoridad.

Los riesgos personales del emprendedor fuera de la organización, son diferentes, el fracaso puede terminar en bancarrota.

INNOVACIÓN Y ESPÍRITU EMPRENDEDOR

Los emprendedores tienen ideas creativas, emplean sus recursos y habilidades administrativas para satisfacer necesidades identificables en el mercado. Si tiene éxito un emprendedor puede volverse rico.

La verdadera innovación requiere de un trabajo sistemático y racional además de bien organizado y dirigido a la obtención de resultados.

Es producto de las siguientes situaciones:

1. Acontecimientos, fracasos, o éxitos inesperados.2. Incongruencia entre lo que se pensó y la realidad.3. Procesos o tareas que necesitan mejorar.4. Cambios en el mercado o en la estructura de la industria.5. Cambios demográficos.6. Cambios de significado o de percepción de las cosas.7. Adquisición de nuevos conocimientos.

La investigación ha demostrado que las grandes compañías de éxito, conceden especial atención a las necesidades de sus clientes.

REINGENERÍA DE LA ORGANIZACIÓN

Se lo conoce también como el nombre “recomienzo” o “reinicio”, Hammer y Champy, indicaron que los esfuerzos de la reingeniería deben orientarse con base en la siguiente pregunta: “Si hoy volviera yo a crear esta compañía desde cero con los conocimientos que poseo y la tecnología actualmente disponible, ¿Cómo sería?”. Estos autores definen la reingeniería como: “el replanteamiento fundamental y rediseño radical de los procesos empresariales para obtener mejoras drásticas en las medidas de desempeño, como costos, calidad, servicio y rapidez”.

ASPECTOS CLAVE DE LA REINGENIERÍA

Sería difícil rechazar la necesidad de un replanteamiento fundamental de lo q hace una organización.

Una nueva reflexión acerca de la administración puede ofrecer una nueva perspectiva sobre lo que se hace y por qué.

ESTRUCTURA Y PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN

Para concebir la organización como un proceso es preciso considerar varios elementos fundamentales:

La estructura debe ser reflejo de objetivos y planes. También debe ser reflejo de la autoridad. La estructura de una organización debe responder a las condiciones en

las que se encuentra.

Las premisas de una estructura organizacional pueden ser de orden:

Económico, tecnológico, político, social o ético.

No existe una estructura organizacional única para todas las situaciones, y una que sea efectiva depende de la situación prevaleciente.

Se deben tomar en cuenta las limitaciones y costumbres de los individuos.

LÓGICA DE LA ORGANIZACIÓN

Existe una lógica fundamental para la organización, consta de los siguientes pasos:

1. Establecimiento de los objetivos de la empresa.2. Formulación de los objetivos, políticas y planes de apoyo.3. Identificación, análisis y clasificación de las actividades necesarias para

cumplir esos objetivos.4. Agrupación de esas actividades de acuerdo con los recursos humanos y

materiales disponibles y con la mejor manera de utilizarlos.5. Delegación al responsable de cada grupo de la autoridad necesaria para el

desempeño de las actividades.6. Enlace horizontal y vertical de los grupos entre sí, por medio de relaciones

de autoridad y flujos de información