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Planeación estratégica en Planeación estratégica en instituciones públicas:instituciones públicas:
Caso USBI Veracruz Caso USBI Veracruz
Séptimo Coloquio ALCI 09Administración y liderazgo en el campo informativo “Planeación estratégica: Bibliotecas en tiempo de crisis”
USBI Veracruz, Universidad VeracruzanaBoca del Río, Ver., MéxicoSeptiembre 23-25, 2009
Dr. Jesús Laujlau@uv.mxwww.jesuslau.comUniversidad Veracruzana / DGB / USBI VER
Boca del Río, Veracruz, Méxicowww.uv.mx/bvirtual
TópicosTópicos• Proceso administrativo
• Planeación estratégica – Concepto
• Instituciones de educación superior públicas
• Planeación USBI VER
• PlanEs 2009 - 2015
Conceptos Conceptos administrativoadministrativo
ss
Planeación Planeación estratégicaestratégica
VisiónAcciones
Programas
MetasPor
objetivoObjetivos
Misióny
Valores Costos/presupuesto
Recursos:Humanos
Económicos Materiales
Evaluación
Estrategias
Oportunidades y amenazas Ambiente externo / entorno
Fortalezas y debilidades Ambiente interno
Instituciones Instituciones de educación de educación
superior superior públicaspúblicas
Planeación IES - Planeación IES - ResumenResumen
• Tamaño - Grande
• Objetivos – Generalmente intuitivos
• Continuidad / Discontinuidad
• Presupuesto – Permanente, crece poco
• Evaluación – Casi sin realizar
Dirección IESDirección IES• Políticas gubernamentales – Vanguardia
• Directivos – Más políticos que académicos
• Elección – Candidatos deben ser locales
• Rumbo – Basado en intuición
Organización IESOrganización IES• Mantenimiento – Baja prioridad
• Crecimiento – Alta prioridad
• Recursos humanos – Poca autoridad
• Políticas – Normalmente nebulosas
Control IESControl IES• Centralización – Alta
• Motivación – Sólo en algunas áreas
• Evaluación – Sólo a nivel macro
• Integración - Archipiélagos
Resumen – IESResumen – IES• Planeación – Práctica reciente
• Dirección - Piramidal
• Organización - Lenta
• Control – Polarizado
Planeación Planeación USBI VERUSBI VER
Planeación USBI VERPlaneación USBI VER• Primer ejercicio institucional descentralizado
• Segundo proceso de PlanEs
• Se realizó en un año
Preámbulo Preámbulo • Semblanza • Dimensión física • Antecedente organizacional • Plaza académica • Demanda informativa• Servicios- Siete años• Año anterior • Personal • Distribución social del conocimiento
Diagnóstico - Diagnóstico - TendenciasTendencias
• Fortalezas• Retos• Análisis FODA• Análisis interno• Fortalezas• Debilidades• Análisis externo• Oportunidades• Amenazas
Filosofía Filosofía organizacionalorganizacional
• Misión
• Visión
• Valores organizacionales
• Principios de servicio
Objetivos, metas, Objetivos, metas, accionesacciones
• Objetivos generales de desarrollo• Estrategias• Programas• Objetivos específicos/particulares • Metas• Acciones• Relación de metas y cronograma• Seguimiento de evaluación• Bibliografía• Anexos
¿Qué hace el plan?¿Qué hace el plan?• Incorpora creencias, fechas y teorías• Define una línea de tiempo• Recoge y analiza datos • Mira hacia los servicios y a las operaciones
actuales
Planeación EstratégicaPlaneación Estratégica
• Habilita a la organización para realizar su visión• Crea las medidas para cumplir la misión• Define las metas y los objetivos
¿Porqué planear?¿Porqué planear?• Limita la incertidumbre y prepara para el cambio• Centra la atención en una dirección clara hacia el
futuro• Permite ganar certidumbre económica• Facilita el control y demuestra la responsabilidad
en la gestión
Plan estratégicoPlan estratégico• Realizado por las organizaciones de éxito• Coloca la organización en el futuro• Relevante para la reducción y el
reposicionamiento organizaciónal• La primera etapa es el diagnóstico• Los trabajos más allá de nuevas iniciativas
- también sirven los servicios actuales imaginados para el futuro
Los pasos del planLos pasos del plan• Identifique la conducción ideal o el
problema que se solucionará• Reconozca los factores incontrolables que
influencian la meta o el problema• El punto de referencia para determinar la
fuerza y los logros de su competencia• Divida el problema a través de lluvia de
ideas o creación de escenarios, identificando lo que contribuye al problema
Preparar el PlanPreparar el Plan• Provea de personal al proyecto que realizará la
investigación, o bien… • Cree un equipo de trabajo y comience a delegar
la investigación• Determine si los componentes del plan deben
realizarse en serie o simultáneamente• Reúnase con el equipo regularmente y cree un
cronograma• Los miembros deben saber qué contribuir y
cuándo debe ser la entrega• Planee para tener éxito• Pruebe los resultados
Misión y VisiónMisión y Visión• Misión• Define el negocio de la organización,
sus objetivos y su logro • Visión • Describe el mejor futuro posible que
puede tomar la organización• Valores • Principios que tienen importancia
óptima para la organización
Misión y Visión / Misión y Visión /
LoLo alcanzable y lo soñado alcanzable y lo soñado
• La visión se define sobre los valores de la organización
• Representa un salto cuántico del pasado de la organización y explora posibilidades
• La misión es una declaración corta del objetivo de la organización - su razón de ser
Declaración de MisiónDeclaración de Misión• Dirige a los empleados, directivos, clientes,
proveedores y la comunidad hacía lo que desean ser
• Establece los principios básicos de guía • Niveles que la organización alcanzará – lo que
desea, y lo que cree la organización• Debe ser convincente, motivante, y apasionada
Declaración de la Declaración de la MisiónMisión
• Ford democratizó el automóvil. Ford Motor company
• Darle a la gente ordinaria la posibilidad para comprar lo mismo que a la gente rica. Wal-Mart
• Conservar y mejorar la vida humana. Merck • Hacer feliz a la gente. Disney
Principio de la Principio de la investigacióninvestigación
Análisis FODA´s
Fortalezas Debilidades
Oportunidades Amenazas
Están fuera de PESTSEstán fuera de PESTS
• Cuestiones políticas
• Fuerzas económicas
• Fuerzas sociales
• Fuerzas tecnológicas
Planeación de Planeación de escenariosescenarios
Peter Senge MITPeter Senge MIT
• Identifique el asunto o decisión focal• Identifique factores claves "locales" que
influyen en la decisión• Identifique las fuerzas decisivas, los
elementos predeterminados, y las incertidumbres críticas
• Ordene los factores y las tendencias por importancia e incertidumbre
• Seleccione elementos lógicos del escenario• Desarrolle los escenarios• Identifique las implicaciones de los
escenarios• Seleccione indicadores principales e
indicadores de éxito
Exploración ambientalExploración ambiental
Análisis externo• Social• Económico• Tecnológico• Cultural• Demográfico• Político
Análisis interno
• Personal• Servicios• Sistemas• Recursos• Estrategias actuales
Análisis interno: fortalezas y Análisis interno: fortalezas y
debilidadesdebilidades• UNIVERSIDAD• FACULTAD• BIBLIOTECA
o Servicioso Administrativoso Personalo Coleccioneso Recursos electrónicoso Softwareo Equipoo Telecomunicacioneso Presupuestoo Instalaciones y mobiliarioo Evaluación, certificación, ISO
• Usuarios• No usuarios
Comunidad a consultarComunidad a consultar
• Usuarios• No usuarios• Directivos• Personal• Sociedad
Análisis Interno – Análisis Interno – ProcesoProceso
1. Revisar el cuadro de biblioteca ideal que creó, para analizar la biblioteca actual
2. Leer también las copias de la presentación sobre bibliotecas-educación
3. Realizar el análisis desde el punto de vista de los usuarios y no usuarios
Servicios (ejemplo)Servicios (ejemplo)
Fortalezas
1.
2.
3.
4.
5.
Debilidades
1.
2.
3.
4.
5.
Matriz de objetivosMatriz de objetivos• En esta sección se explicará como integrar
la matriz de objetivos que contendrá los siguientes elementos, que se explicarán en las siguientes diapositivas:
• Metas• Objetivos• Áreas / unidades responsables• Fechas en que se cumplirá la meta
ObjetivosObjetivos• Los objetivos son aquellas amplias aspiraciones
que son definidas en términos operacionales que conducen a una táctica mensurable
• Son acciones alcanzables y posibles de medir o controlar
• Permiten hacer operable la misión• Estos se derivan de la misión• Se divide la misión por cada elemento conceptual• Debe darse a cada elemento una estructura
gramatical en forma de objetivo, pueden usarse verbos en infinitivo
Objetivos: Generales y Objetivos: Generales y
específicosespecíficos
• Los objetivos pueden ser generales y tener objetivos específicos
• Los objetivos son seguidos por las metas• Si se tuvieran objetivos específicos o sub-
objetivos, las metas se ponen en este rubro
MetasMetas• Las metas proporcionan, en términos
cuantitativos, lo que se puede lograr a través de los objetivos
• En pocas palabras cada objetivo debe tener una o más metas
• Debe consultarse al personal de la biblioteca que metas se deben y pueden cumplir
• Para determinarlas, se toma la matriz FODA y se derivan las metas en números
Evaluación de objetivosEvaluación de objetivos• Cuánta voluntad toma para alcanzar sus metas• A quién va a contratar• Cómo entrenará• Implica dinero para viajar• Inversión en tecnología / software• Va a usted necesitar nueva instalaciones• Habrá gastos de tiempo• Según su respuesta redefina los objetivos y las
metas
Áreas responsablesÁreas responsables• Identificar a que departamento o unidad le
corresponde realizar cada meta• La responsabilidad puede ser de más de un área • Usar alguna abreviatura de acuerdo a cada
unidad responsable• Deben participar todos los responsables de
dichas áreas
Cronograma – Objetivos y Cronograma – Objetivos y
metasmetas• Integrar a la matriz columnas para crear un
cronograma quinquenal o según el periodo que cubra el plan
• Los periodos de cumplimiento pueden ser anuales• Véase el modelo de cronograma incluido en el
CD, si desea hacerlo en forma independiente
Programa de trabajoPrograma de trabajo• Un programa es un plan específico de trabajo• Cada objetivo e inclusive cada meta puede tener
un programa de trabajo• También puede optar por hacer un documento
general que los incluya todos programas, que sería denominados sub-programas
Programa - ElementosPrograma - Elementos
• Antecedentes• Justificación• Objetivos y metas• Acciones• Estrategias / Metodología• Responsables / Personas / Áreas• Presupuesto / Costos • Cronograma
Plan estratégico - Plan estratégico - PartesPartes
• Cubierta• Portada • Introducción (Cómo se hizo, quienes participaron,
partes que lo integran)• Misión y Visión• Valores organizacionales• Valores de servicio• Objetivos• Matriz de metas por objetivo, áreas responsables
y fechas de cumplimiento• Programas (pueden realizarse en otra etapa)
Anexos – Plan Anexos – Plan • Descripción institucional; de facultad; y biblioteca• Fundamentos legales• Misión de la universidad y la facultad• Normas, estándares, directrices• Definiciones de conceptos de planeación• Cualquier otro documento importante
Otras versiones del Otras versiones del planplan
• Cartel: Crear uno que contenga misión, visión y valores para publicarlo en su dependencia, el cual generalmente se acompaña por la misión de la universidad
• Versión ejecutiva: Crear una versión similar de ejecutiva de una o dos hojas, que incluya misión, visión, objetivos y metas
• Intermedia. En esta incluir lo anterior, más la matriz con áreas responsables
• Cuadro. Incluir misión y valores, seguido de objetivos, metas, y la visión
Antes de presupuestarAntes de presupuestar
...Encontrando el costo unitario)...Encontrando el costo unitario)
• Instalaciones: electricidad, telecomunica-ciones, precio de arrendamiento por /m²)
• Materiales: presupuestos para Internet e impresos
• Personal: actividades, salarios, beneficios, productividad
• Costo unitario: cuánta inversión toma para conseguir el trabajo hecho
EstrategiasEstrategias• Ya identificados los objetivos y
cuantificados en metas• Especifique las estrategias que usará
para lograrlos• Una estrategia es el “cómo general” para
lograr sus metas• Puede crear metas de acuerdo a los
factores de una organización: humanos, materiales, instalaciones, administración
• Las estrategias son un listado corto que se puede poner después de los objetivos y las metas en el plan estratégico
Los presupuestos son Los presupuestos son
políticospolíticos
Los presupuestos son establecidos para una entidad específica, se refieren a una duración temporal determinada, y se expresan cuantitativamente.
Los presupuestos Los presupuestos deberían…deberían…
• Oriéntese a ayudar a la organización a cumplir con metas y objetivos
• Sea realista en sus planes de acción• Provea un marco de referencia para
evaluar la planeación presupuestal • Sea participativo• No bloquee oportunidades • Modifique la conducta de empleados,
permitiéndoles que cumplan con las metas organizacionales
Tipos de Tipos de presupuestospresupuestos
• Formule el presupuesto• Presupuesto funcional o por funciones• Presupuesto por programa• Sistema presupuestal de planeación
programática • Administración por objetivos• Presupuesto de base cero
Presupuestos: Guía Presupuestos: Guía rápidarápida
Presupuestos de Fórmula•Mecánica
•Se aplica a todas las
divisiones igualmente.
•Cada división es medida
contra algún criterio
•Facilite las comparaciones
entre unidades año tras año
•Reduzca el trabajo
administrativo eliminando
detalles
Presupuestos de Función
•Destaque al grupo de
trabajo conseguido
•XXXXLos paquetes
relacionaron gastos en el
costo completo de
realizar el proceso
PPBSXXX•Pasa por alto la base
actual y se concentra en las
actividades futuras
•Combina la realización de
un presupuesto y la
planificación
•Espera un argumento de
alternativas con el
acompañamiento del
análisis de costos
•Mide panoramas contra
funcionamiento
•Clarifica autoridad y
responsabilidad