Post on 01-Dec-2015
POLITICAS
COMERCIALIZADORA
COILE S.A.
2013
POLITICA GENERAL
COMERCIALIZADORA COILE S.A.
Proceso: Todos
Nro. Revisión: 002
Sustituye a: Políticas 2009
Razón de la Revisión: Actualización
Vigente desde: Enero 2013
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
Página 2 de 24
Índice
Introducción Pág. 3
Ventas Pág. 4 – 5
Marketing Pág. 6
Crédito y Cartera de Clientes Pág. 6 – 8
Cartera Incobrable Pág. 8
Cobranzas Pág. 9
Caja Chica Pág. 10
Caja General Pág.10 – 11
Bancos Pág. 11 – 12
Compras y Abastecimiento Pág. 12
Activos Fijos Pág. 12 – 13
Bodega y Custodia Pág. 13 – 14
Inventario Pág. 14 – 15
Recursos Humanos Pág. 15 – 17
Honorarios, Viáticos y Movilización Pág. 17
Documentación Pág. 17 – 18
Ambiente de Control Pág. 18
Tecnología y Comunicación Pág. 19
Seguridad y Salud Ocupacional. Laboral y Ambiental. Pág. 20
Innovación Pág. 20
Anexos Pág. 21
POLITICA GENERAL
COMERCIALIZADORA COILE S.A.
Proceso: Todos
Nro. Revisión: 002
Sustituye a: Políticas 2009
Razón de la Revisión: Actualización
Vigente desde: Enero 2013
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
Página 3 de 24
INTRODUCCION
La Gerencia General en ejercicio de sus atribuciones actualiza las Políticas Generales de la
Empresa, las mismas que serán de cumplimiento obligatorio por parte de todos los
colaboradores, incluidos los que tengan derecho accionario, en función de éstas se
revisarán y elaborarán los planes, manuales, procedimientos y presupuestos, se
administrarán los recursos, se organizará la administración y el funcionamiento de la
empresa.
La empresa mantiene dentro de su filosofía organizacional como herramienta de desarrollo
el Proceso de Mejora Continua de Calidad y Productividad, al mismo que todo el personal
de las agencias debe cumplir y trasmitirlo a nuevos colaboradores.
La Gerencia General con la finalidad de precautelar los riesgos inherentes a las actividades
comerciales, mantiene pólizas de seguros para minimizar el impacto ante la ocurrencia de
eventos fortuitos presentados a su personal y activos en general.
POLITICA GENERAL
COMERCIALIZADORA COILE S.A.
Proceso: Todos
Nro. Revisión: 002
Sustituye a: Políticas 2009
Razón de la Revisión: Actualización
Vigente desde: Enero 2013
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
Página 4 de 24
VENTAS
1. La fijación de precios estarán bajo la responsabilidad de la Gerencia General y
Gerencia de Ventas, buscando siempre precios competitivos, que proporcionen un
margen de rentabilidad que asegure la continuidad del negocio.
2. Las ventas menores a U.S.$ 6.00 se realizarán solo de contado, de efectuar una venta
a crédito inferior a este monto se responsabilizará y cobrará a la persona que
autorizo dicha venta.
3. Las ventas independientemente del monto deberán facturarse individualmente a
cada cliente.
4. Las ventas de productos a colaboradores será máximo U.S.$ 25,00 mensuales
(intransferible, ni acumulativo), siendo la condición de crédito igual a los clientes. Y
el valor del crédito se cancelara con anticipo a sueldo.
5. La Facturación debe realizarse observando estrictamente todas las disposiciones
tributarias emitidas por el SRI.
6. Descuentos sobre ventas, serán fijados en las facturas de acuerdo al volumen de
adquisición, clientes especiales, forma de pago y se aplicaran según tabla
debidamente aprobada por Gerente de Ventas y el precio neto al cliente en ningún
caso podrá ser inferior al precio de adquisición.
Los descuentos deberán ser preferentemente en producto.
7. La custodia de todos los comprobantes de venta en blanco es responsabilidad del
Administrador/a o Cajero/a – Administrador/a. Concluida la jornada de facturación
POLITICA GENERAL
COMERCIALIZADORA COILE S.A.
Proceso: Todos
Nro. Revisión: 002
Sustituye a: Políticas 2009
Razón de la Revisión: Actualización
Vigente desde: Enero 2013
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
Página 5 de 24
se debe verificar la continuidad de las secuencias, en caso de extravío debe
comunicarse por escrito inmediatamente al Contador General.
8. Reporte de clientes Visitados, los vendedores deben llenar el “Reporte Diario de
Visitas a Clientes”, (Formulario V2).
9. El vendedor establecerá el itinerario de viajes o visitas a clientes, dependiendo de
las condiciones del mercado en base a los ruteros establecidos, optimizando su
recorrido para cubrir el 100% de visitas.
10. Supervisión directa a vendedores, el Supervisor de Agencia según sea el caso
debe acompañar a sus vendedores en visitas a sus clientes. El control se llevará en
reportes preestablecidos, los mismos que estarán disponibles para ser auditados.
11. Es responsabilidad de todo el personal del área comercial mantener las mejores
relaciones con nuestros clientes, y de presentarse algún conflicto debe ser
comunicado a su jefe inmediato para su pronta solución.
12. Créditos a autoservicios y clientes especiales, el Gerente de Ventas establecerá
según el caso los plazos y descuentos, buscando siempre el mejor beneficio mutuo.
13. Reclamos de Productos, Todo reclamo presentado por productos defectuosos debe
ser atendido y dársele el tratamiento según la “Hoja de Retiro de Devoluciones”.
14. Productos Caducados, para evitar la caducidad de los productos el vendedor es
responsable de observar que los mismos que no hayan rotado en más de 90 días,
sean retirados y canjeados por productos de mayor rotación, de presentarse
caducidad de productos en los clientes deben ser retirados y negociar el valor de su
devolución en porcentaje de acuerdo al tipo de cliente, tiempo de caducidad y
condición del producto.
POLITICA GENERAL
COMERCIALIZADORA COILE S.A.
Proceso: Todos
Nro. Revisión: 002
Sustituye a: Políticas 2009
Razón de la Revisión: Actualización
Vigente desde: Enero 2013
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
Página 6 de 24
MARKETING
15. Las actividades de mercadotecnia serán aprobadas por Gerente General y Gerente
de Ventas y estas actividades serán comunicadas oportunamente a cada una de las
agencias.
16. Todo artículo publicitario y promocional que se entrega a clientes debe estar basado
en un plan debidamente aprobado por Gerente de Ventas.
17. Los diseños de todo auspicio publicitario deberán cumplir las exigencias del manual
corporativo.
18. Las campañas de degustación e impulsación se deben organizar proyectando una
imagen corporativa sólida, con personal debidamente capacitado en usos y
cualidades del producto.
19. El Departamento de Marketing es responsable de la coordinación, conjuntamente
con el Gerente de Ventas, Supervisores de Agencia, que las actividades
promocionales consigan su mejor resultado y proyecten una imagen corporativa
sólida.
20. Todo material publicitario POP recibido en la Agencia Comercializadora debe ser
usado en base a las directrices dictadas por el Departamento de Marketing.
CREDITOS Y CARTERA DE CLIENTES
21. Todas las ventas a crédito requerirán, independientemente del monto, el visto
bueno del Supervisor de Ventas, en caso de ausencia de este, autorizará el
Administrador/a o Cajero Administrador/a de la Agencia.
POLITICA GENERAL
COMERCIALIZADORA COILE S.A.
Proceso: Todos
Nro. Revisión: 002
Sustituye a: Políticas 2009
Razón de la Revisión: Actualización
Vigente desde: Enero 2013
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
Página 7 de 24
22. El monto mínimo para la concesión de un crédito, el plazo y los créditos que se
podrán acumular, se fijaran por agencia y tipo de cliente a quien está dirigido bajo
tabla vigente emitida por Gerente de Ventas y aprobado por Gerencia General.
(Anexo 1)
23. El Gerente de Ventas, El Supervisor de Agencia o Vendedores que contravengan el
articulo Nro. 22 de este manual de políticas, y los valores no se recuperasen estos
serán de absoluta responsabilidad de quien lo concedió y autorizo.
24. El plazo del crédito estará en relación a la frecuencia de visitas que se realizan al
cliente, exceptuando a clientes especiales debidamente listados y autorizados por
Gerente de Ventas cuyo plazo será hasta 30 días y los autoservicios no superaran
los 60 días, y/o se regirán por los convenios establecidos.
25. Todo cliente antes de acceder a un crédito, el Supervisor o Administrador/a Cajero –
Administrador y Vendedor deberán realizar una investigación del futuro deudor, se
deberá adjuntar la respectiva solicitud de crédito, copia de cedula y la autorización
del cliente para revisar su record crediticio en buró de crédito. De este análisis se
autorizará o negara el crédito.
26. Las ventas a crédito se deberán respaldar con la factura debidamente firmada
por el cliente o su representante y la persona de la empresa que hace los
despachos, preferentemente para garantizar su cobro solicitar cheque cruzado a
nombre de la empresa.
27. Las ventas a crédito se deberán facturar a nombre del cliente, citando claramente en
la factura: todos y cada uno de los requisitos de llenado que exige el Reglamento de
Facturación.
POLITICA GENERAL
COMERCIALIZADORA COILE S.A.
Proceso: Todos
Nro. Revisión: 002
Sustituye a: Políticas 2009
Razón de la Revisión: Actualización
Vigente desde: Enero 2013
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
Página 8 de 24
28. Funcionario que otorgue o autorice un crédito sin observar los requisitos
requeridos y de darse caso que los valores involucrados en este crédito no sean
recuperados, éstos serán de su absoluta responsabilidad.
29. Todo funcionario de ventas, para la realización de descuentos deberán considerar:
tipo de productos, monto de compra, plazo y forma de pago, el mismo que no
superara los rangos establecidos para cada agencia. (Anexos 1)
30. El funcionario que realice recaudaciones que al momento de rendir cuentas tuviere
faltante de mercadería o efectivo, se exigirá el pago en forma inmediata. De
subsistir pérdidas o faltantes se deberá dar cumplimiento al Reglamento Interno de
la Empresa.
31. Cuando se realice el cambio de vendedores o rutas, el Supervisor de Agencia,
verificara con los clientes la cartera real recuperable, mediante acta que suscribirá
con el nuevo vendedor, efectuara la entrega
CARTERA INCOBRABLE
32. Las cuentas por cobrar que resultaren incobrables por diferentes actividades de
comercialización, deben cumplir las formalidades legales e internas, además la
verificación de Control Interno o Auditoria y con la autorización de Gerencia General
se calificaran estos valores como incobrables.
33. Los descuentos a realizarse al personal por cuentas incobrables que se generen por
diferentes causas, serán autorizados por Gerencia General, previa presentación de
informe.
POLITICA GENERAL
COMERCIALIZADORA COILE S.A.
Proceso: Todos
Nro. Revisión: 002
Sustituye a: Políticas 2009
Razón de la Revisión: Actualización
Vigente desde: Enero 2013
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
Página 9 de 24
COBRANZA
34. Todo cobro, por cancelación o abono de facturas a crédito debe estar respaldado por
el Recibo de Cobros.
35. Los cobros en cheque de preferencia deben ser de la cuenta del cliente, de terceras
personas deberá quedar constancia firmada del cliente que entregó el cheque.
36. Los entregadores y/o cobradores deben depositar a las cuentas bancarias de la
empresa la totalidad o mayor porcentaje de las recaudaciones diarias que realicen,
reportarán a la agencia los depósitos y el dinero efectivo restante.
37. Los documentos de cobro, su recepción, archivo, entrega y custodia, es de exclusiva
responsabilidad de Administrador/a o Cajero Administrador/a.
38. El Administrador/a, Cajero Administrador/a o su delegado entregara los
documentos de cobro según el Reporte de Salida de Documentos.
39. La conciliación de los documentos enviados al cobro debe ser realizada de forma
diaria o al final de la ruta.
40. En caso de pérdida de documentos de cobro, será de absoluta y total
responsabilidad de quien lo tuviese a cargo y de no recuperarse su valor por otra
vía, dicho valor le será endosado según artículo 4.
41. Los cheques devueltos por protesto, extraviados, substraídos o robados, se debe
gestionar la recuperación de su valor de forma inmediata siendo responsables el
Supervisor y Administrador/a o Cajero Administrador/a de cada Agencia.
POLITICA GENERAL
COMERCIALIZADORA COILE S.A.
Proceso: Todos
Nro. Revisión: 002
Sustituye a: Políticas 2009
Razón de la Revisión: Actualización
Vigente desde: Enero 2013
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
Página 10 de 24
CAJA CHICA
42. El fondo de caja chica se crea única y exclusivamente para gastos menores a
U.S.$ 40.00, la suma de los gastos no sobrepasarán el monto del fondo establecido
para cada agencia.
43. La creación y aumento del fondo de Caja Chica se basara en las necesidades de cada
Agencia y será solicitado por el Contador y autorizado por Gerencia General.
44. El fondo de Caja Chica se debe reponer cuando los pagos efectuados sumen hasta el
70% del monto total, garantizando que siempre tenga dinero disponible.
45. No deben cancelar comprobantes de ventas (factura, nota de venta) que no reúnan
los requisitos indicados en el reglamento de facturación vigente estipulado por el
SRI.
CAJA GENERAL
46. Contar con caja fuerte para la custodia del efectivo y sus documentos, cuya clave
solo debe conocer el Cajero/a.
47. Deberá conservar en la caja fuerte los ingresos del día, hasta su depósito en bancos
que se realizara en un máximo de 24 horas siguientes.
48. La entrega recepción de los valores de Caja General, a un nuevo Cajero/a, Cajero –
Administrador/a será coordinado por el Departamento de Contabilidad.
49. El responsable de Caja deberá expedir la Liquidación de Cobros al momento de
efectuarse la recepción de valores con sus respectivos recibos, verificando que el
número de facturas emitidas correspondan a las devueltas. (contado – crédito)
POLITICA GENERAL
COMERCIALIZADORA COILE S.A.
Proceso: Todos
Nro. Revisión: 002
Sustituye a: Políticas 2009
Razón de la Revisión: Actualización
Vigente desde: Enero 2013
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
Página 11 de 24
50. El cierre de caja debe ser realizado diariamente de manera impostergable.
51. Los cheques recibidos se sellaran y cruzaran al momento de su recepción, y se
registraran en el Sistema Contable.
52. Todos los valores recaudados por ventas, cobros, cheques vencidos, o cualquier otro
valor recibido, debe depositarse diariamente.
BANCOS
53. La apertura de cuentas corrientes será autorizadas por la Gerencia General y será
registrada a nombre de la Empresa.
54. Las cuentas corrientes tienen destinó específico, solo para las transacciones de la
empresa.
55. El manejo de la chequera deberá estar a cargo de Administrador/a o Cajero –
Administrador/a, quien es responsable de forma absoluta por los valores girados.
56. El Gerente General determinara los montos máximos a girar por cheque de acuerdo
al volumen de operación de la agencia.
57. Las chequeras en blanco, cheques girados deben guardarse en caja fuerte.
58. Las Conciliaciones Bancarias, de las diferentes cuentas de la empresa
obligatoriamente serán realizadas por el Contador mes a mes y presentadas a
Gerencia General junto con los Estados Financieros.
59. De suscitar que un cheque girado por nuestra empresa se extravíe, se restituirá de
acuerdo a las disposiciones de la ley de Bancos.
POLITICA GENERAL
COMERCIALIZADORA COILE S.A.
Proceso: Todos
Nro. Revisión: 002
Sustituye a: Políticas 2009
Razón de la Revisión: Actualización
Vigente desde: Enero 2013
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
Página 12 de 24
60. Para la emisión de cheques estos deben tener documento soporte del gasto, costo o
inversión.
61. Los cheques deben ser a beneficiarios nominativos y cruzados, por tanto sé prohíbe
el giro al portador en blanco y posfechados.
62. Los cheques girados y no cobrados después de trece meses de su giro, deberán pedir
su anulación respectiva indicando este causal.
COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS
63. Toda compra de bienes, servicios, suministros, etc., se efectuará tomando en
consideración precio, calidad, tiempo de entrega y la importancia operacional del
recurso.
64. Las compras se realizan a proveedores que aseguren el mantenimiento, soporte y
garantías del producto.
65. Se deberá tener más de un proveedor por cada bien, con la finalidad de obtener
mejores beneficios y evitar desabastecimiento.
ACTIVOS FIJOS
66. Adquisiciones de activos con valor de hasta U.S.$ 200.00 serán autorizados por
Administrador/a o Cajero Administrador/a, montos entre U.S.$ 201.00 a U.S.$
5,000.00, serán autorizados por el Gerente de Ventas y montos superiores a U.S.$
5,001.00 se requerirá de forma obligatoria la autorización de Gerencia General.
67. Toda adquisición independiente del monto debe cumplir con las formalidades
requeridas.
POLITICA GENERAL
COMERCIALIZADORA COILE S.A.
Proceso: Todos
Nro. Revisión: 002
Sustituye a: Políticas 2009
Razón de la Revisión: Actualización
Vigente desde: Enero 2013
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
Página 13 de 24
68. La movilización o traslado de Activos entre agencias deben ser con autorización
expresa de Gerencia General.
69. El cuidado y buen uso de todos los activos de la agencia son responsabilidad de
Administrador/a o Cajero Administrador/a.
70. Toda transferencia interna, y cambio de responsable sobre un activo se debe
realizar un acta entrega recepción del mismo. De no existir este documento y de
extraviarse el activo el valor comercial del mismo será imputado al responsable
original.
71. Los vehículos son de uso exclusivo para el trabajo operativo de la agencia, los
mismos que al terminar la jornada serán guardados en los lugares determinados.
72. Cuando los activos en general por su uso presenten daños o deterioro y requieran
reparación, antes de ejecutar la misma, debe realizarse un análisis costo beneficio
para su sustitución o reparación.
73. Para la venta de activos fijos se debe emitir un memorando donde se estipulen las
causas por las cuales se pretende vender el activo, cuyo precio no será nunca menor
al valorado en libros contables y solo podrá realizarse si lo autoriza expresamente
por escrito la Gerencia General.
74. Activos que por su uso presenten destrucción o deterioro total y deban ser dados de
baja y destruidos se emitirá un memorando a Gerencia General solicitando lo
mencionado y en presencia de entes de control interno se procederá a ejecutar lo
solicitado.
POLITICA GENERAL
COMERCIALIZADORA COILE S.A.
Proceso: Todos
Nro. Revisión: 002
Sustituye a: Políticas 2009
Razón de la Revisión: Actualización
Vigente desde: Enero 2013
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
Página 14 de 24
BODEGAS Y CUSTODIA
75. El área física para la instalación de una agencia debe cumplir los requerimientos de
las Normas de Salud y Seguridad industrial.
76. El bodeguero es responsable por el inventario de producto terminado y activos
entregados a su custodia.
INVENTARIOS
77. Las diferencias encontradas en inventario deberán ser revisadas minuciosamente
antes de proceder a realizar los ajustes correspondientes. Los faltantes presentados
en bodega serán facturados al Bodeguero, Administrador/a y Facturador, se acepta
ajustes entre productos de la misma presentación y los sobrantes se realizara Nota
de Crédito y ajuste al inventario.
78. La constatación física de inventarios debe ser de 40 ítems aleatorios por semana y
en su totalidad cada fin de mes.
79. La Entrega – Recepción del inventario de producto a nuevos bodegueros será
coordinado por el Administrador/a o Cajero/a – Administrador/a y se respaldara
con acta entrega recepción.
80. Toda devolución que se genere en el mercado indistintamente de sus causas debe
cumplir con los procesos de control interno establecidos en un plazo máximo de 12
horas.
81. El pedido que la agencia genere para los proveedores considerara niveles óptimos
de inventario y debe ser revisado y sumillado por Supervisor de Ventas,
Administrador/a o Cajero – Administrador/a y Bodeguero.
POLITICA GENERAL
COMERCIALIZADORA COILE S.A.
Proceso: Todos
Nro. Revisión: 002
Sustituye a: Políticas 2009
Razón de la Revisión: Actualización
Vigente desde: Enero 2013
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
Página 15 de 24
82. El mantener un inventario óptimo es responsabilidad de Administrador/a o Cajero –
Administrador/a, Supervisor de Agencia y Bodeguero quienes deben verificar las
existencias y evitar que en bodega existan ítems con antigüedad mayor a 90 días.
83. En caso que desde la planta de ILE C.A., se envíe productos que no han sido
requeridos por la agencia, éstos deberán ser devueltos en forma inmediata en el
mismo vehículo que llevo el pedido, sin que esto sea considerado como devolución
para efectos de medición estadística.
84. Productos retirados del mercado para su devolución a los proveedores deben de
forma obligatoria cumplir con el “Formato de Devoluciones”.
RECURSOS HUMANOS
85. La desvinculación de un colaborador de la empresa se la realizara por inobservancia
al Reglamento Interno de Trabajo o por bajos rendimientos en su evaluación de
desempeño.
86. Todo colaborador desvinculado de la compañía previo su finiquito debe descontarse
los valores pendientes.
87. Todo colaborador desvinculado de la compañía debe ser cancelado su finiquito en
máximo 30 días.
88. Todo colaborador previo a la tramitación de su finiquito debe realizarse los
exámenes post – ocupacionales y devolver los activos y uniformes.
89. Para la incorporación de un nuevo colaborador, se deberá cumplir con todos los
requisitos exigidos por los entes gubernamentales y la empresa.
POLITICA GENERAL
COMERCIALIZADORA COILE S.A.
Proceso: Todos
Nro. Revisión: 002
Sustituye a: Políticas 2009
Razón de la Revisión: Actualización
Vigente desde: Enero 2013
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
Página 16 de 24
90. Todo nuevo colaborador previa su incorporación a la empresa deberá recibir la
inducción básica y capacitación.
91. La empresa concederá préstamos a sus colaboradores por casos de calamidad
domesticas o fortuitos debidamente demostrados y su aprobación se regirá en base
a la Tabla de Prestamos establecida. (Anexo 2).
92. Se prohíben rifas, colectas, ventas por sistema, préstamos a rédito y demás
actividades de este tipo entre el personal de la empresa, colectas con fines
humanitarios deberán ser autorizadas por el nivel jerárquico superior.
93. La empresa realizara anticipos a sueldos a partir del día 7 del mes y máximo el 40%
del total de la remuneración del colaborador, la misma que será descontado en su
totalidad a final de mes.
94. Los anticipos a sueldo o préstamo se los realizará en cheque, salvo casos de extrema
emergencia comprobados, se podrá dar en efectivo provisionalmente, para lo cual
deberá existir la autorización de Gerente de Ventas.
95. Talento Humanos asegurara que todo el personal que ingrese a la empresa cumpla
con los procesos de Inducción, Capacitación y/o Entrenamiento requerido para su
puesto de trabajo.
96. Todo Colaborador tiene la obligación de asistir, participar y evaluar a las diferentes
Capacitaciones y/o Entrenamientos a los que sea requerido por la empresa.
97. Se prohíbe el uso de activos e instalaciones para relaciones maritales o
extramaritales, ante su incumplimiento se aplicara el Reglamento Interno de
Trabajo.
POLITICA GENERAL
COMERCIALIZADORA COILE S.A.
Proceso: Todos
Nro. Revisión: 002
Sustituye a: Políticas 2009
Razón de la Revisión: Actualización
Vigente desde: Enero 2013
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
Página 17 de 24
98. Ante el abuso de autoridad y acoso de cualquier índole, se actuara según lo que
prescriben las leyes vigentes en el país.
99. Se prohíbe nepotismo en el personal que labore en una misma empresa hasta cuarto
grado de consanguineidad y segundo de afinidad. Y de detectarse relaciones
amorosas entre colaboradores se aplicara esta norma.
HONORARIOS, VIATICOS Y MOVILIZACIONES
100. Gerencia General autorizara las tablas de comisiones para todos los cargos de las
comercializadoras.
101. Los valores por movilización, viáticos por hospedaje y alimentación están
establecidos según las rutas asignadas y deben ser revisados frecuentemente por
los Supervisores de Agencia y autorizadas por Gerente de Ventas.
102. Se consideran gastos de viaje todos los que se realicen por actividad comercial y/o
laboral y los soportes deben cumplir con los requerimientos que exige las leyes
tributarias.
103. De requerirse movilización aérea será autorizada por la Gerencia de Ventas.
DOCUMENTACIÓN
104. Toda la documentación que se emita: contables, sociales, poderes, contratos son de
carácter privativo de la empresa, por lo tanto su custodia y conservación estará
bajo la responsabilidad del Administrador/a o Cajero – Administrador/a de
agencia, cualquier información solicitada por autoridades, personas naturales o
jurídicas se proporcionarán previo autorización de Gerencia General o Presidencia.
POLITICA GENERAL
COMERCIALIZADORA COILE S.A.
Proceso: Todos
Nro. Revisión: 002
Sustituye a: Políticas 2009
Razón de la Revisión: Actualización
Vigente desde: Enero 2013
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
Página 18 de 24
Se exceptúa los requerimientos de la Administración Tributaria que se dará
trámite inmediato y se informara a Gerencia General.
105. Para el día 3 de cada mes el Administrador/a o Cajero – Administrador/a debe
remitir la información para los procesos contables.
106. Queda bajo absoluta responsabilidad del Administrador/a o Cajero
Administrador/a de agencia que las facturas se encuentren secuencialmente
archivadas.
107. Todas las facturas anuladas en blanco deben archivarse el juego completo, selladas
como nulas y mutiladas en un sector que imposibilite su uso posterior.
108. Es deber del Administrador/a o Cajero Administrador/a de agencia informar de
forma inmediata al Contador el extravío de documentos de venta para el trámite
respectivo ante el SRI.
AMBIENTE DE CONTROL
109. Promover continuamente una cultura de control, como medida disuasiva para el
cometimiento de actos ilícitos.
110. Toda denuncia será tratada de manera confidencial y sujeta a su verificación.
111. En caso de Siniestro (robo – asalto) a nuestros colaboradores, el Supervisor de
Agencia o Administrador/a o Cajero/a – Administrador/a, procederá
inmediatamente a realizar las indagaciones necesarias para establecer la veracidad
y circunstancias del siniestro, esta gestión será obligatoriamente respaldada con
informe presentado en lapso máximo de 72 horas, en la que se indicaran los
POLITICA GENERAL
COMERCIALIZADORA COILE S.A.
Proceso: Todos
Nro. Revisión: 002
Sustituye a: Políticas 2009
Razón de la Revisión: Actualización
Vigente desde: Enero 2013
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
Página 19 de 24
resultados y conclusiones de su revisión y será puesta a consideración de los entes
de control.
112. Si el informe del Supervisor de Agencia, requerido en el art. 111 demostrare la
falsedad del siniestro, todos los valores que se produjeren será cobrados a los
involucrados y se aplicara el Reglamento Interno de Trabajo.
113. Administrador/a o Cajero/a – Administrador/a, es responsable de realizar de
forma oportuna el trámite y seguimiento respectivo de los siniestros, además
proporcionar la documentación necesaria y requerida por la empresa aseguradora
y entes de control interno.
TECNOLOGÍA Y COMUNICACION
114. Todo hardware (computador) nuevo que se adquiera debe ser respaldado con las
respectivas licencias del software a utilizarse.
115. Todo software que se requiera instalar en los equipos de la empresa,
indistintamente de su aplicación requerirá la autorización del Departamento de
tecnología y Comunicación, su incumplimiento dará lugar a la aplicación de
Reglamento Interno de Trabajo.
116. Todo colaborador que por su actividad en la empresa tenga acceso a internet, esta
herramienta deberá ser utilizada exclusivamente para fines laborales, se prohíbe la
descarga de todo tipo de archivos que no guarden ninguna relación.
117. El mantenimiento técnico preventivo de todos los activos de tecnología de
información de la Empresa, deberá ser realizado o supervisado por el
Departamento de Sistemas.
POLITICA GENERAL
COMERCIALIZADORA COILE S.A.
Proceso: Todos
Nro. Revisión: 002
Sustituye a: Políticas 2009
Razón de la Revisión: Actualización
Vigente desde: Enero 2013
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
Página 20 de 24
118. Los activos informáticos de misión crítica (servidores, equipos de conectividad,
etc.) deberán estar ubicados en áreas que cumplan con los requerimientos de
seguridad.
119. Es responsabilidad del Departamento de Tecnología mantener vigentes las
licencias y actualizado todo el software de protección.
120. El área de informática debe desarrollar un Plan de Contingencia y monitorear
continuamente su efectividad que garantice la continuidad del negocio.
POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL, LABORAL Y
AMBIENTAL
121. Los colaboradores de las diferentes áreas de la empresa deben cumplir con las
normativas, reglamentos de Salud y Seguridad Ocupacional, laboral y ambiental
vigente.
INNOVACION
122. Se promueve la innovación en todos los niveles de la organización como fuente de
ventajas competitivas, como incentivo la Gerencia General premiara con una
remuneración mensual a su autor o autores de proyectos exitosos.
POLITICA GENERAL
COMERCIALIZADORA COILE S.A.
Proceso: Todos
Nro. Revisión: 002
Sustituye a: Políticas 2009
Razón de la Revisión: Actualización
Vigente desde: Enero 2013
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
Página 21 de 24
ANEXOS
POLITICA GENERAL
COMERCIALIZADORA COILE S.A.
Proceso: Todos
Nro. Revisión: 002
Sustituye a: Políticas 2009
Razón de la Revisión: Actualización
Vigente desde: Enero 2013
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
Página 22 de 24
ANEXO 1
DETALLISTAS COBERTURA EXTREMA
DETALLISTAS COBERTURA MAYORISTAS
DIAS DE
CREDITO
CREDITO
MINIMO $
CREDITOS
ACUMULADOS
DIAS DE
CREDITO
CREDITO
MINIMO $
CREDITOS
ACUMULADOS
DIAS DE
CREDITO
CREDITO
MINIMO $
CREDITOS
ACUMULADOS
COILE S.A.
Gye. Álamos 8 10.00 1 15 25.00 1 30 100.00 6
Gye. Vergeles 8 15.00 1 8 25.00 1 30 100.00 6
Gye. Sur 8 10.00 1 15 20.00 2 30 100.00 3
Manabí 8 10.00 1 15 25.00 1 30 50.00 4
Machala 8 10.00 1 15 15.00 2 30 50.00 5
Quevedo 8 12.00 1 8 25.00 1 30 50.00 6
Cuenca 8 10.00 1 15 20.00 1 30 100.00 6
Loja 8 10.00 1 15 20.00 2 30 30.00 4
Milagro 8 10.00 1 8 20.00 1 15 80.00 4
Libertad 8 8.00 1 15 15.00 1 15 50.00 2
El Carmen 8 10.00 1 15 15.00 2 30 50.00 4
Santa Rosa 8 10.00 1 15 15.00 1 30 50.00 4
AUTOSERVICIOS RESTAURANTES
DIAS DE
CREDITO
CREDITO
MINIMO $
CREDITOS
ACUMULADOS
DIAS DE
CREDITO
CREDITO
MINIMO $
CREDITOS
ACUMULADOS
COILE S.A.
Gye. Álamos 45 30.00 20 15 6.00 4
Gye. Vergeles 60 100.00 15 15 15.00 2
Gye. Sur 30 100.00 6 15 10.00 3
Manabí 30 100.00 15 15 10.00 1
Machala 30 100.00 10 15 10.00 3
Quevedo 30 100.00 6 8 8.00 3
Cuenca 30 100.00 15 15 15.00 2
Loja 30 100.00 8 15 10.00 2
Milagro 30 100.00 4 8 15.00 1
Libertad 30 100.00 2 8 8.00 1
El Carmen 30 100.00 3 8 6.00 2
Santa Rosa 30 100.00 4 15 10.00 2
POLITICA GENERAL
COMERCIALIZADORA COILE S.A.
Proceso: Todos
Nro. Revisión: 002
Sustituye a: Políticas 2009
Razón de la Revisión: Actualización
Vigente desde: Enero 2013
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
Página 23 de 24
ANEXO 2
Reglamento Préstamos a Colaboradores:
1. Los préstamos serán única y exclusivamente para emergencias, se detallan:
Enfermedad del Colaborador
Enfermedad de familiar cercano (conyugue, hijos, padres)
Pago de matrículas y útiles de hijos
Fallecimiento de familiar cercano (conyugue, hijos, padres)
Pago de gastos educativos (los que estudian)
Pago por obtención de licencia de manejo
Otras verificables
2. Los préstamos deberán ser aprobados por el Gerente de Ventas o Gerente General,
según los montos que a continuación se detallan:
De U.S.$ 1.00 a U.S.$ 700.00, aprueba el Gerente de Ventas.
De U.S.$ 701.00 en adelante aprobara Gerencia General, previa verificación de
Gerente de Ventas.
3. La solicitud de Préstamos deberá llevar la firma del Supervisor o Asistente
Administrativo/a, según el área en la que se desempeñe:
Certificando que es un colaborador con desempeño aceptable de sus labores y de
que no hay intención de separarlo de la empresa en futuro cercano.
Certificar que el colaborador no tiene otros valores a descontar.
4. Los descuentos deberán hacerse estrictamente en el tiempo pactado.
Cualquier cambio al plazo deberá ser autorizado por la autoridad que aprobó el
préstamo.
5. Si se detecta a una persona que para efectos de conseguir un crédito, mintiese en la
razón del mismo, se aplicara el Reglamento Interno de trabajo.
POLITICA GENERAL
COMERCIALIZADORA COILE S.A.
Proceso: Todos
Nro. Revisión: 002
Sustituye a: Políticas 2009
Razón de la Revisión: Actualización
Vigente desde: Enero 2013
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013
Página 24 de 24
6. Todo préstamo deberá ser respaldado por una letra de cambio firmado por el
colaborador, la misma que le será devuelta una vez cancelado el crédito.
7. Si un colaborador que tiene préstamo comete acciones que amerita ser separado de la
empresa, el valor del crédito debe ser descontado en forma inmediata.
8. Los montos de los créditos a aprobar se acogerán a la siguiente matriz:
TIEMPO EN LA EMPRESA
INGRESO MENSUAL USD
(promedio)
VALOR A PRESTAR (máximo)
MESES PARA DESCUENTO
(máximo)
5 a 12 MESES hasta 300 $ 120 2 meses
1 a 2 AÑOS hasta 300 $ 140 4 meses
2 a 3 AÑOS hasta 300 $ 180 5 meses
3 o más AÑOS hasta 300 $ 240 6 meses
5 a 12 MESES 301 – 400 $ 150 2 meses
1 a 2 AÑOS 301 – 400 $ 160 4 meses
2 a 3 AÑOS 301 – 400 $ 240 5 meses
3 o más AÑOS 301 – 400 $ 350 6 meses
5 a 12 MESES 401 – 500 $ 180 2 meses
1 a 2 AÑOS 401 – 500 $ 200 4 meses
2 a 3 AÑOS 401 – 500 $ 280 5 meses
3 o más AÑOS 401 – 500 $ 450 6 meses
5 a 12 MESES 501 – 700 $ 200 2 meses
1 a 2 AÑOS 501 – 700 $ 250 4 meses
2 a 3 AÑOS 501 – 700 $ 320 5 meses
3 o más AÑOS 501 – 700 $ 550 6 meses
5 a 12 MESES 701 o mas $ 250 2 meses
1 a 2 AÑOS 701 o mas $ 350 4 meses
2 a 3 AÑOS 701 o mas $ 450 5 meses
3 o más AÑOS 701 o mas $ 650 6 meses